UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD: TURISMO, HOTELERÍA Y GASTRONOMÍA
CARRERA: ADMINISTRACIÓN HOTELERA
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERO EN ADMINISTRACIÓN HOTELERA
TEMA: “DIAGNÓSTICO Y PROPUESTA DEL MANUALDE PROCESOS
PARA COSTOS EN EL RESTAURANTE “FIVE FOOD” UBICADO EN EL SUR
DE QUITO”.
AUTOR: ALEX PAUL VEINTIMILLA BAUTISTA
DIRECTOR:
LIC. FRANCISCO JAVIER MENA GALÁRRAGA. MBA
Quito - Ecuador
DERECHOS DE AUTOR
El contenido del presente trabajo, es responsabilidad del autor
ALEX PAÚL VEINTIMILLA BAUTISTA
C.I. 1721398384
Firma
AUTORÍA
Expreso que el siguiente Trabajo de Titulación fue realizado en su totalidad con el esfuerzo e investigación del autor, sin ningún tipo de material o información plagiada.
--- Alex Paul Veintimilla Bautista
CERTIFICADO DE RESPONSABILIDAD
Certifico que el contenido del siguiente proyecto ha sido elaborado en su totalidad por:
Alex Paul Veintimilla Bautista
--- MBA. Francisco Javier Mena Galárraga
AGRADECIMIENTO
A mi familia por estar siempre a mi lado y darme apoyo en los buenos y malos momentos, gracias a ellos he logrado ser lo que hoy en día soy.
A todos mis amigos y amigas que con su aporte han hecho posible que todas mis metas se pudieran cumplir a cabalidad.
DEDICATORIA
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN ... xx
I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... xx
II. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ... xxi
Objetivo General ... xxi
Objetivos Específicos ... xxi
IV. JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN ... xxi
V. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN ... xxii
MÉTODO DE OBSERVACIÓN ... xxii
MÉTODO DEDUCTIVO ... xxii
MÉTODO DE MEDICIÓN ... xxiii
Método cuantitativo: ... xxiii
Método cualitativo: ... xxiii
MÉTODO ANALÍTICO ... xxiii
TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ... xxiii
Entrevista: ... xxiii
Cuestionario: ... xxiii
Codificación: ... xxiii
CAPÍTULO I ... 1
MARCO TEÓRICO ... 1
1.1 COSTO Y GASTO ... 1
1.1.1 Costo ... 1
1.1.2 Gasto ... 1
1.2 CONTABILIDAD DE COSTOS ... 1
1.2.1 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS ... 2
viii
1.2.2.1 Materia Prima directa ... 2
1.2.2.2 Mano de obra directa ... 2
1.2.2.3 Los costos indirectos de fabricación ... 2
1.2.2.4 Fórmulas para determinar el costo ... 3
1.3 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS ... 5
1.3.1 Por la naturaleza de las operaciones de producción: ... 5
1.3.2 Por su identificación con el producto: ... 5
1.3.3 Por el método de cálculo o por el origen del dato: ... 5
1.3.4 Por el volumen de producción: ... 5
1.3.5 Por su inclusión en el inventario: ... 6
1.4 SISTEMAS DE COSTEO ... 6
1.4.1 Por Absorción ... 6
1.4.2 Por orden de producción ... 7
1.4.3 Por procesos ... 7
1.4.4 Costo estándar ... 7
1.4.4.1 Beneficios del costo estándar ... 8
1.5 PUNTO DE EQUILIBRIO ... 8
1.6 RECETA ESTÁNDAR ... 8
1.6.1 Producto ... 9
1.7 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ... 10
1.7.1 OBJETIVOS DE LA ELABORACIÓN DE INVENTARIOS ... 10
1.7.2 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ABC ... 11
1.7.3 KÁRDEX ... 12
1.7.4 LOS LÍMITES DE EXISTENCIAS ... 13
1.7.4.1 Existencia máxima ... 14
1.7.4.2 Existencia mínima ... 14
ix
1.7.4 HERRAMIENTAS DE CONTROL PARA INVENTARIOS ... 14
1.7.4.1 Solicitud de Compra ... 14
1.7.4.2 Órdenes diarias o Lista de Mercado ... 15
1.7.4.3 Orden de Compra ... 15
1.7.4.4 Meat tag ... 16
1.7.4.5 Requisición ... 16
1.7.4.6 Comanda ... 17
1.7.4.7 Comprobantes de Venta ... 17
1.8 CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS ... 18
1.8.1 Gastos administrativos ... 18
1.8.2 Gastos de venta ... 19
1.8.3 Gastos Financieros ... 19
1.9 PROCESOS ... 19
1.10 ELEMENTOS DE LA EMPRESA ... 20
1.10.1 Misio y Visión ... 20
1.10.1.1 Misio ... 20
1.10.1.2 Visión ... 20
1.10.2 Valores Corporativos ... 20
1.10.3 Políticas Empresariales ... 21
1.10.4 Organigrama ... 21
Los organigramas que se van a utilizar en el presente trabajo son el organigrama estructural y el organigrama funcional. ... 22
1.10.4.1 Organigrama Estructural ... 22
1.10.4.2 Organigrama Funcional ... 22
CAPITULO II ... 23
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL RESTAURANTE FIVE FOOD ... 23
x
2.1.1 Fuerzas Demográficas ... 23
2.1.1.1 Población y Ubicación ... 23
2.1.2 Fuerzas Económicas ... 23
2.1.3 Fuerzas Naturales ... 24
2.1.4 Fuerzas Tecnológicas ... 24
2.1.5 Fuerzas Políticas ... 25
2.1.6 Fuerzas Culturales ... 26
2.2 ANÁLISIS INTERNO O MICROAMBIENTE ... 27
2.2.1 Historia del restaurante FIVE FOOD ... 27
2.2.2 Visión y Misión de la empresa ... 29
2.2.2.1 Misión ... 29
2.2.2.2 Visión ... 29
2.2.3 Valores Corporativos ... 29
2.2.4 Políticas Empresariales ... 29
2.2.5 Organigrama del Restaurante Five Food ... 29
2.2.5.1 Organigrama Estructural ... 29
2.2.5.2 Organigrama Funcional ... 30
2.2.6 Mercado ... 31
2.2.7 Análisis de la Competencia ... 31
2.2.8 Procesos del Restaurante Five Food ... 34
2.2.8.1 Proceso de compra de Materia Prima (MP) ... 34
2.2.8.2 Proceso de Recepción de Mercadería y Almacenamiento ... 36
2.2.8.3 Proceso del área de Cocina ... 38
2.2.8.4 Proceso de Servicio ... 41
2.2.8.5 Proceso de Facturación ... 44
2.2.8.6 Proceso del área de Costos ... 46
xi
2.2.10 Oferta Gastronómica del restaurante Five Food ... 51
CAPITULO III ... 53
MANUAL DE CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA EL RESTAURANTE FIVE FOOD ... 53
3.1 COMPRAS ... 53
3.1.1 Información previa ... 53
3.1.2 Procesos del área de Compras ... 53
3.1.2 Control de Costos ... 55
3.2 RECEPCIÓN DE MERCADERÍA ... 57
3.2.1 Información previa ... 57
3.2.2 Procesos para la recepción de mercadería ... 57
3.2.3 Control de costos ... 58
3.3 ALMACENAMIENTO ... 60
3.3.1 Información previa ... 60
3.3.2 Procesos de almacenamiento ... 60
3.3.3 Control de Costos ... 61
3.5 COCINA ... 62
3.5.1 Preproducción ... 62
3.5.1.1 Información previa ... 62
3.5.1.2 Procesos de preproducción ... 62
3.5.2 Producción ... 63
3.5.2.1 Información previa ... 63
3.5.2.2 Procesos de producción ... 63
3.5.3 Control de Costos ... 64
3.6 SERVICIO Y FACTURACIÓN ... 66
3.6.1 Salón o área de servicio ... 66
xii
3.6.1.2 Procesos del salón o área de servicio ... 66
3.6.1.3 Control de Costos ... 68
3.6.2 Facturación ... 70
3.6.2.1 Información previa ... 70
3.6.2.2 Procesos del área de facturación ... 70
3.7 COSTOS ... 72
3.7.1 Información previa ... 72
3.7.2 Procesos del área de costos ... 72
CONCLUSIONES ... 80
RECOMENDACIONES ... 81
GLOSARIO DE TERMINOS ... 82
BIBLIOGRAFÍA ... 83
NETGRAFÍA ... 84
xiii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 01– Receta Estándar Básica Método 1 ... 88
Figura 02 –Receta Estándar Básica Método 2 ... 89
Figura 03 –Receta Estándar Complementaria ... 89
Figura 04 – Factor de Inversión, Método 2 ... 90
Figura 05 – Formato de Tarjeta Kárdex ... 90
Figura 06 – Ejemplo de Tarjeta Kárdex por Promedio Ponderado ... 90
Figura 07 – Ejemplo de Tarjeta Kárdex por PEPS ... 91
Figura 08 – Formato de Solicitud de Compra ... 92
Figura 09 – Formato de Lista de Mercado ... 92
Figura 10 – Formato de Orden de Compra ... 93
Figura 11 – Ejemplo de Meag Tag ... 93
Figura 12 – Formato de Requisición ... 94
Figura 13 – Formato Comanda ... 94
