Apoyo administrativo en el área de contabilidad de la empresa distribuidora El Hueco sas

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(1)i. APOYO ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS. ZAIDA MILENA SUAREZ CARRILLO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA UCC FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CONTADURIA PÚBLICA SANTANDER, BARRANCABERMEJA 2019.

(2) ii. APOYO ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS. INFORME DE FIN DE ESTUDIOS PARA OPTAR AL GRADO DE CONTADOR PÚBLICO. ZAIDA MILENA SUAREZ CARRILLO. TUTOR: KARELLY OLIVIA CADAVID MARIN. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA UCC FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CCONTADURIA PÚBLICA SANTANDER, BARRANCABERMEJA 2019.

(3) iii. DEDICATORIA. Dedico este trabajo primeramente a Dios por regalarme la vida y la oportunidad de cumplir con una de mis metas tan anheladas de mi formación profesional. A mi madre uno de mis pilares más importantes de mi vida, por demostrarme su apoyo incondicional y por sus consejos de empuje para continuar con mis estudios. A mi padre quien ya no está acompañándome, pero sé que en el cielo estará orgulloso de mi y este triunfo hubiera sido muy especial tanto para el como lo es para mí. A mi Esposo por su comprensión, cariño y apoyo incondicional durante mis estudios y por vivir conmigo mis triunfos y fracasos, y por último, pero no menos importante a mis hijos quienes son el motor de mi vida, y a ellos quiero ofrecerle este trabajo como una contribución por las horas que no pude compartir con ellos por motivos de estudio, quiero ser un ejemplo a seguir en sus vidas y de superación personal..

(4) iv. AGRADECIMIENTOS. Primeramente doy gracias a Dios por darme la oportunidad de empezar mis estudios y culminar mis metas, a mi familia (esposo, padres, hermanos, hijos) quien fueron un apoyo fundamental, una voz de aliento y fortaleza para la terminación de mis estudios, al Señor Alexander Álvarez Infante presidente de la Junta de Acción Comunal del Barrio Galán Gómez quien me dio la oportunidad de pertenecer al programa de becarios convenio entre la universidad y la Junta de Acción Comunal, beneficio fundamental para el desarrollo y culminación de mi carrera profesional, a la empresa Distribuidora El Hueco SAS por abrirme sus puertas y poder desarrollar las prácticas profesionales, a los docentes por ser el pilar fundamental de mi formación y a mis compañeras de estudio por su amistad y apoyo incondicional durante estos cuatro años de estudio..

(5) v. Tabla de contenido ÍNDICE DE GRÁFICOS .................................................................................................... VII GLOSARIO ........................................................................................................................ VIII RESUMEN............................................................................................................................. XI ABSTRACT .......................................................................................................................... XII INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1 CAPÍTULO 1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO ................................... 3 CAPÍTULO 2. EL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA .................................................... 7 2.1. PROBLEMA ...................................................................................................................... 7 2.2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................ 7 2.3. OBJETIVOS ...................................................................................................................... 8 2.3.1. Objetivo General ........................................................................................................................ 8 2.3.2. Objetivos Específicos ................................................................................................................. 9 CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO .................................................................................... 10 3.1 DEFINICIONES DE CONTABILIDAD ....................................................................... 11 3.2 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD ................................................................ 12 3.3 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE................................... 13 3.4 LEY 1314 DE 2009 ........................................................................................................ 17 3.5 LEY 3022 DE 2013 ........................................................................................................ 18 CAPITULO 4. METODOLOGIA ........................................................................................ 21 4.1 TIPO DE INVESTIGACION ........................................................................................ 21 4.2 TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION .................................. 21 CAPITULO 5. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL .................................... 22.

(6) vi. CAPITULO 6. DESARROLLO DE LA PRACTICA PROFESIONAL EN LA EMPRESA CONCLUSIONES ................................................................................................................. 30 RECOMENDACIONES........................................................................................................ 31 BIBLIOGRAFIA..................................................................................................................... 32. 24.

(7) vii. ÍNDICE DE GRÁFICOS. FIGURA. 1: LOGO DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS “POR MAYOR O AL DETAL SIEMPRE LO MEJOR”..... 3 FIGURA 2. ORGANIGRAMA ................................................................................................................. 5 FIGURA 3. SISTEMA INFORMÁTICO CONTABLE JALT (MENÚ PRINCIPAL) ........................................... 26 FIGURA 4. PÁGINA DIAN (CONSULTAR ESTADO DEL RUT) ................................................................ 28 FIGURA 5. SISTEMA INFORMÁTICO CONTABLE JALT (MENÚ APERTURA DE TERCEROS) ...................... 29.

