Ministerio de Gobernación,
Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y Organismo Judicial
Mayo 2007
MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS - Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Concurso Nacional de Oferta de Precios DNCAE No. 8-2007
Contrato Abierto de Útiles de Oficina a ser adquiridos por el Ministerio de Gobernación, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), Organismo Judicial y por todas las Entidades a las que se refiere el articulo
1 de la Ley de Contrataciones del Estado.
Guatemala, mayo de 2007.
Estimados Señores:
El Ministerio de Finanzas Públicas, por medio de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, llevará acabo dentro del marco de la modalidad de compra por Contrato Abierto que prevé la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, el Concurso de Oferta de Precios DNCAE No.08-2007 para la adquisición de Útiles de Oficina, para el efecto se emiten las presentes Bases que regirán el mismo.
Dichos bienes los requieren las distintas unidades de ejecución para cumplir con sus programas y así satisfacer las necesidades de la población, el cual ejecutan el Ministerio de Gobernación, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), y el Organismo Judicial; razón por la cual confiamos en que ustedes nos proporcionarán los precios más convenientes a los intereses del Estado.
Para el efecto, deben presentar su oferta y documentos solicitados en original y copia dentro de sobres cerrados, utilizando las etiquetas que se acompañan para su fácil identificación, en las oficinas de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, ubicadas en la 8ª avenida 20-65, zona 1 nivel 14, el 24 de julio de 2007 de 09:00 a 09:30 horas.
La apertura de la plica, se realizará el mismo día y lugar de la presentación, inmediatamente después de la recepción de ofertas, para lo cual invitamos a que un representante de su empresa presencie la misma.
Atentamente,
Lic. Álvaro Fernández Sánchez Director
Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Ministerio de Finanzas Públicas
Condiciones Generales
DNCAE No. 08-2007
1. Identificación General 1.1 Objeto
El presente Concurso Nacional de Oferta de Precios DNCAE No. 08-2007 tiene como propósito recibir ofertas de precios unitarios, para adquirir ÚTILES DE OFICINA, que se detallan en el listado de ”Especificaciones de los productos a ofertar”, destinados a cumplir los programas específicos y a satisfacer las necesidades de las distintas áreas o unidades del Ministerio de Gobernación, de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), del Organismo Judicial y de las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado. Estará vigente por doce (12) meses contados a partir de la fecha de aprobación del Contrato.
1.2 Cronograma de Actividades
Publicación de las convocatorias: 13 y 19 de junio de 2007
Período de venta de Bases: Del 13 de junio al 11 de julio de 2007
Período para efectuar consultas
sobre el contenido de las Bases: Del 13 de junio al 13 de julio de 2007 Período para respuestas a consultas
sobre el contenido de las Bases: Hasta el 18 de julio de 2007 Capacitación a concursantes para
preparar ofertas:
19 de julio de 2007, a partir de las 09:30 en la DNCAE.
Capacitación para integrantes de la Junta de Calificación:
17 de julio de 2007, a partir de las 09:30 en la DNCAE.
Fecha y hora de recepción de Plicas: 24 de julio de 2007 de 09:00 a 09:30 Fecha y hora de apertura de Plicas: 24 de julio de 2007 a partir de las 09:30 Plazo para evaluación de ofertas y
adjudicación del Concurso: Hasta el 30 de julio de 2007
Notificación de la Adjudicación, a todos los oferentes:
Dentro de los tres (3) días siguientes de Dictaminada la Resolución razonada.
Plazo para interposición de Recursos de Reposición:
Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al de la notificación de la Resolución Ministerial.
Resolución de Recursos de Reposición:
Se estará a lo dispuesto en el Decreto No. 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo.
Plazo para firma del contrato: Dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir que quede firme la aprobación de la adju- dicación definitiva.
1.3 Lugar y fecha de presentación de las Ofertas.
Las ofertas deberán ser presentadas a la Junta de Calificación, de 09:00 a 09:30, el 24 de julio de 2007, en las oficinas de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (DNCAE) del Ministerio de Finanzas Públicas, ubicadas en la 8ª avenida 20-65 Zona 1, nivel 14, Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas, Centro Cívico de la Ciudad de Guatemala.
Finalizada la recepción de ofertas, se llevará a cabo la apertura de plicas en el mismo lugar y fecha indicados anteriormente.
1.4 Consulta, costo y aclaraciones de las Bases del Concurso.
1.4.1 Las Bases de este concurso serán puestas a disposición para consulta de los interesados, en forma gratuita en las oficinas de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, y en la dirección de Internet www.guatecompras.gt; en los días y horarios establecidos en la publicación de la convocatoria para este Concurso.
1.4.2 Los interesados en participar en el Concurso podrán adquirir las Bases DNCAE No. 08-2007, en la forma siguiente:
a) Impresas: a un costo de Un mil quinientos Quetzales exactos (Q. 1,500.00),
b) Descargarlas del Sistema “Guatecompras” a un costo del uno por ciento (1%) del precio fijado para las Bases en papel.
En ambos casos el interesado deberá depositar dichos valores en las cajas receptoras del Banco de Guatemala, en la cuenta de depósitos monetarios No. 111798-5 a nombre de Gobierno de la República, Fondo Común, Ingresos Privativos, Tesorería Nacional, y presentar copia del formulario del depósito efectuado certificada por la máquina receptora del banco, perfectamente legible, en las oficinas de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, acompañando una solicitud para que le sea entregado el soporte magnético con el Programa DNCAE No. 08-2007 en el período fijado para la venta de Bases según el Cronograma de Actividades contenido en el numeral 1.2 de las presentes
Bases.
1.4.3 Los OFERENTES que adquieran estas Bases, podrán efectuar las consultas que consideren pertinentes a través de Internet en el Sistema Informativo de Contrataciones y Adquisiciones del Estado “Guatecompras” en la dirección www.guatecompras.gt, consultando el Número de Operación de
Guatecompras (NOG)449954, dentro del plazo que se establece en el Cronograma de Actividades contenido en el numeral 1.2 de las presentes Bases, y por esa misma vía se publicarán las respuestas a las consultas efectuadas.
1.4.4 La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, en coordinación con el Ministerio de Gobernación, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y el Organismo Judicial, deben emitir las Notas Aclaratorias correspondientes, las cuales se publicarán en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado “Guatecompras”.
Asimismo, la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas podrá en cualquier momento, pero antes de la presentación y recepción de ofertas, y a requerimiento de las instituciones solicitantes del Concurso Nacional de Oferta de Precios por Contrato Abierto, previo consenso, hacer las modificaciones que se consideren necesarias, emitiendo para el efecto la Resolución correspondiente. En caso de existir modificaciones en las Bases, se deberá prorrogar la recepción de ofertas, otorgando a los oferentes un plazo razonable para poder preparar su oferta no menor de ocho (8) días hábiles, contados a partir de la última notificación de la modificación que se trate.
El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la dependencia de Asesoría Jurídica emitirá opinión jurídica sobre el contenido de las Bases;
posteriormente, las instituciones requirentes manifestarán su anuencia por escrito al contenido de los documentos de Contrato Abierto para continuar con el procedimiento de contratación. Seguidamente, la autoridad superior del ente administrador y coordinador de la modalidad de compra por Contrato Abierto aprobará los documentos del concurso.
2. Condiciones Generales del Concurso Nacional de Oferta de Precios La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, que en adelante se denominará la DIRECCIÓN, convoca a Concurso Nacional de Oferta de Precios DNCAE No. 08-2007 en la modalidad de compra por Contrato Abierto para la adquisición de ÚTILES DE OFICINA, según se detallan en el listado de “Especificaciones de los productos a ofertar” de estas Bases, que el Ministerio de Gobernación, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), el Organismo Judicial y las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, requieran para la adecuada atención de sus programas específicos.
