I
EXTENSIÓN BABAHOYO
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y
AUDITORÍA, C.P.A.
TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, FINANZAS Y
AUDITORIA, C.P.A.
TEMA DE TESIS:
_________________________________________________________________________
MODELO DE INVENTARIO PARA EL CONTROL DE
MERCADERÍAS EN LA ELECTRÓNICA “CRISTO TE
AMA”
_________________________________________________________________________
Autora:
TÉC. GÉNESIS RUBÍ BRAVO SOLÓRZANO
Tutora:
EC. CARMEN MAYORGA VILLAMAR
IV
DEDICATORIA
El presente trabajo se lo dedico a Dios, por haberme permitido llegar a esta etapa muy especial de mi vida, por ser mi guía y mi inspiración en cada uno de mis días.
A mis padres quienes con su amor y gran esfuerzo siempre me han acompañado.
V
AGRADECIMIENTO
A Dios, por haberme dado la vida y por la sabiduría, por acompañarme y ayudarme a superar cada obstáculo y dificultad a lo largo de este camino.
A mi madre, que con su amor y comprensión supo acompañarme en este gran camino de mi vida y que gracias a ella, a la formación y educación que ella me dio soy una persona de bien.
A mi padre, quien con su amor, esfuerzo y apoyo hizo posible que culminara esta carrera profesional.
A mis hermanas y mi pequeño sobrino.
A mi gran amor, que siempre ha estado apoyándome.
A mi tía, quien es como una segunda madre, gracias por sus consejos y gran apoyo y por siempre escucharme.
A toda mi familia, por brindarme su apoyo incondicional en cada momento.
VI
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR………II DECLARACIÓN DE AUTORÍA………..III DEDICATORIA………IV AGRADECIMIENTO………V ÍNDICE GENERAL……….VI ÍNDICE DE TABLAS.………....VII ÍNDICE DE GRÁFICOS……….VIII RESUMEN EJECUTIVO………..IX ABSTRACT………X
INTRODUCCIÓN………..1
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO 1.1. Origen y evolución de la administración del inventario………7
1.2. Análisis de distintos modelos de inventarios………...16
1.3. Valoración crítica de los distintos modelos de inventarios………..18
1.4.Conclusiones parciales del capítulo………..19
CAPITULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1.Caracterización del área de contabilidad (inventario-compra) de la empresa electrónica “Cristo te ama”……….22
2.2. Procedimiento metodológico para el desarrollo del modelo de inventario de mercaderías……….24
2.3.Propuesta del investigador: Modelo de inventario para el control de entradas y salidas de mercaderías de la Electrónica “Cristo te ama”………..26
2.4.Conclusiones parciales del capítulo……….38
CAPITULO III: VALIDACIÓN DE RESULTADOS 3.1.Procedimiento para la validación de la propueta………..39
3.2.Análisis de los resultados obtenidos de la validación de la propuesta……….40
3.3.Conclusiones parciales del capítulo………..40
CONCLUSIONES GENERALES………41
RECOMENDACIONES………41 BIBLIOGRAFÍA
VII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla # 1. Metodología investigativa a emplear en proyecto de investigación…………...4
Tabla # 2. Inventario de físico de mercadería………..29
Tabla # 3. Tarjeta Kárdex de mercadería……….30
Tabla # 4. Orden de compra….………32
Tabla # 5. Informe de mercadería recibida………..34
VIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
IX
RESUMEN EJECUTIVO
Esta investigación se realiza con el objetivo principal de diseñar un modelo de inventario para el control de las entradas y salidas de mercaderías en la Electrónica “Cristo Te Ama”, cuya matriz se encuentra ubicada en la Ciudad de Babahoyo. La compañía se dedica a la comercialización de artículos electrónicos musicales.
La presente investigación contiene tres capítulos en los que se estudiaron temas fundamentales, los cuales ayudarán al desarrollo de la empresa mediante la toma de buenas decisiones de planeación y control de los inventarios.
En el capítulo I se realiza un análisis sobre el marco teórico conceptual, antecedentes relacionados con el origen y evolución del objeto de investigación, así como también se expone un análisis de los distintos modelos de inventarios, la importancia de la aplicación de cada uno de ellos. Este estudio ayudó a determinar el tipo de modelo de inventario seleccionado para la propuesta.
El capítulo II hace una descripción general de la empresa, los procesos administrativos, y el manejo y control del inventario. En este capítulo se delinea el marco metodológico de la investigación, las técnicas e instrumentos para comprobar la hipótesis y el diseño de la propuesta.
El capítulo III valida el desarrollo de la propuesta, a través de expertos, quienes la estudian y analizan, para determinar si esta puede ser aplicada en la empresa seleccionada.
X
ABSTRACT
The purpose of starting this research was to design an inventory model to control the inputs and outputs of goods in the electronic company "Cristo Te Ama", which headquarter is located in Babahoyo. The company focuses its activities on the commercialization of electronic musical items.
This research contains three chapters that studied fundamental issues to help the development of the company by taking good planning and control decisions about inventory.
In chapter I is done an analysis of the theoretical and conceptual framework, including the origin and evolution of the object of research, and also it is exposed an analysis of the different inventory models, and the importance of the implementation of each of them. This study helped to determine the type of inventory model selected for the proposal.
Chapter II gives a general description of the company, its administrative processes, and the management and inventory control. This chapter focuses also in the methodological framework of the research, the techniques and instruments to test the hypothesis and the design of the proposal.
Chapter III validates the developed proposal, through experts who checked if it met the scientific standards and if it can be applied to the selected company.
1
mercaderías se remota a los orígenes de la historia; sin embargo gran parte de la filosofía logística fue desarrollada en las actividades militares durante la segunda guerra mundial (1940), transcurriendo algunos años, antes de que se aplicara al mundo empresarial.
Las empresas comerciales a nivel mundial tienen como objetivo fundamental mantenerse competitivos en el mercado mediante la aplicación de estrategias y políticas particulares que coadyuven a la administración de los recursos humanos, financieros y materiales, siendo los tres factores primordiales para su éxito o fracaso.
Por la naturaleza de ejercicio de las empresas comerciales, los componentes más importantes de su inversión reflejada en sus activos corrientes y los inventarios, siendo un factor determinante el eficiente manejo y disposición de estos en su administración.
