UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN: PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA – CPA
TEMA:
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL CONTABLE PARA LA EMPRESA WEXLER S.A. EN EL PERIODO 2012”
AUTORES:
SRTA. KATIUSCA JANINA CASTRO MORANTE SR. DANILO XAVIER PAZMIÑO SILVA
TUTOR:
LCDA. LORENA CASTAÑEDA VÉLEZ
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por la Directora de la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema: “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL CONTABLE PARA LA
EMPRESA WEXLER S.A. EN EL PERIODO 2012”, presentado como requisito previo a
la aprobación y desarrollo de la investigación para optar al título de:
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA
La formulación del problema de investigación se refiere a ¿Qué beneficio representa el desarrollo e implementación de políticas, manuales de funciones y procedimientos en la empresa WEXLER S.A periodo 2012.
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema
Presentado por la Egresada:
Katiusca Janina Castro Morante C.I. 0923521702
__________________________
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por la Directora de la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema: “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL CONTABLE PARA LA
EMPRESA WEXLER S.A. EN EL PERIODO 2012”, presentado como requisito previo a
la aprobación y desarrollo de la investigación para optar al título de:
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CPA
La formulación del problema de investigación se refiere a ¿Qué beneficio representa el desarrollo e implementación de políticas, manuales de funciones y procedimientos en la empresa WEXLER S.A periodo 2012.
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema
Presentado por el Egresado:
Danilo Xavier Pazmiño Silva C.I. 0918216870
__________________________
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Katiusca Janina Castro Morante, declaro bajo juramento que la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me responsabilizo con los criterios y opiniones científicos que en él mismo se declaran, como producto de la investigación realizada por mí. De la misma forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que la compañía WEXLER S.A., de la ciudad de Guayaquil obtenga las herramientas necesarias que le permitan alcanzar los objetivos administrativos y financieros establecidos por la Gerencia.
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Danilo Xavier Pazmiño Silva, declaro bajo juramento que la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me responsabilizo con los criterios y opiniones científicos que en él mismo se declaran, como producto de la investigación realizada por mí. De la misma forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de que la compañía WEXLER S.A., de la ciudad de Guayaquil obtenga las herramientas necesarias que le permitan alcanzar los objetivos administrativos y financieros establecidos por la Gerencia.
AGRADECIMIENTO
Primeramente Agradezco a Dios por permitirme culminar esta etapa de mi vida, la cual llevare presente al poner en práctica todas las enseñanzas aprendidas.
A mis padres pilar fundamental en mi formación y apoyo incondicional en todas las etapas de mi vida, mi madre que me ha brindado su apoyo moral y mi padre el cual estoy seguro que desde el cielo estará a mi lado siempre.
Mis maestros de mí amada Universidad Laica, ya que han sido verdaderos educadores a lo largo de mi paso por las aulas, especialmente a mi tutora Lcda. Lorena Castañeda quien gracias a su sabia guía he podido culminar este proyecto.
Agradezco también a todas y cada una de las personas que de una u otra manera han hecho posible la terminación de mi tesis.
Autor.
AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme dado la vida, la inteligencia y la sabiduría, pata poder culminar mis estudios superiores y alcanzar una de mis anheladas metas, ya que el esfuerzo compartido traerá beneficios a mi vida profesional.
A mi madre y hermanos por haberme ayudado incondicionalmente durante esta etapa de estudios, y en cada paso de mi vida.
A mi querida Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, por haber acogido en sus aulas instruyéndome y llenando mi espíritu y mente de conocimientos, responsabilidades y dándome una buena educación integra y completa que me servirá para poder ejercer mi carrera de manera satisfactoria ante la sociedad.
A todos mis maestros quienes a lo largo de mis estudios superiores han transmitido sus conocimientos en mí, dándome su amistad y su apoyo para poder despejar las incógnitas que en algún momento se presentaron. Especialmente a la Lcda Lorena Castañeda quien con su ayuda y su guía he podido culminar el presente trabajo de investigación,
Autora
DEDICATORIA
El presente trabajo de investigación lo dedico con mucho cariño a mis padres, Sra., Ángela Morante Acosta, y Julio Castro Mejía quienes han sido la inspiración para terminar el presente proyecto. y quienes han permanecido a mi lado a lo largo de mi vida.
DEDICATORIA
El presente proyecto está dedicado a todas y cada una de aquellas personas que ha sido parte importante en algún momento de mi vida, a través de las cuales he ido aprendiendo con el
pasar de los años, logrando llegar hasta este punto de mi finalización de mi carrera.
Muy especialmente a mi Señora Madre Barbará Silva García, mi Señor padre Segundo Pazmiño Salazar, mis hermanos demás familiares y amigos, quienes han sido pilares
importantes en mi formación tanto académica como en valores.
RESUMEN
El informe final del trabajo de grado fue realizado por Katiusca Castro Morante y Danilo Pazmiño Silva,, graduados de la facultad de Ciencias Contables, quienes han utilizado métodos de investigación como son encuestas, entrevistas y realizando el análisis FODA nosotros pudimos detectar el problema diagnostico que es: la empresa Wexler S.A. de Guayaquil, no tiene Políticas, manuales de funciones y procedimientos, lo que ha hecho que los trabajadores que labora en la institución no tenga claras las actividades y la secuencia ordenada que hay que seguir para cumplir de una manera eficiente y eficaz las metas y objetivos planteados por la empresa.
Por lo tanto este trabajo de investigación es un conjunto sistemático de datos e información cualitativos que permite tener como resultado final LAS POLITICAS, MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS para la empresa Wexler S.A, los mismos serán de mucha utilidad para el desarrollo de la institución ya que en este se detallan las funciones que cada empleado debe hacer en su respectivo departamento y además los procesos que se deben seguir para el cumplimiento de las mismas, logrando con esto que se ahorren recursos ya que se evita la pérdida de tiempo y en muchas ocasiones la duplicidad de funciones en el personal.
Para todo esto nosotros realizamos encuestas a todo el personal administrativo, utilizando la formula estadística del cálculo de la muestra, logrando tener buena información para el desarrollo del trabajo y proponiendo las mejores soluciones que están puestas en este trabajo de investigación.
