TÉRMINOS DE REFERENCIA
1. INFORMACIÓN GENERAL Proyecto No: 00091894
Nombre Proyecto: Gestión Integrada de Recursos Hídricos en las Cuencas y Acuíferos Transfronterizos de Puyango-Tumbes, Catamayo-Chira y Zarumilla Título Contratación: Asistente Administrativo(a) Financiero(a)
Tipo de contrato Contrato de Servicios Ubicación Quito - Ecuador
Duración 12 meses, renovables según desempeño. Banda Salarial SB3
2. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN
Los acuíferos y cuencas fluviales "Zarumilla", "Puyango-Tumbes" y "Catamayo-Chira" ubicados en las zonas fronterizas Ecuador-Perú, contienen un suministro de agua importante, pero a menudo muy variable, que es esencial tanto para el desarrollo socio-económico de la región como para la integridad de sus ecosistemas. Estos recursos se ven amenazados por la sobreexplotación, contaminación y gestión ineficiente, así como por la variabilidad y el cambio climático.
Para hacer frente a estas amenazas, el proyecto “Gestión Integrada de Recursos Hídricos en las Cuencas y Acuíferos Transfronterizos de Puyango-Tumbes, Catamayo-Chira y Zarumilla” tiene como objetivo fortalecer las capacidades institucionales, políticas, jurídicas y científico-técnicas para implementar una gestión integrada de recursos hídricos en las zonas de intervención, integrando las preocupaciones de la variabilidad climática.
Así, el proyecto apunta a mejorar los esfuerzos binacionales de Perú y Ecuador en materia de Gestión Integrada de los Recursos Hídricos Transfronterizos (GIRHT) en los tres principales acuíferos y cuencas compartidas por los dos países en la cuenca de drenaje del Océano Pacífico.
El proyecto sigue un enfoque triple que consiste en mejorar el entendimiento común sobre estos recursos hídricos compartidos y su situación ambiental y socio-económica; fortalecer las capacidades institucionales y los mecanismos de cooperación entre los dos países que comparten estos acuíferos y cuencas; y aplicar y diseminar demostraciones de GIRHT en intervenciones de sitio seleccionadas.
Este proyecto binacional se implementa en estrecha coordinación con la Autoridad Nacional del Agua (ANA) en Perú y la Secretaría del Agua (SENAGUA) en Ecuador entre 2015 y 2019.
Con estos antecedentes, la Secretaría del Agua (SENAGUA), a través de la Subsecretaría Social y Articulación, entidad coordinadora en la ejecución del proyecto, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como agencia implementadora del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF por sus siglas en inglés), requieren la contratación de un/a Asistente Administrativo(a) Financiero(a) que apoye la ejecución de las actividades descritas en el Documento de Proyecto (ProDoc) aprobado.
3. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN
Asegurar la ejecución de tareas administrativas, financieras y operativas enfocadas al éxito del Proyecto, según lo determinado por la Coordinación. El/La Asistente Administrativo(a) Financiero(a) será responsable de brindar el apoyo necesario para el adecuado funcionamiento del proyecto y actuará bajo la directa supervisión de el/la Coordinador(a) del mismo.
4. RESPONSABILIDADES
Entre las principales responsabilidades de el/la Asistente Administrativo(a) Financiero(a) se encuentra la asistencia en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos, financieros y contables bajo normas PNUD y nacionales, apoyo en las licitaciones, contrataciones, el manejo de agenda, correspondencia, archivo, materiales, requerimientos de movilización, ordenamiento eficiente de los registros y archivos contables, entre otros.
Además, el/la Asistente Administrativo(a) Financiero(a) trabajará en estrecha relación con las instancias correspondientes de la Secretaría del Agua y del PNUD para coordinar los procesos y desembolsos relacionados al proyecto. El/la Asistente Administrativo(a) Financiero(a) trabajará para garantizar el eficiente funcionamiento diario y la continuidad de los proyectos.
Responsabilidades de apoyo administrativo/financiero:
Apoyar a la coordinación con la preparación y gestión presupuestaria anual del proyecto. Monitorear la ejecución del presupuesto de los proyectos y preparar informes financieros. Asistir a la coordinación para realizar el ciclo del presupuesto: planificación, preparación,
Apoyar al/a la Coordinador/a en la recepción, elaboración y envío de informes financieros y técnicos.
Ejecutar las actividades financieras requeridas para las adquisiciones, contratos, eventos, etc., una vez que hayan sido aprobadas por la SENAGUA, bajo los procedimientos de la SENAGUA y del PNUD.
Mantener un control global del presupuesto del proyecto:
- Mantener un control de gasto por componentes, cuentas y fondos según el donante, en formato SENAGUA-PNUD y en línea con la planificación anual.
- Actuar como enlace administrativo y financiero entre el proyecto, SENAGUA, PNUD y otros actores involucrados.
- Mantener actualizada la información financiera de las actividades y cuentas de los proyectos y preparar reportes financieros, contables, presupuestarios.
Apoyar administrativamente en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios requeridos, y proporcionar seguimiento en las adquisiciones menores y en los contratos del proyecto.
Preparar la documentación necesaria para la entrega – recepción provisional y/o funcionamiento de materiales, equipos y bienes.
Asegurar el uso apropiado y el cuidado de los instrumentos y equipos usados en el proyecto. Administrar y actualizar el inventario del proyecto.
Realizar gestiones necesarias para la ejecución de reuniones y talleres.
Administrar el sistema de correspondencia del proyecto, registrando y dando seguimiento a los archivos físicos y electrónicos generados por el proyecto dentro de la SENAGUA, así como los del sistema de registro del PNUD.
