DIRECCIÓN GENERAL DE POSGRADOS
MAESTRÍA EN AUDITORÍA Y FINANZAS
“DISEÑO DE UN MODELO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN EL ECUADOR, CASO DE ESTUDIO EN UNA INSTITUCIÓN
FINANCIERA EMISORA DE TARJETAS DE CRÉDITO”.
Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al Grado de Magister en Auditoría y Finanzas.
Autor
GIOVANNI FRANCISCO RUANO OBANDO
Director
JOSÉ VICENTE CEDEÑO M., MAE, MF
QUITO – ECUADOR
Yo, Giovanni Francisco Ruano Obando, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido presentado para ningún grado o calificación profesional.
Además; y, que de acuerdo a la Ley de propiedad intelectual, del presente Trabajo de investigación pertenecen todos los derechos a la Universidad Tecnológica Equinoccial, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.
APROBACION DEL DIRECTOR
En mi calidad de Director del Trabajo de Grado presentado por el señor Giovanni Francisco Ruano Obando, previo a la obtención del Grado de Especialista (Magister) en Auditoría y Finanzas, considero que dicho Trabajo reúne los requisitos y disposiciones emitidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial por medio de la Dirección General de Posgrados para ser sometido a la evaluación por parte del Tribunal examinador que se designe.
En la Ciudad de Quito, a los 12 días del mes de febrero del 2015.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios por brindarme la fortaleza para culminar con este trabajo de investigación.
A la empresa donde trabajo, Diners Club del Ecuador, mi Gerente de Soluciones Funcionales; Carmen Alicia Gómez, a mi compañero de trabajo; Juan Pablo Durán por el apoyo brindado durante la realización de este trabajo.
Al Mba. José Vicente Cedeño, Director de Tesis por la dirección y tiempo dedicado para poder realizar con éxito este trabajo.
CAPÍTULO I ... 2
1. CONTEXTUALIZACION DEL PROBLEMA. ... 2
1.1Planteamiento del Problema. ... 2
1.2 Formulación del Problema. ... 3
1.3 Sistematización del Problema o Interrogantes. ... 4
1.4 Objetivos de la Investigación. ... 4
1.4.1 Objetivo General. ... 4
1.4.2 Objetivos Específicos. ... 4
1.5 Justificación de la Investigación. ... 5
1.6 Alcance de la Investigación. ... 6
CAPITULO II ... 7
2. MARCO DE REFERENCIA ... 7
2.1 Los Antecedentes de la Investigación. ... 7
2.2 Marco Teórico. ... 8
2.2.1 Project Management Institute (PMI). ... 8
2.2.2 Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) ... 9
2.2.3 El Ciclo de Vida del Proyecto. ... 10
2.2.4 Macro Procesos de la Guía del PMBOK... 12
2.2.5 Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento. . 14 2.2.6 Interesados del Proyecto (Stakeholders). ... 16
2.2.7 Equipo del Proyecto. ... 17
2.3. Marco Teórico, Facturación Electrónica. ... 17
2.3.1 Comercio Electrónico. ... 17
2.3.2 Comprobantes Electrónicos de Venta, Retención y Documentos Complementarios. ... 18
2.3.3 Factura Electrónica. ... 20
2.3.4 ¿Cómo Funciona la Factura Electrónica? ... 20
2.3.5 Objetivos de la Facturación Electrónica ... 21
2.3.6 Ventajas de la Facturación Electrónica. ... 22
2.3.10 Firma Electrónica. ... 28
2.3.11 Pasos para la Obtención de la Firma Electrónica ... 28
2.4 Marco Legal. ... 29
2.4.1 Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 555 del 17 de abril del 2002. ... 29
2.4.2 Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico. Registro Oficial 735 del 31 de diciembre del 2002. ... 29
2.4.3 Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios del Registro Oficial 247 del 30 de julio del 2010. ... 30
2.4.4 Resolución NAC-DGERCGC12-00105, Registro Oficial 666 del 21 de marzo del 2012. ... 30
2.4.5 Resolución NAC-DGERCGC14-00157, Registro Oficial 215 del 31 de marzo del 2014. ... 31
2.4.6 Resolución NAC-DGERCGC14-00366, Registro Oficial 257 del 30 de mayo del 2014. ... 31
CAPITULO III ... 32
3. MARCO METODOLOGICO. ... 32
3.1 Diseño de la Investigación. ... 32
3.2 Tipo de la Investigación. ... 32
3.3 Métodos de la Investigación. ... 33
3.4 Población. ... 34
3.5 Operatividad de Variables ... 34
3.6 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos. ... 36
3.7 Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos. ... 37
3.8 Confiabilidad de Validez de Instrumentos. ... 38
3.8.1 Confiabilidad ... 38
3.8.2 Validez ... 38
3.9 Proposición de Investigación. ... 38
CAPITULO IV. ... 39
4. MARCO EMPIRICO ... 39
4.1.3 Funcionamiento De La Tarjeta De Crédito. ... 40
4.1.4 Servicios Financieros de Ahorro e Inversión. ... 43
4.1.5 Proceso Actual de Facturación Socios - Modalidad Autoimpresor... 44
4.1.6 Proceso Actual de Facturación Establecimientos Modalidad Autoimpresor. ... 45
4.1.7 Proceso de Emisión de Documentos Complementarios. ... 46
4.1.8 Volumen y Costos del Proceso Actual de Facturación Socios por Autoimpresor. ... 47
4.1.9 Volumen y Costos del Proceso Actual de Facturación Comercios por Autoimpresor. ... 49
4.2 Propuesta de Investigación. ... 50
4.2.1 Enunciado de trabajo del Proyecto ... 50
4.2.1.1 Análisis de Costos del Proceso de Facturación Autoimpresor Comparado con la Modalidad de Facturación Electrónica. ... 52
4.2.1.2 Análisis del Tiempo del Proceso de Facturación Autoimpresor Comparado con la Modalidad de Facturación Electrónica. ... 55
4.2.1.3 Criterios de Aceptación del Proyecto Facturación Electrónica, Valor Actual Neto y Tasa Interna de Retorno. ... 57
4.2.2 Acta de Constitución del Proyecto ... 71
4.2.3 Identificar a los Interesados ... 74
4.2.4 Definir Alcance ... 74
4.2.5 Recopilar Requisitos. ... 79
4.2.6 Crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). ... 83
4.2.7 Desarrollar el Cronograma. ... 83
4.2.8 Diagrama de Gantt. ... 86
4.2.9 Seguimiento del Cronograma. ... 86
4.2.10 Estimación de los Costos y Determinación del Presupuesto. ... 87
4.2.11 Seguimiento del Presupuesto. ... 90
4.2.12 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos. ... 94
4.2.13 Planificar las Adquisiciones. ... 97
4.2.14.3 Gestión de Expectativas de los Interesados. ... 103
4.2.14.4 Información del Desempeño. ... 103
4.2.15 Planificar la Gestión del Riesgo ... 104
4.2.15.1 Identificación de los Riesgos. ... 104
4.2.15.2 Niveles de Probabilidad. ... 106
4.2.15.3 Niveles de Impacto. ... 107
4.2.15.4 Matriz de Probabilidad e Impacto ... 107
4.2.15.5 Identificación y Evaluación Cualitativa del Riesgo... 108
4.2.16 Planificar la Calidad. ... 111
CAPITULO V. ... 114
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ... 114
5.1 Conclusiones. ... 114
5.2. Recomendaciones. ... 117
BIBLIOGRAFIA ... 119
ANEXOS ... 122
Anexo A-1 ... 122
Anexo A-2 ... 124
Anexo A-3 ... 125
Anexo A-4 ... 125
Anexo A-5 ... 126
Anexo A-6 ... 126
Anexo A-7 ... 127
Anexo A-8 ... 128
Anexo A-9 ... 129
Anexo A-10 ... 130
Anexo A-11 ... 131
Anexo A-12 ... 132
Anexo A-13 ... 133
Anexo A-14 ... 133
Anexo A-15 ... 134
Anexo A-19 ... 138
2.1 Dimensiones básicas de un proyecto ... 10
2.2 Niveles típicos y dotación del personal durante el ciclo de vida del proyecto 11 2.3 Impacto de variable en función del tiempo del proyecto ... 12