(8) viii. GLOSARIO. Comercialización: Efecto de comercializar (poner a la venta un producto o darle las condiciones y vías de distribución para su venta).. Información Financiera: Conjunto de datos que se emiten en relación con las actividades derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados a una institución. Es aquella información que muestra la relación entre los derechos y obligaciones de la dependencia o entidad, así como la composición y variación de su patrimonio en un periodo o momento determinado.. Sistema Tributario: El sistema tributario es el nombre aplicado al sistema impositivo o de recaudación de un país. Consiste en la fijación, cobro y administración de los impuestos y derechos internos y los derivados del comercio exterior que se recaudan en el país, además administra los servicios aduanales y de inspección fiscal, La tendencia universal es a que haya varios impuestos y no uno solo. Podemos resumir que un sistema es conjunto de impuestos que rigen en un país en un determinado momento.. Prácticas Profesionales: Suele constituirse como el primer paso de un estudiante o de un recién graduado en el mercado laboral. Se trata de una etapa que combina cuestiones típicas de un empleo (la necesidad de alcanzar un cierto grado de productividad, la obligación de acatar las órdenes de un superior, etc.) con elementos más vinculados a la formación y al aprendizaje. La práctica profesional es esencial para que los estudiantes puedan desarrollar sus habilidades en.

(9) ix. un trabajo. Esta le permite aplicar sus conocimientos y aprender más sobre el área en la que ha decidido desarrollarse.. Políticas contables: Son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros.. Sistema Informático Contable JALT: Es un programa informático que brinda soluciones de software a las empresas en las áreas de contabilidad, sistema de ahorro y crédito, es una Solución Empresarial, una Solución para que los Clientes y Usuarios trabajen con Confianza, Seguridad, Integridad y Calidad.. Comprobante de Egreso: Documento mercantil que se elaboran con el fin de registrar la salida de dinero y valores de una empresa.. Gastos Administrativos: Los gastos administrativos son los gastos en los que incurre una empresa que no están directamente vinculados a una función elemental como la fabricación, la producción o las ventas. Son gastos no técnicos necesarios para el funcionamiento básico de una empresa.. Activos Fijos: El activo fijo es aquel activo que no está destinado para ser comercializado, sino para ser utilizado, para ser explotado por la empresa, para generar ingresos con su uso..

(10) x. Inventarios: El inventario representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo circulante.. Impuestos: Los impuestos son los tributos más importantes, a través de los cuales, se obtiene la mayoría de los ingresos públicos. Con ellos, el Estado obtiene los recursos suficientes para llevar a cabo sus actuaciones, como, por ejemplo, la administración, infraestructuras o prestación de servicios..

(11) xi. RESUMEN. El presente informe es el resultado del trabajo desarrollado en las prácticas profesionales realizadas en la empresa Distribuidora El Hueco S.A.S sede principal de la ciudad de Barrancabermeja, ocupando el cargo de apoyo al área contable permitiendo que el contador de la empresa logre tener la información contable y financiera oportuna y confiable que sirva para la toma de decisiones. La empresa facilita y brinda al estudiante aprendiz los espacios y herramientas para que este puede desarrollar lo aprendido, así mismo el estudiante aprendiz ejecuta las funciones y tareas encomendadas en el área contable.. El propósito de esta práctica profesional es servir como apoyo administrativo en el área contable, desarrollando tareas diarias de contabilización de algunos soportes como son gastos, notas contables, compras, conciliaciones bancarias etc, el cual contribuyó a que la información financiera y contable de la empresa se encuentre oportuna, logrando de esta manera que los directivos tomen decisiones eficaces y eficientes sobre la situación actual económica de la entidad, así mismo se logra obtener informes fiscales oportunos para la presentación de los impuestos, evitando pagar sanciones por presentaciones extemporáneas o por correcciones. La práctica profesional es un gran apoyo para el estudiante practicante ya que en ella se aplican los conocimientos adquiridos en el campo universitario, se logra captar más conocimientos, se conoce el verdadero mundo laboral, las cuales serán bases fundamentales para el buen desarrollo de su carrera profesional..

(12) xii. ABSTRACT. This report is the result of the work developed in the professional practice carried out in the company Distribuidora El Hueco SAS, the main headquarters of the city of Barrancabermeja, occupying the post of support to the accounting area allowing the accountant of the company to have the accounting information and Timely and reliable financial information that can be used to make decisions. The company facilitates and provides the trainee with the spaces and tools so that it can develop what has been learned, likewise the student trainee executes the functions and tasks entrusted in the accounting area.. The purpose of this professional practice is to serve as administrative support in the accounting area, developing daily tasks of accounting for some media such as expenses, accounting notes, purchases, bank reconciliations etc, which contributed to the financial and accounting information of the company is timely, thus achieving that managers make effective and efficient decisions on the current economic situation of the entity, likewise it is possible to obtain timely fiscal reports for the presentation of taxes, avoiding paying penalties for extemporaneous presentations or corrections. The professional practice is a great support for the student practitioner since in it the knowledge acquired in the university field is applied, it is possible to capture more knowledge, the true working world is known, which will be fundamental bases for the good development of his career professional..

