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AGENCIA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA PRÁCTICAS PROFESIONALES DE LAS ESPECIALIDADES EN TURISMO EN EL CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLÓGICO, INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS NO. 19

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(1)

ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR

Instituto Tecnológico de Colima

Dirección General de Educación Superior Tecnológica

Institutos TecnológicosSEP

P R E M I O INTRAGOB 2006

a la

06

RSGC - 617 INICIO: 2012.09.28 TERMINO: 2015.09.28

ISO 9001:2008 PROCESO EDUCATIVO S G C

S N E S T

IMNC-RSGC-617

IMNC-RSGC-617

IMNC-RSGC-617 CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008

CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008

Villa de Álvarez, Col., Septiembre de 2013

"AGENCIA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA PRÁCTICAS

PROFESIONALES DE LAS ESPECIALIDADES EN TURISMO EN EL CENTRO DE

BACHILLERATO TECNOLÓGICO, INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS NO. 19"

OPCIÓN X

MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE

LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA

JOSÉ CARLOS ALCARAZ VERDUZCO

ASESOR

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(4)

A quienes en todo momento me apoyaron para que lograra lo que hasta hoy, considero

fruto de sus esfuerzos y a pesar de la existencia de algunas adversidades, siempre

están conmigo y hoy puedo celebrar este triunfo con ellos, mis padres.

A mis maestros que durante la carrera me brindaron sus conocimientos, apoyo y

comprensión permitiéndome llegar hasta esta etapa de mi vida, que hoy no culmina,

sino que se fortalece para dar un salto que me permita algún día llegar hasta donde

algunos de ellos se encuentran. Maestro Álvaro Lozano, ¡le agradezco mucho su labor

como asesor, compañero y amigo!

De igual manera estoy agradecido con el plantel educativo del CBTis No. 19 que es la

Institución que me permitió llevar de la mano lo académico, con lo laboral y que gracias

al apoyo de mis compañeros Directivos, Docentes y Administrativos, comprendí que

existen muchas cosas más por aprender. Maestra Lilia Sánchez, agradecido

especialmente, por haber aceptado ser parte de este trabajo.

Familiares y amigos que no puedo enumerar, agradezco por el detalle de ser parte de

ustedes, como ustedes de mí y que fueron parte también importante para darle chispa

a mi vida de estudiante, logrando hacer de ella una memoria de emociones y

congratulaciones que nunca se olvidarán.

(5)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 2

Índice.

Introducción. ... 3

Justificación. ... 6

1.1 Enfoques y funciones del proyecto. ... 7

Objetivos. ... 11

2.1 Características del proyecto. ... 13

Alcances y limitaciones. ... 18

Fundamento teórico. ... 21

3. Procedimientos y descripción de actividades. ... 25

3.1 La Agencia de Organización de eventos internos. ... 25

Descripción de puestos de la Agencia de organización de eventos, para Prácticas Profesionales de las especialidades en Turismo, CBTis No.19 ... 34

Organigrama de la Agencia de Organización de eventos, para Prácticas Profesionales, CBTis No. 19 ... 56

Proceso para la organización de eventos internos. CBTis 19... 57

Diagrama de flujo del Proceso para la organización de eventos internos. CBTis No.19 ... 66

Reglamento para la Agencia de organización de eventos, para Prácticas Profesionales de las especialidades en Turismo, CBTis No. 19 ... 67

Catálogo de Proveedores para la Agencia de organización de eventos. CBTis 19. ... 77

Requerimientos y costos del proyecto... 80

Conclusiones y recomendaciones. ... 86

Anexos. ... 92

2. Caracterización del área de trabajo...12

143

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JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 3

Introducción.

El proyecto para la creación de una “Agencia de organización de eventos”, dentro del

plantel del CBTis No. 19, se hizo de manera coordinada con las especialidades en

Turismo, Alimentos y Bebidas, y Servicios de Hospedaje, de las cuales conforme a sus

contenidos programáticos, se pudo adaptar el presente trabajo logrando sus respectivos

objetivos y sumando los propios del proyecto.

Es a partir de la práctica y el desarrollo de competencias profesionales, disciplinares,

genéricas y de productividad, que se complementa el aprendizaje de los educandos por medio de una “Agencia de organización de eventos internos”, la cual para los futuros

Técnicos con alguna de las especialidades en Turismo, les otorgará conocimientos

para la planeación y ejecución de eventos, posteriormente en el campo laboral.

El Centro de Estudios de Bachillerato Tecnológico, industrial y de servicios Número 19,

ubicado en la Avenida Gonzalo de Sandoval No. 330, en la Colonia Las Víboras del

municipio de Colima, es la Institución educativa incubadora del presente proyecto,

fomentando con este una educación integral en la formación profesional de los alumnos

de las especialidades en Turismo que ofrece el prestigiado plantel.

Dentro de las finalidades que contempló este trabajo, se encuentra principalmente la

aplicación de conocimientos adquiridos en la licenciatura en Administración de

empresas, con especialidad en Turismo, por lo cual decidí enfocarlos al ámbito

educativo para innovar en las formas de adquirir conocimientos, sobre todo en planteles

con especialidad Técnica, tal como lo es el caso del CBTis No. 19, en el que se

requiere de situaciones totalmente prácticas y muy apegadas al campo laboral,

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JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 4

Otro de los propósitos que se alcanzaron con el proyecto, fue beneficiar la planeación

de la Administración del centro educativo, haciendo eficaz el proceso para la

organización y desarrollo de eventos que se realizan de manera interna y que puede

ser una oportunidad para la acreditación de las prácticas profesionales de los alumnos

con especialidad en Alimentos y Bebidas, y Servicios de Hospedaje.

Lo anterior, se podrá localizar en el documento, por medio de: El análisis de las

especialidades en Turismo que ofrece el CBTis No. 19. , revisando sus planes y

programas de estudio, guías didácticas, entre otros elementos que amplían el

panorama de trabajo para este proyecto.

Los servicios que ofrece la institución para la ejecución de eventos, es decir con que

capacidades cuenta para lograr poner en marcha el proyecto, adaptándose este mismo

a las necesidades y posibilidades del plantel.

Elementos de un manual de organización para la propia Agencia de organización de

eventos, mismos que incluyen los objetivos, la descripción de puestos de la agencia,

procesos para la organización de eventos, reglamento interno, entre otra información

que se estimó para el proyecto.

Entre otros puntos que contemplan el trabajo y que permitieron tanto a la administración

del CBTis No. 19, así como a cualquier otro centro educativo con similar oferta

educativa, poder desarrollar el proyecto, teniendo como resultado una Agencia de

organización de eventos, para las prácticas profesionales de las especialidades en

(8)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 5

Sin más, se invita a todo lector que esté interesado en el tema de organización de

eventos, así como a toda persona adentrada en la educación media superior con

especialidad en algunas de las ramas del Turismo, a que considere esta lectura como

una opción sugerida para la práctica real de alumnos que estudien lo mencionado

antes, y así innovar en las formas de enseñanza – aprendizaje, generando mayor

empatía con los temas vistos en clases y a la vez, beneficiando a la institución en que

(9)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 6

Justificación.