El trabajo de investigación, selecciona información de carácter científico con lo que se refiere a la importancia y pertinencia del tema, siendo los antecedentes de investigación
el manejo y disposición de los inventarios de mercaderías, que determina el control de los movimientos y el análisis de la rotación y la permanencia de los mismos, la rotación de inventarios indica las veces que, en un período determinado, se ha renovado el inventario de productos, mercaderías, repuestos y otros debido a las ventas efectuadas, al consumo y a las compras en dicho período.
A mayor rotación corresponderán generalmente mayores utilidades, menos recursos aplicados al mantenimiento de inventarios, mejor posibilidad de competir en precios y más pronta realización de las existencias de productos terminados. Por lo tanto, la rotación del inventario constituye una valiosa medida de la eficiencia administrativa. Esta rotación se relaciona con la permanencia de inventarios, es decir, los días en que éstos demoran en renovarse.
El inventario es quizá el activo más valioso con que cuenta una empresa. Sin embargo, muchas empresas no reconocen la importancia que éste tiene. Su manejo se encuentra en manos de personas que no cuentan con todas las herramientas necesarias para lograr resultados óptimos.
Al momento de brindar un servicio con eficiencia, permanecer en tan dinámico mundo como lo es el entorno comercial, y para estar a la vanguardia de lo que se llama hoy en día la explosión de la competitividad.
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sea este su naturaleza, y además obtener un alto nivel de competitividad al momento de esta dar respuesta a las necesidades de sus clientes.
El control de los inventarios, es uno de los factores determinantes en la cadena proveedor- distribuidor – consumidor. Lo que el cliente adquiera o deje de adquirir, y en la cantidad que desee, se define el accionar de cada uno de los integrantes de esta relación.
En la actualidad muchas organizaciones comerciales, han reaccionado a la realidad de que al mejorar sus inventarios mejoran todos sus movimientos económicos, internos y externos, y se encuentran en la búsqueda de soluciones para satisfacer sus necesidades, desde las más simples hasta las más complejas además de las de sus clientes, hablando en términos de cualquier movimiento que esta pueda realizar.
Esta búsqueda constante de mejorar sus inventarios, ha permitido la actualización en sus métodos de trabajo, haciendo más eficientes sus sistemas de inventarios al notar los beneficios que esto produce; las empresas que no se han interesado en la búsqueda de estas mejoras, se están postrando en graves problemas en sus procesos de compra-venta y en consecuencia, incremento de sus costos y una gran disminución de clientes.
El planteamiento del problema de investigación se origina en que, las empresas comerciales a nivel local, que se dedican a la comercialización de productos electrónicos, necesitan constantemente de una información sintetizada y analítica, acerca de todos sus inventarios, lo que hace posible que lleve a cabo un sistema contable y administrativo relacionado a esos controles. La importancia de estos controles de inventarios, reside en el objetivo primordial de toda empresa, que es maximizar sus utilidades y minimizar sus costos.
De lo antes mencionado, surge la importancia de un correcto y adecuado manejo de inventario por parte de la empresa comercializadora de productos electrónicos “Cristo Te Ama”. El buen manejo del inventario, permitirá a la empresa mantener un control oportuno de la mercadería, así como también, dar a conocer la situación económica real de la empresa, pues si esta no lleva a cabo un correcto control de inventario, esto ocasionaría perdidas económicas a la empresa.
Constantemente la empresa hacen énfasis a las inconsistencias del uso y manejo del inventario, no solo por el robo de hormiga de mercadería que se presenta, sino también por el mal registro de las entradas y salidas, y los errores al despacho de mercaderías, ocasionando pérdidas notorias en las utilidades de la empresa.
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Por esta razón, es indispensable buscar solución inmediata a este problema, de control y manejo de inventario, porque de lo contrario, no se podrá responder con los requerimientos de los clientes y a la parte económica financiera de la empresa.
La formulación del problema, se plantea: ¿Cómo se podría mejorar el control de entradas y salidas de mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”?. Demostrando la
delimitación del problema de investigación, en la empresa Electrónica “Cristo Te Ama”, que se encuentra ubicada en la ciudad de Babahoyo frente al Centro Comercial Bahía, en la Av. 6 de Octubre. Donde se comercializa todo tipo de productos electrónicos como: micrófonos, amplificadores, parlantes, cables y conectores, entre otros. Siendo su objetivo primordial, distribuir productos electrónicos de excelente calidad y al tiempo requerido por sus clientes.
El objeto de investigación, son los procesos contables y el campo de acción radica en los inventarios. Identificada la línea de investigación, en la teoría y desarrollo de la contabilidad, que corresponde a la carrera de Contabilidad y Auditoría.
Por lo tanto, el objetivo general es, diseñar un modelo de inventarios para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”, para minimizar los costos y aumentar la eficiencia en la gestión del inventario. Cuyos objetivos específicos son:
Determinar el referente teórico necesario para el diseño de un modelo de inventario para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”
Fundamentar la naturaleza de la Electrónica “Cristo Te Ama”, en el control de inventario de mercaderías
Estructurar el procedimientos para el modelo de inventario para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”
Validar con expertos el modelo de inventario para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”
Por lo antes mencionado, la hipótesis de investigación se plantea de la siguiente manera: si se valida el modelo de inventario para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”, se mejorará el control de entradas y salidas de las mercaderías, para así satisfacer oportunamente y de forma adecuada al cliente.
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el ritmo de consumo de los clientes y los niveles de existencia de la mercadería, atendiendo así la demanda, maximizando el rendimiento productivo de la empresa con eficiencia y eficacia.
Teniendo como variables las siguientes: variable independiente, modelo de inventario y la variable dependiente, el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”.
La metodología investigativa a emplear en todo el proceso de investigación, está compuesta de los siguientes procedimientos y/o herramientas, que se expone a continuación en la tabla # 1:
Capítulos Métodos Procedimientos y/o herramientas
Capítulo 1. Marco teórico
Empírico
Abstracción científica Histórico-lógico
Inductivo-deductivo Análisis y síntesis Analítico
Recopilación de información Análisis cualitativo Resumen e interpretación
Capítulo 2. Marco metodológico y Planteamiento de la propuesta
Experimentación Cuestionarios Entrevistas Planos de análisis Análisis documental
Caracterización de la actividad empresarial
Análisis en sistemas Técnicas estadísticas Herramientas de gestión
Instrumentos de inventario Normas contables
Capítulo 3. Validación de experto al modelo de control de inventario para la
entradas y salidas de mercaderías
Abstracción científica Expertos
Matriciales
Dinámica de grupo
Brainstorming Selección de expertos
Explotación de resultados
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Una vez señala la metodología a emplearse en la investigación, se forma la estructurade la tesis, con los siguientes componentes: la introducción explicativa del propósito de la investigación, luego como Capítulo I el Marco Teórico, donde se presentan los antecedentes de la investigación, bases teóricas, metodológicas, conceptos y definiciones aportados por diferentes autores.