(13) 1. INTRODUCCIÓN. Como parte del proceso de formación como profesional en Contaduría Pública, la práctica profesional permite al estudiante aplicar los conocimientos adquiridos y desarrollar habilidades y destrezas necesarias para su desempeño profesional en ambientes aterrizados a la realidad empresarial, convirtiéndose en un puente que le da paso, del ambiente educativo al campo profesional y laboral. Así mismo la Práctica profesional contribuye a crear y consolidar en él valores éticos profesionales, que permitirán que, una vez graduado, ponga en los más altos niveles su profesión y la calidad de la formación recibida en la institución de donde egresó.. A través de este informe se dará a conocer las diferentes funciones desempeñadas en el área contable por la estudiante, durante su proceso de práctica profesional desarrolladas en la empresa DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS sede principal de Barrancabermeja en el cual se evidencia el apoyo fundamental que brindó la practicante a la empresa en el departamento de contabilidad en el reconocimiento y registro sistemático mediante el software contable JALT de los hechos económicos que se encontraban pendientes del año 2018 y 2019 de las entidades DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS, DISTRIBUIDORA EL HUECO (sede sucursal Barrancabermeja) y DISTRIBUCIONES ADAL (sede Bucaramanga) logrando que la información financiera y contable se encuentre actualizada, oportuna y confiable para la elaboración y presentación de informes financieros y fiscales y para la toma de decisiones, de esta manera también se logra que el estudiante resalte el aprendizaje de nuevos sistemas.

(14) 2. informáticos contables, la experiencia adquirida y el fortalecimiento de sus capacidades intelectuales y competitivos para su formación integral..

(15) 3. CAPÍTULO 1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO. La empresa Distribuidora El Hueco SAS se encuentra ubicada en la localidad de Barrancabermeja, en el departamento de Santander. Esta empresa cuenta con dos sedes el domicilio principal está ubicada en la calle 49 10-86 sector comercial y en la calle 49 05-44 sede sucursal en Barrancabermeja, además cuenta con sedes en otras ciudades como por ejemplo en Bucaramanga. La forma jurídica de Distribuidora El Hueco SAS es Sociedad por Acciones Simplificada y su principal actividad es "Comercialización y distribución de productos de marcas comerciales en papelería, cosméticos, ferretería, juguetería y accesorios”. Esta entidad se ha caracterizado por ser una empresa en los últimos 5 años más fuertes y competitivas del mercado.. Figura. 1: Logo Distribuidora El Hueco SAS “Por mayor o al detal siempre lo mejor”. Fuente:. Zaida Milena Suarez Carillo.

(16) 4. MISION: Distribuidora el Hueco SAS, presta sus servicios con entusiasmo, alegría, calidad y honestidad, generando la mejor experiencia de compra en nuestras instalaciones, lo que nos lleva constantemente a innovar y modernizar la distribución de nuestra amplia gama de productos de marcas comerciales en papelería, cosméticos, ferretería, juguetería y accesorios con precios justos que permiten a nuestro cliente satisfacer sus necesidades y expectativas y a su vez consolidarnos como empresa sostenible y permanente en el mercado.. VISION: En el año 2020 Distribuidora el Hueco SAS, será reconocida como empresa líder a nivel departamental por su comercialización, garantizando la calidad de nuestros artículos y servicios en papelería, cosméticos, ferretería, juguetería y accesorios; fortaleciendo nuestra red de clientes, posicionándonos a nivel empresarial, generando de esta manera mayores oportunidades de crecimiento y desarrollo para nuestros empleados, proveedores y consumidores..

(17) 5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Figura 2. Organigrama. Fuente: Zaida Milena Suarez Carillo. VALORES CORPORATIVOS:. . EQUIDAD: Aplicamos justicia en nuestras decisiones, estableciendo equidad entre los deberes y derechos de cada colaborador de la empresa..

(18) 6. . EFICIENCIA: Contamos con un equipo humano con todas las cualidades científicas y morales que garantizan una adecuada atención, así damos cumplimiento a las expectativas de nuestros clientes para que continúen accediendo a los productos y servicios que ofrece nuestra distribuidora.. . MORALIDAD: La organización evalúa estos valores mediante evaluaciones de desempeño el cual se desarrollan en conjunto con los trabajadores.. . INTEGRIDAD: Contamos con personal en el área administrativa y operativa que responde a los valores adquiridos y a sus convicciones más profundas, orientadas siempre hacia el bien y la construcción de la familia y la sociedad donde participa.. . TRABAJO EN EQUIPO: Se inculca en la organización tanto administrativa como operativamente y se evalúa en las evaluaciones de desempeño.. . ETICA: Ejercemos dentro de los lineamientos que nos regula las leyes colombianas y de otra índole a la que aplicamos..

(19) 7. CAPÍTULO 2. EL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA. 2.1. Problema. ¿Cuáles son las implicaciones de no tener la información financiera de manera oportuna para la toma de decisiones y para el sistema tributario?. 2.2. Justificación. Las prácticas profesionales es una oportunidad que brinda la Universidad Cooperativa de Colombia UCC a sus estudiantes de último grado de la profesión como opción de grado, en el cual permite ganar experiencia en el ámbito laboral, aplicar los conocimientos adquiridos durante la formación profesional y obtener habilidades como complemento del perfil profesional y convertirnos en perfiles competentes en tan exigente mercado laboral. El trabajo que se realizó en la empresa DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS sede principal de Barrancabermeja, fortaleció aspectos personales y profesionales, se logra obtener la meta que es actualizar la información financiera y contable de las tres empresas a cargo de la entidad principal “DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS (Sede Sucursal Barrancabermeja), DISTRIBUCIONES ADAL SAS (Sede Bucaramanga) y DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS (Sede Principal Barrancabermeja) permitiendo cerrar el periodo contable 2018, logrando que el Contador Público realice estados financieros confiables, oportunos y útiles para los socios de la empresa, bancos, proveedores, clientes y otros terceros, a partir de los resultados financieros de.

