TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CENTRAL TRANSPORTES TULUÁ

(1)

AG AC CT E M/D S

200.1 ACTAS 1 19 X

200.1.4 ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO Resoluciòn No. 10 de 17 febrero de 2015 Resoluciòn No. 10 del 17 de febrero de 2015

200.1.5 ACTAS DE COMITÉ DE ETICA Resoluciòn No. 12 de sept de 2010 Resoluciòn No. 12 del 13 de

septiembre de 2010 200.1.6 ACTAS DE COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Resoluciòn No. 11 del 17 de mayo de 2016

Resoluciòn No. 11 del 17 de mayo de 2016

200.1.8 ACTAS DE COMITE DE CONVIVENCIA LABORAL Resoluciòn No. 9 de 26 de mayo de 2017

Resoluciòn No. 9 del 26 de mayo de 2017

* Citaciòn

* Acta

* Anexos

200.4 ADMINISTRACIÓN 2 5 X

200.4.1 ADMINISTRACIÓN DE HARDWARE

* Inventario de equipos

* Mantenimiento preventivo y correctivo

* Formato Cronograma de mantenimiento

* Formato Salida de Activos

* Formato Mantenimiento equipos de monitoreo videos sistemas

* Formato de servicios para equipos de computo

200.4.2 ADMINISTRACIÒN DE SOFTWARE

* Actualizar listados maestros del SIG

* Inventario de Software y lincencias

* Cronograma de vencimiento de licencias

* Mantenimiento preventivo

200

PROCEDIMIENTO 29 de diciembre de 2015

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

DISPOSICIÓN FINAL

OFICINA PRODUCTORA: DFA

SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales

CÓDIGO RETENCIÓN

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención

de cinco (5) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos

soportes por ser documentos de importancia histórica para la Central

de Transporte Tuluá

cumpliendo un (1) año en el archivo de gestiòn se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retenciòn de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la

conservaciòn permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia historica para la central de transportes de tuluà.

Convenciones

(2)

2 de 11

CODIGO

200

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CENTRAL TRANSPORTES TULUÁ Versión: 01

Fecha de Aprobación:

* Mantenimiento correctivo

200.5 CAJA MENOR 1 2 X

* Acta de entrega

* Acto administrativo

200.6 CIRCULARES 1 2 X

200.6.1 CIRCULARES INTERNAS 200.6.2 CIRCULARES EXTERNAS

200.8 COMPROBANTES 1 20 X

200.8.1 COMPROBANTES DE DIARIO

* Boletin diario de caja

* Recibo de caja

* Facturas

* Consignaciones

* Nota Debito

* Nota Credito 255

* Notas contables

* Ajustes Contables

* nota nomina

* Formato registro de descuentos

* Formato relacion de datos suplementarios

* Formato registro de porcentaje de rte fte

* Formato Comprobante de nomina

* Formato Distribución de aportes de seguridad social por empleado.

* Formato Aportes del mes

* Formato Descuento de nómina

200.8.2. COMRPROBANTES DE EGRESO

* Comprobante de Egreso

Se elimina el soporte después de los veinte (20) años al cesar la responsabilidad civil o fiscal. Regimen

de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1.Soportes de Contabilidad. Decreto 2674 de 2012.

Los soportes estan en los comprobantes y actas de inicio y

cierre.

Cumplido dos (2) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención

de cinco (5) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos

soportes por ser documentos de importancia histórica para la Central

de Transporte Tuluá

Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar

inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión

(3)

200

*Consignaciòn

* Facturas de servicio Publico

* Aportes fiscales

* Aportes salud,aportes pensiòn, a`portes ARL

200.10 CONCILIACIONES BANCARIAS 1 20 X

* Extractos

* Conciliación

* Auxiliar de la cuenta

200.11 CONTRATOS 2 20 X

200.11.1 DE ARRENDAMIENTO 200.11.2 MINIMA CUANTIA 200.11.3 CONTRATACIÓN DIRECTA 200.11.4 CONCURSO DE MERITOS 200.11.5 SELECCIÓN ABREVIADA 200.11.6 LICITACIÓN PUBLICA

200.14 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 10 X

* Declaración de impuestos de ventas

* ICA

* Industria y Comercio

* Camara de comercio

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a

microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte

papel.

* Los tipos documentales que aplique, de acuerdo al tipo de contrato y con base a la normatividad legal vigente.

pierde su vigencia administrativa y la información se encuentra en los libros

contables. Regimen de Contabilidad Pública

Sleccionar 10 contratos de cada 100 para transferir al Archivo Histórico, siempre y cuando hayan cumplido el

tiempo de retención en Archivo Central. El tiempo de retención en archivo de gestión, cuenta a partir de

la liquidación del contrato.

