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BIODAMAZ, Perú Finlandia Proyecto Diversidad Biológica de la Amazonía Peruana. Autor: Danny Dan Ordonñez Torres

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Academic year: 2021

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Proyecto Diversidad Biológica de la Amazonía Peruana

Autor:

Danny Dan Ordonñez Torres

Colaboradores: Carlos Cornejo Hernán Tello Jukka Salo Tania de la Rosa

El presente documento ha sido realizado con financiamiento del Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia y del Gobierno del Perú, a través del Instituto de Investigaciones de la Amazonía Peruana – IIAP, en el marco del Convenio de Cooperación Técnica Internacional entre Perú y Finlandia: Proyecto Diversidad Biológica de la Amazonía Peruana – BIODAMAZ.

© 2007. Instituto de Investigaciones de la Amazonía Peruana – IIAP Proyecto Diversidad Biológica de la Amazonía Peruana- BIODAMAZ Av. José Abelardo Quiñones km 2.5

Iquitos – Perú

Correo electrónico: dnbiodamaz@iiap.org.pe http://www.iiap.org.pe/biodamaz

(3)

I.

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Información Gerencial del Proyecto Biodamaz, es una herramienta que será utilizado por todo el personal del proyecto (especialistas, asistentes, coordinadores, director nacional, coordinador del proyecto, etc.) para controlar, monitorear, evaluar y mejorar las operaciones que son llevados a cabo por el proyecto BIODAMAZ. Está conformado por dos grandes módulos:

Solución Enterprise Project Manager (EPM Solution).

Comprende todas las actividades de monitoreo y evaluación de la parte física del proyecto.  SIGB – Administrativo Financiero.

Comprende todas las actividades administrativas como Logística, Tesorería, Personal y Las Operaciones realizados por los especialistas.

El presente manual de usuario describe la estructura, características y funcionalidades del sistema de información gerencial del módulo Administrativo-Financiero, además detalla todos los perfiles de usuario que están contemplados.

El manual de usuario describe las acciones que un determinado perfil de usuario (Director Nacional, Coordinador del Proyecto, Coordinador de Operaciones, Coordinador de Resultado, Tesorería, Logística y Especialista) puede realizar en el sistema de información gerencial del proyecto biodamaz (SIGB), además describe la forma en que esta se debe realizar.

II.

OBJETIVO.

Elaborar un manual de usuario que describa la funcionalidad del sistema de información gerencial y que explique detalladamente la forma correcta en que deben realizarse los procesos contemplados en el sistema de información gerencial modulo Administrativo - Financiero.

(4)

III.

INDICE

I. INTRODUCCIÓN ... 1

II. OBJETIVO. ... 3

III. Indice ... 4

IV. estructura del sistema ... 7

1. Definición del SIGB. ... 7

2. Organización estructural del SIGB Administrativo-Financiero. ... 7

3. Significado de los iconos mas comunes y representativos del SIGB. ... 10

V. Usuarios del SIGB. ... 10

VI. Funciones del Sistema SIGB por Usuario. ... 11

VII. Funciones del Usuario Especialista ... 15

1. Alcancía de Documentos. ... 15

 ¿Cómo Registrar Documentos a la Alcancía? ... 15

 ¿Cómo Ver Mis Documentos de Alcancía? ... 16

2. Requerimientos de Recursos ... 19

 ¿Cómo Solicitar Recursos? ... 19

 ¿Cómo Ver Mis Requerimientos de Recursos?... 22

3. Requerimiento de Materiales. ... 24

 ¿Cómo Solicitar Materiales? ... 24

 ¿Cómo Ver Mis Requerimientos de Materiales? ... 26

4. Agenda. ... 29

 ¿Como añadir o modificar una actividad a nuestra Agenda? ... 29

 ¿Como Ver Mi Agenda? ... 32

 ¿Como Ver Agenda Públicos? ... 33

5. Encargos ... 35

 ¿Cómo realizar la Rendición de Encargos? ... 35

 ¿Cómo Ver Mis Encargos? ... 38

6. Explorer – explorador web de documentos. ... 40

 ¿Cómo Crear Carpetas? ... 41

 ¿Cómo Guardar Archivos? ... 42

 ¿Cómo Copiar carpetas y/o Archivos? ... 43

 ¿Cómo Eliminar carpetas y/o Archivos? ... 44

 ¿Cómo Mover carpetas y/o Archivos? ... 45

 ¿Cómo Descargar un Archivo? ... 46

(5)

 ¿Cómo Ver Ordenes de Compras ya ingresados? ... 54

 ¿Cómo Ver Ordenes de Servicios ya ingresados? ... 56

2. Requerimientos de Materiales ... 58

 ¿Cómo Atender Requerimientos? ... 58

 ¿Cómo Ver Requerimientos?... 60

3. Patrimonio ... 62

 Cómo Registrar Patrimonio? ... 62

 ¿Cómo Ver Bienes Patrimoniales? ... 64

4. Almacén ... 67

 ¿Cómo Registrar Artículos? ... 67

 ¿Cómo Ver Artículos? ... 68

 ¿Cómo Ver Stock de Artículos? ... 71

 ¿Cómo Registrar Movimientos de Almacén? ... 72

 ¿Cómo Ver Movimientos? ... 75

5. Registros ... 77

 ¿Cómo Registrar Categorías? ... 77

 ¿Cómo Registrar Unidades de Medida? ... 79

 ¿Cómo Registrar Colores? ... 81

 ¿Cómo Registrar Marcas? ... 83

 ¿Cómo Registrar Tamaños? ... 85

 ¿Cómo Registrar Proveedores? ... 87

 ¿Cómo Ver Proveedores? ... 89

 Cómo Registrar Ambientes o Almacenes? ... 91

6. Reportes de Logística... 93

 ¿Cómo Realizar Reportes de Almacén? ... 93

 ¿Cómo Realizar Reportes de Patrimonio? ... 95

IX. Funciones del Usuario Tesorería. ... 97

1. Movimientos ... 97

 ¿Cómo Registrar Movimientos? ... 97

 ¿Cómo Ver Movimientos ya registrados? ... 101

 ¿Cómo Fiscalizar Encargos? ... 103

 ¿Cómo Ver Encargos – Rendición, para ver una fiscalización? ... 104

2. Presupuesto ... 106

 ¿Cómo Modificar el Presupuesto Global? ... 106

 ¿Cómo Registrar el Presupuesto Anual? ... 107

 ¿Cómo Registrar el Presupuesto Interno Anual? ... 109

 ¿Cómo Ver el Presupuesto Global? ... 110

 ¿Cómo Ver Presupuesto Anual? ... 111

(6)