2.4 Grupos de procesos de la gestión del proyecto ... 13
2.5 Proceso de emisión y Recepción de Factura Electrónica... 20
4.1 Estructura Organizacional ... 40
4.2 Funcionamiento de la tarjeta de crédito ... 40
4.3 Evolución de Socios Autoimpresor que migran E-Factura Socios Actuales .. 61
4.4 Evolución de Costos Autoimpresor E-Factura y Ahorro total-Socios Actuale 62 4.5 Evolución de Costos Autoimpresor E-Factura y Ahorro total-Socios Nuevos 64 4.6 Evolución de Comercios Autoimpresor que migran E-Factura-Comercios Actuales ... 66
4.7 Evolución de Costos Autoimpresor E-Factura y Ahorro Total-Comercios Actuales ... 67
4.8 Evolución de Costos Autoimpresor E-Factura y Ahorro Total-Comercios Nuevos ... 69
2.1 Correspondencia entre grupos de procesos y área de conocimiento de la
dirección de Proyectos ... 14
3.1 Operatividad de Variables ... 35
4.1 Volumen de Comprobantes de Venta, Retención, documentos complementarios y Costos de Facturación Socios por Autoimpresor y Pre impresos ... 47
4.2 Volumen de Comprobantes de Venta, Retención y Costos de Facturación comercios por Autoimpresor... 49
4.3 Formulario de Solicitud de Proyecto ... 51
4.4 Volumen de Comprobantes de Venta, Retención, Documentos complementarios y Costos de Facturación Socios bajo la modalidad de Facturación Electrónica ... 53
4.5 Volumen de Comprobantes de Venta, Retención y Costos de Facturación comercios por Facturación Electrónica ... 54
4.6 Estimación de la Inversión inicial para la implementación de Facturación Electrónica... 57
4.7 Flujos de Caja del Proyecto de facturación Electrónica ... 69
4.8 Acta de Constitución del Proyecto ... 72
4.9 Documentación de los principales interesados ... 74
4.10 Definición del alcance del Proyecto ... 75
4.11 Tabla de Requisitos Proyecto de facturación Electrónica ... 79
4.12 Cronograma del Proyecto de Facturación Electrónica ... 84
4.13 Formato de seguimiento semanal del cronograma ... 87
4.14 Recursos del Proyecto ... 87
4.15 Presupuesto del Proyecto de Facturación Electrónica ... 88
4.16 Seguimiento del Presupuesto –Primer Mes ... 91
4.17 Matriz de Asignación de responsabilidades- RACI ... 95
4.18 Matriz de designaciones por recurso- RACI ... 96
4.19 Modelo de puntajes ponderados ... 98
4.20 Identificación de los interesados ... 100
La presente investigación busca analizar y evidenciar las bondades y utilidad del empleo de la Guía del Project Management Body of Knowledge (Guía del PMBOK) desarrollada por el Project Management Institute (PMI) que es un conjunto de normas, métodos y procesos, reconocidos como buenas prácticas por profesionales de la dirección de proyectos, enfocándola en un caso práctico como es el proyecto de implementación de facturación electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito. La estructura propuesta de la presente investigación se compone de un marco teórico que sustenta y apoya al tema planteado que consiste en una revisión de los fundamentos para la dirección de proyectos y de igual forma de un marco conceptual y legal en relación al nuevo esquema de facturación electrónica.
Entre los principales resultados obtenidos en la presente investigación se puede mencionar:
Utilización de la Guía de PMBOK para la elaboración de un modelo que permita la implementación de la facturación electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito.
Identificación del alcance, objetivos, entregables y requisitos necesarios para la implementación de facturación electrónica.
Descripción del proceso de facturación actual bajo la modalidad de autoimpresor de Diners Club del Ecuador y comparación con el nuevo esquema de facturación electrónica para determinar la conveniencia de su implementación en la organización.
This research seeks to analyze and demonstrate the benefits and usefulness of the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) developed by the Project Management Institute (PMI) which is a set of standards, methods and processes guide, recognized as good practices by professional project management, focusing on a case like the project to implement electronic invoicing in a Financial Institution Credit Card Issuer. The proposed structure of the present investigation consists of a theoretical framework that underpins and supports the proposed issue is a review of the rationale for project management and similarly a conceptual and legal framework relating to the new billing scheme
Among the main results obtained in this investigation, it can be mentioned:
Using the PMBOK Guide for the implementation of electronic invoicing in a Financial Institution Credit Card Issuer.
Identification of the scope, goals and deliverables requirements for the implementation of electronic invoicing.
Description of the current billing process in the form of autoimpresor of Diners Club Ecuador and comparison with the new electronic invoicing scheme to determine the suitability of its implementation in the organization.
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, las organizaciones se ven obligadas a estar en permanente evolución, debido a las tecnologías de información y comunicación, comercio electrónico e innovaciones tecnológicas que se presentan de manera vertiginosa en un mundo globalizado, en la cual si las organizaciones no están preparadas para constantes cambios podrían perder su posicionamiento en el mercado por el surgimiento de nuevos competidores que se adaptan a nuevas tecnologías que les permite una reducción considerable de costos en su procesamiento, mejoran la calidad de los productos y servicios, brindan un valor agregado a los clientes y hacen que las organizaciones sean más eficientes y productivas. Tal es el caso de la nueva modalidad de facturación electrónica, una innovación tecnología que pretende reducir costos en las organizaciones al dejar de imprimir papel, contribuyendo con el medio ambiente, optimizando y haciendo más ágiles los procesos de facturación de las organizaciones, con mayores niveles de seguridad y resguardo de almacenamiento de los comprobantes de venta de manera electrónica.
Para ello es de interés común de las organizaciones adaptarse a las nuevas innovaciones tecnológicas para lo cual requieren disponer de habilidades, metodologías y herramientas para la gestión de proyectos con la finalidad que en la implementación de los mismos no existan retrasos de tiempo, presupuestos por encima de lo planificado y falta de requisitos necesarios que garanticen la calidad del nuevo producto o servicio automatizado, haciendo que en lugar de ser una oportunidad de negocio sea un fracaso por una mala gestión del proyecto.
CAPÍTULO I
1. CONTEXTUALIZACION DEL PROBLEMA.
1.1 Planteamiento del Problema.
Según (Moncada & Oviedo, 2012, pág. 2) “La Tecnología de la Información y las Comunicaciones (TICs) se han convertido en una necesidad estratégica de las empresas para competir en la mayoría de los sectores, obligándolas a su implantación para generar valor y mejorar su posición competitiva”.
