Procedimiento: Emisión de comprobantes de pago

(1)

|

Procedimiento: Emisión de comprobantes de pago

Código: PS04.02.02 Versión: 01

Procedimiento: “Emisión de comprobantes de pago”

Órgano o Unidad Orgánica Visto y Sello

Elaborado por: Unidad de Finanzas

Validado por: Oficina de Administración

Revisado por:

Unidad de Organización y Modernización

Oficina de Asesoría Jurídica

Firmado digitalmente por SALAVERRY HERNANDEZ Claudia Janette FAU 20419026809 soft Motivo: Doy V° B°

Fecha: 19.07.2022 14:07:21 -05:00

Firmado digitalmente por ARIAS QUISPE Martha Virginia FAU 20419026809 soft Motivo: Doy V° B°

Fecha: 19.07.2022 16:08:53 -05:00

Firmado digitalmente por SIFUENTES MENACHO Elvia Anais FAU 20419026809 soft Motivo: Doy V° B°

Fecha: 19.07.2022 18:02:04 -05:00

Firmado digitalmente por ORTEGA POLAR Hugo Milko FAU 20419026809 soft

Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 20.07.2022 08:55:43 -05:00

(2)

2 Control de Cambios

Versión Sección / Ítem Descripción del cambio:

1 - Nuevo

(3)

3 I. OBJETIVO

● Emitir facturas y/o boletas electrónicas solicitadas por las/los administradas/os por los servicios que presta el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), con el fin de acreditar las operaciones con efecto tributario.

II. ALCANCE

● Es aplicable a los órganos y unidades orgánicas del OSCE.

III. RESPONSABLE

● La/el Jefa/e de la Oficina de Administración, es responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento

● La/el Jefa/e de la Unidad de Finanzas, es responsable de cumplir el presente procedimiento.

IV. BASE NORMATIVA

1. Decreto Supremo N° 076-2016-EF, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.

2. Resolución N° 004-2021-OSCE/SGE, que aprueba la Directiva N° 001-2021-OSCE/SGE

“Directiva para el reconocimiento de ingresos y devoluciones de tasas del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.

"Directiva para la Gestión por Procesos en el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado".

“Directiva para regular la implementación del lenguaje inclusivo a nivel escrito, oral y gráfico en el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE”.

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.

V. SIGLAS Y DEFINICIONES

1. OAD: Oficina de Administración.

2. OSCE: Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.

3. SGD: Sistema de Gestión Documental.

4. SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera.

5. UABA: Unidad de Abastecimiento.

6. UFIN: Unidad de Finanzas.

VI. ENTRADAS Y SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

Proveedor Entrada

(4)

4 Administrada/o - Constancia de pago y definición de lo

que se requiere facturar Dirección del Registro Nacional de Proveedores - Formato RNP

Dirección de Arbitraje - Hoja de control de facturas al crédito - Hoja de liquidación de gastos arbitrales

Salida Usuario

- Facturas al crédito - Factura/ Boletas

Administrada/o

- Información para el registro PS04.02.03 Reconocimiento del ingreso

VII. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Área Responsable Registro

- Para elaborar Facturas / Boletas: Ir a la actividad N° 1.

- Para elaborar Factura al crédito: Ir a la actividad N° 4.

1

Registrar información

De acuerdo a la solicitud, se coordina con la/el administrada/o el registro del comprobante de pago solicitando datos como: tasa, concepto del servicio que requiere, constancia de pago, ruc y/o DNI, nombre y/o razón social.

UFIN Encargada/o de Caja

Correo electrónico

2

Emitir boleta o factura

En el módulo de caja se selecciona boleta y/o factura, luego se colocan los datos brindados por la/el administrada/o con ello se procede a emitir el comprobante y se graba.

Asimismo se emite el Comprobante de pago en el módulo de SUNAT.

Se emite la factura y/o boleta de venta según lo solicitado con los datos proporcionados en la actividad N° 1.