La organización y ejecución de eventos dentro del plantel del CBTis No. 19 es

constante, esto exige a sus autoridades realizar una planeación en ocasiones

improvisada y con altibajos en el desarrollo de sus eventos, afectando así algunos

aspectos administrativos como control de gastos, de tiempos, de espacios y elementos

que influyen en la misma organización. No significa que no se logren los objetivos de la

función Administrativa que llevan, pero sí existe la necesidad de una comisión

organizadora de eventos, la cual planee y ejecute los eventos que dentro del plantel se

llevan a cabo, dando con esto prestigio al plantel en el ámbito de los servicios, ante

otras Instituciones que visitan el bachillerato Técnico.

Ante la presentación del trabajo para la creación de una oficina encargada de realizar

las funciones antes mencionadas entre otras, el Departamento de Servicios

Administrativos actual del Centro de Bachillerato Tecnológico industrial y de servicios

No. 19 con el visto bueno de la Dirección en turno, aceptó la propuesta con la finalidad

de mejorar en cuanto a las deficiencias en los procesos para la planeación y ejecución

de eventos, ofreciendo plena disposición para colaborar en el desarrollo del presente

trabajo.

Considerando lo anterior, la apertura de la Institución hacia un cambio para la mejora de

actividades eventuales, fue un punto importante para la misma escuela, quedando

como una incubadora para este proyecto que tiene como finalidad beneficiar al mismo

plantel y a quienes lo demandan también, esto incluye otras Instituciones que acuden

al plantel en busca de que se les facilite las instalaciones para la realización de eventos,

así como también incluye de manera relevante a los propios alumnos, que

aprovecharan de esta herramienta para integrar su formación Técnica profesional, por

medio de sus servicios como práctica, en la Agencia de organización de eventos, para

(10)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 7

1.1 Enfoques y funciones del proyecto.

1.2 Enfoque para la Institución.

En justificación a lo mencionado con anterioridad, respecto a los eventos que se

desarrollan de manera interna en el CBTis No. 19 y considerando la demanda de otras

Instituciones homologadas al sistema que pertenece el plantel, entre otras, el proyecto

de Agencia de organización de eventos, para las prácticas profesionales de las

especialidades en Turismo, presentó una calendarización de los eventos que

ordinariamente se llevan a cabo dentro de la escuela Técnica a lo largo de cada

semestre, entre otros eventos no especificados, pero que de manera extraordinaria

pueden solicitar otras instituciones, dando como resultado un análisis de la demanda

que el proyecto asume.

Eventos regulares realizados dentro del plantel:

No. Fecha Evento Tipo de evento

1 Inicio de semestre. (Agosto y

Febrero)

Inauguración de

semestre. Ceremonia.

2 10 de Mayo. Día social de la

Madre.

Festejo

3 15 de Mayo Día social del

Maestro.

Festejo

4 Julio Graduación y

clausura de semestre.

Ceremonia.

5 10 – 15 de Septiembre. Días patrios. Festejo.

6 Diciembre. Posada para

personal.

Festejo.

(11)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 8

En la tabla anterior, se especifica el número de eventos programados para un semestre,

haciendo excepción de los que como ya se mencionó en los párrafos anteriores, son

extraordinarios requeridos sin previa programación, pero que sin embargo se llevan a

cabo.

Considerando lo anterior como una base significativa de este proyecto, fue

trascendente la estimación que el Departamento de Servicios Administrativos del

plantel, le dio a esta sugerencia de guía para la planeación y desarrollo de eventos

internos, por lo que se desprendió el desarrollo de diferentes conceptos totalmente

aterrizados a la Institución y a sus alumnos, completando un beneficio bilateral que

integró, el servicio y la práctica en un solo objetivo.

Es entonces para la Institución, cubrir la demanda constante de los eventos un factor

imprescindible en su papel de Centro de Bachillerato Técnico, industrial y de servicios,

como lo marca su denominación, además de la responsabilidad que tiene como parte

de las funciones y comisiones que la misma Dirección General le encomienda,

generando así actividades eventuales para llevar a cabo dentro del plantel y que para

este no son imposibles, pero sí necesario de organizar de manera establecida, tal y

como lo sugiere este documento.

1.3

Enfoque para la práctica.

Es de relevancia tomar en cuenta que los planteles educativos del nivel medio superior

y superior, son por naturaleza ofertantes de servicios, sin embargo y como actividad

extra, algunos se han convertido en creadores de productos o servicios que por su

propia cuenta y especialidad brindan a la sociedad, haciéndose con ello más cercanos

al sector productivo, rubro final de quienes se preparan en las mismas instituciones.

Casos más específicos de lo anterior, son las escuelas con especialidad en

(12)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 9

y de servicios No. 157, en Villa de Álvarez, que elabora mermeladas de frutas a partir

de las prácticas que conforme a la enseñanza, comienzan a producir los mismos

alumnos, pudiendo ofrecerlas al mercado local. Así mismo, el Centro de Bachillerato

Tecnológico Agropecuario 148, quienes por su área tan productiva, pueden

comercializar algunos de sus productos como la Jamaica, que ellos mismos cultivan.

Sin embargo, a pesar de que el CBTis No. 19 está formando técnicos capacitados para

entrar al campo laboral, no está captando los beneficios de una enseñanza aplicada,

dejando ir el servicio de los alumnos para la escuela y además, parte de la práctica

profesional que ellos deben realizar. Por lo anterior, considero que el Bachillerato

Técnico con esa necesidad, la cual puede ser cubierta mediante lo antes explicado, es

decir, cubrir los eventos que el plantel requiere celebrar, por medio de la capacidad de

planeación y organización, con la práctica directa que los alumnos de las

especialidades, ofrecen.

Cabe mencionar, que el plan de estudios de la especialidad de Servicios de

Hospedaje, contiene en su último modulo (V), los temas de Planeación y Operación de

eventos, así como la especialidad de Preparación de Alimentos y Bebidas en su

modulo intermedio (III) los temas de Montaje de mesas a partir del tipo de servicio y

Sirve alimentos y bebidas, para las cuales se desarrolló este proyecto, fomentando la

práctica de sus conocimientos, desarrollo de las competencias adquiridas y de igual

forma, brindar un servicio al plantel. Sin carácter de omisión y no limitándonos

solamente a un modulo por especialidad, la Agencia de organización de eventos, para

prácticas profesionales, consideró cada uno de los módulos de las dos carreras

técnicas, así como los temas que marcan en su totalidad, logrando conjugar todos en

una sola práctica, misma que será el evento desarrollado por la Agencia.

Para efectos de análisis de lo explicado en el párrafo anterior, fue conveniente incluir

(13)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 10

se pretende aprender y así entender cómo se relaciona con los objetivos del proyecto.

Se incluye mapas de competencias profesionales de las carreras Técnicas en Servicios

de Hospedaje y Preparación de Alimentos y Bebidas. (Vea Anexo A)

Es importante destacar el desarrollo de competencias durante el aprendizaje de los

alumnos, pues las mismas contribuyen a un progreso social, laboral y personal, tal y

como se menciona en la presentación de cada uno de los programas de estudios que

conforman el Sistema de Educación Media Superior, entre otros beneficios que traen

consigo las diferentes competencias y que harán que cada egresado se desenvuelva en

cierto grado a lo largo de las diferentes competencias, Disciplinares, Genéricas y

Profesionales, mismas que darán pauta para que el mismo Técnico desarrolle otras en

su propio ámbito, generando con esto un avance en cuestión de calidad para el

desempeño laboral.