 ¿Cómo Registrar Cierre de Caja? ... 115

 ¿Cómo Ver Cierres de Cajas? ... 116

4. Reportes de Tesorería... 118

 ¿Cómo Ver Reportes de Entrega Mensual? ... 118

 ¿Cómo Ver Reportes de Movimientos? ... 122

 ¿Cómo Ver Reportes de Cambios de Moneda? ... 124

 ¿Cómo Ver Reportes de Cuentas? ... 125

X. Funciones del Usuario Coordinador de Resultado ... 128

XI. Funciones del Usuario Coordinador de Operaciones ... 128

1. Requerimientos de Recursos ... 128

 ¿Cómo Atender Requerimientos de Recursos Solicitados? ... 128

 ¿Cómo Ver Requerimientos de Recursos ya Atendidos? ... 130

2. Agenda de Viaje ... 133

 ¿Cómo Registrar la Agenda de Viaje? ... 133

 ¿Cómo Ver Agendas de Viajes? ... 135

3. Eventos y Talleres ... 137

 ¿Cómo Registrar un Evento o Taller? ... 137

 ¿Cómo Ver Eventos o Talleres ya registrados? ... 139

4. Personal y Contratos ... 141

 ¿Cómo Registrar Contratos? ... 141

 ¿Cómo Renovar Contrato? ... 144

 ¿Cómo Ver Contratos? ... 146

 ¿Cómo Ver Empleados? ... 148

 ¿Cómo Ver Reportes de Personal y Contratos? ... 151

XII. Funciones del Usuario Director Nacional ... 155

1. Requerimientos de Recursos ... 155

 ¿Cómo Ver Requerimientos de Recursos? ... 155

2. Reportes de Personal y Contratos ... 157

3. Reportes de Tesorería... 161

 ¿Cómo Ver Reportes de Entrega Mensual? ... 161

 ¿Cómo Ver Reportes de Movimientos? ... 164

4. Alcancía de Documentos ... 166

5. Reportes de Eventos y Talleres ... 168

6. Reportes de Logística... 170

 ¿Cómo Realizar Reportes de Almacén? ... 170

(7)

IV.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA

1.

Definición del SIGB.

El SIGB, es el sistema de información gerencial del proyecto biodamaz, es una herramienta que será utilizado por todo el personal del proyecto (especialistas, asistentes, coordinadores, director nacional, coordinador del proyecto, etc.) para controlar, monitorear, evaluar y mejorar las operaciones que son llevados a cabo por el proyecto BIODAMAZ

Está conformado por dos grandes módulos:

Solución Enterprise Project Manager (EPM Solution).

Comprende todas las actividades de monitoreo y evaluación de la parte física del proyecto.

SIGB – Administrativo Financiero.

Comprende todas las actividades administrativas como Logística, Tesorería, Personal y además contempla las operaciones que llevados acabos por los especialistas.

2.

Organización estructural del SIGB Administrativo-Financiero.

La pantalla principal del SIGB está dividido estructuralmente en tres marcos, las cuales son: Marco superior, Marco lateral izquierdo y Marco de trabajo o centro. A continuación describiremos el contenido que presenta o muestra cada uno de estos marcos:

Marco Superior.- en el marco superior se presentan un mensaje de bienvenida que muestra el nombre del usuario activo, un combo selector de perfiles y además presenta el menú principal, con las opciones habilitadas de acuerdo al perfil seleccionado.

(8)

Marco lateral izquierdo.- en el marco lateral izquierdo se encuentran iconos de accesos directos a tareas o funcionalidades mas comunes, como Imprimir, Configuración, Agenda, etc.

Marco de Trabajo o centro. El marco de trabajo es el área en donde se muestran las ventanas de cada tarea.

La siguiente figura muestra gráficamente lo mencionado.

Fig. 01. Ventana principal del SIGB, con todas los menús habilitados.

Marco Lateral Izquierdo Marco Superior

(9)

Icono Salir; nos permite salir del sistema.

Icono Imprimir; nos permite imprimir el marco de trabajo.

Icono Configuración; nos permite acceder a la pantalla de configuración de nuestro perfil.

Icono Llaves; nos permite acceder a la pantalla para cambiar de contraseña.

Icono Explorer; nos permite acceder al explorador de documentos (Carpetas y archivos) del SIGB.

(10)

3.

Significado de los iconos mas comunes y representativos del

SIGB.

: Ver detalle, este icono es utilizado para acceder a una vista de impresión.

: Editar registro.

. Eliminar o anular registro.

V.

USUARIOS DEL SIGB

.

 Especialista.- Usuario genérico que contempla a los especialistas, asistentes, pasantes, etc.

 Logística.- Usuario del sistema encargado de los procesos de logística.  Tesorería.- Usuario del sistema encargado de los procesos de Tesorería.  Coordinador de Resultado.

 Coordinador de Operaciones.  Director Nacional.

 Coordinador de Proyecto.

 Administrador del Sistema.- Usuario encargado de tareas de administración del sistema, tiene acceso total. Generalmente es un usuario con conocimientos de informática.

(11)

VI.

FUNCIONES DEL SISTEMA SIGB POR USUARIO.

1.

Especialista.

 Alcancía de Documentos  Registrar documento

 Ver mis documentos de alcancía (para ver detalle, editar o eliminar)  Requerimiento de Recursos

 Solicitar recursos

 Ver mis requerimientos de recursos (para ver detalle, editar o anular)  Requerimiento de Materiales

 Solicitar materiales

 Ver mis requerimientos de materiales (para ver detalle, editar o anular)  Agenda

 Añadir o modificar actividad  Ver mi agenda

 Ver agendas públicos  Encargos

 Por rendir

Ver mis encargos (para ver detalle o modificar una rendición)

Explorer

2.

Logística.