Figura 14 – Formato Factura ... 95
Figura 15 – Susceptibilidad a movimientos en masa ... 24
Figura 16 – Ubicación del Restaurante Five Food ... 28
Figura 17 – Organigrama Estructural del Restaurante Five Food ... 30
Figura 18 – Organigrama Funcional del Restaurante Five Food ... 30
Figura 19 – Proceso de compra de materia prima del Restaurante Five Food ... 36
Figura 20 – Proceso de recepción de mercadería y almacenamiento del Restaurante Five Food ... 38
Figura 21 – Proceso del área de cocina del Restaurante Five Food ... 40
Figura 22 – Proceso de servicio del Restaurante Five Food ... 43
Figura 23 – Proceso de Facturación del Restaurante Five Food ... 45
Figura 24 – Proceso del área de Costos del Restaurante Five Food ... 47
Figura 25 – Cuadro de valoración de proveedores del restaurante Five Food ... 102
Figura 26 – Propuesta para el proceso de compra de MP del Restaurante Five Food .. 56
Figura 27 – Propuesta para el proceso de recepción de Mercadería del Restaurante Five Food ... 59
Figura 28 – Propuesta para el proceso Almacenamiento del Restaurante Five Food ... 61
xiv
Figura 30 – Propuesta para el proceso de Servicio del Restaurante Five Food ... 69
Figura 31 – Propuesta para el proceso de Facturación del Restaurante Five Food ... 71
Figura 32 – Propuesta para el proceso de Costos del Restaurante Five Food ... 79
Figura 33 – Informe de faltantes ... 127
Figura 34 – Reporte de bajas de inventario y producción ... 127
Figura 35 – Reporte de Rendimiento de cárnicos ... 128
xv
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 01 – Tabla de valoración ... 31
Tabla 02 – Parámetros de análisis de la infraestructura de la competencia Directa ... 32
Tabla 03 – Parámetros de análisis de la infraestructura de la competencia Indirecta ... 32
Tabla 04 – Tabla de valoración para el parámetro Componentes Adicionales ... 32
Tabla 05 – Parámetros para el Análisis de la Higiene del local de la competencia Directa ... 33
Tabla 06 – Parámetros para el Análisis de la Higiene del local de la competencia Indirecta ... 33
Tabla 07 – Datos relevantes de la Competencia Directa ... 34
Tabla 08 – Datos relevantes de la Competencia Indirecta ... 34
Tabla 09 – Parámetros de análisis de la infraestructura del Restaurante Five Food ... 48
Tabla 10 – Parámetros para el Análisis de la Higiene del local del Restaurante Five Food ... 48
Tabla 11 – Datos Relevantes del Restaurante Five Food ... 49
Tabla 12 – Matriz del análisis FODA del Restaurante Five Food ... 50
Tabla 13– Temperatura y criterios para la aceptación o rechazo de la Mercadería .. 102
Tabla 14 – Tiempo de almacenamiento para Carnes Rojas, Aves y Embutidos. ... 104
Tabla 15 – Temperatura y tiempo de almacenamiento de Alimentos ... 105
Tabla 16 – Tiempo para almacenamiento de Alimentos que no necesitan refrigeración ... 105
Tabla 17 – Tiempos de cocción ... 106
xvi
ÍNDICE RECETAS
Ilustración 01 – Receta Complementaria de carne de hamburguesa ... 107
Ilustración 02 – Receta Complementaria de Salsa 1 ... 108
Ilustración 03 – Receta Complementaria de Salsa 2 ... 108
Ilustración 04 – Receta Complementaria de Ají ... 109
Ilustración 05 – Receta Complementaria de Salsa 3 ... 109
Ilustración 06 – Receta Básica de Hamburguesa Simple ... 110
Ilustración 07– Cálculo R.B. de Hamburguesa Simple Método 1 ... 110
Ilustración 08 – Cálculo R.B. de Hamburguesa Simple Método 2 ... 110
Ilustración 09 – Receta Básica de Hamburguesa Five ... 111
Ilustración 10 – Cálculo de R.B. de Hamburguesa Five Método 1 ... 111
Ilustración 11 – Cálculo de R.B. de Hamburguesa Five Método 2 ... 111
Ilustración 12 – Receta Básica de Hamburguesa Americana ... 112
Ilustración 13 – Cálculo de R.B. de Hamburguesa Americana Método 1 ... 112
Ilustración 14 – Cálculo de R.B. de Hamburguesa Americana Método 2 ... 112
Ilustración 15 – Receta Básica de Hamburguesa Doble ... 113
Ilustración 16 – Cálculo de R.B. de Hamburguesa Doble Método 1 ... 113
Ilustración 17 – Cálculo de R.B. de Hamburguesa Doble Método 2 ... 113
Ilustración 18 – Receta Básica de Papa Five ... 114
Ilustración 19 – Cálculo de R.B. de Papa Five Método 1 ... 114
Ilustración 20 – Cálculo de R.B. de Papa Five Método 2 ... 114
Ilustración 21 – Receta Básica de Porción de Papas ... 115
Ilustración 22 – Cálculo de R.B. de Porción de Papas Método 1 ... 115
Ilustración 23 – Cálculo de R.B. de Porción de Papas Método 2 ... 115
Ilustración 24 – Receta Básica de Hod dog ... 116
Ilustración 25 – Cálculo de R.B. de Hod dog Método 1 ... 116
Ilustración 26 – Cálculo de R.B. de Hod dog Método 2 ... 116
Ilustración 27 – Receta Básica de Milk Shake ... 117
Ilustración 28 – Cálculo de R.B. de Milk Shake Método 1 ... 117
Ilustración 29 – Cálculo de R.B. de Milk Shake Método 2 ... 117
Ilustración 30– Receta Básica de Alitas BBQ ... 118
xvii
Ilustración 32 – Cálculo de R.B. de Alitas BBQ Método 2 ... 118
Ilustración 33 – Receta Básica de Baby Rib ... 119
Ilustración 34 – Cálculo de R.B. de Baby Rib Método 1 ... 119
Ilustración 35 – Cálculo de R.B. de Baby Rib Método 2 ... 119
Ilustración 36 – Receta Básica de Nuggets ... 120
Ilustración 37 – Cálculo de R.B. de Nuggets Método 1 ... 120
Ilustración 38 – Cálculo de R.B. de Nuggets Método 2 ... 120
Ilustración 39 – Receta Básica de Chicken Sanwich... 121
Ilustración 40– Cálculo de R.B. de Chicken Sanwich Método 1 ... 121
Ilustración 41 – Cálculo de R.B. de Chicken Sanwich Método 2 ... 121
Ilustración 42– Receta Básica de Michelada de maracuyá ... 122
Ilustración 43 – Cálculo de R.B. de Michelada de maracuyá Método 1 ... 122
Ilustración 44 – Cálculo de R.B. de Michelada de maracuyá Método 2 ... 122
Ilustración 45 – Receta Básica de Cerveza ... 123
Ilustración 46 – Cálculo de R.B. de Cerveza Método 1 ... 123
Ilustración 47 – Cálculo de R.B. de Cerveza Método 2 ... 123
Ilustración 48 – Receta Básica de Vaso de gaseosa ... 124
Ilustración 49 – Cálculo de R.B. de Vaso de gaseosa Método 1 ... 124
Ilustración 50 – Cálculo de R.B. de Vaso de gaseosa Método 2 ... 124
Ilustración 51 – Receta Básica de Agua ... 125
Ilustración 52– Cálculo de R.B. de Agua Método 1 ... 125
Ilustración 53 – Cálculo de R.B. de Agua Método 2 ... 125
Ilustración 54 – Receta Básica de Combo de papas y gaseosa ... 126
Ilustración 55 – Cálculo de R.B. de Combo de papas y gaseosa ... 126
xviii
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 01 – Formato de Receta Estándar... 88
ANEXO 02 – Tarjeta Kárdex ... 90
ANEXO 03 – Herramientas de control para inventarios ... 92
ANEXO 04 – Requisitos y procedimientos para los permisos de funcionamiento e impuestos anuales. ... 95
ANEXO 05 – Información previa que deben conocer el encargado de costos, personal de cocina, encargado de caja y el administrador del restaurante Five Food ... 102
ANEXO 06 – Recetas estándar básicas y complementarias del restaurantes Five Food
... 107
ANEXO 07 – Documentos propuesta ... 127
xix
RESUMEN
La presente investigación tiene como objetivo elaborar un manual para el control en el área de costos en el restaurante Five Food. La cual está basada en un análisis bibliográfico y en un análisis interno de la empresa determinando los procesos que intervienen en la operación diaria de la misma y que se debe tener en cuenta para realizar un adecuado control.