Para integrar al alumno al presente proyecto, fue necesario adaptar las competencias

mencionadas a todas las actividades que se desempeñaran dentro de la Agencia de

organización de eventos, de lo cual resultó un esquema que permitirá al practicante

conocer las competencias que desarrollará en el actuar presente y posterior dentro de

la Agencia, otro de los beneficios presentado como estimulo para atraer la participación

del alumnado hacia este proyecto.

Una referencia de gran trascendencia ante lo expuesto antes, fue que conforme a las

competencias Profesionales que marcan los programas de estudio y que se han

incluido en la adaptación para el desempeño de actividades dentro del modelo para

prácticas profesionales, es que estas mismas se aplican directamente al campo laboral

y que por lo tanto, garantiza al egresado por lo menos conocerlas y conforme a sus

habilidades las pueda desarrollar. Lo más significativo de lo anterior, es el sustento con

(14)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 11

mexicanas profesionales, consejos de certificación, asociaciones normativas, entre

otros que conforman la industria del Turismo.

Objetivos.

Objetivo general.

Diseñar un modelo de Agencia de organización de eventos internos, para las prácticas

profesionales de las especialidades de Servicios de Hospedaje y Preparación de

Alimentos y Bebidas, fortaleciendo la formación de los alumnos a partir de situaciones

reales.

Objetivos específicos.

 Establecer una organización dentro del plantel educativo, con alumnos de las especialidades en Turismo para la planeación y ejecución de eventos internos.

 Integrar una gama completa de servicios para eventos especiales, a partir de las

carreras de Servicios de Hospedaje y Preparación de Alimentos y Bebidas.

 Ofrecer una opción para la acreditación de prácticas profesionales, requisito para que el alumno obtenga su título de Técnico en Servicios de Hospedaje o Preparación de

(15)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 12

2. Caracterización del área de trabajo.

Para efectos del presente documento, fue necesario apegarse a la organización que

está bajo el cargo de la Academia de Turismo del Centro de Bachillerato Tecnológico,

industrial y de servicios No. 19, compuesta por los mismos docentes del área que

ofrece el bachillerato, quienes además se mostraron dispuestos a colaborar en el

desarrollo del proyecto con herramientas para complementar parte de lo que fue el

estudio. Considerando además las características generales del plantel educativo,

podemos mencionar de las más relevantes, las que intervinieron en la elaboración de

este trabajo y que además forman parte de la misma unidad en la que se aterrizó el

proyecto.

Consecuente con lo antes mencionado, el CBTis No. 19 es un plantel que atiende a una

demanda de más de mil alumnos, en sus actuales siete especialidades que son

Comunicación, Contabilidad, Laboratorista Químico, Electricidad, Turismo, Servicios de

Hospedaje y Preparación de alimentos y bebidas. Además cuentan con 3 centros de

cómputo, 2 laboratorios (Química y Biología), 1 taller de Comunicación, taller de

Electricidad y taller de Turismo, los cuales están a disposición de todo el alumnado

para la práctica de sus materias.

La Institución cuenta además con cinco áreas departamentales que dirigen las

funciones Administrativas, Docentes, Escolares, de Vinculación con el Sector

Productivo y de Recursos Humanos, logrando con ello una dirección hacia un mismo

objetivo del plantel, que es la educación. La escuela a su vez pertenece a otra

dirección, la cual a nivel nacional coordina a todos los planteles homologados a este

mismo sistema denominado Dirección General de Educación Técnica Industrial y que

de manera centralizada logra que la función de todo el gremio, vaya igualmente hacia

(16)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 13

2.1 Características del proyecto.

En un entorno más cercano a lo que fue el desarrollo de este trabajo, es interesante

mencionar que cada una de las disciplinas que conforman los programas de estudios,

están organizadas de forma interna, como Academias, mismas que son representadas

por un presidente y un secretario, estas tienen como parte de sus funciónes, generar

propuestas, planear, innovar y evaluar ideas para el diseño y desarrollo de proyectos

académicos institucionales en forma conjunta, participativa e integral. (DGETI, Manual

de Academias 2006)

Por lo anterior, en cuestion de las caracteristicas que corresponden al área de Turismo,

o a la academia de dicha especialidad en el CBTis No. 19, podemos apuntar que

dependen del Departamento de Servicios Docentes del plantel y esta conformada por

diez integrantes docentes del mismo en ambos turnos, que se reunen mínimo en dos

ocasiones por semestre para tratar asuntos relacionados con el aprendizaje de las

materias que conforman la academia, entre otras funciones que marcan los estatutos

bajo los que estan regulados. Otra caracteristica referente a su conformación, es que

las Academias se jerarquizan en relación a los niveles locales, regionales, estatales y

nacionales, en los que cada una de las mismas debe estar siendo representada.

Es necesario especificar, que las nuevas especialidades de Servicios de Hospedaje y

Preparación de Alimentos y Bebidas, para quienes se enfocó este proyecto, pertenecen

a la Academia de Turismo, aunque esta misma área haya expirado a partir del semstre Agosto – Enero 2014, como carrera Técnica, pero que sin embargo y por los contenidos

programaticos que se siguen manejando con las nuevas carreras, se mantiene a la

fecha la misma Academia local, trabajando en los mismos puntos de mejora para las

carreras, que los integran las funciones de la docencia, la investigación y la vinculación.

(17)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 14

Es entonces que a partir de lo antes aclarado, la Academia local de Turismo del Centro

de Bachillerato Tecnológico, industrial y de servicios No. 19, es el área recibió el

proyecto, apegándose a las funciones que al mismo colegiado le competen, formando

con esto un enlace entre una Institución educativa de educación media y otra de

educación superior, misma que fue representada por la emisión de este documento.

En cuanto a los departamentos que integran a la Dirección de este plantel y que ya se

han mencionado en párrafos anteriores, para colaboración y resultado del presente

proyecto se logró un acercamiento con el Departamento de Servicios Administrativos, el

cual tiene bajo su administración la oficina de Recursos Financieros, así como la de

Activo Fijo, y como también ya se hizo referencia en las primeras páginas del

documento, es el encargado de la organización actual de los eventos internos en

colaboración con el personal que se comisiona y bajo las indicaciones de la Dirección,

pero que requirió de una mejora en varios aspectos de la misma organización para la

ejecución de los eventos. Como parte de sus funciones, se encuentra la administración

de recursos humanos, materiales y financieros, así como la prestación de servicios

generales en el plantel, (Manual de Organización, DGETI) mismas que se requieren en

función de la organización de eventos internos, pero que por motivos de saturación de

trabajo y otros en dicho departamento, se manifiestan ciertas fallas en los diferentes

procedimientos para la realización de actividades eventuales.

Otra área que participó en la colaboración para el desarrollo de este proyecto es el

Departamento de Vinculación con el Sector Productivo, mismo que se encarga de

organizar, coordinar y supervisar las actividades encaminadas a vincular la educación

tecnológica con el sector productivo de bienes y servicios (Manual de Organización,

DGETI) y que en función de los propósitos de este trabajo, tiene las facultades para

acercar a los alumnos que realizarán sus prácticas profesionales hacia este proyecto,

completando además con las indicaciones que la misma Dirección General le

encomienda. Es importante mencionar que esta área departamental, está conformada

(18)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 15

egresados, de las prácticas profesionales, de la capacitación y adiestramiento de

personal y de la producción de bienes y servicios.

