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MILLENNIUM PERSONAL LITE
- ARRANQUE DEL SISTEMA
Por BETTA GLOBAL SISTEMS
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Tabla de Contenido
0Contenido
2
... 2 1 Introducción ... 2 2 Paso 1 - Accesando al sistema... 3 3 Paso 2 - Selección de empresa
... 4 4 Paso 3 - Generar archivos básicos
... 5 5 Paso 4 - Accesar el módulo de empresas
... 6 6 Paso 5 - Parámetros
... 8 7 Paso 6 - Generar periodos de la nómina
... 10 8 Paso 7 - Selección de periodo anual
... 11 9 Paso 8 - Configurando horarios diarios
... 14 10 Paso 9 - Turnos
... 16 11 Paso 10 - Generar calendario de trabajo
... 17 12 Paso 11 - Días festivos
... 18 13 Paso 12 - Conceptos
... 20 14 Paso 13 - Tablas ISPT
... 22 15 Paso 14 - Cálculos ISPT
... 23 16 Paso 15 - Clases de nóminas
... 25 17 Paso 16 - Configurar los porcentajes IMSS
... 27 18 Paso 17 - Ingresando empleados
... 28 Categorías ... 30 Puestos ... 32 Tipos de Contratos ... 33 Supervisores ... 35 Centros de Costos ... 36 Líneas de Producción ... 38 Alta de un Empleado
Index
0
- ARRANQUE DEL SISTEMA
1
Contenido
1.1
Introducción
ARRANQUE DEL SISTEMA
El sistema para operar, necesita que ciertos archivos contengan información, algunos de ellos son llenados automáticamente por el mismo, otros deben ser alimentados por el usuario. A continuación se listan los que el usuario debe capturar.
Parámetros de operación del sistema Periodos de pago por tipo de nomina Selección del periodo anual
Horarios diarios
Turnos (agrupamiento de horarios diarios)
Calendario anual de trabajo (agrupamiento de turnos) Dias festivos
Conceptos de nominas (percepciones y deducciones) Tablas de ISPT
Calculos de ISPT (relacion con las tablas)
Clases de nominas (definición del calculo de ISPT) Porcentajes del IMSS
Categorías de empleados (requerido) Puestos (opcional)
Tipos de contratos (opcional) Supervisores (opcional) Centros de costos (requerido) Lineas de producción (opcional) Empleados
1.2
Paso 1 - Accesando al sistema
ACCESANDO AL SISTEMA
1.3
Paso 2 - Selección de empresa
SELECCIÓN DE EMPRESA
Seleccionar la Empresa a utilizar y el usuario ‘Administrador General’, con el posible password: BETTA, o el que haya sido proporcionado al dar de altas USUARIOS, presionar el botón “Continuar “.
1.4
Paso 3 - Generar archivos básicos
Seleccionar Otros, la opción Utilerías
Opción para generar los archivos básicos indispensables para el arranque del sistema.
1.5
Paso 4 - Accesar el módulo de empresas
ACCESAR EL MÓDULO DE EMPRESAS
Seleccionar de Archivos, la opción Empresas
En esta pantalla se despliegan las Empresas que se encuentran dadas de alta en el sistema.
Presionar el botón Parámetros, para configurar los parámetros generales del Sistema.
1.6
Paso 5 - Parámetros
PARÁMETROS
En la pantalla siguiente se ingresarán los datos o parámetros que sean necesarios, es decir, información que aplique en la Empresa.
Nómina
Periodo Anual: Es el periodo anual para trabajar (Dato crítico).
Salario Mínimo: Valor del mínimo salario diario aplicable para la empresa. Subsidio Acreditable:
Zona geográfica: Lugar geográfico al que pertenece la ubicación de la empresa.
Tipo de nómina: Tipo de nómina que utiliza el cálculo (semanal, catorcenal, quincenal y menusual.
Redondeo: Tipo de redondeo.
Importe para el pago en efectivo (cantidad y letra): Datos utilizados en los reportes de desglose de efectivo.
Opciones para actualización de Sueldos integrados: Días naturales o días trabajados naturales.
Opciones para cálculo del descuento de IMSS: Un solo concepto o desglozado en general, cesantía y vejez.
Registro Patronal de la Empresa: Dato proporcionado por el IMSS, utilizado para la generación de archivos ASCII de exportación.
Número de Guía: Dato proporcionado por el IMSS, para la generación de archivos ASCII de exportación.
Aguinaldo
Se podrá seleccionar las opciones siguientes, las cuales se consideran para descontar del Aguinaldo.