 Orden de Compra y Servicio  Registrar Orden de Compra  Registrar Orden de Servicio

 Ver Orden de Compra (para ver detalle, editar o anular)  Ver Orden de Servicio (para ver detalle, editar o anular)  Requerimiento de Materiales

 Atender requerimientos  Ver requerimientos atendidos  Patrimonio

 Registrar patrimonio

 Ver bienes patrimoniales (para ver detalle, editar o eliminar)  Almacén

 Registrar artículos

 Ver artículos (para ver detalle, editar o anular)  Ver stock de artículos

 Registrar movimiento (Entrada o salida de artículos a almacén)  Ver Movimientos

(12)

 Registrar Categorías  Registrar Unidad de Medida  Registrar Colores  Registrar Marca  Registrar Tamaño  Registrar Proveedor  Ver Proveedores  Registrar Ambiente  Reportes

 Realizar Reportes de Almacén  Realizar Reportes de Patrimonio

3.

Tesorería.

 Movimientos

 Registrar movimientos

 Ver movimientos (para ver detalle, editar o anular)  Fiscalizar encargos

 Ver encargos – rendición (para ver detalle o editar una fiscalización)  Presupuestos

 Modificar presupuesto global  Registrar presupuesto anual  Registrar presupuesto interno anual

 Registrar presupuesto por actividades anual  Ver presupuesto global (para ver detalle o editar)

 Ver presupuesto anual (para ver detalle, editar o eliminar)  Ver presupuesto interno anual (para ver detalle, editar o eliminar)  Ver presupuesto por actividad anual (para ver detalle, editar o eliminar)  Cierre de Caja

 Registrar cierre de caja  Ver cierre de caja  Reportes

 Realizar reportes de entrega mensual  Realizar reporte de movimientos  Realizar reporte de cambios  Realizar reporte de cuentas

(13)

 Solicitar recursos

 Ver mis requerimientos de recursos (para ver detalle, editar o anular)  Requerimiento de Materiales

 Solicitar materiales

 Ver mis requerimientos de materiales (para ver detalle, editar o anular)  Agenda

 Añadir o modificar actividad  Ver mi agenda

 Ver agendas públicos  Encargos

 Por rendir

Ver mis encargos (para ver detalle o modificar una rendición)

Explorer

5.

Coordinador de Operaciones.

 Requerimientos de Recursos  Pendientes por aprobar

 Ver requerimientos de recursos (para ver detalle o modificar la aprobación)  Agenda de Viaje

 Registrar agenda

 Ver agenda de viajes (para ver detalle, editar o eliminar)  Alcancía de Documentos

 Incluir documentos nuevo

 Ver documentos ingresados (para ver detalle o excluir de la alcancía)  Ver alcancía del proyecto

 Eventos y Talleres

 Registrar evento o taller

 Ver eventos o talleres (para ver detalle, editar o eliminar)  Reporte de eventos y talleres

 Personal y Contratos  Registrar contrato  Renovar contrato

 Ver contratos (para ver detalle, editar o eliminar)

 Ver empleados (para ver detalle o editar datos personales)  Reportes de personal

6.

Director Nacional.

 Requerimientos de Recursos

(14)

 Reportes de Tesorería  Reporte de movimientos  Reportes de entrega mensual  Alcancía de Documentos

 Reporte de Eventos y Talleres  Reportes de Logística

 Reportes de almacén  Reportes de patrimonio

7.

Coordinador del Proyecto.

 Reportes de Personal  Reportes de Tesorería

 Reporte de movimientos  Reportes de entrega mensual  Alcancía de Documentos

 Reporte de Eventos y Talleres  Reportes de Logística

 Reportes de almacén  Reportes de patrimonio

8.

Administrador del Sistema.

 Usuarios

 Nuevo usuario

 Ver usuarios (para ver detalle, editar o deshabilitar)  Exception

 Ver o registrar alerta  Ver bitácora

(15)

VII.

FUNCIONES DEL USUARIO ESPECIALISTA

1.

Alcancía de Documentos.

La alcancía de documentos representa el repositorio de documentos técnicos del proyecto biodamaz, estos documentos pueden ser: Documentos técnicos, documentos de gestión, Información gris, revistas, manuales, etc.

Estos documentos son ingresados por los especialistas del proyecto.  ¿Cómo Registrar Documentos a la Alcancía?

Para Registrar Documento realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Alcancía de Documentos, y en el sub

menú que aparece,

seleccionamos la opción

Registrar Documento. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Registro de Documentos de Alcancía:

En esta pantalla tenemos la siguiente sección:  Fecha de Registro:

Aquí se ingresa la fecha en el que se ingreso el documento, siguiendo el formato: día, mes, año, como por ejemplo, 02 NOV 2005, para ingresar el día 02 de

(16)

 Componente:

Representa el componente asociado al documento a ingresar.  Titulo:

Aquí se ingresa el nombre del documento o título, con el cual será conocido en el sistema.

 Documento:

Aquí se selecciona el documento digital en si, del cual estamos ingresando su información.

 Tipo:

Representa el tipo de documento a ingresar.  Autor(es):

En caso que el documento a registrar haya sido elaborado por múltiples autores, se debe ingresar el nombre de los demás autores.

Una vez ingresada la información necesaria, presionamos el botón Aceptar para que el sistema registre y almacene la misma.

¿Cómo Ver Mis Documentos de Alcancía?

Para Ver Mis Documentos de Alcancía realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Alcancía de Documentos, y en el sub

menú que aparece,

seleccionamos la opción Ver

(17)

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Mis Documentos de Alcancía:

En esta pantalla tenemos la siguiente sección:  Registrados entre las fechas de .. hasta ..:

Aquí se presentan dos campos de fechas compuestas, las mismas que sugieren ingresar, de un rango de fechas, una fecha inicial y una fecha final para la búsqueda del o de los cierres de caja ingresados, ejemplo: Del 01 ENE 2005 al 31 DIC 2005.

Una vez ingresado los criterios de búsqueda requeridos, presionamos el botón Buscar para recuperar en pantalla todos aquellos registros que cumplan con nuestros criterios de selección, como ejemplo tenemos la siguiente figura.

En la página de resultados podemos notar 6 características importantes:  Doc:

(18)

 Editar:

El icono nos permite cargar el correspondiente registro en la pagía de registro, listo para realizar cambios en alguno de sus campos, como si fuera un nuevo registro. Esto se obtiene haciendo click sobre el icono de la fila deseada.  Eliminar:

El icono nos permite eliminar el correspondiente registro del sistema.  Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer click en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

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2.

Requerimientos de Recursos

Los requerimientos de recursos vienen a ser las solicitudes de recursos monetarios y materiales, que son necesarios para realizar una actividad. Pueden ser recursos para asistir o realizar un evento, para realizar un taller, para capacitaciones, etc.