Por lo anterior, queda en claro que este departamento es la fuente que remitirá a los

alumnos de las especialidades en Servicios de Hospedaje y Preparación de Alimentos y

Bebidas que realizarán sus prácticas profesionales y que deseen hacerlo para la

Agencia de organización de eventos del plantel. Todo esto apegándose a los

lineamientos y normas que la misma Dirección General dicta para la realización de las

prácticas profesionales.

Es de esta forma que se detalla la situación actual, así como la conformación de las

mismas áreas en las que se desarrolló este documento, algunas de sus funciones en

razón de los propósitos del estudio y de igual forma las necesidades que en las

mismas áreas se están presentando, colaborando para ello con la sugerencia del

presente. Para una mejor comprensión de todo lo citado antes, se incluye el

organigrama general del Centro de Bachillerato Tecnológico, industrial y de servicios,

(19)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 16

Problemas a resolver.

A lo largo de la descripción de este proyecto, así como las perspectivas que se han

planteado hasta el momento, se ha venido hablando de necesidades, carencias y

problemas que rodean a la administración en el ámbito de la organización de eventos

internos, específicamente, por lo cual fue conveniente exponer de manera clara y

precisa cada uno de los mismos.

Una de las principales prioridades para este trabajo, surgió a partir de una necesidad,

pero en esta ocasión con un enfoque directo hacia el aprendizaje y la profesionalización

de los Técnicos que están a punto de egresar del plantel educativo, por lo que nació la

idea de crear un modelo de Agencia de organización de eventos, para la práctica de las

especialidades en Turismo (Alimentos y Bebidas, y Servicios de Hospedaje), mismas

que complementando lo visto con sus profesores en el aula, podrán adquirir mayor

experiencia en el desarrollo de eventos especiales, llevando a la práctica, totalmente

real, ambas carreras técnicas que fusionadas formarían una gama importante de

servicios que en la vida diaria se requieren.

En un posterior lugar al anterior, otra de las razones por los que este proyecto se

enfoco hacia la organización de los eventos internos del CBTis No. 19, es la demanda

que existe para la realización de los mismos, ya sea por necesidad interna o por

petición externa para sede de alguna actividad eventual, pero que de cualquier manera

el plantel cubre dicha demanda. Esto además está generando a la Dirección del plantel

algunos desajustes en cuestión de costos, tiempo, espacio y todo lo relacionado a la

logística que conlleva un evento, debido a que no existe hasta hoy, ningún método,

proceso o sistema para la planeación de dichas actividades. Es por lo anterior, que esa

problemática fue considerada en este lugar para intervenir en la solución de la misma,

colaborando así con la Institución en la mejora continua de sus funciones y actividades,

(20)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 17

Otro de los conflictos que se detectaron con la elaboración de esta guía sugerida, fue

la inconsistencia en la disponibilidad de tiempos de quienes vienen desarrollando las

actividades eventuales en el plantel, tanto de la parte directiva, administrativa, docente

y de apoyo, debido a cuestiones de la prioridad en sus funciones, trayendo con esto un

retardo en las actividades que se solicitaban para la organización del evento y no por

negativa a realizarlas, sino como ya se mencionó por las funciones principales que a

sus cargos les competen, debilitando con esto el servicio que se puede ofrecer.

Considerando entonces lo antes expuesto, es de necesidad para la Institución

educativa y de servicios, establecer una organización encargada directamente de la

planeación y ejecución de las actividades eventuales que se requieren realizar dentro

del plantel, implementando así un proceso que mejore dichas actividades, un esquema

de los puestos necesarios para que funcione la organización, así como reglamento,

organigramas y demás elementos administrativos que contribuyan a elevar la calidad en

el servicio, específicamente en el ámbito de los eventos internos del plantel y que

posteriormente se encuentran en el documento.

Es relevante mencionar que la proyección de esta idea ante las áreas de trabajo

mencionadas en los párrafos anteriores, fue bien aceptada, sin embargo por acuerdo de

los mismos con el estudio, se determino ponerlo en marcha hasta que el mismo llegará

al termino de su elaboración, concretando de esta manera todas las propuestas que

pudieran surgir en lo posterior a las primeras ideas. Por lo anterior, es claro que el

proyecto aún no resuelve ningún tipo de problemática expuesta en este mismo texto,

pero que sin embargo es el propósito fundamental, quedando entonces solamente

como una opción sugerida para la solución de las mismas.

En otro aspecto, también existen elementos ajenos tanto para la misma Institución,

como para el encause del modelo de Agencia, y por tales motivos no serán posibles

(21)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 18

económicos, elemento indispensable para la organización y ejecución de eventos

internos en el plantel, pero que sin embargo puede llegar a no estar dispuesto para la

satisfacción de algunas necesidades y que por cuestiones meramente externas al

CBTis No.19 no logren obtener dichos recursos. No obstante, existe una opción que es

el crédito con los proveedores, mismo que puede ser utilizado en el caso de que no

existan los recursos económicos y que se necesite de la adquisición de algún bien o

servicio, pero es importante tener en cuenta que no es segura esta opción, quedando

entonces en la misma situación en la que por lo menos la Agencia de organización de

eventos, no podrá resolver.

Además del punto anterior, en el que no existe posibilidad de solución por parte de este

proyecto, se encuentra también la solicitud para organizar algún evento de manera

imprevista, es decir sin aviso con tiempo a la Institución para la realización de la

actividad, pero que por disposiciones superiores o alguna otra, se tenga que hacer,

obteniendo con esto lo mismo que hasta hoy se puede percibir en la organización de

dichas actividades, debido a la cuestión de tiempos y consecuentemente teniendo un

desajuste en los demás aspectos que deben procesarse para efectuar la eventualidad.

Es así como la Agencia de organización de eventos para prácticas profesionales de las

especialidades en Turismo, específica la relación de sus funciones hacia la Institución,

anteponiendo las situaciones en las que no podrá desempeñar su actividad tal y como

se propone en este mismo documento.

Alcances y limitaciones.

Para esta parte del trabajo, se ha de considerar lo que hasta el momento se ha

redactado, integrando de esa manera una mejor panorámica de lo que fueron los

(22)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 19

muestre los logros que se tuvieron, a pesar de que aún no está en funciones el modelo

de Agencia, de igual manera con lo contrario a esos logros.

Como parte de los alcances que se tuvieron en el proceso de este trabajo, se

encuentra la consideración como opción de mejora en los procesos de planeación de

eventos internos y como un modelo para la práctica de la enseñanza, por parte de la

Dirección, del Departamento de Servicios Administrativos, así mismo de la parte

docente que también conforman la Academia local de Turismo, a la cual está apegado

el presente. Dicha valoración representó para el proyecto un alcance, pues de otra

manera, no pudo haber existido el avance con el que ahora se cuenta.