Desde el mes de febrero del 2012 la Administración Tributaria del Ecuador dictaminó el nuevo esquema de facturación electrónica para las empresas del Ecuador. Y es así que desde enero del 2013 se inició la primera etapa denominada por el Servicio de Rentas Internas (SRI) de voluntariedad y a partir de este año se ha informado que la facturación electrónica será obligatoria tanto por etapas como por grupo de contribuyentes desde el 1 de junio del 2014 hasta el año 2015 de acuerdo a la resolución No. NAC-DGERCGC13-00236 de mayo del 2013 emitida por el SRI.
Conforme la última publicación del SRI del Boletín de prensa No. NAC-COM-13-0034 hasta octubre del 2013 son 115 contribuyentes los que se han adherido al nuevo esquema de facturación electrónica y son 12 millones de comprobantes electrónicos emitidos con la autorización del SRI, sin embargo existen 239.860 contribuyentes que corresponden a sociedades que aún no implementan este nuevo esquema por desconocimiento y porque se considera complicada su implementación ya que dependiendo del tamaño de la empresa y volumen de facturación implica un proyecto tecnológico que si se lo lleva a cabo con una mala dirección, gestión y administración, puede llevar a una empresa a excederse del presupuesto, retrasarse en los tiempos planificados o no cumplir con la funcionalidad esperada lo que conlleva pérdidas económicas y sanciones por parte de la administración tributaria.
de información, debido a una deficiente dirección, gestión y administración de proyectos, con base en una revisión del 60% de proyectos de Estados Unidos, 25% de Europa y 15% del resto del mundo señalan que sólo el 39% de los proyectos finalizan de forma satisfactoria, el 43% de los proyectos fueron deficientes, con retrasos, por encima del presupuesto y con menos de los requisitos esperados, mientras que el 18% fracasaron, se cancelaron o se finalizaron pero el producto nunca se usó.
Bajo este criterio surge la necesidad de generar un modelo que permita a las empresas del Ecuador implementar la facturación electrónica de forma exitosa y toma relevancia la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) desarrollada por el Project Management Institute (PMI) que es un conjunto de normas, métodos y procesos, reconocidos como buenas prácticas por profesionales de dirección de proyectos, la cual está compuesta de 47 procesos distribuidos en 5 macro procesos que son Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento/Control, Cierre del proyecto y dispone de una serie de aristas a considerar que son las áreas de conocimiento que incluyen la integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgo e Interesados que son las herramientas que se utilizarán para el diseño del modelo propuesto en la presente investigación. (Project Management Institute, 2008)
Este modelo se lo desarrollará con base en un caso práctico de implementación de facturación electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito.
1.2 Formulación del Problema.
1.3 Sistematización del Problema o Interrogantes.
¿Cuáles son los requisitos, procesos y marco legal necesarios para la elaboración de un modelo que permita la implementación de facturación electrónica?
¿Cuáles son los procesos de facturación actual en comparación a los procesos de facturación electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito?
¿Cómo se puede evitar que existan retrasos en la implementación de facturación electrónica y por ende se incurran en sanciones por parte de la Administración Tributaria del Ecuador?
¿Cómo se debería estimar, presupuestar y controlar los costos que implica la implementación de facturación electrónica en una emisora de tarjeta de crédito?
¿Cómo se debe conseguir la funcionalidad esperada y minimizar los riesgos empresariales que pueden estar expuestos en la implementación de facturación electrónica?
1.4 Objetivos de la Investigación.
1.4.1 Objetivo General.
Diseñar un modelo con base en la Guía del PMBOK que permita la implementación del proyecto de facturación electrónica para el caso de estudio de una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito.
1.4.2 Objetivos Específicos.
1. Identificar todos los requisitos, procesos y marco legal necesarios para la elaboración de un modelo que permita la implementación de facturación electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito.
3. Efectuar los procesos necesarios para la elaboración de un modelo que permita la implementación de facturación electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito con base en la guía del PMBOK.
1.5 Justificación de la Investigación.
En la actualidad las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) tienen un papel muy importante para las empresas u organizaciones que les permite estar en constante innovación con la finalidad de mejorar sus procesos, productos, servicios y por ende mejorar su productividad, rentabilidad y posicionamiento en el mercado. Es por ello que las empresas deciden invertir recursos, tiempo y conocimiento en la implementación de nuevos proyectos tecnológicos, sin embargo toda nueva idea o proyecto tecnológico puede generar éxito o fracaso para una empresa u organización, ya que surgen circunstancias que ponen a prueba el nivel de la organización en cuanto a su infraestructura y capacidad humana.
Bajo este contexto de desarrollo tecnológico la Administración Tributaría del Ecuador a partir de junio del año 2014 y 2015, iniciará una fase de obligatoriedad de implementación de Facturación Electrónica con la finalidad de reducir costos directos e indirectos del cumplimiento de los contribuyentes, favorecer la disminución de la contaminación ambiental, brindar mayor seguridad, mejorar y simplificar el proceso de emisión de comprobantes, reduciendo costos en la gestión de obtener, emitir, archivar y resguardar los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios. (Servicio de Rentas Internas, 2014)
manejar procesos adecuados para dirigir al equipo humano de trabajo, mejorando su comunicación y disponibilidad de información.
El modelo propuesto en la presente investigación pretende ser un marco referencial y fuente de consulta para las empresas que requieren implementar de forma exitosa la facturación electrónica y beneficiarse de la utilidad que conlleva el manejo de comprobantes electrónicos y de igual forma contribuir con la Administración Tributaria del Ecuador en el alcance de su objetivo que consiste que para el año 2015 todas las empresas estén bajo el nuevo esquema de comprobantes electrónicos.
1.6 Alcance de la Investigación.
El alcance de la presente investigación está orientado a mejorar la dirección, administración y gestión de los proyectos tecnológicos para el caso de estudio del proyecto de implementación de facturación electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito y la vez ser un marco de referencia que pueda ser fuente de consulta para conocer los requisitos, actividades, procesos y marco legal necesarios para la implementación de la facturación electrónica en las empresas del Ecuador que deben adherirse obligatoriamente a este nuevo esquema conforme lo dictaminado por el Servicio de Rentas Internas. El trabajo de investigación se lo realiza en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito debido a que manejan un alto nivel de facturación que amerita un proyecto tecnológico para la implementación de facturación electrónica y por la disponibilidad del acceso de información.
CAPITULO II
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 Los Antecedentes de la Investigación.
Según el trabajo de (Salas & Vélez, 2012) en su tesis, realizaron una propuesta para la aplicación de la facturación electrónica para el caso de una empresa INMEPLAST. S.A. En este estudio abarca la ley de comercio electrónico, mensaje de datos y firma electrónica, ley de régimen tributario interno y determinan los procedimientos, metodología y control que implica el sistema de facturación electrónica para su caso de estudio.
El desarrollo de este trabajo sirvió de apoyo a la presente investigación para identificar los requisitos legales, actividades y procesos necesarios para el diseño del modelo de facturación electrónica que se lo realizará bajo la metodología de la Guía del PMBOK.
Por otra parte en la investigación efectuada por (Méndez & Pérez, 2012) se realizó un análisis correspondiente al incremento de seguridad a través de la firma electrónica, la ayuda al medio ambiente, la imagen que tendrá las instituciones financieras ante sus clientes y proveedores, reducción de costos en carga operativa e impresión de papel.