2.1 Condiciones Legales
Las personas o entidades interesadas en presentar ofertas de precios en el Concurso Nacional de Oferta de Precios en la modalidad de compra por Contrato Abierto, para la adquisición de ÚTILES DE OFICINA que en adelante se denominarán el o los OFERENTES, deben considerar y tener en cuenta las siguientes condiciones generales:
2.1.1 El plazo de los contratos será de doce (12) meses contados a partir de la fecha de aprobación de los mismos, éstos podrán ser prorrogados por períodos menores o iguales al plazo originalmente establecido. Los contratos que se celebren en forma extemporánea por la interposición de acciones legales, por unidad de todos los actos que conforman el presente concurso, deberán concluir su vigencia en la misma fecha que los contratos
suscritos y aprobados en los plazos legalmente establecidos.
2.1.2 El monto que pueda representar el contrato que se suscriba NO CONSTITUYE COMPROMISO DE ADQUIRIR los productos por parte de
la DIRECCIÓN, el Ministerio de Gobernación, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), el Organismo Judicial, ni para las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado.
2.1.3 El Contrato Abierto que llegue a suscribirse se someterá a las leyes guatemaltecas y en especial a las normas pertinentes del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas; Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas; Decreto número 119-96 del Congreso de la República y sus reformas, Ley de lo Contencioso Administrativo; Decreto número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y las presentes Bases, que regirán el Concurso Nacional de Oferta de Precios DNCAE No. 08-2007, que en adelante se denominarán las Bases y Notas Aclaratorias que de ellas surjan.
2.1.4 Las ofertas de precios deberán referirse y sujetarse a las condiciones establecidas en estas Bases y la presentación de la oferta constituirá evidencia que el OFERENTE leyó, estudió y verificó completamente los documentos y anexos contenidos en ellas, lo que le habrá permitido entender, aceptar e identificar de manera clara, completa y precisa lo requerido para poder ofertar adecuadamente los productos correspondientes.
2.1.5 Las ofertas con precios recibidas en respuesta a este Evento, no serán devueltas al OFERENTE, su original y copia quedarán en poder de la DIRECCIÓN y permanecerán en sus archivos durante el tiempo que se estime razonable y pertinente, con el propósito de contar con la información
en documentos originales que servirán para consultas posteriores. El contenido de las ofertas, documentos y sus anexos, serán tratados como documentos confidenciales por la DIRECCIÓN, por lo que su uso se limitará a la evaluación de las mismas y como referencia a la Convocatoria.
2.1.6 Con excepción a lo regulado en el artículo 37 de la Ley de Contrataciones del Estado, los costos y gastos en que incurra el OFERENTE para la preparación y presentación de su oferta, serán a su exclusiva cuenta y riesgo, razón por la cual la DIRECCIÓN, el Ministerio de Gobernación, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), el Organismo Judicial y las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, no reconocerán ninguna cantidad de dinero, ni efectuarán reembolsos de ninguna naturaleza por tal concepto.
2.1.7 LA JUNTA DE CALIFICACIÓN, que en adelante se denominará la Junta, se reserva el derecho y la facultad de verificar la autenticidad y contenido de los documentos presentados; así como la veracidad de la información que contenga la oferta, de encontrar falsedad o engaño en los mismos, la Junta procederá a la descalificación de la oferta, sin responsabilidad de su parte, sin perjuicio de efectuar las denuncias correspondientes si fuera el caso.
2.1.8 La veracidad de la información que contiene la oferta por la naturaleza notarial de las declaraciones bajo juramento, se sujetan a los principios de simplificación administrativa (sencillez), presunción de veracidad y fiscali- zación posterior. Dicha veracidad podrá constatarse en cualquiera de las fases del proceso de compra o inclusive en la de ejecución del contrato, para tal efecto se encuentran facultados la Junta de Calificación, la DIRECCIÓN, las entidades requirentes del concurso, la Contraloría General de Cuentas o los órganos jurisdiccionales que en derecho correspondan, para la deducción de las responsabilidades legales que sean pertinentes en cada caso de que se trate.
2.2 Condiciones Económicas y Financieras
La DIRECCIÓN solicita oferta de precios fijos en quetzales, para la adquisición de ÚTILES DE OFICINA, requeridos por el Ministerio de Gobernación, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), el Organismo Judicial y las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, productos que se detallan en el listado de “Especificaciones de los productos a ofertar”, y en las condiciones que se especifican en estas Bases y particularmente en las Especificaciones Técnicas y Condiciones Particulares.
2.2.1 Los precios deberán expresarse con dos (2) decimales y tendrán que incluir todas las tasas, derechos arancelarios, Impuesto al Valor Agregado (IVA) y todos los gastos necesarios para que los productos sean puestos en el
lugar que las Unidades Ejecutoras solicitantes requieran y en las condiciones que se establecen en las presentes Bases.
2.2.2 Para determinar el monto de la venta, el ADJUDICATARIO deberá multiplicar el precio unitario de adjudicación con dos (2) decimales por la cantidad de unidades requeridas y para efectos de facturación, al valor así obtenido debe eliminarse el tercer decimal.
2.2.3 A efecto de compensar las variaciones futuras que sufran los costos de los productos sobre la base de los precios que figuran en el Concurso Nacional de Oferta de Precios DNCAE No. 08-2007, incorporados al Contrato Abierto, la Autoridad Administrativa Superior de la entidad o dependencia interesada, reconocerá y autorizará el pago de sobre costos al CONTRATISTA, cuando se registren fluctuaciones de precios que afecten materiales, suministros, transporte, combustible, lubricantes, equipo, repuestos, mano de obra, etc.
Se compararán los precios consignados en la oferta e incorporados al contrato, con los precios finales actualizados existentes en el mercado nacional o internacional en su caso, a la fecha de su reclamación, debiendo el Contratista acompañar los documentos en donde consta que se ha registrado el incremento, tomando en cuenta el diferencial cambiario y la variación de costos.
2.2.4 Recibida la solicitud de sobre costos, la DIRECCIÓN verificará que los cálculos que justifiquen el incremento solicitado estén correctos, examinará la documentación complementaria y determinará la procedencia de recomendar a las entidades interesadas a reconocer y pagar el sobre costo.
Tratándose de productos importados se tomará como base, además el diferencial cambiario por fluctuación de moneda que resulte de la variación porcentual entre la tasa de cambio promedio ponderado, tipo vendedor del Banco de Guatemala, correspondiente a la fecha de la primera acta de adjudicación y la tasa de cambio promedio ponderado tipo vendedor del Banco de Guatemala al final del mes en que el o los Contratistas efectúen la solicitud de ajuste de precios en referencia. Además, se considerará el porcentaje acumulado de inflación a una fecha determinada, por ser un alza generalizada y persistente en el mercado de los precios internos de la economía de un país, la cual puede producirse cuando los costos de producción se elevan e inciden en un aumento de precios.
Para el caso de autorización de las compensaciones de las variaciones futuras de los precios derivadas de efectos monetarios y cambiarios, se procederá de acuerdo a las disposiciones que por fluctuación de precios establecen los artículos 7 y 61 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, y numeral 2 del artículo 3
del Reglamento de la citada ley. El ajuste que se diera en estas circunstancias no afectaría obligaciones ya cumplidas ni aquellas en que se haya incurrido en mora.
