Procedimiento Reconocimiento de Ingresos Diferidos

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Documento SOX-BC-CO-NA-006 - Procedimiento Reconocimiento de Ingresos Diferidos – Enrollment to Cash

Fecha Emisión 30 de Noviembre de 2014

Versión 03

Procedimiento Reconocimiento de Ingresos Diferidos Enrollment to Cash

Vicerrectoría Económica

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Versión 03

ÍNDICE O CONTENIDO

1. INTRODUCCION ... 2

2. OBJETIVO DEL PROCESO ... 2

3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO ... 2

4. GLOSARIO ... 2

5. ROLES / RESPONSABLES ... 3

6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN ... 4

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO... 5

7.1 Diagrama de Procesos Reconocimiento de Ingresos Diferidos ... 5

7.2 Tabla Resumen Actividades Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos ... 6

7.3 Descripción Actividades Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos ... 6

7.3.1 Preparación de Archivos de Inputs ... 6

7.3.2 Generación Base de Ingresos del Mes ... 7

7.3.3 Consolidación de Ingresos ... 8

7.3.4 Preparación Bases para Cálculo Devengo ... 8

7.3.5 Cálculo de Devengo Ingresos Diferidos ... 9

7.3.6 Revisar y ajustar Saldos Negativos, condonaciones, facturas, etc. ... 10

7.3.7 Revisión de Resultados Proceso de Cálculo ... 10

7.3.8 Aprobación Proceso de Devengo ... 10

8. REGISTROS ... 11

9. PROTOCOLIZACIÓN ... 11

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Documento SOX-BC-CO-NA-006 - Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos – Enrollment to Cash

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1. INTRODUCCION

El presente procedimiento describe las actividades a desarrollar para realizar el proceso de devengo y reconocimiento mensual de ingresos en UNAB.

2. OBJETIVO DEL PROCESO

Formalizar las acciones, fuentes de información y oportunidad para cumplir con el reconocimiento del ingreso diferido mensual en UNAB.

3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO

Este proceso se realiza íntegramente en la Unidad de Control de Gestión de la Dirección General de Contabilidad y, los resultados que se obtiene son revisados por el Director General de Contabilidad, y enviados a Servicios Andinos (Contabilidad) para efectos de realizar la imputación contable del reconocimiento de ingresos.

Forman parte del proceso de cálculo de devengo de ingresos diferidos, las actividades de Mantención de Bases Históricas, Generación de Archivos GURFEED de Banner y Carga de Bases en aplicación SQL.

4. GLOSARIO

Término Definición

SQL Lenguaje de consulta estructurado (SQL por sus siglas en inglés structured query language) declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar diversos tipos de operaciones en éstas.

Devengo Lineal Devengo obtenido mediante la aplicación del modelo SQL para Alumnos Activos.

Devengo Cash Devengo obtenido mediante la aplicación del modelo SQL para Alumnos Inactivos, pero que presentan pagos y/o abonos de su obligación durante el mes.

Base Histórica Base SQL con datos de ingresos diferidos acumulados en forma histórica.

Existen dos bases de éste tipo: Pregrado y Postgrado.

Base Forzados Planilla excel con datos de Alumnos matriculados con beca Vocación de Maestro y eventualmente otros como Cajas de Compensación.

Base Códidos Clasificación de Detalle

Planilla excel con detalle de códigos de detalle, cuentas contables y otros parámetros utilizados en el proceso de devengo.

Archivos GURFEED Archivo generado en Sistema Banner que contiene la información de detalle de las transacciones del mes que serán cargadas en Sistema PSFT Ciclo Alumnos Advance Base Banner que contiene los ciclos por Alumnos y su período de matrícula.

Actividad Planilla excel con algoritmo que permite clasificar la actividad de un Alumno, se denominan: Activos, Inactivos, Graduado Activo, Graduado

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Inactivo.

Fac tores de Devengamiento Información sobre duración de postgrados necesaria para proceso de cálculo de devengo.