Días de Incapacidad Faltas Justificadas Faltas Injustificadas
Después de haber ingresado los datos necesarios, presionar el botón ‘Aceptar’.
1.7
Paso 6 - Generar periodos de la nómina
GENERAR PERIODOS DE LA NÓMINA
Seleccionar de Archivos, la opción Generar Periodos de la Nómina.
(semanal, catorcenal, quincenal o mensual) con la que se desee generar los Periodos Anuales de Nómina.
A continuación presionar el botón ‘Generar Periodos’ con el cual Aparecerá una ventana que pedirá la fecha inicial del primer periodo y como dato opcional los Días de Fondo para pagar el Periodo.
Ya capturados los datos se presiona ‘Aceptar’. Volver a la pantalla de periodos de nómina en la que se actualiza y mostrará los periodos generados.
Si los periodos generados son correctos, presionar el botón regresar.
Si los periodos son incorrectos y desea volver a generarlos, primeramente presionar el botón ‘Borrar periodos’ para eliminar los datos generados.
De igual manera el botón de ‘Modificar’ ofrece la opción de Cambiar las fechas de los periodos individualmente. Se deben generar periodos por cada tipo de nómina que la empresa utilice.
1.8
Paso 7 - Selección de periodo anual
SELECCIÓN DE PERIODO ANUAL
A continuación se verificará que el periodo anual con el que el sistema esta trabajando sea el correcto. Salir del módulo de Empresas y regresar al menú principal de Millennium Personal LITE. Seleccionar de Configurar la opción Periodo Anual.
Aparecerá una ventana mostrando el año actual, si es necesario proporcionar el año correcto y presionar el botón ‘Aceptar’. Este punto es crítico, ya que todo lo que se acumule requiere el periodo anual.
1.9
Paso 8 - Configurando horarios diarios
CONFIGURANDO HORARIOS DIARIOS
Pantalla principal de Pago
Aparecerá la pantalla principal de Horarios Diarios con el listado existente.
Para ingresar un Horario, presionar el botón ‘Nuevo’ Se desplegará la siguiente pantalla
Horario: Identifica de manera individual al horario con respecto a otros horarios existentes.
Descripción: Información descriptiva del horario.
Hora de Entrada: Hora asignada de entrada en formato 24HRS.
Hora de salida: Hora asignada de entrada en formato 24HRS.
Hora de comida: Rango de Hora asignada de comida en formato 24HRS.
Tope de horas dobles: Valor máximo de horas extras dobles para el cálculo del Exento. Si el tiempo de comida esta excluido del pago, este debe de indicarse en esta opción. Capturar los datos necesarios y presionar el botón Aceptar.
1.10
Paso 9 - Turnos
TURNOS
Los turnos solo se podrán dar de alta si se realizó el paso anterior. Estos periodos son los de pago, y están ligados a los periodos generados, en ellos se definen los horarios diarios y el tipo de día (hábil, incluido en la semana o descanso).
Regresar a la pantalla principal de Pago, Seleccionar de Archivos la opción Turnos.
Aparecerá
Código: Sirve para identificar de manera individual, el Turno proporcionado.
Descripción: Información descriptiva del Turno correspondiente.
Tipo: (Matutino, Vespertino, Nocturno, Mixto)
Jornada: (menor de 8 horas, semana completa, etc.)
Tipo de día con su horario diario respectivo : (Hábil, Trabajado en la Semana, Descanso). Capturar los datos y después presionar ‘Aceptar’.
Las horas de la jornada y los días hábiles del periodo, se van actualizando automáticamente, en base a la elección al tipo de día y horario diario (observar datos encerrados por un círculo).
Las horas de la jornada son las horas reales laboradas, y las horas pagadas son la realmente pagadas, estas pueden diferir, pero nunca las horas de la jornada podrán ser mayores a las pagadas. Por ejemplo, la base de horas pagadas por lo general es 48, no cambia, pero en algunas empresas solo se laboran 47.5, pero el pago se hace en base a 48. También dependiendo de los turnos nocturnos, las horas laboradas pueden ser menores a 48.
1.11
Paso 10 - Generar calendario de trabajo
GENERAR CALENDARIO DE TRABAJO
Regresar a la pantalla principal de Pago, Seleccionar de Archivos la opción Generar Calendario de Trabajo.
Aparecerá
con el cual se desea generar el calendario de trabajo. Seleccionar el horario y después presionar el botón ‘Seleccionar’
Presionar el botón para empezar el proceso automático que genera el calendario de trabajo, al terminar el proceso aparecerá un mensaje de confirmación.
El botón Borrar Calendario elimina los registros recién creados.