2.2.5 El o los CONTRATISTAS, podrán solicitar el ajuste de precios de los productos adjudicados, de acuerdo con la metodología señalada precedentemente, debiendo manifestar por escrito su intención ante la DIRECCIÓN, acompañando a dicha solicitud los documentos que comprueben el incremento de sus costos de acuerdo a los precios actualizados del mercado, cuando se presente la reclamación. La DIRECCIÓN remitirá el análisis técnico legal a las Autoridades Administrativas Superiores de las entidades requirentes del concurso para que se pronuncien si están anuentes a absorber un probable incremento.
2.2.6 Si se autoriza el ajuste de precios, la DIRECCIÓN utilizará el mecanismo adecuado que considere conveniente para notificar inmediatamente a las Unidades Ejecutoras los nuevos precios autorizados.
2.2.7 Plazo de pago. El CONTRATISTA deberá entregar a la Unidad Ejecutora solicitante el producto y la factura correspondiente, la cual será cancelada por la misma unidad en un plazo de treinta (30) días hábiles posteriores a su entrega, de acuerdo al artículo 62 del Decreto número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y a los procedimientos de pago internos de cada Institución.
2.2.8 Para las facturas que no sean pagadas en el plazo antes indicado, se reconocerá un interés anual sobre saldos pendientes, que se liquidarán en el momento de la cancelación de la factura respectiva. El interés a pagar surgirá del cálculo que resulte de aplicar al saldo deudor pendiente de cancelar, la tasa de interés máxima anual que determine la Junta Monetaria para efectos tributarios de conformidad con el artículo 63 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
3. Documentos, Requisitos y Condiciones exigidas a los Oferentes 3.1 Requisitos y Condiciones
3.1.1 Podrán presentar ofertas de precios las personas individuales o jurídicas, nacionales o extranjeras, debiendo presentar agregados a su oferta, los documentos siguientes:
a) Carta de presentación debidamente firmada por el OFERENTE, su Representante legal, Mandatario o Apoderado, según el caso, en la cual se indique, por lo menos:
a.1 Nombres y apellidos completos del solicitante o de la persona que lo representa, edad, estado civil, nacionalidad, profesión u oficio, residencia y domicilio fiscal del Oferente;
incluyendo la información sobre su documento de identificación personal (Cédula de Vecindad o Pasaporte si es extranjero).
a.2 Referencias al número del Concurso Nacional de Oferta de Precios y su objeto.
a.3 Aceptación expresa del OFERENTE del contenido íntegro de las presentes Bases y su sujeción a las leyes de la República de Guatemala.
a.4 El nombre, razón o denominación social del OFERENTE, lugar que señala para recibir notificaciones, emplazamientos, citaciones y correspondencia, números telefónicos y de fax, correo electrónico y Número de Identificación Tributaria (NIT). a.5 Índice de los documentos que acompaña, de acuerdo con lo
requerido en este numeral.
b) Constancia de la inscripción del OFERENTE en el Registro de Proveedores de “Guatecompras”.
c) Fotocopia legalizada del testimonio de la Escritura Pública constitutiva de Sociedad y sus modificaciones si las hubiere, debidamente razonada por el Registro Mercantil General de la República; o en su defecto certificación reciente donde conste que la entidad está debidamente inscrita en el Registro Mercantil General de la República.
d) Fotocopias legalizadas de la Patente de Comercio de Empresa y de la Patente de Sociedad. En caso que el OFERENTE sea una empresa mercantil, debe presentar únicamente fotocopia legalizada de la Patente de Comercio de Empresa.
e) Fotocopia legalizada del documento que acredite la personería del Representante Legal, Mandatario o Apoderado si fuera el caso, debidamente inscrita en el registro correspondiente.
f) Fotocopia legalizada de la Cédula de Vecindad o Pasaporte (si fuere extranjero) del Oferente, su Representante legal, mandatario o apoderado
.
g) Original de la Póliza de la Fianza de Sostenimiento de Oferta a favor del Ministerio de Finanzas Públicas. La póliza no deberá contener manchas, errores, ni corrección alguna y deberá ser entregada dentro de una bolsa de polietileno u otro material impermeable y transparente, que permita su visualización.
h) Original de la solvencia del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), en la que conste que el OFERENTE no tiene cuotas laborales ni patronales pendientes de pago. Si la fecha de la presentación de la oferta se realizara durante la segunda quincena del mes, el proveedor podrá presentar su solvencia emitida con fecha del mes anterior y si la oferta se presenta durante la primera quincena del mes, el proveedor podrá presentar la solvencia emitida por el IGSS con fecha de los dos (2) meses anteriores al de la recepción de ofertas.
i) Declaración Jurada del OFERENTE contenida en Acta notarial, en donde conste que:
i.1 Los productos que oferta son de lícito comercio y que está autorizado por el fabricante o distribuidor, para ofrecer y comercializar al Estado dichos productos; asimismo que la autorización estará vigente desde la apertura de plicas y durante la vigencia del Contrato si fuere adjudicado.
i.2 No es deudor moroso del Estado, ni de las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, o en su defecto, compromiso formal que, en caso de adjudicársele la negociación, previo a la suscripción del contrato, acreditará haber efectuado el pago correspondiente.
i.3 No estar comprendido en ninguna de las prohibiciones que establece el artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado.
i.4 Leyó, estudió, aceptó y se somete expresamente a cada una de las condiciones, requisitos y documentos establecidos y exigidos en estas Bases, Notas aclaratorias y a cualquier modificación que surja de conformidad con lo indicado en el subnumeral 1.4.4 de las presentes Bases.
j) Soporte magnético DNCAE No. 08-2007 con la información que haya incorporado al mismo. El OFERENTE deberá cerciorarse que el disquete o medio en el cual se presente el soporte, esté en perfectas condiciones, que no contenga virus y que se pueda obtener la información del mismo sin problema alguno.
k) Formulario de oferta DNCAE No. 08-2007 impreso y debidamente firmado y sellado, en original y completado con los renglones que haya ofertado.
l) Fotocopia simple del documento que acredite haber cancelado el costo de las presentes Bases.
3.1.2 En todos los casos, cuando se trate de documentos provenientes del extranjero debe cumplirse con lo que establecen los artículos 37 y 38 de la Ley del Organismo Judicial. De encontrarse escritos en otro idioma, éstos deben ser debidamente traducidos al español por un traductor jurado legalmente autorizado. Los documentos que no cumplan con este requisito, no serán tomados en cuenta y se tendrán por no acompañados.
3.1.3 La documentación que se detalla en las literales a), b), c), d), e), g), i), y k) del subnumeral 3.1.1, se consideran REQUISITOS FUNDAMENTALES y su no inclusión o la presentación de los mismos sin la totalidad de la información y formalidades requeridas, darán lugar a que la Junta, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley de Contrataciones del Estado, rechace la oferta sin responsabilidad alguna de su parte.
3.1.4 Cuando se trate de REQUISITOS NO FUNDAMENTALES, literales f), h), j), y l) del subnumeral 3.1.1, que no se hubieran cumplido satisfactoriamente al presentar la oferta, la Junta fijará por escrito un plazo razonable para que los mismos sean presentados, caso contrario la oferta será rechazada.
4. Condiciones y requisitos de forma en la elaboración de las Ofertas.
El OFERENTE debe cumplir para la elaboración de su oferta, con las formalidades siguientes:
4.1 La oferta debe redactarse y presentarse en idioma español.
4.2 La oferta debe presentarse en forma legible, ordenada, con documentos numerados, incluyendo un índice, foliando todo el expediente a excepción del documento que contiene la Fianza de Sostenimiento de Oferta, de tal forma que sea posible su estudio, consulta y verificación de manera ágil y sin lugar a dudas o contradicciones.