Retomando lo expuesto en el párrafo anterior, otro de los puntos a los que se lograron

llegar, fue la aceptación que se le dio al proyecto como opción para la realización de las

prácticas profesionales por parte del Departamento de Vinculación del plantel, mismo

con el que se gestionó dicha aprobación. Lo anterior, tuvo que tratarse con el citado

departamento debido a que no existe hasta hoy un modelo similar al que presenta este

documento, para lo que se procedió a revisar la normatividad que rige a la oficina de

prácticas profesionales y así poder avalar la acreditación de dichas actividades dentro

del modelo de Agencia de organización de eventos, obteniendo así un alcance más del

proyecto.

En otro aspecto referente a lo que es la práctica profesional, este proyecto propone que

dentro de las actividades a desarrollar por parte de los mismos alumnos practicantes, se

desarrollen competencias para la integración de su aprendizaje, las cuales abarcan

diferentes aspectos del alumno y que lo preparan para que al momento de egresar, este

lleve las habilidades para integrarse de lleno al campo laboral, alcanzando con esto una

calidad elevada en el servicio. Todo esto, se podrá observar también en lo posterior al

documento y se esquematizó de manera que se logré entender el alcance, considerado

(23)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 20

En consecuencia a todo lo anterior, podemos hacer el análisis de lo que se alcanzó con

este trabajo, tomando como referencia los dos enfoques primordiales que considera el

mismo. En cuanto al enfoque Institucional, se logró entonces la aprobación del

proyecto, como modelo de Agencia de organización de eventos internos, mismo que

resolverá las problemáticas antes expuestas. Respecto al enfoque de la práctica,

podemos decir que la acreditación de las prácticas profesionales a partir de las

actividades desarrolladas por parte de la organización y ejecución de eventos, fue

también un alcance que permitió proyectar con más claridad los propósitos que tiene

este modelo.

En cuanto a la contraparte de los alcances, se pueden exponer también ciertas

dificultades que impidieron algunos avances en el desarrollo del estudio, formando con

ello las limitaciones que de manera inherente existen en todo trabajo. Por lo anterior, es

importante aclarar que cada aspecto al que no se logró llegar, fue debido a las

limitantes que por cuestiones ajenas al proyecto conllevaron a obstaculizar los

objetivos.

Al inicio del proyecto, el propósito del mismo era otro, es decir no estaba bien enfocado

hacia lo que actualmente propone el mismo, de tal manera que no existía la orientación

hacia colaborar en la mejora de la organización por parte de la Administración del

plantel, sino más bien crear una microempresa dentro del bachillerato que ofrecería

servicios de manera externa y con fines lucrativos. Esta ultima característica, fue el

punto que hizo cambiar el rumbo del proyecto, así como la limitante para el mismo en

un principio, pero que sin embargo y gracias a la sugerencia de los asesores, tanto

internos como externos del trabajo, se logro dar otro enfoque al proyecto y encausarlo

por otro camino que es el que hasta esta parte, se ha presentado.

Otra limitante surgió a partir de las funciones que se proyectaron para la aplicación de

(24)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 21

que por motivos de prioridad en el trabajo diario, no le fue posible participar en este

proyecto, siendo esto una limitante para lograr ciertas funciones, pero que por

consiguiente, se diseñaron los puestos de Técnico Steward y Técnico de Medios y

Servicios dentro de la misma organización que propone el proyecto, para de esa forma

evadir el obstáculo que se había presentado.

Es así como el proyecto autoanalizó los alcances y limitaciones, obteniendo con ello un

resumen de algunos de los logros que se han generado, aún así todavía no esté en

marcha el proyecto. Es importante considerar todo lo anterior como parte de este

trabajo, pues así queda en claro situaciones que posteriormente se necesiten explicar al

momento de la operación del mismo, así como valorar la trayectoria que se ha logrado a

lo largo del mismo desarrollo.

Fundamento teórico.

Es importante que este proyecto se encuentre sustentado por la teoría que corresponde

a la temática que en el presente se ha expuesto, para fines de entendimiento y

comprensión del mismo, así como su acreditación ante quienes tomen en cuenta esta

propuesta de proyecto. Es de esa forma que a continuación, se anotará de manera

general y específica diferentes conceptos que engloban el ámbito del servicio, así como

de la organización de eventos. Para tales fines se toman entonces, los siguientes

fundamentos.

Modelo: Entiéndase la definición de Modelo, como una representación de un objeto,

sistema o idea, de forma diferente al de la entidad misma. El propósito de los modelos

(25)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 22

ser una réplica exacta de éste o una abstracción de las propiedades dominantes del

objeto.1

Agencia: Oficio, la oficina o el despachodelagente (la persona que tiene la virtud de obrar,

que actúa con poder de otra o que es intermediario entre un vendedor y un comprador). Una

agencia es una empresa que se dedica a prestar serviciosy que, por lo general, gestiona

asuntos que no le son propios. 2

Servicio: Es el resultado de la aplicación de esfuerzos humanos o mecánicos a

personas u objetos. Los servicios se refieren a un hecho, un desempeño o un esfuerzo

que no es posible poseer físicamente3

Catering: Es el servicio profesional que se dedica principalmente a la prestación externa

del suministro del servicio de comida preparada, pero también puede tomar parte en

abastecer de todo lo necesario para la organización de un banquete u una fiesta.4

Coffee break: Servicio de comida preparada en el que se ofrece café, té, jugos y

bocaditos salados y dulces. Dura entre 15 y 30 minutos y es básicamente un corte o

recreo5

Banquete: Se contrata para eventos de larga duración, ya que se calculan entre seis y

ocho horas. En este catering se calculan seis bocados para la recepción y luego, en la

1

http://www.definicionabc.com/general/modelo.php

2

http://www.promonegocios.net/mercadotecnia-servicios/definicion-servicios.html

3

http://www.promonegocios.net/mercadotecnia-servicios/definicion-servicios.html

4

http://tenemostucatering.blogspot.mx/2008/04/servicios-de-catering.html

(26)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 23

cena, encontramos la entrada, el plato principal, el postre, un servicio de café, el brindis,

la mesa dulce y el final de la fiesta.6

Servicio de Montaje: Actividad en función de una orden y tipo para la colocación de

mesas, estrados, pistas, decoración, etc. en un evento. 7

Mise and place: Preparar, disponer todos los elementos necesarios para una

determinada tarea o trabajo. Cuando nos referimos a la organización de una cocina,

estamos hablando de tener dispuestos todos los instrumentos, ingredientes y alimentos

preparados para cocinar8

En cuanto a otro fundamento teórico más general, es necesario que se cite la siguiente

información, con el mismo fin de comprender a mayor profundidad el contexto en el que

este trabajo se desarrolla y que cualquier lector logre ubicar dichos temas y conceptos

en la realidad, dándole así funcionalidad a esta guía. Para eso, presentamos la

siguiente clasificación básica de los eventos y sus requerimientos:

Necesidades básicas para un evento de tipo empresarial:

 Lugar adecuado. (Sede)

 Equipos Audiovisuales.

 Áreas de servicio extras. (Salas de juntas, de proyección, etc.)

 Cronograma de actividades.

 Promoción del evento.

 Comisión de Protocolo, de Alimentos y Bebidas, Hospedaje y Transporte

 Recursos Humanos. (Técnicos, de sonido, video, iluminación. Seguridad, Locución, Edecanes, Mantenimiento y limpieza, etc.)