Nota: Es muy importante verificar que estén correctos todos los horarios diarios ya capturados previamente. De igual manera comprobar los datos proporcionados en los horarios del periodo. Ya que si existe algún dato mal proporcionado todo el calendario anual se creará con datos incorrectos. Este calendario será usado para el pago de las nóminas, si no esta generado, marcará un mensaje de aviso. Se debe de generar un calendario anual por cada turno.
1.12
Paso 11 - Días festivos
DÍAS FESTIVOS
Regresar a la pantalla principal de Pago, Seleccionar de Archivos la opción Días Festivos.
Para ingresar un registro, presionar Nuevo
DIA: Día del mes que se tomará en cuenta como festivo.
MES: Mes correspondiente al día festivo.
DESCRIPCION: Nombre de la festividad celebrada en el día. Una vez capturado la fecha y la descripción presionar el Aceptar.
1.13
Paso 12 - Conceptos
CONCEPTOS
Los Conceptos son las fórmulas que el sistema utiliza como percepciones y deducciones en el cálculo del pago de cualquier tipo nómina.
Existen varios tipos de conceptos:
· Percepciones
· Prestaciones
· Abono .Préstamo
· Cálculos Auxiliares
Las percepciones y/o prestaciones pueden ser parte de la nómina, o pagarse por fuera de ella.
Las deducciones normales incluyen al IMSS, ISPT e INFONAVIT.
Los abonos a préstamos, son todo aquello que el empleado debe, ya sea a la empresa, o a empresas externas pero descontados a través de nómina. Para usar esta opción, es necesario utilizar el módulo de ADEUDOS, en el cual se define toda la información relativa al adeudo.
Los Cálculos auxiliares nos sirven para poder definir conceptos complejos, los cuales requieren de cálculos adicionales.
Existen conceptos reservados por el sistema, los cuales no se pueden borrar, pero si modificar su información, estos se identifican por estar en color rojo.
CONCEPTOS RESERVADOS AGUIN Aguinaldo
CRED_SAL Crédito al Salario
IM_HRS_DOB Importe de horas dobles
IM_HRS_TRI Importe de horas triples
IMSS Descuento nominal del IMSS
INDEM Indemnización
INFONAVIT Descuento nominal del INFONAVIT
ISPT Descuento nominal del ISPT
PRIMA_DOM Prima dominical
PRIMA_VAC Prima vacacional
PTU Participación de los trabajadores en las utilidades
SEPDIA_VAC Séptimo día de Vacaciones
SUEL_NOM Sueldo nominal (Incluye el 7mo. día)
VACA Vacaciones
El usuario debe definir una lista de todos los conceptos de percepciones con los cuales los empleados recibirán un ingreso monetario, de igual manera una lista de las deducciones a los mismos ingresos. Utilizando conceptos, variables, funciones y constantes el usuario definirá cada fórmula de las percepciones y deducciones. El sistema incluye la mayoría de las fórmulas requeridas para la operación legal del mismo. A continuación se muestran algunos ejemplos tanto de percepciones como de deducciones.
Percepciones (ejemplos)
SUEL_NOM SAL_DIARIO * DIAS
HIM_HRS_DOB SDO_HR * 2 * HRS_DOB
PRIMA_DOM POR_PDM * SAL_DIARIO
Nota: Léase manual de Módulo de Pago para mayor información sobre cómo agregar nuevos conceptos o modificar los conceptos reservados.
1.14
Paso 13 - Tablas ISPT
TABLAS ISPT
Regresar a la pantalla principal de Pago, Seleccionar de Archivos la opción Tablas ISPT Tablas.
En la siguiente ventana se podrán modificar las tablas ya existentes o agregar nuevas al sistema.
Para agregar una tabla, presionar el botón Nuevo.
Tarifa
Subsidios
Crédito al salario
Tarifa · Límite Superior · Cuota · Porcentaje Subsidio · Límite Superior · Cuota · Porcentaje Crédito al Salario · Límite Superior
· Monto del Crédito al Salario
Es importante que estos datos sean proporcionados correctamente, de otra manera los procesos del sistema podrían funcionar de manera inadecuada.
1.15
Paso 14 - Cálculos ISPT
CALCULOS ISPT
Una vez capturada la tabla de ISPT se procede a ligar esos datos con los cálculos del Sistema.
Regresar a la pantalla principal de Pago, Seleccionar de Archivos la opción Tablas ISPT Cálculos.
La ventana mostrará los tipos de cálculos que se pueden realizar y la tabla que se utiliza. Si se requiere modificar la tabla que un proceso utilice presionar el botón de Seleccionar Tabla.
