• No se han encontrado resultados

Departamento: LEGAL Código No.: Revisión: 00

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Departamento: LEGAL Código No.: Revisión: 00"

Copied!
93
0
0

Texto completo

(1)
(2)

REGLAMENTO A LA NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE

RECURSOS HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP

(3)

ÍNDICE

1. DEFINICIONES... 3

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN ... 6

3. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN... 6

3.1. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN PARA EJECUCIÓN DE OBRAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS INCLUIDOS LOS DE CONSULTORÍA ... 6

3.1.1. COTIZACIÓN DE PRECIOS ... 7

3.1.2. CONCURSO DE OFERTAS ... 14

3.1.3. CONTRATOS DE SERVICIOS ESPECÍFICOS INTEGRADOS (ALIANZAS) CON Y SIN FINANCIAMIENTO... 22

3.1.4. ACUERDOS MAESTROS DE SERVICIOS “AMS” ... 26

3.1.5. CONTRATACIÓN DIRECTA ... 27

3.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES ... 31

3.2.1. ORDENES DE COMPRA... 31

3.2.2. LISTAS DE PRECIOS ... 36

3.2.3. CONTRATACIÓN DIRECTA PARA ADQUISICIÓN DE BIENES ... 38

3.3. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS BAJO APROBACIÓN (PBA) ... 41

3.3.1. ALCANCE ... 42

3.3.2. PROCEDIMIENTO ... 42

3.3.3. RESPONSABILIDADES ... 43

4. NIVELES DE APROBACIÓN ... 43

5. CONSIDERACIONES GENERALES ... 44

5.1. DE LAS RECEPCIONES Y LIQUIDACIÓN... 44

5.2. DE LAS INVITACIONES A PROVEEDORES NO REGISTRADOS.- ... 45

6. REGISTRO DE PROVEEDORES ... 45

DISPOSICIÓN GENERAL ... 46

DISPOSICIONES TRANSITORIAS... 47

DISPOSICIÓN DEROGATORIA ... 48

ANEXO No. 1 “NIVELES DE APROBACIÓN” (Cuadro No. 1) ... 49

ANEXO No. 1 “NIVELES DE APROBACIÓN” (Cuadro No. 2) ... 50

ANEXO No. 2 “CATEGORIZACIÓN DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS, INCLUIDOS LOS DE CONSULTORÍA RELACIONADAS CON LAS ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE HIDROCARBUROS”... 51

(4)

CONSIDERANDOS:

QUE mediante Decreto Ejecutivo No. 314 del 06 de abril de 2010, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 171 de 14 de abril de 2010, y al amparo de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, se creó la Empresa Pública de Exploración y Explotación de Hidrocarburos PETROAMAZONAS EP, dedicada a la gestión de los hidrocarburos y sustancias que los acompañan, en las fases de exploración y explotación;

con patrimonio propio, autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa, y de gestión;

QUE el Directorio de PETROAMAZONAS en sesión de 6 de junio de 2016, aprobó la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”;

QUE la disposición final primera de la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE

EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS

HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP” señala que el Gerente General expedirá los procedimientos necesarios para la aplicación de la referida normativa.

El presente Reglamento contiene los procedimientos y disposiciones para la aplicación de la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”:

1. DEFINICIONES

“Adjudicación”: Es el acto administrativo por el cual el Ordenador de Gasto correspondiente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado y surte efecto a partir de su notificación.

“Adjudicatario”: Es la persona natural o jurídica adjudicada dentro de un procedimiento de contratación para la ejecución de obras, prestación de servicios o provisión de bienes, incluidos los de consultoría.

(5)

“Área Usuaria”: Se entenderá por área usuaria o unidad usuaria al órgano de PETROAMAZONAS EP (departamento, jefatura o gerencia) del cual deriva la necesidad y requerimiento de contratación de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios incluidos los de consultoría.

“Categoría”: Es la identificación de los ítems que los proveedores calificados dentro del Registro de Proveedores de PETROAMAZONAS EP, han obtenido para la adquisición de bienes, ejecución de obras, o prestación de servicios incluidos los de consultoría.

“Comité de Lista de Precios”: Cuerpo colegiado responsable de llevar a su cargo la ejecución de un proceso de Lista de Precios, que deberá actuar de conformidad a los términos y etapas previstas en el presente Reglamento,

“Comisión de Evaluación”: Cuerpo colegiado responsable de llevar a su cargo la ejecución de un proceso precontractual de Concurso de Ofertas, que deberá actuar de conformidad a los términos y etapas previstas en el presente Reglamento,

“Comisión Multidisciplinaria”: Cuerpo colegiado responsable de llevar a su cargo la ejecución de un proceso precontractual de Adquisición de bienes, que deberá actuar de conformidad a los términos y etapas previstas en el presente Reglamento,

“Comisión Técnica”: Cuerpo colegiado responsable de llevar a su cargo la ejecución de un proceso precontractual de Cotización de Precios, que deberá actuar de conformidad a los términos y etapas previstas en el presente Reglamento,

“Consultoría”: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación.

“Desembolsos a través del Sistema de Pagos Interbancarios (SPI)”: Son los desembolsos hechos a través de la cuenta de PETROAMAZONAS EP en el Banco Central del Ecuador.

“Emergencia”: Son aquellos hechos generados por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción

(6)

interna, inminente agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situación de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva.

“Especificaciones técnicas”: Documentos que definen las normas, exigencias, y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de obras, elaboración de estudios, fabricación de equipos, prestación de servicios y adquisición de bienes.

“Límite para Autorización de Pagos”: Es la cantidad máxima para transacciones y solicitudes de pago, por gastos que surgen diariamente en la conducción de un negocio incluyendo anticipos.

“Oferente”: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que se encuentra calificada en el Registro de Proveedores de PETROAMAZONAS EP, o que cuente con la autorización del Gerente General de conformidad con este procedimiento, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría.

“Ordenador de Gasto”: Servidor de PETROAMAZONAS EP, competente para ejercer las atribuciones contempladas en este Reglamento para las contrataciones, de acuerdo a los niveles de aprobación establecidos en PETROAMAZONAS EP.

“Presupuesto Referencial”: Monto del objeto de contratación determinado por el área usuaria previo al inicio de un proceso precontractual, para lo cual el área usuaria tiene la obligación de mantener un archivo organizado en el que conste la forma de cálculo del presupuesto referencial del proceso a realizarse; así como la documentación de soporte que sirvió de base para la elaboración del mismo.

“Prórroga”: Aplazamiento o prolongación de un plazo otorgado, sea por decisión de la una autoridad competente o porque la ley así lo disponga.

“Registro de Proveedores”: Es la base de datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos de contratación establecidos en el presente Reglamento.

“Sobre”: Medio que contiene la oferta, que puede ser de naturaleza física o electrónica, de acuerdo a lo establecido en el presente Reglamento.

(7)

“Términos de referencia”: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que constituirán las condiciones específicas bajo las cuales se desarrollará el proceso de contratación, mismos que deberán ser claros, completos y detallados de tal forma que no haya lugar a ambigüedades o contradicciones que propicien o permitan diferentes interpretaciones de una misma disposición, ni indicaciones parciales sobre determinado tópico; y que en entre otros aspectos contendrán: cronograma, metodología de evaluación, proyecto de contrato (de ser el caso) y especificaciones técnicas.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Reglamento, contiene los procedimientos y disposiciones para la aplicación de la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”, para la adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, requeridos dentro de las actividades de exploración y explotación de los recursos hidrocarburíferos, de uso obligatorio para PETROAMAZONAS EP.

3. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN

3.1. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN PARA EJECUCIÓN DE OBRAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS INCLUIDOS LOS DE CONSULTORÍA

La ejecución de obras y prestación servicios incluidos los de consultoría aprobados en la Categorización de Servicios y/u Obras para Actividades de Exploración y Producción de PETROAMAZONAS EP, se realizarán conforme a los procedimientos que se detallan a continuación:

 Cotización de Precios (Orden de Servicio),

 Concurso de Ofertas (Contrato),

 Contratos de Servicios Específicos e Integrados con o sin financiamiento (Contrato),

 Acuerdos Maestros de Servicios (AMS); y,

 Contratación Directa.

(8)

3.1.1. COTIZACIÓN DE PRECIOS

La ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría que requiera PETROAMAZONAS EP se realizarán mediante este procedimiento y se formalizarán mediante órdenes de servicios.

3.1.1.1. Alcance

Se podrá aplicar el procedimiento de cotización de precios (órdenes de servicios) para la ejecución de obras o la prestación de servicios incluidos los de consultoría bajo los siguientes presupuestos:

a) Contrataciones cuyo presupuesto referencial sea inferior a quinientos mil dólares de los Estados Unidos de América ($ 500.000,00 USD), sin considerar impuestos y siempre que la ejecución de la obra o la prestación del servicio, no exceda un año consecutivo.

b) Contrataciones cuyo presupuesto referencial sea superior a los quinientos mil dólares de los Estados Unidos de América ($

500.000,00 USD), sin considerar impuestos y siempre que no sobrepase los cinco millones de Dólares de los Estados Unidos de América ($ 5´000.000,00 USD) sin considerar impuestos, y cuando la ejecución de la obra o la prestación del servicio no exceda 180 días consecutivos para la prestación de servicios relacionados con actividades de sísmica, exploración, acondicionamiento de áreas de explotación, perforación, reacondicionamiento, levantamiento artificial y generación eléctrica, en cuyo caso se requerirá de la autorización del Ordenador de Gasto que corresponda.

Previo a la emisión de las referidas órdenes de servicio, éstas deberán estar respaldadas por los respectivos informes técnicos y económicos suscritos por el área requirente, informes que deberán contener claramente que no ha sido posible o no es conveniente la suscripción de un contrato, a través del cual se obtenga precios más beneficiosos para PETROAMAZONAS EP. Estos informes serán aprobados por el Ordenador de Gasto respectivo.

(9)

3.1.1.2. Limitaciones

Las siguientes contrataciones, serán excluidas del presente procedimiento de cotización de precios:

a) Ejecución de obras o prestación de servicios disponibles a través de contratos vigentes, exceptuando los AMS y los contratos para los servicios eventuales bajo llamada.;

b) Contratos de arriendo que no sean para el alquiler de vehículos y equipos;

c) Contratos laborales, prestación de servicios profesionales o de trabajo con personas naturales (se excluye de esta limitación a las organizaciones comunitarias o grupos asociados dentro de las áreas de influencia de las operaciones, sin que dicho instrumento genere vínculo laboral con tales organizaciones o grupos);

d) Servicios de consultoría distintos a ingenierías, servicios de inspección, supervisión y fiscalización, estudios ambientales, asesorías y soportes técnicos especializados en operaciones y sistemas tecnológicos, y servicios afines, prestados por personas naturales o jurídicas.

e) Servicios de auditoría, médicos y legales; y,

f) Como medio para enmendar un contrato existente.

g) Los que no consten en la categorización de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, que se adjuntan como Anexo 2 a este Reglamento.

Excepcionalmente PETROAMAZONAS EP, podrá entregar un anticipo, para las órdenes de servicio, de hasta el treinta por ciento (30%) del monto total de la orden de servicio, únicamente para la ejecución de obras, previa justificación del área usuaria y autorización del Gerente General. Dicho anticipo será amortizado en forma proporcional al valor total de las planillas presentadas hasta la terminación total de la obra contratada.

(10)

Por ningún concepto se podrá separar o subdividir en cuantías menores las obras o servicios materia de la orden de servicios. No se deberá celebrar múltiples órdenes de servicios con el mismo Contratista para el mismo propósito u objeto general, excepto cuando se trate de servicios requeridos en períodos diferentes.

3.1.1.3. Garantías

El anticipo será entregado una vez presentada la correspondiente garantía de buen uso del anticipo equivalente al cien por ciento (100%) del monto total entregado por dicho concepto.

PETROAMAZONAS EP, en las órdenes de servicio, podrá establecer como garantía de fiel cumplimiento, una retención en el pago de todas las facturas, por el monto del diez por ciento (10 %), hasta que los servicios o las obras acordadas finalicen y se haya producido la entrega recepción final.

3.1.1.4. Procedimiento a) Iniciativa

Corresponde al área usuaria iniciar oportunamente los procesos para la contratación de determinada obra o servicio, a fin de dar cumplimiento a los planes, programas y el presupuesto aprobado de PETROAMAZONAS EP.

Una vez que el área usuaria haya establecido la necesidad para la ejecución de una obra y/o la prestación de un servicio específico, deberá solicitar la aprobación para el inicio del procedimiento de contratación al Ordenador de Gasto correspondiente adjuntado la información de requerimiento de inicio del proceso.

Los datos consignados en los informes remitidos para la autorización de inicio de la contratación a través de Cotización de Precios, serán de estricta responsabilidad del área usuaria y del Ordenador de Gasto que los aprueba.

(11)

b) Invitación

El Ordenador de Gasto será el responsable de suscribir la invitación y enviarla a todos los oferentes calificados en el Registro de Proveedores de PETROAMAZONAS EP, dentro de la categoría a ser contratada, pudiendo ser remitida de forma escrita, vía física, correo electrónico, fax, en formato electrónico (CD) y/o mediante portales o página web, cuando sea posible, debiendo contener la siguiente información:

 Cronograma estimado del procedimiento;

 Términos y condiciones generales;

 Términos y condiciones específicos;

 Matrices de Evaluación Técnica y Económica; parámetros de adjudicación; y, demás documentación que sea necesaria.

El cronograma del procedimiento podrá ser modificado en cualquier momento hasta antes de la presentación de las ofertas, previa aprobación del Ordenador de Gasto.

El Ordenador de Gasto designará a los miembros de la Comisión Técnica para cada proceso de contratación.

La Comisión Técnica estará conformada por un servidor delegado del Ordenador de Gasto quien la presidirá, un representante del área usuaria y un servidor a fin al objeto de la contratación.

c) Preguntas y aclaraciones

La Comisión Técnica conocerá y preparará las respuestas a las preguntas y aclaraciones solicitadas por los oferentes, las cuales serán suscritas por el Ordenador de Gasto respectivo y enviadas mediante cartas, fax o correos electrónicos y deberán ser notificadas a todos los oferentes invitados al procedimiento de contratación. La etapa de preguntas y aclaraciones deberá realizarse antes de la recepción de las ofertas conforme al cronograma contenido en la invitación.

De ser necesario, la Comisión Técnica podrá emitir aclaraciones a los términos y condiciones de la invitación, sin que en ningún caso estas aclaraciones modifiquen el objeto de la contratación.