6

http://tenemostucatering.blogspot.mx/2008/04/servicios-de-catering.html

7

Dirección de alimentos y bebidas en hoteles. Jorge Lara Martínez Lazcano

(27)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 24

Necesidades básicas para un evento de tipo Social:

 Lugar adecuado. (capacidad de invitados)

 Banquete de elaboración profesional.

 Servicio de Meseros, edecanes, Locución, etc.

 Mobiliario y Mantelería.

 Cristalería, Loza y Plaque.

 Decoración y ornato.

 Música, Ambientación, Show Profesional.

 Seguridad.

Entre otros requerimientos que el anfitrión decida incluir en el evento.9

Dentro de los elementos como sustento que se han utilizado para acreditar a este

proyecto, como opción para la realización de las prácticas profesionales, se hizo uso

de los planes y programas de estudio de las carreras de Servicios de Hospedaje y

Preparación de Alimentos y Bebidas, mismos que contemplan cada uno de los temas a

enseñar, desde los de tronco común, hasta los módulos de especialidad, los cuales son

la base para este trabajo. Debido a su extenso volumen, no fue posible agregar los

programas completos a este documento, sin embargo, se puede ver un resumen de los

módulos y las competencias que cada uno de estos incluye, en el anexo A antes citado,

dando idea clara de los temas de enseñanza y que para el presente trabajo, son

también temas de práctica profesional.

Otro sustento de suma importancia, para la elaboración de este proyecto fueron los

Acuerdos número 486 por el que se establecen las competencias disciplinares

extendidas del Bachillerato General y el número 444 por el que se establecen las

competencias que constituyen el marco curricular común del Sistema Nacional de

(28)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 25

Bachillerato (Vea Anexo C), que emitió la Secretaría de Educación Pública, mismos que

son la base para la elaboración de los planes y programas de estudios. Es trascendente

mencionar que a partir de estas bases oficiales, se realizó la descripción de puestos de

la Agencia de organización de eventos, por lo que las competencias que ahí se

manejan, proceden de dichas fuentes.

En el aspecto de las actividades departamentales, podemos decir que existe el sustento

de la DGETI quien regula mismas funciones y que por medio de manuales especifica

las mismas. Para efectos de este trabajo y como se mencionó en partes anteriores de

este texto, el Departamento de Servicios Administrativos y el de Vinculación, son dos

áreas que formaron parte del desarrollo del proyecto. Para una idea más clara de las

jerarquías y funciones de cada uno de los departamentos, revisar el anexo ya señalado

antes del organigrama del Centro de Bachillerato Tecnológico, industrial y de servicios.

3. Procedimientos y descripción de actividades.

3.1 La Agencia de Organización de eventos internos.

De las actividades que se lograron realizar para el desarrollo de este proyecto, se

pueden exponer desde las primeras investigaciones, hasta el último estudio referente a

los costos que intervienen en el mismo modelo. Para tales efectos, comenzaremos

entonces con la descripción y la manera en que se realizaron dichas actividades.

Como primera parte del estudio, el análisis de los planes y programas de las carreras

técnicas, fue una actividad que se realizó de manera exitosa, pudiendo encontrar desde

las temáticas relacionadas con el proyecto, hasta las competencias que se incluyen en

las mismas. Por lo anterior, se hizo un desarrollo concreto de lo aquí explicado,

pudiéndolo identificar en el apartado de la Justificación de este documento, en el que se

ha expuesto el sustento por el que se diseñó este proyecto para las prácticas

(29)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 26

enfoques que este mismo trabajo posee, argumentándolo con los mismos planes y

programas de estudio.

Continuando con las actividades que complementan al presente, se ha elaborado una

calendarización de actividades eventuales dentro del plantel, justificando con esto la

demanda semestral que existe en el ámbito de los eventos y que son cubiertos por la

parte Administrativa del plantel y por indicaciones de la Dirección. Para esto, en la

Justificación del proyecto también se puede encontrar la exposición de la actividad

mencionada antes, conllevando con esto al desarrollo del proceso de mejora para la

planeación de eventos internos.

Posteriormente para comenzar con la organización del modelo de Agencia de eventos,

se elaboró un listado de los servicios que a partir de los recursos del plantel, se pueden

ofrecer en la planeación y ejecución de los eventos. Es relevante decir que se ha

desarrollado esta actividad en forma completa, puesto que se han incluido la totalidad

de elementos para usar en la realización de cualquier actividad eventual que requiera la

Institución. Por lo anterior, se obtuvo la siguiente lista de servicios que ofrece el CBTis

No. 19 para la organización de eventos internos.

Servicios del CBTis No. 19, para la organización de eventos internos.

Con base a las capacidades y limitantes del modelo de Agencia de organización de

eventos, para las prácticas profesionales de las especialidades en Turismo, podemos

especificar el tipo de eventos a cubrir y los servicios a ofrecer en los mismos, obteniendo sucesivamente un “catálogo de eventos y servicios” que los alumnos de la especialidad de “Servicios de Hospedaje” y “Alimentos y bebidas” de la misma

institución, podrán brindar al mismo plantel. Por lo anterior, es necesario referir los

elementos accesibles con los que la agencia contará, obteniendo el Catalogo de

(30)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 27

Tipo de evento:

Catering recomendado

Bebidas y Alimentos sugeridos:

Costo unitario

Costos totales.

 Ceremonia.

Reunión de

trabajo. Cocktail.

Bebidas: Refresco/Vino tinto ó blanco (porciones

pequeñas)

Alimentos: Bocadillos/ Canapé

4 lts Refresco: $15.00 c/u 2 lts. Vino: $ 90.00

Bocadillo: $ 25.00 p/p Canapé:

$30.00

$180.00

(31)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 28 $30.00 p/p

Curso.

Reunión de

trabajo. Coffee break.

Bebidas: Café/Té/Jugos

Alimentos: Galletas/Pan

200 ml de Agua para café o té: $ 0.21 8 grs. De Café: $1.20 Sobre de Té: $0.67 12 grs. De Azúcar: $0.17

Café: $1.58/Té: $1.05

2 lts de Jugo: $ 22.00 c/u

2 paq. de Galletas: $56.00 c/u

10 pzas de Pan: $3.00 c/u $15.80/ $10.5 $44.00 $112.00 $30.00

 Ceremonia

Reunión de Trabajo. Festejo. Desayuno continental. Bebidas: Café/Té/Jugos Alimentos: Fruta/Pan con queso crema ó mermeladas/Carne

s Frías.

200 ml de Agua para café o té: $ 0.21 8 grs. De Café: $1.20 Sobre de Té: $0.67 12 grs. De Azúcar: $0.17

Café: $1.58/Té: $1.05

2 lts de Jugo: $ 22.00 c/u

1.5 kg Melón: $28.5

1 kg Papayo: $12.00 1 Sandía: $ 19.00 Pan tostado: $25.00

Pza. de Queso: $ 45.00

(32)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 29 Tabla 1.2 Que especifica algunas sugerencias de Menú, según el tipo de evento.

Las anteriores sugerencias de servicio, están proyectadas para eventos de mínimo 10

personas, facilitando el cálculo de las compras requeridas.