TYBCO Tabla Banner con información de Centro de Costo, Disciplina Académica, Degree (Nivel) necesarias para confeccionar el archivo de imputaciones contables.

5. ROLES / RESPONSABLES

Analista de Contabilidad

 Mantener Bases Históricas de Devengo.

 Generar, Validar y Cuadrar información de ingresos extraídas desde archivos GURFEED de Banner.

 Generar emisión de Libro Mayor de la cuenta de ingresos diferidos en sistema PSFT.

 Efectuar y validar cuadratura de saldos de transacciones GURFEED versus Libro Mayor.

 Preparar y subir archivos Gurfeed al modelo SQL.

 Cargar y actualizar tablas de inputs en modelo SQL (Actividad, Ciclos).

 Actualizar tablas mantenedoras en modelo SQL (Semanas Devengo Pregrado, Advance, y Factores Postgrados).

 Efectuar consolidación de tablas Histórica y GURFEED en herramienta SQL.

 Ejecutar script SQL para cálculo de Devengo Mensual.

 Revisar, validar y comprobar cálculo de Devengo Mensual.

 Revisar y ajustar saldos Contables negativos a nivel de Rut/Nivel.

 Revisar y ajustar devengo de facturas.

 Revisar y ajustar Código de Condonaciones.

 Generar Base Final de Ingresos Diferidos.

 Emitir reporte de Devengo Mensual y solicitar V°B° a Director General de Contabilidad.

 Enviar a Servicios Andinos, a través de carpeta compartida, archivo de devengo final, una vez obtenido el V°B° del Director General de Contabilidad.

Director General de Contabilidad UNAB

 Recibir reporte y archivo de cálculo de Devengo Mensual.

 Revisar y aprobar cálculo de Devengo Mensual.

 Notificar mediante solicitud de ticket de servicio a la Mesa de Servicios de SSC, la contabilización del devengo mensual.

Contabilidad SSC

 Recibir notificación de ticket para registro de Ingresos Diferidos desde Mesa de Servicios de SSC.

 Efectuar imputación en sistema contable vía ingreso manual de transacción.

 Notificar y enviar voucher de registro a Dirección de Contabilidad de UNAB.

 Realizar cierre de ticket de servicio.

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6. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

Documento Descripción

Manual de Procedimientos

“Proceso de Devengamiento de Ingresos”

describe las principales etapas e inputs considerados en el proceso de cálculo del devengo mensual de ingresos percibidos por la Universidad

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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

7.1

Diagrama de Procesos Reconocimiento de Ingresos Diferidos

PROCESO RECONOCIMIENTO DE INGRESOS DIFERIDOS

ANALISTA DE PLANIFICACIÓN FINANCIERADIRECTOR DE CONTABILIDAD

Fase

Generar Archivo GURFEED

Generar Libro Mayor Cuenta Ing.

Diferidos Preparar de Bases

Archivo Final Devengo mes anterior

Actualizar Bases BASE HISTÓRICA BASE FORZADOS

CLASIFICACIÓN DETALLE

+

Identificar transacciones del

mes

+ Cuadrar Saldos ¿Saldos

cuadrados?

Corregir descuadratura

Consolidación de Bases

NO

SI

PEOPLE SOFT BANNER

Cálculo Devengo

¿Proceso correcto?

Emitir Reporte Resumen

SI

Revisar y corregir proceso NO

Revisar Reporte

Resumen ¿Reporte

Aprobado?

Generar Archivo Final

SI

Generar Reporte Final

+ ^SQL +

Revisar Archivo

¿Archivo correcto?

