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Modelos e- commerce en base a los diversos procesos de facturación en México

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Modelos “e- commerce”

en base a los diversos procesos de facturación

en México 

AGOSTO 2007 

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ANTECEDENTES 

El presente estudio tiene como objetivo principal el  mostrar las semejanzas  y diferencias que  se manejan en los modelos de facturación en la comunidad empresarial de México. Asimismo  encontrar las similitudes en la adopción del estándar  de parte de las empresas asociadas a la  AMECE. En dicho  estudio  se  desarrolló  un  levantamiento  de  información  visitando  a  diversas  empresas  del  país  tanto  proveedores  como  clientes  en  diversas  zonas  de  la  República  Mexicana. 

En 1997 EAN/UCC  ahora  GS1, organismo internacional  al que  pertenece  AMECE, culmina el  diseño  maestro  de  la  factura  electrónica,  las  pruebas  y  ensayos  que  garantizan  su  correcta  operación  y  se  dispone  a  impulsar  su  adopción  en  todo  el  mundo.  La  factura  electrónica,  al  igual que la factura impresa, es un documento que  sirve para comprobar las adquisiciones de  bienes  y  servicios  que  una  entidad  realiza  con  otra  y  se  compromete  a  la  realización  de  un  pago,  la  obligación  de  un  bien  o  servicio  y  por  su  naturaleza,  garantiza  que  la  información  contenida quede protegida, ya que no se manipula una vez que se emite y tiene exactamente  la misma validez que las facturas de papel. 

La factura electrónica en México es la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal  Digital  (CFD),  que  está  apegada  a  los  estándares  definidos  por  el  SAT  en  el  Anexo  20  de  la  Resolución  de  Miscelánea  Fiscal,  y  la  cual  puede  ser  generada,  transmitida  y  resguardada  utilizando  medios  electrónicos.  Cada  factura  electrónica  emitida  cuenta  con  un  sello  digital  (Firma Electrónica Avanzada) que corrobora su origen y le da validez ante el SAT, una cadena  original  que  funciona  como  un  resumen  del  contenido  de  la  factura,  y  un  folio  que  indica  el  número de la transacción. 

En el caso de México y a partir de haber sido reformado el Código Fiscal de la Federación el 28  de junio de 2006,  se  establecieron las bases de regulación para la prestación de  servicios de  facturación electrónica mediante el  modelo ASP. Con esa reforma y con la publicación de las  reglas específicas en meses posteriores en la Resolución Miscelánea Fiscal, las empresas que  estén interesadas en prestar un servicio de "Generación y/o Envío" de Comprobantes Fiscales  Digitales deberán estar "previamente autorizadas" por el SAT. 

Esto  permite  obtener  mejoras  en  los  procesos  de  negocios  de  los  contribuyentes,  disminuir  sustantivamente  los  costos  del  proceso  de  facturación  y  facilita  el  desarrollo  del  comercio  electrónico en nuestro país, contribuyendo de esta manera a impulsar la agenda tecnológica y  de  modernización  del  País.  El  motivo  hacia  la  adopción  y  uso  de  la  factura  electrónica  fue  básicamente,  por  la  oportunidad  de  completar  eficientemente  el  ciclo  de  manejo  de  órdenes: 

colocación – pago – facturación empleando soluciones electrónicas.

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Formatos empleados en la Factura Electrónica 

No  existen  requisitos  formales  respecto  a  la  forma  en  que  se  debe  proceder  a  la  codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes:

· PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo  único  interés  sea  guardar  electrónicamente  la  factura,  pero  no  evitar  volver  a  teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos  de la factura en el ordenador de destino.

· EDIFACT.  Sintaxis  más  usual  cuando  el  envío  se  realiza  de  ordenador  a  ordenador,  lo  cual  quiere  decir  que  el  destinatario  es  una  empresa  que  tiene  capacidad  tecnológica  para  tratar  de  forma  automatizada  la  información  recibida,  de  manera  que  los  datos  se  ingresan  en  el  ordenador  de  destino  de  forma  automática.  La  elaboración  de  este  estándar  es  desarrollada  principalmente  por  la  organización  GS1  (unión  de  las  antiguas  EAN  y  UCC)  para empresas de Gran Consumo, Ferretería y Bricolaje, etc.

· XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse  este tipo de sintaxis. Es un lenguaje extendido principalmente en Norteamérica  que  poco  a  poco  va  ganando  terreno  en  Europa.  Existen  diversas  variantes  cuya  convergencia  se  espera  en  el  marco  de  las  Naciones  Unidas.  Las  más  importantes  son  UBL  respaldado  por  OASIS  y  GS1  respaldado  por  la  organización del mismo nombre. En España la variante CCI­AEAT, respaldada  por  el  Centro  de  Cooperación  Interbancaria  y  la  Agencia  Tributaria  es  la  más  difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde UBL. 

Desarrollos continuos en propuestas,  soluciones y mejoras 

Con proveedores 

­  Alto costo de archivar y mantener facturas en papel 

­  Desconocimiento de los beneficios de la Factura electrónica 

­  Tiempo y costo que se invierte en las aclaraciones 

­  Alto costo que implica la búsqueda de 1 factura en papel. 

­  Posibles demoras en la entrega de la factura original por parte del proveedor 

­  El poco avance que tienen los proveedores en general con las transacciones electrónicas 

­  Devolución de mercancía por faltantes 

­  Rechazo de factura  por errores en la generación 

­  Viejas inercias que continúan en la comunidad empresarial mexicana 

Con clientes 

­  No surtir adecuadamente los pedidos recibidos por falta de un inventario detallado y bien  ubicado (código) 

­  Facturación manual para todos sus clientes 

­  Alto costo de archivar y mantener facturas en papel 

­  Tiempo y costo que se invierte en las aclaraciones 

­  Alto costo que implica la búsqueda de 1 factura en papel. 

­  El poco avance que tienen los clientes en general con las transacciones electrónicas 

­  Devolución de mercancía por faltantes 

­  Rechazo de factura  por errores en la generación 

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A  lo  largo  del  proceso  de  las entrevistas efectuadas,  se  encontró que un  95%  de  estas  empresas visitadas, se maneja los modelos pre­entrega y post­entrega. 

Modelo de Facturación Post­entrega 

Al  contar  con  un  modelo  de  post­facturación,  se  eluden  errores  en  la  elaboración  de  las  facturas por pedidos mal recibidos, por  incidencias en las entregas  y  se evitan problemas  por  facturar  pedidos  rechazados  después  de  la  entrega.  Se  recomienda  la  emisión  de  factura  después  de  haber  recibido  la  confirmación  de  recepción  de  la  mercancía  (RECADV),  pues  es  una  forma  automática  de  evitar  discrepancias  por  cantidades  a  facturar.  El aviso de embarque hasta el momento sólo se está manejando con las grandes  Cadenas. 

Modelo de Facturación Post­entrega 

Transacciones electrónicas en el modelo de Facturación Post­entrega 

A partir de la entrega de la mercancía empieza a contar el período de cobro, por lo que en caso  de utilizar sistemas de post­facturación, es vital que los DESADV lleguen lo antes posible a la  administración de clientes para este a su ves pueda contar con los recursos necesarios para la  recepción de mercancía y a su vez el cliente pueda enviar el aviso de recepción de mercancía  (RECADV),  esto  con  la  finalidad  de  que  el  proveedor  pueda  emitir  las  facturas  correspondientes. 

PROVEEDOR 

Catálogo de Productos 

CLIENTE 

Aviso de Embarque 

Recepción de Mercancía 

Factura  Electrónica 

Aviso de Pago  Orden de Compra  1 

Acuse de Recibo 

Acuse de Recibo y Error

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Modelo de Facturación Pre­entrega 

Hablar de Pre­facturación con la consecuente toma masiva de pedidos, su facturación en lote,  la  impresión  de  los  comprobantes  y  la  distribución  de  los  mismos  en  cargas  de  fleteros,  sus  posteriores  liquidaciones  por  caja;  o  la  existencia  de  promociones,  consignaciones  e  información  de  cobertura,  activación,  ruteos,  entre  otras  cosas;  son  evidentemente  elementos  operativos que no se encuentran en otro tipo de empresas. 