Este comprobante emitido es el que se notifica a la/el administrada/o.

Módulo de Caja

SEE- SOL/

Sistema de Emisión Electrónica

3

Remitir la boleta o factura

Se envía por correo electrónico a la/el administrada/o la boleta y/o factura emitida en el módulo SUNAT.

FIN

Correo electrónico

(5)

5 4

Generar factura al crédito

Se genera la factura al crédito de acuerdo a la solicitud de la Dirección de Arbitraje que realiza a través del formato “Hoja de control de facturas al crédito”, al cual adjunta la hoja de liquidación de gastos arbitrales consignando todo el detalle a considerar en la factura.

Factura al crédito

5

Comunicar la emisión de la factura al crédito

Se envía por correo electrónico a la/el administrada/o, a la/el responsable del pago consignado en la “Hoja de control de facturas al crédito”, con copia a la /el secretaria/o arbitral encargada/o del expediente.

Correo electrónico

- Si la/el administrada/o presenta la comunicación de la cancelación de la factura al crédito dentro del plazo: Ir a la actividad N°8.

- Sí al cumplimiento del plazo para la cancelación de la factura al crédito y la/el administrada/o no realiza el pago: Ir a la actividad N° 6.

Nota:

La factura al crédito, debe ser cancelada en un plazo máximo de diez (10) o veinte (20) días hábiles, computado a partir del día siguiente de su emisión.

6

Comunicar la anulación de la factura electrónica

Se comunica a la/el secretaria/o arbitral encargada/o del expediente que la/el administrada/o no ha realizado el pago, habiéndose vencido el plazo otorgado, para que confirme la anulación de la factura y/o cualquier otra decisión nos sea comunicada.

Correo electrónico

7

Anular factura electrónica

Se procede a emitir la nota de crédito:

Módulo de caja, se selecciona la opción emisión de nota de crédito, colocando como referencia el número de factura que origina la anulación y se guarda.

SUNAT, Se procede a elegir la opción de nota de crédito con motivo anulación y se coloca como referencia el número de factura que origina la anulación, se registra y se graba.

Módulo de Caja

SEE-SOL / Sistema de Emisión Electrónica

(6)

6 FIN

8

Revisar comunicación del pago Se verifica que dicho pago se encuentre depositado en la cuenta del Banco de la Nación del OSCE.

¿El pago es correcto?

- Sí: Ir a la actividad N° 10.

- No: Ir a la actividad N° 9.

UFIN Encargada/o

de Caja -

9

Comunicar la observación

Se envía correo electrónico a la/el administrada/o a la/el encargada/o del pago con copia a la/el secretaria/o arbitral encargada/o del expediente, indicando que el importe consignado no está correcto para que tome las medidas correctivas.

Ir a la actividad N° 8.

UFIN

Encargada/o de Caja

Correo electrónico

10

Comunicar la cancelación de la factura electrónica

Se confirma a la/el administrada/o, a la/el encargada/o del pago con copia a la/el secretaria/o arbitral encargada/o del expediente, que el pago está conforme.

Correo electrónico

11

Generar reporte de Facturas al Créditos canceladas

Se lleva el control de todas las facturas al crédito en un archivo Excel el cual se actualiza cuando se emiten y/o se cancelan los documentos. A fin de mes se genera el reporte y se comunica a la/el profesional de tesorería para su registro.

Continuar con el proceso PS04.02.03 Reconocimiento del ingreso.

FIN

Facturas al crédito canceladas.xls

Correo electrónico

VIII. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Nº Documento

- --

(7)

7 IX. PROCESO

Nombre Tipo

Gestionar los ingresos Soporte

X. SEGUIMIENTO ---

XI. INDICADOR

Nombre Fórmula

--- ---

XII. ANEXOS

1. Diagrama de Flujo XIII. OTROS

---

(8)

8 Anexo N°1 Diagrama de flujo