Solicitar Contabilización a Servicios Andinos

Rescatar Archivo e Imputar Transacciones

Contables SI

CONTABILIDAD SSC

NO

BASE HISTÓRICA INGRESOS DIFERIDOS DEL

MES TYBCO

BENNER BASE FORZADOS

CÓDIGOS DE DETALLE

CICLOS ADVANCE FACTORES DE DEVENGO

PEOPLE SOFT NO

REPROCESAR

Revisar ingresos y coordinar correciones

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7.2

Tabla Resumen Actividades Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos

N° Actividad Responsable Periodicidad

1 Preparación de Archivos de Input Analista de Contabilidad Mensual 2 Generación Base de Ingresos del Mes Analista de Contabilidad Mensual

3 Consolidación de Ingresos Analista de Contabilidad Mensual

4 Preparación Bases Cálculo Devengo Analista de Contabilidad Mensual 5 Cálculo Devengo Ingresos Diferidos Analista de Contabilidad Mensual 6 Revisar y ajustar Saldos Negativos,

condonaciones, facturas, etc.

Analista de Contabilidad Mensual

7 Revisión Resultados Proceso de Cálculo Analista de Contabilidad Mensual 8 Aprobación Proceso de Devengo Director General de Contabilidad UNAB Mensual

9 Contabilización Devengo Contabilidad SSC Mensual

7.3

Descripción Actividades Proceso Reconocimiento de Ingresos Diferidos

7.3.1 Preparación de Archivos de Inputs

Para iniciar el proceso de cálculo y reconocimiento de ingresos diferidos del mes, Analista de Contabilidad debe realizar la preparación de las bases que serán utilizadas en la ejecución del modelo en SQL.

Todos los cálculos y consolidación de datos que se realizan durante el proceso, están referidos a nivel individual, vale decir, calculados y agrupados para cada uno de los RUT de las distintas bases a utilizar.

Para el proceso de preparación de bases, Analista de Contabilidad debe realizar las siguientes actividades:

 Actualización de Bases Históricas o Pregrado

o Postgrado o Advance

 Actualización Base Excepción Alumnos Becados “Vocación de Maestro”, y eventualmente otros alumnos excepcionados.

 Actualización Base Clasificación Códigos de detalle.

Para actualizar planilla de Clasificación de Detalle, Analista de Contabilidad debe realizar las siguientes actividades:

 Abrir Planilla Clasificación Detalle  Excel

 Abrir Archivo GURFEED del mes  Excel

 Comparar códigos de detalle de ambas planillas

 Identificar nuevos códigos  Existen en GURFEED y no en Clasificación Detalle.

 Incorpora nuevos códigos en planilla Códigos Clasificación de Detalle:

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o Detail Code o Glosa o Tipo

o Cuenta Resultado

o Cuenta A  Activo / Pasivo o Cuenta B  Activo / Pasivo

 Una vez realizadas las actualizaciones en la base Códigos Clasificación de detalle, esta se sube al servidor SQL.

7.3.2 Generación Base de Ingresos del Mes

Para confeccionar la base de ingresos del mes, Analista de Contabilidad debe realizar las siguientes actividades:

 Generar archivos en Banner denominados GURFEED  Este archivo contiene todas las transacciones de ingreso diferidos de los Alumnos para un día determinado. Debe generar un archivo por cada día del mes.

 Consolidar GURFEED  cargar a base SQL, el detalle de transacciones de todos los archivos GURFEED generados.

 Generar Mayor de la cuenta de ingresos diferidos desde PSFT.

 Verificar saldo final de transacciones consolidadas, por día, en planilla excel con saldo cuenta de PSFT.

 Identificar diferencias y realizar proceso de corrección, ya sea en planilla o, en proceso GURFEED con problemas (Si es GURFEED, se debe realizar a través de Contabilidad).

Una vez terminada la cuadratura de saldos de la planilla de ingresos del mes, Analista de Contabilidad debe incorporar los datos de las siguientes bases:

 Códigos de Actividad  Se obtiene desde Servidor Qlikview (Generada por un modelo QV).

o Activo o Inactivo

o Nombre del Alumno

o Código de Carrera del Alumno o Nombre de Carrera

o Sede o Nivel

Para determinar la condición de Activo o Inactivo, se consideran los siguientes elementos:

o Último estado académico del Alumno.

o Última fecha de matrícula del Alumno.

o Última fecha de toma de ramos del Alumno.