Los procesos inician desde que existe la necesidad de compra por parte del restaurante y continúa con la adquisición de materia prima, recepción y almacenamiento de la misma. Posteriormente se lleva a cabo los procesos de preproducción y producción, en el área de cocina, de la oferta gastronómica. Conjuntamente con el proceso de producción se describe el proceso de servicio que inicia desde el momento que un cliente ingresa al establecimiento y para finalizar se detalla el proceso de facturación.
xx
INTRODUCCIÓN
I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El restaurante “FIVE FOOD” que se encuentra ubicado en el sur de Quito en el
barrio La Magdalena en la calle Lauro Guerrero Oe-2G y Francisco Ballesteros es un restaurante que se dedica a la venta de comida rápida y de carnes al grill con productos de calidad y que es muy aceptado en el mercado por su inigualable sabor y precios accesibles, pero que tiene una falencia, que es, la carencia de procesos estandarizados en el manejo de costos.
La falta de procesos y procedimientos debidamente definidos en el área de costos, ha hecho que el control de esta área dentro de la empresa, por parte de los dueños, se vuelva difícil y no se disponga de datos reales sobre la cantidad de materia prima que se utiliza en la venta de sus productos, el rubro que representa la mano de obra y los costos indirectos de fabricación (CIF) en dichos productos y la rentabilidad del negocio.
Con la falta de control en la materia prima, mano de obra y en los costos indirectos de fabricación, los dueños desconocen completamente cuales son las necesidades que el restaurante realmente presenta, con esto se dificulta el poder realizar presupuestos y cometer errores en el abastecimiento para temporadas altas o bajas. También se puede provocar que existan robos de materia prima por parte del personal al no existir un continuo control de las existencias.
Con el diseño de un manual de procesos para costos en el restaurante “FIVE FOOD” se pretende dar una herramienta para que los dueños y empleados de este
restaurante puedan mejorar el control de sus costos para así reducir desperdicios, realizar porcionamientos y manejar un sistema de inventarios que pueda permitirles tener los productos necesario para tener un correcto funcionamiento del establecimiento. Para poder conseguirlo es necesario establecer los procesos de costos que van a ser necesarios como por ejemplo: establecer el camino que se deberá seguir para el pedido, compra, ingreso de productos a bodega, porcionamiento del producto, salida del producto de bodega y el manejo de inventarios.
xxi
II. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué tipo de manual de procesos y procedimientos necesita el área de costos del restaurante Five Food?
¿Cuáles son los elementos que integran el costo y el sistema de costos para su correcta aplicación en empresas hosteleras?
¿Cuáles son las fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas y la situación actual del establecimiento que presenta en el área de costos?
¿Qué información requiere el establecimiento para poder mejorar sus procesos y procedimientos en el área de costos?
III. OBJETIVOS
Objetivo General
Crear un manual de procesos y procedimientos para el área de costos del restaurante FIVE FOOD que permita un mejor manejo de su inventario, costos de materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación para optimizar los recursos de la empresa.
Objetivos Específicos
Definir los elementos que integran el costo y el sistema de costos para su correcta aplicación en empresas hosteleras y así ayuden al mejoramiento del proceso de costos.
Determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del restaurante
Five Food para la identificación de la situación actual del establecimiento.
Elaborar un manual de procesos para el área de costos del restaurante Five Food
para que pueda tomarlo como guía y desempeñe de una manera eficiente los procesos y procedimientos.
IV. JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN
xxii de un sistema de costos por parte de los dueños y empleados del establecimiento y de cuál es la utilidad exacta que se está obteniendo en la venta de sus productos (tan solo se lo está asumiendo), por este motivo se ve la necesidad de la creación de un manual de procesos para costos en la empresa que permita optimizar sus recursos y reducir sus desperdicios.
Los beneficiarios de este proyecto son los dueños del restaurante “FIVE FOOD”
y sus trabajadores quienes mediante este manual tendrán una herramienta muy útil para poder llevar de mejor manera el control en la parte de costos y así poder llevar un control correcto para tener conocimiento del estado en que se encuentra la empresa.
Con esta investigación se pretende mejorar el control de costos dentro del restaurante para que así no se desperdicie productos, se optimice los procedimientos y que sea posible el aumento de utilidades y el conocimiento exacto de las mismas por parte de los propietarios del restaurante.
V. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN
MÉTODO DE OBSERVACIÓN
El método de observación es el “(…) proceso que ejecuta la mente humana en su intento por registrar y captar los fenómenos de la realidad sensible”. (Hernández F. D., 1996, pág. 91)
Es el método de conocimiento más sencillo que existe, en el cual la mente humana procesa lo que sucede a su alrededor para poder generar un conocimiento. Se utilizará este método para conocer cuál es la situación actual de la empresa para tener un punto de donde poder partir para realizar las mejoras futuras.
MÉTODO DEDUCTIVO
“Es un método de razonamiento que consiste en tomar conclusiones generales para explicaciones particulares”. (Bernal C. A., 2006, pág. 56)
xxiii
MÉTODO DE MEDICIÓN
Método cuantitativo: “(…) se fundamenta en la medición de las características
de los fenómenos sociales (…) y tiende a generalizar y normalizar resultados”. (Bernal C. A., 2006, pág. 57)
Método cualitativo: “(…) cualifica y describe el fenómeno social a partir de
rasgos determinantes, según sean percibidos por los elementos mismo que están dentro de la situación estudiada”. (Bernal C. A., 2006, pág. 57)
MÉTODO ANALÍTICO
El método analítico “es un proceso cognoscitivo, que consiste en descomponer un objeto de estudio separando cada una de las partes del todo para estudiarlas en forma individual”. (Bernal C. A., 2006, pág. 56)
Mediante este método se pretende reconocer cada elemento que participa dentro del área de costos de la empresa y analizarlos por separados para poder realizar un análisis de forma objetiva y poder mejorarlos.
TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Entrevista: Se puede decir “(…) que la entrevista es la relación directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a través de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales”. (Tamayo, 2003, pág. 123)
Se aplicará este método al dueño de la empresa para obtener información adicional a la obtenida por el método de observación, así se podrá realizar una investigación objetiva.
Cuestionario: “(…) contiene los aspectos del fenómeno que se consideran esenciales, aísla ciertos problemas que nos interesa y reduce la realidad a cierto número de datos esenciales (…)”. (Tamayo, 2003, pág. 124)
Se utilizará este método para obtener información detallada de puntos específicos que ayuden a determinar cuáles son los causas de los problemas que presenta la empresa.
1
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1 COSTO Y GASTO
1.1.1 Costo: Son los “Egresos o desembolsos que realiza la empresa para la
fabricación o elaboración de un producto o la prestación de un servicio”. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 330).
En otras palabras costo es el recurso monetario que emplea una empresa para poder adquirir maquinaria, materiales e insumos y la mano de obra necesarios para poder producir o elaborar un producto o si fuera el caso prestar un servicio.
1.1.2 Gasto: “Son los asignados para el normal desarrollo de la actividad ordinaria a la que se dedica la empresa, por la elaboración de un producto o la prestación del servicio”. (Sarmiento, 2009, pág. 257)
Un gasto no es otra cosa sino el recurso monetario que una empresa utiliza para poder realizar sus funciones que no están directamente relacionas con el producto o servicio que prestan, estas suelen ser funciones administrativas, financieras y de ventas.
1.2 CONTABILIDAD DE COSTOS
La Contabilidad de Costos forma parte de la Contabilidad General, la cual ayudará a gestionar todos los elementos relacionados a la elaboración de un producto o a la prestación de servicios que se realiza dentro o fuera de la empresa.
Molina, citado por Bravo & Ubidia, dice que “La contabilidad de costos es la aplicación de los principios contables con el fin de determinar el valor total de la materia prima, mano de obra y otros insumos utilizados en la obtención de un producto terminado o en la prestación de un servicio”. (2007, pág. 1)
Hargadon y Múnera, citado por Bravo & Ubidia, dice:
2
1.2.1 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
Definir el costo de la elaboración de un producto o la prestación de un servicio en la empresa teniendo presente cada uno de los elementos del costo para coordinar con las demás áreas y así cumplir los objetivos de la empresa. Comprobar que exista una adecuada elaboración y manejo de inventarios que permita continuar con el ejercicio de la empresa sin contratiempos.
Producir y brindar datos históricos que se puedan emplear para formular estrategias que a futuro permita maximizar el uso de los recursos y mitigar los costos.
Ayudar a comprobar cotizaciones de productos que reduzcan los costos, sean de mejor calidad y mejoren las ganancias de la empresa.
Atender los requerimientos de la Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento. (García Colín, 2008)
1.2.2 ELEMENTOS DEL COSTO
Los costos de producción se clasifican en tres elementos principales: materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
1.2.2.1 Materia Prima directa: “Es el material o materiales sobre los cuales se realiza la transformación, se identifican plenamente con el producto elaborado”. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 19)
Es el elemento base que es necesaria para la elaboración de un producto y que es fácilmente reconocible en el mismo cuando éste está terminado.
1.2.2.2 Mano de obra directa: “Es el esfuerzo humano que interviene en el proceso de transformar las materias primas en productos terminados”. (García Colín, 2008, pág. 76)
En otras palabras la mano de obra directa es la remuneración que reciben los empleados que se encuentran directamente relacionados con la elaboración del producto o la prestación del servicio.
3
Materia Prima indirecta: “Son todos los materiales sujetos a transformación que no se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados (…)”. (García Colín, 2008, pág. 92)
Son los materiales que no se los puede ver fácilmente en el producto terminado pero que son necesarios para la elaboración del mismo y ayudan a generar la venta.
Mano de obra indirecta: “Son los salarios, prestaciones y obligaciones correspondientes a todos los trabajadores y empleados de la fábrica, cuya actividad no se puede identificar o cuantificar plenamente con los productos terminados”. (García Colín, 2008, pág. 92)
Es la remuneración que recibe el personal que no se encuentra directamente relacionado con la elaboración del producto, la prestación del servicio. Estos suelen ser supervisores, personal de mantenimiento, seguridad, etc.
Otros costos indirectos: “Son los egresos que se realiza por concepto de
servicios correspondientes tales como: seguros, arriendos, teléfono, agua, luz, etc. También forma parte de este grupo la depreciación de los activos fijos y la amortización de los gastos de instalación (…)”. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 19) Otros pagos que están relacionados con los costos indirectos son, las amortizaciones, servicio de internet, televisión por cable, combustibles (gas).
1.2.2.4 Fórmulas para determinar el costo
Una vez que se ha especificado los elementos del costo es posible determinar los siguientes puntos necesarios para los cálculos del costo:
Costo Primo (CPr): También conocido como costo directo que viene de la suma de Materia Prima Directa (MPD) con la Mano de Obra Directa (MOD). (Bravo & Ubidia, 2007)
CPr = MPD + MOD
Costo de conversión (CC): Es la suma de la Mano de Obra Directa (MOD) con los Costos Indirectos de Fabricación (CIF). (Bravo & Ubidia, 2007)
CC = MOD + CIF
Costo de Producción (CP): Resulta de la suma de Materia Prima Directa (MPD) con la Mano de Obra Directa (MOD) y los Costos Indirectos de Fabricación (CIF). (Bravo & Ubidia, 2007)
4 Costo de Distribución o Comercialización (CD o C): Resulta de la suma de los Gastos de Administración (GA), Gastos de Ventas (GV) y Gastos Financieros (GF) en los que la empresa haya incurrido. (Bravo & Ubidia, 2007)
CD o C = GA + GV + GF
En el campo hostelero existen establecimientos que dentro del área de alimentos y bebidas no utilizan el costo de distribución puesto que los productos que se elaboran se los expenden dentro de las mismas instalaciones. Este costo es más utilizado en catering y cuando el establecimiento dispone de servicio a domicilio.
Costo Total (CT): Resulta de la suma del Costo de Producción (CP) más el Costo de Distribución o Comercialización (CD o C). (Bravo & Ubidia, 2007)
CT = CP + CD o C
En el caso de estudio expuesto para este trabajo no se tomara en cuenta la fórmula planteada por Bravo y Ubidia para obtener el costo total porque el restaurante
Five Food no dispone de servicio a domicilio y por ende no tiene costo de distribución o
comercialización ya que elabora los productos y los vende en el mismo establecimiento. Para este caso el Costo Total (CT) será el Costo de Producción (CP).
Costo Unitario (CU): Se lo obtiene al dividir los Costos Totales (CT) para el número de unidades producidas. (Bravo & Ubidia, 2007)
CU = CT / # UNI. PROD.
Precio de Venta Total (PVT): Se obtiene de la suma del Costo Total (CT) con el porcentaje de Utilidad que la Gerencia haya determinado. (Bravo & Ubidia, 2007)
PVT = CT + %UTL
Precio de Venta Unitario (PVU): Se obtiene al dividir el Precio de Venta (PV) total para el número de unidades que la empresa produjo. (Bravo & Ubidia, 2007)
PVU = PVT / # UNI PROD.
5
1.3 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS
Los costos tienen la siguiente clasificación:
Por la naturaleza de las operaciones de producción. Por su identificación con el producto.
Por el método de cálculo o por el origen del dato. Por el volumen de producción.
