DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento MAYOR GENERAL Y ACTIVOS FIJOS

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DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento

MAYOR GENERAL Y

ACTIVOS FIJOS

DACFLEX, S. A.

%

11 Cub Scouts, Ens. Naco Edif. DAC

Santo Domingo, Rep. Dom.

Tel:(809) 563-3232,

✍

Fax(809)547-3967 Internet

Web Site: WWW.DACFLEX.COM Email: [email protected]

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DacEasy Contabilidad Versión 11 Manual de Entrenamiento.

MAYOR GENERAL Y ACTIVOS FIJOS

El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato.

Copyright©

Marcas Registradas

Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por escrito de DACFLEX, Cub Scout #11, (809)563-3232 Santo Domingo, Rep. Dom.

DacEasy es una marca registrada de Best, Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best, Inc.

Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconoce por la presente.

Algunos de los artes en este manual son modificaciones de ilustraciones suplidas por Corel Corporation

Aclaración

DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona.

Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compañías es pura coincidencia.

Impreso en América.

ISBN:84-8400-239-2

DESP10GLAC

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I N T R O D U C C I Ó N

Antes de Empezar

Introducción LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11

Bienvenidos a la serie de seminarios de DacEasy®. El libro de trabajo del seminario de DacEasy® Contabilidad™ le ayudará a tener un

entendimiento básico de como usar el programa. Si eres un nuevo usuario del programa encontrarás la información y los ejercicios, como una forma más práctica para comenzar a usar el programa. Con un poco de práctica, te puedes convertir en un experto usuario de DacEasy®

Contabilidad™.

Este libro de trabajo, Libro Mayor y Activos Fijos, es el segundo de una serie del libro de trabajo. Este contiene información acerca de como entrar las transacciones del Libro Mayor, como consolidar el Libro Mayor con múltiples empresas, entrar los activos fijos y generar la depreciación de los activos fijos.

Para obtener el mayor provecho a este libro de trabajo debe de tener algún conocimiento básico de computadoras, un entendimiento general de los conceptos básicos financieros y por lo menos, un conocimiento limitado de los comandos del Windows. En adición, debe de ser capaz de identificar las partes de su computadora y saber como usar las funciones del teclado.

Para ordenar este libro de trabajo o cualquier otro de la serie del seminario, llame a DACFLEX, S.A. al departamento de ventas al (809)563-3232.

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A N T E S D E E M P E Z A R

Organización del Libro de Trabajo

Este libro de trabajo está diseñado para usted usarlo en su propio curso de estudio o en lo relacionado con un curso de entrenamiento. Llámenos y estaremos dispuesto a ayudarle a instalar su nuevo software y entrenar a su personal. Para obtener información y calendario de curso sólo tiene que llamar al (809)563-3232 Dpto de Ventas de DACFLEX, S.A.

Cada capítulo en este libro de trabajo contiene una unidad y la explicación de como usar una función específica en DacEasy®

Contabilidad™. Para reforzar cada concepto, encontrará las secciones de Time Out en la mayoría de los capítulos para reforzar cada concepto.

Los Time Out instruyen a completar los ejercicios prácticos encontrados en los capítulos de Aventuras. Estos ejercicios de práctica usan datos ejemplos de una Cía. llamada Furniture Factory. Nosotros le

recomendamos completar cada capítulo en el orden presentado para garantizar que puede completar correctamente cada ejercicio de práctica.

Para obtener mejor provecho del curso de estudio, le sugerimos usar este libro de trabajo en relación con la Guía del Usuario de esta Versión.

La Guía del Usuario contiene la información detallada de cómo ejecutar cada paso. Como un compañero de la Guía del Usuario, este libro de trabajos está enfocado en ayudarle a entender un proceso y mostrarle como podría aplicar el proceso en un negocio.

Cada Libro en la serie de trabajo comparte un mismo formato, por eso puede identificar fácilmente el área que quiere estudiar. Su libro de trabajo está organizado como se describe debajo.

Capítulos encontrados en cada Libro de Trabajo Introducción

Explica cuáles temas son cubiertos en el libro de trabajo, que conocimiento es un prerrequisito y convenciones de uso estándar.

Trabajando Con

El capítulo de Introducción es seguido por uno o más capítulos de trabajando con. Estos capítulos explican los conocimientos básicos de una función y los procedimientos envueltos con cada concepto.

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Con cada capítulo de Trabajando con está seguido de una página de Notas. Esta página está incluida para que escriba la información que podría usar para ayudarle a recordar como aplicar esta función en el día a día de los negocios. También, el libro de Trabajando Con está estructurado con un ancho en márgenes en cada página. Siéntase libre de usar este espacio para hacer notas rápidas acerca de como podría aplicar un proceso o procedimiento en sus negocios.

Conocimientos Contables

Explican la contabilidad que procure detrás de escena cuando se entran transacciones y se asientan en DacEasy Contabilidad.

Lista de Chequeos

Una hoja de referencia rápida listando las actividades que necesita recordar cuando procesa datos contables. También, incluye referencias de la Guía del Usuario donde podrá encontrar paso a paso los procedimientos asociados con cada tema.

Aventuras:

Ejercicios estructurados que le ayudan a entender cómo usar una función.

Quiz: Pruebines diseñados para reforzar la información presentada en el libro de trabajo.

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Estándares

Varias convenciones son usadas en todo el libro de trabajo para ayudarle a localizar rápidamente una información importante. Estas convenciones son coherentes con las usadas en la Guía del Usuario.

Las palabras escritas en negritas indican las teclas o botones que debes presionar, tal como F10.

Los comandos del menú que tiene que seleccionar aparecerán en escritas en negritas. Los comandos están separados del menú por un slash(/). Por ejemplo, Archivo/Abrir indicando que es

seleccionado el menú Archivo y seleccionado el comando Abrir.

Para abrir un menú, use el mouse para cliquear en el encabezado del menú designado o presione la tecla Alt conjuntamente con la letra sobresaliente en el encabezado del menú.

Para seleccionar un comando desde un menú abierto, use las teclas direccionales para mover la barra de selección hacia el comando que desee abrir y presione Enter.

Los pasos usados para ejecutar un procedimiento aparecerán en una lista numerada. Una línea pesada encima del título de cada paso le ayudará a identificar fácilmente estas secciones.

Subrayar dentro del texto que está escribiendo, representa los espacios. Por ejemplo, podría ser instruido para escribir el siguiente comando : COPY_A:. Para hacerlo, usted digitará la

palabra COPY, presiona la barra espaciadora, digite la letra A, y dos puntos (Ej: A:).

Un signo de más (+) entre dos teclas indica que presiona la primera dejándola presionada mientras presiona la segunda. Por ejemplo, podría ser instruido para usar Shift+F2 para accesar la calculadora del sistema. Para hacerlo, debe presionar la tecla Shift dejándola presionada mientras presiona la tecla F2.