El presente tema de investigación se apoyó en el trabajo mencionado, en los aspectos relacionados en el análisis de la reducción de costos, disminución de carga operativa e impresión de papel, mejoramiento de procesos de facturación.
En la investigación de (Solorzano, 2011), desarrolló un plan de gestión de proyectos para la implementación de factura electrónica en la Cadena de Farmacias Sucre S.A. en Costa Rica para las áreas de conocimiento de alcance, tiempo, costos y comunicaciones, con la implementación de buenas prácticas de administración de proyectos y el apoyo de herramientas, propuestas por el Project
El desarrollo del trabajo mencionado contribuyó con el tema de investigación en la metodología de la guía del PMBOK para la implementación de facturación electrónica en las áreas de tiempo, costos, comunicaciones y fue una guía que permitió diseñar el modelo de la presente investigación bajo el contexto de la realidad de las empresas del Ecuador.
Según el trabajo de investigación de (Guzmán & Mendieta, 2011) se realizó un análisis del proceso de implementación de facturación electrónica en el ecuador desde el año 2009 en el cual su objetivo principal fue apreciar cómo se está impulsando la facturación electrónica en nuestro país debido a que es un tema nuevo y poco conocido, el propósito fue observar cuales fueron los beneficios y si era factible aplicar este sistema.
El presente tema de investigación se apoyó en el trabajo anteriormente citado, en los aspectos relacionados con las definiciones, requisitos y pasos a seguir para la implementación de la facturación electrónica.
2.2 Marco Teórico.
2.2.1 Project Management Institute (PMI).
El PMI según (Klastorin, 2007) es una organización profesional no lucrativa que promueve la administración de proyectos. Fundado en 1969, el PMI patrocina seminarios y talleres, así como procesos de certificación y ha promovido la idea de que la administración de proyectos requiere de un conjunto de habilidades y un cuerpo de conocimientos que son únicos para administrar proyectos.
El PMI conforme lo indicado por (Angulo, 2013) permite la gestión de proyectos con un conjunto de herramientas y técnicas que describen, organizan y supervisan las actividades y trabajos del proyecto. El PMI fija el estándar en gestión de proyectos en la actualidad. Es la organización más reconocida en materia de gestión de proyectos y ha logrado promover las mejores prácticas de gestión de proyectos en todo el planeta.
del PMI. Esta metodología de administración de proyectos maneja técnicas como valoración del trabajo y desglose del trabajo a realizar en tareas que facilitan administrar un proyecto en forma efectiva para dar cumplimiento a compromisos, más teniendo en cuenta que muchos proyectos fallan al no cubrir expectativas en cuanto a funcionalidad, tiempo, presupuesto y calidad.
2.2.2 Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)
Según (Project Management Institute, 2008), la guía del PMBOK identifica los fundamentos de la dirección de proyectos generalmente reconocidos como buenas prácticas que significa que los conocimientos y prácticas descritos se aplican a la mayoría de los proyectos la mayor parte del tiempo y que existe conceso sobre su valor y utilidad, de igual forma que aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. Buenas prácticas no significa que el conocimiento descrito debe aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos; la organización y/o el equipo de dirección del proyecto son responsables de establecer lo que es apropiado para un proyecto determinado.
Para (Project Management Institute, 2008), “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Para llevar a cabo su consecución es necesario de una dirección del proyecto que es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo y se logran a través de la aplicación e integración adecuada de los 47 procesos de la dirección de proyectos de la Guía del PMBOK agrupados de forma lógica en 5 grupos de procesos o macro procesos que son: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento/Control y Cierre y también considera aspectos o aristas que proporcionan una visión de 360 grados en la dirección de proyectos con las denominadas áreas de conocimiento que incluyen: Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicación, Riesgo, Adquisiciones e Interesados. Dirigir un proyecto por lo general implica:
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica efectúa el proyecto.
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan con las siguientes dimensiones: el alcance, la calidad, el tiempo, los costos, los recursos, el riesgo.
Estas dimensiones determinan en mayor o menor medida los esfuerzos por lograr un equilibrio dinámico que los administradores de un proyecto permanentemente tratan de ajustar y encausar de acuerdo con las políticas de una empresa y el cumplimiento de los objetivos finales del proyecto, en cada una de estas dimensiones está implícita la presencia permanente de un margen de incertidumbre o riesgo, de manera que si alguno de ellos cambia es probable que al menos otro se vea afectado como se muestra en el siguiente gráfico:
Ecuación 1
Fuente: Toro Francisco, Gestión de Proyectos con enfoque PMI. (2012)
2.2.3 El Ciclo de Vida del Proyecto.
Fuente: Project Management Institute. (2008) (Guía del PMBOK).
En el gráfico N°2.2 se presenta la estructura genérica del ciclo de vida de un proyecto el cual dispone de las siguientes características según (Project Management Institute, 2008):
• En el inicio del proyecto los niveles de costos y de dotación de personal son bajos, alcanzan un pico según se desarrolla el trabajo en la etapa de ejecución y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.
• La curva de costo y dotación del personal puede no ser aplicable a todos los proyectos como es el caso del proyecto de facturación electrónica en el cual se requieren gastos importantes al inicio del proyecto para asegurar los recursos necesarios durante todo el ciclo de vida del mismo.
• El riesgo y la incertidumbre conforme el gráfico N°2.3 son mayores al comienzo del proyecto y disminuyen durante la vida del proyecto, a medida que se vayan aceptando los entregables.
Fuente: Project Management Institute. (2008) (Guía del PMBOK).
2.2.4 Macro Procesos de la Guía del PMBOK.
Para el (Project Management Institute, 2008) “Un proceso en un conjunto acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado, o servicio predefinido.” Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que pueden aplicarse y por las salidas que se obtiene. Las entradas de un proceso son cualquier elemento interno o externo que sea requerido para un proceso y las salidas constituyen el producto, resultado o servicio generado por un proceso. Los 5 macro procesos de la guía del PMBOK conforme (Angulo, 2013) en su libro Gestión de Proyectos bajo el enfoque del PMBOK los resume de la siguiente manera:
Iniciación. La iniciación ocurre cuando nace el proyecto, se incorporan los
recursos tanto humanos como financieros, se crean los primeros documentos como son el Acta de Constitución del Proyecto que describe los objetivos, la justificación, una descripción de alto nivel del producto o servicio y se identifican a los interesados, personas u organizaciones que reciben el impacto del proyecto.
Planificación. El grupo de procesos de planificación es el más importante y es
formula el plan de comunicación, se pone de relieve los riesgos que pueden ocurrir en el proyecto y se determinan los parámetros de calidad.
Ejecución. El proceso de ejecución es donde se realiza el trabajo del proyecto. El jefe de proyecto coordina y dirige los recursos, así como supervisa la realización del plan del proyecto.
Seguimiento y control. Es la parte del trabajo del proyecto en el cual se mide,
verifica y se toman medidas para corregir el trabajo que no está de acuerdo con el plan del proyecto. Durante estos procesos, se realizan y evalúan mediciones del rendimiento para determinar si existen diferencias entre el trabajo real y el plan del proyecto. Si se descubren diferencias, se tomarán las medidas correctivas.
Cierre. El grupo de procesos de cierre finaliza el proyecto de modo formal y
ordenado. En este grupo, se produce la aceptación final del proyecto, los documentos se recogen y se archivan, los contratos se cierran, se documentan las lecciones aprendidas, entre otros. En el gráfico 2.4 se visualiza las entradas, salidas y naturaleza iterativa de estos procesos.