Se muestra una pantalla en la que podrá actualizar el tipo de tabla que utilizar de ahora en adelante el Cálculo seleccionado.
1.16
Paso 15 - Clases de nóminas
CLASES DE NOMINAS (ASIGNACIÓN DEL CALCULO DE ISPT)
Regresar a la pantalla principal de Pago, Seleccionar de Archivos la opción de Clases de Nómina.
Aparecerá una pantalla con un listado de las clases de Nómina que Millennium Personal Lite puede utilizar.
Ligar una clase de nómina con el tipo de cálculo del ISPT que se desea que se ejecute al procesar la misma.
Dar clic para seleccionar una clase y presionar el botón SELECCIONAR.
Se mostrará una ventana con la clase de nómina previamente seleccionada y el tipo de cálculo asignado, el cual puede ser modificado si se desea.
Si se realizaron cambios presionar el botón ACEPTAR para salvarlos.
1.17
Paso 16 - Configurar los porcentajes IMSS
CONFIGURAR LOS PORCENTAJES IMSS.
Seleccionar Módulos, la opción IMSS
Seleccionar de Otros, la opción Porcentajes.
Aparecerá una ventana con las ramas o divisiones que se utilizan para el cálculo del descuento de IMSS.
Si se desea modificar los valores del listado hay que seleccionar una rama con el cursor y enseguida presionar el botón de Modificar.
· Rama
· Tope
· Limite de Ingresos
1.18
Paso 17 - Ingresando empleados
INGRESANDO EMPLEADOS
Seleccionar Módulos, la opción Empleados
Pantalla principal de EMPLEADOS
Como primer paso dar de alta varios catálogos de archivos, los cuales son indispensables al momento de capturar un nuevo empleado, tales como:
· CATEGORIAS
· PUESTOS
· TIPOS DE CONTRATOS
· SUPERVISORES
1.18.1 Categorías
Categorías
Campo requerido, no se recomienda que se use la opción de N/A (no aplica). Seleccionar de Archivos, la opción Categorías.
Aparecerá la siguiente pantalla
Para Ingresar o dar de alta una Categoría, presionar Nueva.
Código: Dato de identificación único con respecto a otras categorías.
Descripción: Información descriptiva de la categoría
Checa Tarjeta: Si se utiliza un dispositivo electrónico para controlar la asistencia seleccionar la opción.
Incluir séptimo día en el cálculo de vacaciones: Si se desea incluir tal concepto en Vacaciones, seleccionar la opción.
La siguiente opción ‘Vacaciones/Aguinaldos’, donde se podrá ingresar los datos de Días de vacaciones y aguinaldos, Prima Vacacional.
Presionar el botón ACEPTAR. En la pantalla principal del catálogo de categorías seleccionar la recién creada y presionar el botón de MODIFICAR.
Aparecerá habilitada la opción de Conceptos que permite dar de alta una expresión en particular para una categoría o eliminarla. Para hacerlo presionar el botón de Agregar.
Aparecerá
1.18.2 Puestos
Puestos
Aparece el listado de los puestos existentes en el sistema.
Para ingresar uno nuevo presionar el botón de NUEVO.
Puesto: Código de identificación único para el puesto proporcionado.
Descripción: información descriptiva referente al puesto.
Nivel de Sueldo: Dato opcional, indica posibles rangos de pago al puesto. Para poder seleccionar hay que dar de alta el Catálogo de NIVEL DE SUELDOS dentro del mismo módulo de empleados.
Ingresar los datos a la pantalla y presionar Aceptar para guardar los datos.
1.18.3 Tipos de Contratos
Tipos de Contratos
Regresar a la pantalla principal de Empleados, seleccionar de Archivos, la opción de Tipos de contratos.
Se mostrará la pantalla de Tipos de contratos. Para ingresar registro presionar el botón Nuevo.
A continuación aparecerá la ventana de captura de un nuevo contrato.
Contrato: Código de identificación único del contrato proporcionado.
Descripción: Información descriptiva referente al contrato ingresado.
Duración: Si la opción es definida hay que proporcionar los días de duración del contrato. Una vez proporcionado los datos correctos, presionar el botón de Aceptar para continuar y salvarlos.
1.18.4 Supervisores
Supervisores
Regresar a la pantalla principal de Empleados, seleccionar de Archivos, la opción de Supervisores.
Aparecerá la siguiente pantalla
Supervisor: Código de identificación único del supervisor
Nombre: Nombre completo del supervisor.
Código de Empleado: Presionar el botón de búsqueda por si el Supervisor es un empleado. NOTA: Si la empresa no utiliza Supervisores, proporcionar un código de supervisor: N/A ,con la descripción: No aplica.