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Fundamentos del Programa

DacEasy® Contabilidad™ Versión 11 está organizado por tareas. Las opciones en la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad™ representan tareas para ser ejecutadas. Por ejemplo, cuando quiera entrar una transacción, debe de accesar a la opción listada en el menú Transacción.

Opciones del Menú y comandos de la pantalla principal

Archivo Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer backup o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos están disponibles:

Edición Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes comandos están disponibles:

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Transacciones.

Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativa a cualquiera de las siguientes:

Diarios Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos están disponibles:

Asentar Accese a este menú cuando este listo para asentar las transacciones.

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Reportes

Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos están disponibles:

DacAccess.

Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes.

Los siguientes comandos están disponibles:

Períodos Accese a este menú cuando quiera que DacEasy® ejecute operaciones necesitadas periódicamente. Los siguientes comandos están disponibles:

Módulos Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de DacEasy® que estén interfaceados con DacEasy®

Contabilidad™. Los siguientes comandos están disponibles:

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Teclas De Funciones

Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto en el programa.

F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle.

Shift+F1—Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces presione Enter para ver más información sobre éste tópico.

F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones

adicionales en la pantalla que esté.

Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora.

F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una serie de transacciones.

F5--Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del campo activo.

F6—Presione s la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones , F6 está activado.

Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción.

F7—Presione F7 cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de asiento.

F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente presione, presione F8 desde el campo código de clientes en la pantalla de Facturas ( o desde el la búsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro.

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F9--Presione para cualquier pantalla asentada para dar un backup a los datos antes del asiento. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del Cliente, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro.

Shift+F9--Use esta combinación de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9.

F10-- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y está listo para salvar, presione F10.

Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para determinar que compañía está abierta y que cantidad de memoria está disponible.

Esc- Presione para cancelar una acción desde cualquier pantalla.

Evaluación del Curso

Después de completar el libro de trabajo, por favor tome unos minutos para llenar la hoja de evaluación del curso localizada en el Apéndice B. Su comentario nos ayudaran a continuar mejorando nuestros productos.

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Instalar Los Datos Ejemplos

Una compañía ejemplo con clientes, proveedores e información contable ejemplo es incluida con el software de DacEasy® Contabilidad™. El libro de trabajo y esta compañía ejemplo están diseñados como una guía interactiva de aprendizaje. Cada capítulo le instruye por lo menos un ejercicio práctico, llamado una aventura, para darle la oportunidad de practicar y aplicar los conceptos presentados.

Datos Ejemplos

.

Muchas aventuras en el libro de trabajo cuentan con los datos ejemplos para una compañía ficticia llamada La Furniture Factory.

Usando estos ejercicios y aplicando lo principal que aprenda en cada capítulo, puede practicar usando su nuevo software simulando las situaciones del negocio sin afectar sus datos.

Cuando instale el software por primera vez, proponga que le instale los datos ejemplos. Si no escoge que se le instalen los datos ejemplos;

también, puede reinstalar el programa y escoger Si para instalar los datos ejemplo. Reinstalando el programa no afectará ningún dato que ya entró a DacEasy®.

Después de instalar los datos ejemplos, debe de añadir la compañía ejemplo al directorio de la compañía. Use la ruta C:\DEA4\SAMPDATA si acepta la ruta por defecto durante la rutina de instalación. Si instaló el software dentro de un directorio diferente, sustituya el directorio por DEA4. Para más información de agregar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario.

Pasos Rápidos para Configurar Datos Ejemplos

1. Escoja Archivo/Abrir del menú principal.

2. Presione para agregar la nueva compañia. Se desplegará la Pantalla del Sistema de Preferencias.

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Figura 1-1: Agregar nueva compañía desde la pantalla de Preferencias de Sistemas

Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema.

Nombre de identificación. Entre una descripción para configurar los datos (e.g. Datos Ejemplos de la Furniture Factory)

Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos.

Por defecto, los datos están copiados en el directorio llamado :

C:/DEA4/SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente de DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deberá usar la ruta,

C:/ACCOUNT/SAMPDATA.

3. Presione para procesar/salvar la identificación del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntará si quiere anexar el archivo a los al archivo de la compañía. Conteste Si a esta sugerencia.

DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto.

Para accesar los datos ejemplos, sombree la compañía ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un backup de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de

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Protegiendo Sus Datos

Hacer un backup a sus datos es una parte importante y necesaria de su rutina diaria. Debe hacer backup de sus datos frecuentemente y debe tener diferentes juegos de diskettes de backup los cuales alterne. Este procedimiento diario le asegura que no perderá sus datos totalmente en caso de un desastre. Además, deberá reemplazar periódicamente los diskettes que use para almacenar sus backup. Esta práctica es necesaria desde que los diskettes comiencen a cansarse por el tiempo de uso, haciendo más difícil o imposible recuperar la información.

Como hacer Respaldar a sus datos contables

Las siguientes instrucciones explican como hacer Respaldar y restaurar sus datos de contabilidad. Puede hacer ahora Respaldar a los datos ejemplos para practicar estos pasos.

Pasos rápidos para hacer Respaldar a los datos

1. Coloque el diskette en el drive apropiado. Usualmente, el drive A acepta el diskette de 3 ½ pulgadas. Sin embargo, su sistema puede estar configurado diferente.

2. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy® Contabilidad ™, escoja Archivo /Respaldar/

Restaurar. La pantalla Respaldar/restaurar datos se desplegará:

3. Coloque el cursor en el Campo Operación y seleccione Respaldar.

Presione Enter.

4. Coloque el cursor en el campo Archivo Fuente y seleccione Contabilidad™ presione Enter.

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5. Asegúrese de que la ruta donde está y el directorio son correctos en el campo Fuente. Si no, escriba la ruta y el nombre correcto del directorio. Presione Enter. A menos que especifique de otra manera, los datos son copiados desde el directorio fuente llamado C:\DEA4\SAMPDATA. Si instala un directorio diferente a DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, si instala el programa a un directorio llamado ACCOUNT, use la ruta

C:\ACCOUNT\SAMPDATA.

6. Coloque el cursor en el campo Fuente y seleccione el drive al cual quiere hacer el Respaldar de sus datos. Por ejemplo, si coloca el diskette en el drive A, entre A:\ en este campo. Presione Enter.

7. Presione para comenzar la operación. Un mensaje aparecerá preguntándole que verifique si quiere hacer un Respaldar a sus datos. Presione Enter para continuar la operación.

DacEasy ahora copia los datos en el sistema al drive designado,

reemplazando cualquier información existente en el diskette. Cambie los diskettes tan pronto como se lo solicite y presione Enter para continuar con Respaldar.