ABSTRACT
The final report of the grade work was made by Katiusca Castro Morante and Danilo Pazmiño Silva, graduate from the faculty of Science Accounting who have utilized methods of research like surveys, interviews and performing the analysis SWOT (
Strengths, Weaknesses,
Opportunities, Threats
), we could detect the problem diagnostic which is: The enterprise Wexler S.A. from Guayaquil, it doesn´t have policies, function manuals and procedures that has made what the employees who work in the enterprise don´t have clear the activities and the sequence tidy that they has to follow for getting the way that is efficient and effective goals and goals proposed by the enterprise.Therefore this research work is a systematic set of data and information qualitative that allows have like final result THE POLICIES, FUNCTION MANUALS AND PROCEDURES for the enterprise Wexler S.A., these will be such a useful for the development of the company because on it details the functions that each employee must do in her respective department and also the processes that have to follow for the fulfillment of this, We´re getting with this save resources for avoiding lost the time and in many cases the duplicity of function in the employees.
For all this we realized surveys to the staff administrative, we´ve utilized the statistical formula of calculation of the sample, getting have a good information for the development of the work and proposing the best solutions that are put on this research work.
Metodología de la Investigación………40
3.3 Técnicas e Instrumentos de recolección de datos………..46
3.3.1 La Observación………46
3.3.2 La Encuesta………..47
3.3.3 La Entrevista………47
3.4 Recursos: Fuentes, Cronograma y presupuesto para la recolección de datos…………48
3.4.1 Recursos………..48
4.6 Tabla de Contenido y Fonograma de la Propuesta………85
4.7 Desarrollo de la Propuesta……….86
4.7.1 Presentación de la Propuesta……….86
4.7.1.1 Objetivos de la Propuesta………86
4.7.2 Inducción sobre la Aplicación de la Propuesta………..86
4.7.2.1 Estructuración de las Políticas Internas………..87
Políticas Internas Departamento Contable………..88
Políticas Internas Departamento Administrativo……….90
Registro y Manejo de las Cuentas por Cobrar………109
Flujo grama del Proceso………..110
Registro y Manejo de las Cuentas por Pagar………..111
INDICE DE GRAFICOS
N° DESCRIPCION DEL GRAFICO PAGINA
23 Proceso de Registro y Contabilización de Transacciones 100 24 Proceso Registro y Control de Activos 102 25 Proceso Registro y Contabilización de Inventarios 104 26 Proceso Declaración de Impuestos 106 27 Proceso Registro y Manejo de Chequera 108 28 Proceso Registro y Manejo Cuentas por Cobrar 110 29 Proceso Registro y Manejo Cuentas por Pagar 112 30 Proceso Registro y Manejo Ingresos 114 31 Proceso de Selección y Contratación Personal 116 32 Proceso Permisos Médicos por Enfermedad o Visita Medica 118
33 Proceso Prestamos 120
INDICE DE TABLAS
N° DESCRIPCION DE LA TABLA PAGINA
01 Delimitación del Problema 8
02 Población y Muestra 44
03 Recursos 48
04 Cronograma 49
05 Presupuesto 50
06 Encuesta Pregunta 01 54
07 Encuesta Pregunta 02 55
08 Encuesta Pregunta 03 56
09 Encuesta Pregunta 04 57
10 Encuesta Pregunta 05 58
11 Encuesta Pregunta 06 59
12 Encuesta Pregunta 07 60
13 Encuesta Pregunta 08 61
14 Encuesta Pregunta 09 62
15 Encuesta Pregunta 10 63
16 Encuesta Pregunta 11 64
17 Encuesta Pregunta 12 65
18 Encuesta Pregunta 13 66
19 Encuesta Pregunta 14 67
20 Encuesta Pregunta 15 68
21 Encuesta Pregunta 16 69
22 Encuesta Pregunta 17 70
24 Encuesta Pregunta 19 72
25 Encuesta Pregunta 20 73
26 Análisis FODA de Encuesta 75
27 Políticas departamento contable 88
28 Políticas departamento financiero 89
29 Políticas departamento Administrativo 90
30 Funciones Contador 92
31 Funciones Asistente Contable 93
32 Funciones Asistente Financiero 94
INTRODUCCION
Las necesidades actuales de la empresas en la búsqueda de la calidad tanto en la parte operativa como el aumento del nivel de maximizar las ganancias exige que, de manera imperativa se adecue los métodos y procedimientos acorde a lo que exigen las normas actuales, y atendiendo los requerimientos de los organismos de control.
La empresa Wexler S.A. como una empresa que brinda los servicios de arrendamiento de las oficinas que posee, esta consiente de la obligación que como persona jurídica tiene sobre la exigencia de mantenerse al día con los cambios que la modernidad establece; por tal motivo comprende que sus procesos y procedimientos deben estar enmarcados en las nuevas tendencias, así mismo que el modelo de administración que ha mantenido no le permite desarrollar o desenvolverse de manera que le facilite obtener los resultados que sirvan a la administración para la toma de decisiones.
Los cambios que se generan son debido a la necesidad de innovación que el mercado determina, así mismo el afianzamiento del control le permite delinear sus operaciones y actividades generando un flujo ordenado de datos que faciliten la generación de información real sobre sus movimientos administrativos, financieros y contables.
El diseño de manuales, políticas y funciones delimita, los procesos y el acceso a la información que cada área o departamento maneja, pudiendo conocer de esta manera que persona realiza una determinada tarea, y los pasos o procedimientos para realizarla atendiendo a los requerimientos de la empresa y enmarcado en las tendencias y exigencias que por norma y ley se establece.
Capítulo I: El Problema
En este capítulo está contenido el planteamiento del problema, la justificación, la formulación, la delimitación, los objetivos, hipótesis y variables.
Capítulo II: Fundamentación Teórica
Este capítulo contiene los Antecedentes Referenciales, el marco teórico, marco referencia y marco conceptual del problema a investigar.
Capítulo III: Metodología de la Investigación
En este capítulo se detalla los niveles y tipos de investigación, así como también las técnicas y métodos y procedimientos y recursos que se utilizan en el presente proyecto.
Capítulo IV: La Propuesta
Capitulo I
EL PROBLEMA A INVESTIGAR
Fachada principal del edificio donde se encuentra ubicada de la empresa Wexler S.A, al norte de la ciudad de Guayaquil.
1.1Tema
1.2Planteamiento del Problema
El tema a desarrollarse servirá como un documento de información para las diferentes empresas existentes, por cuanto su investigación aportara en la necesidad de contar con un
Sistema de Control Contable que pueda brindar mayor control para el correcto funcionamiento de las operaciones dentro de la empresa.