Fuente: Project Management Institute. (2008) (Guía del PMBOK).
ejecución se convierten en entradas del proceso de cierre. Dado que la dirección de un proyecto es un esfuerzo finito, en el proceso de iniciación comienza el proyecto mientras que el proceso de cierre lo finaliza, sin embargo dependiendo del tamaño del proyecto que puede constituir múltiples subproyectos en donde el proceso de cierre para estos casos se convertirá en una entrada del proceso de iniciación. Los macro procesos anteriormente descritos permitirán cumplir con la dirección, gestión y administración adecuada del proyecto para la implementación de la facturación electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito.
2.2.5 Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento.
Según (Project Management Institute, 2008), existe de igual forma una serie de aspectos y aristas a considerar que se agrupan en las denominadas áreas de conocimiento que son: Integración, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Comunicación, Riesgo, Adquisiciones e Interesados.
CORRESPONDENCIA ENTRE GRUPOS DE PROCESOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS
AREAS DE
CONOCIMIENTO INICIACION PLANIFICACION EJECUCION CONTROL CIERRE
GESTIÓN DE INTEGRACIÓN
1.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
1.2 Desarrollar el Plan para la Gestión del Proyecto.
1.3 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
1.4 Dar Seguimiento y controlar el Trabajo de Proyecto.
1.5 Realizar el control integrado de cambios
1.6 Cerrar el proyecto o la Fase
GESTIÓN DEL ALCANCE
2.1 Planificar la gestión del alcance.
2.2Recopilar los requisitos.
2.3 Definir el alcance. 2.4 Crear la EDT
2.5 Validar el alcance 2.6 Controlar el alcance
GESTIÓN DEL TIEMPO
3.1 Planificar la gestión del Cronograma. 3.2 Definir las actividades. 3.3 Secuenciar las actividades.
3.4 Estimar los recursos de las actividades. 3.5 Estimar la duración de las actividades.
3.6 Desarrollar el cronograma.
3.7 Controlar el
cronograma.
GESTIÓN DE LOS COSTOS
4.1 Planificar la gestión de costos
4.2 Estimar costos 4.3 Determinar el presupuesto.
GESTIÓN DE LA CALIDAD
5.1 Planificar la gestión de
calidad. 5.2 Realizar aseguramiento de calidad
5.3 Control de calidad
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
6.1 Planificar la gestión de
recursos humanos. 6.2 Adquirir el equipo del proyecto. 6.3 Desarrollar el equipo del proyecto. 6.4 Dirigir el equipo del proyecto.
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
7.1 Planificar la gestión de
las comunicaciones. 7.2 Gestionar las comunicaciones del proyecto.
7.3 Control de las comunicaciones
GESTIÓN DE RIESGOS
8.1 Planificar la gestión de riesgos.
8.2 Identificar Riesgos. 8.3 Realizar análisis cualitativo de riesgos. 8.4 Realizar análisis cuantitativo de riesgos. 8.5 Planificar la respuesta a los riesgos
8.6 Controlar los
riesgos.
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
9.1 Planificar las
adquisiciones 9.2 Efectuar las adquisiciones 9.3 Controlar las adquisiciones 9.4 Cerrar las adquisiciones.
GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
10.1 Identificar a los
interesados. 10.3 Gestionar el compromiso de los interesados.
10.4 Controlar el compromiso de los interesados.
10.4 Cerrar las adquisiciones.
Fuente: Project Management Institute. (2008) (Guía del PMBOK). Quinta Edición
En la investigación de (Angulo, 2013) se explican cada una de las áreas de conocimiento las cuales fueron desarrolladas para el proyecto de facturación electrónica y que se resumen a continuación:
Gestión de la Integración. Permite estructurar todo el proyecto, a fin de
garantizar que las necesidades de las partes involucradas sean cumplidas.
Gestión del Alcance. Asegura que el proyecto incluye todo el trabajo requerido.
Gestión del Tiempo. Constituyen los procesos requeridos para asegurar la
realización del proyecto, de acuerdo con lo señalado en el cronograma.
Gestión de los Costos. Son los procesos necesarios para asegurar que el
proyecto se concluya dentro de su presupuesto asignado.
Gestión de la Calidad. Son los procesos útiles para garantizar que los productos
Gestión de Recursos Humanos. Son los recursos necesarios para hacer un uso más eficaz del personal involucrado en el proyecto.
Gestión de la Comunicación. Constituyen los procesos requeridos para
asegurar que la información del proyecto este adecuadamente recogida y divulgada.
Gestión de Riesgos. Constituye la planificación, identificación, clasificación,
cuantificación, recepción y control de los riesgos del proyecto.
Gestión de la Adquisiciones. Son los procesos necesarios para comprar bienes
y servicios fuera de la organización promotora.
Gestión de los Interesados. Son los procesos necesarios para identificar a las
personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por el proyecto.
Las áreas de conocimiento y su correspondencia con el grupo de procesos permitirán cumplir con todos los requisitos y actividades necesarios para la elaboración del modelo para la implementación de la Facturación Electrónica en una Institución Financiera Emisora de Tarjetas de Crédito.
2.2.6 Interesados del Proyecto (Stakeholders).
Un interesado es una persona, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibir que puede ser afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Los interesados suelen tener expectativas diferentes que generan conflictos y de igual forma pueden ejercer influencia sobre los entregables y el equipo de un proyecto. La alineación del proyecto con las necesidades u objetivos de los interesados es fundamental para el éxito de gestión del compromiso de los interesados y el logro de los objetivos de la organización (Angulo, 2013).
proyecto con sus necesidades y objetivos de la organización para la adaptación al nuevo esquema de facturación electrónica.
2.2.7 Equipo del Proyecto.
Son las personas asignadas al proyecto quienes trabajan directamente en la obtención de los entregables. Este equipo está compuesto por personas de diferentes grupos con conocimientos en una materia específica o con un conjunto de habilidades específicas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por el jefe del proyecto, el personal de dirección del proyecto y otros miembros del equipo que desarrollaran el trabajo (Angulo, 2013).
Una vez realizada la revisión del marco teórico en relación a la Guía del PMBOK que será la herramienta para la elaboración del modelo ahora nos corresponde enfocarnos en el marco teórico en relación a la facturación electrónica.
2.3. Marco Teórico, Facturación Electrónica.
2.3.1 Comercio Electrónico.
El comercio electrónico es una metodología moderna para hacer negocios que detecta la necesidad de las empresas, comerciantes consumidores de reducir costos, así como mejorar la calidad de los bienes y servicios. Por lo tanto no se debe seguir contemplado el comercio electrónico como una tecnología, sino como el uso de la tecnología para mejorar la forma de llevar cabo las actividades empresariales, de tal forma que estas resulten transparentes a las personas que lo utilizan dentro de las empresas. El comercio electrónico se puede entender como cualquier forma de transacción comercial en la cual las partes involucradas interactúan de manera electrónica en lugar de hacerlo de la manera tradicional con intercambios físicos o trato físico directo (Carrión, 2002).
desmaterialización, pero esta idea va evolucionando a raíz de la aparición de un proyecto de ley de Comercio Electrónico que especifica el uso de mensajes de datos, firmas electrónicas.
