Sistema de Información
Contable I
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Procesamiento Contable
Libros de comercio, mercantiles o de contabilidad, o registros contables
Son aquellos donde se llevan a cabo las diversas registraciones contables.
Sirven: (a) como constancia escrita de los actos de la empresa, (b) como registro de la composición y varia-ción del patrimonio, (c) para transcribir los estados contables (informes sintéticos que prepara la contabili-dad) y (d) permitir el cumplimiento de obligaciones fiscales.
Tienen que estar, es decir, se los debe llevar: (a) encuadernados (hojas fijas, no sueltas), (b) foliados (cada hoja numerada) y (c) rubricados (habilitados por el Juez de Comercio, con nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del número de hojas que contenga).
Respecto de la forma de registrar en ellos, está prohibido: alterar en los asientos el orden progresivo de las
fechas y operaciones; dejar blancos o huecos; hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas (las equivoca-ciones y omisiones se salvan por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierte la omisión o el error); tachar asientos; mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.
De no respetarse lo anterior, los libros pierden valor en juicio en favor del comerciante a quien pertenecen, siendo esa la principal ventaja de llevarlos correctamente.
Deben conservarse por diez años desde el cese del negocio, junto con la documentación respaldatoria.
(Arts. 43 a 67, Cód. Com.).
Para que las sociedades comerciales puedan llevarlos por medios mecánicos, electrónicos u otros e imprimir-los en hojas móviles (luego encarpetadas -cosidas o pegadas- y foliadas) o incluso almacenarimprimir-los en medios como discos ópticos o cedés no regrabables sin imprimirlos, se requiere dictamen o informe de contador pú-blico y autorización de la autoridad de contralor (Dirección de Inspección de Personas Jurídicas / Registro Público de Comercio). (Art. 61, Ley 19 550).
Libros obligatorios o indispensables
El Código de Comercio establece como libros obligatorios o indispensables: (1) el Diario y (2) el de Inventarios
y balances.
Diario: En él se registran las operaciones mediante asientos en forma cronológica y en el orden en que van ocurriendo (día a día o mensualmente -mediante asientos resúmenes-).
o Asientos simples: Intervienen dos cuentas. Una con importe en el debe y otra, en el haber. o Asientos compuestos: Intervienen más de dos cuentas.
Inventarios y balances: Se inicia con la composición y valoración detallada del patrimonio de la empresa (inventario inicial). Posteriormente básicamente se anotan los inventarios de cierre (composición y valora-ción detallada del patrimonio al cabo de un período) y se transcriben los estados contables. Es el único que actualmente no puede ser llevado por medios mecánicos, electrónicos u otros (debe estar encuader-nado, foliado y rubricado).
Libros no obligatorios
El sistema contable los emplea para un mejor funcionamiento, pero no son exigidos particularmente por el Código de Comercio. La empresa puede tener tantos como desee y le sean convenientes o como sean necesa-rios para determinadas actividades.
Cabe destacar que, si bien el Código de Comercio prevé las formalidades de encuadernación, foliación y rú-brica especialmente para los libros indispensables, extiende las prohibiciones detalladas a los libros auxilia-res.
Un libro no obligatorio, pero de considerable importancia, es el Mayor.
Mayor: Registro sistemático que tiene habilitada una hoja o una ficha para cada cuenta, donde figuran los elementos de la misma (nombre, fecha, detalle, debe, haber y saldo) y que se realiza a partir de las regis-traciones (asientos) del libro Diario. Tiene por finalidad mostrar los movimientos y el saldo de cada una de las cuentas utilizadas en el libro Diario.
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Secuencia de utilización de los libros de contabilidad
Libros principales y libros auxiliares
Los libros principales, dado su contenido global y sintético (nuclean toda la información contable relevante, en forma resumida), son el Diario, el Mayor y el de Inventarios y balances.
Los restantes se consideran auxiliares; poseen contenido parcial –se refieren a determinados temas solamen-te- y detallado; ejemplo: Subdiario de ventas, libro Bancos, Submayor de clientes, etc.
Cuenta: Concepto
Es la herramienta que emplea la contabilidad para representar el patrimonio y sus variaciones, permitiendo agrupar elementos homogéneos o con la misma función y hechos del mismo tipo.
El concepto de cuenta es básico en nuestra disciplina, a tal punto que da origen a su nombre.
Plan de cuentas
Es el listado sistemáticamente organizado de todas las cuentas que se emplean en la contabilidad de la em-presa.
Cada empresa prepara su propio plan según sus necesidades y deberes de información, y lo adecua a medida que se presentan cambios.