¿Cómo Solicitar Recursos?

Para Solicitar Recursos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Requerimiento de Recursos, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Solicitar Recursos. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Ficha de Requerimiento de Recurso:

(20)

 Fecha de Registro:

Aquí se ingresa la fecha en el que se ingreso el registro, siguiendo el formato: día, mes, año, como por ejemplo, 02 NOV 2005, para ingresar el día 02 de noviembre de 2005.

 Componente:

Componente asociado.  Solicita Recursos para:

Aquí se ingresa el motivo para el cual se esta realizando la solicitud.  Coordinador:

Muestra el nombre del coordinador del componente.  Descripción:

Aquí se ingresa un titulo descriptivo referente al requerimiento.  Actividades del POG:

Aquí se muestran las actividades del POG, del componente ingresado, desde aquí se selecciona las actividades que afecta la solicitud del recurso.

 Actividades que afecta la solicitud:

Aquí se mostrarán las actividades del POG que afecta el requerimiento, previamente seleccionado del campo Actividades del POG.

 Documento Adjunto:

Aquí se selecciona un documento digital que brinde información adicional al requerimiento presentado.

 Tipo de Moneda:

Aquí se ingresan el tipo de moneda para el requerimiento.  Monto Total:

Aquí se muestra el monto total que alcanza el requerimiento.

Una vez ingresada la información necesaria, presionamos el botón Aceptar para que el sistema registre y almacene la misma, si los datos ingresados son incorrectos el sistema mostrará un mensaje ingresando el error, en caso contrario se habilitaran los botones de Agregar, Imprimir, Nuevo y Guardar Cambios.

Luego podemos comenzar a ingresar el detalle de nuestro requerimiento, que viene a ser los artículos, materiales, ítems, etc. De nuestro requerimiento, para ello debemos ingresar los siguientes campos.

(21)

 Unidad de Medida:

Se selecciona la unidad de medida del artículo, equipo, etc. Requerido. En caso que el requerimiento no tenga asociado una unidad de medida, se selecciona Unidad.

 Precio Unitario:

Aquí se ingresa el precio unitario del recurso solicitado.  Precio Total:

Aquí se mostrar el resultado de Cantidad*Precio Unitario.  Edit:

Es una opción que nos permite editar un determinado requerimiento ingresado.  Elim:

Es una opción que nos permite eliminar un determinado requerimiento ingresado.  Nota:

Aquí se ingresa alguna información adicional referente al requerimiento.

Una vez ingresado estos campos debemos presionar el botón Agregar, si los datos del detalle ingresado son correctos, estos se guardaran y se mostraran en el panel de detalle, caso contrario se mostrará el mensaje de error correspondiente.

(22)

¿Cómo Ver Mis Requerimientos de Recursos?

Para Ver el Detalle de un Requerimiento, realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Requerimiento de Recursos, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Mis

Requerimientos. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Mis Requerimientos de Recursos:

Ventana para ver Requerimiento de Recursos.

En esta pantalla tenemos que ingresar o seleccionar los siguientes campos:  Registrados entre las fechas de .. hasta ..:

Aquí se presentan dos campos de fechas compuestas, las mismas que sugieren ingresar, de un rango de fechas, una fecha inicial y una fecha final para la búsqueda del o de los cierres de caja ingresados, ejemplo: Del 01 ENE 2005 al 31 DIC 2005.

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Ventana Mis Requerimientos de Recursos, que muestra los resultados devueltos.

En la página de resultados podemos notar 6 características importantes:  Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

 Editar:

El icono nos permite cargar el correspondiente requerimiento de recurso para realizar cambios.

 Eliminar:

El icono nos permite anular el correspondiente requerimiento de recurso.  Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

(24)

3.

Requerimiento de Materiales.

Un requerimiento de Material, viene a ser la solicitud de materiales de oficina y/o de escritorio, o de otro índole, disponible en los almacenes del proyecto biodamaz.  ¿Cómo Solicitar Materiales?

Para Solicitar Materiales realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Requerimiento de Materiales, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Solicitar Materiales. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Ficha de Requerimiento de Materiales:

(25)

Aquí se ingresa la fecha en que se realiza el requerimiento que por lo general es la fecha actual, siguiendo el formato: día, mes, año, como por ejemplo, 02 NOV 2005, para ingresar el día 02 de noviembre de 2005.

 Componente:

Componente asociado.

Después de ingresar los campos mencionados deberá presionar el botón Aceptar, si los datos ingresados son incorrectos se mostrará un mensaje de error, en caso contrario el requerimiento de material se guardará en el sistema, luego se habilitarán los botones: Agregar, Imprimir, Nuevo y Guardar Cambios.

Luego se debe proceder a agregar el detalle de nuestro requerimiento, es decir debemos proceder a agregar los materiales requeridos y para esto se debe ingresar los siguientes campos en la ventana de detalle:

 Cantidad:

Cantidad del material a pedir  Unidad de Medida:

Unidad de medida del material.  Descripción:

Aquí ingresamos el nombre del material requerido.  Justificación:

Aquí decimos para que necesitamos el material requerido.  Edit:

Es una opción que nos permite editar un determinado requerimiento ingresado.  Elim:

Es una opción que nos permite eliminar un determinado requerimiento ingresado.

Una vez llenado los campos mencionados debemos presionar el botón Agregar, en caso que los datos del detalle ingresado sean incorrectos el sistema nos mostrará el mensaje de error correspondiente, caso contrario el detalle (Material requerido) de nuestro requerimiento se guardará y agregará en el panel de detalle, como se muestra en la siguiente figura:

(26)

¿Cómo Ver Mis Requerimientos de Materiales?

Para Ver Mis Requerimientos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Requerimiento de Materiales, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Mis

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En esta pantalla tenemos que ingresar los siguientes campos:  Registrados entre las fechas de .. hasta ..:

Aquí se presentan dos campos de fechas compuestas, las mismas que sugieren ingresar, de un rango de fechas, una fecha inicial y una fecha final para la búsqueda del o de los cierres de caja ingresados, ejemplo: Del 01 ENE 2005 al 31 DIC 2005.

Una vez ingresado los criterios de búsqueda requeridos, presionamos el botón Buscar para recuperar en pantalla todos aquellos registros que cumplan con nuestros criterios de selección, como ejemplo tenemos la siguiente figura.