(12)

Sin perjuicio de lo antes expuesto, el Ordenador de Gasto que corresponda, de considerarlo pertinente, podrá convocar a una audiencia presencial que se deberá realizar en un término no mayor a tres (3) días posteriores a la fecha de invitación, a todos los oferentes, en donde se absolverán las consultas y se realizarán las aclaraciones requeridas. De las preguntas o aclaraciones realizadas se dejará constancia en un acta que será notificada a todos los oferentes invitados por parte del Ordenador de Gasto.

d) Recepción y evaluación de las ofertas

El Ordenador de Gasto o su delegado, receptará las ofertas presentadas por los oferentes invitados, dentro de la fecha y hora señaladas para el efecto, a través de un sobre único que a su vez contenga dos sobres separados: (1) oferta técnica; y (2) oferta económica. Las ofertas presentadas deberán tener una constancia de recepción en la que se detallará la fecha y hora de entrega de las ofertas.

Luego de la recepción de ofertas, el presidente de la Comisión Técnica, en el mismo día, procederá en primera instancia a la apertura de los sobres que contienen las ofertas técnicas, dentro de los plazos y condiciones determinados en la invitación de cada procedimiento de contratación.

Todas las hojas de las ofertas serán rubricadas por el Presidente de la Comisión Técnica. Las ofertas económicas quedarán bajo custodia del Ordenador de Gasto y se mantendrán cerradas hasta que se concluya el procedimiento de evaluación técnica.

Conforme al cronograma previsto en los términos y condiciones específicos, se procederá a la apertura de los sobres que contienen las ofertas económicas de aquellos oferentes que hayan pasado favorablemente la evaluación técnica.

Las ofertas económicas de aquellos oferentes que no hayan pasado favorablemente la evaluación técnica, serán descalificadas y no continuarán en el proceso de cotización de precios; y, sus ofertas económicas serán devueltas en sobre cerrado.

(13)

La no presentación injustificada de ofertas a tres (3) invitaciones consecutivas, podrá dar lugar a la suspensión o exclusión de la persona natural o jurídica del Registro de Proveedores.

e) Convalidación de errores de forma:

Se entenderá por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como:

 Errores tipográficos, de foliado o certificación de documentos;

 Si se presentare ilegibilidad de la información, contradicción o discordancia entre la información consignada por el oferente en su oferta y la documentación con la que respalda la misma.

Dicha convalidación será realizada por la Comisión Técnica, en un período que deberá ser definido por sus miembros de acuerdo al objeto de contratación, nivel de complejidad y magnitud de la información requerida.

Bajo ninguna circunstancia la Comisión Técnica requerirá la convalidación de documentos o información no referidos en la oferta.

Tampoco se requerirá a los oferentes la justificación para la no presentación o acreditación de documentos o condiciones en la oferta que no hubiesen estado previstas en la invitación.

f) Informe de evaluación técnica y económica

El informe de evaluación que emita la Comisión Técnica será dirigido al correspondiente Ordenador de Gasto e incluirá el análisis del proceso bajo las especificaciones técnicas y generales y criterios de calidad y conveniencia institucional, así como con la recomendación expresa de adjudicación o declaratoria de desierto del proceso, según corresponda.

El Ordenador de Gasto correspondiente, de considerarlo pertinente, acogerá el informe de evaluación presentado por la Comisión Técnica y procederá a adjudicar la Orden de Servicio al oferente seleccionado o declarar desierto según corresponda.

(14)

3.1.1.5. Formalización de Órdenes de Servicio

Con la adjudicación se podrá suscribir la orden de servicio, instrumento que servirá para que el Contratista inicie las obras o servicios en la fecha y precios acordados en la misma.

La orden de servicio incluirá los términos y condiciones de la ejecución de la obra o servicio contratado, así como los términos y condiciones generales, en los cuales se incluirán las preguntas y aclaraciones realizadas durante el proceso, si fuere el caso.

El Ordenador de Gasto remitirá a la Jefatura de Contratos toda la documentación que sirvió de base para realizar la adjudicación de la orden de servicio para fines de registro.

3.1.1.6. Modificaciones a las Órdenes de Servicio

Cualquier cambio a los términos y condiciones, tales como alcance, duración, o precio de una orden de servicio, será considerado una modificación. Las modificaciones deberán ser preparadas antes de la fecha de terminación de la orden de servicio, y antes de que inicie la prestación de los servicios y/o ejecución de obras solicitados en la modificación, debiendo contar con la aprobación previa del Ordenador de Gasto y de la Gerencia Legal.

Las modificaciones no podrán superar el 50% del valor original de la orden de servicio, excluyendo el impuesto al valor agregado (IVA).

El funcionario autorizado que apruebe una modificación a una orden de servicios deberá poseer el nivel de aprobación requerido para firmar la orden de servicios.

3.1.1.7. Terminación de las Órdenes de Servicio

Para la terminación de una orden de servicio, deberá aplicarse las disposiciones contenidas en la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE

EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS

HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”, “Terminación de los Instrumentos Contractuales”.

(15)

3.1.2. CONCURSO DE OFERTAS

3.1.2.1. Alcance

La ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría que requiera PETROAMAZONAS EP, se realizarán mediante este procedimiento y formalizarán mediante la suscripción de contratos en los siguientes casos:

a) Para las contrataciones con valores superiores a quinientos mil dólares de los Estados Unidos de América ($ 500.000 USD), en las cuales no sea posible el uso de un procedimiento de cotización de precios u otro instrumento contractual, en virtud de la naturaleza y objeto del Contrato.

b) Para contrataciones en las cuales no sea posible el uso de una orden de servicio u otro instrumento contractual, en virtud de la naturaleza y objeto del contrato.

Todos los contratos y sus documentos relacionados, serán celebrados en forma escrita y en idioma castellano. Cuando sea necesario la suscripción de un Contrato o la incorporación de documentos en otro idioma, se adjuntará la traducción correspondiente al castellano, prevaleciendo en caso de discrepancias esta última.

Los Concursos de Ofertas serán aprobados por el Ordenador de Gasto correspondiente conforme los niveles de aprobación. La ejecución de los trabajos contratados iniciará a partir del siguiente día de suscrito el respectivo contrato o desde el siguiente día de la fecha que se haya señalado en la adjudicación del contrato. Por ningún motivo se pagará una factura por la ejecución de los trabajos contratados o se entregará anticipos, sin que se encuentre suscrito el respectivo contrato.

3.1.2.2. Procedimiento a) Iniciativa del proceso

Corresponde al área usuaria tomar las medidas necesarias para iniciar oportunamente el proceso de contratación, a fin de dar cumplimiento a los

(16)

planes, programas y el presupuesto aprobado de PETROAMAZONAS EP.

Una vez que el área usuaria haya establecido la necesidad para la contratación de una obra y/o servicio específico, a través de los respectivos informes, deberá solicitar la autorización de inicio del procedimiento de contratación al Ordenador de Gasto correspondiente, adjuntando toda la documentación de respaldo.

Los datos consignados en los informes y demás documentación remitida para autorización de inicio del concurso de ofertas, serán de estricta responsabilidad del área usuaria y del Ordenador de Gasto.

b) Términos de referencia del concurso

Con la aprobación del Ordenador de Gasto a los informes presentados por el área usuaria, el Jefe de Contratos elaborará las bases del concurso, conforme a los términos de referencia elaborados previamente por el área usuaria, a ser aplicados dentro del procedimiento de contratación.

