UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES - IBARRA”
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
TEMA:
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA LA ASOCIACIÓN EL CHINCHINAL DEL CANTÓN MIRA
AUTOR: VERDUGO CUASPUD GABRIELA LISBETH
ASESORA: ING. PANTOJA JANNETH, MGS.
DEDICATORIA
Dedico mi tesis con mucho amor y gratitud a Dios, a mis padres y hermanos.
A Dios por darme la sabiduría y fortaleza necesaria para seguir adelante y porque ha estado conmigo guiándome y cuidándome a cada paso que doy.
A mis padres y hermanos que han sido el impulso durante toda mi carrera y el pilar fundamental para la culminación de la misma, quienes a lo largo de este tiempo han velado por mi bienestar y educación siendo mi mayor apoyo en todo momento.
Quienes han depositado su entera confianza en cada reto que se me presentaba sin dudar ni un solo momento en mi capacidad e inteligencia.
Es por ello que ahora estoy donde estoy. Los amo.
AGRADECIMIENTO
Ha sido una etapa llena de esfuerzos y sacrificios, ahora me queda agradecer principalmente a Dios por permitirme llegar a esta instancia del camino, en donde me vuelvo toda una profesional, gracias por el inmenso amor y por tantas bendiciones recibidas.
A mis padres por todo su amor, apoyo incondicional y por hacer realidad mi sueño de estudiar Administración de Empresas y Negocios, una carrera que me llena de orgullo y sobre todo una carrera que sin saberlo nació conmigo desde muy pequeña.
A la Asociación “El Chinchinal” por la predisposición que me brindaron para desarrollar mi trabajo de tesis, mismo que contribuirá a su mejoramiento.
A mi asesor, por su apoyo ilimitado en todo el transcurso de elaboración de mi tesis.
Y a todas las personas que de una u otra forma contribuyeron para que yo esté aquí.
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ... 1
Formulación del problema Delimitación del problema………..1
Identificación de la línea de investigación……….1
Objeto de estudio………1
Objetivo general Objetivos específicos………..1
Idea a defender Justificación del tema………...2
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear………...2
Métodos………..2
Técnicas………..2
Instrumentos………...2
Resumen de la estructura de la tesis y breve explicación de los capítulos………....3
Aporte Teórico………...3
Significación práctica……….3
Novedad………..3
CAPÍTULO I. ... 4
MARCO TEÓRICO ... 4
1.1. Origen y evolución del objeto de investigación ... 4
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación. ... 4
1.2.1.Modelo de gestión administrativo ... 4
1.2.2.Proceso administrativo ... 7
1.2.3.Valores en la administración ... 10
1.2.4.Misión ... 12
1.2.5.Visión ... 12
1.2.6.Manuales ... 13
1.2.7.Manual de funciones ... 13
1.2.8.Manual de procedimientos ... 13
1.2.9.Políticas ... 15
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ... 15
1.5. Conclusiones parciales del capítulo ... 17
CAPÍTULO II. ... 18
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 18
2.1. Caracterización de la empresa. ... 18
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación ... 19
2.2.1.Modalidad de la investigación ... 19
2.2.2.Tipos de investigación ... 19
2.2.3.Métodos ... 19
2.2.4.Técnicas ... 20
2.3. Análisis de la entrevista a la Presidenta ... 20
2.4. Análisis de la entrevista a la Secretaria ... 22
2.5. Análisis de la entrevista a la Tesorera ... 23
2.6. Análisis de la entrevista a la Contadora ... 24
2.7. Propuesta del investigador ... 25
2.8. Conclusiones parciales del capítulo ... 26
CAPÍTULO III. ... 27
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 27
3.1. Planeación ... 27
3.1.1.Objetivo del modelo de gestión administrativo ... 27
3.1.2.Objetivos empresariales ... 27
3.1.3.Misión y Visión ... 28
3.1.4.Código de Ética ... 29
3.1.5.Planificación Operativa Anual ... 32
3.2. Organización y dirección ... 36
3.2.1.Aspectos Administrativos ... 36
3.2.2.Estructura organizacional ... 37
3.2.3.Manual de funciones ... 38
3.2.4.Manual de procedimientos ... 47
3.2.5.Reglamento Interno ... 54
3.3. Control ... 61
3.3.1.Políticas de la Asociación “El Chinchinal” ... 61
3.4. Conclusiones parciales del capítulo ... 67
3.5. Validaciones mediante el criterio de expertos ... 68
CONCLUSIONES GENERALES ... 70
RECOMENDACIONES ... 71 BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Características inherentes de la disciplina administrativa ... 7
Figura 2: Elementos del proceso administrativo ... 8
Figura 3: Modelo de gestión administrativa ... 25
Figura 4: Misión y Visión de la Asociación “El Chinchinal” ... 28
Figura 5: Planificación Operativa Anual ... 37
Figura 6: Estructura Organizacional ... 37
Figura 7: Funciones y atribuciones de la Asamblea General ... 39
Figura 8: Funciones y atribuciones del Presidente ... 40
Figura 9: Funciones y atribuciones del Secretario General ... 41
Figura 10: Funciones y atribuciones del Contador ... 42
Figura 11: Funciones y atribuciones del Jefe de Ventas ... 43
Figura 12: Funciones y atribuciones del Vendedor………..…44
Figura 13: Funciones y atribuciones del Jefe de Producción………...………45
Figura 14: Funciones y atribuciones de los Operarios……….46
Figura 15: Simbología de flujogramas ... 48
Figura 16: Administración del personal ... 49
Figura 17: Solución de conflictos ... 50
Figura 18: Proceso para la compra de materia prima ... 51
Figura 19: Ventas Diarias ... 52
Figura 20: Presentación de estados financieros ... 53
Figura 21: Control de asistencia y puntualidad ... 62
Figura 22: Matriz de control para cada cargo ... 63
Figura 23: Matriz de control por áreas ... 64
Figura 24: Matriz de evaluación al personal ... 65
RESUMEN EJECUTIVO
Actualmente, la Gestión Administrativa en cualquier empresa, representa un elemento competitivo ya que a nivel mundial mantienen constante búsqueda de excelencia, que les sostenga firmes en un mercado globalizado, por ello se ha diseñado un Modelo de Gestión Administrativo que combine políticas, responsabilidades y procesos de acuerdo a los problemas de la Asociación “El Chinchinal”. La necesidad de elaborar un Modelo se establece en la falta de: organización, código de ética, reglamento interno, manual de funciones y procedimientos, que impiden el buen funcionamiento de las actividades y el cumplimiento de los objetivos planteados.
El capítulo uno estructura un marco teórico que guía el trabajo de investigación y evalúa las diferentes posiciones teóricas.