La  ventaja  de  utilizar  un  sistema  de  Pre­facturación,  es  que  no  existirán  alargamientos  en  el  ciclo  de  cobros  por  retrasos  en  la  emisión  de  facturas.  La  Pre­facturación  no  funciona  si  aparecen  litigios  comerciales  relacionados  con  los  bienes  servidos,  o  cuando  el  cliente  no  acepta la  mercancía facturada después de la entrega.  Actualmente  el modelo de pre­entrega  es  utilizado  en  un  80%  vs.  un  20%  de  utilización  del  modelo  de  post  entrega,  es  decir,  los  proveedores  han  tenido  que  hacer  adecuaciones  a  su  sistema  de  facturación  migrar  a  la  utilización  de  un  sistema  dual  de  facturación  electrónica  (Modelo  pre­entrega  y  post­entrega)  con el objetivo de satisfacer los requerimientos del cliente. 

Modelo de Facturación Pre­entrega 

Transacciones electrónicas modelo de Facturación Pre­entrega 

A partir de la entrega de la mercancía empieza a contar el período de cobro, por lo que en caso  de  utilizar  sistemas  de  Pre­facturación,  es  vital  que  la  empresa  sea  muy  puntual  en  las  entregas, debe servir los pedidos de forma impecable y seguir todos los requisitos que solicitó  el cliente. Con  este  sistema de facturación  no pueden  existir problemas  en la recogida  de los 

PROVEEDOR 

Catálogo de Productos 

CLIENTE 

Aviso de Embarque 

Recepción de Mercancía 

Factura  Electrónica 

Aviso de Pago  Orden de Compra  1 

Acuse de Recibo 

Acuse de Recibo y Error 

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PRÁCTICAS CON SOCIOS COMERCIALES 

La  masificación  de  la  factura  electrónica  se  inicio  desde  principios  del  año  2006,  desde  entonces  se  han  venido  realizando  capacitaciones  hacia  los  proveedores  de  las  propias  cadenas  comerciales  en  las  cuales  se  les  ha  comunicado  de  los  requerimientos  fiscales  y  legales.  El  impacto  principal  por  la  implementación  de  la  factura  electrónica  ha  sido  hacia  el  incremento de la productividad y con tendencias en las estrategias con los Socios Comerciales. 

Por  su  parte  las  Cadenas  comerciales  ha  venido  realizando  reuniones  de  forma  continua  con  sus proveedores con el objetivo de hacer notar los beneficios de dicho proceso y de esa forma  incorporar un mayor número de  proveedores al estándar. Un ejemplo claro de la campaña de  capacitación  que  se  ha  venido  desarrollando  desde  el  año  pasado  es  Liverpool  que  ha  capacitado  a  más  de  1900  proveedores,  de  los  cuales  1650  ya  están  facturando  de  forma  electrónica. 

Desde inicios de 2007 se han realizado las adecuaciones necesarias en el área de sistemas en  las  empresas  para  poder  desarrollar    de  manera  óptima  la  implementación  del  proceso  de  factura  electrónica,  manteniendo  en  paralelo  el  firme  propósito  de  migrar  del  modelo  de  facturación Pre­entrega al Modelo de Post­entrega, 

Durante las entrevistas realizadas, la opinión generalizada es  que  este proceso ha  constituido  un  cambio  tecnológico,  cultural  y  laboral  en  la  comunidad  empresarial  del  país,  existiendo  el  pleno convencimiento  que se cuenta con los medios suficientes para poder llevar a cabo esta  adecuación  en  la  forma  de  trabajo  con  éxito.  Actualmente  el  único  indicador  que  manejan  algunas  empresas  es  el  comparativo  de  las  facturas  que  se  reciben  manualmente  vs.  las  facturas que se reciben de forma electrónica. 