En todos los casos, los términos de referencia del concurso, incluirán un proyecto de contrato, así como todas las instrucciones para el concurso, dibujos, especificaciones técnicas, garantías, requisitos de seguros, requisitos ambientales y comunitarios suministrados por el Departamento de SSA, cronograma de ejecución (de ser el caso) y cualesquiera otras consideraciones aplicables.

Cualquier cambio a los términos de referencia, deberá contar con la aprobación del Ordenador de Gasto que corresponda.

Los términos de referencia aprobados serán publicados en la página web de PETROAMAZONAS EP.

c) Invitación

El Jefe de Contratos, será el responsable de preparar y enviar la invitación a todos los oferentes calificados en el Registro de Proveedores dentro de la categoría a ser contratada, la cual será firmada por el Ordenador de Gasto que corresponda, debiendo ser remitida de forma escrita a través de correo electrónico, fax, en formato electrónico (CD), entrega física y/o mediante portales o página web, cuando sea posible.

(17)

La invitación contendrá al menos la siguiente información:

 1. Cronograma estimado para el procedimiento precontractual; en todos los casos, la fecha de adjudicación será tentativa y por tanto no dará lugar a reclamo alguno por parte de los oferentes invitados, dicho particular deberá hacerse constar dentro de los términos y condiciones correspondientes;

 2. Forma de presentación de las ofertas, a través de un sobre único con la respectiva identificación del oferente, con las debidas seguridades que impidan conocer su contenido antes de la apertura oficial, debidamente sellada, rubricada y foliada (numerada).

 3. Matrices de Evaluación Técnica y Económica, parámetros de adjudicación; y, demás documentación que sea necesaria.

Cada oferente dentro del sobre único de su oferta, deberá incluir dos sobres cerrados e identificados como “Sobre 1 oferta Técnica” y “Sobre 2 oferta Económica”. Se podrá determinar la necesidad de incluir sobres adicionales en base de la naturaleza de cada procedimiento de contratación

Las ofertas deberán ser presentadas por el oferente o su representante en la Jefatura de Contratos de PETROAMAZONAS EP, dentro del plazo Y hora establecidos en la invitación.

Por ningún motivo se recibirán ofertas presentadas fuera del día y la hora señalados para el efecto.

El cronograma del procedimiento podrá ser modificado en cualquier momento, hasta antes de la presentación de la oferta previa aprobación del Ordenador de Gasto, lo cual deberá ser comunicado a todos los oferentes invitados.

El Ordenador de Gasto designará a los miembros de la Comisión de Evaluación de ofertas para cada proceso de contratación.

La Comisión de Evaluación de Ofertas estará conformada:

(18)

 Un delegado del Ordenador de Gasto, quien la presidirá,

 Un representante del área usuaria;

 Un servidor afín al objeto de contratación; y,

 Un servidor del área financiera.

Se podrá contar con un servidor del área legal quien participará con voz pero sin voto.

Los comisionados podrán designar a un funcionario de la Jefatura de Contratos, para que actúe de Secretario.

d) Preguntas y Aclaraciones

La Comisión de Evaluación conocerá y dará respuesta a las preguntas y aclaraciones realizadas por los oferentes, de forma escrita, a través de correos electrónicos, o de forma física, enviadas por el servidor de la Jefatura de Contratos que actúa en calidad de Secretario en la Comisión de Evaluación. Las respuestas a las preguntas o aclaraciones realizadas, se remitirán a todos los oferentes, antes de la recepción de las ofertas, conforme se indique en el cronograma de la invitación y términos de referencia. PETROAMAZONAS EP podrá convocar a reuniones públicas a todos los oferentes para absolver preguntas y dar aclaraciones.

De ser necesario, la Comisión de Evaluación podrá emitir aclaraciones a los términos de referencia de la invitación, sin que en ningún caso estas aclaraciones modifiquen el objeto de la contratación.

e) Recepción y Apertura de Sobres.

El Jefe de Contratos o su delegado, receptará las ofertas presentadas por los oferentes invitados, dentro de la fecha y hora señaladas para el efecto.

Las ofertas presentadas deberán tener una constancia de recepción en la que se detallará la fecha y hora de entrega de las ofertas.

Luego de recibidas las ofertas, en el mismo día, el Jefe de Contratos o su delegado, conjuntamente con el presidente de la Comisión de Evaluación, procederán, en sesiones públicas, a la apertura de los sobres que contienen las ofertas técnicas, debiendo rubricar todas y cada una de las hojas de la oferta .

(19)

El Jefe de Contratos mantendrá bajo su custodia las ofertas económicas cerradas, en un lugar seguro hasta que se concluya con la evaluación técnica.

Si una oferta llega con posterioridad al cierre de la recepción de dichas ofertas, la misma será devuelta sin abrirla.

Tanto para la oferta técnica como para la económica, todas las ofertas serán registradas en un “acta de apertura de ofertas”, que indicará la fecha y hora de apertura de los sobres que contienen las ofertas, los nombres de los oferentes, el número de hojas de cada oferta presentada, y las firmas de las personas que participaron en dicha apertura.

La no presentación injustificada de ofertas a tres (3) invitaciones consecutivas, podrá dar lugar a la suspensión o exclusión de la persona natural o jurídica del Registro de Proveedores.

f) Evaluación de las ofertas

i. Criterios para la Evaluación de las Ofertas: Los criterios para la evaluación de ofertas incluirán tanto los elementos para la evaluación técnica, como para la económica. Los criterios que se usen para la evaluación de ofertas, incluirán la metodología de asignación de puntajes.

ii. Evaluación Técnica: En primera instancia se evaluará el Sobre Número Uno (Oferta Técnica) que contendrá las condiciones establecidas en los términos de referencia del concurso, debiendo mantenerse cerrado el sobre número 2 (Oferta Económica).

Solo las ofertas que cumplan con la evaluación técnica del concurso, pasarán a ser considerados para la evaluación de la oferta económica.

El Jefe de Contratos procederá con la devolución de los sobres que contienen las ofertas económicas, a aquellos oferentes que no superaron la evaluación técnica.

iii. Convalidación de errores de forma:

Se entenderá por errores de forma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta tales como:

(20)

 Errores tipográficos de foliado o certificación de documentos; o

 Si se presentare ilegibilidad de la información, contradicción o discordancia entre la información consignada por el oferente en su oferta y la documentación con la que respalda la misma.

Dicha convalidación se realizará a pedido de la Comisión de Evaluación, en un período que deberá ser definido por sus miembros de acuerdo al objeto de la contratación, nivel de complejidad y magnitud de la información requerida.

Bajo ninguna circunstancia la comisión de Evaluación requerirá la convalidación de documentos o información no referidos en la oferta.

Tampoco se requerirá a los oferentes la justificación por la no presentación o acreditación de documentos o condiciones que no hubiesen estado previstas en los términos de referencia.

iv. Evaluación económica: La Comisión de Evaluación realizará una comparación con el Presupuesto Referencial, y siempre que sea posible con contratos de la misma naturaleza para servicios similares, y con los Costos Estándares de la Industria, para determinar su conveniencia.

El oferente deberá presentar su oferta económica sin incluir el Impuesto al Valor Agregado.