El presente trabajo de investigación ha centrado nuestra atención en los procesos contables–financiero de WEXLER S.A Ubicada en la ciudad de Guayaquil que como en la mayoría de este tipo de empresas pequeñas llevan la contabilidad por sentido común y tradicional, sin contar con un sistema de control estructurado, organizado y adecuado para un mejor desempeño empresarial
Desde el año 2002, fecha de creación de la Empresa WEXLER S.A., la compañía no ha contado con un sistema de control contable que le permita obtener datos reales e inmediatos de sus operaciones, siendo afectada su parte económica al no existir tampoco manuales y procedimientos que regulen y normen las actividades y procesos que sirven para la generación de los ingresos y egresos de la misma.
El Personal de la empresa WEXLER S.A está conformado por 5 colaboradores, los cuales se encuentran divididos de la siguiente manera: El Gerente General, 2 empleados del área administrativa, y 2 empleados del área Operativa,
Financieras, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Internacionales de Contabilidad, así como también los organismos de control con el Servicio de Rentas Internas,
etc. Al no existir un Sistema de Control Contable en la empresa surge la necesidad de su diseño para la aplicación permanente dentro de Wexler, el cual permitir ofrecer una herramienta fundamental e importante, ya que la contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiera de Wexler, pues esta proporciona suficiente material informativo, sobre un desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo optimo de la organización.
Con las reformas tributarias establecidas por el Gobierno Nacional a través del Servicio de Rentas Internas la empresa Wexler debe llevar un sistema contable de acuerdo a las normas establecidas.
Podemos añadir que la iniciativa de implementar un Sistema de Control Contable en Wexler S.A, es para suplir en parte las deficiencias de carácter financiero, administrativo, dentro de la empresa.
Todo esto conlleva a que, la Gerencia de la entidad no pueda acceder a reportes validos que le permitan tener el criterio suficiente y necesario frente a la toma de decisiones de carácter financiera y contable; así como tampoco ha podido administrar adecuadamente sus recursos tantos físicos como en lo relacionado al flujo de la información.
La situación financiera de la compañía WEXLER S.A. debido a estos aspectos arriba mencionados se encuentra perjudicada por la inexistencia de los Controles que aseguren de manera efectiva la rentabilidad de la empresa.
Efectos
Falta de un Sistema de Control Contable que
permita conocer y asegurar la realidad duplicada y falsa (factura de proveedores)
Omisión en el pago de obligaciones
. Costos y gastos adicionales debido al reprocesamiento de datos por Ocasiona que la empresa se vea afectada en
1.3 Formulación del Problema
Debido a la falta de un sistema de control contable la compañía Wexler S.A se ha suscitado una serie de irregularidades, en el área administrativa, contable, financiera de la entidad, lo que ha conllevado a que se genere información irreal del giro del negocio.
La ausencia de un Sistema Contable en la empresa, no permite contribuir a la gestión para disponer de información oportuna, confiable y veraz, para la toma de decisiones.
Se han omitido documentos de soporte al momento de elaborar los comprobantes de ingresos y egresos observando en diferentes casos el mal uso de los recursos de la compañía; además, se encuentran registros físicos de documentos que no cuentan con los requisitos
Debido a la inexistencia de unos manuales de funciones y/o procedimientos que regulen o normen las actividades u operaciones de Wexler S.A, se denota un mal manejo de los egresos, lo que podría ocasionar en un futuro la iliquidez de la compañía.
Al presentar las declaraciones de impuestos con errores u omisiones Wexler S.A estaría propensa a recibir notificaciones por parte de los entes de control sobre las operaciones realizadas, lo que podría ocasionar multas, interés, sanciones y posible clausura de la institución.
1.4Delimitación del Problema
Año 2012
Empresa Wexler S.A.
Ciudad Guayaquil
Ubicación Víctor Emilio Estrada 810 y
Guayacanes Of. 304
Área Financiera - Contable
Tabla No. 01
1.5 Justificación de la Investigación
El sistema Contable debe ser entendido en la actualidad como el instrumento más eficaz, ya que todas las empresas están sujetas a cambios e acuerdo con los avances de la tecnología, por lo tanto este trabajo investigativo de campo pretende implementar un sistema de control contable, que permita la automatización de procesos contables, administrativos, para lograr esto se analizara las diferentes necesidades y problemas de gestión. La propuesta pretende mejorar y agilizar las transacciones que realizan la empresa al momento de prestar sus servicios a la comunidad.
La empresa Wexler S.A actualmente presenta una serie de problemas, uno de ellos es la falta de un sistema de control propio y que responda a sus necesidades, para que de esta manera la administración pueda disponer de información precisa y fiable, a la hora de tomar decisiones que mejoren y amplíen los servicios, así mismo eliminara algunos costos producidos por las tareas manuales y semiautomáticas de registros, y facilitara la administración del negocio aunque no se cuente con su presencia.
El presente trabajo tiene como objetivo la implementación de un sistema contable que le proporcione a la empresa Wexler S.A. una serie de herramientas con las que pueda acceder a información razonable del movimiento y generación de sus recursos, a través de mecanismos adaptados a la misma, con lo que la gerencia de la entidad tendrá los suficientes datos relevantes para la toma de decisiones.
La aplicación de los procedimientos a través de un sistema contable generara que el flujo y retroalimentación de la información se maneje de manera adecuada gestionando de esta manera el correcto aprovechamiento de los activos de la empresa.
Adicionalmente la incorporación de estos elementos dentro de la entidad y su eficiente uso por parte del recurso humano significara que podrán ser encaminados a la utilización en otro tipo de entidad que requiera de un sistema contable.
La Administración de Wexler S.A, tiene que sujetarse a las disposiciones del Servicio de Rentas Internas, y es así que por medio de la investigación con la encuesta se puede determinar que esta empresa no tiene un sistema Contable establecido, no cuenta con manuales de funciones, procedimientos, políticas, por ello no tiene una información financiera en el momento oportuno, ni la cantidad de recursos; por lo que, no pueden identificar los riesgos probables y plantear las mejores alternativas de solución.
En toda empresa de cualquier índole es necesario e importante tener un Sistema de Control Contable adecuado por la seguridad que presta para el buen desarrollo de las actividades diarias, de esta manera se hará posible evitar errores e irregularidades, y si se presentan debilidades, insistir en su mejoramiento de tal manera que esas debilidades se transformen en fortalezas.
El Sistema de Control Contable constituye una herramienta de apoyo para sus administradores, para modernizar, cambiar y producir mejores resultados, con calidad y eficiencia, y así como mantener actualizados sus ingresos y egresos.