Básicamente durante este año 2007, AMECE ha apoyado a sus asociados  en el proyecto de  implementación  y  uso  de  la  Factura  Electrónica  en  términos  principalmente  de  capacitación,  revisión  de  procesos.  En  un  objetivo  y  desinteresado  acercamiento  con  los  proveedores  de  soluciones,  asesorías,  conocimiento  hacia  el  uso  real  de  otros  estándares  internacionales,  y  una mayor información y apoyo para la masificación de la Factura Electrónica. 

Objetivos al finalizar 2007 

· Incorporar  la  mayor  cantidad  de  proveedores  dentro  del  proceso,  especialmente  a  los  proveedores de CEDIS

· Manejar un  sistema de facturación electrónica completamente dual  (modelo  pre­entrega  y  modelo post­entrega) y de esa forma satisfacer los requerimientos del cliente.

· Incorporar proveedores de servicios (mantenimiento, seguridad, etc) 

Objetivos 2008 

· Masa critica de proveedores, contar con el 100% de los proveedores centralizados

· Trabajar con los proveedores de entrega directa (a pie de camión) en formato autoservicio

· Trabajar con Post­factura a mediados o finales de 2008

· No solo ser receptor, convertirse en emisor de factura electrónica

· Liberación factura electrónica para proveedores de canal fresco que entregan en el CEDIS

· Liberación de factura electrónica a proveedores de pie de camión

· Liberación de factura electrónica para proveedores de consumo interno y servicios

· Implementación de la recepción de FE para proveedores.

· Definir  que  se  desea  medir  en  2008,  para  de  estar  forma  contar  con  indicadores  que  muestren  de  forma  detallada  los  beneficios  que  se  han  obtenido  desde  el  inicio  del  proyecto de FE

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Definición para desarrollo de indicadores durante 2008 

· Promedio de FE por aviso anticipado de embarque

· Promedio de FE por proveedor

· Indicador de aumento de la productividad

· Indicador ahorro tiempos en las diferentes etapas del proceso de facturación.

· Obtención costos factura manual vs. factura electrónica, obtener beneficio ec. 

Consideraciones 

Para tener un proceso más eficiente, entre clientes y proveedores para implantar Factura  Electrónica se debe realizar lo siguiente dentro de la empresa: 

­  Identificación de los socios de negocios interesados 

­  Compromiso con la alta gerencia 

­  Definición de grupos de trabajo 

­  Compromiso entre departamentos 

­  Análisis y revisión de los procesos internos actuales 

­  Definición del esquema tecnológico 

­  Análisis del software de Factura Electrónica 

­  Definición de medios de comunicación 

­  Análisis del equipo de cómputo existente 

­  Definición de los campos de la addenda homologada de AMECE 

­  Desarrollo de interfaces Software de Factura con programas internos de la empresa 

­  Plan estratégico, prueba piloto y paralelos 

­  Acuerdo de Intercambio 

Beneficios de Factura Electrónica 

§  Reducción  de  costos  y  tiempos  en  la  operación,  logrando  una  mayor  eficacia  y  eficiencia mediante la automatización en los procesos 

§  Conocer  anticipadamente  el  detalle  de  la  mercancía  que  entregará  el  proveedor,  optimizando el recibo de mercancía 

§  Permite  conocer  si  la  mercancía  que  se  recibirá  coincide  con  lo  solicitado  en  la  orden de compra 

§  Se tiene una relación comercial mas limpia. 

§  Se registran tiempos de respuesta mas rápidos 

§  El  proveedor  enviará  la  factura  correspondiente  al  detalle  del  aviso  de  recibo  de  mercancía, disminuyendo el número de aclaraciones derivado de las discrepancias  entre el contra recibo y la factura 

§  Simplifica el proceso de validación de datos fiscales y comerciales 

§  Reducción en rechazos de mercancía derivados de facturas erróneas 

§  Comprobación electrónica de recibo y lectura de los documentos 

§  Reducción del tiempo para recibir y procesar archivos 

§  Ahorro de papel 

§  Reducción del stock innecesario 

§  Disponibilidad  de  información  más  precisa  y  actualizada  de  los  proveedores  o  clientes y sus productos 

§  Eliminación de los problemas causados por errores 

§  Reducción  del  tiempo  dedicado  al  mantenimiento  de  las  transacciones  gracias  a  nuevos mensajes (comunicación de pago, resumen de entregas, etc.) 