El capítulo dos muestra la metodología a emplear, para lo cual se utilizó la modalidad cualitativa mediante el análisis de los métodos empírico, analítico-sintético, inductivo-deductivo y sistemático a través del levantamiento de datos mediante la aplicación de entrevistas a los departamentos de la asociación, obteniendo de esta manera información necesaria para el desarrollo investigativo.
1 INTRODUCCIÓN
Luego de haber realizado una investigación sobre modelos de gestión administrativa se identificó algunos temas similares y se los tomó como referencia, un “Modelo de Gestión Administrativo y de Costos para la PANADERÍA EN EL CENTRO DE RECLUSIÓN DE MUJERES PEREIRA”, autoras Paola Aguirre Hernández y Alexandra Vallejo García, septiembre 2007, Universidad Tecnológica de Pereira, donde se encontró temas importantes como: análisis FODA, misión, visión, objetivos organizacionales, manual de funciones y procedimientos, objetivos; mismos que aportan para el desarrollo de la propuesta.
Modelo de Gestión para la Normalización. Hospital Regional de Talca, autor Dr. Cesar Garavagno Burotto, Talca 2007, Hospital Regional de Talca, dónde se enco0ntraron datos importantes como: diseño estructural, mejoramiento continuo de la calidad, organización de los procesos, localización de las áreas, temas que aportan al desarrollo investigativo. El modelo de gestión administrativo es muy importante e indispensable en cualquier organización ya que garantiza su competitividad a través del óptimo cumplimiento del proceso administrativo. Es por eso que se propone realizar un Modelo de Gestión Administrativa para la Asociación “El Chinchinal”.
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Modelo de gestión administrativa como un conjunto de actividades, normas, procedimientos, que forman un sistema por el cual una corporación, o empresa se maneja, por lo que se busca una mejora sustancial en los aspectos macros y micros de la organización; estos modelos pueden ser flexibles para la aplicación en cualquier empresa, entendiendo que la misma se acople a las políticas, misión, visión, que logren alcanzar el objetivo general de dicha empresa, mismos que están dentro de la Competitividad, administración estratégica y operativa.
Para lograrlo se planteó un objetivo general que es diseñar un modelo de gestión Administrativa para optimizar los procesos en la Asociación “El Chinchinal” del Cantón Mira, Provincia del Carchi y para dar cumplimiento a este objetivo se estableció los siguientes objetivos específicos que son:
Fundamentar teóricamente un modelo de gestión administrativa para la optimización de procesos administrativos
Diagnosticar la situación actual con respecto a los procesos administrativos de la Asociación “El Chinchinal”
Estructurar las bases para el desarrollo correcto del modelo de gestión administrativa Validar la propuesta mediante criterios de expertos.
En sí el diseño del Modelo de Gestión Administrativa, permitirá la optimización de procesos administrativos en la Asociación “El Chinchinal”.
En el presente trabajo se aplica la modalidad de investigación cualitativa ya que se obtuvo un análisis de datos cualitativos obtenidos de las personas y directivos que trabajan en la asociación conjuntamente con los siguientes tipos de investigación: bibliográfica, de campo, aplicados con los siguientes métodos de investigación: empírico, analítico-sintético, inductivo-deductivo y sistemático, así como también mediante la aplicación de la técnica de entrevista.
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investigación; y el capítulo 3 el desarrollo de la propuesta que es el modelo de gestión administrativa para la Asociación El Chinchinal del Cantón Mira.
4 CAPÍTULO I.
MARCO TEÓRICO
1.1. Origen y evolución del objeto de investigación
Según Torres, (2007); Hernández S. , (2012) Mencionan que la historia y evolución de la administración corren a la par de la historia del hombre. Consideran que administrar o gestionar tuvo sus orígenes desde que el hombre buscó realizar sus tareas con efectividad. Los antepasados del hombre actual fueron monos cubiertos de pelo, tenían barba, orejas puntiagudas, vivían en los arboles formaban manadas. Pues bien de esta teoría se podría inferir que ahí, en esa manada se encontraba el origen de las organizaciones actuales que son el objeto de estudio de la administración, luego entonces, también la administración tuvo su origen junto con estos monos. La gestión o administración es conocida como una de las actividades más antiguas, interesantes y bellas; su evolución ha ocurrido a la par de la organización del trabajo humano. Así, en la época primitiva, cuando el hombre se dedicaba a cazar en grupo, la tribu planeaba sus operaciones antes de actuar; por ejemplo, se definía cómo y quién haría cada actividad, algún individuo conducía y coordinaba la acción; y después evaluaba conjuntamente los aciertos y las fallas para mejorar el proceso.
Coulter, (2010) Nombra la revolución industrial, la cual inició a finales del siglo XVII cuando el poder de las máquinas sustituyó a la fuerza humana y se volvió más económico facturar los productos en las fábricas que en los hogares. Estas grandes y eficientes fábricas necesitaban a alguien que previera la demanda, que garantizara que los materiales necesarios para la fabricación de productos estuvieran disponibles, que se asignara tareas a la gente, que dirigiera actividades diarias, etc. Ese alguien era un “gerente”, y ese gerente necesitaría teorías formales para poder dirigir estas grandes organizaciones.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación. 1.2.1. Modelo de gestión administrativo
1.2.1.1. Concepto
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como es el modelo japonés de administración. Significa tomar las decisiones que guiarán a la organización por las etapas de planeación, organización, dirección y control.
Según Ortiz, (2011); Amaru C. , (2009) Y Don Hellriegel, (2009); expresan que la palabra administración es un proceso que conlleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado. Por lo tanto la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones en una unidad económica-social, con fines de lucro, en el que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común.
Considerando a Cardona, (2009), explica que el latín administrare, significa etimológicamente servir. En este sentido, puede definirse la Administración como la acción de servir a otro, de cuidar los bienes de otro, de encargarse de los asuntos de otro. Por extensión, administrar significa encargarse y cuidar de los asuntos de uno mismo. Cuidar y manejar los propios bienes y recursos. Administrar quiere decir también regir o gobernar, significa dirigir los destinos de una empresa, de una organización, de una comunidad, de una ciudad, de un pueblo, de tal manera que se alcancen sus objetivos o propósitos y su progreso y bienestar.
1.2.1.2. Importancia del modelo de gestión administrativo
6 1.2.1.3. Elementos
Considerando a Much, (2010) los elementos de la administración son:
Objetivos: La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.
Eficiencia: Se obtiene cuando se logran los objetivos en tiempo y con la máxima autoridad.
Competitividad: Es la capacidad de una organización para generar productos y/o servicios con valor agregado en cuanto a costos, beneficios, características y calidad, con respecto a los de otras empresas de productos similares.