En la página de resultados podemos notar 6 características importantes:  Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

 Editar:

(28)

 Eliminar:

El icono nos permite anular el correspondiente requerimiento de material.  Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

(29)

4.

Agenda.

La agenda es una herramienta que nos permite ingresar las actividades que vamos a realizar en un determinado momento (Fecha y Hora), permite ordenar y tener control de nuestras actividades, como también permitirá dar a conocer a otros usuarios sobre nuestras actividades a realizar.

¿Como añadir o modificar una actividad a nuestra Agenda?

Para Añadir o Modificar Actividad realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Agenda, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Añadir o Modificar Actividad. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Registro de Actividades de Agenda:

En esta pantalla tenemos que ingresar o seleccionar los siguientes campos:  Fecha:

Aquí se ingresa la fecha en el que se ingreso el registro, siguiendo el formato: día, mes, año, como por ejemplo, 02 NOV 2005, para ingresar el día 02 de noviembre de 2005.

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Aquí se ingresa la hora en el que se ingreso el registro, siguiendo el formato: hora, minutos, como por ejemplo, 12:45 Min, para ingresar la hora 12 del día con 45 minutos.

 Actividad:

Aquí se ingresa la actividad a programar en la fecha y hora previamente ingresada.

 Descripción:

Aquí se ingresan unos detalles referentes a la actividad.

Una vez ingresado los campos mencionados, presionamos el botón Aceptar para almacenar en el sistema la información de nuestra agenda y a continuación el sistema nos ingresará una acción de confirmación, como se muestra en la siguiente figura.

Adicionalmente tenemos 3 acciones posibles de realizar en esta pantalla:  Ver:

El icono nos permite visualizar el detalle de una actividad, en nueva ventana y en diseño de impresión, como se muestra en la figura.

(31)

 Edit:

El icono nos permite cargar el correspondiente registro en la misma página listo para realizar cambios en alguno de sus campos, como se muestra en la figura.

(32)

Que a diferencia de las pantallas iniciales, se muestra el botón Guardar Cambios, con el cual guardamos los cambios realizados en la actividad.

 Elim:

El icono nos permite eliminar el correspondiente registro. Luego de esta acción se muestra un mensaje ingresando la acción realizada, como se aprecia en la siguiente figura.

¿Como Ver Mi Agenda?

Para Ver Mi Agenda realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Agenda, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Mi Agenda. Como se muestra en la figura.

(33)

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Mi Agenda:

En la cual podemos ubicar actividades realizadas en el Todo el mes actual, el día de hoy y por la selección de un mes y año específico, como ingresa la figura anterior.

Aquí también tenemos el icono , opción que permite visualizar el detalle de una actividad determinada, como se explico anteriormente.

También podemos ver una actividad determinada haciendo click en cualquier día del calendario lateral, en caso de que exista una actividad para el día seleccionado.

¿Como Ver Agenda Públicos?

Para Ver Agenda Públicos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

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2. Luego nos ubicamos en la sección de Agenda, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Agenda Públicos. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Agendas Publicas:

Aquí podemos notar la siguiente característica:  Usuario con Agenda Publica :

Aquí seleccionamos el perfil de usuario del cual queremos visualizar sus actividades, y luego presionamos el botón Ver Agenda para esperar resultados.

(35)

5.

Encargos

Un encargo viene a ser la entrega de una suma de dinero a un miembro del proyecto Biodamaz, que está sujeto a ser fiscalizado, por lo tanto los especialistas podrán ver sus encargos por rendir, rendidos, y aquellos ya fiscalizados.

¿Cómo realizar la Rendición de Encargos?

Para realizar Encargo Por Rendir realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Encargos, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Por Rendir. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la ventana de Encargos Por Rendir:

Esta ventana muestra los encargos por rendir, si es que existiera. Podemos notar 5 características importantes:

 Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

 Editar:

(36)

 Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

Luego de ubicar el encargo a rendir, debemos presionar el icono , para acceder a la pantalla de Rendición de Encargo, como se muestra en la siguiente figura:

(37)

En la pantalla mostrada debemos ingresar los siguientes campos:  Fecha:

Aquí debemos seleccionar la fecha de la rendición, por defecto muestra la fecha actual.

 Descripción:

Aquí debemos ingresar un texto descriptivo sobre la rendición.

Luego de haber ingresado los campos mencionados deberá presionar el botón Aceptar, si los datos ingresados son incorrectos el sistema mostrará el mensaje de error correspondiente, caso contrario los datos de la rendición se guardarán y se habilitarán los botones Agregar, Imprimir y Guardar Cambios, como se muestra en la siguiente figura:

Seguidamente podrá agregar el detalle de la rendición, que no es más que los comprobantes que sustentan su rendición. Para ello debe ingresar los siguientes campos:

 Comprobante:

En este campo debemos ingresar el comprobante (Tipo y Número) Ej. Fact. 000187542, Bol. 12452, etc.

 Descripción:

Aquí debemos ingresar el concepto del comprobante.  Monto:

(38)

Después de haber ingresado los campos mencionados deberá presionar el botón Agregar, si los datos son incorrectos el sistema mostrará el mensaje correspondiente, caso contrario el detalle se guardará y se agregará en el panel de detalle. Repita estos pasos hasta completar la cantidad de comprobantes que sustenta su rendición. La siguiente imagen muestra un ejemplo de rendición:

¿Cómo Ver Mis Encargos?

Para Ver Mis Encargos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Encargos, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Mis Encargos. Como se

(39)

En esta pantalla tenemos los siguientes campos:  Registrados entre las fechas de .. hasta ..:

Aquí debemos ingresar el rango de fechas en los cuales se registraron los encargos que queremos visualizar, ejemplo: Del 01 ENE 2005 al 31 DIC 2005.  Estado.

Aquí tenemos que seleccionar un estado específico, los estados de un encargo son:

Pendiente.- Cuando un encargo está por rendirse.

Rendido.- Cuando un encargo ya se encuentra rendido, pero aún no a sido fiscalizado por Tesorería.

Fiscalizado.- Cuando un encargo ya a sido fiscalizado y aprobado por tesorería.

Una vez ingresados los campos mencionados debemos presionar el botón Mostrar, seguidamente el sistema mostrará aquellos encargos que cumplan con los criterios ingresados, como se muestra en la siguiente figura:

(40)

En la página de resultados podemos notar 6 características importantes:  Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

 Editar:

El icono nos permite cargar la correspondiente rendición para realizar cambios.

 Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

(41)

encuentren, y esto gracias a Internet. Para acceder al Explorer Web, realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Operaciones, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección Explorer. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla del Explorer del Sistema:

Desde aquí podemos realizar las siguientes operaciones:

¿Cómo Crear Carpetas?

Para ello, presionamos clic sobre el icono , seguido del cual se nos mostrara una ventana pidiendo el ingreso del nombre de la carpeta a crear, como en la siguiente figura:

(42)

A continuación presionamos Aceptar y luego veremos nuestra carpeta creada en el interfaz de Explorer, como se muestra a continuación:

¿Cómo Guardar Archivos?

Para guardar archivos hacemos clic en el botón superior Examinar, en donde a continuación se muestra una ventana para seleccionar el archivo a guardar, como se muestra en la siguiente figura:

(43)

Una vez seleccionado el archivo y haber presionado Abrir en la ventana emergente y luego presionamos el botón Guardar, ubicado al costado de botón Examinar notaremos que el archivo se guardo en el explorador del sistema, en nuestro ejemplo, pretendemos guardar el archivo presenta.doc, el cual inicialmente no se muestra en pantalla del explorador del sistema, pero luego, de la guardar se muestra, aquí lo tenemos dentro de un cuadro rojo en la siguiente figura:

¿Cómo Copiar carpetas y/o Archivos?

Para copiar un elemento, primero marcamos el mismo haciendo clic en el casillero de alado de cada elemento y luego presionamos el icono , como se muestra en la siguiente figura:

Seguido del cual se muestra un ventana en la cual escribiremos la ruta o la carpeta a donde se copiara el archivo, en nuestro ejemplo, copiaremos el archivo presenta.doc

(44)

Y luego de presionar Aceptar, el archivo estará copiado en la carpeta ingresada, prueba de ello, se muestra al ingresar a la carpeta cartas0 haciendo doble click sobre la misma, en donde visualizaremos al archivo copiado, como se muestra en la siguiente figura:

¿Cómo Eliminar carpetas y/o Archivos?

Para ello, marcamos el cuadro del costado del elemento (carpeta o archivo) que deseamos eliminar, y luego hacemos clic sobre el icono , como se muestra en la siguiente figura:

A continuación el sistema realiza una pregunta de confirmación sobre la acción a realizar,

(45)

Acto seguido, presionando Aceptar, y el elemento marcado se elimina quedando el explorador como si nunca se hubiera creado. Como se muestra en la siguiente figura:

¿Cómo Mover carpetas y/o Archivos?

Para mover un elemento primero lo seleccionamos, marcando su respectiva casilla lateral luego hacemos clic en el icono , como se muestra en la siguiente figura:

Seguido, se nos muestra una ventana solicitando una dirección a donde mover el elemento marcado, la dirección esta marcada debajo de la ventana emergente en un cuadro de línea roja, para este ejemplo, como se muestra en la siguiente figura:

(46)

Luego de presionar Aceptar, el elemento se habrá movido, quedando la ruta actual si el archivo, como se muestra en la siguiente figura:

Para verificar esto se puede ir a la dirección a donde se movió el elemento (/SISDIRECCION/Explorer).

¿Cómo Descargar un Archivo?

Para descargar un archivo hacemos clic sobre el icono del respectivo del archivo que deseamos descargar, como se muestra en la siguiente figura.

(47)

Seguido tenemos una ventana que nos pregunta si deseamos abrir, guardar o cancelar al archivo a descargar, como se muestra en la siguiente figura.

Esta ventana puede variar, pero las opciones serán las mismas, en caso de presionar guardar, se mostrará otra ventana para ingresar el lugar en donde guardara el archivo.

(48)

¿Cómo cambiar de nombre un Elemento?

Para cambiar el nombre un determinado elemento, primero lo seleccionamos y presionamos el icono , como se muestra en la figura.

A continuación se nos mostrara una ventana en la cual digitaremos el nuevo nombre el elemento marcado, como se muestra en la siguiente figura.

Luego presionamos Aceptar y nuestro elemento tendrá nuevo nombre, como se aprecia en la siguiente imagen.

(49)

VIII.

FUNCIONES DEL USUARIO LOGÍSTICA

1.

Orden de Compra y Servicios

¿Cómo Registrar una Orden de Compra?

Para Registrar Orden de Compra realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Orden de Compra y Ser., y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Registrar Orden de

Compra. Como se muestra en la figura.

(50)

En esta pantalla debemos ingresar los siguientes datos:  Fecha:

Aquí se ingresa la fecha de la Orden de Compra, siguiendo el formato: día, mes, año, como por ejemplo, 02 NOV 2005, para ingresar el día 02 de noviembre de 2005.

 Proveedor:

Aquí se selecciona un proveedor de una lista disponible para el sistema.  Articulo:

Aquí se ingresa el artículo para la Orden de Compra.  Referencia:

Referencia de una cotización u otro documento  Solicitante:

Aquí se ingresa el nombre de la persona, entidad o proyecto relacionado a la Orden de Compra.

 Responsable:

Aquí se ingresa el nombre del responsable en llenar la Orden de Compra.  Condiciones Generales:

Aquí se ingresan las condiciones generales de la orden de compra.  Tipo Moneda:

Aquí se ingresa el tipo de moneda para el registro de la Orden de Compra.  Cuadro Comparativo

Aquí se adjunta el documento que contiene el cuadro comparativo  Nota

Aquí se ingresa alguna nota.

Una vez ingresada los datos mencionados, presionamos el botón Aceptar para que el sistema registre y almacene la misma, si los datos ingresados son incorrectos el sistema mostrará un mensaje ingresando el error, en caso contrario se habilitaran los botones de Agregar, Imprimir, Nuevo y Guardar Cambios.

Luego podemos comenzar a ingresar el detalle de la orden de compra, para ello debemos ingresar los siguientes campos.

Artículos  Cant.:

(51)

 P. Unitario:

Aquí se ingresa el precio unitario del artículo.

Una vez llenado los campos mencionados debemos presionar el botón Agregar, en caso que los datos del artículo ingresado sean incorrectos el sistema nos mostrará el mensaje de error correspondiente, caso contrario el artículo de la orden de compra se guardará y agregará en el panel de Artículos, como se muestra en la siguiente figura:

En el panel de artículos aparecen las opciones:  Edit:

Es una opción que nos permite editar un determinado artículo ingresado en la Orden de Compra.