4.3 La oferta no debe contener errores, enmiendas, correcciones, borrones o raspaduras, ya que las mismas implican su no consideración y/o descalificación, sin responsabilidad alguna de la Junta.
4.4 La oferta debe entregarse en original y copia que corresponda exactamente al original, ambas en sobres cerrados en forma separada. En caso de
discrepancias entre el original y la copia, prevalecerá para todos los efectos el original.
4.5 Los documentos que constituyen la oferta, especificados en el subnumeral 3.1.1 de estas Bases, podrán ser entregados por el OFERENTE, a través de su Representante Legal, Mandatario, Apoderado o cualquier persona designada expresamente para el efecto, en la fecha y hora establecidas en el numeral 1.3 de estas Bases, en las oficinas de la DIRECCIÓN.
4.6 En ningún caso se aceptarán ofertas presentadas por fax o enviadas por correo postal o correo electrónico, ni presentadas extemporáneamente.
4.7 De acuerdo con lo establecido en el artículo 25 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, cada persona individual o jurídica, nacional o extranjera debe presentar una sola oferta. En ningún caso o circunstancia se permitirá a un compareciente la representación legal o administrativa de más de un oferente.
4.8 Como prueba de entrega de la oferta, la Junta otorgará al OFERENTE, en el momento de presentación de la misma, una constancia en donde se registre el día y hora de entrega, nombre completo, dirección exacta y números telefónicos del mismo.
4.9 El Formulario de Cotización DNCAE No. 08-2007 cuyo modelo obra en la sección de formularios de las Bases, debe ser llenado y presentado por el OFERENTE, mediante el programa DNCAE No. 08-2007 que se entrega en soporte magnético que forma parte de estas Bases.
4.10 En caso de surgir discrepancias entre la información presentada por el OFERENTE contenida en el soporte magnético DNCAE No. 08-2007 del Programa DNCAE No. 08-2007 y la contenida por escrito en el Formulario de Cotización DNCAE No. 08-2007, prevalecerá en todos los casos la información impresa, firmada y sellada en el formulario citado.
5. Condiciones y requisitos para la presentación de Ofertas
5.1 Instrucciones para los interesados en presentar ofertas
Los interesados en presentar ofertas de precios para este concurso, deben utilizar el Programa informático DNCAE No. 08-2007 contenido en el disquete u otro medio similar adjunto, para el efecto deberán seguir las instrucciones contenidas en el Manual impreso adjunto a las Bases. Finalmente, ingresados los datos que correspondan debe imprimirse el formulario que contenga la oferta a presentar, el cual debe ser firmado por el Oferente, su Representante legal, Apoderado o
Mandatario según sea el caso e impreso el sello que identifica a la empresa o entidad.
5.1.1 La Junta al evaluar las ofertas, no aceptará ni considerará la presentación de alternativas ni condiciones que modifiquen o tergiversen las Bases y Especificaciones técnicas del Concurso Nacional de Oferta de Precios DNCAE No. 08-2007.
5.1.2 Los precios deben ofertarse en congruencia con las unidades estimadas para cada renglón y que aparecen en la columna respectiva del listado de
“Especificaciones de los productos a ofertar” de estas Bases.
5.2 Fianzas de Sostenimiento de Oferta y de Cumplimiento de Contrato Las Fianzas de Sostenimiento de Oferta y de Cumplimiento de Contrato, deben formalizarse mediante póliza extendida a favor del Ministerio de Finanzas Públicas por una institución debidamente autorizada para operar en Guatemala.
Las Pólizas deben ser presentadas sin que el contenido de las mismas sea alterado para su valoración.
5.2.1 Fianzas de Sostenimiento de Oferta
5.2.1.1 Para poder mantener la automatización del cálculo del importe de la Fianza de Sostenimiento de Oferta, debe revisarse el importe que surge del Programa DNCAE No. 08-2007 entregado con las Bases, en disquete u otro medio similar para que efectivamente el cálculo pueda ser auténtico cuando se agreguen o eliminen productos ofertados.
5.2.1.2 La Fianza de Sostenimiento de Oferta se caucionará por un porcentaje del uno por ciento (1%) del valor de la oferta y deberá tener una vigencia de ciento veinte (120) días, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta, tal como lo establece el artículo 64 de la Ley de Contrataciones del Estado, pudiéndose con el ADJUDICATARIO convenir su prórroga.
5.2.1.3 La Póliza de la Fianza de Sostenimiento de Oferta les será devuelta a los OFERENTES que no resulten favorecidos en la adjudicación y que así lo soliciten por escrito, una vez se encuentre aprobada la adjudicación por la autoridad Administrativa Superior del Ministerio de Finanzas Públicas.
5.2.1.4 El Ministerio de Finanzas Públicas por si mismo o a través de la DIRECCIÓN hará efectiva la Fianza de Sostenimiento de Oferta en caso que el
ADJUDICATARIO no sostenga su oferta o no suscriba el contrato que se le adjudique dentro de diez (10) días contados a partir de la adjudicación definitiva o, si habiéndolo hecho no presenta la garantía de cumplimiento de contrato dentro del plazo que fije la DIRECCIÓN o en su defecto dentro del plazo de quince (15) días siguientes a la firma del Contrato según lo establece el artículo 36 del Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
5.2.2 Fianza de Cumplimiento de Contrato
5.2.2.1 Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el Contrato Abierto, el CONTRATISTA debe constituir una Fianza de Cumplimiento de Contrato a favor del Ministerio de Finanzas Públicas del diez por ciento (10%) del monto que surja de sumar los importes de los renglones que se le adjudiquen.
5.2.2.2 La Fianza de cumplimiento de Contrato debe estar vigente a partir de la fecha de suscripción del mismo para los productos correspondientes que hubieren sido adjudicados y por el plazo establecido en el contrato y el de sus prórrogas, si las hubiera.
5.2.2.3 Si el CONTRATISTA incumpliera parcial o totalmente con el Contrato Abierto que oportunamente suscriba, tanto en los plazos de entrega o en la calidad
de los productos, así como también si el producto entregado es diferente al ofertado y adjudicado, deberá ser reportado y sancionado por la autoridad superior de la entidad afectada o por quién ésta designe, pudiendo éstas aplicar las sanciones correspondientes conforme lo regulado en los artículos 85, 86, 87 y 88 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas. Para la ejecución de dichas sanciones, la entidad afectada deberá observar en su expediente administrativo, el debido proceso regulado en el artículo 12 de la Constitución Política de la República y artículo 2 del Decreto número 119-96, Ley de lo Contencioso Administrativo, así como lo establecido en el numeral 9.6 de las presentes Bases.
5.2.2.4 El CONTRATISTA al momento de firmar el Contrato, deberá presentar una Declaración Jurada de Garantía de Calidad del o los productos ofertados y adjudicados, en la cual manifieste que los mismos cumplen con la consistencia de cada uno de los lotes que se entregarán durante la vigencia del Contrato. Dicha declaración deberá presentarse de acuerdo al modelo adjunto en las presentes Bases.