Calidad: Implica la satisfacción de las expectativas del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos.
Coordinación de recursos: Es cuando se optimizan los recursos necesarios para lograr la operación de cualquier empresa a través de la administración.
Productividad: Implica la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en este sentido, la productividad es la relación que existe entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio y los resultados obtenidos. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. De esta forma se aplica la administración como disciplina.
1.2.1.4. Ventajas
Según Swheelen. Thomas Y Hunger, (2007), exponen las siguientes ventajas:
A través de sus técnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad y simplificación en el trabajo con los consecuentes ahorros de tiempo y costo.
De acuerdo con lo anterior, incide en la productividad, eficiencia, calidad y competitividad de cualquier organización.
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1.2.1.5. Características inherentes de la disciplina administrativa
Según Much, (2010); expresa que la administración posee ciertas características que la diferencian de otras disciplinas:
Figura 1: Características inherentes de la disciplina administrativa
Fuente: Much, (2010)
Universalidad: Es indispensable en cualquier grupo social, ya sea una empresa pública o privada o en cualquier tipo de institución.
Valor instrumental: Su finalidad es eminentemente práctica, siendo la administración un medio para lograr los objetivos de un grupo.
Multidisciplina: Utiliza y aplica conocimientos de varias ciencias y técnicas.
Especificidad: Aunque la administración se auxilia de diversas ciencias, su campo de acción es específico, por lo que no puede confundirse con otras disciplinas.
Versatilidad: Los principios administrativos son flexibles y se adaptan a las necesidades de cada grupo social en donde se aplican.
1.2.2. Proceso administrativo
Fernández, (2008) Menciona: El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de la eficiencia de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función
Características de la administración
Universalidad
Valor instrumental
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individual de coordinar, sin embargo parece exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Considerando a Munch , (2010) manifiesta que la administración comprende una serie de fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento resulta esencial para aplicar los métodos, los principios y las técnicas de esta disciplina correctamente. En la administración de cualquier empresa existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos; y otra operacional, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. Por tanto cabe señalar que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
1.2.2.1. Elementos del proceso administrativo
Figura 2: Elementos del proceso administrativo
Fuente: Fernández, (2008)
a) Planeación
PLANEACIÓN ¿Qué se
quiere obtener?
ORGANIZACIÓN ¿Cómo se hace?
INTEGRACIÓN ¿Con quién? DIRECCIÓN Ver
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Según Snell, (2009); Much, (2010) y Hernández & Rodríguez, (2012), expresan que planear es definir metas que se perseguirán, y anticipan qué acciones serán las adecuadas para alcanzarlas. Se determinan los escenarios futuros y el rumbo hacia donde se dirige la empresa, así como la definición de resultados que se pretenden obtener y las estrategias para lograrlos minimizando riesgos. La planeación es el primer elemento del proceso administrativo y sobre todo en el que se basan los demás, se convierte en el pilar de todo el proceso pues es aquí donde se definen los objetivos y las acciones para alcanzarlos. Planear es tan importante como hacer, porque la eficiencia es obra del orden, por lo tanto es necesario hacer planes antes de la acción.
b) Organización
Stanford, (2010), manifiesta que la organización es el resultado de conformar y alinear todos los componentes de una empresa para el logro de una misión acordada. Consiste también en la determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo. De esta manera se establece las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Organizar es distribuir de manera sistemática todos los recursos disponibles de una institución, para llevar adelante la realización de los objetivos planteados y evitar conflictos y confusiones en el proceso administrativo, es decir es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre diferentes personas de la empresa.
c) Integración
10 d) Dirección
Según Much, (2010); la dirección consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo. El elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas directamente, ya con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. La dirección consiste en ser capaz de influir sobre el recurso humano dentro de la institución, lo que ayudará a obtener un canal de comunicación más fluido entre los miembros de la organización y a un efectivo logro de los objetivos propuestos.
e) Control
Hernández & Rodríguez, (2012); exponen que es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes.
1.2.3. Valores en la administración
Longo & Albareda, (2015), manifiestan que la ética y los valores son indispensables en cualquier ámbito de la sociedad, público o privado. Administración por valores puede ser y es un factor decisivo, la administración se rige por una serie de valores que proporcionan el sustento ético que permite orientar la conducta del administrador durante su ejercicio. La observancia de estos valores influye directamente en el bienestar de la sociedad. De hecho, todas las organizaciones deben de poseer un código de ética y una filosofía organizacional que oriente todas sus acciones.
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Según Much, (2010) los valores éticos de la administración son:
a) Sociales
Son los de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar de la comunidad a través de:
Calidad del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades de la sociedad.
Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.
Cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener al gobierno.
Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
Incrementar y perseverar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.
b)Organizacionales
Su finalidad es mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social:
Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológico.
Optimizar la coordinación de recursos.
Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
Proporcionar servicios y productos.
c) Económicos
Se orientan a la obtención de beneficios económicos:
Generar riqueza para la sociedad y los accionistas.
Maximiza obtención de utilidades.
Manejo adecuado de recursos financieros.
Desarrollo económico del grupo social.
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1.2.3.1. Importancia de los valores en la administración
Según Lladró & Guardia, (2010); exponen que a finales de los 90 se produjo un cambio en la orientación de la comunicación de las empresas, impulsando nuevas estrategias, transmitiendo mensajes que identificaban a las organizaciones, las personalizaban y comunicaban un conjunto de valores corporativos. Estos valores son de gran importancia ya que permiten personalizar las empresas y definir su perfil corporativo, como en el caso de la calidad, profesionalidad, crecimiento, innovación, eficacia, éxito o superación, y los valores relacionados directamente con el consumidor, es decir, aquellas que permiten a los públicos sentirse identificados con las organizaciones gracias a las ventajas, confianza, servicio prestado, cercanía o atención que prestan.
1.2.4. Misión
Según Arco & Blomer, (2009), considera a la misión como una expresión muy general de lo que quiere ser la empresa y será el primer punto de referencia para la actuación empresarial. La misión se define de una forma general, vaga y a menudo política. Debe responder a la pregunta de: ¿para qué existe la empresa?
Considerando a Alessio, (2008), la misión estratégica es la aplicación y puesta en marcha del intento estratégico, se debe especificar los mercados y los productos con que la organización piensa servirlos, apalancando eficientemente sus recursos, capacidades y competencias. Una buena declaración de la misión debe hacer concordar las áreas de interés, servir de límite entre lo que se debe y no se debe hacer.