2.3.2 Comprobantes Electrónicos de Venta, Retención y Documentos Complementarios.
“Los comprobantes de venta acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos, respaldan la propiedad de un bien y también sirven para certificar el origen lícito de los bienes. Los comprobantes de venta tienen que estar debidamente autorizados por el Servicio de Rentas Internas y cumplir con los requisitos de impresión y de llenado, para su validez. Esto permite el sustentar el crédito tributario del IVA y los costos y gastos para la declaración de Impuesto a la Renta” (Centro de Estudios Fiscales, 2014)
En función de lo revisado en el (Centro de Estudios Fiscales, 2014) en la actualidad se disponen de las siguientes formas de impresión y emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios:
Comprobantes de venta pre impresos.- Se los obtiene a través de los
establecimientos gráficos autorizados.
Sistemas Computarizados (Auto impresores).- Se los obtiene a través de los
propios sistemas informáticos de las empresas, manteniendo la obligatoriedad de entregar documentos tributarios. El software a ser utilizado es sometido a una inspección contable por parte de un inspector informático del SRI. En los documentos por auto impresión son válidos con el uso de la firma digital que consiste en la rúbrica escrita manualmente y escaneada.
Impresoras Fiscales.- Son dispositivos electrónicos que procesan, emiten,
Mensaje de Datos.- Mediante resolución emitida por el SRI. NAC-DGERCGC12-00105, Registro Oficial 666 del 21 de marzo 2012, se aprueba el nuevo esquema de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante mensaje de datos (comprobantes electrónicos) conforme el artículo 2 de dicha resolución se establece que los sujetos pasivos de tributos, podrán emitir como mensaje de datos conforme la Ley de Comercio Electrónico, Firmas electrónicas y mensajes de datos los siguientes comprobantes de venta, retención y documentos complementarios que son: Facturas, Comprobantes de Retención, Guías de Remisión, Notas de Crédito, Notas de Débito.
A continuación se detalla el concepto de cada uno de los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios anteriormente descritos según (Centro de Estudios Fiscales, 2014)
Facturas. Las facturas son comprobantes de venta que sustentan la transferencia
de un bien o la prestación de un servicio. Son utilizadas cuando la transacción se realiza con personas jurídicas o con personas naturales que necesiten sustentar crédito tributario del IVA, y en operaciones de exportación.
Comprobantes de retención. Este documento acredita las retenciones de
impuestos realizadas por los compradores de bienes o servicios a los respectivos proveedores. Estos documentos son emitidos por los agentes de retención, al momento que realizan sus compras.
Guías de Remisión. Las guías de remisión sustentan el traslado de mercaderías
dentro del territorio nacional. Este documento complementario acredita el origen lícito de la mercadería, cuando la información consignada en ella sea veraz, se refiera a documentos legítimos, válidos, y los datos expresados en la guía de remisión concuerden con la mercadería que efectivamente se traslade.
Notas de Crédito. Son documentos complementarios; que se emiten para anular
Notas de Débito. Son documentos complementarios que se emiten por concepto de cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos de una transacción comercial realizada. En la Nota de Débito deberá constar el número de serie y secuencial del comprobantes al cual hace referencia.
2.3.3 Factura Electrónica.
La factura electrónica se la define como el documento tributario generado por medios electrónicos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero conserva su mismo valor legal con unas condiciones de integridad, autenticidad y seguridad no observadas, de manera que la facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas, comprobantes de retención y/o documentos complementarios entre emisor y receptor por medios electrónicos, ficheros informáticos y telemáticos, de un ordenador a otro, firmado digitalmente con certificados reconocidos (Guzmán & Mendieta, 2011).
2.3.4 ¿Cómo Funciona la Factura Electrónica?
En el siguiente gráfico se explica cómo funciona el proceso de emisión y recepción de Factura Electrónica:
• El emisor envía al SRI a través del enlace Web Service de forma individual o por lote en forma electrónica los comprobantes de venta en un formato XML (lenguaje de software que utiliza el SRI) para autorización, este proceso lo puede realizar con sus propios aplicativos o con la herramienta del SRI.
• El SRI recepta, valida y autoriza los comprobantes de venta en el formato XML al emisor, posteriormente archiva con la respuesta generada de autorización o rechazo.
• El emisor envía al cliente el documento electrónico en un formato WinZip extensión .zip, en el cual contiene dos archivos: El documento tributario en formato XML y la firma electrónica única en formato .sign para garantizar la seguridad de la información. De manera opcional, el emisor puede entregar al consumidor final o contribuyente beneficiario, un archivo en formato PDF con la imagen familiar de la factura y de fácil comprensión para el cliente, pero no valido para efectos tributarios.
• El documento electrónico puede ser entregado por internet a los consumidores finales utilizando cualquiera de los medios virtuales y electrónicos que existen: correo electrónico, publicación en página web, con sesión personalizada para cada cliente, Security File Transfer Protocol (SFTP), dispositivo físico magnético, entre otros.
• La información del archivo .zip puede ser utilizado para realizar las declaraciones de impuestos, el cual puede ser guardado en USB, CD o en una carpeta en la computadora.
2.3.5 Objetivos de la Facturación Electrónica
Para (Nectilus Corp., 2014) en su publicación web de Facturación Electrónica indica que los objetivos de la Facturación Electrónica son los siguientes:
• Ser puntual con la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorrar suministros de oficina (papel, tinta, etc.) y tiempo. • Facilitar los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. • Menor probabilidad de falsificación.
• Eliminar espacios para almacenar documentos históricos. • Procesar de forma más rápida y eficiente.
• Aportar al cuidado del medio ambiente.
• Mantener un mayor control en la recaudación de impuestos.
2.3.6 Ventajas de la Facturación Electrónica.
Según (SAFI, 2014) en su presentación del Curso Facturación Electrónica indica que las principales ventajas de la Facturación Electrónica son:
• Oportunidad en la Información. • Ahorro en el gasto de papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. • Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de la Información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos. • Procesos Administrativos más rápidos y eficientes. • Mayor control del cumplimiento tributario.
• Simplificación de la Fiscalización.
• No hay riesgo de que se infecte con Virus Informático. • Agiliza la Conciliación de la información Contable. • El comprobante puede ser visto rápidamente.
• El almacenamiento de los comprobantes es de manera
electrónica.
• Integración automática de la factura a la contabilidad de la empresa.
2.3.7 Desventajas de la Facturación Electrónica
En la presentación del Curso Facturación Electrónica (SAFI, 2014) indica que las principales desventajas de la Facturación Electrónica son:
• Debe existir un software que permita procesar la información comercial.
• Costos en inversión y aprendizaje.
• Dificultades que pueden presentar las pequeñas y medianas empresas para adaptarse al cambio de sistema de facturación. • Resistencia de los consumidores para confiar y adoptar los
En la investigación de (Salas & Vélez, 2012) se indica que de igual forma se tienen las siguientes desventajas:
• El SRI rechaza automáticamente las facturas que estén mal emitidas, para que éstas sean corregidas, lo cual implica que ya no tengan la misma fecha de emisión llegando esto a perjudicar a las empresas en el cobro de intereses, de igual a la contabilidad y los inventarios de la misma a esto las facturas son enviadas a la empresa matriz y ésta se encarga de enviar a la sucursal que haya cometido el error, lo cual implica tiempo perdido.
• La factura electrónica podrá ser emitida únicamente para clientes que tengan correo electrónico.