6. Junta de Calificación, Asistente de Contrato Abierto y Observadores
6.1 Integración de la Junta. La Junta estará integrada de acuerdo a lo que establece el artículo 25 literal C) del Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
6.2 Asistente de Contrato Abierto. A la Junta se le nombrará un Asistente de Contrato Abierto de la DIRECCIÓN, que será responsable de la custodia y diligenciamiento del expediente administrativo respectivo y apoyará a la Junta de Calificación en la elaboración de los documentos que sean necesarios de conformidad con instrucciones de dicha Junta, como lo preceptúa el artículo 25 literal C) del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
6.3 Observadores. La DIRECCIÓN invitará como observadores a representan- tes de la Comisión Presidencial para la Transparencia, de la Coalición para la Transparencia, de la Procuraduría de los Derechos Humanos, de la Cámara de Comercio y de la Cámara de Industria de Guatemala, para que observen el desarrollo del evento. Los observadores a que hace referencia este numeral no deberán ser oferentes en el presente evento. Estos observadores no tendrán voz ni voto, ni deberán intervenir directa o indirectamente en las deliberaciones o decisiones de la Junta, ni trasladar por sí mismos o por terceros información a sus representados que impliquen el cumplimiento de requisitos exigidos en las Bases a los OFERENTES, quedando a salvo, las informaciones sobre anomalías o irregularidades que observaren, en beneficio de la transparencia y honestidad del evento, las cuales deberán hacerse llegar en forma inmediata a la DIRECCIÓN.
7. Recepción y apertura, Evaluación, Calificación y Adjudicación de Productos
7.1 Recepción y Apertura. La Junta en acto público que se celebrará en el salón de Adjudicaciones de la DIRECCIÓN, procederá a la recepción y apertura de las ofertas; de lo actuado se levantará un acta que será suscrita por los miembros de la Junta, los Observadores y por los Oferentes presentes que así lo deseen.
7.1.1 La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado llevará un registro informático, mediante una base de datos de los bienes o suministros de uso general y constante o de considerable demanda, que necesite el sector público y que sean requeridos en la modalidad de compra por contrato abierto. Si no existiere dicho registro por tratarse de algún bien o suministro nuevo, se solicitará información al Instituto Nacional de Estadística (INE), según lo regulado en el artículo 8 de la Ley de Contrataciones y artículo 4 de su Reglamento. En caso que el INE no contara con dicha información y así lo informare por escrito a la DIRECCIÓN, las instituciones públicas solicitantes del evento DNCAE No.
08-2007, deberán proporcionarle a la DIRECCIÓN el precio de referencia respectivo. En ambos casos, los precios así obtenidos serán publicados en
“Guatecompras” y proporcionados por la DIRECCIÓN a la Junta de
Calificación, previo a la apertura de plicas, luego de realizada la recepción de ofertas. La Junta podrá considerar los precios de referencia para la adjudicación. Para aquellos renglones en que no sea utilizado el precio de referencia, la Junta debe razonar los motivos en el acta de adjudicación.
7.1.2 La Junta al momento de proceder a la apertura de plicas, verificará que los OFERENTES hayan presentado la Fianza de Sostenimiento de Oferta, de acuerdo al importe que surge del Programa DNACAE No. 08-2007 entregado en las Bases, en disquete y procederá a rubricar y foliar todas las hojas, exceptuando el documento de Póliza de la Fianza de Sostenimiento de Oferta.
7.1.3 En el Acta de Apertura que se elabore se registrará el nombre de la empresa o entidad OFERENTE, su Número de Identificación Tributaria (NIT), el nombre de la Compañía afianzadora que emitió la Fianza de Sostenimiento y su importe o documento que avale la fianza presentada, número de renglones que oferta y folios que contenga la Oferta.
El Acta de Apertura tendrá como anexo las fotocopias de los formularios de ofertas presentadas. La Junta entregará fotocopias del acta y de los anexos a los observadores designados y acreditados que lo soliciten.
Copia del Acta y anexos de los productos ofertados se pondrán a disposición de los interesados para consulta en la recepción de la DIRECCIÓN, además de su correspondiente publicación en
“Guatecompras”.
7.2 Evaluación. Las ofertas recibidas serán evaluadas y analizadas por la Junta para determinar si las mismas cumplen con las exigencias que se establecen en las Especificaciones técnicas y condiciones particulares, referidas entre otras a la concordancia de las características técnicas de los productos ofertados con los solicitados, patrones de calidad, programas de entrega, garantías, etc., de igual forma deben verificar que se cumpla con las condiciones generales referidas al cumplimiento de las condiciones legales y administrativas.
7.3 Calificación. La Junta conocerá solamente aquellas ofertas que hayan cumplido con los requisitos exigidos en las Bases. Como parte del proceso de calificación, la Junta realizará visitas de campo a las empresas OFERENTES, que hayan cumplido con los requisitos legales y administrativos y verificar el cumplimiento de las condiciones relacionadas en el subnumeral 7.3.1.2 de estas Bases.
7.3.1 Parámetros de Calificación. Luego de verificados los precios de referencia para establecer que ofertas pueden ser evaluadas por la Junta, previo a
calificar las ofertas por precio, la Junta efectuará la calificación de las ofertas utilizando los criterios y parámetros siguientes:
a) Especificaciones técnicas 60 Puntos b) Visita a instalaciones de Oferentes 30 Puntos c) Experiencia del Oferente 10 Puntos
TOTAL 100
Al o los OFERENTES que hubieren obtenido los mayores puntajes comprendidos dentro del rango de 80 a 100 puntos, de acuerdo a los parámetros de calificación descritos anteriormente, entrarán en la calificación de ofertas que efectúe la Junta por precio, de acuerdo a lo indicado en el subnumeral 7.4.3 de las presentes Bases, adjudicando el derecho de proveer los productos objeto del presente Concurso Nacional de Oferta de Precios DNCAE No. 08-2007, al o los precios más bajos presentados.
7.3.1.1 Para poder calificar el precio ofertado, la Junta utilizará el procedimiento descrito en el numeral 7.1.1 de las presentes Bases, de acuerdo a lo regulado en la literal E) del artículo 25 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
Si el precio ofertado no se ajusta a los precios de referencia registrados en la DIRECCIÓN, o a juicio de la Junta, no sea conveniente a los intereses del Estado, y si el o los productos ofertados no satisfacen las calidades y requisitos solicitados, la misma está facultada de abstenerse de adjudicar el renglón en cuestión, sin responsabilidad de su parte, debiendo justificar su decisión en el acta de adjudicación correspondiente.
7.3.1.2 Especificaciones Técnicas. La Junta verificará el cumplimiento total de los aspectos técnicos contenidos en el listado de “Especificaciones de los productos a ofertar” que forma parte de estas Bases. El o los OFERENTES que a criterio de la Junta, cumplan con el cien por ciento (100%) de los aspectos técnicos, tendrán una ponderación máxima de sesenta (60) puntos y obtendrán cero (0) puntos si incumplen con cualquier aspecto técnico de los establecidos.
La Junta podrá solicitar a los OFERENTES, muestras de los productos en aquellos renglones en que se haya cumplido con los parámetros de calificación establecidos en el subnumeral 7.3.1 y que hayan ofertado el menor precio, siempre y cuando los productos hayan cumplido con los demás requisitos contemplados en estas Bases. Las muestras deberán ser entregadas en el plazo indicado por la Junta, el cual no podrá ser menor de veinticuatro (24) horas de acuerdo a lo que se establece en el subnumeral 10.1 de estas Bases. De no entregarse las muestras solicitas en el plazo (el cual debe ser congruente con el plazo que tiene la Junta para adjudicar)
indicado por la Junta y condiciones establecidas en las presentes Bases, el OFERENTE será descalificado en el renglón en cuestión.
7.3.1.3 Visita a instalaciones de Oferentes. Como parte del proceso de calificación, la Junta realizará visitas a las instalaciones de las empresas o entidades Oferentes, para evaluar los aspectos siguientes:
a) Instalaciones y bodegas adecuadas: a efecto que la Junta pueda verificar físicamente que el Oferente se dedica al giro comercial de venta y distribución de Útiles de Oficina.
b) Existencia de los productos ofertados
c) Almacenaje e identificación de los productos ofertados.