 Elim:

Es una opción que nos permite eliminar un determinado artículo ingresado en la Orden de Compra.

¿Cómo Registrar una Orden de Servicio?

Para Registrar Orden de Servicio realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Orden de Compra y Ser., y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Registrar Orden de

(52)

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Orden de Servicio:

En esta pantalla debemos ingresar los siguientes datos:  Fecha:

Aquí se ingresa la fecha de la Orden de Compra, siguiendo el formato: día, mes, año, como por ejemplo, 02 NOV 2005, para ingresar el día 02 de noviembre de 2005.

 Proveedor:

Aquí se selecciona un proveedor de una lista disponible para el sistema.  Solicitante:

Aquí se ingresa el nombre de la persona, entidad o proyecto relacionado a la Orden de Compra.

 Tipo Moneda:

Aquí se ingresa el tipo de moneda para el registro de la Orden de Servicio.

Una vez ingresada los datos mencionados, presionamos el botón Aceptar para que el sistema registre y almacene la misma, si los datos ingresados son incorrectos el sistema mostrará un mensaje ingresando el error, en caso contrario se habilitaran los botones de Agregar, Imprimir, Nuevo y Guardar Cambios.

(53)

Detalle

 Descripción y/o Especificaciones Técnicas.:

Aquí se ingresa la descripción del servicio, con las especificaciones técnicas si es que fuera necesario.

 Producto a Obtener:

Aquí se ingresa la descripción del producto a obtener por el servicio.  Costo:

Aquí se ingresa el monto del servicio.

Una vez llenado los campos mencionados debemos presionar el botón Agregar, en caso que los datos del servicio ingresado sean incorrectos el sistema nos mostrará el mensaje de error correspondiente, caso contrario el detalle de la orden de servicio se guardará y agregará en el panel de Detalle, como se muestra en la siguiente figura:

En el panel de Detalle aparecen las opciones:  Edit:

Es una opción que nos permite editar un determinado servicio ingresado en la Orden de Servicio.

 Elim:

(54)

¿Cómo Ver Ordenes de Compras ya ingresados?

Para Ver Orden de Compra realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Orden de Compra y Ser., y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Orden de Compra. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Ordenes de Compra:

En esta pantalla tenemos que ingresar los siguientes criterios de filtro:  Código:

(55)

 Registrados en la fechas de .. hasta ..:

Aquí se presentan dos campos de fechas compuestas, las mismas que sugieren ingresar, de un rango de fechas, una fecha inicial y una fecha final para la búsqueda del o de los cierres de caja ingresados, ejemplo: Del 01 ENE 2005 al 31 DIC 2005.

Una vez ingresado los criterios de búsqueda requeridos, presionamos el botón Mostrar para recuperar en pantalla todos aquellos registros que cumplan con nuestros criterios de selección, como ejemplo tenemos la siguiente figura.

En la página de resultados podemos notar 6 características importantes:  Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

 Editar:

El icono nos permite cargar el correspondiente registro en la misma página listo para realizar cambios.

 Eliminar:

El icono nos permite anular la orden de compra.  Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene

(56)

determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

¿Cómo Ver Ordenes de Servicios ya ingresados?

Para Ver Orden de Servicio realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Orden de Compra y Ser., y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Orden de Servicio. Como se muestra en la figura.

(57)

En esta pantalla tenemos que ingresar los siguientes criterios de filtro:  Código:

De ser posible, si conoce el código de una Orden de Servicio, será suficiente para mostrar en pantalla.

 Proveedor:

Aquí se selecciona un proveedor de una lista disponible para el sistema.  Registrados en la fechas de .. hasta ..:

Aquí se presentan dos campos de fechas compuestas, las mismas que sugieren ingresar, de un rango de fechas, una fecha inicial y una fecha final para la búsqueda del o de las órdenes de compra ingresadas, ejemplo: Del 01 ENE 2005 al 31 DIC 2005.

Una vez ingresado los criterios de búsqueda requeridos, presionamos el botón Mostrar para recuperar en pantalla todos aquellos registros que cumplan con nuestros criterios de selección, como ejemplo tenemos la siguiente figura.

En la página de resultados podemos notar 6 características importantes:  Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

(58)

El icono nos permite cargar el correspondiente registro para realizar cambios.  Eliminar:

El icono nos permite anular la orden de servicio correspondiente.  Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

2.

Requerimientos de Materiales

¿Cómo Atender Requerimientos?

Para Atender Requerimientos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Requerimiento de Materiales, y en el sub menú que aparece, seleccionamos

la opción Atender

(59)

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Requerimientos de Materiales por Atender:

En esta pantalla podemos notar 5 características importantes:  Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

 Editar:

El icono nos permite acceder a la pantalla para atender el requerimiento de material correspondiente.

 Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

(60)

¿Cómo Ver Requerimientos?

Para Ver Requerimientos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Requerimiento de Materiales, y en el sub menú que aparece, seleccionamos

la opción Ver

Requerimientos. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Requerimientos de Materiales (Atendidos y por Atender):

En esta pantalla podemos ingresar los siguientes criterios de filtro:  Solicitados de .. hasta ..:

(61)

Aquí se selecciona un empleado de una lista formada por todos los empleados registrados en el sistema.

 Estado:

Aquí se seleccionan algún estado como: Solicitado, Atendido o Anulado.

Una vez ingresado los criterios de búsqueda requeridos, presionamos el botón Mostrar para recuperar en pantalla todos aquellos registros que cumplan con nuestros criterios, como ejemplo tenemos la siguiente figura.

En la página de resultados podemos notar 5 características importantes:  Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

 Editar:

El icono nos permite cargar el correspondiente requerimiento de material, para modificar los datos de la atención del requerimiento.

 Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

(62)

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

3.

Patrimonio

Cómo Registrar Patrimonio?

Para Registrar un bien realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Patrimonio, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Registrar Patrimonio. Como se muestra en la figura.

(63)

En esta pantalla debemos ingresar los siguientes datos:  Fecha:

Aquí se ingresa la fecha del registro, siguiendo el formato: día, mes, año, como por ejemplo, 02 NOV 2005, para ingresar el día 02 de noviembre de 2005.