Pasos rápidos para restaurar los datos

1. Cuando use la rutina de Restaurar para escribir en sus archivos de datos, perderá todos los datos que haya introducido desde que se hizo el último Respaldo de sus datos.

2. Siga los pasos descritos arriba, y seleccione Restaurar en vez de Respaldar en el campo Operación. La fuente y la ruta serán lo opuesto (por ejemplo, la fuente será A:\; la ruta será

C:\DEA4\SAMPDATA).

3. Cuando presione , DacEasy ahora copia los datos de su diskette al disco duro, reemplazando cualquier información existente en el archivo de su disco duro.

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Integridad de los Datos

La integridad de los datos se refiere a la exactitud de sus datos y archivos. DacEasy® le provee herramientas que puede usar para chequear y mantener la exactitud de sus datos. Debe usar estas

herramientas periódicamente para asegurarse de que sus datos estén en óptimas condiciones de trabajo.

En DacEasy®, estas herramientas están referidas como Utilitario de Archivos. Debe utilizar estos utilitarios por la menos, una vez por mes para optimizar la medida de sus archivos y prevenir mensajes de errores a ocurrir.

Para accesar estas opciones presione Archivo/Utilidades. Los siguientes utilitarios son disponibles:

Borrar indice-Durante algunas operaciones, tales como cálculos,

DacEasy coloca los archivos de datos en indices suplementarios. Estos indices son como archivos de almacenajes temporáneos que protegen sus datos originales mientras que DacEasy ejecuta los mantenimientos necesarios. Si ningún problema es encontrado durante una rutina, DacEasy remueve estos indices cuando la operación es completada.

Puede escoger el usar esta operación cuando quiera o antes de correr la operación de Recobrar.

Recobrar-Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar un archivo en cualquier momento. Las funciones de Recobrar, borra registros

corruptos de sus archivos de información e incrementa el espacio en el disco. Esta operación le permite reconstruir y optimizar el tamaño de un archivo cuando desee. Con la operación de Recobrar, puede reconstruir un archivo especifico mientras mantiene el resto de sus archivos de datos intactos. Podrá usar esta operación como un mantenimiento periodíco del utilitario para asegurarse de que sus datos están cuidados.

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Verificar-Solo puede correr esta operación en la transacción de los archivos de encabezados y archivos de facturas abiertas. Verificar

chequea los registros de encabezados contra los registros de detalles. Si existe una discrepancia entre los registros, la rutina justifica la situación borrando cualquiera de los registros de encabezados o de detalles.

Después de correr Verificar, se imprimirá un reporte listando los cambios hechos a los archivos, si los hay.

Ver transacción-Puede ver las transacciones de información del encabezado viendo el archivo de encabezados o ver las lineas de los detalles de la transacción. Puede borrar la linea de un articulo,

seleccionando la linea y presionando . (Sólo necesitará borrar artículos en el caso de corrupción de datos).

Aviso: Sólo borre items asentados desde Ver transacción. Puede causar que las transacciones estén fuera de balance si borra la linea desde una transacción no asentada, borre el item desde el módulo respectivo.

Nota: Si borra un registro de encabezado, el detalle correspondiente es automáticamente borrado.

Borrar indices y recobrar datos. Las siguientes instrucciones explican como usar el drop indices y la rutina de recobrar. Si necesitas más

información acerca de estos pasos, refiérase a la Guia de Usuario.

Rápidos Pasos para usar el utilitarios de archivos

1. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy, escoja Archivo/Utilidades. La pantalla de utilitarios de archivos se desplegará.

2. Puede escoger correr un utilitario en todos los archivos o solo seleccionar los archivos. La rutina de mantenimiento de los archivos deben ser corrida en todos los datos periódicamente. Si quiere correr un utilitario en todos los archivos presione y escoja la opción Todos los archivos.

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4. Escoja el utilitario que quiera correr en el campo Operación.

Presione para empezar el proceso.

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Notas

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C A P Í T U L O 1

Libro Mayor

Capítulo 1 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11

El Libro Mayor es el corazón de su sistema de Contabilidad. Toda la información contable debe pasar por el Libro Mayor. El Libro Mayor es normalmente actualizado en una de dos formas: por asentar un

módulo o por entrar las transacciones directamente dentro del Libro Mayor. Puede entrar todas las informaciones contables directamente dentro del Libro Mayor, sin embargo, la mayoría de los usuarios de DacEasy® escogen entrar sus entradas por el módulo que

correspondan y usan el Libro Mayor para determinadas entradas como se describen después en este capítulo.

Después de completar este capítulo, sabrá como:

Determinar cuáles entradas necesitan ser hechas directamente en el Libro Mayor.

Entrar diferentes tipos de transacciones por el Libro Mayor.

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L I B R O M A Y O R

Trabajando Con El Libro Mayor

Usando el Libro Mayor. DacEasy® está designado para encajar a sus necesidades. Si necesita un sistema de completas características

contables, DacEasy® tiene varios módulos donde entrar la información detallada de las transacciones. Esta información se actualiza en el Libro Mayor cuando el módulo es asentado.

Otra opción es entrar todas las transacciones directamente dentro del Libro Mayor. Este método le provee los reportes financieros que son el centro de todo Sistema Contable, sin tener que agregar detalle que vienen con las transacciones entradas generadas por los diferentes módulos.

Si usa los módulos para entrar sus transacciones, usará el Libro Mayor para entrar las transacciones que no pueden ser entradas dentro de los módulos. Un ejemplo de una transacción es las transferencias de las ganancias/pérdidas desde los ingresos del período a ganancias retenidas. Otro ejemplo es la transferencia de los montos de seguros pagados por adelantado a gastos de seguro.

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C A P Í T U L O 1

Entrando Transacciones Libro Mayor

Entendiendo los tipos de transacciones. Escoja la opción de

Transacción/Libro Mayor cuando necesite entrar cualquiera de los siguientes tipos de transacciones.

Transacciones Normales—Las entradas hechas dentro del Libro Mayor cuando no está usando los módulos o está usando los

módulos y las entradas no pueden ser entradas dentro de ninguno de los módulos.

Use Libro Mayor para el registro de todas las transacciones contables, entre su trabajo de día a día como una transacción normal del Libro Mayor. Por ejemplo, una transacción normal podría ser entrar la depreciación, recibos de efectivo o pagos y los registros de ventas del día.

Si está usando los módulos, un ejemplo de una transacción normal del Libro Mayor es el movimiento de los balances de las ganancias del período a ganancias retenidas.

Entradas de Reversión—Podemos usar esta entrada de reversión para reversar automáticamente transacciones al comienzo del próximo período. La razón más común para usar una entrada de reversa es entrar los gastos de nómina al final del período contable.