Presionar el botón Aceptar para continuar y guardar los datos.
1.18.5 Centros de Costos
Centros de Costos
Campo requerido, no se recomienda que se use la opción de N/A (no aplica).
Regresar a la pantalla principal de Empleados, seleccionar de Archivos, la opción de Centros de Costos.
Presionar el botón Nuevo para capturar un Centro de Costos en la siguiente pantalla.
Centro de Costo: Código de identificación único.
Descripción: Información descriptiva en español e ingles con respecto al Centro de Costo proporcionado.
Clave Contable.
Presionar el botón Aceptar para continuar.
1.18.6 Líneas de Producción
Líneas de Producción
Regresar a la pantalla principal de Empleados, seleccionar de Archivos, la opción Líneas de Producción.
Aparecerá la siguiente ventana.
NOTA: Si la empresa no maneja Líneas de producción es necesario ingresar uno por default. EJEMPLO: Línea: N/A Descripción: No aplica
1.18.7 Alta de un Empleado
Alta de un Empleado
Una vez llevado a cabo los pasos anteriores proceder a ingresar los empleados de la empresa. Regresar a la pantalla principal de Empleados, seleccionar de Archivos, la opción Empleados.
La pantalla siguiente presenta varias opciones, tales como: General, Forma de Pago, INFONAVIT / AFORE, Datos Personales, Area de Trabajo, Condiciones.
Presionar el botón de ALTAS para ingresar un nuevo empleado. Aparecerá la pantalla, donde se ingresarán los datos generales del mismo.
General
Empleado: Código del Empleado (Numérico)
Apellido Paterno: Apellido Paterno del Empleado
CURP: CURP del Empleado
Tipo de Empleado: Directo de planta, Indirecto de planta, Directo eventual
Fecha de Contratación: Fecha de contratación del Empleado
Fecha de Ingreso: Fecha de ingreso del Empleado
Fecha de Baja: Fecha que se despliega automáticamente en caso de que el empleado sea dado de baja
Código Contrato: Código del contrato
Clase Contrato: Clase de Contrato
Area Económina: A, B o C
Categoría: Categoría a la que pertenece el Empleado
No checa tarjeta: Opción no obligatoria, en caso de que el Empleado cheque o no cheque Tarjeta.
Forma de Pago
Puesto: Puesto al que pertenece el Empleado
Salario Diario: Salario Diario del Empleado
Salario Integrado: Salario Integrado del Empleado
Ultima modificación: Fecha de la última modificación del salario del Empleado (en caso de que eliga el cambio del mismo)
Tipo de Salario: Fijo, Variable y Mixto
Tipo de Nómina: Semanal, Catorcenal, Quincenal y Mensual
Banco: Código del Banco para el Depósito Directo
Número de cuenta: Número de cuenta para el Depósito Directo
Importe: Importe del Bono de Despensa Individual
Número de Crédito: Número del Crédito INFONAVIT
Fecha de Inicio del Crédito: Fecha de inicio del crédito INFONAVIT
Saldo Inicial: Saldo inicial para INFONAVIT
Tipo de Descuento de INFONAVIT: Porcentaje sobre sueldo, Cuota fija y Número de SMGDF
Sindicato: Código del Sindicato al que pertenece el Empleado
Empresa AFORE: Código de la Empresa AFORE al que pertenece el Empleado
Personales:
Directorio: Ruta o directorio donde se encuentra la foto del Empleado (importante para imprimir gafetes)
Nacionalidad: Nacionalidad del Empleado
Lugar de Nacimiento: Lugar de Nacimiento del Empleado
Padre: Nombre del Padre del Empleado
Madre: Nombre de la Madre del Empleado
Sexo: Femenino o Masculino
Estado Civil: Soltero o Casado
Municipio: Municipio
Entidad: Entidad Federativa
UMF: Unidad Médico Familiar
Teléfono: Teléfono
Area de Trabajo:
Centro de Costo: Centro de Costo al que pertenece el Empleado
Línea de Producción: Línea de Producción a la que pertenece el Empleado
Supervisor: Supervisor al que pertenece el Empleado
Turno: Turno al que pertenece el Empleado
Condiciones:
Se despliegan las condiciones por empleado
Después de haber capturado los datos necesarios para dar de alta el empleado presionar el botón de Aceptar. Aparecerá una información de confirmación. VERIFICAR QUE LOS DATOS SEAN CORRECTOS.
Si la ventana muestra los datos esperados presionar Aceptar para confirmar la alta del empleado.