Este tema es pertinente por su importancia y responsabilidad lo que ayudara enormemente a obtener la información financiera practica, con el objeto de verificar el cumplimiento de leyes y reglamentos relacionados con los estados financieros de Wexler.
La presente investigación, nos permite establecer un sistema de control contable que ayudara a fortalecer el control de sus ingresos, egresos y utilidades que le permitirá estar al día con el cumplimiento de leyes y reglamentos que establece el Estado.
1.6Sistematización de la investigación
¿Cómo lleva Actualmente la empresa Wexler S.A la información contable?
¿Cuáles son las necesidades actuales de la empresa referente a la Contabilidad?
¿Que aspectos debemos considerar para la elaboración de un sistema de control contable dentro de la empresa Wexler S.A que asegure un mejoramiento eficiente y eficaz empresarial?
¿Qué tipo de control ha aplicado Wexler S.A para validación de los ingresos y egresos contable?
¿Cuáles son las características que debe poseer un sistema de control contable para otorgar transparencia y eficacia en los procesos contables de Wexler S.A?
¿Cuáles son los graves inconvenientes que se pueden presentar en la empresa, por la ausencia de un manual de procedimientos?
1.7 Objetivo General de la Investigación
Determinar en qué medida la ausencia de un sistema de control contable afecta el crecimiento empresarial de la compañía WEXLER S.A
Implementar un sistema de control contable conjuntamente con manuales de procedimientos y funciones así como políticas a la empresa Wexler S.A, para realizar de la mejor forma las actividades, contables-financieras y administrativas, optimizar tiempo y recursos y así superar los inconvenientes producidos por falta de los mismos.
1.8 Objetivos Específicos de la Investigación
Proponer la implementación de un sistema de control contable como alternativa de solución a los problemas financieros – económicos de la empresa WEXLER S.A que afecta principalmente a su rentabilidad.
Identificar problemas principales y frecuentes en el proceso contable de WEXLER S.A.
Analizar la raíz de las causas principales de los problemas de la empresa que conduzcan a la implementación acertada de un sistema de control contable que permita disminuir los riesgos.
Proponer un plan permanente de capacitación al personal de WEXLER S.A sobre los cambios respecto al sistema de control desde el punto de vista contable – financiero.
Proponer lineamientos de políticas para prevenir o disminuir el incumplimiento de procedimientos contables existentes o que se establezcan en WEXLER S.A.
1.9 Límites de la Investigación
Para el presente trabajo de investigación para la implementación de un SISTEMA DE CONTROL CONTABLE para la compañía WEXLER S.A.; se ha considerado como punto base el periodo 2012, en el cual se establecerán los mecanismos métodos y técnicas que permitan de manera ordenada y sistematizada proporcionar sincerar los recursos de la empresa, a fin de evitar el desvió o mal manejo de los mismos.
La implantación del proceso de gestión contable se lo llevara a efecto dentro de las instalaciones de la entidad, para lo cual la gerencia ha garantizado el acceso al levantamiento y procesamiento de la información, así como al soporte que el recurso humano pueda brindar y que sea necesario dentro del proceso creación y regulación del sistema de control contable.
La aplicación del presente trabajo se prevé de manera progresiva a las diferentes aéreas que intervienen en el proceso económico de la empresa de manera que se pueda ir adaptando, modificando o ampliando de acuerdo a las necesidades que se vayan suscitando, considerando que cada cambio aplicado genere una retroalimentación que justifique su participación intrínseca en el proceso.
1.10 Identificación de las Variables
Identificación de las Variables.
Al realizar el análisis de las deficiencias encontradas en la Compañía Wexler S.A, se delimitaron los siguientes problemas:
- Escasez de un sistema de control contable que regule las operaciones económicas de la entidad.
-
- Falta de conocimiento por parte de la gerencia y colaboradores de procedimientos estándar referentes al manejo de los recursos de la empresa.
- Omisión y/o error en procesamiento de información, que ocasiona la obtención de datos equívocos sobre la situación real de la empresa imposibilitando a la misma la presentación de datos fehacientes frente a las entidades de control.
-
De lo arriba mencionado se establecen las siguientes variables
1.10.1 Variable Independiente
Implementación de un sistema de control contable en la Compañía Wexler S.A.
10.10.2 Variable Dependiente
El mejoramiento de los procesos contables y administrativos de la Compañía Wexler S.A. mediante la implementación de un sistema de gestión permitirá la reducción de los riesgos y el incremento de su liquidez.
1.11 Hipótesis
1.11.1 Hipótesis General
Con la implementación del sistema Contable mejorara el desarrollo de todas las actividades contables-financieras a realizarse, optimizando tiempo y esfuerzos por parte de todas las áreas involucradas, obteniendo al final resultados positivos tanto contables como administrativos en beneficio de todos quienes trabajan en la misma.
1.11.2 Hipótesis Particular
Con la implantación de manuales de procesos se genera un ordenamiento en la organización debido a que se evita el procesamiento inadecuado de la información.
A través de la creación de manuales de funciones para el personal de Wexler S.A se podrá identificar de forma clara las tareas asignada a cada área en función de su responsabilidad, se lograra evitar la duplicidad de ingreso y procesamiento de datos.
Con el afianzamiento del control interno se podrá reducir los niveles de riesgo existente en el entorno operativo de la empresa, el cual se enmarcara dentro de las políticas internas de Wexler S.A.
1.12 Operacionalizacion de las Variables
En la compañía Wexler S.A debido a la carencia de un sistema de gestión administrativa el cual le permita optimizar sus recursos de manera eficiente y eficaz; presenta diversas falencias en sus operaciones; esto se ha evidenciado en la presentación inadecuada de reportes tanto en los de uso interno como en los que son presentados por exigencias de los organismos de control.
Para la ejecución de este sistema es necesario identificar cada uno de los diferentes y posibles errores e irregularidades que se han venido presentando hasta la actualidad, por esta razón es imperativo la elaboración de manuales de procesos y funciones que le permitan identificar los pasos requeridos para efecto de organización en las actividades generadoras de ingreso y egresos; y, además especificar de manera clara y efectiva las diversas funciones que serán asignadas a cada uno de los empleados de la compañía.
Capítulo II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1 Antecedentes Referenciales y de Investigación
La administración del ser humano nace con la necesidad que tuvo de organizarse para poder subsistir, el hombre por si solo no es capaz de producir y satisfacer sus requerimientos, debido a esto y en vista de disminuir aquellos limitantes que no le permitían poder solventar todas sus necesidades, se vio en la obligación de crear sociedades cada vez más complejas, a través de las cuales y mediante el esfuerzo colectivo de cada unos de los integrantes se han podido lograr los objetivos que se plantean en el día a día.