La Comisión designada para la evaluación podrá suplir los errores aritméticos encontrados dentro de las ofertas económicas presentadas.

g) De la Adjudicación o Declaratoria de Desierto

Sobre la base de los informes técnico y económico, la Comisión de Evaluación recomendará motivadamente la Adjudicación de los Contratos o la Declaratoria de Desierto, al Ordenador de Gasto que corresponda.

En el caso en que uno de los miembros de la Comisión de Evaluación esté en desacuerdo con la recomendación de adjudicación, se dejará registrada su posición y el Ordenador de Gasto que corresponda será quien tome la decisión final.

(21)

La notificación de la adjudicación al Oferente seleccionado, así como la notificación a los oferentes no seleccionados, serán preparadas por el Jefe de Contratos y firmadas por el Ordenador de gasto que corresponda.

El contrato deberá ser suscrito en un plazo no mayor de 30 días posteriores a la fecha de notificación de la adjudicación, una vez que el oferente haya entregado las garantías requeridas, copias de los seguros establecidos en el proyecto de contrato así como la documentación legal pertinente.

Antes del vencimiento del plazo señalado anteriormente, el oferente adjudicado podrá requerir mediante comunicación escrita y motivada dirigida al Ordenador de Gasto respectivo, un nuevo plazo que no deberá exceder de quince días adicionales, mismo que de ser el caso, será autorizado por dicha autoridad.

De no firmarse el contrato en estos plazos y por causas atribuibles al adjudicatario se procederá a declararlo adjudicatario fallido conforme lo previsto en el numeral 4.14 de la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE

EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS

HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”.

Si por motivos atribuibles a PETROAMAZONAS EP, no se suscribiere el contrato en los plazos señalados, el oferente tendrá la opción de solicitar se deje sin efecto la adjudicación realizada a su favor, sin que esto implique ser declarado Adjudicatario Fallido; y, PETROAMAZONAS EP, de convenir a los intereses empresariales, podrá proceder a la contratación con el oferente que obtuvo el segundo orden de prelación.

3.1.2.3. Formalización de los Contratos

Las estipulaciones de los contratos repetirán fielmente las estipulaciones del proyecto de contrato que se acompañe a la invitación y términos de referencia, debiendo el servidor de la Jefatura de contratos responsable de la elaboración del contrato, incluir aquellas modificaciones o aclaraciones que se hubiesen realizado en la etapa de preguntas y aclaraciones, así como si fuere de conveniencia de PETROAMAZONAS EP, incluir aclaraciones o modificaciones que mejoren el contenido del

(22)

proyecto de contrato, particular que deberá hacerse constar de forma textual en los términos de referencia de cada procedimiento.

Todos los contratos se otorgarán por documento privado, salvo que por su naturaleza o mandato legal, se requiera de escritura pública.

Los contratos suscritos serán registrados en los archivos físicos y electrónicos de PETROAMAZONAS EP, el Jefe de Contratos se asegurará que se envíe oportuna notificación a todas las partes y departamentos relacionados con la ejecución del contrato; y, en especial con relación a las fechas límites, extensión de garantías de ejecución, ampliación de pólizas de seguros y fechas de expiración.

El contrato será el instrumento que servirá para que el Contratista inicie las obras o servicios en la fecha y precios acordados en el mismo, salvo excepción que constará en la notificación de adjudicación, de ser el caso.

3.1.2.4. Contratos complementarios y Contratos Modificatorios

a) Contrato Complementario.- En el caso de que fuere necesario ampliar, modificar o complementar una obra o servicio determinado por causas imprevistas o técnicas, debidamente motivadas, presentadas durante la ejecución del Contrato, la autoridad que celebró el contrato principal, podrá autorizar la suscripción de un contrato complementario con el mismo Contratista, sin concurso previo y siempre que se mantengan los precios de los rubros del contrato original.

b) Contrato Modificatorio.- Se podrá suscribir contratos modificatorios para enmendar casos de errores manifiestos de hecho, de transcripción o de cálculo, que se hubieren producido de buena fe en las cláusulas contractuales.

Previo a suscribir un contrato complementario o modificatorio, el Administrador del Contrato deberá remitir al Ordenador de Gasto respectivo, un informe debidamente motivado, en el cual exponga las circunstancias presentadas que justifican la celebración de dicho instrumento, debiendo considerar que si dicha modificación, implica el compromiso de fondos adicionales, se obtendrá previamente la respectiva certificación presupuestaria.

(23)

Bajo ninguna circunstancia se podrá celebrar contratos complementarios para subsanar o formalizar, la ejecución de obras o servicios que hayan sido prestados fuera de las obligaciones del contrato principal.

La suscripción del contrato modificatorio o complementario deberá efectuarse mientras el plazo de ejecución del contrato principal se encuentre vigente.

3.1.2.5. Prórrogas

Si por causas justificadas fuere necesario prorrogar el plazo de un contrato, éste será requerido o autorizado por el Administrador del Contrato, mediante comunicación escrita al contratista; sin embargo, si la prórroga dobla el plazo total del contrato, ésta deberá ser autorizada por la autoridad que suscribió el contrato previa notificación del contratista.

En caso de que la prórroga contractual implique incremento de fondos, será necesaria la celebración de un contrato complementario.

En cualquiera de los casos, previo a la autorización de prórroga, el Administrador del Contrato deberá verificar que el plazo del contrato se encuentre vigente.

3.1.2.6. Terminación de los Contratos

Para la terminación de un contrato, se observará las disposiciones constantes en la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”, de acuerdo al numeral que trata la “Terminación de los Instrumentos Contractuales”

3.1.3. CONTRATOS DE SERVICIOS ESPECÍFICOS INTEGRADOS (ALIANZAS) CON O SIN FINANCIAMIENTO

La prestación integrada de: servicios específicos, ejecución de obras, provisión de bienes para la gestión operacional a cargo de PETROAMAZONAS EP, podrá ser contratada con un mismo contratista.

(24)

La contratación, referida en el párrafo anterior, podrá ser realizada con financiamiento total o parcial de la contratista o de terceros, o sin éste, conforme a las disposiciones de este Reglamento.

3.1.3.1. Alcance

Esta modalidad contractual podrá ser empleada siempre que el objeto del contrato se refiera a:

a) Parte o la totalidad de ejecución de obras, provisión de bienes y/o prestación de servicios específicos para la optimización y/o incremento de la producción; el pago al contratista deberá ser en dinero y estar asociado a dicho incremento de la producción; y/o,

b) Ejecución de obras, provisión de bienes y/o prestación de servicios específicos, distintos a los previstos en la letra a) anterior, no directamente vinculados al incremento de la producción; el pago al contratista deberá ser en dinero y podrá estar asociado a la disminución de los costos de operación u otro criterio a convenir entre las partes.

En caso de que el contrato de servicios específicos combine las modalidades a) y b), y PETROAMAZONAS EP ejerza la facultad prevista en el numeral 4.2 de la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE

EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS

HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”, el pago a la Contratista podrá estar asociado al volumen total de producción.

Los proyectos podrán referirse a la ejecución de obras o a la prestación de varios servicios, de tal manera que la gestión operacional a cargo de PETROAMAZONAS EP, sea optimizada en su conjunto, en virtud de los servicios contratados.

Para este efecto, se podrán estipular sanciones o pagos variables en función de los resultados alcanzados.

En los términos de referencia se incluirán los parámetros a ser considerados para cada proyecto.