Si la Junta lo considera pertinente podrá tomar fotografías durante la visita a las instalaciones y anexarlas al expediente para documentar la evaluación de los aspectos indicados.
Los tres (3) aspectos anteriores descritos en las literales a), b) y c), tendrán una ponderación máxima individual de diez (10) puntos, para una calificación máxima total de treinta (30) puntos. El aspecto que a criterio de la Junta no esté cubierto, tendrá una calificación de cero (0) puntos.
7.3.1.4 Experiencia. El OFERENTE que acredite documentalmente tener mayor número de años de experiencia en el negocio de comercialización de Útiles de Oficina en el mercado guatemalteco y haber cumplido satisfactoria- mente con el suministro de útiles de oficina, la Junta le asignará una calificación máxima de diez (10) puntos. Los demás oferentes que comprueben documentalmente un menor número de años de experiencia que el primero, tendrán una calificación directamente proporcional, utilizando regla de tres simple.
7.4 Adjudicación. La Junta adjudicará en congruencia con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, y lo contenido en las presentes Bases, los renglones y/o productos más favorables a los intereses del Estado y que cumplan con todas y cada una de las condiciones establecidas en estas Bases.
7.4.1 La Junta procederá a descalificar el producto ofertado, si se verificara que el mismo ha sido objeto de sanción por incumplimiento de calidad y/o de entrega y hubiese sido notificado tal extremo a la DIRECCIÓN, o bien si estuviera inhabilitado en el Registro de Proveedores de “Guatecompras”, dejando constancia en el acta de adjudicación correspondiente.
7.4.2 Si la Junta determinase que existe colusión entre OFERENTES, procederá de acuerdo con lo que establece el artículo 25del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas y artículo 11 del Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
7.4.3 La Junta podrá adjudicar hasta tres (3) proveedores por marca ofertada, con un máximo de ocho (8) marcas por renglón, siempre y cuando la diferencia de precio entre el oferente que haya sido calificado con el precio más bajo y el de los restantes no supere una variación de precios mayor del tres por ciento (3%) con relación al precio más bajo. Si se diera el caso que por cada marca hubiere más de tres (3) oferentes con el mismo precio, la Junta realizará un sorteo para adjudicar a tres (3) oferentes. Si se diere el caso que por cada marca hubiere más de tres (3) oferentes con diferente precio, se adjudicarán los tres (3) oferentes que presenten el menor precio. Cuando no existieren precios de referencia por tratarse de productos nuevos en el mercado, de nueva inclusión en el sistema de compra por contrato abierto o por cualquier otra causa, la Junta podrá adjudicar el precio menor ofertado, siempre y cuando llene los requisitos exigidos en las Bases.
7.4.4 Con el fin de garantizar el abastecimiento de productos a las Unidades Ejecutoras, cuando la Junta adjudique un producto y hubieren ofertado más de uno y los mismos hayan sido descalificados por la variante del tres por ciento (3%), la Junta en el acta de adjudicación hará la calificación de los oferentes que clasifiquen sucesivamente, esto para cuando se de el caso que se prescindiere o se rescindiere un Contrato Abierto y no hubieran más proveedores adjudicados, podrá formalizarse la contratación con el que haya sido calificado como segundo, atendiendo a que acepte suministrar el contrato, sosteniendo los mismos precios ofertados y calificados por la Junta.
7.4.5 La Junta de acuerdo a lo que establece el artículo 34 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, y artículo 25 literal F. del Reglamento y sus reformas, podrá adjudicar el evento parcialmente por renglón.
7.4.6 El plazo para la adjudicación respectiva es el indicado en el numeral 1.2 de las presentes Bases. Dicho plazo podrá ser ampliado por la DIRECCIÓN a solicitud de la Junta, si ésta considera que el mismo no es suficiente para la adjudicación.
7.4.7 La Junta de acuerdo a lo regulado en el artículo 35 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, dentro del plazo de tres (3) días de emitida la resolución razonada, deberá hacer la respectiva notificación a los oferentes
participantes, para los efectos legales relacionados anteriormente, la Junta supletoriamente aplicará lo regulado en los artículos 32 de la Constitución Política de la República; 2, 3 y 4 del Decreto número119-96 del Congreso de la República, Ley de lo Contencioso Administrativo, y citará a los OFERENTES, quienes están obligados a comparecer personalmente a la DIRECCIÓN, con el objeto de formalizar dicho acto y recibir las cédulas de notificación respectivas.
7.4.8 La Junta dentro del plazo de dos (2) días después de haber efectuado la notificación de la adjudicación, elevará el expediente a la autoridad superior del Ministerio de Finanzas Públicas para su aprobación o improbación, en cumplimiento a lo regulado en el artículo 36 de la Ley de Contrataciones del Estado.
7.4.9 El Ministerio de Finanzas Públicas podrá prescindir de la negociación en cualquier fase en que ésta se encuentre, pero antes de la suscripción del Contrato Abierto respectivo, siempre y cuando sea por caso fortuito o de fuerza mayor debidamente comprobado, que diera lugar a la imposibilidad de continuar con la negociación, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley de Contrataciones del Estado.
8. Recursos
8.1 Contra lo resuelto por la Junta de Calificación, por no ser un acto definitivo que concluya el procedimiento de compra, no cabrá recurso alguno.
8.2 Contra la Resolución Ministerial que apruebe la adjudicación de la Junta, procederá el Recurso de Reposición, el cual podrá ser interpuesto dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al de la notificación de la Resolución Ministerial que aprobó la adjudicación del concurso, de conformidad con lo establecido en los artículos 100 y 101, del Decreto número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
8.3 Aquellos OFERENTES que interpongan el Recurso de Reposición relacionado anteriormente, deben especificar en su memorial el número de la Resolución que contenga el renglón que les interese impugnar, especificando claramente el mismo y los fundamentos de hecho y derecho que estimen procedentes.
En todo caso podrán aportar las pruebas que sustenten sus afirmaciones. La interposición del recurso no interrumpirá la continuidad del proceso de los demás renglones adjudicados.
8.4 Compensación por Daños y Perjuicios. El Estado podrá demandar la compensación de los daños y perjuicios sufridos con motivo de la
interposición de acciones frívolas e impertinentes que entorpezcan el desarrollo normal del proceso de la contratación; según lo estipulado en el artículo 57 del Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
Especificaciones Técnicas y Condiciones Particulares
DNCAE No. 08-2007
9. Especificaciones Técnicas y Condiciones Particulares.
La DIRECCIÓN solicita oferta de precios unitarios en Quetzales, individuales para cada renglón, para la adquisición de ÚTILES DE OFICINA que se detallan en el listado de “Especificaciones de los Productos a ofertar” de estas Bases, de acuerdo con las Especificaciones técnicas que se establecen en el mismo. La oferta de precios deberá efectuarse en el medio magnético, del cual deberán imprimirse los formularios correspondientes.
9.1 Control de Calidad de los productos
9.1.1 El Ministerio de Gobernación, la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y el Organismo Judicial, se reservan el derecho de verificar los datos consignados en la Declaración Jurada de Garantía de Calidad que haya suscrito el ADJUDICATARIO, y de encontrar falsedad o engaño probado entre el producto entregado, el ofertado y adjudicado, se considerará causal suficiente de incumplimiento de contrato, y dará lugar a la aplicación de las sanciones que le puedan corresponder de acuerdo a lo previsto en el subnumeral 5.2.2.3 de estas Bases.
9.2 Solicitud de Pedido
9.2.1 Las Áreas o Unidades Ejecutoras del Ministerio de Gobernación, de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), del Organismo Judicial y de las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, que efectúen sus compras por medio de Contrato Abierto, para formular su pedido deben utilizar la solicitud de pedido interno que se utiliza para el efecto en cada institución, con las formalidades que la misma requiera.