Por su inclusión en el inventario. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 14)
1.3.1 Por la naturaleza de las operaciones de producción: Se dividen en: Costos por órdenes de producción y en Costos por procesos.
Costos por órdenes de producción: Se utilizan en empresas que se dedican a la producción interrumpida y diversa de productos bajo órdenes de producción o por pedido de los clientes. (Bravo & Ubidia, 2007)
Costos por procesos: Se utilizan en empresas de producción masiva y continua de productos similares u homogéneos. (Bravo & Ubidia, 2007)
1.3.2 Por su identificación con el producto: Se dividen en: costos directos y costos indirectos.
Costos directos: Son aquellos que se relacionan fácilmente con el producto terminado. (Bravo & Ubidia, 2007)
Costos indirectos: Son aquellos que no se relacionan fácilmente con el producto terminado. (Bravo & Ubidia, 2007)
1.3.3 Por el método de cálculo o por el origen del dato: Se dividen en: reales o históricos y en predeterminados o calculados.
Reales o históricos: Son aquellos que se generan luego de haber terminado el período de costos. (Bravo & Ubidia, 2007)
Predeterminados o calculados: Son aquellos que se plantean antes de empezar el período de costos o mientras el mismo se desarrolla. (Bravo & Ubidia, 2007)
6 Costos fijos: Son aquellos que no cambian o varían sin importar el volumen de producción. (Bravo & Ubidia, 2007)
Costos variables: Son aquellos que cambian de acuerdo con el volumen de producción. (Bravo & Ubidia, 2007)
Costos mixtos: Son aquellos que están conformados por una parte fija y otra variable. (Bravo & Ubidia, 2007)
1.3.5 Por su inclusión en el inventario: Se dividen en: costeo total o de absorción y en costeo directo o variable.
Costeo total o de absorción: Es la recopilación de los costos fijos y variables que intervienen en la producción. (Bravo & Ubidia, 2007)
Costeo directo o variable: Es la inclusión única de los costos variables de producción. (Bravo & Ubidia, 2007)
Para esta investigación se procederá a utilizar la clasificación por su identificación con el producto, por el método de cálculo o por el origen del dato, por el volumen de producción y por su inclusión en el inventario ya que son las más utilizadas en el ámbito hostelero.
1.4 SISTEMAS DE COSTEO
En una empresa, en la cual, la principal función es la venta de alimentos y bebidas es indispensable tener un control eficiente del costo en el que incurre para prestar este servicio.
1.4.1 Por Absorción
“Es el que se obtiene al final del período establecido para el corte. El registro de todos los costos se debita al producto, departamento o servicio específico a la espera del cierre para conocer el total”. (Rodríguez, 2012, pág. 113)
7
1.4.2 Por orden de producción
El sistema de costeo por orden de producción es utilizado en empresas de producción en cadena, en las cuales se emiten las órdenes de producción que constan con las especificaciones necesarias del o los productos a elaborar.
Esté sistema de costeo no es utilizado en la industria hostelera ya que no se cuenta con una producción en cadena, sino que los productos que se venden o los servicios que se prestan son inmediatos. (Rodríguez, 2012)
1.4.3 Por procesos
El sistema de costeo por proceso va identificando el costo de un producto en sus diferentes etapas o procesos que “(…) puede contener o no los tres elementos del costo, según el producto, proceso o grado de avance”. (Rodríguez, 2012, pág. 118)
Al igual que el anterior, el sistema de costeo por procesos no se lo utiliza en la industria hostelera “(…) ya que tanto los productos a vender como los servicios a prestar son inmediatos, pues por la receta estándar se obtiene el costo de producción y venta”. (Rodríguez, 2012, pág. 119)
1.4.4 Costo estándar
El sistema de costeo estándar “es una técnica que se ubica en las etapas de planeación, coordinación y control del proceso administrativo”. (García Colín, 2008, pág. 194)
El término estándar “(…) se refiere al mejor método, la mejor condición o el mejor conjunto de detalles que se puedan idear en un momento determinado, tomando en consideración todos los factores restrictivos”. (García Colín, 2008, pág. 194)
Los costos estándar “son costos predeterminados que indican lo que debe costar un producto o la operación de un proceso durante un periodo de costos, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, condiciones económicas y otros factores propios de la empresa”. (García Colín, 2008, pág. 194)
Con relación al costeo estándar se puede notar dos definiciones las cuales son: Receta fija o estándar: “Corresponde a la composición o fórmula estándar de los ingredientes que conforman un plato o bebida, es decir en cuanto a los elementos, materias primas o insumos, peso y medida”. (Rodríguez, 2012, pág. 225)
8 Es variable y comparativa en cuanto al valor o costo, pues puede presentar variaciones en su liquidación dentro de períodos muy cortos (de un día para otro, una semana, etc.) por la fluctuación permanente en los precios de las materias primas o insumos, y aunque haya proveedores fijos, el mercado presenta eventos que incrementan o disminuyen los valores. (Rodríguez, 2012, pág. 225)
1.4.4.1 Beneficios del costo estándar
Son muchos los beneficios que se obtiene con un sistema de costeo estándar y para nombrar algunos se tiene los siguientes:
Tener información oportuna de los costos que ayuden a la toma de decisiones de que producto se hará, donde, cómo, cuándo y cuánto tomando en consideración variaciones que resulten plenamente justificadas.
Tener definido los procesos que se llevarán a cabo antes, durante y después de la producción de los productos.
Elaborar presupuestos que sirvan de punto de partida de las decisiones que ayuden al aprovechamiento de los recursos de la empresa.
Corregir oportunamente errores que se presenten antes, durante o después de la elaboración de los productos.
Tener información idónea que colabore a la productividad y mejoramiento de los procesos de producción en la empresa. (García Colín, 2008)
1.5 PUNTO DE EQUILIBRIO
El punto de equilibrio es un “Análisis gráfico y/o matemático con el que se determina la cantidad de unidades que se deben producir y/o vender, para cubrir el total de costos y gastos sin utilidad o pérdida”. (Rodríguez, 2012, pág. 87)
Es una herramienta necesaria ya que proporciona datos sobre el número de unidades y el valor monetario que se requiere para cubrir todos los costos de la empresa para que pueda seguir con sus funciones sin presentar pérdida o ganancia en un periodo determinado.
1.6 RECETA ESTÁNDAR
9 similares, para obtener previamente el costo-consumo de platos y bebidas a vender”. (Rodríguez, 2012, pág. 225)
Este es un documento necesario en la industria hostelera ya que es de mucha ayuda en el área de cocina y sus similares porque contribuye con información específica de la materia prima que se va a utilizar, para que siempre tenga la misma composición, sabor, textura y presentación al momento de la elaboración de un plato o bebida, también da a conocer cuánto será el costo potencial y real que representarán y establecer el precio de venta de los mismos.
A la receta estándar se la puede dividir en dos, la Receta Básica, en la cual se detallan los ingredientes de los platos que se expenden en el establecimiento (Anexo 01, Figura 01, 02) en esta se determina el precio de venta al público sugerido y la Receta Complementaria, la cual es utilizada para las sub-recetas o preparaciones previas tales como salsas, masas, guarniciones, etc., en este tipo de receta solo se calcula hasta el costo por porción. (Anexo 01, Figura 03) (Youshimatz Nava (a), 2006)
No existe una regla para el diseño de una receta estándar, cada empresa utilizará el formato que se ajuste a sus necesidades y que le permita llevar un control adecuado de sus costos. Para el cálculo del Precio de Venta sugerido en la Receta Estándar existen dos métodos que son: a) Método 1, en el cual se multiplica por 3,3 que equivale al 30% de la materia prima, 30% de la mano de obra y al 30% de utilidad, dejando el 10% para los costos indirectos de fabricación y completar el 100%, al Costo por Porción (Anexo 01, Figura 01) y b) Método 2, en el cual se suma al Costo por Porción (Food Cost) la mano de obra (Labor Cost) que viene a ser el mismo valor del primero, al resultado se lo multiplica por el Factor de Inversión el cual depende del monto invertido en el restaurante(Anexo 01, Figura 04) y por último se le suma el porcentaje de utilidad determinado por cada restaurante dando como resultado el Precio de Venta al Público sugerido. (Anexo 01, Figura 02) (Mena, 2011)
1.6.1 Producto
Un elemento fundamental que hay que definir para realizar bien una receta es el producto que se puede decir que “Es el resultado obtenido en uno o varios procesos terminados para su uso o consumo los cuales pueden ser tangibles como una lasaña o intangibles como el servicio prestado por un mesero”. (Rodríguez, 2012, pág. 113)
10 hostelería existe el producto tangible que es aquel que se puede percibir con los cinco sentidos como los alimentos, y el producto intangible que son aquellos que no pueden ser percibidos por alguno de los cinco sentidos como es el caso del servicio.