1.2.5. Visión
13 1.2.6. Manuales
Gil & Giner, (2007), detalla que los manuales son los instrumentos normativos que contienen en forma breve, clara, descriptiva y explicativa información referente a la historia, fundamento legal y administrativo, objetivos generales y/o específicos, atribuciones, funciones, políticas, normas generales y/o específicas de operación, estructura orgánica y organigrama, así como la descripción narrativa y gráfica de los procedimientos de una dependencia, Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado, Órgano Político-Administrativo o Entidad.
1.2.6.1. Importancia de los manuales
Los manuales son indispensables dentro de una organización, ya que a través de los mismos una entidad tendrá una guía para llevar a cabo de manera adecuada las actividades.
Carlos, (2007), señala la necesidad de elaborar manuales que rigen funciones específicas por ejemplo, proporcionar información de carácter más estable, referida a funciones operacionales de la organización de que se trate sea este del sector público o privado. Los manuales son herramientas de planificación o programación que sirven de guía o como fuente ordenada de actos administrativos esenciales para mejor realización de tareas relativas a una o varias funciones.
1.2.7. Manual de funciones
Guízar (2013) manifiesta que es un documento en el cual se detallan o especifican las funciones o actividades inherentes de cada una de las unidades administrativas que forman parte de una estructura orgánica en una determinada organización. Especifica los requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones. En si este manual consiste en la definición de estructura organizativa de una empresa, englobando el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos.
1.2.8. Manual de procedimientos
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operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tareas específicas en la organización.
Es decir contiene la descripción de los procedimientos, permitiendo comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
1.2.8.1. Denominación de las unidades de trabajo
Según Amoro, (2009), a los bloques de trabajo se les puede llamar departamentos, y cada uno de ellos realiza una parte de trabajo total que es necesaria para lograr los objetivos.
Departamento es una designación genérica; se les puede llamar unidades, sectores, divisiones, gerencias, direcciones, secciones o áreas. Esos nombres son arbitrarios y cada organización puede usar los que desee.
En ciertos casos, el departamento tiene una sola función de la organización por ejemplo, el de administración de recursos humanos. En otros, un departamento concreta diversas funciones (por ejemplo, el de administración de recursos humanos y de servicios generales.
1.2.8.2. Definición de responsabilidades
Amoro, (2009), Dice las responsabilidades son las obligaciones o deberes de las personas para realizar tareas o actividades; al conjunto de tareas de las cuales se responsabiliza una persona se le llama cargo. Normalmente, un departamento es un conjunto de cargos; sin embargo, como sucede en las organizaciones pequeñas, un departamento puede corresponder a un solo cargo.
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Lo cargos tiene títulos que identifican la tarea principal (o profesión) de ocupante: editor, secretaria, profesor, asistente del gerente general o director de recursos humanos. El contenido de cargo especifica las tareas o responsabilidades (llamadas también funciones de cargo) que el ocupante debe desempeñar.
1.2.9. Políticas
Díaz, (2007) Las políticas son orientaciones básicas para la acción que señalan los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades, y que deben en forma continua a lo largo de toda la línea de la organización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme a los planes y programas.
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
Mediante la investigación bibliográfica de varios autores se puede apreciar que un modelo de gestión administrativo es de gran importancia en una empresa, ya que conlleva a una empresa u organización al cumplimiento de su cultura organizacional, misión y visión, metas y objetivos institucionales ya sean de corto, mediano o largo plazo a través de un conjunto de doctrinas y técnicas del proceso administrativo que se debe seguir como son; la planificación, organización, integración, dirección y control. El modelo de gestión administrativa permite la optimización en la ejecución de los procesos, con el fin de incrementar la cantidad y eficacia en la gestión de los servicios. Además permite una reducción en el tiempo empleado en los trámites y consultas así como una mejor calidad en el servicio prestado, que es recibido por el usuario. En sí la administración o gestión es una actividad indispensable en cualquier organización, ya que es la manera más efectiva para garantizar su competitividad y productividad, mismas que contribuyan al bienestar de la comunidad logrando de esta manera satisfacer adecuadamente las necesidades de la sociedad.
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1.4. Análisis crítico sobre el objeto de investigación actual del sector, rama o empresa, contexto institucional
La asociación “El Chinchinal” se encuentra ubicada en el Cantón Mira Provincia del Carchi cuenta con 18 socios los cuales se dedican a la producción y comercialización de un licor tradicional de su cantón como es “El tardón Mireño”, esta asociación nació hace 4 años pero no cuenta con un establecimiento adecuado del proceso administrativo. No existe un desarrollo gerencial en base a políticas, ni una estructura jerárquica adecuada que identifique puestos para los empleados, los procedimientos no son claros para el desarrollo de sus funciones, lo que conlleva a que los empleados no poseen una cultura de auto-supervisión de su trabajo, es decir, la capacidad de trabajo es deficiente ya que no tiene responsabilidades asignadas y no tienen un estímulo constante que les permita garantizar la calidad en la ejecución de sus actividades.
A raíz de esto los recursos disponibles no son utilizados eficazmente, además esta asociación no cuenta con documentos que validen los procesos a los que están encaminados, ni herramientas que controlen el desarrollo de la organización y evalúen el desempeño del trabajo.
17 1.5. Conclusiones parciales del capítulo
La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente donde los individuos trabajan en grupos y cumplen metas específicas de manera eficiente y sobre todo con responsabilidad.
El proceso de administración se refiere a planear, organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, ejecutar y controlar sus actividades.
La misión sirve a la empresa como marco de referencia definiendo de esta manera la razón de ser de la asociación.
Una visión comunicada con eficacia es una herramienta administrativa valiosa para registrar el compromiso del personal con las acciones que harán que la compañía avance en la dirección deseada.
18 CAPÍTULO II.
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.
2.1. Caracterización de la empresa.
El Cantón Mira está localizada a 92 Km al sur de la ciudad de Tulcán, también llamado como Balcón de los Andes, debido a que permite tener una vista panorámica del valle del Chota y el cerro Cayambe, además cuenta con dos vías que permiten el rápido acceso a Tulcán, El Ángel, Mira y por el puente de Mascarilla, límite con la Provincia de Imbabura. Cabecera cantonal que lleva el mismo nombre, asentado en un mirador natural, esta tierra posee una tierra agradable y benigno y básicamente la población se dedica a la agricultura de productos de clima seco tropical como: tomate riñón, pepinos, pepinillos, ovos, pimiento y muchos otros.
Mira, es un cantón muy rico en atractivos naturales y manifestaciones culturales, agroturismo, turismo de aventura, las fiestas de febrero y agosto, en donde se arraigan expresiones vivas, como el novillo de bombas, ritual taurino que se celebra en honor a la Santísima Virgen de la Caridad, patrona de los Mireños; la restaurada iglesia matriz “San Nicolás de Mira”, con más de 300 años, sin olvidar “el tardón Mireño”, que contrario a su nombre embriaga rápido a quien sucumbe en su dulce encanto.