Esta enfoque de la administración de la sociedad es llevado a la práctica por las empresas las cuales para poder mantenerse, subsistir y competer en el mercado necesitan de los esfuerzos de cada unos de los integrantes en la función que se desempeñen como Administradores, empleados, obreros, etc..
Una función básica en las empresas es la que desempeña el administrador, el cual en relación a la complejidad de operaciones que en la actualidad poseen las compañías es un pilar fundamental para el correcto desempeño y desenvolvimiento de las mismas; aplicando las metodologías que se adapten a cada situación que se pueda presentar; sin embargo para la obtención de los resultados esperados deben existir una serie sistemática y ordenada de pasos, normas y procedimientos que permitan alcanzar las expectativas de la Alta Gerencia. La efectividad de la administración dependerá entonces no solamente del esfuerzo de alguna área específica sino por el contrario en la coordinación de todas las áreas durante el proceso operativo de la empresa.
de las diferentes regiones que la conformaban, así también como ayudo a mantener la unidad de todo su imperio.
Conforme fue creciendo su territorio su clase dirigente debía ser más especializada, incrementando de esta manera el número de personas para poder administrar los cargos intermedios y poder preservar los bienes del imperio de manera eficiente.
Los primeros datos de administración científica los podemos encontrar con Henry Fayol, no por ser el primero en mencionar a la administración pero si por sistematizar la idea de la administración, en su criterio las prácticas administrativas acertadas siguen ciertos patrones, la cual aún se conserva, el se intereso en la administración total de la entidad enfocándose en la administración en sus 14 principios básicos a continuación detallados:
1. División del trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar su trabajo. El epítome de este principio es la línea de montaje moderna.
2. Autoridad: Los gerentes deben girar órdenes para que se hagan las cosas. Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho de mandar, los gerentes no siempre lograrán la obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal.
3 Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdo que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es resultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos justos y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones.
4 Unidad de mando: Cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. Fayol pensaba que si un empleado dependía de más de un gerente, habría conflictos en las instrucciones y confusión con la autoridad.
6 Subordinación del interés individual al bien común: En cualquier empresa, los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la organización entera.
7 Remuneración: La retribución del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores.
8 Centralización: Al reducir la participación de los subordinados en la toma de decisiones se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. Fayol pensaba que los gerentes debían cargar con la responsabilidad última, pero que al mismo tiempo debían otorgar a sus subalternos autoridad suficiente para realizar su trabajo debidamente. El problema radica en encontrar el grado de centralización adecuado para cada caso.
9 Jerarquía: La línea de autoridad de una organización, en la actualidad representada por casillas y líneas bien definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa.
10 Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos un ocupar los puestos más adecuados para ellas.
11 Equidad: Los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados.
12 Estabilidad del personal: Las tasas elevadas de rotación de empleados socavan el buen funcionamiento de la organización
14. Espíritu de grupo: Cuando existe el espíritu de grupo la organización tendrá una sensación de unión. Según Fayol, incluso los pequeños detalles podrían alentar el espíritu. Por ejemplo, sugería que se usara la comunicación oral, en lugar de la comunicación formal escrita siempre que fuera posible.
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/14fayol/default2.asp
En la actualidad el papel de la administración va de la mano con los procesos de control, alianzas estratégicas las políticas y procedimientos operativos, ya sea en la parte administrativa, contable, financiera, etc., los cuales deberán establecerse en la entidad, permitirán la comunicación entre todas las áreas de la organización, con la finalidad de alcanzar los objetivos de eficacia y eficiencia de la misma.
Estos mecanismos de control incluyen la comunicación verbal, escrita y cualquier otro método que permita de manera clara y oportuna dar a conocer a los empleados los niveles de jerarquía y autoridad en la entidad y los procedimientos necesarios para ejecutar las funciones requeridas.
El control administrativo se hace necesario para una efectiva aplicación de controles, políticas y criterios que forman parte de la compañía, la adecuada segregación de funciones implica el efectivo control en las operaciones de la entidad.
La aplicación de manuales de procedimientos son el conjunto de operaciones y reglas que normaran la conducta y la correcta utilización de los recursos para la consecución de los objetivos definidos por la actividad empresarial, promoverán la eficacia en las actividades, encaminados a evitar en la medida posible las irregularidades y errores.
2.2 Marco Teórico o Referencial:
Todas las empresas en el Ecuador se encuentran insertas y supervisadas por los entes de control, lo que les asegura credibilidad y el manejo adecuado de sus ingresos y egresos pero en ciertas empresas como Wexler S.A que no cuenta con un sistema de control contable la cual ha tenido que vivir un sinnúmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los procesos contables, puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones directivas, y por tanto las decisiones financieras.
Cuando se carece de un buen control interno, ocurren grandes falencias en las instituciones, no sólo en las pequeñas y medianas sino también en las grandes organizaciones como en los Bancos etc.
La presente investigación se realizo en la empresa Wexler S.A, una empresa de bienes raíces, la cual fue creada en el año 2002, sus oficinas se encuentran ubicadas en Víctor Emilio Estrada 810 y Guayacanes, cuenta con cinco empleados.
Al no existir un sistema de control contable para la aplicación permanente en Wexler S.A permitirá ofrecer una herramienta fundamental e importante, ya que la contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control contable-financiero, de la empresa en mención, lo que permitirá tomar decisiones que lleven a un manejo óptimo de los recursos.
2.3 Marco Legal:
Las empresas que desarrollan sus actividades comerciales en el Ecuador están sujeta a diferentes leyes, reglamentos y ordenanzas, las cuales son requisito indispensable para su correcto funcionamiento y la correspondiente presentación de información a los diferentes organismos de control.
SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
La Superintendencia de Compañías en su Ley de Compañías establece para las sociedades Anónimas lo siguiente en relación a su conformación administración y presentación de información en los artículos 143, 149, 289, 290, 291, 292, 293
La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por el monto de sus acciones.
La compañía se constituirá mediante escritura pública que, previo mandato de la Superintendencia de Compañías, será inscrita en el Registro Mercantil. La compañía se tendrá como existente y con personería jurídica desde el momento de dicha inscripción. Todo pacto social que se mantenga reservado será nulo.
Ninguna compañía anónima podrá constituirse de manera definitiva sin que se halle suscrito totalmente su capital, y pagado en una cuarta parte, por lo menos. Para que pueda celebrarse la escritura pública de constitución definitiva será requisito haberse depositado la parte pagada del capital social en una institución bancaria, en el caso de que las aportaciones fuesen en dinero.
Los administradores de la compañía están obligados a elaborar, en el plazo máximo de tres meses contados desde el cierre del ejercicio económico anual, el balance general, el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la propuesta de distribución de beneficios, y presentarlos a consideración de la junta general con la memoria explicativa de la gestión y situación económica y financiera de la compañía.
Todas las compañías deberán llevar su contabilidad en idioma castellano. Sólo con autorización de la Superintendencia de Compañías, las que se hallen sujetas a su vigilancia y control podrán llevar la contabilidad en otro lugar del territorio nacional diferente del domicilio principal de la compañía.
.- Del balance general y del estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y sus anexos, así como del informe se entregará un ejemplar a los comisarios, quienes dentro de los quince días siguientes a la fecha de dicha entrega formularán respecto de tales documentos un informe especial, con las observaciones y sugestiones que consideren pertinentes, informe que entregarán a los administradores para conocimiento de la junta general.
El balance general y el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y sus anexos, la memoria del administrador y el informe de los comisarios estarán a disposición de los accionistas, en las oficinas de la compañía, para su conocimiento y estudio por lo menos quince días antes de la fecha de reunión de la junta general que deba conocerlos.
.- Toda compañía deberá conformar sus métodos de contabilidad, sus libros y sus balances a lo dispuesto en las leyes sobre la materia y a las normas y reglamentos que dicte la Superintendencia de Compañías para tales efectos.
El Superintendente de Compañías determinará mediante resolución los principios contables que se aplicarán obligatoriamente en la elaboración de los balances de las compañías sujetas a su control.
(ley de Superintendencia de Compañias; www.supercias.gov.ec )
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
El Servicio de Rentas Internas en la ley de Régimen Tributario Interno en sus artículos 19, 20, y 21 establece lo siguiente:
superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento, incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares.
Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible.
Principios generales.- La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al respectivo ejercicio impositivo.
Estados financieros.- Los estados financieros servirán de base para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso. Las entidades financieras así como las entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios.
(SRI; www.sri.gov.ec )
NIIF (PYMES)
Las NIIF (pymes) están dirigidas a pequeñas y medianas entidades, identificadas como aquellas que no tienen la obligación pública de rendir cuentas, es decir no cotizan en mercados públicos como Bolsas de valores nacionales o extranjeras.
NIIF directamente. Las NIIF están diseñadas para satisfacer las necesidades de los mercados de capitales abiertos al público, y los entes regulatorios de valores activamente alientan esta tendencia. Las PYMES frecuentemente expresan sus preocupaciones sobre la carga de tener que cumplir con requisitos contables complejos y cuestionan la relevancia de la información resultante para los usuarios de sus estados financieros, quienes están más interesados en información sobre flujos de efectivo, liquidez y solvencia.
Objetivo De Los Estados Financieros De Las Pequeñas Y Medianas Entidades.
El objetivo de los estados financieros de una pequeña o mediana entidad es proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de una amplia gama de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.
Los estados financieros también muestran los resultados de la administración llevada a cabo por la gerencia: dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los recursos confiados a la misma. financieros de la misma entidad correspondientes a periodos anteriores, como con los de otras entidades. Esta Norma establece requerimientos generales para la presentación de los estados financieros, guías para determinar su estructura y requisitos mínimos sobre su contenido.
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD 7
Estado de Flujos de Efectivo
Generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como las fechasen que se producen y el grado de certidumbre relativa de su aparición.
El objetivo de esta Norma es requerir el suministro de información sobre los cambios históricos en el efectivo y equivalentes al efectivo de una entidad mediante un estado de flujos de efectivo en el que los flujos de fondos del período se clasifiquen según que procedan de actividades de operación, de inversión y de financiación.
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD 16 Propiedades, Planta y Equipo
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo, así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.
NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD 17
Arrendamientos
El objetivo de esta Norma es el de prescribir, para arrendatarios y arrendadores, las políticas contables adecuadas para contabilizar y revelar la información relativa a los arrendamientos.
El objetivo de esta Norma consiste en establecer los procedimientos que una entidad aplicará para asegurarse de que sus activos están contabilizados por un importe que no sea superior a su importe recuperable. Un activo estará contabilizado por encima de su importe recuperable cuando su importe en libros exceda del importe que se pueda recuperar del mismo a través de su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el activo se presentaría como deteriorado, y la Norma exige que la entidad reconozca una pérdida por deterioro del valor de ese activo. En la Norma también se especifica cuándo la entidad revertirá la pérdida por deterioro del valor, así como la información a revelar.
http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/nic.htm
REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos:
a) Facturas;
b) Notas de venta - RISE;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios; d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.
número de Registro Único de Contribuyentes o cédula de identidad o pasaporte, razón social, denominación; y, además, se haga constar la fecha de emisión y por separado el valor de los tributos que correspondan, los siguientes:
1. Los documentos emitidos por instituciones del sistema financiero nacional y las instituciones de servicios financieros emisoras o administradoras de tarjetas de crédito que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Bancos, siempre que cumplan los requisitos que se establezcan en la resolución que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.
2. Boletos aéreos o tiquetes electrónicos y documentos de pago por sobrecargas por el servicio de transporte aéreo de personas, emitidos por las compañías de aviación, siempre que cumplan con los siguientes requisitos adicionales:
a) Identificación del pasajero, el importe total de la transacción y la fecha de emisión. Cuando el pasajero fuera distinto al comprador se incluirá el número de Registro Único de Contribuyentes de este último, en lugar del número del documento de identificación del pasajero; y,
b) Impuesto al valor agregado bajo la nomenclatura EC, asignada internacionalmente como codificación de este impuesto en el Ecuador.
El adquirente deberá recibir una copia indeleble del boleto, tiquete electrónico o documento de pago de sobrecarga, la que le servirá como comprobante de venta.
Art. 5.- Autorización de impresión de los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención.- Los sujetos pasivos solicitarán al Servicio de Rentas Internas la autorización para la impresión y emisión de los comprobantes de venta y sus documentos complementarios, así como de los comprobantes de retención, a través de los establecimientos gráficos autorizados, en los términos y condiciones del presente reglamento. Los sujetos pasivos también podrán solicitar al Servicio de Rentas Internas la autorización para que dichos documentos puedan emitirse mediante sistemas computarizados, en los términos y condiciones que establezca dicha entidad.