 Tabla Banner (Base TIBCO)  Se obtiene desde Mantenedor Base TIBCO.

o Centro de Costo

o Disciplina Académica (Chartfield) o Nivel (Degree)

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 Finalmente, graba archivo y se deja disponible en Servidor Finanzas, modelo Sql.

7.3.3 Consolidación de Ingresos

Analista de Contabilidad, a través de una aplicación de SQL, procede a efectuar el proceso de consolidación de ingresos en las bases históricas.

Dicho proceso consiste en adicionar a la base histórica, los saldos provenientes de la base consolidada de los archivos GURFEED. Para los cual, realiza las siguientes actividades:

 Ingresa a base SQL y extrae de la carpeta compartida las siguientes bases:

o Base Histórica Pregrado y Postgrado

o Consolidación de Archivos GURFEED del mes.

 Ejecuta Script SQL que permite realizar la consolidación de datos de las bases históricas y planilla de ingresos del mes identificando el origen de la transacción:

o Nivel  Pregrado, Advance, Postgrado o A1  Anulación de ingresos

o A2  Anulación de descuentos o I  Ingresos

o D  Descuentos

Finalmente, las transacciones del archivo consolidado contendrá toda la información de las transacciones de ingresos por Alumno hasta la fecha de proceso.

7.3.4 Preparación Bases para Cálculo Devengo

Para efectuar la preparación de los datos que serán utilizados en el proceso de cálculo de devengo de ingresos diferidos, el Analista de Contabilidad debe realizar las siguientes actividades:

 Obtener desde Mesa de servicios (diariamente), la base denominada Ciclos Advance.

 Obtener desde Modelo Qlikview, la actualización de todos los alumnos de la Universidad, construyendo la base de Actividad del mes.

 Mantener base denominada Excepción Alumnos Vocación de Maestro, de acuerdo a la información enviada por Iván Carcamo.

 Mantener base denominada Códigos Clasificación de Detalle.

 Mantener base denominada Factores Devengo Postgrado, de acuerdo a la información enviada por el depto. de Postgrados, donde envían las fechas de inicio y término de cada Rut-Programa.

Una vez obtenida y actualizada toda la información (bases) necesarias para el proceso de cálculo de devengo, se está en condiciones de proceder a la ejecución del Script de Cálculo.

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7.3.5 Cálculo de Devengo Ingresos Diferidos

Teniendo presente que todas las bases y tablas necesarias para la realización del proceso de cálculo de devengo se encuentran cuadradas y actualizadas, Analista de Contabilidad, procede a la ejecución del Script SQL.

Criterios para cálculo de devengo de ingresos diferidos:

Los principales criterios para realizar el cálculo de devengo de ingresos diferidos, están determinados por los siguientes conceptos:

a. Criterio de Cálculo



(Ingreso Inicial – Anulaciones / Total de semanas anual) * Semanas del mes.

b. Actividad



Indicador de actividad académica de los Alumnos (Activo, Inactivo), en donde:

 Alumno Activo  Es aquel que cumple con los requisitos de poseer los siguientes atributos:

o Último estado académico activo (Código Banner = AS)

o Última fecha de matrícula dentro del rango establecido (últimos dos años o cuatro semestres).

o Fecha última toma de ramos dentro del rango establecido.

c. Ciclos es estudio  Los ciclos de estudio estarán determinado según el tipo de estudio del Alumno:

 Pregrado

 Postgrado

 Advance

Tipos de devengo a aplicar:

Devengo lineal  Aplica para los Alumnos Activos y se calcula según el criterio de cálculo establecido en el punto a) anterior.