(20) 8. la compañía se puede evaluar la efectividad de sus políticas lo que permite considerar si es necesario establecer nuevas políticas o mejorar las actuales. La información actual le permitirá a los socios tomar decisiones en relación a costos, determinar si la compañía tiene liquidez o requiere fuentes de financiamiento externas, modificar los niveles de inventario, entre otras; además tener la información al día permite cumplir con la presentación oportuna de las obligaciones fiscales como lo es la declaración de renta, información exógena, renovación de matrícula mercantil, expedición de certificados de retención. y demás impuestos que. corresponde, con el fin de evitar sanciones tributarias y fiscales que pueden impactar económicamente a la empresa.. 2.3. Objetivos. 2.3.1. Objetivo General. Brindar apoyo en el departamento de contabilidad en temas relacionados con el análisis, reconocimiento, registro ordenado y sistemático de los hechos económicos de la organización que se encuentran pendientes por contabilizar del año 2018 y 2019 con el objetivo de lograr que la información financiera y contable se encuentre actualizada a la fecha, de igual manera aprender y conocer el ambiente laboral, lograr que el estudiante adquiera nuevos conocimientos contables e informáticos de sistemas contables y fortalezca su nivel de competitividad..

(21) 9. 2.3.2. Objetivos Específicos. . Analizar, reconocer y registrar mediante el sistema informático contable JALT las diferentes transacciones económicas que realizó la empresa en el año 2018 y 2019 de las empresas Distribuidora El Hueco SAS (sede principal Barrancabermeja), Distribuidora El Hueco SAS (sede sucursal Barrancabermeja) y Distribuciones Adal (sede Bucaramanga) con el fin que la información sea oportuna y confiable para la toma de decisiones.. . Analizar y auditar los diferentes rubros que componen la información financiera con el fin que la información sea confiable.. . Aprender nuevos sistemas informáticos contables.. . Registrar, revisar y corregir la base de datos de terceros creados en el sistema contable JALT en base a la información registrada en el portal de la Dian para la presentación de la información exógena.. . Desarrollar nuevas destrezas y actitudes en el aprendiz para fortalecer su competencia laboral..

(22) 10. CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO. La contabilidad es la técnica aplicada para llevar cuenta y razón de las actividades económicas de una entidad financiera. La contabilidad es esencialmente útil para la toma de decisiones respecto a la entidad económica, por lo tanto, esta requiere ser pronta, oportuna, relevante y significativa, coherente, fiable y precisa. Hoy por hoy existen varios personas o terceros interesados en la información financiera de la empresa, no solamente son los Socios o Accionistas, sino también Inversionistas, Proveedores, Clientes, Empleados, Entidades Financieras y el Estado quién vigila y supervisa el cumplimiento del pago de los tributos. La principal responsabilidad, en relación con la preparación y presentación de los estados financieros, corresponde a la gerencia de la empresa. La propia gerencia está también interesada en la información que contienen los estados financieros, a pesar de que tiene acceso a otra información financiera y de gestión que le ayuda en su planificación, toma de decisiones y responsabilidades de control. La situación financiera de una empresa se ve afectada por los recursos económicos que controla, por su estructura financiera, por su liquidez y solvencia, así como por la capacidad para adaptarse a los cambios habidos en el medio ambiente en el que opera. La información acerca de los recursos económicos controlados por la empresa y de la capacidad que tuvo para modificar tales recursos, es útil al evaluar la posibilidad que la empresa tiene para generar en el futuro efectivo y demás equivalentes de efectivo. La información acerca de la estructura financiera es útil para predecir las necesidades futuras de préstamos, así como para entender cómo las utilidades y flujos de efectivo futuros serán distribuidos entre los que tienen.

(23) 11. participación en la propiedad de la empresa; también es útil al predecir si la empresa tendrá éxito en la obtención de nuevas fuentes de financiamiento. La información acerca de la liquidez y solvencia es útil al predecir la capacidad de la empresa para cumplir sus compromisos financieros según vayan venciendo. El término liquidez se refiere a la disponibilidad de efectivo en un futuro próximo, después de haber considerado el pago de los compromisos financieros del período. El término solvencia se refiere a la disponibilidad de efectivo con una perspectiva a largo plazo, para cumplir con los compromisos financieros según vayan venciendo las obligaciones.. 3.1 DEFINICIONES DE CONTABILIDAD. La contabilidad ha sido definida como el lenguaje de los negocios. Enseguida se dan a conocer algunos conceptos sobre el término de contabilidad para posteriormente brindar una definición propia. La contabilidad encierra un sistema de información en términos cuantitativos y monetarios, las transacciones financieras que realiza una empresa, así como ciertos elementos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil, confiable y oportuna a usuarios externos de la organización.. La contabilidad constituye una actividad cuya función es proporcionar información cuantitativa acerca de las entidades económicas, la información primordialmente, es de naturaleza financiera y tiene como fin ser útil para la toma de decisiones de carácter económico..

