INFORME ANUAL DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR DEL DISTRITO FEDERAL (IEMS DF)

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Instituto de Educación Media Superior del DF

INFORME ANUAL DEL PROGRAMA

INSTITUCIONAL DE DESARROLLO

ARCHIVÍSTICO 2013 DEL

INSTITUTO DE EDUCACIÓN

MEDIA SUPERIOR DEL

DISTRITO FEDERAL (IEMS DF)

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I.- Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica.

 Registro de los Instrumentos de Control Archivístico:

Para el cumplimiento de la normatividad respecto al registro de los Instrumentos Archivísticos pendientes, se acudió a diversas asesorías a la Subdirección de Información y Documentación Administrativa de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de Oficialía Mayor, y se presentaron posteriormente ante el COTECIAD del IEMSDF para su aprobación los siguientes instrumentos:

 Control de Correspondencia de Entrada y Salida de Documentos.  Carátula Estandarizada de Expediente.

 Actualización del Catálogo de Disposición Documental.

 Mapa de Ordenación Topográfica del Archivo de Concentración.

Una vez aprobados por unanimidad por el COTECIAD, se enviaron para registro a la Subdirección de Información y Documentación de la Dirección de Almacenes e Inventarios de la Oficialía Mayor, con el Lic. Ángel Arjuna Rodríguez Uribe, con fecha del 15 de octubre de 2013 mediante el Oficio No. SE/IEMS/DAD/O-1251/2013. El registro se recibió el 29 de noviembre de 2013 mediante el Oficio No. OM/DGRMSG/DAI/1890/2013 con los siguientes datos:

 Carátula Estandarizada de Expedientes MX-09-GDF-INEM-CEE-2013  Catálogo de Disposición Documental MX-09-GDF-INEM-CDD-2013  Mapa de Ordenación Topográfica MX-09-GDF-INEM-MOT-2013

 Control de Correspondencia de Entrada y Salida MX-09-GDF-INEM-CCES-2013

Cabe mencionar que el único instrumento pendiente de aprobación y registro es la Guía General de Fondos del IEMS, el cual está en proceso de análisis y construcción con asesoría de Oficialía Mayor.

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II.- Proyectos de Capacitación y Desarrollo Profesional del personal que realiza funciones archivísticas.

Debido a que Oficialía Mayor suspendió durante el 2013 la capacitación sobre el proceso archivístico y de control documental, la JUD de Archivo y Control Documental del Instituto impartió dos capacitaciones a personal designado de las oficinas centrales y de planteles.

La primera capacitación se dio en el mes de julio y abarcó todo el proceso archivístico en general, poniendo énfasis en el llenado de la carátula y dudas específicas que los asistentes plantearon. Cabe mencionar que en ese momento se hizo el señalamiento de que tanto la Carátula Estandarizada de Expedientes como el Catálogo de Disposición Documental estaban por actualizarse para que cumplieran con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, por lo que se daría una nueva capacitación, con la asesoría de personal especializado de Info DF, para clasificar adecuadamente la información y los expedientes en Reservados o Confidenciales, si aplicaba tal categoría a las funciones específicas de cada área.

La segunda capacitación se impartió en el mes de diciembre derivado de la Cuarta Sesión del COTECIAD, donde los miembros manifestaron la necesidad de un curso adicional con la intención de comenzar a regularizar los archivos. En dicho curso se profundizó en los siguientes temas:

1) Tabla de determinantes.

2) Catálogo de disposición documental. 3) Cuadro de clasificación archivística. 4) Carátula estandarizada de expediente. 5) Inventario de Archivo de Trámite.

6) Inventario de Archivo de Concentración. 7) Inventario de Archivo Histórico.

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9) Inventario de Transferencia Primaria. 10) Inventario de Transferencia Secundaria.

11) Carátula de Cajas para Archivo de Concentración e Histórico. 12) Vale de préstamo de Expediente.

13) Control y Conservación de Documentos. 14) Criterios para foliar.

15) Llenado de lomos de carpetas de expedientes.

Se proporcionaron como materiales de apoyo las primeras hojas de todos los instrumentos y una presentación en PowerPoint que se proyectó durante el curso, el cual tuvo una duración de hora y media aproximadamente.

Es necesario señalar que aunque los lomos y carpetas de expedientes no son instrumentos considerados dentro de la normatividad, la JUD de Archivo y Control Documental los ha integrado como parte del procedimiento y la capacitación, con el fin de tener un mejor control de la información.

III.- Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la Institución para la operación del SIA-IEMS.

 Durante el 2013 no existieron propuestas ni requerimientos específicos de mobiliario u otros insumos para el mejoramiento del proceso archivístico

IV Proyecto para el desarrollo de estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos.

Tecnología de la Información:

 Durante la Segunda Sesión Ordinaria del COTECIAD 2013, la Dirección de Informática y Telecomunicaciones informó del proceso de análisis integral de los sistemas en el IEMS con el objetivo de determinar si se continuaba

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con la misma plataforma o se generaba una nueva. Manifestaron que enviarían un reporte a la Dirección General con sus conclusiones y recomendaciones.

 Durante la Tercera Sesión Ordinaria del COTECIAD se presentó como instrumento de Control de Correspondencia de Entrada y Salida de Documentos el Sistema Institucional de Gestión Documental (SIGEDO) en su versión 4.61, misma que está vigente en el Instituto, y de la cual se obtuvo su registro ante Oficialía Mayor.

V.- Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional archivística.

Objetivo difundir entre el personal del IEMS la Normatividad en Materia de Administración de Documentos y Archivística.

 Para fomentar el manejo responsable y de acuerdo a la normatividad en materia de archivos, se difundieron los instrumentos archivísticos entre los enlaces por área y se asesoró a todos aquellos que acudieron a esta JUD con dudas concretas que no se externaron durante las capacitaciones.

VI.- Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística.

Archivo de Trámite:

Durante el ejercicio 2013, las áreas del IEMS registraron diariamente la documentación de entrada y salida en el Sistema de Gestión Documental (SIGEDO).

Archivo de Concentración:

 Se solicitó a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor, la renovación del préstamo de la bodega No. 3, ubicada en el Almacén de Distribución denominado “N”, en Av. Azcapotzalco, La Villa No. 624, Col. Industrial Vallejo, en la cual se encuentra resguardado el Archivo de Concentración del IEMS.

 Se realizó una visita al Archivo de Concentración para hacer un análisis de las condiciones en las que se encontraba y lo que requería; encontrándose

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varios envíos que no fueron tramitados como la normatividad lo indica, sin embargo ya se están llevando a cabo acciones para regularizar dichos documentos.

 Se elaboró y cumplió con el calendario establecido para el mantenimiento y la limpieza en general del Archivo de Concentración.

Archivo Histórico

A la fecha el IEMSDF no cuenta con un Archivo Histórico, se constituirá con base en el catálogo de disposición documental.

VII.- Estudios y planes preventivos que permiten enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes.

 No hubo actualización alguna en este rubro.

COTECIAD

 Se llevaron a cabo en tiempo y forma las Cuatro Sesiones Ordinarias programadas para el COTECIAD 2013 ante la Oficialía Mayor; con sus cuatro Actas totalmente formalizadas.