Notas:

1. Los costos de todas las sugerencias de menú, están sujetos a: a) Los tipos de ingredientes y materias utilizados.

b) Cantidades a producir.

c) Las varianzas en los precios comerciales.

2. Los platillos a elegir para banquete solo en las siguientes modalidades:

1 kg Jamón Pavo: $ 125.00

Festejo. Banquete.

Bebidas: Todas (excepto

alcohólicas)

Alimentos: los que se especifican en la

(33)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 30

a) Pechugas de pollo rellenas/ensaladas/sopas. b) Lomo de cerdo relleno/ensaladas/sopas. c) Guisados para bufete.

3. Los costos de los banquetes están sujetos más variables, por lo que no es posible calcular el costo real para este recuadro.

Servicio de Cocina.

Área de la Institución dedicada para la práctica de las

especialidades de Turismo y Preparación de Alimentos y Bebidas (Vea Anexos D-D3).

La cual consta de 2 estufas Industriales, 2 salamandras, barra para Buffet, 3 mesas

para preparación, refrigerador, fregaderos y utensilios de cocina, con capacidad para

ofrecer distintos tipos de Catering, tales como:

 Cocktail.

 recepción comida o banquete.

 desayuno de trabajo.

 coffe break.

Ofrecidos por los alumnos de las especialidades de Alimentos y Bebidas, y Turismo

(Modulo II), conforme a la enseñanza de los docentes de las especialidades y bajo

supervisión. A continuación se presenta un Cuadro de Menú sugerido para los

diferentes tipos de eventos

Servicio de Bebidas: Brindado por los alumnos de las especialidades de Preparación

de Alimentos y Bebidas (Modulo IV) y Turismo (Modulo III), quienes conforme a la

enseñanza dada por los docentes de las especialidades, podrán ofrecer el servicio de

manera supervisada. Capacidad Limitada a la inexistencia de suministros.

Servicio de Cafetería: Cafetera Profesional para café expreso, cappuccino y

(34)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 31

Servicio de Loza, Cristalería y Plaque: Material propiedad de la Institución, para 30

comensales con Capacidad Limitada al número de personas.

 Vaso licorero.

 Taza p/café de porcelana.

 Copa p/cappuccino.

 Copa p/vino.

 Tazón de porcelana p/sopas.

 Plato base de porcelana.

 Plato trinche de porcelana.

 Plato de porcelana p/postre.

 Cuchara sopera.

 Tenedor.

 Cuchillo.

Servicio de Salones: Áreas de la Institución, tales como el taller para la práctica de las

especialidades de Turismo, Preparación de Alimentos y Bebidas, y Servicios de

Hospedaje. Misma que es utilizada también para reuniones o convivios de la misma

Institución. Con capacidad para 45 personas. (Vea Anexos E-E3). Además cuenta con:

 Equipo Audiovisual. (1 Cañón proyector y 1 bocina.)

 9 Mesas rectangulares. (1.25 X 70)

 45 sillas.

(35)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 32

 Acceso a la cocina.

 Ventanales Grandes.

Otras áreas que según la dimensión del evento, podrán ser utilizadas:

 Sala de lectura. Capacidad para 30 personas, equipo audiovisual, mesas rectangulares, sillas, aire acondicionado y excelente iluminación.

 Sala Audiovisual. Capacidad para 60 personas, equipo audiovisual, escenario con capacidad para instalar presídium, pódium y otros equipos, aire

acondicionado e iluminación. (Vea Anexos F-F3)

 Sala de juntas de la biblioteca. Capacidad para 15 personas, equipo audiovisual, pintarrón, mesas tipo tablón, sillas, aire acondicionado, servicio cafetero, buena

iluminación. (Vea Anexos G-G2)

 Patio cívico. Capacidad para 280 personas, instalaciones techadas, plataforma

para presídium, pódium y otros equipos, toma de corriente eléctrica, excelente

iluminación. (Vea Anexos H-H3)

Servicio de Montaje: Ofrecido por los alumnos de las especialidades de Turismo

(Modulo V) y Servicios de Hospedaje (Modulo III), quienes conforme a la enseñanza

dada por los docentes de las especialidades, podrán ofrecer el servicio de manera

supervisada. Capacidad Limitada a la inexistencia de Mobiliario y mantelería para uso

externo y la dimensión del evento. El tipo de montaje, estará a elección de quien solicite

el servicio, incluyendo diferentes opciones, tales como:

 Auditorio/Reunión. (Vea Anexos I-I2)

 Escuela. (Vea Anexos J-J3)

(36)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 33

 Banquete. (Vea Anexos L-L1)

Servicio de Recepción y Atención: Brindado por los alumnos de las especialidades de

Turismo (Modulo V), Preparación de Alimentos y Bebidas (Modulo III) y Servicios de

Hospedaje (Modulo V). Quienes conforme a la enseñanza dada por los docentes de las

especialidades, podrán ofrecer el servicio de manera supervisada. Capacidad Limitada

por la dimensión del evento.

 Técnico de Recepción y Atención.

 Edecanes.

 Meseros.

Otros Servicios:

 Equipos Audiovisuales y Servicio Técnico, estos brindados por personal o alumnado del mismo plantel.

 Filmación y Fotografía para eventos. Ofrecido por alumnos de la especialidad de Comunicación de la Institución. Quienes con los conocimientos y

profesionalismo, podrán brindar el servicio, bajo la supervisión de quien es

responsable del proyecto.

 Conducción del evento. Por parte de docentes o alumnado de la especialidad de

(37)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 34

Descripción de puestos de la Agencia de organización de

eventos, para Prácticas Profesionales de las especialidades

en Turismo, CBTis No.19

Continuando con el desarrollo de esta guía para la organización de eventos internos, se

presentan más secciones que permitan a la Institución, conformar de manera

establecida tanto la estructura orgánica, como sus actividades y funciones, por lo que

se refiere en las siguientes páginas del documento y se deja en claro que la posterior

actividad, se logro en su totalidad, sometiéndola a valoración de los asesores de este

proyecto y apegándose a los lineamientos que se marcaban en la Institución educativa,

para que el modelo tenga mayor posibilidad de acercarlo a la realidad.

Como es sabido, en toda organización, es necesaria la existencia de una estructura

orgánica, la cual incluya todos los puestos y sus respectivas funciones, entre otros

datos importantes, que aunado a otras herramientas administrativas permitirán el buen

funcionamiento de la misma. Además de la existencia de la estructura de organización,

debe existir comunicación directa con el ejecutante del puesto, para que esté

plenamente informado de sus actividades y se pueda lograr lo mencionado antes.

Para el caso de la “Agencia de organización de eventos, para la práctica

profesional de las especialidades en Turismo”, en el CBTis No. 19, se implementará

lo mencionado en el párrafo anterior, con la única finalidad de inducir a los

participantes, en el buen desempeño de sus funciones y la preparación profesional de

ellos mismos, trayendo como beneficio el desarrollo de las competencias que marcan

los planes de estudios de la Subsecretaría de Educación Media Superior en todos los

(38)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 35

La agencia organizadora de eventos internos del Centro de Bachillerato Tecnológico

industrial y de servicios No. 19, está estructurada jerárquicamente de manera

descendente, conforme a las funciones, actividades y competencias a desarrollar, como

miembro practicante, en cada puesto. Para eso se presenta una descripción detallada

de cada uno de los puestos que conforman las tres áreas de la organización:

Administrativa, Operativa y Técnica. Además una descripción gráfica de la misma, para

una mejor comprensión de su funcionamiento.