9.2.2 Las solicitudes de pedido de las Unidades Ejecutoras se cursarán a la dirección que el CONTRATISTA consigne en el momento de la suscripción del Contrato Abierto con la DIRECCIÓN y los representantes de las entidades requirentes.
9.2.3 El precio adjudicado de Útiles de Oficina para el interior de la República, será el mismo que para las Unidades Ejecutoras ubicadas dentro del Área Metropolitana. Las Unidades Ejecutoras del interior de la República, que requieran Útiles de Oficina por un monto menor a cinco mil quetzales (Q. 5,000.00), tendrán a su cargo y pagarán el valor extra por flete, el cual lo fijará el Contratista sobre una base razonable y tiene que ser indicado a la Unidad Ejecutora previo al envío del o los productos; en este caso los productos serán trasladados al lugar y en el tiempo convenidos, según lo estipulado en estas Bases, en el medio de transporte que la Unidad Ejecutora compradora elija o que elijan ambos de mutuo consentimiento, siempre considerando el beneficio de los intereses del Estado y el menor riesgo para los productos suministrados. Asimismo, para los pedidos
superiores a cinco mil quetzales (Q5,000.00), el valor del flete de los productos hasta el lugar convenido, estará a cargo del CONTRATISTA según lo estipulado en estas Bases y no generará ningún costo adicional para la Unidad Ejecutora compradora.
9.3 Programación de compras
9.3.1 Con el propósito de garantizar la eficiencia en los tiempos de entrega y el adecuado abastecimiento de los productos, las Unidades Ejecutoras deberán elaborar de acuerdo a su normativa interna, una programación trimestral de los requerimientos de los productos objeto del presente Concurso a través de Contrato Abierto, la cual deberá ser enviada por la Unidad Ejecutora al CONTRATISTA.
9.4 Condiciones de entrega de los Productos
9.4.1 El CONTRATISTA deberá entregar el cien por ciento (100%) de los productos solicitados, dentro de los veinte (20) días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud de pedido.
9.4.2 En el caso que un CONTRATISTA no pudiera cumplir con la entrega del o los productos en el plazo antes indicado, deberá manifestarlo por escrito a la Unidad Ejecutora solicitante, en un plazo no mayor de tres (3) días contados a partir de la recepción de la solicitud de pedido, manifestando las razones por las cuales no puede entregar el o los productos, a efecto que la entidad solicitante pueda remitir el pedido a otros Contratistas, si fuera el caso.
9.4.3 El CONTRATISTA por dificultades en el abastecimiento, podrá solicitar por escrito a la DIRECCIÓN, la autorización de un PERÍODO DE REABASTECIMIENTO, cuyo plazo no podrá ser mayor de treinta (30) días hábiles.
Si la DIRECCIÓN considera que las razones expuestas por el CONTRATISTA están debidamente documentadas y comprobadas, en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, extenderá la autorización del período de reabastecimiento, procediendo a emitir y publicar en la página de Internet www.minfin.gob.gt, la nota técnica para conocimiento de las Unidades Ejecutoras a efecto puedan adquirir el producto fuera de Contrato Abierto durante el período concedido al CONTRATISTA.
Durante la vigencia del Contrato Abierto se podrán autorizar únicamente dos (2) períodos de reabastecimiento por producto.
9.4.4 Cuando un CONTRATISTA haya cumplido con la entrega total de las unidades estimadas de compra y desee retirarse antes de finalizar la vigencia del Contrato Abierto, debe manifestarlo por escrito a la DIRECCIÓN, adjuntando a la solicitud la documentación de respaldo respectiva. La DIRECCIÓN corroborará esta situación por los medios que considere pertinentes y extenderá el finiquito correspondiente, si fuera procedente.
El CONTRATISTA estará obligado a seguir despachando los pedidos solicitados por las Unidades Ejecutoras hasta que la DIRECCIÓN emita el FINIQUITO correspondiente; de no cumplir con la entrega de los productos se someterá a las sanciones administrativas correspondientes, contempladas en las presentes Bases y en la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
Si no manifiesta su deseo de retirarse, quedará obligado a mantener la provisión del producto en las mismas condiciones especificadas en el Contrato Abierto.
9.4.5 Si el CONTRATISTA cambia de lugar para recibir citaciones, notificaciones, emplazamientos, correspondencia o solicitudes de pedido durante la vigencia del Contrato, debe comunicarlo por escrito a la DIRECCIÓN, por lo menos con quince (15) días de anticipación al cambio, indicando los datos de su nueva ubicación. El CONTRATISTA debe inmediatamente comunicar el cambio a los Departamentos de abastecimientos, de Compras o Adquisiciones de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Gobernación, de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), del Organismo Judicial y a las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, que hayan efectuado compras al amparo del Contrato Abierto.
La falta de cumplimiento de esta formalidad en el plazo señalado anteriormente, será considerada como incumplimiento de Contrato Abierto, en tal caso, se procederá a ejecutar la garantía de cumplimiento regulada en el artículo 65 de la Ley de Contrataciones del Estado, previo a cumplir con lo estipulado en el artículo 102 del mismo cuerpo legal.
9.5 Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo de Contrato Abierto
9.5.1 La Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo de Contrato Abierto, que en adelante se le denominará LA COMISIÓN, es un órgano consultivo con fines de asesoría técnica, en cuanto a calidad, seguridad y eficacia de los productos adjudicados; así como de mediación y conciliación de conflictos y toma de decisiones comunes que se originen durante la vigencia del Contrato Abierto. Los incumplimientos de calidad, serán
conocidos por la COMISIÓN, la que recomendará a la DIRECCIÓN las sanciones respectivas, luego de agotadas las instancias pertinentes.
9.5.2 La COMISIÓN estará integrada por un titular y un suplente de las instituciones y entidades siguientes: 1) Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas; 2) Ministerio de Gobernación; 3) Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y 4) Organismo Judicial.
9.5.3 Los representantes de las instituciones y entidades descritas anteriormente, previa autorización por escrito por parte del Presidente de la COMISIÓN, podrán asistir a las sesiones auxiliados por sus respectivos asesores técnicos, jurídicos, financieros o específicos que consideren necesarios.
9.5.4 La COMISIÓN será convocada por la DIRECCIÓN cuando sea necesario para la búsqueda de soluciones comunes en beneficio de los intereses del Estado. Asimismo la COMISIÓN podrá crear las subcomisiones que consideren convenientes, así como invitar a otras personas o entidades nacionales e internacionales para que asistan a la misma en calidad de observadores o asesores permanentes o temporales, cuando la naturaleza del tema a tratar así lo requiera.
9.5.5 Lo relativo a la organización interna de la COMISIÓN, será establecido por la misma cuando ésta sea integrada.
9.6 Procedimiento de denuncias y sanciones por incumplimiento de entrega o de calidad de Productos.
9.6.1 Denuncia por incumplimientos.
Para todos los casos de incumplimientos de los contratos abiertos deberán ser notificados a la autoridad superior de la entidad afectada o a quien ésta designe, para que efectúe el análisis correspondiente que permita la depuración y consolidación de información.
Para el caso particular de incumplimiento de entregas y variación de las condiciones contratadas, la entidad afectada o quien ésta designe, debe emitir la NOTA DE NO OBJECIÓN que autorice la compra respectiva fuera de contrato abierto.
Para cualquiera de los supuestos establecidos en los párrafos anteriores, el expediente documentado deberá ser trasladado a la DIRECCIÓN para que aplique las sanciones correspondientes, según lo descrito en el subnumeral 5.2.2.3 de las presentes Bases.