El Servicio de Rentas Internas autorizará la utilización de máquinas registradoras para la emisión de tiquetes, siempre que correspondan a las marcas y modelos previamente calificados por dicha institución.
Los sujetos pasivos autorizados a emitir tiquetes de máquinas registradoras deben, además, contar obligatoriamente con facturas o notas de venta autorizadas, las que deberán entregar al adquirente del bien o servicio, con los datos que lo identifiquen como tal, cuando lo solicite, para justificar sus deducciones del impuesto sobre la renta.
Art. 6.- Período de vigencia de la autorización para imprimir y emitir comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención.- El período de vigencia de los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, será de un año para los sujetos pasivos, cuando cumplan las condiciones siguientes:
1. Haber presentado sus declaraciones tributarias y sus anexos cuando corresponda, y realizado el pago de las obligaciones declaradas o, de mantener concesión de facilidades para el pago de ellas, no estar en mora de las correspondientes cuotas.
2. No tener pendiente de pago, deuda firme alguna, por tributos administrados por el Servicio de Rentas Internas, multas e intereses provenientes de los mismos. Se exceptúan de esta disposición los casos en los cuales exista un convenio de facilidades de pago o se haya iniciado un recurso de revisión de oficio o a insinuación del contribuyente en relación al acto administrativo que contenga la obligación en firme.
Por consiguiente, se mantendrán vigentes dentro del plazo autorizado por el SRI, los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención, aún cuando se encuentren pendientes de resolución las impugnaciones en vía judicial o administrativa, presentadas por los sujetos pasivos, por las que no se encuentren en firme los respectivos actos administrativos.
3. Que la información proporcionada por el sujeto pasivo en el Registro Único de Contribuyentes, en caso de comprobación realizada por la Administración Tributaria, sea correcta, conforme a lo establecido en la Ley de Registro Único de Contribuyentes.
El Servicio de Rentas Internas, cuando el sujeto pasivo no hubiere presentado y pagado cuando corresponda, durante el último semestre alguna declaración, autorizará la impresión de los documentos con un plazo de vigencia improrrogable de tres meses, tiempo dentro del cual el contribuyente deberá cumplir con todas sus obligaciones pendientes. En ningún caso esta autorización podrá otorgarse de forma consecutiva.
Excepcionalmente, se podrá conceder autorización con período de vigencia de hasta 2 años, cuando el sujeto pasivo cumpla, a más de las condiciones antes señaladas, las que mediante resolución establezca el Servicio de Rentas Internas.
pago de las obligaciones declaradas o cuando la información proporcionada por el sujeto pasivo en el Registro Único de Contribuyentes, no pueda ser verificada por la Administración Tributaria.
Para el caso de los contribuyentes autorizados a utilizar sistemas computarizados, la suspensión procederá también cuando no cumplan los requerimientos establecidos por el Servicio de Rentas Internas, derivados de dicha autorización.
No sustentarán crédito tributario, ni costos o gastos, los comprobantes de venta, de retención y documentos complementarios que hayan sido emitidos mientras dure la suspensión de la autorización. Para este efecto, el Servicio de Rentas Internas pondrá a disposición de la ciudadanía los mecanismos necesarios para verificar la vigencia de los mencionados comprobantes.
Art. 8.- Obligación de emisión de comprobantes de venta y comprobantes de retención.- Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de impuestos, a pesar de que el adquirente no los solicite o exprese que no los requiere.
Dicha obligación nace con ocasión de la transferencia de bienes, aún cuando se realicen a título gratuito, autoconsumo o de la prestación de servicios de cualquier naturaleza, incluso si las operaciones se encuentren gravadas con tarifa cero (0%) del impuesto al valor agregado. La emisión de estos documentos será efectuada únicamente por transacciones propias del sujeto pasivo autorizado.
Art. 11.- Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente:
a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que utilice la factura como sustento de gastos personales;
b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y, c) Cuando se realicen operaciones de exportación.
Art. 39.- Requisitos pres impresos.- Los comprobantes de retención deberán contener los siguientes requisitos pre impreso:
1. Número, día, mes y año de la autorización de impresión del comprobante de retención, otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
3. Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o en la abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente, podrá incluirse el nombre comercial o de fantasía, si lo hubiere.
4. Denominación del documento, esto es: “comprobante de retención”. 5. Numeración de quince dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:
a) Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento conforme consta en el registro único de contribuyentes;
b) Separados por un guión (-), los siguientes tres dígitos corresponden al código asignado por el contribuyente a cada punto de emisión, dentro de un mismo establecimiento; y,
c) Separado también por un guión (-), constará el número secuencial de nueve dígitos. Podrá omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número secuencial, pero deberán completarse los nueve dígitos antes de iniciar la nueva numeración.
6. Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda.
7. Fecha de caducidad, expresada en día, mes y año, según autorización del Servicio de Rentas Internas.
8. Número del registro único de contribuyentes, nombres y apellidos, denominación o razón social y número de autorización otorgado por el Servicio de Rentas Internas, del establecimiento gráfico que realizó la impresión.
9. Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará al sujeto pasivo a quien se le efectuó la retención, debiendo constar la indicación “ORIGINAL: SUJETO PASIVO RETENIDO”. La copia la conservará el Agente de Retención, debiendo constar la identificación “COPIA-AGENTE DE RETENCIÓN”. Se permitirá consignar en todos los ejemplares de los comprobantes de retención la leyenda: original - sujeto pasivo retenido/copia - Agente de Retención, siempre y cuando el original se diferencie claramente de la copia.
10. Los contribuyentes designados por el SRI como especiales deberán imprimir en los comprobantes de retención las palabras: "Contribuyente Especial" y el número de la resolución con la que fueron calificados como tales. En el caso de contribuyentes especiales que a la fecha de su designación tuviesen comprobantes de retención vigentes en inventario, podrán imprimir la leyenda de "Contribuyente Especial" y el número de resolución con el cual fueron calificados mediante sello o cualquier otra forma de impresión.
Si por cualquier motivo perdieran la designación de “Contribuyente Especial”, deberán dar de baja todos aquellos comprobantes de retención con la leyenda indicada.
contabilidad deberán imprimir en los comprobantes de retención la frase: “Obligado a Llevar Contabilidad”. En el caso de personas naturales y sucesiones indivisas que al inicio del ejercicio impositivo tuviesen comprobantes de retención vigentes, podrán imprimir la leyenda de “Obligado a Llevar Contabilidad” mediante sello o cualquier otra forma de impresión. Si de conformidad con la Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento de aplicación los contribuyentes dejasen de ser obligados a llevar contabilidad, deberán dar de baja todos aquellos comprobantes de retención que contengan la leyenda antes indicada.