 Código Patrimonial:

Aquí se asigna un código único al bien.  Categoría:

Aquí se selecciona una categoría a la que pertenece el bien a registrar.  Descripción:

Aquí se describe el bien resaltando la información primordial que este posea.  Marca:

Aquí se ingresa la marca del bien, si lo tuviera.  Modelo:

Aquí se ingresa el modelo del bien, si lo tuviera.  Nro. De serie:

Aquí se ingresa el número de serie del bien, indispensable para identificarlo.  Color:

Aquí se selecciona un color, si fuera necesario.  Fecha de Adquisición:

Aquí se ingresa la fecha de adquisición del bien, siguiendo el formato: día, mes, año, como por ejemplo, 02 NOV 2005, para ingresar el día 02 de noviembre de 2005.

 Valor $.:

Aquí se ingresa el valor del bien en dólares.  Valor S/.:

Aquí se ingresa el valor del bien en nuevos soles.  Ambiente:

Aquí se ingresa un ambiente de la institución en el cual se encuentra el Bien.  Componente:

Inicialmente deshabilitada, pero se habilita al ingresar una cifra en el.  Usuario:

Aquí se selecciona al usuario al que se le asignará el bien.  Estado del Bien:

Aquí se ingresa la condición en la que se encuentra el bien a registrar.

Una vez ingresada los datos mencionados, presionamos el botón Aceptar para que el sistema registre y almacene la misma, si los datos ingresados son incorrectos el sistema mostrará un mensaje ingresando el error, en caso contrario se habilitaran los

(64)

Luego podemos comenzar a ingresar accesorios si es que fuera necesario, para ello debemos ingresar los siguientes campos.

 Accesorio:

Aquí se ingresa la descripción del accesorio.  Nro. de Serie:

Aquí se ingresa el número de serie, si es que lo tuviera.

Después de haber ingresado los datos mencionado se debe presionar el botón agregar, esto hace que se registre el accesorio.

Adicionalmente la ventana de accesorios muestra dos opciones:  Edit:

Esta opción nos permite editar los datos de un determinado accesorio.  Elim:

Esta opción nos permite eliminar un accesorio.  ¿Cómo Ver Bienes Patrimoniales?

Para Ver Bienes Patrimoniales realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Patrimonio, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Bienes Patrimoniales. Como se muestra en la figura.

(65)

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Bienes Patrimoniales:

En esta pantalla podemos ingresar los siguientes criterios:  Código Patrimonial:

De ser posible, si conoce el código patrimonial, será suficiente para mostrar el patrimonio en pantalla.

 Adquiridos a las fechas .. hasta ..:

Aquí se presentan dos campos de fechas compuestas, las mismas que sugieren ingresar, de un rango de fechas, una fecha inicial y una fecha final para la búsqueda del o de los cierres de caja ingresados, ejemplo: Del 01 ENE 2005 al 31 DIC 2005.

 Ambiente:

Aquí se selecciona aquel ambiente en el cual se encuentra el bien a visualizar.  Componente:

Aquí se selecciona un componente en particular.  Estado del Bien:

Aquí se selecciona el estado del bien.

Una vez ingresado los criterios de búsqueda, presionamos el botón Buscar para recuperar en pantalla todos aquellos registros que cumplan con nuestros criterios, como ejemplo tenemos la siguiente figura.

(66)

En la página de resultados podemos notar 5 características importantes:  Ver :

El icono nos permite visualizar el correspondiente registro completo en diseño de impresión, todo ello en una nueva pagina.

 Editar:

El icono nos permite cargar el correspondiente registro para realizar cambios.  Eliminar:

El icono nos permite eliminar el correspondiente registro del sistema.  Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

(67)

4.

Almacén

¿Cómo Registrar Artículos?

Para Registrar Artículos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Almacén, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Registrar Artículos. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Registro de Artículos:

En esta pantalla debemos ingresar los siguientes datos:  Categoría:

Aquí se selecciona una determinada categoría para el artículo a registrar.  Articulo:

(68)

 Tamaño:

Aquí se selecciona el tamaño.  Color:

Aquí se selecciona el color.  Marca:

Aquí se selecciona la marca del artículo, si lo tuviera.  Unidad de Medida:

Aquí se selecciona la unidad de medida de compra.  Otros:

Aquí se ingresan otras características que se crean conveniente mencionar referente al articulo en cuestión.

Contenido

 Cantidad:

Aquí se ingresa la cantidad de contenido de la unidad de medida de compra.  Unidad de Medida:

Aquí se selecciona la unidad de medida de contenido, que será empleado para la atención de los requerimientos de material y los movimientos de almacén.

Una vez ingresado los datos mencionados, presionamos el botón Aceptar ingresando al sistema que almacene la información ingresada.

¿Cómo Ver Artículos?

Para Ver Artículos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Almacén, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Artículos. Como se muestra en la figura.

(69)

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Artículos y/o Materiales:

En esta podemos ingresar los siguientes criterios de filtro:  Categoría:

Aquí seleccionamos una categoría.  Articulo:

Aquí seleccionamos un artículo específico.

Una vez ingresado los criterios de búsqueda, presionamos el botón Mostrar para recuperar en pantalla todos aquellos registros que cumplan con nuestros criterios, como ejemplo tenemos la siguiente figura.

(70)

En la página podemos notar 5 características importantes:  Editar:

El icono nos permite cargar el correspondiente registro para realizar cambios.  Eliminar:

El icono nos permite eliminar un artículo.  Paginación:

Es aquella línea inferior derecha conformada por un conjunto de números consecutivos cada uno de los cuales es una página de resultados que contiene un total de 10 registros como máximo. Para ver los resultados de una página determinada solo basta hacer clic en cualquiera de los números de la línea y automáticamente nos ubicaremos en la página deseada.

 Total de Registros:

Ingresa la totalidad de registros que cumplen con los criterios de visualización de registros previamente ingresados.

 Conteo de Registros:

Ubicado debajo de la línea de paginación, nos ingresa el orden de registros para la paginación actual.

(71)

¿Cómo Ver Stock de Artículos?

Para Ver Stock de Artículos realizamos lo siguiente:

1. Seleccionamos la opción Logística, en el menú del sistema.

2. Luego nos ubicamos en la sección de Almacén, y en el sub menú que aparece, seleccionamos la opción Ver Stock de Artículos. Como se muestra en la figura.

Una vez hecho esto, a continuación se muestra la pantalla Stock de Artículos y/o Materiales:

En esta pantalla podemos ingresar los siguientes criterios de filtro:  Almacén

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