Resumido este capítulo en: el origen y evolución de los sistemas de inventario, análisis de distintos modelos de inventarios y la valoración de los modelos de inventarios, para llegar a determinar, cual es el modelo más idóneo para el control de mercaderías, ajustándose a las características de la empresa y las conclusiones parciales del capítulo.
En el Capítulo II, se expone la metodología a utilizar, el tipo y diseño de la investigación, los métodos a emplear en la investigación. Y a su vez, se propone el modelo de inventario para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”. Conteniendo: Caracterización de la actividad de la empresa Electrónica “Cristo Te Ama”, descripción del procedimiento metodológico de la investigación y el diseño del modelo de inventario para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”. Con conclusiones parciales del capítulo.
En el Capítulo III, se valida el diseño del modelo de inventario para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”, a través de valoración de expertos.
Culminando con las conclusiones que será la síntesis final de los aspectos esenciales discutidos y valorados en la tesis. Seguido por las recomendaciones para el logro de la propuesta realizada y para sus posibles investigaciones específicas, asentando la bibliografía utilizada, de distintos autores, así como los anexos en donde se incluyen tablas, cuestionarios u otras informaciones que sean innecesarias reflejarlas dentro de los capítulos.
Los modelos de inventarios permiten realizar tomas de decisiones para el buen funcionamiento de la empresas, de ahí nace la importancia de diseñar un modelo de inventario de mercadería, propio de las necesidades de la empresa, orientado a solucionar los problemas en relación a esta área, que faciliten la actividad comercial de la empresa y pueda alcanzar mayor rentabilidad y satisfacer las necesidades de los clientes.
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El diseño del modelo de inventario para el control de entradas y salidas de las mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”, está orientado a la solución de los problemas presentados en la empresa.
Este modelo de inventario, está diseñado exclusivamente para uso y aplicación de la empresa Electrónica “Cristo Te Ama”. En caso de que el modelo de inventario presente anomalías e inconsistencias, se le realizará un nuevo estudio para mejoras continuas.
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CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
El mercado actual se desarrolla aceleradamente por la globalización de los bienes y servicios que ofertan y demandan, imponiéndose como factor de diferenciación competitiva.
Tradicionalmente los inventarios fueron vistos dentro de la gestión empresarial, como un mal necesario para garantizar la continuidad de la producción; sin embargo la gestión empresarial actual está necesitada de una adecuada administración de los inventarios, donde debe primar el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen continuidad de la actividad comercial, garantizando la máxima satisfacción del cliente.
Ante la necesidad de desarrollar técnicas y tomar decisiones tácticas que permitan llevar un control selectivo de los inventarios, se realiza esta investigación en la Electrónica “Cristo Te Ama”, la cual pudiera contribuir a mejorar su administración del inventario.
La evaluación de la fundamentación teórica de la investigación, permite conocer el origen y evolución de la administración del inventario, así como el análisis de distintos modelos de inventarios para el control de entradas y salidas de mercaderías, los cuales se exponen a continuación.
1.1. Origen y evolución de la administración del inventario
El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las organizaciones. De él dependen varias funciones como son las de producción, ventas, compras, financiación, llegando a ser parte medular de un negocio.
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los períodos de escasez, que además le aseguraran la subsistencia y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.
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generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el Estado de Resultado.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para su funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda; de ahí la importancia que reviste el manejo de los inventarios por parte de la empresa.
(Schroeder, 1992), define el inventario como: “Una cantidad almacenada de materiales que se utilizan para facilitar la producción o para satisfacer la demanda del consumidor”.
(Heizer & Render, 2001), se refiere a éste señalando: “Inventario es cualquier recurso almacenado que se emplea para satisfacer una necesidad corriente o futura”.
(Weston & Brigham, 1994), son más específicos al referirse de forma general a los factores que dan lugar al análisis del inventario, conceptuando brevemente el inventario básico, el inventario de seguridad y el inventario anticipado.
(Acevedo & Gómez, 2001), ven a los inventarios en la actualidad bajo un prisma diferente, tal como cantidades de recursos que se despliegan a los largo del complejo sistema de relaciones intra e interempresas para permitir su operación económica y fluida, a la vez que para absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación,
La administración del inventario, es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, pues a través de todo esto se determinan los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
9 Políticas de la administración de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda. 6. Recurrir a la informática.
Aspectos básicos que se contemplan en la administración del inventario.
1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Qué artículos del inventario merecen una atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al costo más bajo posible, en la administración de inventarios el primer paso consiste en identificar todos los pasos implícitos en la compra y el mantenimiento de los inventarios.
(Weston & Brigham, 1987), describen las ventajas y desventajas que significa el tener grandes cantidades de existencias, planteando que generalmente los gerentes financieros tienden a aceptar niveles relativamente grandes.
(Solano, 1994) define la administración de inventario como: “El conjunto de acciones destinadas a minimizar los gastos e incrementar los beneficios originados en el almacenamiento de existencias”.
(Moyer, 2000), la administración de inventario, comprende la elección y utilización de los modelos para el control de los inventarios; para de esta forma controlar los costos relacionados con el inventario, tales como: el costo de pedido, de acarreo, y por el agotamiento de inventario.
Además, (Ibíd) lo define de la siguiente manera: “La administración de stocks consiste en una proyección de la evolución futura de los stocks que nos permite establecer un programa de compra, controlando los pedidos a los proveedores”.
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sinónimos sin perder la esencia del significado. También se habla del tiempo de entrega y abastecimiento.
Técnicas de administración de inventarios
Un elemento importante para una eficiente administración de los inventarios es la demanda que tendrán en un momento dado. La demanda, según (Schroeder R. G., 1992), se puede clasificar:
a) Según su grado de dependencia
Dependiente: cuando está relacionada con la demanda de otro artículo y el mercado no la determina independientemente.