• Si la empresa que emite este tipo de factura se encuentra en mora o con algún pago pendiente con el SRI de manera inmediata rechaza la emisión de la factura.
2.3.8 Requisitos y condiciones para la realización de la Factura Electrónica.
Para la elaboración del modelo de facturación electrónica de la presente investigación es necesario considerar algunos requisitos y condiciones para su realización, según (SAFI, 2014), se debe considerar ciertos aspectos como son:
• Realizar un plan de trabajo que esté acorde las necesidades de la empresa, desarrollando un compromiso de la alta dirección, así como la formación de equipos de trabajo (personal de sistemas, contabilidad, finanzas, logística, etc.), evaluar el impacto de la implementación de la empresa.
• Disponer de información general y suficiente acerca de la facturación electrónica, la cual se la puede obtener de la página de internet del SRI o consultar al personal del SRI que está a cargo del proyecto.
• Se debe tomar en cuenta requisitos tecnológicos principalmente para llevar la contabilidad en sistemas electrónicos, evaluar el impacto de la implementación del sistema de facturación electrónica en los sistemas electrónicos actuales.
• Capacitación Interna en la empresa sobre la Facturación Electrónica para que sea de conocimiento de cada uno de los colaboradores de la misma.
• Iniciar pruebas de Facturación Electrónica, verificando que el procedimiento funcione al 100% en los sistemas internos de la empresa, contactar a los clientes para indicarles que se iniciarán pruebas del uso de la facturación electrónica, así como enviar facturas de prueba, revisar en conjunto con los clientes las pruebas y una vez certificada la funcionalidad proceder con el paso a producción.
De igual forma según (Nectilus Corp., 2014) se deben considerar algunos aspectos como son:
• Las facturas electrónicas deben ser generadas en archivos de extensión XML, el único formato que tiene validez ante el SRI. Aunque también se puede adjuntar el archivo PDF que no tiene valor legal, sino que sirve para tener un respaldo en un formato legible para el cliente.
• Cada factura en archivos de extensión XML, debe ser timbrada o firmada digitalmente de lo contrario carece de validez.
• Es necesario validar las facturas que se emiten en el sitio de consulta de comprobantes electrónicos del SRI y verificar su legalidad.
• Evaluar por el nivel de facturación si se utiliza la herramienta gratuita del SRI para emitir los comprobantes electrónicos o es necesario la adquisición o desarrollo de un software de factura electrónica.
• Revisar el nivel de servicio SLA1 del proveedor y si los términos y condiciones del servicio del proveedor de software de Facturación Electrónica cumplen con los procesos operativos de la organización y hasta qué punto garantizan cumplir con lo que se comprometen.
• En caso de contratar a algún proveedor de software de facturas electrónicas, se requiere verificar su nivel de soporte en caso de fallas para garantizar la continuidad de los servicios.
• Si se cuenta con un ERP2 y se requiere integrar directo con los servicios de un proveedor de servicios de factura electrónica, y no existirá desfase en la emisión de los documentos sin embargo el proceso de implementación puede tardar semanas, ya que es necesario hacer un mapeo de las herramientas, configurar los programas y realizar pruebas para ver si funciona como se desea, además de capacitar a las áreas involucradas en la empresa.
2.3.9 Pasos para implementar la Facturación Electrónica.
Según lo revisado en (Nectilus Corp., 2013) los principales pasos para la implementación de facturación electrónica son:
a. Evaluar
• Determinar el número de documentos tributarios que se emite mensualmente y recibe la empresa.
• Cuantificar el costo unitario de las emisiones, considerando factores como impresión, procesamiento, despacho físico, almacenamiento, errores de emisión, entre otros.
1 Un acuerdo de nivel de servicio o ANS (en inglés Service Level Agreement o SLA), es un contrato escrito
entre un proveedor de servicio y su cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio.
2 ERP, son las siglas de Enterprise Resource Planning, es decir son sistemas para la planificación de los
• Cuantificar el costo unitario de recepción, considerado factores como el procesamiento, errores de digitación, almacenamiento y extravío de papeles valorados, entre otros.
b. Formar un equipo de trabajo.
• Se debe conformar un equipo de trabajo el cual debe estar integrado por el gerente del proceso, un auditor interno, el gerente de tecnología, un ingeniero de sistemas y un responsable de la comunicación del proyecto tanto al interior de la firma como hacia los proveedores y clientes.
c. Análisis e impacto en los procesos y organización.
• Determinar un procedimiento para la emisión y recepción de documentos electrónicos. Se debe realizar un rediseño de los procesos, la incorporación de nuevos requerimientos, definir controles, diseñar planes de contingencia y adecuar los procesos complementarios como logística, cobranza y pagos.
d. Plan de comunicación.
• Para el paso a producción hay que informar a toda la empresa, capacitar al área de administración y finanzas y al equipo de trabajo.
• Durante la capacitación se debe informar de los avances a toda la organización y hacer partícipe a las áreas que vean modificados sus procedimientos.
• Una vez implementado el proceso de facturación electrónica, los pasos que siguen son informar al interior de la empresa sobre la etapa cumplida, comunicar a los proveedores y clientes y motivarlos a incorporarse al sistema.
e. Selección de tecnología de información.
tomando en cuenta que el hardware adecuado requiere un desarrollo de conectividad con los clientes, proveedores y el SRI.
f. Implantación tecnológica
• Para implementar la facturación electrónica se debe poner atención si es centralizada o distribuida en uno o varios lugares de la empresa, o en puntos móviles si la facturación se hace en conjunto con el despacho de la mercadería.
g. Establecer equipo de operación
• Se debe establecer un grupo de operación integrado por el responsable de la firma de los documentos electrónicos, un “súper usuario” ante el SRI, el administrador del proceso en la casa matriz y en las sucursales y un ingeniero de mantenimiento de sistemas.
h. Obtención de la certificación token.
• Se requiere la obtención de un certificado digital para operar con un documento electrónico.
• Para la generación de los certificados es necesario contar con los dispositivos adecuados: disco duro del computador, token3.
i. Solicitud al SRI
• Realizar la solicitud para etapa de pruebas ante el SRI; se debe ingresar al sitio Web de la institución www.sri.gob.ec y registrar los datos para autorización para firmar los documentos electrónicos.
Efectuar las pruebas de envío de información en el ambiente de pruebas del SRI, sin obtener rechazo, ni reparos graves.
2.3.10 Firma Electrónica.
La Firma Electrónica son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizadas para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos. La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio, conforme con la ley de comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos emitida mediante decreto ejecutivo del 17 de abril del 2002, RO No.557 Art. 13
2.3.11 Pasos para la Obtención de la Firma Electrónica
Para la adquisición de la Firma Electrónica los pasos a seguir dependerán de la entidad de Certificación que elija, pero en general deberá realizar los siguientes pasos según (Nectilus Corp., 2014)
• Llenar el formulario de solicitud de emisión de certificados, disponible en la página Web de cada entidad de certificación dependiendo del tipo de persona sea natural, jurídica o funcionario público.
• Esperar su aprobación el mismo que no tiene un plazo establecido. • Acercarse personalmente a las oficinas de la entidad de certificación
en Quito, Guayaquil, o Cuenca dependiendo a la sucursal que haya elegido con los requisitos siguientes: cédula, papeleta de votación y formulario de solicitud llenado.
• Firmar el contrato de servicio.
2.4 Marco Legal.
La base legal en la cual se ampara el comercio electrónico, firma electrónica, mensajes de datos y facturación electrónica para el nuevo esquema de facturación electrónica en el Ecuador que se presentan a continuación:
2.4.1 Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 555 del 17 de abril del 2002.
De acuerdo al Artículo 1. Esta Ley regula los mensajes de datos, la firma electrónica, los servicios de certificación, la contratación electrónica y telemática, la prestación de servicios electrónicos, a través de redes de información, incluido el comercio electrónico y la protección a los usuarios de estos sistemas.
2.4.2 Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico. Registro Oficial 735 del 31 de diciembre del 2002.
2.4.3 Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios del Registro Oficial 247 del 30 de julio del 2010.
Este reglamento contiene las disposiciones para los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios de igual forma contiene su emisión, entrega y requisitos necesarios, el régimen de traslado de bienes, las características y requisitos de los comprobantes de retención, las normas generales para el archivo de comprobantes de venta, guías de remisión y comprobantes de retención, de los establecimientos gráficos autorizados, de la autorización temporal, baja y anulación de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención conforme a las necesidades actuales de los contribuyentes y de la administración, con el objetivo de facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
2.4.4 Resolución NAC-DGERCGC12-00105, Registro Oficial 666 del 21 de marzo del 2012.
Mediante esta resolución se expiden las normas para el nuevo esquema de emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante mensaje de datos que deben cumplir los sujetos pasivos para la implementación de facturación electrónica, entre sus principales puntos están los siguientes:
Los sujetos pasivos de tributos, podrán emitir como “mensajes de datos”los siguientes comprobantes de venta, retención y documentos complementarios como son: Facturas, Comprobantes de Retención, Guías de Remisión, Notas de Crédito y Notas de Débito.
sistemas computarizados e informáticos para la emisión de comprobantes electrónicos.
Una vez que el contribuyente haya realizado todas las verificaciones dentro del aplicativo de “Pruebas”, así como los ajustes necesarios señalados en el párrafo anterior, ingresará su solicitud de emisión de comprobantes electrónicos, en la opción “Producción”. Todos los comprobantes emitidos bajo esta opción, tienen validez tributaria. Los sujetos pasivos deberán contar con su certificado digital de firma electrónica y mantenerlo válido y vigente. Los certificados digitales de firma electrónica pueden ser adquiridos en las entidades de certificación autorizadas en el país. En el Anexo A-1 se adjunta la Resolución NAC-DGERCGC12-00105, Registro Oficial 666 del 21 de marzo del 2012.
2.4.5 Resolución NAC-DGERCGC14-00157, Registro Oficial 215 del 31 de marzo del 2014.
Esta resolución expide el calendario de los organismos y entidades públicas que deberán emitir de forma obligatoria comprobantes de venta, retención y documentos complementarios de forma electrónica. En el Anexo A-2 se adjunta el calendario.
2.4.6 Resolución NAC-DGERCGC14-00366, Registro Oficial 257 del 30 de mayo del 2014.
CAPITULO III
3. MARCO METODOLOGICO.
3.1 Diseño de la Investigación.
La presente investigación se sustentó en un diseño desde sus objetivos, apoyado en una doble estrategia metodológica como son la metodología Descriptiva y Explicativa.
La Investigación descriptiva según (Hernández, Fernández, & Baptista, 1991) la define como aquella que permite medir evaluar diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar. En un estudio descriptivo se selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para así, y valga la redundancia, describir lo que se investiga. Bajo estas consideraciones el presente trabajo de investigación buscó describir cada una de las actividades, procesos y requisitos necesarios para la elaboración de un modelo de implementación de facturación electrónica.
La investigación explicativa según (Hernández, Fernández, & Baptista, 1991), va más allá de la descripción de conceptos, fenómenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos; están dirigidos a responder a las causas de los eventos físicos o sociales. Como su nombre lo indica, su interés se centra en explicar por qué ocurre un fenómeno y en qué condiciones se da éste, o porque dos o más variables están relacionadas. El presente trabajo de investigación se basó en esta metodología para explicar por qué es conveniente la aplicación de la Guía del PMBOK para la elaboración del modelo de implementación de facturación electrónica.
3.2 Tipo de la Investigación.
La investigación de campo para (Hernández, Fernández, & Baptista, 1991), se refiere a la información proveniente de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones. Para la presente investigación es necesario realizar observaciones de los procesos actuales de facturación y entrevistas a expertos o funcionarios clave de la organización para en base a eso determinar las actividades necesarias para la elaboración del modelo de facturación electrónica.
De igual forma el trabajo se soportó en una investigación de tipo Documental Bibliográfica, que para (Hernández, Fernández, & Baptista, 1991), es aquella que se realiza, apoyándose en fuentes de carácter documental, basada en la Guía del PMBOK, tesis relacionadas con el tema de investigación, libros, artículos o ensayos de revistas y periódicos, así como información proporcionada por la organización.
3.3 Métodos de la Investigación.
El Método de investigación se refiere al conjunto de procedimientos lógicos, tecno-operacionales implícitos en todo proceso de investigación, con el objeto de ponerlos de manifiesto y sistematizarlo con propósito de permitir descubrir y analizar los supuestos del estudio y de reconstruir los datos, a partir de los conceptos teóricos convencionalmente operacionalizados. (Balestrini, 1998).
Con la finalidad de cumplir los objetivos propuestos y dar respuesta concreta al problema planteado, se utilizó el apoyo del método deductivo que permite pasar de afirmaciones de carácter general a hechos particulares. Las diferencias deductivas constituyen un conjunto de pasos concatenados que parten de cierta verdad establecida para llegar a otros. (Luzuriaga, 2002)
3.4 Población.
Una población es el conjunto de todos los elementos que han sido seleccionados para el estudio. (Levin & Rubin, 2004).
Para el desarrollo de la presente investigación se tomó como la población de estudio a 17 de los principales funcionarios tanto de Diners Club del Ecuador como de la empresa proveedora de facturación electrónica; Link Solutions, los cuales se encuentran distribuidos de la siguiente forma; 13 funcionarios de las áreas involucradas o impactadas por el nuevo esquema de Facturación Electrónica de Diners Club del Ecuador, los cuales se indican a continuación: Gerente de Proyectos, Jefe de Proyectos, Analista de Proyectos, Gerente de la PMO4,Contralor General, Contador General, Gerente Financiero, Gerente de Operaciones, Gerente de Negocios, Gerente Comercial, Gerente de Sistemas, Jefe de Sistemas, Analista de Sistemas y 4 funcionarios de la empresa Link Solutions proveedora del Sistema de Facturación Electrónica que se indican a continuación: Gerente de Proyectos, Gerente de Sistemas, Jefe de Sistemas, Técnico de Sistemas.
A través de esta población seleccionada para el estudio se buscó obtener la mayor cantidad de información relacionada sobre los procesos de facturación, actividades, funcionamiento de un emisora de tarjeta de crédito y obtener una perspectiva más profunda que contribuya con evaluar el impacto y las actividades necesarias de cada área para la elaboración de un modelo para la implementación de Facturación Electrónica.
3.5 Operatividad de Variables
La operatividad de variables constituye el conjunto de procedimientos que describen las actividades u operaciones que deben realizarse para medir una variable. (Hernández, Fernández, & Baptista, 1991)
4 Project Management Office (Departamento que define y mantiene estándares de procesos relacionados