El “Tardón Mireño” es una bebida alcohólica, tradicional y emblemática del sector que identifica a la provincia del Carchi, la que se brinda en las fiestas del 2 de febrero en honor a su Patrona y el 18 de agosto, recordando la cantonización. Actualmente, tres microempresas la patentaron y la procesan todo el año, difundiéndola a nivel nacional e internacional; siendo sus primeros mentalizadores José Felix Mafla y Ángel Ruiz, entre otros. Renato Bastidas, uno de los pioneros en la producción a gran escala ya que este licor es solicitado vía internet desde Estados Unidos y varios países de Europa, por compatriotas y Mireños.
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La asociación “El Chinchinal” nació hace 4 años y se encuentra ubicada en su mismo cantón (Mira), cuenta con 18 socios los cuales se dedican a la producción y comercialización de este licor tradicional de su cantón como es “El tardón Mireño”.
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación
2.2.1. Modalidad de la investigación
Cualitativa: Se obtendrá un análisis de datos cualitativos obtenidos de los distintos departamentos de la asociación.
2.2.2. Tipos de investigación
Investigación Bibliográfica: Se aplicó la investigación bibliográfica de libros para obtener conocimientos o ideas de diferentes autores y estructurar el marco teórico.
Investigación de campo: Se realizó un levantamiento de datos mediante una entrevista a la Presidenta, secretaria, tesorera y contadora de la Asociación “El Chinchinal” para obtener una información clara de los problemas que se dan en la organización.
Descriptiva: Se detalló la problemática que afecta a la Asociación y se estableció normativas de mejora.
2.2.3. Métodos
Empírico: Auxilió a la realización de un diagnóstico sobre dicha investigación para de esta manera determinar el objeto de transformación para poder plantear una solución.
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Inductivo- deductivo: Ayudó a establecer los resultados principales del nivel teórico de objeto de transformación.
Sistemático: Benefició de manera lógica y ordenada a determinar los diferentes componentes de este trabajo de acuerdo a las bases teóricas existentes.
2.2.4. Técnicas
Entrevista: Se obtuvo la información directa de la presidenta representante legal de la Asociación “El Chinchinal”, de la secretaria, tesorera y contadora, con esto se logró que la información sea suficiente y verdadera.
Entrevistas realizadas a la Presidenta, Secretaria, Tesorera y Contadora de la Asociación “El Chinchinal”
2.3. Análisis de la entrevista a la Presidenta
Una vez realizada la entrevista a la presidenta de la Asociación “El Chinchinal” la información obtenida es la siguiente:
La asociación cuenta con 18 socios los cuales se dedican a la elaboración y comercialización de un licor tradicional como es el tardón mireño, ésta Asociación nació hace 4 años, la cual se denominaba en un principio Asociación “BALCÓN DE LOS ANDES”, la asociación está impulsada a brindar un producto selectivo hecho de forma artesanal, es una organización reciente cuyo anhelo es promover procesos de desarrollo que mejoren las condiciones de vida de los productores y productoras de este pequeño rincón de la Patria ecuatoriana, la Asociación está comprometida a entregar este licor de moderación que guarda su tradición, con la que atienden a propios y aquellos que visitan el Cantón en calidad de Turistas. Sin duda el camino que tiene que recorrer la organización puede ser muy difícil pero se convierte en un reto el cambiar el estado actual, son un grupo de socios con un grado muy alto de solidaridad, motivación y gran experiencia vivencial en la elaboración de este producto que se ha convertido en la dulce tradición mireña.
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Ministerio de Industrias y Productividad del Carchi.- Aprobación Jurídica de la Asociación de Producción y Desarrollo Social “El Chinchinal”.
Servicio de Rentas Internas del Carchi.- Ha permitido obtener el RUC No. 0491511478001 de la Asociación de Producción y Desarrollo Social “El Chinchinal”. Dirección de Salud del Carchi.- Obtención del Permiso de Funcionamiento de
locales Comerciales, para el expendio del producto.
Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Mira.- Obtención de la Patente, permiso municipal para el funcionamiento del local Comercial
Ministerio de Salud – Instituto Nacional de Investigación en Salud Pública de la ciudad de Quito.- Obtención del Registro Sanitario No. 15395INHQAN313.
Formulario de ingreso al programa de asistencia técnica, en introducción al reglamento de buenas prácticas de manufactura para alimentos procesados – sistemas de gestión de calidad.
Además de esto indica que se están dando los siguientes problemas: no existe una estructura organizacional adecuada que determine cargos específicos para cada trabajador, existe una directiva pero no todos cumplen satisfactoriamente su labor por esta razón hay desconformidades entre los socios. No hay suficientes actividades y responsabilidades establecidas y debidamente asignadas para cada empleado, más sin embargo las que desempeñan no son cumplidas eficientemente, esto conlleva a que exista duplicidad de funciones, pérdida de tiempo, mal manejo de los recursos y en si no se da cumplimiento a los objetivos empresariales.
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Explica que mientras no se haga una reestructuración de cargos se seguirán duplicando funciones y habrá desorganización en la institución, no existirá un ambiente de trabajo que cree confianza plena tanto entre los miembros internos de la empresa como con las personas o instituciones con las que se relaciona la organización. Además los empleados no se sienten motivados y no mantienen un buen ritmo de trabajo para obtener una alta productividad y de esta manera alcanzar los resultados deseados de la organización.
La Asociación no cuenta con una misión clara que identifique los objetivos que persigue la organización y que a la vez son su razón de ser.
Además no cuentan con registros que validen los procesos a los que están encaminados. No existe planificación, coordinación ni evaluación de resultados que contribuyan al esfuerzo de los asociados y que luchen por una mayor efectividad del desarrollo de la asociación, no existen iniciativas que identifiquen las metas u objetivos que deben cumplir ni acciones que se deben llevar a cabo para asegurar el avance hacia los resultados más importantes, de manera que las iniciativas actuales y futuras sean más capaces de mejorar la vida de los asociados. Sin una planificación, coordinación y evaluación de resultados es imposible juzgar si el trabajo va en una dirección correcta si se pueden proclamar avances y éxitos y si se puede mejorar los esfuerzos futuros.