Independiente: cuando está influenciada por las condiciones fuera del control de las operaciones, y no se relaciona con la demanda de otros artículos.
b) En función del grado de conocimiento
Determinista o determinística: cuando se conoce exactamente la cantidad y el momento en que debe emitirse un pedido.
Aleatoria o probabilística: cuando no se conoce con certeza la cantidad y el momento en que van a ser necesitados los artículos.
c) De acuerdo a la frecuencia de demanda del producto:
Rápido movimiento: cuando es demandado con regularidad, independientemente de la cantidad que se solicite.
Lento movimiento: por los bajos niveles de venta.
Muchos problemas de decisión de inventarios se pueden resolver mediante la utilización de criterios económicos, pero un requisito importante son los componentes de su costo:
1. Costo del artículo: es el costo de comprar y producir los artículos, generalmente se expresa como un costo unitario multiplicado por la cantidad de productos adquirida o producida.
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entero. Incluye el costo de hacer la orden de compra, de expedirla, de transportación y recepción de la mercancía. Cuando el producto se fabrica en la empresa, existen costos asociados con la colocación de la orden que son independientes de la cantidad de artículos producidos, e incluyen los gastos en los que se incurre para poner a funcionar el equipo de producción.
3. Costos de inventario o de conservación: están relacionados con la permanencia de artículos en inventario durante un período, usualmente incluye los siguientes:
_ Costo de oportunidad: cuando se tienen artículos en inventario, el capital invertido no está disponible para otros propósitos, representando un costo de oportunidades pérdidas para hacer otras inversiones, por tanto, se asigna al costo de inventario como un costo de oportunidad.
_ Costo de almacenamiento: incluye los costos variables de espacio, seguros e impuestos.
_ Costo de obsolescencia, deterioro o pérdida: deben asignarse costos de obsolescencia a los artículos que tienen alto riesgo de volverse obsoletos, mientras mayor sea el riesgo, mayor será el costo. Los productos perecederos deben cargarse con los costos de deterioro cuando el producto se daña con el tiempo. Los costos de pérdida incluyen costos de hurto y daños relacionados con la conservación de las mercancías.
4. Costo de inexistencia: refleja las consecuencias económicas cuando se terminan los productos almacenados.
Por lo antes mencionado, es preciso conocer los tipos de inventarios que existen:
Tipos de inventarios
Según (Catacora, 1998), afirma de que existen varios tipos de inventarios y se pueden clasificar de la siguiente forma:
Inventarios de mercaderías.- Están formados por los bienes que adquiere una empresa comercializadora, de los cuales se deben incorporar todos los costos relacionados con la compra o adquisición de dichos bienes.
Inventario de mercancía en tránsito.- Son aquellos bienes que han sido comprados y sobre los cuales se tiene propiedad, pero que a la fecha de presentación del balance general, no habían llegado al almacén.
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constituye la principal actividad. Estos productos se compran a un precio y se venden a un precio distinto, dando así lugar al beneficio o a la perdida.
Control de inventario
Para (Poch, 1992), los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos, pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo en el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, cuyas funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Planeamiento
La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
Compra u Obtención
13 Recepción
Debe ser responsable de lo siguiente:
La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.
La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.
Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.
c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.
Producción
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.
14 Embarques
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
Contabilidad
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
Métodos de control de inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
Fijación de existencias máximas y mínimas Índices de Rotación
15 Control Presupuestal.
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial.
El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años consecutivos.
Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara una sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del año siguiente.
El control comprende el establecimiento de tres niveles de existencias.
1. Máxima 2. Mínima 3. Crítica
La existencia máxima es la cantidad máxima que debe tener la empresa en stock de cada artículo, con la finalidad de cubrir eventuales deficiencias. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o de reemplazo. El exceso (+) de existencias, ocasiona:
Dinero sin movimiento
Capital de trabajo sin retorno
Costos y gastos de bodegaje, manipuleo, registros, control.
La mercadería se puede volver obsoleta pierde actualidad
Por la naturaleza de la mercadería, ésta puede cambiar: solidificarse, licuarse, evaporarse, pierde calidad y se deteriora.
Se pierde la oportunidad de disponer la mercadería nueva, mejores diseños; de tal forma que algunos artículos se convierten en objetos de difícil comercialización o expendio.
Hurtos, pérdidas.
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El inventario es parte importante dentro del proceso de una empresa, significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están en un proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles para el consumo corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la venta.
Para llevar a cabo una correcta gestión de inventario, es necesario contar con un control del mismo, para poderlo incorporar en el modelo de inventario de la empresa.
1.2.Análisis de distintos modelos de inventarios
Existen modelos de inventarios, que sirven para realizar los registros de inventarios de forma física o periódica, así como de manera continua o perpetua.
(Horngren, 2003), define a los sistemas de inventario de la siguiente manera:
1. Modelo de inventario físico o periódico: Al utilizarlo la empresa no mantiene un registro continuo de las mercancías en existencia. En lugar de ello, al finalizar el período se hace un conteo físico de las mercancías en existencia y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo del inventario final. Se utiliza para contabilizar partidas de inventario de bajo costo unitario.
Los artículos de bajo costo quizás no sean lo suficientemente valiosos para merecer el costo de mantener un registro continuo de las mercancías en existencia. Con este sistema la empresa registra las compras de mercancías en la cuenta Compras (una cuenta de gastos). Al finalizar el período el negocio elimina de la cuenta Inventario el saldo inicial y anota el saldo final, que se determina mediante un conteo físico.
2. Modelo de inventario continuo o perpetuo: Al utilizarlo, la empresa mantiene un registro continuo de cada artículo en inventario, de esta forma los registros muestran las mercancías disponibles en todo momento. Los registros perpetuos son útiles para preparar estados financieros mensuales, trimestrales u otros estados intermedios.
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“El inventario perpetuo fue diseñado para proporcionar a los gerentes información útil al momento de fijar los precios o hacer los pedidos. En un principio, era extremadamente engorroso y costos conservar registros constantes, pero los sistemas computarizados y el equipo de exploración óptica en las cajas registradoras han abaratado mucho la implementación de estos sistemas en muchas industrias”1
Las compras de mercancías se registran mediante un débito a la cuenta Inventarios. Cuando la empresa realiza una venta se realizan dos asientos contables: uno para registrar la venta en la forma usual, y otro para fijar el costo de venta y disminuir la cantidad de inventario. El débito a Inventarios (por las compras) y el crédito (por las ventas), es para mantener un registro actualizado de las existencias disponibles; por tanto, no se necesitan asientos de ajuste al final del período.