Verificar que todos los procesos administrativos y financieros se cumplan de acuerdo a las normas y procedimientos del PNUD.
Manejar los requerimientos de movilización del personal del proyecto. Llevar a cabo los procesos de adquisición de los materiales de oficina. Llevar los registros de ingreso y salida de materiales y equipos del proyecto.
Realizar informes mensuales y trimestrales de actividades que incluyan el avance financiero por actividades, el estado de gasto del proyecto, la conciliación financiera con los reportes del PNUD, el inventario de bienes y el registro de asistencias.
Preparar las revisiones al presupuesto obligatorias y generales. Realizar el ejercicio de verificación físico de inventario anual.
Brindar información en los ejercicios de auditorías y a evaluadores externos a fin de que cumplan su misión.
Asegurar que el proyecto invierta sus recursos financieros de manera eficiente y transparente.
Asegurar que todas las actividades financieras y administrativas del proyecto sean llevadas a cabo a tiempo y dentro del presupuesto para el logro de los resultados esperados. Contribuir a la resolución de problemas financieros que puedan surgir.
Manejar el sistema financiero de acceso externo ATLAS para el monitoreo del avance presupuestario, solicitudes de pago, requisiciones y órdenes de compra.
Llevar un estricto control de plazos vigentes para gestionar ampliaciones y enmiendas de contratos a tiempo.
Responsabilidades de apoyo operativo:
Elaborar comunicaciones y oficios necesarios para la operación del proyecto.
Coordinar y realizar los trámites necesarios para la ejecución de reuniones y talleres. Gestionar la ejecución de actividades logísticas requeridas por el proyecto.
Llevar el control de asistencias del personal del proyecto.
Preparar actas de acuerdo, documentos ayuda memoria de reuniones, talleres u otros eventos desarrollados por el proyecto.
Manejar todas las actividades relacionadas con el contacto de proveedores, consultorías, etc.
Todas las actividades adicionales solicitadas por la coordinación en relación a la ejecución del proyecto.
5. PERFIL REQUERIDO
El perfil requerido para la vacante será el siguiente: Formación profesional:
Título de tercer nivel en áreas de Administración de Empresas, Finanzas, Contabilidad o Economía (título registrado en SENESCYT).
Experiencia profesional:
Al menos 3 años de experiencia en cargos administrativos y/o de asistencia en gestión de proyectos y/o coordinación logística u organización de eventos.
Habilidades demostradas para el manejo financiero de proyectos que involucren cooperación con oficiales de gobierno, organizaciones no gubernamentales, etc.
Se valorará experiencia como asistente administrativo(a) – financiero(a) en proyectos bilaterales y/o multilaterales, especialmente con organismos internacionales y/o instituciones gubernamentales.
Conocimiento o experiencia en procesos públicos de adquisición. Buen dominio del idioma inglés, hablado y escrito.
Competencias Funcionales:
Facilidad para la resolución de conflictos y capacidad de trabajar bajo presión, obteniendo resultados de óptima calidad en tiempos limitados.
Demostrar apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas. Responsabilidad, compromiso y disposición al servicio.
Excelente nivel de comunicación oral y escrita, con habilidades para elaborar múltiples y variados informes, comunicados, etc.
Experiencia de trabajo en equipos multidisciplinarios.
Otros conocimientos y capacidades:
Excelente capacidad de redacción y de elaboración de documentos técnicos. Alta capacidad de análisis financiero.
Manejo de herramientas informáticas (paquete Office / Open Office e internet). Conocimiento de procesos financieros y manejo de presupuestos.
6. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN
El/la Asistente Administrativo(a) Financiero(a) estará bajo la supervisión directa del /la Coordinador(a) Binacional del proyecto, en la Subsecretaría Nacional de Articulación Territorial e Intersectorial de la Secretaría del Agua y del PNUD.
La persona contratada será el vínculo directo en aspectos administrativos, financieros y logísticos entre el proyecto y PNUD, debiendo además coordinar acciones con la persona responsable administrativa del proyecto en Perú.
7. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN, FORMA DE PAGO Y DURACIÓN
El contrato de servicios (SC) será suscrito por el PNUD a pedido de la Secretaria del Agua en el marco del proyecto. Este tipo de contrato incluye un seguro personal de salud y vida.
La persona contratada será responsable de las obligaciones tributarias que el contrato genere y, del pago de afiliación voluntaria al IESS (con fines de jubilación). El PNUD no es agente de retención de impuestos.
El/la Asistente Administrativo(a) Financiero(a) contratado(a) recibirá un honorario mensual, de acuerdo al presupuesto estipulado en el proyecto, previa presentación de factura y documento que certifique el pago al IESS.
Los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo a las actividades y requerimientos del proyecto, serán cubiertos por este.
El período del contrato es de doce (12) meses a tiempo completo, con posibilidad de renovación de acuerdo al desempeño y a la duración del proyecto.
8. LUGAR DE TRABAJO Y HORARIO DE TRABAJO
El/La Asistente Administrativo(a) Financiero(a) tendrá su sede de trabajo en Quito, Ecuador, en las instalaciones designadas por la Secretaría del Agua para el proyecto, con posibles desplazamientos a nivel nacional.
El/la profesional deberá laborar 8 horas diarias de lunes a viernes. El horario de entrada y salida lo determinará el/la Coordinador(a) del proyecto; sin embargo, cuando sea necesario se espera que el/la Asistente Administrativo(a) Financiero(a) labore horas extras.