2.4. Análisis de la entrevista a la Secretaria
Indica que las principales funciones que desempeña actualmente dentro de su puesto de trabajo son:
Tener la nómina de todos los socios
Comunicar o informar reuniones a realizarse
Controlar la asistencia de los socios a reuniones a través de firmas de asistencia. Constatación del cuórum
Presentar la orden del día Realizar el acta de sesiones Dar lectura de comunicaciones Clausurar la reunión
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Menciona que no se realizan reuniones frecuentes de la asociación ya que la mayoría de los socios son trabajadores de instituciones públicas y les es difícil por el horario de trabajo. Observa también como problema principal dentro de su cargo la impuntualidad y sobre todo la falta de asistencia por parte de los socios a las reuniones convocadas lo cual muestra que no existe disciplina ni respeto hacia los compañeros de trabajo y además provoca una desorganización de todo el grupo de socios, impidiendo que se traten los asuntos previstos de la reunión y por lo tanto no se toma decisiones correctas que ayuden a mejorar los problemas de la institución.
Piensa que cada persona es importante e indispensable ya que todos pueden aportar con ideas diferentes en beneficio de la asociación y en sí de todos los socios. También menciona el compromiso y compañerismo como razones suficientes e inteligentes para sacrificar otras tareas o actividades y ocuparse de lo realmente importante.
Da a conocer que no existen medidas que ayuden al cumplimiento de responsabilidades para cada trabajador, por tal razón se ha vuelto costumbre el pedir permisos o llegar tarde a las reuniones dando prioridad a otros asuntos antes que la asociación.
2.5. Análisis de la entrevista a la Tesorera
Menciona como sus actuales funciones a las siguientes:
Custodia los activos, pasivos de propiedad de la asociación Proporciona la materia prima para la elaboración del tardón Controla el proceso productivo hasta su venta
Recauda los fondos de toda la asociación
Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la Asociación. Entrega recibos y documentos a la contadora para las respectivas declaraciones Paga arriendo del local comercial
Es el encargado de dirigir los asuntos relacionados con los movimientos económicos y flujos monetarios. Su trabajo lo sustenta siempre con documentos soporte tales como facturas, recibos, cheques y otros.
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impide el cumplimiento eficiente de su trabajo. Muchas de las veces ha tenido que prestar dinero de su bolsillo y de esta manera poder cumplir con pedidos de clientes, una vez vendido el producto se devuelve el dinero. Cree que esto no está bien y que cada socio debe ser responsable y cumplir con sus pagos puntualmente ya que el beneficio es para tola la asociación.
2.6. Análisis de la entrevista a la Contadora
Entre sus principales funciones menciona las siguientes:
Mantener actualizada la contabilidad de la Asociación
Interpretar y contabilizar las transacciones contables y financieras, cuando éstas se producen
Determinar la legalidad, veracidad y conformidad de las operaciones y de la documentación de soporte
Presentar estados financieros actualizados con los respectivos anexos.
Preparar los documentos para liquidación de impuestos fiscales (retenciones en la fuente e IVA en los casos y porcentajes que así lo disponga la ley)
Preparar y emitir los comprobantes para el pago de las obligaciones contraídas por la Asociación
Manifiesta que los problemas que ha observado en la asociación son los siguientes: existe mala organización de los documentos por lo que siempre tiene que estar al frente explicando lo que tienen que hacer y los documentos con los que deben contar.
La desorganizada forma de recopilar y clasificar la documentación que a su vez conlleva a mantener un archivo inadecuado y un registro de ingreso y egresos desactualizado que ahondan más el problema de poseer una documentación desorganizada.
25 2.7. Propuesta del investigador
Figura 3: Modelo de gestión administrativa
Fuente: (Cuartas D. , 2008)
General
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO
PARA LA ASOCIACIÓN EL CHINCHINAL
DEL CANTÓN MIRA
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN Y
DIRECCIÓN
CONTROL
General
Manual de procedimientos
Manual de funciones
Herramientas de Control y
evaluación Políticas Objetivos del
Modelo
Específicos
Objetivos
empresariales
Específicos
Misión y Visión
Estructura organizacional
Reglamento interno
Código de Ética
Aspectos administrativos
Planificación
26 2.8. Conclusiones parciales del capítulo
En la asociación, la administración se lleva a cabo de forma ineficiente y no cumple con el proceso administrativo como tal, lo que ocasiona que el cumplimiento de funciones y utilización de recursos se realice de manera inadecuada.
De acuerdo a la presidenta de la asociación “El Chinchinal”, se concluye que la asociación no cuenta con un adecuado organigrama que permita una correcta delimitación de funciones y responsabilidades, que identifique con exactitud las actividades que se deben realizar para alcanzar un desenvolvimiento eficiente y eficaz.
27 CAPÍTULO III.
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO PARA LA ASOCIACIÓN EL CHINCHINAL DEL CANTÓN MIRA.
3.
3.1. Planeación
3.1.1. Objetivo del modelo de gestión administrativo
Ofrecer a la Asociación “El Chinchinal” el diseño de un Modelo de Gestión Administrativo que permita la optimización de los procesos.
3.1.1.1. Objetivos Específicos
Plantear la misión, visión, objetivos empresariales y código de ética que contribuyan de manera directa en el establecimiento de un ambiente de trabajo agradable entre socios y empleados, fomentando la responsabilidad de mantener un comportamiento aceptable, cimentado en los valores promovidos por la asociación.
Establecer cargos y responsabilidades para mejorar el desempeño de los trabajadores.
Diseñar una planificación operativa anual que contribuya al cumplimiento de los objetivos de la organización.
Implantar un reglamento interno con el propósito de encaminar al personal y socios, en el cumplimiento de las actividades y responsabilidades detalladas en el Manual de Funciones.
Crear políticas que refuercen el compromiso y la participación de los socios.
Establecer controles y evaluaciones a los procesos para asegurar que las actividades planteadas se realicen de la mejor manera corrigiendo e impidiendo conductas indeseables.
3.1.2. Objetivos empresariales
Ofrecer una bebida tradicional conservando su sabor natural sin perder la calidad y buen precio.
General
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO
PARA LA ASOCIACIÓN EL CHINCHINAL
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN Y
DIRECCIÓN CONTROL General Manual de procedimientos Manual de funciones Herramientas de Control y evaluación Políticas Objetivos del Modelo Específicos Objetivos empresariales Específicos Misión Estructura organizacional Reglamento interno
Código de Ética
28 3.1.2.1. Objetivos específicos
Solicitar asesoría local, provincial y o/nacional en materia de producción, comercialización con el fin de fortalecer el conocimiento de actividades productivas. Lograr la capacitación necesaria para manejo empresarial de todos sus socios
integrantes y garantizar la calidad de su producto.
Contribuir a elevar la calidad de vida de los miembros y sus familias, mediante el fortalecimiento de su emprendimiento.
Implementar procesos y actividades de producción artesanal que fortalezcan la economía de los asociados y sus familias.
Gestionar con Instituciones Públicas y/o privadas, nacionales e internacionales la consecución de fondos no reembolsables y/o créditos asequibles para financiar proyectos sociales, productivos y comercialización.
Fortalecer la participación masiva y mayoritaria en ferias artesanales.
3.1.3. Misión y Visión
Figura 4: Misión de la Asociación “El Chinchinal”
Fuente: Porter H. B., (2009), Archivo de la Asociación, (2012)
MISIÓN
Elaborar, distribuir y vender una bebida tradicional hecha de forma artesanal, conservando su exquisito sabor con una excelente calidad, de manera oportuna y bajo una serie de valores de honestidad y buen servicio, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, mediante un trato amable, eficiente y personalizado.
VISIÓN
29 3.1.4. Código de Ética
Capítulo I. Objeto Artículo 1
El código de ética persigue el principal propósito dentro de la institución de contribuir de manera directa en el establecimiento de un ambiente de trabajo agradable entre socios y empleados, cuidando siempre que las relaciones interpersonales se desarrollen de la mejor manera, fomentado la responsabilidad de mantener un comportamiento aceptable, cimentado en los valores y principios promovidos por la asociación.
Capítulo II. Ambiente Artículo 2
Es obligación de todos los socios de la Asociación “El Chinchinal” cumplir con cada uno de los artículos e incisos contemplados en el código de ética para asegurar un ambiente de trabajo adecuado para todos quienes prestan sus servicios en la institución, y así elevar los niveles de productividad de sus recursos.
Capítulo III. Valores y principios fundamentales Artículo 3
La Asociación “El Chinchinal” con el propósito de dar cumplimiento a los objetivos planteados por la dirección y desarrollar sus actividades apegados a la misión y visión institucional, considera necesario que sus empleados y socios practiquen de manera activa valores y principios relacionados con las actividades del negocio. Para los fines pertinentes se detallan los siguientes incisos que corresponden a los valores que se deberán practicar: a. Éticos: Honestidad, responsabilidad, lealtad, transparencia y compromiso con la
organización y sus procesos.
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c. Económicos: Servicio, trabajo, eficiencia, honradez, espíritu económico y calidad en relación con todas las actividades económico financieras que garanticen la permanencia de la organización en el mercado.
d. Políticos: Democracia, participación, autonomía y pluralidad, en sentido del respeto de la etnia y tradiciones culturales de cada uno de sus socios, al considerarse aspectos que garantizaran una inclusión y libertad de opinión.
Artículo 4
En cuanto a los principios para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales la Asociación “El Chinchinal” promueve la práctica activa y permanente de lo siguiente:
a. Igualdad e inclusión
b. Libertad de opinión independiente para cada uno de los socios
c. Distribución equitativa de los excedentes financiero de la empresa, de acuerdo a lo dispuesto por la normativa de la asociación
Capítulo IV. Responsabilidades Artículo 5
La Asociación “El Chinchinal” inicia sus actividades como una organización con fines sociales, por cuanto su responsabilidad es inherente con sus socios, en el cumplimiento de lo mencionado, se detallan los siguientes compromisos:
a. Equidad para cada uno de sus socios, en lo que respecta a oportunidades y garantías. b. Transparencia en el manejo de los fondos con la socialización periódica de los estados
financieros de la institución.
c. Establecer jornadas de capacitación permanente para socios y empleados. d. Cuidar y garantizar la salud de la planta laboral.
31
Capítulo V. Socialización Artículo 6
Para el cumplimiento del Código de ética, la Asociación “El Chinchinal”, propone las siguientes estrategias de socialización, de esta manera se busca difundir a todos los empleados y socios, los beneficios de este material.
a. Realizar un conversatorio trimestral para socializar el contenido y reforzar en la importancia de dar cumplimiento a su contenido.
b. Designar por elección popular, a una persona que se encargue de vigilar el cumplimiento de cada uno de los artículos e incisos que contiene el presente documento.
c. El incumplimiento de lo propuesto en el Código de Ética, será causal de una sanción ejemplificadora, sobre todo si se compruebe que esta transgrede y entorpece el normal desenvolvimiento de sus actividades.
Para constancia de lo actuado certifica:
32 3.1.5. Planificación Operativa Anual
PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL PARA LA ASOCIACIÓN EL CHINCHINAL DE ENERO A DICIEMBRE DEL 2016
OBJETIVO
GENERAL
ACTIVIDADES DE ENERO A DICIEMBRE DEL 2016 RESPONSABLE PRESUPUESTO
$
(Ver anexo 6)
GESTIÓN DE GOBERNABILIDAD E F M A M J J A S O N D
Impulsar actividades que contribuyan a fortalecer los procesos administrati vos
Realizar una sesión cada mes dónde se
analizará la situación social y financiera de la
entidad.
X
X X
X
X X X
X
X X X X
Presidente y
Contador 1,30 c/mes
Socializar en la asamblea, los balances,
información económica X
Asamblea General,
Presidente 1,30
Realizar convenio con el GAD Mira X Presidente 200,00
Establecer un calendario de capacitación a
todo el personal sobre el endeudamiento
X
Presidente 0,25
Capacitación a los socios en lo que se refiere
al endeudamiento
X
Presidente y
Contador
6,55
Orientaciones sobre el uso y manejo de los
materiales para la producción
X Responsable de
Producción
33
Proporciona r las bases sobre las cuales la asociación construya y determine el alcance, naturaleza
de la
participació n política.
Planificar, ejecutar y dirigir la gestión administrati
va y
Incentivar la participación en la organización
mediante resultados positivos
X
Presidente -
Socializar la planificación y el cumplimiento
de objetivos
X Presidente 3,25
MARCO LEGAL
Socializar el Reglamento Interno
X
Asamblea General,
Presidente 4,55
Socializar el Manual de Funciones y
Procedimientos
X
Asamblea General,
Presidente 8,45
Socializar las políticas de la institución,
Código de ética y Herramientas de Control.
X Asamblea General,
Presidente 6,50
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA
Realizar Control Interno X X
X X X X X X X X X X
Contratación
Auditora
300,00 c/mes
34
operativa para el cumplimient o de las actividades.
Impulsar actividades para lograr el
incremento presupuestar
io, y
propender a mejorar el patrimonio institucional .
Mejorar la competitivid ad de la asociación aumentando el nivel tecnológico para el desarrollo
de la
institución.
Analizar informes de gerencia y establecer
resoluciones de acuerdo a los mismos X X
Asamblea General,
Presidente 6,50
GESTIÓN DE MARKETING Y POSICIONAMIENTO
Rifas mensuales para incrementar el ahorro
X X X
X
X X X X X
X X X
Responsable de
Contabilidad 20,00 c/mes
Obsequios a los socios puntuales en sus pagos
X
Responsable de
Contabilidad 50,00
GESTIÓN DE TECNOLOGÍA
Equipamiento activos fijos (computadora) X Presidente 900,00
Crear página web X Presidente 10,00
35
Impulsar el crecimiento
de la
asociación, incrementan do las ventas y utilidades.