De forma general, en ambos modelos se utiliza la cuenta Inventarios, sin embargo, su modo de empleo es diferente en cada uno; el tratamiento de las compras, ventas, descuentos, devoluciones, así como la determinación del costo de venta, también lo son.
Estos modelos de inventarios para el control de entrada y salida de mercadería, deben de ajustarse a los métodos de valoración para que el modelo cumpla con su desempeño eficaz, los cuales se detallan a continuación:
Método PEPS (primera en entrar, primera en salir)
Método UEPS (última en entrar, primera en salir)
Método promedio ponderado
Método última compra (Costo Actual)
Método PEPS.- Primeros en entrar, primeros en salir. Este método parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercaderías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos.
Es importante recalcar que éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. Provienen del término inglés “first in, firts out”.(FIFO).
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Método UEPS.- Últimas en entrar, primeras en salir. Este método en cambio parte de la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluado el monto monetario de los inventarios, que parecerá valorizado a los precios más antiguos.
Bajo este método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojarán resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto ocurre porqué, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del periodo que se esté valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos sólo hasta ésa fecha.
Lo que significa que durante el periodo que se esté valorizando habrá liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva modelo permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios periódico. Proviene del término inglés “last in, first out”.(LIFO).
Método promedio ponderado.- En este método se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben valuarse a un costo promedio, que tenga en cuanta el peso relativo del número de unidades adquiridas a diferentes precios, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del inventario, en razón de que toma en cuenta el flujo físico de los productos, especialmente cuando existe variación de precios y los artículos se adquieren repetitivamente.
Método última compra (costo actual).- Consiste en evaluar las mercaderías al costo actual de mercado, mediante ajustes contables.
Estos métodos deben ajustarse a los modelos de control de inventario, según la administración del inventario, para así determinar la estructura del sistema de inventario a llevar, cumpliendo con los objetivos propuestos.
1.3. Valoración crítica de los distintos modelos de inventarios
Los modelos para el control de inventarios analizados en el epígrafes anterior, señalan dos tipos de modelos, uno de revisión física, que realiza su control al final del periodo contable, para registrar el saldo final, que será el inicial del siguiente periodo contable y así determinar su costo, es decir que, este modelo analiza la situación del inventario en cada período.
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inventario que posee y así poder satisfacer la demanda de sus clientes y pedidos de mercaderías.
Para el proyecto de la investigación, según los modelos de inventario estudiados, el modelo que cumple con las políticas de la actividad de la empresa, es el modelo de inventario permanente o perpetuo, ya que constantemente se debe hacer un control de la mercadería, tanto en físico, como en el registro contable, para tener una información real del inventario, que ayuda a la gestión del mismo.
Los modelos de inventarios para el control de las entradas y salidas de mercaderías, deben de estar acompañados de métodos de valoración de inventario, para que la administración de inventario sea de manera eficaz.
Los cuatros métodos de valoración de inventario que se analizaron son: método PEPS, UEPS, costo promedio ponderado y de última compra, de los cuales, el PEPS y UEPS, sirven para el registro de entrada y salida de mercaderías, según la decisión de la gerencia, es decir, el método PEPS, registra la entrada de la mercadería y la salida la realiza tomando en cuenta que debe salir la mercadería primera en entrar.
Contrario al método UEPS, que registra la entrada de la mercadería y la salida la realiza tomando en cuenta que debe salir la mercadería última en entrar.
Mientras que los métodos de valoración como el costo promedio ponderado y de última compra, sirven para fijar el costo de la mercadería. En la caso del método promedio ponderado, fija el costo de la mercadería tomando en cuenta los costos totales que posee la mercadería y la pondera para el número de costos. Y el costo de última compra, toma de referencia el último costo de la mercadería entrada para fijar al resto de la mercadería con el mismo costo.
Por lo antes mencionado, se puede determinar que el método a utilizar en la investigación, será el método de costo promedio ponderado, independientemente del registro de ingreso físico de la mercadería, ya que se establecerá el costo de la mercadería, según el promedio de los costos registrados.
1.4. Conclusiones parciales del capítulo
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empresas puedan cuantificar sus activos corrientes, y a través de la gestión empresarial pueda realizar la toma de decisión de los mismos.
El marco teórico del objeto de estudio estableció el conocimiento de algunas políticas de la administración del inventario, útil para la gestión del manejo y control de las mercaderías en stock. Así como los tipos de inventarios existentes en las diferentes actividades productivas.
Para todo aquello, es de vital importancia el estudio del control de inventarios, dado de que en muchos casos se presenta un descontrol no solo por el robo hormiga, sino también por las mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
Pero para esto, se debe implantar un modelo de inventario a utilizar, que se ajuste a las características de la naturaleza de la actividad empresarial y el método que servirá de valoración de las mercaderías. De los expuestos, el más óptimo a utilizar es el modelo de inventario permanente o perpetuo, que permitirá tener un control y registro real para la toma de decisión, acompañado del método de costo promedio ponderado.
En este capítulo se puede determinar el objetivo de la investigación, lo necesario que es contar con un modelo de inventario para el control de las entradas y salidas de mercaderías de la electrónica “Cristo Te Ama”, no necesariamente porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide o porque los necesitamos para armar el balance general. El objetivo principal es contar con información suficiente y útil para: minimizar costos de producción y aumentar la liquidez.
Para eso hay que mantener un nivel de inventario óptimo y, comenzar a utilizar la tecnología, que simplifica las tareas de control de stock con la consecuente disminución de gastos operativos.
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CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
La Electrónica “Cristo Te Ama”, inicia sus actividades comerciales en el 2006, lo que la coloca como una empresa joven, pero con gran experiencia en negocios. Es una empresa dedicada a la comercialización de equipos de amplificación y línea musical.
La Electrónica se encuentra ubicada en las calles 6 de Octubre y cuarta intersección, frente a la bahía en la ciudad de Babahoyo, con una sucursal en la ciudad de Milagro.