(25)

Para el pago oportuno al Contratista, PETROAMAZONAS EP abrirá una cuenta o constituirá un fideicomiso, en el Ecuador o en el extranjero, que se podrá alimentar con (i) a liquidación por la comercialización de petróleo crudo del proyecto objeto del contrato de acuerdo a la legislación vigente en el Ecuador, (ii) la participación por provisión de inversiones del sector petrolero, (iii) cualquier transferencia presupuestaria realizada por PETROAMAZONAS EP, y/o (iv) Cualquier otro pago que acordaren las partes.

Como elemento integrante del Contrato, las partes incluirán el programa de inversiones, con indicación expresa de las obras y servicios objeto del Contrato y plazos de ejecución.

3.1.3.2. Procedimiento

Por la naturaleza de esta modalidad de contratación, la cual tiene impacto directo en la producción de crudo y consecuentemente en la economía del país, podrá aplicarse una contratación directa, en los siguientes términos:

a) Iniciativa del proceso

Corresponde al área usuaria remitir el informe al Ordenador de Gasto que corresponda, para iniciar el procedimiento de contratación directa, para lo cual se podrá considerar a uno o más oferentes que hayan remitido por escrito una manifestación de interés, los cuales no necesariamente deberán estar calificados en el Registro de Proveedores de PETROAMAZONAS EP.

Si el monto estimado de la contratación, se encuentra dentro del nivel de aprobación del Gerente General o del Directorio, dicha iniciativa del proceso deberá remitirse junto con los informes legal, técnico y económico, para la autorización de inicio del proceso del Comité de Contratos.

El Comité de Contratos sobre la base de los informes, definirá la o las empresas que habiendo manifestado su interés expreso, serán consideradas para la etapa de negociación; y autorizará el inicio del proceso precontractual y de ser el caso, recomendarán al Gerente General, solicitar también la autorización al Directorio, de acuerdo al nivel de aprobación.

(26)

b) Comisión de Negociación

Una vez autorizado el inicio del procedimiento de contratación directa, el Ordenador de Gasto que corresponda, designará una comisión de negociación, la cual estará integrada por los siguientes miembros:

 Un representante del área usuaria,

 Un servidor del área de planificación o finanzas.

 Un servidor del área legal

 Los demás que determine el Ordenador de Gasto

De entre los miembros de la Comisión de Negociación, el Ordenador de Gasto será quien defina qué servidor de PETROAMAZONAS EP, presidirá dicha Comisión.

La Comisión de Negociación, podrá contar con la asesoría externa que se requiera para tratar aspectos económicos, técnicos y/o legales durante el proceso de negociación.

c) Etapa de Negociación

Una vez nombrada la Comisión de Negociación, ésta procederá a comunicar al o los Oferentes aprobados, el cronograma de negociación y requerirá la presentación de su oferta económica.

Dicha Comisión negociará los aspectos técnicos, económicos y legales de la contratación, los cuales, una vez concluidos, se reflejará en el Informe Final de Negociación, en el cual constará expresamente la recomendación de adjudicación del Oferente con el cual se obtuvo las mejores condiciones negociadas, de ser el caso, convenientes a los intereses de PETROAMAZONAS EP y acorde a la naturaleza del objeto de la contratación, debiendo adjuntar el Proyecto de Contrato con sus Anexos aceptado por las partes.

El referido informe de negociación será dirigido al Ordenador de Gasto respectivo o al Comité de Contratos, según corresponda, con la recomendación expresa de adjudicar o declarar desierto.

(27)

d) Adjudicación o Declaratoria de Desierto

Una vez presentado el Informe Final de Negociación y de acogerse la recomendación propuesta, el Ordenador de Gasto procederá a la adjudicación o declaratoria de desierto, según corresponda.

3.1.4. ACUERDOS MAESTROS DE SERVICIOS “AMS”

Es la modalidad contractual mediante la cual PETROAMAZONAS EP selecciona a los proveedores cuyos servicios serán adquiridos o contratados de manera directa en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho Acuerdo.

3.1.4.1. Alcance

La ejecución de obras y la prestación de servicios eventuales relacionados exclusivamente con actividades de perforación, reacondicionamiento de pozos o levantamiento artificial podrán ser contratadas mediante la modalidad contractual de Acuerdo Maestro de Servicios, “AMS”.

Mediante los Acuerdos Maestros de Servicios, PETROAMAZONAS EP podrá solicitar directamente, sin exclusividad y bajo los términos y condiciones previamente determinadas y acordadas, que un Contratista ejecute ciertos servicios y/o suministre los materiales y/o equipos relacionados, de conformidad con los términos legales, descripciones, especificaciones, procedimientos, códigos o estándares aprobados por PETROAMAZONAS EP.

Para la ejecución de obras y la prestación de los servicios a través de un AMS, se utilizarán acuerdos comerciales a través de contratos de servicios, listas de precios, órdenes de servicio u órdenes de compra.

Dichos AMS deberán revisarse cada dos años. La revisión se hará a los términos y condiciones y al cumplimiento y desempeño de la empresa contratada.

3.1.4.2. Procedimiento

(28)

En todo lo demás se observarán los procedimientos aplicables para la contratación directa de PETROAMAZONAS EP.

3.1.4.3. Formalización de los Contratos

Para la formalización de estos contratos, se deberá observar lo establecido en el numeral 3.1.2.3 de la “Formalización de los Contratos”

para el Concurso de Ofertas, previsto en este Reglamento.

3.1.4.4. Prórroga

Para las prórrogas de estos contratos, se deberá observar lo establecido en el numeral 3.1.2.5 “Prórroga” para el Concurso de Ofertas, previsto en este Reglamento.

3.1.4.5. Terminación de los Contratos

Para la terminación de un contrato, se observará las disposiciones en la

“NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”, de acuerdo al numeral que trata la “Terminación de los Instrumentos Contractuales”

3.1.5. CONTRATACIÓN DIRECTA

3.1.5.1. Alcance

El proceso extraordinario para la ejecución de obras y prestación servicios, incluidos los de consultoría, se realizará mediante contratación directa, exclusivamente en los siguientes casos, y únicamente con la aprobación del Ordenador de Gasto que corresponda:

a) Cuando un procedimiento de contratación hubiese sido declarado desierto y la operación normal de los campos se viera afectada gravemente, por el tiempo que demore la contratación de un nuevo proceso.

(29)

b) Por Emergencia debidamente calificada por el Gerente General de PETROAMAZONAS EP, siempre que tenga incidencia directa con las operaciones, y/o en la responsabilidad social y ambiental; una situación de Emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva.;

La declaratoria de Emergencia deberá realizarse mediante Resolución motivada, suscrita por el Gerente General, previa presentación de informes debidamente justificados, emitidos por el área usuaria y Gerencia Legal. En ningún caso se podrá contratar por Emergencia, la adquisición de bienes, ejecución de obras o prestación de servicios, que no estén directamente relacionados con la superación de la circunstancia de Emergencia producida. Una vez superada la situación de Emergencia, el Gerente General, a través de Resolución, dispondrá el cierre de la Emergencia.

En este caso el inicio de un procedimiento de contratación directa, podrá ser autorizado exclusivamente por el Directorio o el Gerente General de PETROAMAZONAS EP, según el nivel de autorización de gasto respectivo.

c) Fuente única, debidamente justificada.