(24) 12. A manera de conclusión se puede decir que la contabilidad es una disciplina con carácter técnico que sirve para cuantificar eventos económicos de las transacciones realizadas por una entidad con el propósito de que la información generada sirva para la toma de decisiones.. 3.2 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD. Actualmente en el campo económico se aprecian nuevas tendencias a escala mundial de las cuales dos son las responsables de grandes cambios que se están dando en el campo económico de orden mundial: La globalización económica y la competitividad. Como consecuencia de la globalización las empresas se ven cada día más obligadas a pactar alianzas estratégicas con otras empresas los gobiernos del mundo cada día abren sus puertas al ingreso de más productos de otros países. Esto genera una competencia muy fuerte por posesionarse del mercado en aras de no solamente hacer que las empresas sobrevivan, sino que sean más rentables y económicamente más solventes. La globalización y la competitividad están demandando cada día de información financiera de calidad para satisfacer totalmente las necesidades de información de los usuarios. Cada una de las empresas internacionales requiere de información financiera para poder decidir si vale la pena realizar negocios o inversiones con estas empresas. La importancia de la contabilidad radica en el hecho de proporcionar información financiera que en el mundo de los negocios globalizado requiere para tomar oportunamente sus decisiones de carácter económico..

(25) 13. La información financiera que la contabilidad proporciona es cuantitativa y cualitativa; cuantitativa porque se refiere a resultados económicos que afectan la posición financiera y los resultados de operación derivados de la actividad económica que la empresa realiza; cualitativa porque esa información financiera debe reunir una serie de cualidades de tal manera que la misma sea útil para la toma de decisiones. Además de ello es importante tanto para cumplir con disposiciones legales, como para evaluar la aplicación de los principios contables de generales aceptación a nivel mundial.. 3.3 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE. Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) señala que la información financiera que se emita, debe reunir determinadas características o requisitos de calidad con la finalidad de ser útil para la toma de decisiones de los usuarios generales de los estados financieros y sus notas.. Las características cualitativas que debe tener la información financiera son las siguientes:. UTILIDAD. La información contable debe ser útil, en principio, para conocer la real situación financiera de un negocio. Conocer los estados contables puede ser un valioso elemento para la toma de decisiones. Para tener utilidad, la información contable debe cumplir con los requisitos mencionados a continuación..

(26) 14. . PERTINENCIA. La información contable debe estar acorde con los objetivos y las necesidades de quienes recurrirán a ella.. . CLARIDAD. La información contable debe ser fácil de comprender, debe estar redactada de manera clara y organizada, sin demasiados tecnicismos, para resultar accesible aun a personas no expertas en temas. . contables.. COMPARABILIDAD. La información debe tener la posibilidad de ser comparada con la de otras empresas o con la de esa misma empresa en otros períodos de tiempo.. . OPORTUNIDAD. La información debe suministrarse en tiempo y forma, así como en un lugar que resulte apropiado; a veces se hacen reuniones especiales para dar a conocer la información contable, por ejemplo, al directorio de una empresa..

(27) 15. . OBJETIVIDAD. La información contable debe elaborarse sin ningún tipo de prejuicio o preconcepto, simplemente hay que referir los hechos tal cual son. No es ético “dibujar” un panorama diferente del real para influir en los usuarios de esa información en una dirección determinada.. . CONFIABILIDAD. La información financiera que se presente debe ser confiable y para que esto ocurra debe ser información que se pueda comprobar su veracidad, es decir información que se pueda comprobar de donde proviene, que no sea inventada; que sea representativa, que sea objetiva, donde no haya manipulación de la información y que sea verificable..  RELEVANCIA. La información financiera posee esta cualidad cuando impacta la toma de decisiones económicas de quienes la utilizan. Para que la información sea relevante debe permitir un adecuado entendimiento a los usuarios de la información, deber servir de base para la elaboración de proyecciones y mostrar los aspectos más significativos de la entidad reconocidos de manera contable. La importancia relativa no depende exclusivamente del importe de una partida, también depende de la posibilidad de que ésta influya en la interpretación de los usuarios generales de.

(28) 16. la información financiera, considerando para ello todas las circunstancias que rodean los hechos que tienen lugar en el curso normal de las operaciones de la Entidad..  COMPRENSIBILIDAD. Una cualidad esencial de la información financiera proporcionada, es que facilite el entendimiento para los usuarios de dicha información, pues de nada sirve que la gente que está a cargo de elaborar la información financiera, sea la única que sea capaz de comprender y entender lo que contiene la información financiera.. Es por demás decir que los usuarios de la información financiera también deben tener interés especial en mantener la capacidad de análisis e interpretación de dicha información y la única forma de hacerlo es con el conocimiento suficiente de las actividades económicas que ocurran en la Entidad.. . INTEGRIDAD. En la información contable no se debe “recortar” la información, no debe haber omisiones, se debe incluir todo de manera de lograr una representación fidedigna de la situación contable.. . PRUDENCIA. Las incertidumbres y los riesgos deben estar siempre presentes cuando se elabora un informe contable, de manera que las estimaciones deben ser muy prudentes. Son fuentes de.