Cuando use una entrada de reversión, DacEasy® reversa la entrada original en el próximo período cuando asiente.

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L I B R O M A Y O R

Entrar una Transacción en el Libro Mayor

Cuando necesite entrar una transacción, escoja Transacción/ Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal. La pantalla de Transacción al Libro Mayor se desplegará.

Figura 1-1: Use la pantalla de Transacción al Libro Mayor para entrar transacciones dentro del Libro Mayor.

Esta pantalla tiene cuatro áreas principales: Encabezado, Información de la Transacción, Detalle, y Pié. Las siguientes informaciones

explican los campos encontrados en está pantalla.

Campos en la Pantalla de Transacción Libro Mayor Los siguientes campos están en el Encabezado.

Código Diario

El código que escoja debe ser corto, pero que describa fácilmente el tipo de transacción que está entrando.

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C A P Í T U L O 1

Debe escoger un único código que identifique que representa la transacción. Por ejemplo, si está entrando un ajuste, use el código AJ. Cada código puede ser hasta de seis caracteres alfanuméricos.

Asentado/No Asentado

DacEasy® desplega el estatus asentado/no asentado de las entradas.

Los siguientes campos están en el área Información de la Transacción.

Número Presione Enter y DacEasy® númera consecutivamente todas las entradas del diario por usted, empezando con 00001 para cada Código Diario. Si quiere editar una entrada existente, presione desde el campo Código Diario y seleccione el

código del diario que quiere editar. Entonces, presione para entrar un número con el cual quiere que DacEasy® empiece a usar.

Nota: El número entrado debe ser mayor o menor que el último número usado para ese código diario.

Referencia

La referencia es un campo alfanumérico opcional. Use este campo para entrar una corta descripción para identificar una transacción.

Revertir Use la opción Revertir principalmente para reversar gastos incrementados como la nómina al final del período contable.

Generalmente, estas entradas les son dadas por su contador.

DacEasy® revierte la entrada de reversión con la fecha del primer día del próximo período. DacEasy® tiene por defecto No en éste campo.

Fecha Entre la fecha de esta entrada. DacEasy® automáticamente desplega la fecha del sistema.

Los siguientes campos están en el área de Detalle.

Cuenta Entre el número de la cuenta que quiera incluir en esta transacción. Por ejemplo, si esta entrada es para registrar gastos de intereses, entre el número de la cuenta para los gastos de intereses. Esta cuenta debe de ser una cuenta de detalle.

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L I B R O M A Y O R

Nota: DacEasy® le permite entrar múltiples cuentas en la misma transacción, de cualquier manera, el total de débitos y el total de créditos deben ser iguales para poder salvar una transacción del Libro Mayor.

Nota: Presione para agregar una cuenta que no existe.

Nombre DacEasy® automáticamente desplega el nombre de la cuenta que entre.

Descripción

Escriba una corta descripción de la entrada o transacción para el ítem en la línea.

Debito Entre el monto débito a asentar para esta cuenta si está debitando el balance de la cuenta.

Credito Entre el monto crédito a asentar para esta cuenta si está acreditando el balance de la cuenta.

El siguiente campo está en el área de Pie de la pantalla.

Totales DacEasy® automáticamente desplega los totales para las columnas débito y crédito. Estos números deben ser iguales antes de procesar la información.

Procedimientos para entrar una transacción dentro del Libro Mayor.

Los siguientes procedimientos muestran los pasos que debe tomar para entrar una transacción directamente dentro del Libro Mayor. Los pasos rápidos para entrar una transacción de reversión, también son incluidos.

Pasos rápidos para entrar transacciones normales del Libro Mayor 1. Escoja Transacción/ Libro Mayor. Se desplegará la pantalla

de Transacción del Libro Mayor.

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C A P Í T U L O 1

4. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción.

5. Seleccione No para la opción Reversa cuando entre una entrada normal de transacción en el Libro Mayor.

6. Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha actual del sistema. DacEasy® usa esta fecha para asentar la

transacción.

7. Entre el número de la cuenta que quiera usar en el campo Cuenta. Si no sabe el número, presione para accesar la búsqueda y seleccionarla.

8. Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción.

9. Entre un monto débito y crédito para cada cuenta en la

transacción. Antes de salvar la transacción, asegúrese que los débitos sean iguales a los créditos. Si no, DacEasy® desplegará un mensaje de advertencia.

Nota: Puede presionar F7 en la última línea para automáticamente balancear la transacción.

10. Presione para salvar la transacción.

Pasos rápidos para entrar transacciones de reversión automática en el Libro Mayor

1. Escoja Transacción/ Libro Mayor.

2. Asigne a la transacción un código específico de diario.

3. Presione Enter y DacEasy® asigna un número a la transacción.

4. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción.

5. Use la opción reversa para asignar Si √ en el campo Revertir.

6. Presione Enter en el campo Fecha para accesar la fecha actual del sistema. DacEasy® usa esta fecha para asentar la

transacción.

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L I B R O M A Y O R

7. Entre el número de la cuenta que quiera usar en el campo Cuenta. Si no sabe el número, presione para accesar a la búsqueda y selecciónela desde allí.

9. Entre los montos de débitos y créditos de la entrada de reversa.

Antes de salvar la transacción, asegúrese que los débitos y créditos sean iguales. Si no, DacEasy® desplega un mensaje de advertencia.

10.Presione para salvar la transacción.

Editando una Transacción en el Libro General

Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada.

Para borrar solo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6.

Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy® inserta la línea arriba del cursor.

Time out

Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase que usa los datos ejemplos.

Entonces, complete la :

Aventura 1: Entrando una transacción al Libro Mayor.

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C A P Í T U L O 1

Notas

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C A P Í T U L O 2

Entradas Recurrentes del Libro Mayor

Capítulo 2 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS

DacEasy Contabilidad Versión 11

Uno de los beneficios de automatizar su sistema de proceso contable es la economía de tiempo. Una función de economizar tiempo son las entradas recurrentes del Libro Mayor. Es común entrar ciertas

transacciones regularmente Use la pantalla de Entrada de Transacción Recurrente para entrar estas transacciones. Una vez hecha esta

transacción, puede usar la misma entrada para generar una nueva transacción sin que reentre cada vez la misma transacción.

Entrar transacciones recurrentes de Libro Mayor por montos fijos.

Entrar transacciones de Libro Mayor por porcentajes.

Generar transacciones recurrentes del Libro Mayor.

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E N T R A D A S R E C U R R E N T E S L I B R O M A Y O R

Entrando transacciones recurrentes al Libro Mayor

Existen dos métodos para entrar las transacciones recurrentes al libro mayor: fijo o porcentaje.

Si el monto mantiene constancia de mes a mes, debe de entrar una transacción tipo fijo.