Manual de cuentas
Es el instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y créditos, qué representa su saldo, y otros datos que sirven para el funcionamiento del sistema de información contable del ente.
Al igual que el plan de cuentas, cada ente elabora su propio manual.
Representación de la cuenta
Hay varias formas de representar la cuenta; veremos dos de las más comunes: la T y la ficha.
T:
Debe Nombre Haber
Suma deudora Suma acreedora Saldo deudor
Ficha de tres columnas: Nombre
Fecha Detalle Debe Haber Saldo
Ficha de cuatro columnas: Nombre
Fecha Detalle Debe Haber
Saldo deudor
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Elementos de la cuenta
1. Nombre: Denominación representativa del contenido. 2. Fecha: De la operación o hecho en que la cuenta interviene. 3. Detalle de dicha operación o hecho.
4. Parte numérica: Importes.
4.1. Debe: Columna de la izquierda.
4.1.1. Débito: Cada una de las anotaciones en el debe. 4.1.2. Debitar: Hacer una anotación en el debe.
4.2. Haber: Columna de la derecha.
4.2.1. Crédito: Cada una de las anotaciones en el haber. 4.2.2. Acreditar: Hacer una anotación en el haber.
4.3. Saldo: Diferencia entre el debe y el haber. Puede ser:
4.3.1. Saldo deudor: El total del debe es mayor que el del haber. 4.3.2. Saldo acreedor: El total del debe es menor que el del haber.
4.3.3. Saldo nulo (cuenta saldada): El total del debe es igual al del haber; el saldo es cero.
Clasificación según su naturaleza
1. Cuentas patrimoniales:
1.1. De activo (bienes y derechos de la empresa). 1.2. De pasivo (deudas contraídas por la empresa).
1.3. De patrimonio neto (capital y resultados acumulados).
2. Cuentas de resultados:
2.1. De resultados positivos (ingresos y ganancias). 2.2. De resultados negativos (gastos y pérdidas).
Las clases de cuentas, sus movimientos y sus saldos
Cuentas patrimoniales:
Las cuentas de activo se debitan cuando aumentan y se acreditan cuando disminuyen; tienen saldo deudor
o están saldadas.
Las cuentas de pasivo y de patrimonio neto cuando disminuyen se debitan y cuando aumentan se
acredi-tan; tienen saldo acreedor o están saldadas.
Cuentas de resultados:
Las cuentas de resultado negativo se debitan.
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Partida doble: Sus principios
Es un método balanceante por el que, para registrar contablemente una operación, se realiza al menos una anotación en el debe y otra en haber y el total de estos (debe y haber) debe ser igual. Se basa en los funda-mentos de la ecuación patrimonial o contable básica o estática (A = P + PN).
Se conoce también como método veneciano o italiano, porque los mercaderes de Venecia fueron los primeros en utilizarla. Hacia 1494 el fraile franciscano Luca Pacioli lo explica en su obra Summa de arithmetica,
geo-metria, proportioni et proportionalità.
Principios de la partida doble
Libro Diario
- Es un libro obligatorio, principal y de primera entrada o cronológico.
- En él las operaciones se asientan día por día (en forma cronológica) y según el orden en que se vayan efectuando. (O mediante asientos resúmenes, si existen subdiarios). Se dice que es un libro de
operacio-nes.
- Según el Código de Comercio, debe llevarse encuadernado, foliado y rubricado, pero por la Ley 19 550 las sociedades comerciales pueden solicitar la utilización de medios electrónicos, magnéticos o
computari-zados, llegando incluso a reemplazar la impresión por la grabación en medios ópticos (cedés no
regraba-bles, por ejemplo).
- Cada registración se llama asiento, y contiene al menos una cuenta debitada y otra acreditada.
- Para registrar transacciones o hechos en el libro Diario, basta con seguir cuatro pasos:
I) Identificar la transacción o el hecho y sus datos, según los comprobantes (original de factura compra; duplicado de factura venta; original de recibo pago…).
II) Especificar cada una de las cuentas afectadas por la transacción o el hecho y clasificar cada
cuen-ta según su naturaleza (activo, pasivo, patrimonio neto, resulcuen-tado positivo, resulcuen-tado negativo).
III) Determinar si la transacción o el hecho aumenta o disminuye cada una de las cuentas. Emplear los principios de la partida doble para determinar si se deben debitar o acreditar (aumento de activo debe; disminución de activo haber; aumento de pasivo haber…).