(29) 17. incertidumbres, por ejemplo, la cobrabilidad de cuentas dudosas o la vida útil de los bienes de uso.. 3.4 LEY 1314 DE 2009. La Ley 1314 fue creada el 13 Julio de 2009 por el cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento..  OBJETIVO DE ESTA LEY:. Que la ley 1314 de 2009 tiene como objetivo la conformaci6n de un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia de normas de contabilidad, de informaci6n financiera y de aseguramiento de la información.. Que con observancia de los principios de equidad, reciprocidad y conveniencia nacional, con el propósito de apoyar la intemacionalización de las relaciones económicas, la acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de las normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento e información, con estándares intencionales de aceptación mundial, con las mejores prácticas y con la rápida evolución de los negocios.  AMBITO DE APLICACIÓN:.

(30) 18. La presente Ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento.. En desarrollo de esta Ley y en atención al volumen de sus activos de sus ingresos, al número de sus empleados, a su forma de organización jurídica o de sus circunstancias socioeconómicas, el Gobierno autorizará de manera general que ciertos obligados lleven contabilidad simplificada, emitan estados financieros y revelaciones abreviados o que éstos sean objeto de aseguramiento de información de nivel moderado.. En desarrollo de programas de formalización empresarial o por razones de política de desarrollo empresarial, el Gobierno establecerá normas de contabilidad y de información financiera para las microempresas, sean personas jurídicas o naturales, que cumplan los requisitos establecidos en los numerales del artículo 499 del Estatuto Tributario.. Que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en el documento de Direccionamiento Estratégico ha propuesto, en su párrafo 48, que las normas de contabilidad e información financiera y de Aseguramiento de la Información deben aplicarse de manera diferencial a tres grupos de preparadores de estados financieros: Grupo 1, Grupo 2 y Grupo 3.. 3.5 LEY 3022 DE 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2..

(31) 19. Que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en cumplimiento del debido proceso establecido en el artículo 8 de la Ley 1314 de 2009, puso en discusión pública la propuesta sobre la aplicación de la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) para Pequeñas y Medianas Entidades (PYMES) en Colombia – NIIF para las PYMES, según documento de fecha 23 de octubre de 2012. . ÁMBITO DE APLICACIÓN.. El presente decreto será aplicable a los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2, detallados a continuación:. a) Entidades que no cumplan con los requisitos del artículo 1º del Decreto 2784 de 2012 y Sus modificaciones o adiciones, ni con los requisitos del capítulo 1º del marco técnico normativo de información financiera anexo al decreto 2706 de 2012;. b) Los portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores, los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial, administrados por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, que no establezcan contractualmente aplicar el marco técnico normativo establecido en el Anexo del Decreto 2784 de 2012 ni sean de interés público.  MARCO. TÉCNICO. NORMATIVO. PARA. LOS. PREPARADORES. INFORMACIÓN FINANCIERA QUE CONFORMAN EL GRUPO 2.. DE.

(32) 20. Se establece un régimen normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2, quienes deberán aplicar el marco regulatorio dispuesto en el anexo que hace parte integral de este· Decreto, para sus estados financieros individuales, separados, consolidados y combinados.  CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DEL MARCO TÉCNICO NORMATIVO PARA LOS PREPARADORES DE INFORMACIÓN FINANCIERA DEL GRUPO 2.. Los primeros estados financieros a los que los preparadores de la. Información financiera que califiquen dentro del Grupo 2, aplicarán el marco técnico normativo contenido en el anexo del presente Decreto, son aquellos que se preparen con corte al31 de diciembre del 2016. Esto, sin perjuicio de que con posterioridad nuevos’ preparadores de información financiera califiquen dentro de este Grupo.. Conforme a lo dispuesto en la Ley la empresa DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS según al volumen de sus activos, ingresos y empleados pertenece al Grupo 2 NIIF para Pymes, actualmente se encuentra en el periodo de transición..

(33) 21. CAPITULO 4. METODOLOGIA. 4.1 TIPO DE INVESTIGACION. Las prácticas profesionales realizadas tienen un tipo de investigación cualitativo y cuantitativo, ya que consiste en el ordenamiento de los documentos contables con diferentes valores numéricos. La investigación cualitativa se basa en el análisis subjetivo e individual esto la hace una investigación interpretativa, referida a lo particular.. 4.2 TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION. Las técnicas o herramientas que se utilizaron para la realización de las practicas por el estudiante fue la observación ya que fue útil para el desarrollo de la investigación, la practicante participó como espectadora de las actividades que realizaba el contador de la empresa durante un tiempo, el cual fue base para el aprendizaje y el buen desarrollo del trabajo encomendado. Esta técnica de Observación fue múltiple ya que permitió determinar los procesos que realiza el contador como por ejemplo que se está haciendo, como se está haciendo, cuanto tiempo toma, donde se hace y porque se hace..