Convenciones

(4)

4 de 11

CODIGO

200

* Retención en la fuente

* Impuesto a la riqueza

* CREE

* Declaración de renta formato 1732

200.18 HISTORIAS LABORALES 2 98 X

200.18 * Hoja de Vida

* Fotocopia de la Cedula

* Rut

* Pactò de conducta Ètica

* Contrato

* Libreta militar

* Certificados de Estudios

* Procesos Diciplinarios

* Actos Administrativos

* Declaraciòn Juramentada de bienes

* Certificado de Antecedentes Diciplinarios

* Certificados Laborales

* Certificado de Retenciones

* Certificado del pasivo de Bono pensional

* Afiliaciòn a ARL, EPS, Fondo de cesantias, Caja de compensaciòn Pensiones

* Certificado de defunciòn

200.19 HISTORIAS PROVEEDORES 2 98 X

* Propuesta

* Documentos legales

* Selecciòn

* Contrato

* Acta de inicio del contrato

* Aprobaciòn de poliza

* Informes

* Evaluaciòn de proveedores

* Acta de terminaciòn del contrato

Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere

al Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98) años, para un tiempo total de cien

(100) años donde se realizará el proceso de selección cuando se haya

cumplido dicho tiempo en el Archivo central.

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a

papel.

Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años despues del retiro del funcionario de la Entidad y se tranfiere

al Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98) años, para un tiempo total de cien

(100) años donde se realizará el proceso de selección cuando se haya

cumplido dicho tiempo en el Archivo central.

(5)

200

200.21 INFORMES 2 8 X

200.21.5 INFORME DE ESTADOS FINANCIEROS( Contaduría y Contraloría) informaciôn financiera

200.21.6 INFORMES CONTABLES

200.21.7 INFORME DE SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTES 200.21.8 INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL contralorìa

* Informe

* Comunicaciones

* Anexos

* Oficios de solicitud

200.22 INVERSIONES 2 4 X

* Analisis de situaciòn financiera

* Títulos valores

* Documentos que respalden las inversiones

* Formato de investigaciôn de mercado

200.23 INDICADORES DE GESTIÓN 2 4 X

* Control de Ingreso (digital)

* Control de gasto (digital )

* Eficacia en soportes (digital)

* Evaluación de proveedores (digital )

* Nivel de desempeño (digital )

Quedan las evidencias en los soportes o informes que se generan CODIGO: MCF001 ACUERDO No.

0007

30 de Julio de 2010 "POR EL CUAL SE APRUEBA EL MANUAL DE

INVERSIONES DE LOS EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE LA

CENTRAL DE TRANSPORTES DE TULUÁ S.A."

Cumplidos ocho (8) años en el Archivo Central se procede a

papel.

Convenciones

(6)

6 de 11

CODIGO

200

* Clima organizacional (digital )

* Eficacia en capacitaciones (digital )

* Nivel de ausentismo (digital )

200.24 INSTRUMENTO DE CONTROL 1 5 X

200.24.1 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS 200.24.2 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS 200.24.3 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

* Acta de incio de consecutivo al inicio de la vigencia de cada año

* Comunicaciones

* Acta de cierre de consecutivo al cierre de cada año

200.25 INVENTARIOS DE BIENES 2 10 X

200.25.1 ACTIVOS FIJOS, DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN Y AJUSTES

* Comunicación oficial

* Listados

* Reporte Saldo activos por cuenta contable

* Informe de Depreciación y amortización

* Reporte depreciación del periodo

* Reporte Activos por cuenta contable (digital)

200.25.2. BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO no

* Inventario

* Acta general de inventario

200.26 INVENTARIOS DOCUMENTALES 4 20 X

200.26.1 INVENTARIO TRANSFERENCIA PRIMARIA 200.26.2 INVENTARIO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA 200.26.3 INVENTARIO GENERAL ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO

* Inventarios

* Oficios

El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa

e incluyenlos elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe

actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de gestión por ser instrumento

que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transferira por cinco (5) años al Archivo Central, se microfilmaran o digitalizaran y se

eliminara el soporte papel.

Se eliminan despues de ser conservados por 10 años en el archivo de gestión, pues siempre se tienen las

versiones actualizadas.

(7)

200

200.27 LIBROS PRESUPUESTALES 4 16 X

* Libros Presupuestales

* Libro de inventario

* Libro Mayor y Balance

* Libro Diario

* Libros Auxiliares (caja y bancos)

* Formato Cuadres de Banco

* Formato Cuadres de Caja

200.28 LIBRO DE REGISTRO Y GRAVAMEN DE ACCIONES 4 16 X

200.34 POLIZAS ANULADA 1 5 X

200.35 PUBLICACIONES 1 5 X

200.35.1 TERMINOTAS 200.35.2 PÁGINA WEB 200.35.3 CARTELERA FÍSICA 200.35.4 REDES SOCIALES

200.35.5 CAMPAÑAS PUBLICATARIAS

200.37 PROYECTO DE PRESUPUESTO 2 8 X

Son relevantes para la entidad, cumplido el tiempo de retención en el

archivo central, se conservan permanentemente.

El inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa

e incluyenlos elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe

actualizarse y conservar permanentemente en Gestión.

Se conserva por su carácter relevante para la historia institucional.

Son relevantes para la entidad, cumplido el tiempo de retención en el

archivo central, se conservan permanentemente.

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo

Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se elimina por carecer de valores administrativos.

Los libros contables son el registro de operaciones financieras, economicas y sociales que realiza en la Central de transportes, debe conservarse por 20

años

Convenciones

(8)

8 de 11

CODIGO

200

200.39 PROGRAMAS 2 8 X Se conservan dos (2) años en el

200.39.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

* Formato programa de capacitaciòn kawak

* Formato control de asistencia digital kawak

* Formato evaluacion_capacitacion digital

200.39.2 PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DE PERSONAL

* Formato control de asistencia kawak

200.39.3 PROGRAMA DE BIENESTAR E INCENTIVOS

* incentivo dìa de cumpleaños

* Actividades deportivas y recreativas

* Incentivo de capacitación

* Encuentro nacional de terminales

* Celebraciones especiales - Integraciones

200.39.4 PROGRAMA DE SELECCIÓN DE PERSONAL

* Formato eleccion y evaluacion de personal

* Resultado de prueba psicotecnica

* Examenes ocupacionales

200.39 …PROGRAMAS

200.39.5 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2 8 X

* Mapa de procesos

* Matriz de presupuesto

* Normograma

* Programa de Gestión Documental

200.44 REGISTRO Y CONTROL 1 5 X

200.44.1 PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo

Central para un tiempo de conservación de (8) ocho años, posteriormente se elimina por carecer de valores administrativos.

Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Se conservan dos (2) años en el Archivo de gestión y se transfiere al

Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años y posterior a su digitalizacion se elimina.

(9)

200

* Formato consulta documentos

* Formato indice información clasificada y reservada

* Formato prestamo documentos

* Formto testigo

* Formato unico de inventario documental

* Informe mensual estadístico

200.44.2 GESTIÓN Y TRAMITE

* Formato observaciones comunicaciones elaboradas

* Formato publicaciones recibidas sin comunicación oficial

* Formato registro correspondencia recibida externa

* Formato registro correo devuelto

* Formato registro correspondencia enviada

* Formato registro correspondencia recibida interna

* Formato sobre cerrado

200.44.3 VERIFICACIÓN DE ORGANIZACIÓN 1 5 X

* Seguimiento de verificación de aplicación de TRD

* Solicitudes de actualización

* Cronograma de visita a dependencias

200.44.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

* Cronogama de transferencias

* Comunicaciones

* Solicitud

* Anexos

200.45 SEGURIDAD INFORMATICA 1 8 X Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A

200.45.1 BACK UP - COPIAS DE SEGURIDAD

* Registros del Back up de los sistemas de informacion

Se elimina en el Archivo de Gestión por pérdida de vigencia.

Convenciones

(10)

10 de 11

CODIGO

200

200.45.2 SEGURIDAD PLATAFORMA TECNOLOGICA

* Admistrar usurios

* Administrar web

* Administrar WIFI

* Administrar dominio de correos electronicos

* Administrar sistemas de información que tenga o que adquiera la entidad

200.48 SISTEMAS DE INFORMACION 1 8 X Norma IEC/ISO 27001 -Anexo A

* Software de correspondencia

* Software contable Novasoft

* Software SITT

* Sistema de información gestión de calidad proveedor KAWAK

200.49 SISTEMA DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y

AMBIENTAL 2 8 X

* plan de emergencias

* programa de seguridad industrial

* programa de medicina preventiva del trabajo

* Anexos

* Actividades

* Registros fotograficos

20049.1 SISTEMA DE GESTÌÒN AMBIENTAL

* Programa Integral de residuos solidos

*Anexos

* Actividades

* Registros fotograficos

200.53 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 1 5 X

Se conserva (2) años en el Archivo de Gestión y se transfiere al Archivo

central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriomente se elimina por que la

información queda registrada en el informe de gestión.

Permite evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico- funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y digitalizada para consulta (Artículo19, Ley General

(11)

200

* Normograma

* TRD

* Informes

* Comunicaciones

* CCD

* Presentación a Consejo

* Anexos

200.54 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 1 5 X

* TVD

* Informes

* Comunicaciones

* CCD

200.55 ORDENES DE PAGO

* Solicitud Dispobilidad

* Registro Presuuestal

* Certificado de Disponibilidad

* Factura

* Anexos

Permite evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico- funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y digitalizada

para la consulta (Artículo19,Ley General de Archivos).

Permite evidenciar y controlar los cambios en su estructura orgánico- funcional, por lo cual debe ser conservada totalmente y digitalizada para consulta (Artículo19, Ley General

de Archivos).

Convenciones