Buscar nuevos clientes X X X X X X X X X X X X Vendedor 100,00 c/mes
TOTAL: 1625,65
36 3.2. Organización y dirección
3.2.1. Aspectos Administrativos
3.2.1.1. Niveles de la Estructura Orgánica
La estructura orgánica de la asociación “El Chinchinal” estará dispuesta en los siguientes niveles:
3.2.1.2. Nivel legislativo
Corresponde al nivel jerárquico superior y está conformado por la Asamblea General. Esta encargado de aprobar normas y procesos encaminado a la regulación y control del manejo de los recursos.
3.2.1.3. Nivel Directivo
El nivel directivo es jerárquicamente el mando medio, quien se encarga de orientar, planificar, ejecutar, organizar las actividades de la asociación. Este nivel se representa a través del presidente.
3.2.1.4. Nivel de Apoyo
En este nivel se encuentran las personas o responsables de actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales, con cierto grado de autoridad y control. Están representados por el secretario general y los responsables de los departamentos de contabilidad, producción y ventas.
3.2.1.5. Nivel Operativo
37 3.2.2. Estructura organizacional
3.2.2.1. Organigrama estructural
La Asociación “El Chinchinal”, es una Asociación formada por 18 socios que se han unido voluntariamente para formar una organización democrática cuya administración y gestión se realiza conforme a las decisiones de la directiva y para lo cual todos están obligados a colaborar.
Figura 6: Estructura Organizacional
Fuente: Alessio & Ipinza, (2008), Archivo de la Asociación, (2012)
ASAMBLEA GENERAL
SECRETARIO GENERAL PRESIDENTE
CONTADOR JEFE DE
VENTAS
OPERARIOS JEFE DE PRODUCCIÓN
38 3.2.3. Manual de funciones
3.2.3.1. Objetivo
Delimitar las responsabilidades a cada trabajador, logrando uniformidad en los procedimientos de trabajo, optimizando de esta manera el tiempo y evitando el desperdicio de recursos materiales y humanos.
3.2.3.2. Alcance
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Manual de funciones Asociación “El Chinchinal”
Fecha: DD/MM/AA
ASAMBLEA GENERAL
Descripción del Cargo:
La Asamblea General constituye la máxima autoridad de la Asociación “El Chinchinal”, está
conformada por todos socios en su totalidad, para funcionar necesita que se encuentren la mitad
más uno de los socios. Las resoluciones adoptadas por la asamblea son obligatorias para todos
inclusive para los ausentes, y deben ser acatadas sin exclusión.
Objetivo:
Aprobar la planificación anual presentada por el encargado de todas las actividades a realizarse.
Requisitos:
Habilidades: Trabajo en equipo, cooperación, respeto e iniciativa.
Encontrarse en goce de los derechos como miembro activo de la asociación.
Funciones y Atribuciones:
Elegir, nombrar y remover a los miembros de la directiva y de las comisiones establecidas.
Aprobar, reformar e interpretar el estatuto y reglamento interno de la Asociación “El Chinchinal”.
Establecer las condiciones sobre las cuales, se puede autorizar el ingreso o salida de un socio.
Autorizar la firma de contratos y convenios.
Demandar la implementación o liquidación de determinados servicios, convenios o contratos
de ser necesario.
Regular la periocidad en que se darán a conocer los informes de actividades y económicos de
las diferentes instancias para su aprobación.
Vigilar el cumplimiento del estatuto y plan de actividades por parte de todos los socios.
40 Manual de
funciones
Asociación “El Chinchinal” Fecha: DD/MM/AA
PRESIDENTE Descripción del Cargo:
El Presidente es el representante de los socios frente a la Asamblea General y su responsabilidad es la de garantizar el cumplimiento de la voluntad de los socios
Objetivo:
Coordinar las actividades que ha de realizar la Asociación, previa aprobación de la Asamblea General.
Jefe inmediato: Asamblea general Requisitos para el puesto:
Título profesional: Ingeniero en administración de empresas
Experiencia: mínimo 1 año
Habilidades: capacidad de liderazgo, capacidad de interpretación, optimista, perseverante, constructor en un mundo cambiante.
Funciones:
Representar a la Asociación en cuanto a actos, acciones o gestiones sea necesario, figurando a la cabeza de cualquier representación de la Asociación.
Convocar a las reuniones de la Asamblea General y Junta Directiva.
Presidir sesiones de la Asamblea General y Junta directiva, dirigir sus debates, conceder uso de la palabra, marcar el orden de las intervenciones, disponer la suspensión de los debates.
Hacer cumplir los acuerdos adoptados que reciba de la Asamblea General y Junta Directiva.
Designar actividades en cada una de las áreas
Tomar decisiones acertadas para el bien de la asociación
Analizar el requerimiento del personal, aprueba y firma solicitud de personal.
Revisar y analizar la documentación.
Escoger el mejor postulante para contratar.
Comunicar al postulante vía telefónica y finiquitar el proceso de contratación.
Solicitar las condiciones del contrato
Firmar el contrato
Controlar las actividades en cada área
Verificar el cumplimiento de funciones del personal
Evaluar al personal de la Asociación
Controlar que se respeten los horarios de trabajo establecidos.
41 Manual de
funciones
Asociación “El Chinchinal” Fecha: DD/MM/AA
SECRETARIO GENERAL Descripción del Cargo:
El cargo de secretario(a) general, será designada por el Presidente a través de una convocatoria pública, una vez sea analizada la idoneidad de los postulantes para elegir al más apto para desempeñar las funciones del cargo.
Objetivo:
Cumplir con las funciones ligadas al cargo con responsabilidad. Jefe inmediato: Asamblea general y Presidencia
Requisitos para el puesto:
Título profesional: Licenciatura en secretariado ejecutivo
Experiencia: mínimo 2 años
Habilidades: Manejo de computadora y mantener habilidades organizativas. Funciones:
Receptar y custodiar la documentación de la asociación respecto a los procesos y actividades que se realizan en la asociación.
Exigir a los socios y empleados la documentación necesaria que sustente la manipulación de los recursos de la asociación.
Redactar y legalizar las actas, una vez concluidas las reuniones de la asamblea.
Expedir certificados con el visto bueno del presidente.
Mantener en orden y buen estado los archivos de la asociación.
Comunicar a los socios y al presidente en firma oportuna, sobre las reuniones planificadas por la asamblea general y la directiva.
Proporcionar a socios y empleados de los certificados y documentación que requieran, siempre que estas no coloquen en riesgo a la asociación.
Entregar la documentación que la asamblea y la directiva requieran.