La Electrónica, cuenta con un equipo excelente de profesionales con verdadera vocación de servicio al cliente y asesoramiento. Esto unido a la calidad de los productos y servicios, una política de precios competitivos, amplios conocimientos del mercado tecnológico y una esmerada selección de alianzas de negocio, son los factores fundamentales del liderazgo en el sector.
El organigrama estructural de la empresa está compuesto de dos áreas: administrativo (administrador y servicio al cliente) y contable-inventario (contadora y bodeguero), el cual se expone a continuación:
Gráfico # 1. Organigrama funcional de la Electrónica “Cristo Te Ama”, Fuente: Electrónica “Cristo Te Ama”
Administradora
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2.1. Caracterización del área de contabilidad (inventario-compra) de la empresa electrónica “Cristo Te Ama”
El área de contabilidad se encarga del abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el manejo y custodia de las existencias de los productos, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan la matriz y la sucursal, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios. La empresa no cuenta con un sistema contable integrado, ya que sus registros contables se manejan en libros y el control de las entradas y salidas de las mercaderías se lo realiza empíricamente, sin contar con un sistema de inventario para el control de la mercadería.
Las funciones que realiza el área contable (inventario-compras):
Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de la mercadería destinada a la comercialización en la matriz y la sucursal. Verificar que las mercaderías que se reciben en los almacenes, cumplan con la
cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor. Registrar los comprobantes de compra y venta e informar a la contadora con la
periodicidad que se establezca.
Mantener el registro de existencias de la mercadería, comunicando a la contadora sobre las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario.
Levantar permanentemente el inventario físico de las mercaderías existentes en los almacenes establecidos, conciliando con la contadora los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la administración, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
23 Proceso de las entradas y salidas de mercaderías
Gráfico # 2. Procesos de inventario de la Electrónica “Cristo Te Ama”. Elaboración propia
Análisis FODA2 de Electrónica “Cristo Te Ama”
Con un análisis descriptivo de la actividad comercial de la empresa, se pudo determinar lo siguiente:
Factores Externos
Amenazas
Inseguridad
Inestabilidad de precios
Crisis económica de países productores de artículos electrónicos Aumento de aranceles de importación
Oportunidades
Desarrollo continuo de nuevas tecnologías
Desarrollo de paquetes de promoción alternativos que baje costos y mejore la calidad
Acuerdos con Proveedores Acuerdos con Clientes
Alto crecimiento del sector artístico
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24 Factores Internos
Fortalezas
Los clientes tienen confianza en la empresa
La empresa cuenta con mucha variedad de artículos La empresa cuenta con una sucursal y una matriz
Posee personal con alto grado de conocimiento sobre los artículos que se comercializan
Empresa cuenta con su propio capital (solvente)
Debilidades
Deficiente control de inventario, faltantes injustificados
Graves deficiencias en el despacho y recepción de mercadería, lo que conlleva a un gran descontrol del inventario
Falta de documentos habilitantes para el despacho y recepción de mercadería Falta de control de la mercadería que ingresa a la bodega para luego ser repartida a
la matriz
2.2. Procedimiento metodológico para el desarrollo del modelo de inventario de mercaderías
La investigación que se realizó fue de tipo descriptiva apoyada en la investigación documental y bibliográfica debido a que primero se describió el problema y posteriormente se recolectó la documentación en la Electrónica “Cristo Te Ama” de la ciudad de Babahoyo, para obtener los resultados actuales de la información del manejo de inventario de la entrada y salida de mercaderías. De esa manera se obtuvo un marco de referencia idóneo para adaptar la teoría recabada a la investigación planteada.
Los métodos utilizados fueron el sintético, porque se resume la información obtenida de la investigación, analítico, porque se analiza los resultados de las entrevistas aplicadas, así como el método de observación directa. Y como técnicas, se utilizó la entrevista, aplicada a todo el personal de la Electrónica de la ciudad de Babahoyo. Así mismo, se realizó consultas a expertos, para la evaluación y validación del proyecto, a través de preguntas de análisis.
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modelo de inventario para el control de entradas y salidas de mercaderías en la Electrónica “Cristo Te Ama”.
La muestra poblacional para realizar las entrevistas a través de los cuestionarios planteados, es de población finita3, con cero márgenes de error.
Según (Hurtado, 2010): Consiste en formular preguntas de manera libre con base a las respuestas que va dando el interrogado, esto permitirá obtener datos sin recurrir a la ayuda de técnicas especiales, para la aplicación de este método se realizaran entrevistas básicas con el personal involucrado para llevar a cabo los debidos procedimientos.
El tamaño de la muestra de la investigación es 4 personas, las cuales se dividen en:
1 Administradora 1 Contadora
1 Servicio al cliente 1 Bodeguero
Resultado de las entrevistas4:
A manera de síntesis, el instrumento utilizado para la metodología de la investigación fue la entrevista, la cual sirvió para encaminar el objeto de estudio, y como resultado de la información obtenida de las entrevistas realizadas al personal en general de la Electrónica “Cristo Te Ama”, se determinó lo siguiente:
La Administradora (ADM) y el personal de Servicio al cliente (SERV), afirmaron que la empresa no cuenta con un sistema de inventario para el control de entradas y salidas de mercaderías para la Electrónica, (ADM) certifica que se realizan conteos físicos de inventario, cuando la empresa necesita elaborar estados financieros, (SERV) considera que la empresa realiza conteos físicos de inventario, cuando existen faltantes.
Todo el personal de la Electrónica tiene acceso al inventario físico (ADM) y (SERV), y no siempre existen en bodega los artículos que los clientes desean (ADM), porque faltan algunos artículos por incrementar en el inventario (SERV), y el control, manejo del inventario, es responsabilidad absoluta del bodeguero (ADM), mientras que (SERV) asegura que la responsabilidad del inventario la tiene todo el personal.
Mientras que lo expuesto en la entrevista a la Contadora (CONT) y al Bodeguero (BOD), determino que en la Electrónica no existe un modelo de inventario para el
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(Hernández, 1997), Capítulo # 8, Como seleccionar una muestra. Pág. 154. 4
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control de las entradas y salidas de mercaderías, y el conteo físico del inventario lo realizan periódicamente (CONT), afirmando el (BOD) que lo realiza una vez por mes.
El (CONT) y el (BOD) aseguran que todo el personal de la empresa tiene acceso al inventario, y que no utilizan el kardex como control del inventario físico, y casi siempre el abastecimiento de los artículos en inventarios satisface a los clientes. El manejo y control del inventario es de responsabilidad del bodeguero.