Si el monto fluctúa cada mes basado en un balance de cuenta particular, debe entrar un tipo de transacción de porcentaje.

Importante: Si está usando los módulos, solamente use la opción de entradas recurrente del Libro Mayor por las entradas que debe entrar directamente dentro del Libro Mayor. DacEasy® tiene una función recurrente en los módulos de Banco y Facturación.

Entrar Una Transacción Recurrente al Libro Mayor

Cuando necesite entrar una transacción recurrente en el Libro Mayor, escoja Transacciones/Recurrente Entrada/Libro Mayor desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal. La pantalla de Entrada de Transacción Recurrente del Libro Mayor se desplegará.

Figura 2-1: Use la pantalla de Transacción Recurrente del Libro Mayor para economizar el tiempo de entrar datos, solamente entrando las transacciones repetidas una vez.

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C A P Í T U L O 2

Esta pantalla tiene cinco áreas principales: Encabezado, Información de la Transacción, Información Recurrente, Detalle, y Pié de Página.

Las siguientes informaciones explican los campos encontrados en esta pantalla.

Campos en la pantalla de entrada de transacción recurrente Los siguientes campos están en el Encabezado.

Grupo Entre un código que describa el tipo de transacción que está entrando. Puede entrar un único número para cada

transacción o el mismo código para agrupar múltiples

transacciones. Por ejemplo, si genera ciertas transacciones el último día del mes, entre EDM como el código. Este código representa la transacción de fin de mes “Fin de Mes”. Cuando genere entradas recurrentes por el grupo EDM, todas las entradas recurrentes con este código serán generadas al mismo tiempo.

Los siguientes campos están en el área Información de la Transacción.

Número Entre un único número a la transacción. Presione para ver una lista de los números actualmente usados para el grupo.

Código de Diario

Entre el código de diario que usara para identificar esta transacción. Presione para ver una lista de los códigos de diarios existentes. Nota: No puede usar uno de los códigos de diarios protegidos . para ver una lista de códigos de diarios protegidos , refierase a la guía de usuario o al capítulo del Libro Mayor de este libro de trabajo.

Tipo Seleccione el tipo de transacción a crear.

Fijo— Seleccione este tipo cuando el monto es el mismo cada vez que la transacción sea generada.

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Cuenta Si selecciona Porcentaje como el tipo, puede entrar la cuenta sobre la cual se basa el porcentaje. Puede presionar para seleccionar la cuenta.

Los siguientes campos están en el área de Información Recurrente.

Tipo Indica el método usado para determinar hasta que punto quiere generar la transacción.

Tiempo—Seleccione este tipo cuando la transacción será generada a un número de tiempo fijo.

Fecha—Seleccione este tipo cuando la transacción será generada hasta una fecha específica.

Veces a generarse

Si escoge Tiempo como el tipo de terminación, entre el número máximo de veces que quiera generar la transacción.

Veces Generadas

DacEasy muestra el número de veces que la transacción ha sido generada.

Fecha de Terminación

Si escoge Fecha como el tipo de terminación, entre la última fecha en que quiere generar la transacción. La transacción puede ser generada en la fecha entrada pero no después de la fecha.

Última Fecha de Generación

En este campo se despliega la última fecha de la generación de la transacción.

Los siguientes campos están en el área de Detalle.

Cuenta Entre el número de la cuenta que quiere incluir en esta transacción. Esta cuenta debe de ser una cuenta de detalle.

Nota: DacEasy® le permite entrar múltiples cuentas en la misma transacción, de cualquier manera, el total de débitos y el total de créditos deben ser iguales para poder grabar una transacción del Libro Mayor.

Nota: Presione para agregar una cuenta que no existe.

Nombre DacEasy® automáticamente despliega el nombre de la cuenta que entre.

(33)

C A P Í T U L O 2

Descripción

Escriba una corta descripción de la transacción en la línea.

Debito Entre el monto débito a asentar para esta cuenta si debita el balance de la cuenta transacción. Si escoge Porcentaje como el tipo, entre el monto del porcentaje a tomar de la cuenta base.

Credito Entre el monto crédito a asentar para esta cuenta si está acreditando el balance de la cuenta. Si escoge Porcentaje como el tipo, entre el monto de porciento que tomará de la cuenta base.

El siguiente campo está en el área de Pié de página.

Totales DacEasy® automáticamente despliega los totales para las columnas débito y crédito. Estos números deben ser iguales antes de procesar la transacción.

(34)

Crear Entrada Recurrente Libro Mayor

Los siguientes pasos muestran como entrar entradas recurrentes del Libro Mayor. Use estos pasos como una referencia cuando entre entradas recurrentes del Libro Mayor para sus negocios.

Pasos rápidos para entrar transacciones recurrentes fijas del Libro Mayor

1. Escoja Transacción/ Recurrente Entrada/ Libro Mayor.

2. Use el campo Grupo para asignar un único código a una transacción o grupo de transacciones.

3. Entre el número de la transacción que quiera asignar a la transacción recurrente. Debe de entrar un número diferente a cada transacción dentro de un grupo.

4. Asigne a la transacción un código de diario específico.

5. Escoja Fijo en el campo Tipo de transacción.

Use entradas recurrentes fijas del Libro Mayor cuando quiera asignar un monto o no a todas las transacciones.

Por ejemplo, si está usando entradas recurrentes del Libro Mayor para generar su gasto de nómina cada semana, use una entrada recurrente fija con un monto no asignado. Después que genere la transacción, vuelva y entre sólo el monto que corresponde semanalmente.

6. Entre el tipo de terminación para la transacción. El tipo de terminación puede ser para cierto tiempo o una fecha específica. Si escoge Tiempo, seleccione cierto número de tiempo para generar la transacción. Por ejemplo, si tiene un seguro pagado por anticipado para el año, puede entrar 12 y DacEasy® le permitirá

generar esta entrada hasta 12 veces.

(35)

C A P Í T U L O 2

Si escoge Fecha, DacEasy® le permite escoger cierta fecha después de la cual no puede generar esta

entrada. Más hasta esta fecha, puede generar la transacción tantas veces como necesite. Por ejemplo, si entra 31 de Diciembre, 1998 como la fecha de terminación, no puede generar esta transacción después de esta fecha.

7. Entre el número de veces que generará la transacción, si escoge Tiempo como el tipo de terminación. Si escoge Fecha, entre la fecha final.

8. Entre un número de cuenta en el campo Cuenta.

DacEasy® automáticamente actualiza la cuenta cuando genere esta entrada.

Nota: Si no sabe el número, presione para accesar la búsqueda y selecciónela desde allí.