1) Servicios especializados en su naturaleza o servicios especiales del fabricante, como mantenimiento, reparaciones, modificación o inspección de equipos;

2) Contratos de servicios eventuales bajo llamada, se exceptúa para el proceso de cotización de precios;

3) Por la existencia de patentes, derechos de autor, propiedad intelectual y otros similares;

4) Estandarización de marcas, continuidad de tecnología ya existente, debida y técnicamente justificada, aprobada y notificada por el titular del área usuaria mediante documento debidamente suscrito;

d) En caso de convenios con comunidades como resultado de compensaciones específicas, o contratación con las comunidades o

(30)

sus miembros que por importancia estratégica estén ubicadas dentro del área de influencia directa del proyecto y puedan satisfactoriamente brindar el tipo de servicio requerido, previo informe favorable de la Gerencia de Relaciones Comunitarias;

e) Por obras o servicios proporcionados por empresas e instituciones del Estado ecuatoriano, o empresas de economía mixta, cuyo accionista mayoritario es el Estado Ecuatoriano, siempre que sus precios sean competitivos con el mercado;

f) Contratos de servicios específicos integrados con o sin financiamiento; debiendo observarse el procedimiento establecido en el numeral 3.1.3 de este Reglamento

3.1.5.2. Procedimiento a) Iniciativa del proceso

Corresponde al área usuaria remitir el informe al Ordenador de Gasto que corresponda, en el que se hará constar la justificación de la causal invocada y la recomendación del oferente con el cual se iniciaría el procedimiento de contratación directa, para lo cual se considerará aquellos oferentes que se encuentren calificados dentro del registro de proveedores de PETROAMAZONAS EP.

Igualmente, se podrá iniciar el procedimiento de contratación directa, con un oferente que no se encuentre calificado dentro de la categoría a ser contratada o que todos los calificados no cuenten con la capacidad de prestar los servicios o ejecutar las obras de acuerdo a las condiciones exigidas por PETROAMAZONAS EP. En este escenario se requerirá aprobación del Gerente General.

En estos casos, el Área Usuaria deberá verificar la probidad y capacidad, tanto técnica como económica del proveedor, para ejecutar el contrato de acuerdo a las condiciones requeridas por parte de PETROAMAZONAS EP y remitir el respectivo informe para la aprobación del Ordenador de Gasto.

(31)

b) Comisión de Negociación

Una vez autorizado el inicio del procedimiento de contratación directa, el Ordenador de Gasto que corresponda designará una comisión de negociación, la cual estará integrada por los siguientes miembros:

 Un representante del área usuaria,

 Un servidor del área de planificación o finanzas.

 Un servidor del área legal

 Los demás que determine el Ordenador de Gasto De entre los miembros que integren la Comisión de Negociación, el

Ordenador de Gasto decidirá quién la presidirá.

c) Etapa de Negociación

Una vez autorizado el inicio del procedimiento de contratación directa por parte del Ordenador de Gasto que corresponda, la comisión designada procederá a comunicar al oferente seleccionado, a fin de que presente su oferta económica para posteriormente iniciar con las reuniones de negociación de los aspectos técnicos, económicos y legales.

Dicha Comisión negociará los aspectos técnicos, económicos y legales de la contratación, los cuales, una vez concluidos, se reflejará en el Informe Final de Negociación, en el cual constará expresamente la recomendación más conveniente a los intereses de PETROAMAZONAS EP y acorde a la naturaleza del objeto de la contratación, debiendo adjuntar el Proyecto de Contrato con sus Anexos aceptado por las partes.

d) Adjudicación o Declaratoria de Desierto

Una vez terminado el procedimiento de negociación, la comisión designada, presentará un informe al Ordenador de Gasto según corresponda, en dicho informe se hará constar la recomendación expresa de adjudicación o declaratoria de desierto del procedimiento.

(32)

3.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES

Los bienes que PETROAMAZONAS EP requiera para su gestión se los podrá adquirir por medio de:

 Órdenes de Compra

 Lista de Precios

3.2.1. ÓRDENES DE COMPRA

3.2.1.1. Alcance

Se emitirán órdenes de compra, para las adquisiciones que se efectúen en el país o en el exterior; en caso de compras en el exterior no se requerirá que el oferente se encuentre calificado en el Registro de Proveedores de PETROAMAZONAS EP.

3.2.1.2. Procedimiento a) Iniciativa del Proceso

El área usuaria deberá justificar ante el Ordenador de Gasto respectivo, el inicio del proceso de adquisición, determinando la necesidad de la compra, señalando las especificaciones técnicas del bien a ser adquirido y adjuntando las correspondientes matrices de evaluación requeridas dentro de cada procedimiento de ser aplicable.

Una vez que el Ordenador de Gasto que corresponda apruebe la solicitud del área usuaria, la Jefatura de Materiales realizará la adquisición de bienes a proveedores previamente registrados.

El Jefe de Materiales determinará cuando los bienes deben ser comprados localmente o en el exterior, directamente o a través de una proveedora internacional.

(33)

b) Identificación de la Compra

La Jefatura de Materiales revisará la información de la requisición para verificar que se encuentre completa y deberá asegurarse que esté aprobada por el Ordenador de Gasto respectivo.

Previo el inicio de un procedimiento de adquisición de bienes, la Jefatura de Materiales deberá solicitar información al área de bodegas, con el objeto de determinar el stock de materiales existentes, procurando dar un uso eficiente a los bienes adquiridos por PETROAMAZONAS EP.

La Jefatura de Materiales determinará dentro de los términos y condiciones del procedimiento, si la adjudicación del procedimiento será parcial o total, dependiendo de la naturaleza de cada contratación.

c) Tipos de Compra

i. Compras hasta US$ 20.000,00 (veinte mil dólares de los Estados Unidos de América).

La Jefatura de Materiales deberá solicitar al menos tres cotizaciones, excepto en el caso de que se trate de un proveedor único en el mercado.

Las cotizaciones deberán presentarse por escrito, correo electrónico, fax, o por cualquier otro método que permita un registro documental.

La Jefatura de Materiales con las cotizaciones recibidas, preparará una tabulación de las mismas y recomendará al Ordenador de Gasto, la adjudicación al proveedor seleccionado, basándose en el cumplimiento de los requerimientos de la compra conforme la conveniencia de PETROAMAZONAS EP.

ii. Para compras superiores a US$ 20.000,00 (veinte mil dólares de los Estados Unidos de América) y menores o iguales a US$

370.000,00 (trescientos setenta mil dólares de los Estados Unidos de América)

La Jefatura de Materiales solicitará cotizaciones a todos los proveedores registrados en el Sistema de Calificación de Proveedores, según la especialidad.

(34)

Las invitaciones a cotizar deberán realizarse por escrito, a través de correo electrónico, fax, entrega física, o por cualquier otro método que permita un registro documental.

Las cotizaciones se presentarán por escrito, correo electrónico, fax o determinando el portal o página web en donde se recibirán las cotizaciones con las seguridades debidas.

Junto a la invitación se deberá incluir los criterios de evaluación del proceso.

En primera instancia, se procederá con la evaluación técnica de las ofertas, bajo responsabilidad del titular del departamento usuario o su delegado, conforme los criterios de evaluación del proceso, de ser el caso.

En segunda instancia, se analizarán las ofertas económicas por parte de la Jefatura de Materiales, de aquellos oferentes que superaron la evaluación técnica.

La Jefatura de Materiales, con las cotizaciones recibidas preparará una tabulación de las mismas y las remitirá al Ordenador de Gasto, con la recomendación de adjudicación del proveedor seleccionado, basándose en el cumplimiento de los requerimientos de la compra, para posterior notificación al proveedor adjudicado.

iii. Para compras superiores a USD $ 370.000,00 (trescientos setenta mil dólares de los Estados Unidos de América)

La Jefatura de Materiales, solicitará cotizaciones a todos los proveedores registrados según la especialidad.

Las invitaciones a cotizar deberán realizarse por escrito, correo electrónico, fax, o por cualquier otro método que permita un registro documental.

En la invitación se deberá incluir los criterios de evaluación del proceso.

(35)

Las cotizaciones se presentarán por escrito en sobre cerrado o determinando el portal o página web en donde se recibirán las cotizaciones con las seguridades debidas.

Las ofertas técnicas y económicas se presentarán a través de un sobre único que a su vez contenga dos sobres separados: (1) oferta técnica; y, (2) oferta económica, cuyos sobres serán abiertos en sesión pública con la presencia del Jefe de Materiales o su delegado y el titular del área usuaria. De dicho acto se deberá dejar constancia escrita.

En primera instancia se procederá con la evaluación técnica, bajo responsabilidad del Jefe del Departamento Usuario o su delegado, y con la participación de una Comisión Multidisciplinaria designada por el Jefe de Materiales que estará conformada por:

- Un técnico del área usuaria; y,

- El comprador a cargo del proceso de compra.

Una vez realizada la evaluación técnica, se procederá a la apertura de los sobres que contienen las ofertas económicas de aquellos oferentes que hubiesen superado la etapa de evaluación técnica, con la presencia de los mismos delegados para la apertura de la oferta técnica.

En segunda instancia se analizarán las ofertas económicas, bajo la responsabilidad del Jefe de Materiales y con la participación de la Comisión Multidisciplinaria designada, evaluación que se sujetará a los criterios de evaluación del proceso, de ser el caso.

Revisadas las ofertas, la Jefatura de Materiales en base a los informes de evaluación, tanto técnico como económico, recomendará al correspondiente Ordenador de Gasto la adjudicación del procedimiento de contratación de bienes; de dicho particular, se notificará al proveedor adjudicado a fin de suscribir la orden de compra en el menor tiempo posible.

3.2.1.3. Formalización de la Orden de Compra

Con la adjudicación, el Ordenador de Gasto podrá suscribir la orden de compra, instrumento que contendrá la identificación de los bienes a ser adquiridos, fechas de entrega, precios y demás condiciones especiales,

(36)

conforme la invitación del proceso de adquisición. La compra se formalizará a través de la Jefatura de Materiales con la instrumentación de la Orden de Compra correspondiente.

La orden de compra se presentará al proveedor de manera escrita, enviada por correo electrónico, fax o entrega física.

Será responsabilidad de la Jefatura de Materiales llevar un registro de todas las órdenes de compra que se suscriban; para lo cual, de ser el caso, el Ordenador de Gasto correspondiente remitirá a la Jefatura de Materiales toda la documentación que sirvió de base para realizar la adjudicación de la orden de compra.

Excepto en situaciones de emergencia, caso fortuito o fuerza mayor, PETROAMAZONAS EP podrá emitir Cartas de Intención (Notice to Proceed), previa aprobación expresa del Gerente General. La emisión de una Carta de Intención posibilita el inicio de la fabricación de equipos, entre otros aspectos contractuales que serán detallados en la propia Carta de Intención, excepto el pago de facturas o anticipos, requiriéndose para el efecto, la suscripción de la Orden de Compra.

3.2.1.4. Modificaciones a las Órdenes de Compra

No se podrá realizar ninguna modificación a los términos y condiciones generales de las órdenes de compra sin el requerimiento previo del informe favorable de la Gerencia Legal y autorización del Comité de Contratos.

Cuando se produzca una variación de la cantidad y/o valor de la orden de compra, se podrá realizar una revisión de la misma para confirmar la cantidad recibida y facturada. La variación (más/menos) aceptada será igual o menor del 10% de la cantidad y/o valor; para lo cual se deberá contar con la autorización del Ordenador de Gasto correspondiente, previa recomendación del titular del área usuaria.

Cuando por situaciones operativas se deba modificar alguna especificación o característica de los bienes o equipos, se deberá realizar la revisión correspondiente a la Orden de Compra con la autorización del Ordenador de Gasto respectivo, previa recomendación del titular del área usuaria.

(37)

El funcionario autorizado que apruebe una modificación a una orden de compra deberá poseer el nivel de aprobación requerido para firmar la misma.

3.2.1.5. Prórroga

Si por causas justificadas fuere necesaria la prórroga del plazo de entrega del bien, objeto de una orden de compra, ésta será autorizada por el Ordenador de Gasto, previo informe del área usuaria, mediante comunicación escrita al contratista. Además deberá observarse que previo a la prórroga de plazo, se verificará que el plazo establecido en las condiciones iniciales, se encuentre vigente.

3.2.1.6. Terminación de las Órdenes de Compra

Para la terminación de una orden de compra, se observará lo establecido en la “NORMATIVA APLICABLE A LOS PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES DE ACTIVIDADES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS HIDROCARBURÍFEROS DE PETROAMAZONAS EP”, de acuerdo al numeral que trata la “Terminación de los Instrumentos Contractuales”

3.2.2. LISTAS DE PRECIOS

3.2.2.1. Alcance

El Comité de Listas de Precios, determinará, justificadamente, los bienes que podrán adquirirse a través de listas de precios.

El Comité de Listas de Precios, estará conformado:

 Un delegado del Gerente General, quien lo presidirá,

 Jefe de Materiales,

 Jefe de Contratos,

 Titular del área usuaria.

Referencias

Documento similar

Se dice que la Administración no está obligada a seguir sus pre- cedentes y puede, por tanto, conculcar legítimamente los principios de igualdad, seguridad jurídica y buena fe,

La Normativa de evaluación del rendimiento académico de los estudiantes y de revisión de calificaciones de la Universidad de Santiago de Compostela, aprobada por el Pleno or-

Ahora bien, respecto a la formación educativa de una institución cristiana católica y salesiana como lo es el Centro Social Don Bosco, no se puede obviar este aspecto de la

LAS PARTES ACUERDAN EXPRESAMENTE QUE "EL PARTIDO" PODRA DAR POR TERMINADO ANTICIPADAMENTE EL PRESENTE CONTRATO IEN CUALQUIER TIEMPO, SIN RESPONSABILIDAD Y SIN

Durante el período de investigación, el Ministerio, mediante resolución motivada, podrá recomendar al Consejo de Gabinete que adopte medidas provisionales tendientes a evitar

Que, mediante memorando No. Juan Sebastián Paredes - Gerente Jurídico de la EP – AGUAS DE MANTA, emite el informe jurídico “DECLARATORIA DE EMERGENCIA POR CATÁSTROFE

Desempeño interno El año 2015 fue de gran relevancia para BHD Fondos debido al inicio de la Oferta Publica de nuestro primer fondo, el Fondo Mutuo Renta Fija Nacional - BHD

 .. solicitar que se dicte resolución, lo que tendrá valor de reclamación previa. d) Reclamación previa en los casos de impugnación de altas médicas en general: el interesado