1.7 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de inventarios es la aplicación de procedimientos y técnicas que tienen por objetivo establecer, poner en efecto y mantener las cantidades más ventajosas de materias primas, producción en proceso, artículos terminados, materiales de empaque, refacciones, etc., minimizando los costos que generan, y así contribuir a lograr los fines de la empresa. (García Colín, 2008, pág. 296)
Uno de los elementos más importantes y que tiene mucha influencia en toda la empresa son los inventarios ya que en ellos se encuentra la mayor parte del capital y la cual si no se lleva un correcto manejo del mismo pueden aparecer problemas u ocasionar la terminación total de las actividades de la empresa por esta razón es fundamental que exista una correcta administración de inventarios.
El inventario es “Hacer un informe exacto de los materiales que hay en existencia en la empresa y del coste unitario de cada uno de ellos que ayuda a tener una valoración adecuada de los costes de los beneficios brutos”. (Ojugo, 2004, pág. 158)
En la hostelería se le debe poner mucha atención al inventario de materias primas ya que algunas son perecibles y no tienen una vida útil muy larga lo que puede provocar, si no existe un control adecuado, grandes pérdidas como también desabastecimiento que interrumpiría las actividades normales del establecimiento, por este motivo se debe utilizar el método de las PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir).
1.7.1 OBJETIVOS DE LA ELABORACIÓN DE INVENTARIOS
Llevar un control sobre el movimiento de la materia prima necesario para la elaboración de un producto, evitando desabastecimientos y por ende paralización de las actividades.
11 La utilización del inventario es fundamental en cualquier empresa y por eso se lo puede realizar de forma física y automatizada.
El “(…) inventario físico se lo realiza utilizando listas impresas de todos o la mayoría de los artículos que se encuentran en el lugar que hay que inventariar, con espacios en la lista para introducir las cantidades reales de cada artículo”. (Ojugo, 2004, pág. 158)
El almacenamiento de cada artículo debe estar en orden con la hoja de inventario para que este se lo realice de forma rápida y eficiente, por esto la mayoría de las empresas tienen automatizados sus inventarios.
1.7.2 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS ABC
Este sistema también es conocido como análisis ABC, método ABC o clasificación ABC. El cual consiste en la división de los artículos del inventario en tres grupos que son:
Grupo “A”: Son aquellos artículos que requieren de un alto control ya sea por su alto costo de adquisición o por su alta rotación en bodega. Generalmente representan el 20 % del total de los artículos del inventario y entre el 70% a 80% del costo del mismo.
A los artículos que pertenecen a este grupo son a los cuales se tiene que realizar un inventario permanente, es decir, realizar un inventario diario de existencias especialmente en el área de cocina.
Grupo “B”: Son aquellos artículos que requieren un control menos riguroso ya sea por su costo medio de adquisición o porque su rotación es media, es decir, que su rotación no sea muy amplia. Estos representan el 30% del total de artículos del inventario y entre el 15% al 25% del costo.
Los artículos que pertenecen a este grupo se los debe controlar realizando un inventario de forma semanal o quincenal.
Grupo “C”: Son aquellos artículos que no requieren un control exhaustivo ya sea por su bajo costo de adquisición o por su baja rotación en bodega. Estos artículos tienen una representación del 50% del total de los artículos del inventario y un 5% del costo. (Jimenez Guillermo, 2002)
12
1.7.3 KÁRDEX
Para llevar un control del movimiento de la materia prima que se encuentra en bodega es necesario tener la ayuda de algún registro por este motivo existen las tarjetas Kárdex en las cuales se lleva un registro detallado de las entradas, salidas y existencias de materia prima.
Una tarjeta kárdex por lo general tiene los siguientes datos Nombre de la empresa.
No. Tarjeta Kárdex: el número de la tarjeta kárdex Artículo: nombre del producto.
Código: número de identificación del producto.
Cantidad máxima: dato referencial, para no tener más stock del necesario. Cantidad mínima: dato referencial, para no quedarse desabastecido. Precio de costo: precio o valor de compra.
Precio de venta: precio o valor de venta. Fecha: en la cual se hace el movimiento.
Detalle: descripción del producto al que se hace el movimiento. Entradas: se indica el número del producto que ingresa.
Salidas: se indica el número del producto que sale.
Unidad: con la que se mide la entrada o salida del producto. Existencias: cantidad del producto que se dispone.
Precio unitario: el valor que tiene por unidad.
Precio total: el valor total del producto con respecto a la cantidad del movimiento realizado o de la existencia en stock. (Sarmiento, 2009, pág. 147) (Anexo 02, Figura 05)
Existen algunos métodos de valoración utilizadas en las tarjetas kárdex, estos son:
Promedio ponderado: Es un método que “(...) determina el valor promedio de
los materiales que ingresan a la bodega, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del inventario de materiales”. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 44)
13 inventario para el nuevo número de existencias o cantidades del producto. (Anexo 02, Figura 06)
PEPS: “Significan que los materiales que ingresan primero a la bodega son los
primeros que tienen que salir”. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 44)
En este método se separan las existencias por fecha de compra u orden de ingreso o a la bodega para poder controlar que existencia del producto es el que debe salir primero para mantener un orden y tener una buena rotación de las existencias del producto. (Anexo 02, Figura 07)
UEPS: “Significa que los materiales que ingresan al último son los primeros que tienen que salir.” (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 44)
Costo actual o Valor actual: “Consiste en valorar los materiales al coto actual de mercado, mediante ajustes contables.” (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 44) En el campo hostelero el método basado en las PEPS resulta muy eficiente para poder llevar una eficiente rotación de la materia prima ya que se maneja productos perecibles y mediante la utilización de este método se puede identificar cuál materia prima es la que ingresó en primero lugar para que sea la primera en salir. Con la ayuda del método del Promedio Ponderado se facilita la valoración adecuada del inventario y así llevar un control eficiente del dinero que se tiene en materias primas por esta razón es utilizado en la hostelería para este fin.
1.7.4 LOS LÍMITES DE EXISTENCIAS:
Es de gran importancia el adecuado control de las existencias (materias primas, materiales y suministros) para evitar el sobreabastecimiento que produce la elevación de los costos y el encarecimiento del producto; o el desabastecimiento que puede desencadenar en la paralización del proceso productivo, ocasionando pérdidas para la empresa. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 49)
Son de mucha importancia en cualquier empresa ya que ayudan a determinar la cantidad de materia prima, materiales y suministros que son necesarios para el proceso de producción y así evitar que se tenga un sobreabastecimiento de los mismos para que no exista un aumento los costos de producción o en el caso contrario que no se tenga un desabastecimiento que produjera una paralización en la producción resultando en pérdidas para la empresa.
14
1.7.4.1 Existencia máxima: “Es la cantidad máxima de materia prima, materiales o suministros que se debe mantener en stock (de cada artículo) con el fin de cubrir eventuales necesidades imprevistas”. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 49)
Es la mayor cantidad que se puede tener de materia prima, material o suministros en el stock para prevenir cualquier eventualidad inesperada. Se la determina considerando el consumo máximo mensual de los materiales y el tiempo de reposición de los mismos.