Devengo Cash  Aplica para Alumnos Inactivos pero que han presentado pagos y/o abonos a su obligación durante el mes. Este algoritmo está determinado de la siguiente manera:

𝑀𝑎𝑥{0; |𝑀𝑖𝑛(𝑆𝑐 − 𝑆𝑡; 𝑆𝑐 − 𝐷𝑑)}

Donde:

Sc  Saldo Contable  Monto de ingreso que queda por devengar St  Saldo Teórico  Monto de ingreso que debiera quedar Dd  Deuda del Alumno

Devengo Teórico  Algoritmo que permite normalizar los devengos de ingresos de Alumnos Inactivos y está determinado de la siguiente forma:

(Saldo Inicial / Total Semanas Anual) * Cantidad de semanas a fecha de corte o proceso.

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7.3.6 Revisar y ajustar Saldos Negativos, condonaciones, facturas, etc.

Una vez terminado el proceso del cálculo de devengo mensual, se procede a revisar todos los saldos negativos a nivel de Rut-Nivel, y en los casos que corresponde se procede a ajustar la transacción que provoca el saldo negativo.

En cuando a las Facturas, cuando corresponde de acuerdo al feedback que se tiene con Servicios Andinos, se procede a reconocer siempre y cuando la factura se encuentre cancelada.

En lo que concierne a las condonaciones, estas se encuentran parametrizadas por el modelo para que sean reconocidas en el mes que ingresan, por lo cual una forma de comprobar es revisar que todas las transacciones de condonaciones queden saldadas en el respectivo mes.

Además como una forma de contención, cualquier ajuste que ocurra o que sea solicitado por la gerencia, se debe realizar en esta sección.

7.3.7 Revisión de Resultados Proceso de Cálculo

Una vez terminada la ejecución del proceso de cálculo de devengo del mes y realizados los ajustes manuales, el Analista de Contabilidad procede a la revisión de los resultados.

Para ello, se consideran elementos, tales como:

 Monto calculado mes actual, versus, monto calculado mes anterior.

 Seleccionará una muestra equivalente al 5 % de la base de alumnos y procederá a efectuar un re- cálculo manual para dicha muestra.

Finalmente, envía correo al Director General de Contabilidad de UNAB, el informe resumen del proceso de cálculo del devengo y la notificación que el archivo de transacciones se encuentra disponible en la carpeta compartida.

7.3.8 Aprobación Proceso de Devengo

El Director General de Contabilidad recibe informe resumen del proceso de cálculo del devengo del mes y verifica consistencia de los montos.

El Director General de Contabilidad revisa el archivo de Ingreso Diferido y, de encontrar inconsistencias, solicita al Analista de Contabilidad su re-ejecución, en caso contrario, envía correo al Analista de Contabilidad en señal de aprobación del proceso realizado, y procede a notificar mediante ingreso de ticket de servicio en la Mesa de Servicios de SSC, que archivo de Ingreso Diferido se encuentra disponible para registro contable en PSFT.

Recibida la aprobación del Director General de Contabilidad de UNAB al proceso de devengo ejecutado, Analista de Contabilidad procede a la generación del archivo de transacciones por Alumno, el cual, será depositado en la carpeta compartida a objeto de que sea utilizado por Servicios Andinos - Contabilidad en su proceso de imputación contable del devengo de ingresos diferidos del mes.

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Una vez realizado el ingreso del comprobante contable manual solicitado por UNAB, Servicios Andinos - Contabilidad realizará el cierre del ticket de servicio, con lo cual, se generará una notificación vía mail del ingreso exitoso al Director General de Contabilidad de UNAB.

8. REGISTROS

Documento / Registro Descripción

Bases Utilizadas Todas las bases utilizadas y descritas en el Glosario de este documento, deben quedar resguardada en las carpetas compartidas utilizadas durante el proceso.

Bases SQL Todas las bases utilizadas y descritas en el Glosario de este documento, deben quedar resguardada en las carpetas compartidas utilizadas durante el proceso.

Informe Resumen Devengo Informe resumen del proceso de cálculo debidamente aprobado por Director de Contabilidad.

Solicitud de Ingreso (Ticket) Formulario con detalles de una transacción confeccionado por Usuario Emisor para solicitar su ingreso manual al módulo de GL de PSFT.

Archivo / Voucher Copia del archivo y/o voucher generado por Unidad Solicitante.