10.Use las columnas débito y crédito para asignar el monto de la transacción de entrada recurrente fija. Antes de poder grabar la transacción, los débitos deben ser igual a los créditos. Si no, DacEasy® desplegará un mensaje de advertencia. Si no sabe contra que cuenta cuadra la transacción presione F7 sobre la última línea para automáticamente balancear la transacción.

11.Presione para grabar la transacción.

Pasos rápidos para entrar transacciones de porcientos recurrentes del Libro Mayor

1. Escoja Transacción/ Recurrente Entrada/ Libro Mayor.

(36)

3. Asigne un único número a la transacción recurrente.

4. Asigne a la transacción un código de diario específico.

5. Escoja Porcentaje en el campo transacción Tipo. Esta selección genera una transacción basada en el balance actual en una cuenta seleccionada. Por ejemplo, si necesita generar una transacción cada mes para

registrar un 10% de cargos financieros en un préstamo, use una transacción de porcentaje recurrente.

6. Seleccione la cuenta base para calcular el porcentaje.

Por ejemplo, asuma que esta entrando la transacción para un cargo financiero. Entre la cuenta de préstamos desde el catálogo de cuentas.

Tip: Si no sabe el número de la cuenta, presione para accesar la búsqueda y seleccione el número desde allí.

7. Entre el tipo de terminación para la transacción que está entrando. Si escoge Tiempo, seleccione cierto número de tiempo para generar la transacción. Por ejemplo, si tiene un seguro pagado por anticipado para el año, puede entrar 12 y puede generar esta entrada hasta 12 veces.

Si escoge Fecha entre la fecha después de la cual no puede generar más esta entrada. Hasta esta fecha, puede generar la transacción tantas veces como necesite. Por ejemplo, si entra 31 de Diciembre, 1998 como la fecha de terminación, no puede generar esta transacción después de esta fecha.

8. Entre el número de veces para generar la transacción, si escoge Tiempo como el tipo de terminación. Si escoge Fecha, entre la fecha final.

9. Entre un número de cuenta en el campo Cuenta.

DacEasy® automáticamente actualiza la cuenta cuando genere esta entrada.

(37)

C A P Í T U L O 2

Nota: Si no sabe el número, presione para accesar la búsqueda y selecciónela desde allí.

10.Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción.

11.Use las columnas débito y crédito para asignar el monto de porcentaje a la transacción.

Antes de poder grabar la transacción, los débitos deben ser iguales a los créditos. Si no, DacEasy® desplegará un mensaje de advertencia. Puede presionar F7 en la última línea para automáticamente balancear la

transacción.

Editando una Transacción Recurrente del Libro Mayor

Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada.

Para borrar solo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6.

Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy® inserta la línea arriba del cursor.

(38)

Generación de Transacciones Recurrentes del Libro Mayor

Después de entrar sus entradas recurrentes, la transacción no esta actualmente entrada en el libro mayor hasta que corra la rutina de generación. Después de generar las transacciones, imprima el diario del Libro Mayor y asiente.

Pasos rápidos para generar transacciones recurrentes del Libro Mayor

1. Escoja Transacciones/Recurrente Generación/Libro Mayor del menú principal.

2. Se desplegará la pantalla de Generación de transacciones recurrentes para el libro mayor.

Figura 2-2: Pantalla para generar transacciones recurrentes del libro mayor

3. Entre la fecha de la transacción.

4. Entre el rango de los grupos a ser generados en los campos Desde y Hasta.

5. Seleccione el campo Asiento en línea si quiere asentar las transacciones del libro mayor generadas.

6. Presione para generar la transacción

Para generar solo un grupo, entre el mismo valor en ambos campos.

Presione Enter en ambos campos para generar todas las entradas recurrentes.

(39)

C A P Í T U L O 2

Time out

Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la Aventura 2: Entrando una entrada recurrente mensual por impuesto a la propiedad.

(40)

Notas

(41)

C A P Í T U L O 3

Activos Fijos

Capítulo 3

LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS DacEasy Contabilidad Versión 11

Use el módulo de Activos Fijos para tener un seguimiento de la

depreciación acumulada y el gasto de depreciación para sus activos fijos individuales. Por ejemplo, si tiene una Van usada para enviar la

mercancía, entre la Van como un activo fijo y deprécielo sobre la vida útil de la van.

Sin el módulo de Activos Fijos, deberá entrar todas la entradas de depreciación manualmente cada período.

DacEasy® le permite entrar convenientemente todos sus activos fijos, los datos de la empresa tales como: cual departamento esta usando el activo y generar mensualmente el gasto de depreciación rápida y fácilmente.

Cuando genera la depreciación usando la opción

Transacciones/Recurrente Generación/Activos Fijos, DacEasy® crea una transacción no asentada al Libro Mayor. Puede editar o borrar esta transacción no asentada.

Entrar un Activo Fijo.

Depreciar un Activo Fijo.

(42)

A C T I V O S F I J O S

Entrando un Activo Fijo

Configurar un activo fijo. Escoja Edición/ Activos Fijo desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy®

Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Editar Activos Fijos.

Figura 3-1: Use la pantalla de Editar Activos Fijos para describir el activo.

Esta pantalla contiene diferentes áreas, las cuales veremos a continuación.

Campos en la pantalla de editar activos fijos

Código Entre un código para describir el activo fijo. El código debe identificar el tipo de activo fijo.

Descripción

Entre hasta 30 caracteres para describir el activo fijo.

Estado Escoja una de las tres opciones para identificar el estado del activo fijo: Abierto, retirado, no-depreciable.

Abierto indica que este activo fijo está todavía en uso. Puede depreciar un activo fijo abierto sobre la vida del activo.

Retirado significa que este activo fijo no está siendo depreciado. DacEasy® asigna el estado de Retirado a un activo cuando este esta completamente depreciado. Puede entrar activos fijos que están totalmente depreciados. Esto le permite mantener el activo en el reporte de activos fijos.

(43)

C A P Í T U L O 3

No-depreciable indica que este activo no puede ser depreciado. Activos tales como el Terreno y todo tipo de software de computadoras no son elegibles para depreciación pero todavía necesitan ser tomado como activos fijos. Estos tipos de activos deben ser totalmente gastables en lugar de capitalizables y depreciable. Sin embargo, no entre el mismo tipo de balance inicial para un activo no depreciable como lo hace para uno abierto o un activo fijo retirado.

Fecha de Servicio

Entre la fecha en que empieza a usar el activo en el campo Fecha Servico. La fecha de servicio es usualmente la fecha en que empieza a depreciar el activo.

Localización

Entre el lugar donde está usando el activo en el campo Lugar.

Departamento

Entre el departamento que está usando el activo en el campo Departamento. Puede luego editar este campo si el activo cambia de departamento.

Clase Use el campo Clase para agrupar los activos similares dentro de un grupo.

Número Serial

Entre el número serial del activo.