Art. 40.- Requisitos de llenado para los comprobantes de retención.- Se incluirá en los comprobantes de retención como información no pre impresa la siguiente:
1. Apellidos y nombres, denominación o razón social de la persona natural o sociedad o sucesión indivisa a la cual se le efectuó la retención.
2. Número del registro único de contribuyentes o cédula de identidad o pasaporte del sujeto al que se le efectúa la retención.
3. Impuesto por el cual se efectúa la retención en la fuente: Impuesto a la Renta, Impuesto al Valor Agregado o Impuesto a la Salida de Divisas.
4. Denominación y número del comprobante de venta que motiva la retención, cuando
8. El ejercicio fiscal al que corresponde la retención. 9. La fecha de emisión del comprobante de retención. 10. La firma del agente de retención.
11. Cuando corresponda, el convenio internacional para evitar la doble tributación en el cual se ampara la retención.
Los comprobantes de retención se emitirán conjuntamente en original y copias o, en el caso de utilización de sistemas computarizados autorizados, de manera consecutiva.
El comprobante de retención deberá ser emitido aún en los casos en los que el convenio internacional para evitar la doble tributación, exima de la retención.
pagos o acreditaciones en cuenta por servicios, realizados con intermediación de instituciones del sistema financiero, en las que éstas sean agentes de retención.
El detalle de la información de los comprobantes de venta que originaron la retención constará en este documento o en un anexo que constituirá parte integrante del mismo y será entregado al sujeto al que se le efectuó la retención.
Cada comprobante de retención debe ser totalizado y cerrado individualmente. En el caso de comprobantes de retención emitidos por sistemas computarizados autorizados por el Servicio de Rentas Internas, que tuvieran más de una página, deberá numerarse cada una de ellas, especificando el número de la misma y el total de páginas que conforman el comprobante de retención.
(Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios: http://www.sri.gob.ec/web/guest/147)
LEY DE INQUILINATO
Art. 1.- AMBITO.- Esta Ley regla las relaciones derivadas de los contratos de arrendamiento y de subarrendamiento de locales comprendidos en los perímetros urbanos.
Art. 3.- CONDICIONES DE LOS LOCALES DE ARRENDAMIENTO.- Los locales destinados al arrendamiento deberán reunir, a más de las condiciones que fijen las ordenanzas municipales, las siguientes:
a) Disponer de servicios higiénicos completos y permanentes, siquiera uno para cada piso de la casa, de acuerdo con las modalidades del lugar.
Cuando en un mismo piso hubiere dos o más departamentos independientes, cada uno de ellos deberá tener, por lo menos, un servicio higiénico completo y exclusivo;
b) Tener aireación y luz suficientes para las habitaciones;
c) Disponer, permanentemente, de los servicios de agua potable y de luz eléctrica, en los sectores urbanos donde existen estos servicios;
d) No ofrecer peligro de ruina; y,
e) Estar desinfectados, lo que se acreditará con el correspondiente Certificado de Sanidad. Art. 8.- DEL REGISTRO DE ARRENDAMIENTOS.- Los concejos cantonales tendrán a su cargo el Registro de Arrendamientos, que lo llevará el Jefe de Catastros Municipales, quien ejercerá todas las funciones que se asignan en esta Ley a la Oficina de Registro de Arrendamientos.
Art. 9.- CONTENIDO DE LA INSCRIPCION.- Los arrendadores inscribirán sus predios en el Registro de Arrendamientos de Predios Urbanos. Cada inscripción contendrá:
a) Nombre del arrendador y subarrendador y su dirección;
b) Ubicación y superficie del predio y del local o locales destinados al arrendamiento; c) Determinación de los servicios existentes;
d) Avalúo catastral comercial del inmueble;
e) Inventario de los muebles, cuando se tratare de locales amoblados; y, f) Demás datos que se exigiere en las ordenanzas respectivas.
http://www.ecuadorlegalonline.com/biblioteca/ley-de-inquilinato/
2.4 Marco Conceptual:
Contabilidad: La contabilidad es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información financiera expresada en unidades monetarias de las diversas transacciones que realiza la empresa.
Sistema Contable: Un sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una material racionalmente enlazados entre si. Conjunto de cosas que relacionadas entre si ordenadamente, contribuyen a un determinado objeto.
Un sistema de información computarizado contable sigue un modelo básico y, además, un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. En el sistema contable de cualquier empresa, independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos:
a. Registro de la actividad financiera. b. Clasificación de la información.
c. Resumen de la información, utilizando como base la información relacionada con las actividades financieras.
A continuación se describen las características mínimas que debe contener la información contable:
Exacta: Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales. (Facturas, cheques y otros).
Verdadera y fidedigna: Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos.
Clara: La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la empresa.
Referida a un nivel: Elaborada según el destinatario. Económica: Con un costo inferior al beneficio que reporta.
Oportuna: Que esté disponible al momento en que se requiera su información.
Control.- Proceso de observación y medición, consistente en la comparación regular de las magnitudes previstas con los resultados, lo que permite disponer de las diferencias; ayuda a tomar decisiones para alcanzar los objetivos planificados; además, implica la capacidad para mantener estable un sistema o proceso.
Control Interno.- El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contratarán obligaciones sin autorización.
Métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguardia del patrimonio. Las actividades se registran mediante asientos contables, involucra también un plan o catálogo de cuentas que tiene por finalidad codificar.
Control Interno como Herramienta en los Sistemas Contables
administrativas, salvaguarda de activos, prevención y detección de fraude y error, precisión e integridad de registros contables y oportuna preparación de información financiera confiable”.
Aunque esta definición es bastante general, estas normas cubren también el procesamiento de datos por computadora. Los controles internos se consideran generalmente superiores a otros métodos de control porque:
Son automáticos y continuos.
Usualmente constituyen una forma económica de control.
Son fuertes pues es preciso que varias personas se pongan de acuerdo para evitarlos.
El control interno aplicado a los sistemas contables lo que se persigue es: “Obtener información para la toma de decisiones en forma rápida; justifica la necesidad de poseer un sistema computarizado que cuente con adecuados controles que garantice exactitud y confiabilidad de registros.
Objetivos del control interno
Los principales objetivos del control interno son:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar
Garantizas la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros que respaldan la gestión de la organización.