(34) 22. CAPITULO 5. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL. La empresa Distribuidora El Hueco SAS es una pequeña empresa comercializadora de artículos de papelería, productos de belleza y de variedades, se destaca a nivel regional por ser una empresa fuerte en el mercado comercial, competitiva y sostenible, actualmente cuenta con una sede sucursal en la ciudad de Barrancabermeja y una sede principal en la ciudad de Bucaramanga, las cuales también fueron fundadas y administradas por los señores Iván Albeiro Giraldo y Adrián Humberto Aristizabal. Distribuidora El Hueco es una empresa que maneja mucha oferta y demanda el cual hace que se convierta en una empresa muy activa en operaciones mercantiles como son ventas, compras, pagos administrativos, operativos y de funcionamiento, transacciones bancarias diarias, control de inventarios etc. Distribuidora El Hueco SAS cuenta actualmente con un grupo administrativo pequeño eficiente y eficaz que cumple con cada una de las tareas asignadas, cuenta con un contador público quien presta los servicios mediante un contrato de prestación de servicios llevando la contabilidad de las tres empresas a cargo de los administradores. La necesidad de contratar a un estudiante aprendiz surge a raíz de la acumulación de las diferentes tareas asignadas al contador como por ejemplo contabilizaciones pendientes de gastos generales, compras, notas contables, pagos de liquidaciones de prestaciones sociales, etc, de la empresas principal y sucursal de la ciudad de Barrancabermeja correspondiente al año 2019 y tambien por la pérdida. de información contable del año 2018 de la empresa. Distribuciones Adal SAS ubicada en la ciudad de Bucaramanga. Por lo tanto el trabajo encomendado o a realizar contaba con bastante volumen de información a registrar contablemente el cual se tenía que realizar en menor tiempo posible sobre todo el de.

(35) 23. la empresa Distribuciones Adal ya que el software contable no contaba con la información de gastos administrativos y de funcionamiento de todo el año 2018 y se requería para la elaboración de estados financieros, informaciones fiscales, conocer el comportamiento económico de la empresa, y tomar decisiones frente a los resultados reflejados en los informes financieros..

(36) 24. CAPITULO 6. DESARROLLO DE LA PRACTICA PROFESIONAL EN LA EMPRESA. 6.1 Apoyar al área contable en el registro sistemático de las operaciones de la empresa con el objetivo de tener la información financiera y contable oportunamente para la toma de decisiones.. De acuerdo a las normas del Código de Comercio. Art. 110. “Requisitos para la constitución de una sociedad. La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará: […] 8) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse. […]” “Art. 422: C.Co. Reuniones ordinarias de la asamblea general – reglas. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos 1 vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio”. Distribuidora El Hueco S.A en cumplimiento a las normas anteriores requiere de un apoyo en el área contable para el registro de las operaciones contables de cada una de las empresas que tiene a su cargo y en pro de apoyar al estudiante practicante para que este desarrolle sus habilidades y coloque en práctica su conocimiento adquirido en la academia, abriendo espacios en el área administrativa y facilitando las herramientas para el buen desempeño de sus tareas. La empresa como primera necesidad requiere que el estudiante apoye al contador público de la entidad en cuanto a la contabilización de los soportes de gastos generales del año 2018 de la empresa DISTRIBUCIONES ADAL S.A.S sede principal de la ciudad de Bucaramanga por.

(37) 25. motivos que la información contable del sistema informático JALT se borró y no existe una copia de seguridad para su recuperación. Primero se me brindó una capacitación muy detallada por cuatro días del Sistema Informático Contable JALT, este sistema es muy sencillo de operar, muy práctico y eficiente para la generación de informes, su manejo y aprendizaje fueron muy ligeros. Los gastos que se encontraban pendientes por contabilizar pertenecían a todo el año 2018, los cuales tenían que ser organizados por mes y de manera cronológica ya que estos gastos los soportes originales se encontraban en la oficina de Bucaramanga y por lo tanto debían ser escaneados y enviados al correo electrónico del contador para su respectiva impresión y contabilización. Cumpliendo con las directrices dadas por el contador y en razón a las normas que exigen relación de causalidad de los soportes contables se empieza a registrar cada comprobante de pago así:. 1) Se ingresa al Sistema Contable JALT por medio del servidor remoto, se escoge la empresa DISTRIBUCIONES ADAL SAS, centro de costos sucursal, y se ingresa a la opción grabación/corrección documentos, luego escogemos el tipo de documento que vamos a utilizar..

(38) 26. Figura 3. Sistema Informático Contable JALT (menú principal). Fuente: Zaida Milena Suarez Carillo. 2) Se analiza detalladamente si el soporte contable cumple con los requisitos exigidos según artículos 621 y 617 del E.T.. 3) Analizar qué cuenta de gastos afecta directamente el comprobante de pago, como tambien que otras cuentas implica al momento de la causación, como por ejemplo Iva, Retención en la fuente e Ica.. 3).Una vez revisado lo anterior se empieza a contabilizar, registrando los mismos datos del soporte (fecha, No factura, Nit, detalle del pago, subtotales, impuestos y valores totales etc), logrando así que el comprobante de sumas iguales para su respectiva grabación, se hace impresión del comprobante de egreso y se procede a archivarse..