IV) Registrar la transacción o el hecho en el Diario, haciendo una breve explicación del asiento (con-cepto). Se acostumbra –aunque no es obligatorio– anotar primero el lado del debe (cuentas debitadas) y después el lado del haber (cuentas acreditadas).
Estos cuatro pasos se siguen tanto en un sistema manual como en uno computarizado. No obstante, si es-tamos usando una computadora, por lo general, la registración se efectúa por código de cuenta y, a con-tinuación, el nombre de cuenta aparece automáticamente.
Variaciones patrimoniales
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Hay diferentes tipos:
1. Permutativas o cualitativas: Son aquellas que no provocan modificaciones en el monto del patrimonio
neto del ente, pero sí en la composición de los elementos del patrimonio; se trata de un cambio
cualitati-vo y no cuantitaticualitati-vo. No se genera ningún resultado. Los casos posibles son:
o Aumento y disminución de activo por igual monto: Compra bienes al contado (más mercaderías, menos dinero).
o Aumento y disminución de pasivo por igual monto: Documentación de una deuda (menos deudas sin do-cumentar, más deudas documentadas).
o Aumento de activo y aumento de pasivo: Compra de bienes a plazos (más bienes, más deudas).
o Disminución de pasivo y disminución de activo: Pago de una deuda con dinero en efectivo (menos deu-das, menos efectivo).
o Cambio de una partida del patrimonio neto por otra (PN– y PN+).
2. Modificativas o cuantitativas: Son aquellas que provocan cambios en el monto del patrimonio neto del ente, en más o en menos.
a) Operaciones con terceros y otros hechos económicos: En ellas aparece un resultado y, según el patri-monio neto aumente o disminuya, pueden subdividirse en:
o Positivas o aumentativas: El patrimonio neto aumenta; hay un resultado positivo. Casos: Aumento de activo y resultado positivo (A+ y RP): Venta al contado.
Disminución de pasivo y resultado positivo (P- y RP): Quita de una deuda.
o Negativas o disminutivas: El patrimonio neto disminuye; hay un resultado negativo. Casos: Resultado negativo y disminución de activo (RN y A-): Pérdida o rotura de bienes. Resultado negativo y aumento de pasivo (RN y P+): Reconocimiento de sueldos a pagar.
b) Operaciones con los propietarios: Hacen variar la cuantía del patrimonio neto, pero no generan resul-tados.
o Aportes de los propietarios (de capital): Constituyen una variación positiva, pues aumentan el pa-trimonio neto.
o Retiros de los propietarios (de resultados acumulados o de capital): Dan lugar a una variación nega-tiva, ya que disminuyen el patrimonio neto.
3. Mixtas: Son aquellas en las que cambia la composición de los elementos patrimoniales y el patrimonio neto aumenta o disminuye (se produce un cambio cualitativo y cuantitativo). Intervienen elementos del activo o del pasivo y se genera un resultado. Casos:
o Modificaciones de activo y/o pasivo, pero en diferente magnitud. P. ej.: Cobro de un saldo a un cliente con recargo por mora, pago de una deuda con recargo por mora, etc.
La mayoría de los autores incluyen actualmente estas variaciones (las mixtas) dentro de las variaciones modificativas, atendiendo simplemente al resultado que en ellas se determina.
Balance de comprobación de sumas y saldos
- Es un listado de todas las cuentas que figuran en el libro Mayor de la empresa, con el fin de efectuar un
control y tomarlo como base de análisis conceptual de los saldos para la preparación de informes.
- Finalidades:
- Comprobar si los pases del libro Diario al libro Mayor fueron realizados en su totalidad. - Verificar que se cumpla el equilibrio debe = haber.
- Controlar la obtención de los saldos de cada una de las cuentas del Mayor.
- Para cada cuenta se coloca el total del debe y el del haber (sumas), datos que se extraen del libro Mayor, y luego, por diferencia, se calcula el saldo (deudor o acreedor, si no consta ya en el libro Mayor).
- Se puede practicar a cualquier fecha hasta la cual esté actualizada la registración en el Diario y el Mayor.
Balance de comprobación de sumas y saldos
Ciclo contable (hasta este momento)
Al comenzar la existencia del ente, su inventario inicial se anota en el libro de Inventarios y balances. Desde entonces, los hechos económicos plasmados en documentos comerciales (y minutas contables) se regis-tran cronológicamente en el libro Diario, en el cual se realizó ya el asiento de apertura.
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Al finalizar el ejercicio económico (período de tiempo entre balance y balance) se prepara el balance de
comprobación de sumas y saldos (verifica que el total de saldos deudores sea igual al de saldos acreedores).
Bibliografía
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