1.7.4.2 Existencia mínima: “Es el nivel mínimo de stock de materias primas o materiales y suministros que debe permanecer en existencia para que el proceso productivo no se interrumpa”. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 50)
Es la cantidad mínima que se puede tener de materia prima, material o suministros existentes en el stock que permita seguir con el normal funcionamiento de la empresa. Se lo determina considerando el consumo mínimo de materiales y el mínimo tiempo de reposición.
1.7.4.3 Existencia crítica
Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores en el cual se debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales de compras para atender adecuadamente los requerimientos de la planta y no suspender las actividades de producción. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 50)
Es el nivel más bajo al cual puede llegar el stock en el caso que fallen los abastecimientos de los proveedores, en estos casos la empresa debe recurrir a medidas extraordinarias para abastecerse y no detener el funcionamiento de sus actividades.
1.7.4 HERRAMIENTAS DE CONTROL PARA INVENTARIOS
1.7.4.1 Solicitud de Compra
15 pág. 17) pero antes se debe “(…) establecer la necesidad de materias primas o materiales y suministros que se requieren para la elaboración del producto, con base en la planificación de la producción” (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 41).
1.7.4.2 Órdenes diarias o Lista de Mercado
Es un documento pre-impreso en el que se encuentra detallado los productos que son fácilmente perecederos, como las frutas y verduras, o que son de alta rotación, como la leche, y que su frecuencia de compra está dada por el tamaño de la empresa o su ubicación geográfica. (Escudero, 2011)
En la lista de mercado se registra el inventario actual de los productos que cumplen con las características antes mencionadas, la cantidad que se solicita, la cantidad que es aprobada y la cantidad que la persona encargada de bodega recibe por parte del proveedor. (Anexo 03, Figura 09)
1.7.4.3 Orden de Compra
Es una herramienta que ayuda a la empresa a la “(…) adquisición de materiales y suministros tomando en consideración la calidad, cantidad y especificaciones técnicas para que la compra sea la más adecuada y al menor costo posible”. (Bravo & Ubidia, 2007, pág. 41)
La Orden de Compra la realiza la persona encargada de compras, quien revisa los productos que se encuentra próximos a su existencia mínima o en casos extremos en su existencia crítica que se encuentran en la solicitud de compras enviada por el bodeguero, que la envía al departamento de compras (si lo hubiera) o a la persona que se encarga de las adquisiciones quien revisa minuciosamente el pedido antes de que sea enviado a los proveedores, adicionalmente “La información en cuanto a último precio, última fecha de compra, última cantidad comprada, deberá aparecer en el reverso de las copias, no en el original”. (Escudero, 2011, pág. 20)
Los datos necesarios en una orden de compra son los siguientes: Nombre de la empresa.
Número de orden de compra. Fecha de pedido.
Fecha de entrega. Proveedor.
Detalle del producto. Cantidad
16 Realizada por.
Autorizada por.
Recibida por.
El formato de la Orden de Compra se lo puede apreciar en el Anexo 03, Figura 10.
1.7.4.4 Meat tag
Este es un documento que consta de dos tarjetas que contendrán la misma información y es utilizada para llevar un adecuado control de los productos cárnicos que se maneja en la industria hostelera, la primera se colocara en la bandeja con el producto y la segunda se la entregará a la persona encargada de costos para su archivo, cuando el producto de la bandeja es despachado en su totalidad se procede a enviar la correspondiente tarjeta al departamento de costos para que verifiquen que no exista ningún error, si es este el caso se procede a su eliminación. En el caso de que no se utilice en su totalidad el producto se procede a realizar otro meat tag con la nueva información y se entrega al área de costos las dos tarjetas, la antigua para que sea eliminada y la nueva para que sea archivada previo verificación del producto.
Este documento ayuda mucho en el área de cocina ya que previamente en el área de carnicería se realiza el porcionamiento de las carnes, pollos, pescados, mariscos, etc., y de esta manera se puede agilizar la preparación de los alimentos solicitados por los clientes. (Mena Francisco, 2014)
Una tarjeta meat tag debe contener por lo menos la siguiente información para su debido control: fecha de recepción, nombre del producto, cantidad, unidad de medida, corte código, nombre del proveedor, número de factura y la firma de quien elaboro este documento. (Anexo 03, Figura 11)
1.7.4.5 Requisición
La requisición es una herramienta muy necesaria y útil en la empresa hostelera ya que cuando en el centro de elaboración o producción se van agotando los materiales o suministros es necesario solicitarlos a bodega. Para esto se realiza una requisición, la cual ayuda a tener un control de cuantos materiales o suministros se utiliza en un periodo determinado esta información es vital para que la gerencia tome decisiones de cuál va a ser el abastecimiento adecuado para que la empresa no tenga que detener sus actividades.
17 departamento que solicita, el nombre de la persona quien realiza la requisición, la cantidad de cada producto solicitada, autorizada y despachada, la unidad de medida del mismo y las correspondiente firmas de la persona que realizó, autorizó, despachó y recibió la requisición. (Anexo 03, Figura 12) (Mena Francisco, 2014)
1.7.4.6 Comanda
La comanda es la representación gráfica de las peticiones realizadas por los clientes. Esta representación escrita es fundamental en el servicio de comedor ya que a partir de ella se activa el engranaje que hace funcionar el servicio en una sala (Romero M., 2008, pág. 28)
Es el documento utilizado para tomar la orden a los clientes que se encuentran en el salón y así poder contar un registro de las preparaciones vendidas en un día específico y contar con la información necesaria para la facturación del servicio de alimentos y bebidas, consta de tres copias una para área de producción (original), otra para la caja (primera copia) y la última para el mesero (segunda copia).
En algunos establecimientos usan una hoja de papel en blanco para tomar el pedido de los clientes ya que no disponen de un formato para este documento, algo que no es recomendable (algunas empresas no lo hacen para evitar otro costo) porque puede causar confusión al momento de preparar el plato en cocina o al momento de la facturación. La información que debe contener este documento es la siguiente: número, fecha, número de mesa, número de habitación (solo para las empresas de alojamiento), número de clientes, nombre o código del mesero (Bachs & Vives, 2002) y al final un espacio para las observaciones que pueden ser el término de la carne o si el cliente no desea un ingrediente del plato como por ejemplo cebollas. (Anexo 03, Figura 13)
1.7.4.7 Comprobantes de Venta
18 liquidaciones de compra, nota de crédito y otros documentos autorizados (SRI, 2010 b). La información básica que debe contener un comprobante de venta es la siguiente:
Datos del Vendedor: Nombre comercial (si consta en el RUC), razón social, número de RUC, dirección, teléfono, número y fecha de autorización.
Datos del Cliente: Nombre o razón social, número de identificación (cédula, pasaporte o RUC), dirección, teléfono y firma de quien recibe el documento.
Datos Básicos: Denominación (factura, nota de venta, etc.), número de factura, fecha de emisión, número de guía de remisión, fecha de caducidad, datos de la imprenta (razón social, nombre comercial, número de RUC y autorización) y destinatarios (original: adquiriente, copia: emisor).
Datos del Producto o servicio: Cantidad, descripción, precio unitario, precio total, valor gravado 12%, valor gravado 0%, descuento, subtotal, IVA 12%, Valor Total (SRI, 2010 c)
El formato del Comprobante de venta o factura se lo puede apreciar en el Anexo 03, Figura 14.
1.8 CLASIFICACIÓN DE LOS GASTOS
Los gastos “Son aquellas utilizaciones necesarias y efectivas de bienes y/o servicios que la empresa debe efectuar para cumplir las actividades de la misma, por ejemplo, sueldos, arriendos, depreciación, útiles de oficina, etc”. (Zapata, 2007, pág. 197)
Un gasto no es otra cosa sino el recurso monetario que una empresa utiliza para poder realizar sus funciones que no están directamente relacionas con el producto o servicio que prestan y se las puede agrupar por su función los cuales son gastos administrativos, gastos financieros y gastos de ventas.