(39) 27. El registro contable de los gastos generales son administrativos como por ejemplo: (alimentación al personal, fletes, viáticos, exámenes de ingreso, dotación, pago de servicios públicos, vigilancia, compras de elementos de aseo y cafetería, liquidación de prestaciones sociales , impuestos vehiculares, mantenimiento de vehículos, gasolina, reparaciones eléctricas y locativas, honorarios, arriendos, etc).. La contabilización de los soportes de pago de la empresa DISTRIBUCIONES ADAL se ingresó al sistema de acuerdo a su fecha de elaboración (mes a mes) de todo el año 2018 y 2019 logrando obtener una información ordenada sistemáticamente.. Una vez terminado esta tarea se procedió a continuar con el mismo proceso pero con los soportes de pago de la empresa DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS y la sede sucursal correspondiente al año 2019 (enero a mayo).. La mayoría de los soportes contabilizados pertenecen a gastos administrativos, sin embargo tambien se realizó el registro contable de algunas compras de activos fijos, compras de artículos para inventarios, notas contables, comparación de valores en conciliaciones bancarias, contabilización de pagos de impuestos de retención en la fuente e Ica. Otras de las tareas realizadas fue la revisión de terceros que se encuentran en la base de datos del sistema contable JALT los cuales serán reportados en la información exógena, esta revisión se basaba en buscar en la página de la Dian y consultar el Nit del tercero y compararla con el fin de registrarse tal cual como aparece en la Dian..

(40) 28. Figura 4. Página DIAN (Consultar estado del Rut). Fuente: Zaida Milena Suarez Carillo.

(41) 29. Figura 5. Sistema Informático Contable JALT (menú apertura de terceros). Fuente: Zaida Milena Suarez Carillo. Una vez terminadas las funciones asignadas se logra obtener la información financiera eficiente, eficaz y oportuna para la presentación de Estados Financieros, elaboración de informes fiscales para su respectiva presentación y pago, Declaraciones de Renta e Información Exógena y para la toma de decisiones de los resultados reflejados del periodo en el que dependen de estos se pueden mejorar las políticas contables y administrativas, estrategias de ventas y mercadeo o para la continuidad de las políticas trabajadas..

(42) 30. CONCLUSIONES. Se agilizó la contabilización de los soportes contables (gastos generales) de todo el año 2018 y 2019 de la empresa DISTRIBUCIONES ADAL (Sede principal de Bucaramanga), logrando que la información se encuentre oportuna para la presentación de Estados Financieros, informes de fiscalización, (evitándose el pago de sanciones o multas por la presentación extemporánea o errada) y para la toma de decisiones eficientes y eficaces en cuanto a los resultados del ejercicio.. Se realizó la contabilización de los soportes contables (gastos generales, notas contables, compras y conciliaciones bancarias) del año 2019 de las empresas DISTRIBUIDORA EL HUECO SAS (sede principal y sucursal de la ciudad de Barrancabermeja), cumpliendo con el objetivo de tener la información financiera y contable oportuna y eficiente.. El desarrollo de las prácticas profesionales fue base fundamental para la formación integral del estudiante logrando el desarrollo de habilidades, profundización de conocimientos..

(43) 31. RECOMENDACIONES. . Realizar todos los días la copia de seguridad en el programa contable JALT y conservarla en un disco duro con el fin que si el computador presentara problemas técnicos no afecte el desarrollo de las actividades empresariales y poder cumplir con las disposiciones legales.. . Registrar diariamente la contabilización de los soportes de gastos generales con el fin de no acumular trabajo, de esta manera se permite la generación de informes financieros oportunos eficaces y eficientes para la presentación de informes fiscales exactos, Estados financieros con corte mensual y analizar el comportamiento económico de la empresa y por ende tomar decisiones oportunas que contribuyan al mejoramiento o a la continuidad de las estrategias de ventas y políticas aplicadas.. . Realizar compras al por mayor de elementos que frecuentemente consume o utiliza la empresa para el desarrollo de sus actividades con el fin de no generar tantos soportes de pago por comprar diarias y se genera un incentivo de ahorro económico al comprar al por mayor..

(44) 32. BIBLIOGRAFIA. Decreto 3022. (NIIF Grupo 2) Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera. (2013, diciembre 28). Recuperado de https://www.accounter.co/niif/niif-grupo-2-por-el-cual-se-reglamenta-laley-1314-de-2009-sobre-el-marco-tecnico-normativo-para-los-preparadores-deinformacion-financiera-que-conforman-el-grupo-2.html. Ley 1314 de 13-07-2009. Ley Contable. (13 de julio 2009). Recuperado de https://actualicese.com/normatividad/2009/07/13/ley-1314-de-13-07-2009/. Al realizar varios cierres contables en el año , estados financieros deben ser comparativos (2012, noviembre 27). Recuperado de https://actualicese.com/actualidad/2012/11/15/varios-cierrescontables-en-el-ano-estados-financieros-deben-ser-comparativos/. Ferrer.J.(s.f.).Conceptos Basicos de metodologia de la investigación [mensaje blog]. Recuperado de http://metodologia02.blogspot.com/p/operacionalizacion-de-variables.html. Tecnicas de recoleccion de datos (s.f.) Recuperado de https://gabriellebet.files.wordpress.com/2013/01/tecnicas-de-recoleccic3b3n4.pdf. Contabilidad, estados financieros, sistemas contables y beneficios a empleados. (s.f). recuperado de http://ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/8154/3/658.023-E74d-CAPITULO%20II.pdf. Uriarte, J. M. (22 Mayo de 2019). Informacion contable. Recuperado de https://www.caracteristicas.co/informacion-contable/#ixzz5p5WyiHy4.

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