.
Para que la autoridad superior o quien ésta designe proceda a dar curso a la denuncia, la Unidad Ejecutora, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Oficio dirigido a la Autoridad Superior o a quien ésta designe, denunciando el incumplimiento, con el visto bueno del Director de la Institución.
b) Fotocopia de la Orden de Compra o Pedido del o los productos que denuncia, con constancia de recibido por parte del Contratista, o en su defecto la razón que indique la negativa de recepción de la Orden de Compra o pedido.
c) Nota de justificación del CONTRATISTA, firmada por el Representante legal de la empresa o entidad, en la cual indique la razón del incumplimiento, o en su defecto, certificación del acta elaborada y firmada por la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora denunciante o por quien ésta designe, en la que se haga constar que el Contratista no justificó el incumplimiento.
En caso que el Contratista en el transcurso de la investigación manifieste que el producto no fue recibido en las bodegas de la Unidad Ejecutora solicitante, deberá evidenciar su argumento en forma documental.
9.6.2 Denuncia por incumplimiento de Calidad
Cuando una Unidad Ejecutora tenga duda de incumplimiento de calidad del o los productos recibidos, deberá trasladar la denuncia a la autoridad superior de la entidad correspondiente o a quien ésta designe, informando del incumplimiento de la calidad del producto. Asimismo, debe informarse de la denuncia presentada a la DIRECCIÓN, quien a su vez convocará e informará a la COMISIÓN a efecto rinda opinión técnica, así como para que dé seguimiento y monitoreo a la denuncia respectiva.
9.6.3 Sanciones por Incumplimiento de Entrega y Calidad
9.6.3.1 Cuando el Contratista, incumpliere con cualquiera de las condiciones indicadas en estas Bases, se procederá a iniciar un expediente con los antecedentes y constancias que prueben el incumplimiento de entrega o de la calidad que se trate. Este expediente deberá diligenciarse por las
instancias respectivas de cada institución afectada y/o requirente del del producto objeto de denuncia, quienes para el caso de incumplimiento de calidad deberán solicitar y acompañar al expediente, opinión técnica de la COMISIÓN. En ambos casos, tanto en incumplimientos de entrega
como de calidad, se elevarán las actuaciones a la Autoridad Superior de la entidad afectada o a quien ésta designe.
9.6.3.2 Para el caso de incumplimientos de calidad, la COMISIÓN una vez recibido el requerimiento de opinión técnica, contará con un plazo de diez (10) días hábiles para remitir la opinión solicitada para que la entidad pública respectiva pueda continuar con el trámite correspondiente.
9.6.3.3 En todos los casos al quedar firme el procedimiento administrativo respectivo, relacionado en los subnumerales 9.6.1 y 9.6.2 de estas Bases y ejecutada la sanción correspondiente, se deberá notificar a la DIRECCIÓN en un plazo que no exceda de cinco (5) días hábiles con el objeto que la misma, cuando proceda, ejecute la Garantía de cumplimiento de contrato, establecida en el artículo 65 de la Ley de Contrataciones del Estado y rescinda parcial o totalmente el Contrato Abierto respectivo, si fuera pertinente. En caso de rescisión total del contrato por incumplimiento, la DIRECCIÓN inhabilitará en el registro de Proveedores de “Guatecompras”, al proveedor de que se trate.
9.6.4 Casos o situaciones no previstas. Los casos o situaciones no previstas en las presentes Bases, serán resueltos por la DIRECCIÓN en coordinación con las autoridades superiores de las entidades requirentes o con quien éstas designen para la suscripción de los contratos correspondientes.
10. Muestras
10.1 De acuerdo con lo indicado en el segundo párrafo del subnumeral 7.3.1.2
de estas Bases, el OFERENTE a quien se le haya solicitado muestras deberá presentarlas en el plazo indicado, en su empaque primario de fábrica, en un envoltorio o caja adecuadamente acondicionada para su manipulación, tal y como será entregado el producto a la Unidad Ejecutora, pero sin membrete o distintivo comercial de la entidad oferente. La etiqueta deberá estar impresa con tinta indeleble.
10.2 Las especificaciones técnicas de los productos requeridos se definen en estas Bases y la muestra que el OFERENTE entregue se ajustará a lo estipulado en estos documentos.
10.3 El incumplimiento de las exigencias de presentación, empaque y etiquetado que se requieran para la entrega de muestras, dará lugar a que la Junta, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley de Contrataciones del Estado, rechace, sin responsabilidad de su parte, la oferta presentada para ese renglón.
10.4 La etiqueta de la muestra deberá contener la siguiente información:
CONCURSO NACIONAL DE OFERTA DE PRECIOS DNCAE No. 08-2007
NOMBRE DEL PRODUCTO:
MUESTRA CORRESPONDIENTE AL RENGLÓN No. : MARCA DEL PRODUCTO:
FABRICANTE O PRODUCTOR:
ORIGEN:
NIT:
TELÉFONO:
La DIRECCIÓN devolverá a los OFERENTES que lo soliciten por escrito, las muestras de los productos que no hayan sido adjudicados, posteriormente de haberse notificado y esté firme la aprobación de la adjudicación. Las muestras de los productos adjudicados no serán devueltas, ya que las mismas servirán de patrón de calidad que permitirá efectuar el control de cumplimiento de contrato por parte del Adjudicatario.
Si las muestras de los productos no adjudicados, no son retiradas por los OFERENTES dentro del plazo de treinta (30) días calendario contados a partir de la notificación de aprobación de la adjudicación, la DIRECCCIÓN procederá a desecharlas, sin responsabilidad de su parte.
Las muestras de los productos adjudicados, finalizada la vigencia del contrato o de su respectiva prórroga, si la hubiere, serán devueltas por la DIRECCIÓN dentro del plazo de quince (15) días calendario, contados a partir de la finalización de la vigencia del contrato respectivo. Si en el plazo relacionado el OFERENTE no se presenta a recoger sus muestras respectivas, la DIRECCIÓN queda facultada para desechar o destruir las mismas, sin responsabilidad alguna de su parte.
Guatemala, mayo de 2007
Declaración de Garantía de Calidad
FORM.DNCAE
DECLARACIÓN DE GARANTIA DE CALIDAD MINISTERIO DE GOBERNACIÓN,
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA (SAT) Y ORGANISMO JUDICIAL
Nombre del CONTRATISTA: __________________________________________
Renglones, Nombre y/o Marca de o de los Productos adjudicados en Contrato Abierto: __________________________________________________________
Fabricante (s): ____________________________________________________
Lugar y Fecha:_____________________________________________________
Bajo juramento y enterado del Delito de Perjurio, manifiesto que el o los productos consignados anteriormente cumplen con las especificaciones técnicas ofertadas y adjudicadas, así como en la consistencia de cada uno de los lotes que serán entregados durante la vigencia del contrato. Por lo cual autorizo al Ministerio de Gobernación, a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y al Organismo Judicial, por medio de quien considere, pueda verificar los mismos.
______________________________
Nombre, Firma y Sello del Representante Legal
En la ciudad de Guatemala, el ____ de _____ de dos mil ____, como Notario, Doy fe: Que la firma que antecede es auténtica por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por ____________, quien se identifica con la cédula de vecindad número de orden _____ y registro ______, extendida por el Alcalde Municipal de ____ Departamento de _______. La firma que se legaliza, calza una Declaración de Garantía de Calidad de los productos ofertados y adjudicados en Contrato Abierto, contenida en ______hojas de papel bond tamaño ___, las cuales firmo y sello. El signatario firma nuevamente la presente Declaración.
f)
ANTE MI:
