INSTRUCTIVO PARA CONTRATACION REGISTRO Y CONTROL DE INSTRUCTIVO PARA CONTRATACION REGISTRO Y CONTROL DE INSTRUCTIVO PARA CONTRATACION REGISTRO Y CONTROL DE INSTRUCTIVO PARA CONTRATACION REGISTRO Y CONTROL DE
FACTURAS SUBCONTRATISTAS FACTURAS SUBCONTRATISTAS FACTURAS SUBCONTRATISTAS FACTURAS SUBCONTRATISTAS
Código:
Código: Código:
Código: FINA-IN-001
HISTORIAL DE CAMBIOS
ELABORÓ ELABORÓELABORÓ
ELABORÓ REVISÓREVISÓ REVISÓREVISÓ APROBÓAPROBÓ APROBÓAPROBÓ Luz Marina Ardila Rueda Liliana Bohorquez Rueda Laura Bohorquez V.
Director Financiero Dirección Financiera Vice Pdte. Adtivo y Financiero
Versión VersiónVersión
Versión FechaFecha FechaFecha DescripciónDescripciónDescripciónDescripción
01 MARZO 7 DEL 2012 Emisión Inicial
ALCANCE ALCANCEALCANCE ALCANCE
El presente instructivo se presenta para orientar la realización, registro y control, de los contratos y las facturas de los subcontratistas.
El presente instructivo cubre todos los parámetros legales y contables que deberá cumplir un Subcontratista que desee tener relaciones comerciales con Construvicol S.A.
1.
1.1.
1. REQUISITOS LEGALES…REQUISITOS LEGALES…REQUISITOS LEGALES…REQUISITOS LEGALES…
2.1 2.1 2.1
2.1 FACTURA, FUENTE PRINCIPAL DFACTURA, FUENTE PRINCIPAL DFACTURA, FUENTE PRINCIPAL DFACTURA, FUENTE PRINCIPAL DEL REGISTRO CONTABLE DE LA TRANSACCIÓNEL REGISTRO CONTABLE DE LA TRANSACCIÓNEL REGISTRO CONTABLE DE LA TRANSACCIÓNEL REGISTRO CONTABLE DE LA TRANSACCIÓN
Artículo 123, Decreto 2649 de 1993 Artículo 123, Decreto 2649 de 1993 Artículo 123, Decreto 2649 de 1993 Artículo 123, Decreto 2649 de 1993
“Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico, y de tal manera que sea posible su verificación.”
2.2 OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURAOBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURAOBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURAOBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA
Artículo 615 (Estatuto Tributario) Artículo 615 (Estatuto Tributario)Artículo 615 (Estatuto Tributario) Artículo 615 (Estatuto Tributario)
“Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a esta, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
1.3 1.3 1.3
1.3 REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTAREQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTAREQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA 2.3.1 Obligados a Factura
2.3.1 Obligados a Factura 2.3.1 Obligados a Factura 2.3.1 Obligados a Factura
Artículo 617 (Estatuto Tributario Artículo 617 (Estatuto Tributario Artículo 617 (Estatuto Tributario
Artículo 617 (Estatuto Tributario –––– Modificado por la Ley 223/Modificado por la Ley 223/Modificado por la Ley 223/ 95, Artículo 40. Requisitos de la Factura de venta)Modificado por la Ley 223/95, Artículo 40. Requisitos de la Factura de venta)95, Artículo 40. Requisitos de la Factura de venta) 95, Artículo 40. Requisitos de la Factura de venta)
“Para efectos tributarios, la expedición de la factura a que se refiere el artículo 615, consiste en entregar el original de la misma con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta.
b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Modificado. Ley 788/ 2002, Artículo 64 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de las facturas de venta.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g) Valor total de la operación.
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los literales a), b) d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar (el impresor debe incluir su razón social y Nit). Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.”
2.3.2. Requisitos de los no obligados a facturar proveedores del régimen simplificadoRequisitos de los no obligados a facturar proveedores del régimen simplificadoRequisitos de los no obligados a facturar proveedores del régimen simplificadoRequisitos de los no obligados a facturar proveedores del régimen simplificado 1. Identificación completa del proveedor que consta de: Apellidos y nombres 2. Numero de Cedula o NIT, con el Digito de Verificación
3. Fotocopia del Rut (por primera vez)
4. Dirección completa (ciudad o municipio Y Departamento) No. Telefónico
Diligenciamiento completo del REGIMEN FISCAL de CONSTRUVICOL S.A., cuando el Subcontratista no emita la factura o presente cuenta de cobro.
2.2.2.
2. POLITICAS POLITICAS POLITICAS POLITICAS
3.1 CONT 3.1 CONT3.1 CONT
3.1 CONTRATACIONRATACIONRATACIONRATACION
1. Todo inicio de labor de un Subcontratista debe estar amparado en un contrato.
2. Todo contrato debe estar previamente numerado con un consecutivo interno y controlado por el departamento jurídico.
3.
firmados.
4. El contrato debe ser claro al mencionar si las tarifas o los precios pactados son con AIU o No y los requisitos o condiciones que se deben cumplir para realizar cualquier modificación de los mismos.
5. Todo contrato debe estar soportado con las debidas pólizas y garantías que se ajuste al tiempo que necesita la empresa estar protegida.
6. El contrato debe tener clausula en donde el subcontratista acepte que por error en facturación se autorizan cruces directamente de los pagos pendientes por facturas o garantías.
7. Antes de que inicie actividades un Subcontratistas que no se hayan contemplado en el contrato o que hayan excedido su monto inicial o que cambien las condiciones del mismo, El director de obra deberá solicitar aprobación a Presidencia y una vez obtenida solicitar al departamento jurídico la elaboración del otro si del contrato o un contrato nuevo según sea el caso. Sin este documento no se procederá a hacer ningún pago.
Para los proyectos que aplique se debe solicitar aprobación del cliente antes de ingresar un subcontratista.
8. El departamento jurídico llevara control de cada uno de los contratos en cuando al monto y las garantías que se necesitan, para tal control no se podrá cancelar facturas a Subcontratistas sin el visto bueno de este departamento.
9. Jurídica debe entregar al área Financiera, recurso humano y al área de operaciones copia de:
• Contrato de prestación del servicio con otros si aplica.
• Copia de pólizas.
10. Los contratos originales con todos sus anexos deberán serán ser entregados a Control interno quien los custodiara. Al igual que los otros si originales y firmados.
3.2 3.23.2
3.2. REQUISITOS. REQUISITOS. REQUISITOS. REQUISITOS PARA PARA PARA PARA RADICACION DERADICACION DERADICACION DE LARADICACION DELALASLASSS FACTURAFACTURAFACTURAS DE SUBCONTRATISTASFACTURAS DE SUBCONTRATISTASS DE SUBCONTRATISTASS DE SUBCONTRATISTAS::::
3.2.1 Las facturas o cuentas de cobro de Subcontratistas para poder ser radicadas debe cumplir los siguientes requisitos:
1. Descripción del objeto del contrato que se factura - Número del acta- Número del contrato.
2. Periodo de prestación del servicio que se factura.
3. Municipio donde se presta el servicio.
4. Todos los requisitos establecidos en la ley de acuerdo al artículo 617 del E.T. y el artículo 621 del código de comercio. (mencionados en numeral 2.3.)
5.
6. Fecha de vencimiento de acuerdo a lo pactado en el contrato.
7. Discriminar el costo directo, la administración, los imprevistos, la utilidad, IVA y amortización de anticipos. El valor total de la factura debe ser igual al valor del acta de avance y orden del contrato.
8. Para dar cumplimiento al artículo 5º del decreto ley 129 del 2010., Dentro del cuerpo de la factura debe estar el siguiente texto:
Bajo la gravedad de juramento manifestamos que [nombre de la empresa] ha efectuado los aportes a la seguridad social por los ingresos materia de esta facturación, dando cumplimiento al monto máximo dispuesto por la ley para la base de cotización. El pago de los aportes a seguridad social respectivos se realizó bajo la planilla número [incluir número de la planilla de pago de aportes a seguridad social del mes respectivo] de fecha [incluir fecha de la planilla].
3.2.2. Anexos a la Factura
1. Orden de Contrato expedida por el proyecto a través del sistema Stone según documento 6402 - El total de la orden de Contrato debe ser por el mismo valor del Acta de avance.
2. Acta de inicio firmada por el director de obra, planner e interventor nombrado por Construvicol S.A. y Representante Legal del subcontratista y de Construvicol S.A.
3. Acta parcial firmada por el director de obra, planner e interventor nombrado por Construvicol S.A. y Representante Legal o persona autorizada del subcontratista, para firmar las actas. La persona autorizada por el Subcontratista debe estar previamente identificada por escrito ante Construvicol.
4. Acta de liquidación firmada por el director de obra, planner e interventor nombrado por Construvicol S.A. y Representante Legal del subcontratista y el Representante legal de Construvicol S.A.
5. Acta en Excel de liquidación de cantidades de obra discriminado el AIU, firmada por el Director de Obra Planner e interventor nombrado por Construvicol S.A. y Representante Legal o persona autorizada por el subcontratista para firmar las actas con sus respectivos anexos de Reporte Diario de Obra aprobados por interventoria o planillas de turno para empresas de vigilancia. El acta se debe realizar según el modelo relacionado en el punto 3.2.4 de este instructivo.
6. Relación de nómina del periodo que se está facturando legible donde se especifique.
Numero de cédula, nombre completo del empleado, cargo, días laborados, sueldo básico, valor devengado, descuentos, total pagado adjuntando copia de la consignación en entidad bancaria o giro a nombre del trabajador y novedades (Ingresos, retiros, incapacidades, Permisos, vacaciones), cuando el trabajador no completa los días calendarios del mes facturado. Si dentro de las novedades hay retiro se debe adjuntar la Liquidación de Prestaciones Sociales, Paz y Salvo del trabajador y soporte de dicho pago con la consignación en entidad bancaria o giro a nombre del trabajador.
7. Copia de la Planilla al sistema de seguridad social integral del periodo que se está facturando legible donde se especifique: Nombre completo del empleado, número de
transacción.
8. Copia de la planilla de pago de Cesantías al fondo destinado para este concepto, y en el caso de terminación del contrato de trabajo, el pago se debe evidenciar en la liquidación que se paga directamente al trabajador. Estos pagos deben ser en las fechas estipuladas por la ley.
9. Soporte del pago de los intereses sobre Cesantías, y pago de primas de Servicios el cual se debe ver reflejado en el pago de la nomina del mes que estipula la ley para el pago de estas prestaciones sociales.
10. Para la liquidación de la oferta y/o contrato, el oferente y/o contratista presentara a CONSTRUVICOL S.A la siguiente información: Los requisitos mencionados en el numeral 4 y 5; adicional Paz y Salvo del Ministerio de Trabajo donde se ejecuta la obra y en el caso que aplique para los subcontratistas, el Paz y Salvo del cliente contratante de Construvicol.
11. Fotocopia de las pólizas que amparan el contrato que se está facturando en la primera Factura. (vigentes), con su respectivo soporte de pago.
12. Soporte de entrega de residuos peligrosos a una entidad con licencia para la disposición final de este tipo de residuos del periodo facturado.
13. Para las facturas de costos reembolsables deben anexar el acta original de interventoria o acta de aprobación firmada por el interventor o funcionario encargado del cliente contratante de Construvicol y el proveedor subcontratista.
14. El soporte del pago del FIC (Fondo Nacional de Formación Profesionales de la Industria de la Construcción) al SENA, para subcontratista de los contratos que exigen este requisito a Construvicol.
15. Visto bueno del área jurídica de la vigencia del contrato y sus otros si y Visto bueno del área jurídica del valor del contrato con sus otros sí.
16. Visto bueno del área Juridica de la vigencia de las pólizas en plazo y cuantía.
3.2.3. Condiciones generales:
1. Las facturas o cuentas de cobros que no contenga la totalidad de los requisitos y anexos será devuelta inmediatamente al área Financiera.
2. Presentar la factura única y exclusivamente con los requisitos en la oficina administrativa en la Cra. 15 No. 56-245 Kilometro 7 Vía a Girón- Santander, los días lunes, miércoles y viernes en el horario de 10:00 a.m. a 12:00 a.m. y 2:00 p.m. a 4:00 p.m. o enviarla por correo certificado (si la envía por este medio no aplica el horario establecido).
3. El contratista cuenta con 5 días calendarios a partir de la firma del acta de obra para entregar la factura en la oficina de Girón o enviarla por correo.
4. La fecha máxima para radicar facturas son los días 25 de cada mes, por efectos de cierre contable.
5. Todas las facturas deben estar amparadas con su respectivo contrato.
6. La razón social debe corresponder a CONSTRUVICOL S.A. , Nit. 804.000.752-7
7. Organizar la factura, de acuerdo al orden mencionado en los requisitos de anexos a la factura.
8.
9. No se reciben soportes en fax. Cuando necesite soportar las facturas con fotocopias, estas deben ser legibles, sin enmendaduras, tachones y en perfecta presentación.
10. Los soportes pequeños, con tamaño inferior a media hoja de papel carta, debe pegarse en una hoja blanca tamaño carta, evitando que queden sobrepuestos.
NOTA. Quien recepciona deberá revisar que el total de la Factura sea igual al total del acta, de no ser así no recibirla.
3.2.4 El acta de subcontratistas deberá contener
INFORMACION DE POLIZAS HASTA
CONTROL DE OTROS SI FIRMADOS
ITEM DESCRIPCION UND CANT. V/R UNIT. V/R PARC. CANT. V/R PARC. CANT. V/R PARC. CANT. V/R PARC.
1 $ - $ - $ - - $ -
2 $ - $ - $ - - $ -
3 $ - $ - $ - - $ -
4 $ - $ - $ - $ -
5 $ - $ - $ - $ -
6 $ - $ - $ - $ -
OBRAS NO PREVISTAS
-
$ $ - $ - $ -
1 $ - $ - $ - $ -
2 $ - $ - $ - - $ -
3 $ - $ - $ - - $ -
4 $ - $ - $ - - $ -
-
$ $ - $ - VIGENCIA DESDE
CONCEPTO VALOR FECHA
RIESGO ASEGURADO MONTO
ACTA DE OBRA SUBCONTRATISTAS
CONTRATANTE CONSTRUVICOL S.A NIT. 804.000.752-7
CONSTRATISTA CONTRATO N.
PROYECTO OBJETO DEL CONTRATO
VALOR DEL CONTRATO PLAZO DE ENTREGA ANTICIPO FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION FECHA PRESENTE ACTA LOCALIZACION DEL PROYECTO
PRESUPUESTO CONDICIONES ORIGINALES ACTA Nº 1 OBRAS ADICIONALES ACUMULADO
SUB TOTAL COSTOS DIRECTOS + A.I.U ADMINISTRACION (%)
IMPREVISTOS (%) UTILIDAD (%) IVA (16%) SOBRE LA UTILIDAD (%) COSTO TOTAL DE LA OBRA IVA INCLUIDO
AMORTIZACION DEL ANTICIPO COSTO TOTAL DEL ACTA
Nota: Las obras no previstas deben estar previamente autorizadas por escrito.
MODELO DE ACTA WORD MODELO DE ACTA WORDMODELO DE ACTA WORD MODELO DE ACTA WORD
3.2.3.2.3.2.
3.2.5 ¿QUIEN QUIEN QUIEN REVISA LAQUIEN REVISA LAREVISA LAREVISA LA FACTURA DE FACTURA DE FACTURA DE FACTURA DE SUBCONTRATISTASSUBCONTRATISTASSUBCONTRATISTASSUBCONTRATISTAS?
¿Por quien? ¿Dónde se emite?
Con la Elaboración de Actas de obra o Documentos que soporten el Servicio prestado (construcción-alquileres-movimientos, etc). El El El El Ingeniero Programador de Obras
Ingeniero Programador de ObrasIngeniero Programador de Obras
Ingeniero Programador de Obras, será quien liquide la factura con apoyo del Director de Obra y el Jefe Administrativo, para su impresión, firma del subcontratista y envío. El acta debe estar firmada por el Director de obra, planer o residente que elabora el
acta y el subcontratista o la persona autorizada por este.
El proyecto una vez tenga el acta debidamente firmada y revisada, monta una orden de contrato expedida por el proyecto a través del sistema Stone según documento 6402. Esta orden debe estar autorizada por el director de obra. Al subcontratista se le entrega el acta y la orden de contrato para que la adjunte en la factura al momento de la radicación.
Lugar del proyecto
Una vez radicada la factura con el cumplimiento de todos los requisitos mencionados anteriormente, Contabilidad recibe y entrega a mas tardar el día siguiente a la fecha de radicacion, copia de la factura a recursos humanos con los anexos de nomina, y a ingeniería con los anexos de cantidades de obra y a jurídica para que confirmen y certifiquen que la información es correcta o de lo contrario proceder a devolverlo con el formato de devolución de Facturas de Subcontratistas FINA-FO-007. Para cumplir con esta labor cada departamento cuenta máximo con seis días calendarios contados a partir de la fecha que recibieron la copia de la factura para dar su certificación u observaciones. Si no hay ninguna novedad contabilidad procede a su registro.
Área de Ingeniería, Área Jurídico y Área de Recursos humanos, área
financiera.
Contabilidad recibe la factura con todos los anexos y vistos buenos. Procede a hacer la revisión de la misma antes de contabilizarla. Luego la pasa a tesorería para el respectivo pago.
Oficina Principal
4.
4.4.
4. CREACIÓN DE UN CLIENTE EN LA BASE DE DATOSCREACIÓN DE UN CLIENTE EN LA BASE DE DATOSCREACIÓN DE UN CLIENTE EN LA BASE DE DATOSCREACIÓN DE UN CLIENTE EN LA BASE DE DATOS
Siempre que se contrate a un subcontratista por primera vez, se deberá incluir en la base de datos del sistema contable.
5.
5.5.
5. REGISTRO CONTABLE DE LA FACTURAREGISTRO CONTABLE DE LA FACTURA REGISTRO CONTABLE DE LA FACTURAREGISTRO CONTABLE DE LA FACTURA
5.1 La auxiliar encargada tendrá que ingresar la información al sistema
contable una vez recibida la factura en contabilidad. Toda la información en cuentas por pagar debe corresponder al mes en proceso.
Contrato
5.2 Contabilidad debe ser notificada sobre los anticipos efectuados por parte de Contruvicol, esta información la debe transmitir oportunamente la persona quien tiene acceso con el banco y de inmediato comunicar por escrito la fecha y monto del anticipo a jefe del departamento.
5.3 Toda factura cancelada se le debe colocar el sello respectivo.
5.4 La auxiliar contable debe en la misma factura, una vez recibida, liquidar el valor a pagar, es decir, tomar el valor facturado por el subcontratista y descontarle los impuestos de ley y/o descuentos acordados (comodatos-multas, garantías), dejando el monto del valor que debe ser cancelado.
5.5 Toda factura deberá traer los documentos que den soporte a descuentos sobre montos diferentes a los de los impuestos.
Nota:
Nota:Nota:
Nota: La factura será recibida por quien radica la documentación en la empresa, pero debe ser revisada por la dependencia de Ingeniería, Recursos Humanos y Jurídica que certifique que cumple con todos los requisitos y que está lista para ser transferida a contabilidad.
5.6 La auxiliar contable debe tener informe al día sobre las facturas pendientes de pago, para que en cualquier momento se le informe a jefe de departamento y para que este ultimo informe a Tesorería sobre las cuentas pendientes por pagar actualizadas.
5.7 Los pagos de todas las cuentas por pagar debe estar bajo responsabilidad de tesorería.
666
6 SUSPENSIÓN DE OBRA TEMPORAL O PERMANENTESUSPENSIÓN DE OBRA TEMPORAL O PERMANENTE SUSPENSIÓN DE OBRA TEMPORAL O PERMANENTESUSPENSIÓN DE OBRA TEMPORAL O PERMANENTE
El director de obra deberá informar por escrito a todas las dependencias cuando se presenten suspensiones de obras temporales o permanentes y cuando se reinicien actividades.