Será conveniente analizar la preparación que cada alumno ya tenga o esté recibiendo,

(39)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 36

Titulo del puesto: Coordinador de la Agencia de Organización de

eventos.

Número de

plazas: 1

Área a la que pertenece:

Administrativa.

Puestos que dependen de él:

Áreas Técnicas.

Semestre requerido:

Todos.

Objetivo del puesto: Coordinar la planeación, organización, dirección y control de los eventos desarrollados dentro del plantel del CBTis No. 19

Perfil del puesto: cursar el 6º semestre de alguna de las especialidades en Turismo.

Tener experiencia en la práctica de organización de eventos dentro o fuera de la Agencia del plantel.

Habilidad para trabajar en equipo. Capacidad de liderazgo.

Alto grado de responsabilidad.

Conocimientos Requeridos: Administración de negocios, (restaurantes, hoteles u otros), elaboración de presupuestos, ventas y montajes.

Funciones: Dirigir y supervisar las funciones de los demás puestos, cumpliendo con lo encomendado para todo el equipo de trabajo.

Competencias a desarrollar:

Actividades.

Profesionales Genéricas

interpersonales

Productividad y Empleabilidad,

STPS.

 Trabajo en equipo.

 Habilidad para trabajar en un ambiente laboral.

 Utiliza la comunicación efectiva para identificar las necesidades del cliente. AC1

Recluta a los miembros de la Agencia de organización de eventos.

Brinda capacitación para cada uno de los puestos que lo requieran, previo al evento. Supervisa las actividades de cada puesto de la Agencia de organización de eventos.

 Auxilia en la organización y operación de grupos y convencione s.

 Capacidad de trabajar en equipo

interdisciplinario .

 Capacidad de comunicarse con

profesionales de otras áreas.

 Organiza la propia actividad de forma que se pueda dar mejor servicio a los clientes. AC3

Planifica, organiza, dirige y controla el desarrollo del evento.

(40)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 37

Uniforme requerido: Camisa en color blanco, con logotipo del plantel.

Ocupación, de acuerdo a la Clasificación Mexicana de Ocupaciones (CMO):

Jefes de Departamento, Coordinadores y Supervisores en servicios de restaurante, Hospedaje y Comercio.

 Elabora cotizaciones para eventos.

 Compromiso ético

 Establece prioridades y tiempos. PO4

Solicita servicios extras, necesarios para la organización del evento.

Elabora presupuesto del evento.

Permanece durante el avance del evento, supervisando el buen desarrollo.

(41)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 38

Titulo del puesto: Coordinador Técnico de Alimentos y Bebidas. Número de

plazas: 1

Área a la que pertenece:

Técnica.

Puestos que dependen de él:

Cocinero y Barman.

Semestre y especialidad requeridos:

5º de Preparación de Alimentos y Bebidas.

Objetivo del puesto: Coordinar la preparación de alimentos y bebidas, requeridos para el evento solicitado, con calidad y buena administración de suministros.

Perfil del puesto: Estar cursando 5º semestre de la especialidad de Alimentos y bebidas. Habilidades para la preparación de alimentos y bebidas.

Algún tipo de experiencia en la preparación de alimentos y bebidas. Habilidad para coordinar el trabajo en equipo.

Ser responsable.

Conocimientos Requeridos: Preparar bases culinarias, alimentos del recetario base y bebidas y cocteles.

Funciones: Preparar alimentos y bebidas requeridos por el evento, en coordinación con las demás áreas de la organización.

Competencias a desarrollar:

Actividades.

Profesionales Genéricas

Interpersonales.

Disciplinares (D) / Genéricas (G)

 Habilidades interpersonales.

 Aplica normas de seguridad en el manejo de sustancias,

instrumentos y equipo en la realización de actividades de su vida cotidiana.(D) CE14

 Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos y conceptos explícitos e implícitos en un texto,

considerando el contexto en el que se generó y en el que se recibe. (D) C1

 Administra los recursos disponibles teniendo en cuenta las restricciones para el logro de sus

Realiza lista de productos necesarios para la preparación de alimentos y bebidas, del evento.

(42)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 39 metas. (G) 1.6

 Trabajo en equipo.

 Habilidad para trabajar en un ambiente de trabajo.

 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo cómo cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. (G) 5.1

Coordina las actividades a realizar para la preparación de alimentos y bebidas del evento, con su equipo de trabajo.

Prepara, cocina y sirve, en coordinación con el puesto superior.

Supervisa las actividades de los puestos de cocinero y barman.

 Compromiso ético

 Aplica normas de seguridad en el manejo de sustancias,

instrumentos y equipo en la realización de actividades de su vida cotidiana. (D) CE14

Mantiene el orden del área de trabajo, antes, durante y después del desarrollo del evento. Verifica la limpieza en las actividades de los puestos de cocinero y barman.

Cumple con las políticas y reglamento de la Agencia de organización de eventos.

Uniforme requerido: Filipina en color blanco, pantalón de vestir y zapato negro.

Ocupación, de acuerdo a la Clasificación Mexicana de Ocupaciones (CMO):

(43)

JOSE CARLOS ALCARAZ VERDUZCO Página 40

Titulo del puesto: Técnico Steward. Número de

plazas: 1

Área a la que pertenece:

Técnica.

Puestos que dependen de él:

Steward Operativo.

Semestre y especialidad requeridos:

5º de Preparación de Alimentos y Bebidas; y 6º de Servicios de Hospedaje.

Objetivo del puesto: Coordinar el montaje y desmontaje, decoración y limpieza, según las necesidades y requerimientos del evento, con calidad en sus funciones.

Perfil del puesto: cursar el 5º semestre de la especialidad de Alimentos y Bebidas ó 6º de Servicios de Hospedaje.

Habilidad para solucionar problemas del área. Ser eficiente.

Habilidad para coordinar equipo de trabajo. Ser responsable.

Conocimientos Requeridos: Realizar montajes de acuerdo al tipo de evento, y conocer protocolo de acuerdo al evento. Planeación y operación de eventos.

Funciones: Montar mesas, estrados, pódium, presídium. Decorar el área del evento, de acurdo a la formalidad, limpiar y recoger después del evento, en coordinación con las demás áreas de la organización.

Competencias a desarrollar

Actividades. Productividad y Empleabilidad, STPS. Genéricas Interpersonales

Disciplinares (D) / Genéricas (G).

 Organiza la propia actividad de forma que se pueda dar mejor servicio a los clientes. AC3

 Trabajo en equipo.

 Utiliza

Tecnologías de la información y la comunicación para procesar e interpretar información. (G) 5.6

Recibe información precisa del evento.

Elabora un plan de actividades para realizarlas con su equipo de trabajo.

Realiza un listado de necesidades para el montaje y decoración del evento.

 Establece prioridades y tiempos. PO4

 Capacidad de trabajar en equipo interdisciplinar io.

 Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que cuenta dentro de distintos equipos de trabajo. (G)

Monta mesas, estrados, pódium, presídium, o según las necesidades del evento.

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