Los siguientes campos están en el área de Depreciación.

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Nota: Para una completa descripción de los métodos

depreciación y como estos trabajan, consulte su contador o CPA.

Línea Recta Depreciación sustrayendo el Valor residual del Valor Original y divide esta cifra por la vida útil del activo.

Acelerado Depreciación sustrayendo la Depreciación Acumulada del Valor Original y multiplica esta cifra por el porcentaje colocado.

Porcentaje

Entre el valor de porcentaje mensual si usa la depreciación acelerada.

Vida Util Entre la vida útil del activo en el campo vida, de acuerdo a los estandares del ISR. La vida del activo es consumida en términos de mes. Por ejemplo, un carro con cinco años de vida de

servicios debería tener una vida útil de 60 (5 X 12 = 60 meses).

Fecha Retiro

DacEasy® calcula la fecha de retiro por agregar el número de meses o vida a la fecha de servicios.

Última Generación

Despliega la fecha de la última depreciación que fue aplicada.

Generación Disponible

Despliega el número restante de meses depreciables que deberá ser aplicado.

Valor Original, Depreciación Acumulada, Gastos de Depreciación

Escoja el número de la cuenta depreciación para el Valor Original, Depreciación Acumulada y Gastos de Depreciación.

Si no sabe el número, presione para accesar a la Búsqueda y selecciónela desde allí.

Estas cuentas deben corresponder al número de la cuenta usada cuando entre los balances iniciales en el Libro Mayor.

(45)

C A P Í T U L O 3

Los siguientes campos están en el área Información de Balance.

Figura 3-3: Pantalla para editar activos fijos informaciones de balances

Valor Original

Entre el monto pagado por el activo en el campo Valor Original.

Depreciación Acumulada

Entre el monto de todas las depreciación acumulada a la fecha.

Este campo es cero si entra un activo nuevo.

DacEasy® calcula el monto en el campo Valor en Libro sustrayendo la depreciación acumulada del valor original.

Valor en Libro

DacEasy® calcula este campo por usted. El valor en libro de un activo es su valor original menos la depreciación acumulada.

Valor de deshecho

Entre el valor de vida estimada de un activo. Este es el monto que supone recibir de la venta de un activo al final de su vida útil.

Presione para grabar las informaciones introducidas.

(46)

Entrar Balance Inicial de un Activo Fijo

Después de entrar los activos fijos en el módulo de Activos Fijos, necesitará entrar el balance inicial para los activos fijos. Entrará los balances iniciales para cada activo fijo entrando una transacción en el Libro Mayor. El siguiente paso rápido muestra este proceso.

Pasos rápidos para entrar los balances iniciales de los activos fijos

1. Escoja Transacción/ Libro Mayor. Después de entrar los balances iniciales, puede empezar a entrar la información de los activos fijos.

2. Entre el código del diario para la transacción.

3. Presione Enter en el campo Número y DacEasy® asignará el próximo número disponible a la transacción.

4. Escoja No en el campo Reversa.

5. Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha corriente del sistema. Esta es la fecha que usa DacEasy® para asentar la transacción.

6. En la primera línea de la sección de detalle, entre el número de la cuenta Valor Original para el activo fijo. Entre un débito por el monto pagado por este activo.

7. En la segunda línea de la sección de detalle, entre el número de la cuenta usada para el costo del activo. Este monto es típicamente un retiro de Banco o un Pasivo de préstamos creado para pagar un préstamo usado para la compra del activo, así que use el número apropiado de la cuenta. Si no sabe el número de la cuenta, presione

para accesar la búsqueda y selecciónela desde allí. Entre un monto crédito por el monto pagado por el activo.

Sólo use la cuenta número de Bancos si no está usando el módulo de Banco. Si quiere conciliar su cuenta de bancos en DacEasy®, debe hacer esta entrada en el módulo de Caja en lugar de el Libro Mayor.

8. Presione para grabar la transacción. Una vez grabada la

transacción, asiéntela para actualizar los balances de las cuentas.

(47)

C A P Í T U L O 3

Nota: Si el Asiento en Línea está fijado como Si en la pantalla de Sistema de Preferencia, la entrada es asentada cuando presione .

Editando la Transacción

Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada.

Para borrar sólo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6.

Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy® inserta la línea arriba del cursor.

(48)

Generar Depreciación a los Activos Fijos

Después de hacer una entrada para colocar el balance inicial para el activo y la depreciación generada a la fecha en el Libro Mayor, puede empezar a generar la depreciación.

Para generar depreciación, escoja Transacción/Recurrente

Generación/ Activos Fijos desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Generación de Depreciación de Activos Fijos.

Figura 3-4: Pantalla de generación de la depreciación de los activos fijos

Entre la siguiente información en cada campo.

Campos en la pantalla de generación de la depreciación de los activos fijos

Fecha de Generación

Entre la fecha que quiere asignar a la transacción para la depreciación. DacEasy® usa esta fecha para asentar la transacción.

Desde Use este campo para decirle a DacEasy® desde cual activo fijo quiere empezar la depreciación. Entre el código del activo fijo que quiere depreciar. Si no sabe el código, presione para accesar la búsqueda de Activos Fijos y selecciónelo desde allí.

(49)

C A P Í T U L O 3

Hasta Use este campo para decirle a DacEasy® en cuales activos fijos quiere parar la depreciación. Esto le permite generar la

depreciación por un rango de activos al mismo tiempo. Si sólo quiere generar la depreciación por un activo, entre el mismo código en los campos Del y Al.

Referencia

Entre una corta descripción de la transacción. Esta descripción identifica la transacción en la entrada del Libro Mayor.

Revertir Use la opción Revertir para reversar la transacción de

depreciación más reciente. Si escoje Si en el campo Revertir, DacEasy® crea una entrada de reversa en el Libro Mayor. Los campos fecha de Ultima Generación, Generaciones Disponibles, Depreciación Acumulada y Valor en Libro en la pantalla de Activos Fijos, también son devueltos a lo que eran antes de la

generación.

Crear Entrada en LM

Escoja Si en este campo si quiere que DacEasy® coloque una transacción en el Libro Mayor por el gasto de depreciación y la depreciación acumulada. Escoja No, si no quiere que DacEasy®

actualice el catálogo de cuentas con el gasto de depreciación y la depreciación acumulada. Al escoger No DacEasy® sólo actualiza la información en la pantalla de Activos Fijos.

Tipo Entre el tipo de transacción del Libro Mayor que quiere que cree DacEasy®. Escoja Detalle si quiere una lista de todas las

transacciones y descripciones. Escoja Total si solo quiere el monto total asentado del catálogo de cuentas.

Presione para generar la depreciación. Si escoge crear una entrada en el Libro Mayor, debe asentar el Libro Mayor para actualizar las cuentas del Libro Mayor.