1.8.1 Gastos administrativos: “Comprenden los gastos de supervisión y administración en general, los de llevar los registros y el control contable, gastos de correspondencia, compras, etc. (…)”. (Hernández A. L., 2014, pág. 90)
19 Beneficios sociales.
Honorarios.
Viáticos y movilización.
Depreciaciones (de activos usados por administración). Impuestos.
Amortizaciones. (Zapata, 2007, pág. 198)
1.8.2 Gastos de venta: “Comprenden los gastos relacionados directamente con
la venta y la entrega de mercancías (…)”. (Hernández A. L., 2014, pág. 90) Sueldo a vendedores.
Beneficios sociales. Comisiones a vendedores. Publicidad y propaganda. Transporte y movilización. Gastos cuentas incobrables. Honorarios.
Depreciaciones (activos usados por el área de ventas). Amortizaciones. (Zapata, 2007, pág. 199)
1.8.3 Gastos Financieros: “Comprenden los gastos en que incurre un negocio debido al uso de fondos externos para financiar sus activos”. (Hernández A. L., 2014, pág. 91)
Honorarios Judiciales. Timbres, impuestos, escritos. Movilización y transporte.
Comisiones cobradores. (Zapata, 2007, pág. 199)
1.9 PROCESOS
20 Un proceso es el “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. (Pérez, 2010, pág. 51)
1.10 ELEMENTOS DE LA EMPRESA
1.10.1 Misio y Visión
1.10.1.1 Misio: Es la razón de ser de una empresa, es decir, lo que pretende hace y para quien pretende hacerlo. Jack Fleitman lo define de la siguiente forma:
La misión es lo que pretende hacer la empresa y para quien lo va hacer. Es el motivo de su existencia, da sentido y orientación a las actividades de la empresa; es lo que se pretende realizar para lograr la satisfacción de los clientes potenciales, del personal, de la competencia y de la comunidad en general. (Fleitman, 2000, pág. 37) Según Ivan Thompson la define de la siguiente forma:
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para que quien lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencia de la gerencia y /o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponible, y sus capacidades distintivas. (Thompson, 2006)
1.10.1.2 Visión: “Se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo
plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a la competitividad” (Fleitman, 2000, pág. 283)
La visión es lo que la empresa desea ser a futuro y que servirá como guía para que se tomen decisiones que ayuden a llegar a ese objetivo.
1.10.2 Valores Corporativos
21 Los valores corporativos vienen a ser las costumbres, actuaciones, actitudes, comportamientos o pensamientos que una empresa asume para hacerse conocer ante sus clientes y diferenciarse de la competencia.
Para determinar los valores corporativos se dispone de tres elementos:
El deseo o la voluntad del empresario para hacerse conocer y esto depende de sus aspiraciones.
La estrategia en la cual se ve la orientación del negocio, la manera en la cual se va a competir y como se posicionará en la mente del consumidor. El compromiso de parte de todos los involucrados en la empresa. (Mejía, s/f)
1.10.3 Políticas Empresariales
La política empresarial es una declaración de principios generales que la empresa u organización se comprometen a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases de cómo se desarrollaran los demás documentos (manuales, procesos, procedimientos, etc.,) de la empresa. (Bernal J. J., 2012)
En las políticas de una empresa se deben enumerar las líneas generales de su filosofía pero no debe incluir detalles y una buena política no ocupará más de dos páginas, además estás sirven de base para redactar el resto de documentos de la empresa.
Es necesario que todos los empleados estén correctamente informados sobre las políticas de la empresa para hacerla cumplir.
Existen tres tipos de políticas: Las generales, que son aquellas que engloban a toda la organización; las departamentales, que son los principios a seguir de cada departamento y las específicas, que son fijados para actividades o proyectos concretos. (Bernal J. J., 2012)
1.10.4 Organigrama
“Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran (…)” (Fleitman, 2000, pág. 246)
22 determinar los diferentes departamentos, sus alcances, el número de colaboradores que se necesitara para realizar funciones específicas, etc.
Los organigramas que se van a utilizar en el presente trabajo son el organigrama estructural y el organigrama funcional.
1.10.4.1 Organigrama Estructural: “Contiene información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características”. (Franklin Enrique, 2009, pág. 125)
1.10.4.2 Organigrama Funcional: “Incluye las principales funciones que tienen
23
CAPITULO II
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL RESTAURANTE FIVE FOOD
2.1 ANÁLISIS EXTERNO O MACROAMBIENTE
2.1.1 Fuerzas Demográficas
2.1.1.1 Población y Ubicación
La ciudad de Quito se encuentra en la provincia de Pichincha y es la capital del Ecuador, tiene una extensión de 422.802 hectáreas y se encuentra en una altitud que va desde los 1.533 hasta los 3.777 metros sobre el nivel del mar y el área urbana del Distrito Metropolitano de Quito se encuentra a una altura promedio de 2.850 metros. Cuenta con 33 parroquias rurales y 32 parroquias urbanas, el idioma oficial es el español y la moneda oficial es el dólar estadounidense. (Quito, 2014 a)
La UNESCO declaró a la ciudad de Quito como Primer Patrimonio Cultural de la Humanidad el 18 de septiembre de 1978 con el fin de conservar su estilo colonial en el Centro Histórico, para la década de los 80 la ciudad desarrolla una conciencia turística que trasciende hasta el día de hoy. (Quito, 2014 b)
En la ciudad de Quito la población es de 2,2 millones de habitantes aproximadamente y el rango de edad de la población que tiene una mayor representación correspondiente al 55,05% está comprendido entre los 15 – 49 años con 1,2 millones de personas aproximadamente de los cuales el 51,62% representa a las mujeres y el 48,38% a los hombres. (Eruditos.net, 2013)
Dentro de la parroquia Eloy Alfaro, en la cual se encuentra ubicado el restaurante, la población según el censo realizado por el INEC (Instituto Nacional de Estadísticas y Censos) y presentado en el boletín estadístico mensual ICQ del Instituto de la Ciudad para el 2010 fue de aproximadamente 425000 personas y presentó un crecimiento del 4% entre 2001 y 2010. (Instituto de la Ciudad, 2011)
2.1.2 Fuerzas Económicas
24 En la página del Banco Central del Ecuador se puede apreciar que la tasa de interés activa para el mes de enero del 2015 está fijada en 7,84%, mientras que para la tasa de interés pasiva para el mismo mes se encuentra en 5,22%. Otra dato importante que se debe tener presente es el riesgo país que para el Ecuador se encuentra en 569 puntos para el 28 de enero de 2015. (Banco Central del Ecuador, 2015)
El Instituto Nacional de Estadísticas y Censos en la Encuesta Nacional de Ingresos y Gatos de los Hogares Urbanos y Rurales, que se la realizó a 40.932 viviendas entre abril del 2011 a marzo de 2012 informó que los hogares ecuatorianos en relación a los gastos monetarios de consumo destinan el 24,4% de ellos a la adquisición de alimentos y bebidas no alcohólicas. (INEC, 2013)
2.1.3 Fuerzas Naturales
En la parroquia Eloy Alfaro, en donde se encuentra ubicado el restaurante, existe una baja susceptibilidad a movimientos en masa como lo muestra la Figura 15, esto quiere decir que no existe un riesgo de terremotos en el sector y por ende el restaurante no sufriría daños en su infraestructura de presentarse un terremoto en los puntos de riesgo de la ciudad.
Figura 15 – Susceptibilidad a movimientos en masa
FUENTE: (Instituto de la Ciudad, 2013 a)
2.1.4 Fuerzas Tecnológicas