El (CONT) asegura de que existen artículos del inventario que no tienen rotación, mientras que el (BOD) manifiesta que son muchos los artículos que no rotan, y que se realizan comparaciones del inventario físico Vs el registro contable (CONT), pero (BOD) manifiesta que solo a veces se aplica este procedimiento.
Ambos aseguran que realizan verificaciones al azar del inventario en físico, para comparar con los libros contables y que las entregas y recepciones de mercaderías las realizan únicamente con requisiciones autorizadas.
Las entrevistas aplicadas al personal de la Electrónica, dieron un mejor entendimiento, acerca de cómo se maneja el inventario, dando como resultado, la necesidad de aplicar un modelo de inventario para el control de la entrada y salida de las mercaderías, y así minimizar los costos del inventario y aumentar la eficiencia en la gestión del mismo. Es por todo aquello, que en el siguiente epígrafe, se desarrolla la propuesta.
2.3. Modelo de inventario para el control de entradas y salidas de mercaderías de la Electrónica “Cristo Te Ama”
Desarrollo de la Propuesta
DISEÑO DE UN MODELO DE INVENTARIO PARA EL CONTROL DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCADERÍAS DE LA ELECTRÓNICA “Cristo Te Ama”
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En el presente trabajo investigativo, se expone un diseño de un modelo de inventario para el control de las entradas y salidas de mercaderías de la Electrónica, tanto al público general, como a la bodega de la matriz.
Misión.- Mejoramiento continuo en el proceso de comercialización de productos electrónicos, ofreciendo así a los clientes locales y nacionales productos de calidad a bajo costo, brindando además una adecuada atención al cliente que permita establecer una relación continua y de mutuo beneficio.
Visión.- Ser la mejor empresa de comercialización de productos electrónicos de la Provincia de Los Ríos, competitiva, líder en productividad por distribución y servicio al cliente, solvente, sólida y eficiente, a la vanguardia en diversificación de productos, manteniendo permanentemente una armonía entre los objetivos empresariales y los de la comunidad.
Objetivos
Objetivo general.- Lograr un correcto manejo y control de inventarios, centrado en la gestión oportuna y permanente, que motive la toma de decisiones adecuadas.
Objetivos específicos.
Facilitar de manera periódica a los administradores de la empresa, la información esencial del manejo de inventarios.
Determinar los responsables del registro y cuantificación de la información
Establecer políticas de registro de la información
El modelo de inventarios juega un papel muy importante en la Electrónica “Cristo Te Ama”. Por esta razón el modelo que se propone a continuación tiene como principal función mejorar la organización del inventario, mediante la aplicación del Sistema Continuo o Perpetuo a través del Método Promedio Ponderado.
Sistema de inventario perpetuo
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En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta. Actualmente, los desarrollos tecnológicos en el campo de la informática facilitan la implementación del sistema de inventario perpetuo en las empresas.
El sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no elimina la necesidad de realizar un recuento físico del inventario. Las Cuentas físicas del inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez por año a nivel general o por muestreo para verificar la precisión de los registros computarizados y establecer la denominada contracción del inventario, que son las diferencias en las existencias ocasionadas por robo, daños, perdida u obsolescencia de las mercancías.
Pasos para el control:
1. Realizar conteo físico del inventario para saber la cantidad de mercadería que se mantiene en existencia.
2. Proceso de compra y devolución de la mercadería.
3. Realizar la inspección, recepción y almacenamiento de la mercadería. 4. Proceso de venta y devolución de la mercadería.
Proceso de conteo físico del inventario
Los inventarios requieren una serie de procesos tanto para su valoración como para el control de existencias, para lo cual es necesario seguir una serie de pasos que van desde el ingreso de los artículos a bodega, su registro contable, sus métodos de valoración, lo que permitirá tener un control eficaz y evitar posibles desajustes entre el inventario físico con el inventario contable, para lo cual el proceso debe seguir los siguientes pasos:
1. Ingreso de la mercadería a bodega mediante factura y registro en el Kárdex respectivo. 2. Sistema de almacenamiento: los artículos se ubicarán en las perchas dependiendo de acuerdo a sus características a fin de detectar de manera oportuna su existencia.
De acuerdo con los sistemas de Control Interno, la constatación física se hace necesaria para ajustar la valoración y la existencia entre un conteo y otro, para ello se sugiere dentro de los métodos de valoración utilizar de preferencia el método de promedio ponderado.
El primer paso, es valorar costos conservadores pues se irán promediando conforme se van adquiriendo a nuevos precios.
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INVENTARIO FÍSICO DE MERCADERÍA
Elaborado por: Al:
Cantidad
Unidad de medida
Descripción
Costo Unitario Promedio
Valor Total
Calidad dinámica
estática obsoleta
12 unidad Amplificador KS9899 Plus $ 354,30 $ 4.251,60 Calidad 3 unidad Amplificador KS9090 $ 287,24 $ 861,72 Calidad 5 unidad Amplificador KS9900 $ 310,00 $ 1.550,00 Calidad 6 unidad Amplificador AT760USB $ 267,87 $ 1.607,22 Calidad 8 unidad Amplificador para Guitarra Fender $ 245,00 $ 1.960,00 Calidad 9 unidad Amplificador para Bajo Eléctrico Mega $ 180,50 $ 1.624,50 Estática 23 unidad Audífono JWIN $ 12,20 $ 280,60 Calidad 31 unidad Audífono Blastking HP100B $ 9,14 $ 283,34 Calidad 14 unidad Audífono NAXA NE-916 $ 13,80 $ 193,20 Calidad 8 unidad Audífono GMI $ 6,90 $ 55,20 Calidad
Tabla # 2: Inventario de físico de mercadería. Fuente: Investigación de campo. Elaboración propia
El control de entrada y salida se lleva a cabo mediante la tarjeta Kárdex, como lo muestra el siguiente formato:
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TARJETA KÁRDEX
Método Promedio Unidad de medida: Unidad
Artículo: Amplificador KS9899 Plus Cantidad Máxima: 20 Cantidad Mínima: 5
Fecha Detalle Entrada Salida Saldos
Cant. V. U. V. T. Cant. V. U. V. T. Cant. V. U. V. T.
Julio
15-2013 Saldo según balance 4 $ 356,50 $ 1.426,00 Julio
18-2013
Compra según Fact.
0076 10 $ 352,10 $ 3.521,00 14 $ 354,30 $ 4.960,20 Julio
23-2013
Venta según Fact.
01243 3 $ 354,30 $ 1.062,90 11 $ 354,30 $ 3.897,30
Julio 25-2013
Devolución en venta Fact. 01243
1 $ 354,30 $ 354,30 12 $ 354,30 $ 4.251,60
Tabla # 3: Tarjeta Kárdex de mercadería. Fuente: Investigación de campo. Elaboración propia
El manejo de estas tarjetas, permite un control permanente y actualizado de las mercaderías al precio de costo: El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares.
Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con información suficiente para los efectos administrativos y contables requiere de una tarjeta de control de existencias o Kárdex que contenga las siguientes partes: nombre del artículo, unidad, cantidad máxima, cantidad mínima, fecha, precio de costo y precio de venta.
Se destina una tarjeta para cada clase de artículo, en cada una se anota el nombre del artículo, también se describirá el lugar de ubicación que le corresponde al artículo en el almacén; la casilla de unidad se refiere a la unidad de medida del artículo, como por ejemplo: juego, estuche, caja, bulto, metro, galón, kilo, etc.
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La cantidad máxima es el dato referencial para no quedarse desabastecido; en la tarjeta también constará la fecha en que se llevó a cabo la operación; en el detalle se registrará la operación realizada; en las columnas de entrada, salida y saldo, se registrará para cada una la cantidad, valor unitario y valor total.
Proceso de Compra
La empresa tiene que efectuar constataciones físicas continuas, con la finalidad de conocer la mercadería en existencia y luego ver que es lo que hace falta para hacer los pedidos.
Al momento de adquirir la mercadería es importante hacer una cotización para saber cuánto va a costar el pedido. En un pedido lo principal que hay que tomar en cuenta es la cantidad, la calidad, el precio y la fecha de entrega, se debe comprar las cantidades que hagan falta para evitar la acumulación del inventario.
El abastecimiento del inventario, siempre tiene que estar en un límite máximo y mínimo, pero no crítico. Límite máximo es cuando se tiene suficiente inventario para cubrir las necesidades de los clientes y un límite mínimo es que antes de que se acabe el inventario se debe estar haciendo los pedidos. El límite crítico es en cambio cuando el inventario se acaba y no hay como cubrir las necesidades de los clientes de inmediato, porque el pedido que realice se va a demorar, por tal razón no es recomendable que la empresa esté en un límite crítico de abastecimiento de inventario, ya que esto podría representarle una pérdida.
Las fórmulas que deben utilizarse para determinar las existencias: máximas, mínimas y críticas son las siguientes:
Existencia máxima = Consumo máximo mensual * Tiempo máximo reemplazo 30 días
Existencia mínima = Consumo máximo mensual * Tiempo máximo reemplazo 30 días
El encargado de bodega, se encargará de la adquisición de mercadería, el cual tiene como obligaciones las siguientes:
Adquirir la mercadería en el momento oportuno y en las condiciones más favorables para la empresa.
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Mantener información permanente de los proveedores y sus cotizaciones.
Es importante que al momento de realizar un pedido al proveedor se emita una orden de compra en la cual se detallará la mercadería que se va a adquirir.
A continuación se presenta un modelo de orden de compra, en la cual se establece un pedido de mercadería.
ORDEN DE COMPRA N° 001748
Proveedor: JD Feraud
Fecha de pedido: 2 de Julio de 2013 Fecha de entrega: 5 de Julio de 2013
Lugar de entrega: Babahoyo – Matriz Condiciones de pago: Cheque a 15 días
# Cantidad Descripción
1 10 Audífono NAXA NE-916 2 10 Batería Primer
3 20 Caja Amplificada ELITE15USB Italy Audio 4 12 Caja Amplificada AX-SPA1504 AUR 5 24 Cable de Parlante #22
6 24 Cable Discman RCA a 3.5 EVL 3 m 7 32 Driver American Xtreme GD-012 8 24 Pila Batería 9v GP Ultra
9 12 Tweeter Bala Pequeña 10 6 Plug Neutric Climb
Aprobado por:
Firma
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Proceso de Recepción
La siguiente actividad de control es la recepción de la mercadería comprada, la misma que tiene que ver con la inspección del producto, en los aspectos de cantidad, calidad, precios y especificaciones aprobadas en la orden de compra y en los correspondientes pedidos al proveedor. Esta actividad debe realizarse a través del siguiente procedimiento:
Se procede a comparar las solicitudes de compra con las facturas recibidas.
Se realiza el control de la mercadería.
Si se encuentran correctos todos los detalles, se debe autorizar el ingreso de la mercadería a la bodega de la empresa, caso contrario se debe comunicar la novedad al dueño de la empresa, para determinar si la mercadería se acepta o se devuelve al proveedor, si se autoriza la recepción deberá prepararse la correspondiente nota, con las copias que se estimen necesarias, que servirán como comprobantes de ingreso para la unidad de contabilidad.
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INFORME DE MERCADERÍA RECIBIDA N° 001
Proveedor: JD Feraud Factura: 00458
Dirección: Boyacá y 9 de Octubre Fecha: 1/08/2013
# Cantidad Descripción
Costos
Unitarios Valor Total
1 10 Audífono NAXA NE-916 $ 13,80 $ 138,00 2 10 Batería Primer $ 4,60 $ 46,00 3 20 Caja Amplificada ELITE15USB Italy Audio $ 345,00 $ 6.900,00 4 12 Caja Amplificada AX-SPA1504 AUR $ 321,00 $ 3.852,00 5 24 Cable de Parlante #22 $ 11,50 $ 276,00 6 24 Cable Discman RCA a 3.5 EVL 3 m $ 6,30 $ 151,20 7 32 Driver American Xtreme GD-012 $ 15,00 $ 480,00 8 24 Pila Batería 9v GP Ultra $ 7,99 $ 191,76 9 12 Tweeter Bala Pequeña $ 16,00 $ 192,00 10 6 Plug Neutric Climb $ 8,40 $ 50,40
Sub-Total $ 12.277,36
Iva 12% $ 1.473,28
Total $ 13.750,64
Recibido por:
Firma
Aprobado por:
Firma