(50)

Time out

Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Compañía Ejemplo para asegurarse que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la:

Aventura 3: Configurando un camión de entrega como un activo fijo, Aventura 4: Entrar un balance inicial para un activo fijo y la

Aventura 5: Generando y asentando la depreciación del camión de entrega.

(51)

C A P Í T U L O 3

Notas

(52)

C A P Í T U L O 4

Asentando el Libro Mayor

Capítulo 4 LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS

DacEasy Contabilidad Versión 11

Asentando las transacciones del Libro Mayor se actualizan los balances en el catálogo de cuentas. Aunque la mayoría de los Estados

Financieros en DacEasy® le permiten imprimir el reporte con

transacciones no asentadas, registros de entradas asentadas así como transacciones permanentes.

Imprimir los Estados Financieros sólo para entradas asentadas, asegúrese de que el reporte es final y no cambiará a menos que el backup sea restaurado.

Imprimir el diario del Libro Mayor para verificar las entradas.

Asentar las entradas del Libro Mayor.

(53)

A S E N T A N D O E L L I B R O M A Y O R

Verificar Sus Transacciones

Después de entrar las transacciones en el Libro Mayor, imprima el Diario del Mayor Generar para verificar la exactitud de sus

transacciones. El diario le permite visualizar sus transacciones y corregir cualquier error que encuentre antes de asentar.

Para asentar una transacción del Libro Mayor, la transacción debe ser primero impresa en el diario ( a menos que de lo contrario sea

especificado en la pantalla del Sistema de Preferencias).

DacEasy® despliega un mensaje de error si trata de asentar sin

imprimir el diario. El diario es su rastro de auditoría antes de asentar las transacciones del Libro Mayor. En Principio, imprimiendo el diario notará el tiempo consumido, pero el tiempo consumido corrigiendo errores antes de asentar es menos que el tiempo consumido

corrigiendo errores después de asentar.

Imprimir el diario del Libro Mayor. Escoja Diario/ Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de

DacEasy® Contabilidad. Se desplegará la pantalla del Diario del Libro Mayor.

Figura 4-1: Pantalla del Diario del Libro Mayor

(54)

C A P Í T U L O 4

Campos en la Pantalla del Diario Libro Mayor

Los siguientes campos están en el área de Encabezado.

Tipo Reporte

Escoja Diario en el campo Tipo Reporte. El diario imprime en orden de transacciones del período seleccionado. Sólo las entradas no asentadas del Libro Mayor aparecerán en el diario. Compare el diario contra las transacciones que entró para verificar su exactitud.

Escoja Listado cuando quiera ver un reporte que incluya todas las transacciones, asentadas y no asentadas.

Nota: Sólo el diario satisface los requerimientos de impresión antes de asentar.

Página Inicial

Entre el número de página en que quiera que empiece a imprimir el diario.

Los siguientes campos están en el área Detalle 1. Esta área sólo está disponible si imprime el Diario.

Fecha Entre la fecha correspondiente al período en que quiera correr el diario.

Período DacEasy desplega el período correspondiente a la fecha que entre en el campo Fecha.

Los siguientes campos están en el área Detalle 2. Esta área está sólo disponible si imprime el Listado.

Código Diario Inicial

Entre el primer código de diario que quiera imprimir. Este por defecto es First.

Código Diario Final

Entre el último código de diario que quiera imprimir. Este por defecto es Last.

Fecha Inicial

Entre la primera fecha de la transacción que quiera imprimir.

Este es por defecto el primer día de su primer período abierto.

(55)

Fecha Final

Entre la última fecha de la transacción que quiera imprimir.

Esta es por defecto es la fecha actual del sistema.

En Conclusión

Después que complete la pantalla, presione para desplegar la pantalla de Disposición del Reporte. Escoja la opción que quiera.

Puede escoger imprimir el diario en papel, en la pantalla o a un archivo.

Si no quiere mantener un registro de sus diarios, use la opción

monitor. Esto satisface el requerimiento de impresión pero no tendrá un papel de rastro de auditoría de sus transacciones antes de asentar.

Cuando este listo para imprimir, presione F10.

Nota: Si imprime el Diario en la pantalla, todavía puede imprimir una copia del diario antes de asentar. Sin embargo, no puede imprimir el diario después de asentar.

(56)

C A P Í T U L O 4

Asentando el Libro Mayor

Asentar actualiza los balances de las cuentas en el Libro Mayor y le permite imprimir los estados financieros tales como el Balance de Comprobación y el Estado de Ganancias. Seleccione el período que quiera asentar.

El período asentado debe ser el mismo para el cual se ha corrido el diario. Puede editar o borrar cualquier transacción del Libro Mayor hasta que la asiente. Si encuentra un error que necesita corregir antes de asentar, debe restaurar un backup o hacer una entrada de reversión o corrección.

Una vez impreso el diario y verificada las transacciones, es importante que haga back up de sus archivos. Para su conveniencia, las opciones de Backup y Archivo están disponibles desde la pantalla de Asiento.

Asentar las transacciones del Libro Mayor. Escoja Asentar/Libro Mayor desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Asentar Libro Mayor.

Figura 4-2: Pantalla de asientos del Libro Mayor

Entre la fecha que quiera asentar. La fecha debe corresponder a la fecha en que corrió el diario. DacEasy® desplega el período después que entre la fecha.

Escoja No en la opción Purgar transacciones después de asentar si quiere mantener una lista de todas las transacciones asentadas del Libro Mayor. Responda Si √ en la opción purgar la transacción después de asentar si no quiere mantener un historial de las transacción asentadas.

(57)

Si quiere borrar la transacción desde los archivos del Libro Mayor, la única forma para volverlos a ver es restaurando un backup. Este campo se coloca por defecto en las Opciones del Mayor en la pantalla de Sistema de Preferencias.

Nota: No borre las transacciones del Libro Mayor después de asentar si quiere comparar el reporte de Actividad del Libro Mayor con el Balance General.

Presione para empezar el proceso de asiento. Si encuentra un error durante el asiento, restaure el backup, corrija el error y asiente otra vez.

Nota: Puede escoger habilitar el proceso de transacción en la pantalla de Sistema de Preferencia. Esta opción revisa los registros de errores cuando asiente. Si DacEasy® encuentra un error, salta las

transacciones con problemas y continua asentando las entradas libres de error. Un reporte se imprime después de asentar, listando los problemas registrados y sugiriendo soluciones.

Time out

Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurase de que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la

Aventura 6: Imprimiendo el diario y asentando el Libro Mayor y la

Aventura 7: Corregir una entrada de depreciación usando la rutina de generar depreciación de los Activos Fijos.

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C A P Í T U L O 4

DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento MAYOR GENERAL Y ACTIVOS FIJOS