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El Proveedor Tecnológico para la Solución 

Las  soluciones  que  ofrecen  los  proveedores  de  tecnología,  mucha  de  estas  se  prestan  a  profundas dudas por parte de las empresas usuarias, inevitablemente a veces no son veraces  del  todo en lo que se ofrece, adicionalmente son  costosas, y la interrelación y  negociación no  es  sencilla.  Las  empresas  consultadas  consideran  este  punto  como  una  de  las  barreras  de  adopción, el desconocimiento  y el  proceso para la elección del proveedor hacia la adquisición  del software aplicativo de la factura electrónica. 

Recomendaciones 

­  Se deben homologar los requerimientos de datos 

­  Definir  los  tiempos  y  alcance  de  inicio  del  proyecto,  las  fechas  de  implementación y  desarrollo 

­  Acondicionar sistemas de información 

­  Convocatoria  a  clientes  y  proveedores  con  el  objetivo  de  dar  a  conocer  los  beneficios de la FE y eliminar ciertas resistencias 

­  Capacitación de clientes y proveedores 

­  Las  descripciones  del  estándar  deben  ser  más  claras  para  los  proveedores,  evitar tecnicismos que dificulten la compresión del estándar. 

­  Definir  y  aplicar  indicadores  y  mediciones  a  los  largo  del  proceso  de  implementación y producción de la FE 

­  Adopción  rápida  de  estándares,  a  pesar  que  se  tiene  una  addenda  homologada, los clientes a veces tardan un poco en realizar las adecuaciones  en sistemas. 

­  El SAT debe ejercer un papel más activo hacia la promoción de los beneficios  comerciales  proporcionados  por  la  correcta  aplicación  de  la  facturación  electrónica. 

Conclusiones 

Se  continúa  analizando,  probando  y  desarrollando  las  mejores  prácticas  en  procesos  electrónicos  sobre  los  pros  y  contras,  en  el  uso  e  integración  para  estos  diferentes  modelos  actuales  de facturación, mejorando la operación manual en un futuro a corto  y mediano.  Esto  ha constituido un aprendizaje y una evolución que se ha dado en los procesos de colaboración  entre  Cadena­Proveedor.  Con  este  nuevo  esquema  las  empresas  están  convencidas  que  poseen más herramientas para incrementar el nivel de servicio. Ha constituido también todo un  cambio tecnológico, cultural y laboral. Aunque implica un cambio de cultura y una reingeniería  de los procesos, las obligaciones fiscales  se  simplifican. Facilita los procesos  de  auditoría, ya  que permite la búsqueda y localización rápida y en un mismo lugar. 

Aún  y  cuando  siguen  existiendo  ciertas  resistencias  por  parte  de  los  proveedores,  Comercial  Mexicana,  una  de  las  Cadenas  más  importantes  en  el  país,  ha  comenzado  a  utilizar  el  Comprobante  Fiscal  Digital,  mejor  conocido  como  Factura  Electrónica.  Para  ello  ha  realizado  una  serie  de  reuniones  previas  con  sus  proveedores,  donde  se  les  ha  proporcionado  información sobre los planes de liberación para esta 1ª etapa de operación, sin eliminar aún los  recibos de papel. 

.Las empresas consultadas  admiten y confirman los beneficios de la facturación electrónica a  mediano y largo plazo. Por  su  parte la AMECE, quien ha contribuido y  seguirá apoyando a  la  Cadena  en  esta  masificación,  y  a  los  proveedores  en  el  proceso  de  implementación,  uso  y  operación  eficiente  de  la  Factura  Electrónica,  con  la  finalidad  de  convertirla  en  una  realidad  para la comunidad empresarial en el país.

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