1. GENERALIDADES
1 . 1 . D E F I N I C I O N E S
1 . 2 . Q U I É N A U T O R I Z A L A C O M I S I Ó N D E S E R V I C I O S
1 . 3 . T I E M P O D E S O L I C I T U D D E C O M I S I Ó N
1 . 4 . A U T O R I Z A C I Ó N D E C O M I S I Ó N
1 . 4 . 1 . ¿ A q u i é n s e l e a u t o r i z a c o m i s i ó n d e s e r v i c i o s ?
1 . 4 . 2 . ¿ A q u i é n n o s e l e t r a m i t a c o m i s i ó n d e s e r v i c i o s ?
2. PROCEDIMIENTO
2 . 1 . S O L I C I T U D D E C O M I S I Ó N N A C I O N A L
2 . 1 . 1 . I n i c i o d e l T r á m i t e C o m i s i ó n N a c i o n a l
2 . 1 . 2 . A u t o r i z a c i ó n d e l a C o m i s i ó n N a c i o n a l
2 . 2 . S O L I C I T U D D E C O M I S I Ó N I N T E R N A C I O N A L
2 . 2 . 1 . I n i c i o d e l T r á m i t e C o m i s i ó n I n t e r n a c i o n a l
2 . 2 . 2 . A u t o r i z a c i ó n d e l a C o m i s i ó n I n t e r n a c i o n a l
2 . 3 . G E S T I O N D E C O M I S I O N E S A N T E E L C O N S E J O S U P E R I O R
3. VIÁTICOS, GASTOS DE VIAJE Y APOYO ECONÓMICO
4. IMPORTANTE A TENER EN CUENTA
4 . 1 . S A L I D A S A C A D E M I C A S
4 . 2 . A P O Y O P A R A P O S G R A D O S
4 . 3 . I M P L I C A C I O N E S D E N O R E A L I Z A R E L T R A M I T E
5. LEGALIZACIÓN
1. GENERALIZADES
1. 1. DEF INICIONES
Comisión de servicios:
Se entiende por comisión de servicios la autorización otorgada a los funcionarios para ejercer temporalmente labores propias del cargo en un lugar diferente a la sede habitual de trabajo, cumplir con misiones especiales requeridas por una autoridad competente para asistir a reuniones, capacitaciones, conferencias, seminarios, encuentros, coloquios, congresos, pasantías, visitas de observación u otras actividades de interés institucional y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios.
Viáticos y gastos de viaje:
Es el reconocimiento económico para cubrir gastos de alojamiento, alimentación e itinerario, previa autorización de la comisión de servicios. Se podrán reconocer gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de cada ciudad de acuerdo con las disposiciones internas en la Institución. Apoyo económico:
Corresponde a recursos económicos otorgados por el ordenador del gasto a funcionarios que por diferentes iniciativas participan en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales, deportivos, entre otros; con el objeto de cubrir parte de los gastos del desplazamiento, y en todo caso serán inferiores al valor del viático. Adicionalmente se le puede otorgar este beneficio a: Miembros del Consejo Superior, Dicentes de Hora Catedra, Contratistas e Invitados externos.
Legalización:
Es el trámite por el cual se legalizan los gastos autorizados mediante la presentación del documento o soporte requerido para garantizar el cumplimiento de la comisión.
Informe:
Descripción, oral o escrita, de las actividades o sucesos ocurridos durante la comisión. Invitado:
Persona que ha recibido invitación para asistir o participar en determinados actos, eventos, actividades académicas, científicas, culturales, entre otros, que interesen a la Institución.
1. 2. QUI ÉN AUTORIZA LA CO MISI ÓN DE S ERV ICIOS
Toda comisión de servicios deberá ser solicitada por el servidor público o personal vinculado como transitorio que lo requiera con el visto bueno de su jefe inmediato, y debe ser tramitada de la siguiente manera:
De las Nacionales
QUIEN SOLICITA
(Con el visto bueno del jefe inmediato) DURACIÓN QUIEN AUTORIZA
Personal docente y administrativo adscritos a las facultades
Hasta 2 días El Decano de cada Facultad Desde el día 3
hasta 8 días
Vicerrector Académico con el visto del Decano correspondiente Decanos, jefes y personal de dependencias
adscritas a la Vicerrectoría Académica (Incluye el personal directo de la Vicerrectoría)
Hasta 8 días Vicerrector Académico
Personal administrativo de las dependencias o áreas adscritas a las Vicerrectorías (Incluye el personal directo de cada una de ellas)
Hasta 8 días Vicerrector respectivo
Vicerrectores, Secretario General, jefes y personal de dependencias adscritas a la Rectoría
(Incluye el personal directo a ella)
Hasta 60 días Rector
Todo el personal administrativo no adscrito a la Rectoría, docentes y
administrativos-académicos.
Desde el días 9
hasta los 60 días Rector
De las Internacionales
Las comisiones internacionales del personal docente y administrativo, serán autorizadas por el Rector.
Nota 1: Las comisiones que superen los 60 días, serán autorizadas por el Consejo Superior, de acuerdo con lo estipulado en el Estatuto General.
1. 3. TIEMPO D E SOLIC ITUD D E COMISI ÓN
Toda comisión de servicios deberá ser solicitada por el servidor público o personal vinculado como transitorio que lo requiera con el visto bueno de su jefe inmediato, procurando presentar dicha solicitud con diez (10) días hábiles de antelación cuando sea dentro del territorio nacional y quince (15) días hábiles en el caso de las comisiones internacionales, en los formatos establecidos por la institución para tal fin y a la instancia correspondiente de acuerdo con las condiciones de la comisión.
1. 4. AUTORI ZACIÓN D E C OMIS IÓN
1 . 4 . 1 . ¿ A q u i é n s e l e a u t o r i z a c o m i s i ó n d e s e r v i c i o s ?
Las Comisiones de Servicio se tramitan para los servidores públicos o personal vinculado como transitorio, docente y administrativo, para ejercer temporalmente labores propias del cargo que sea de interés institucional; diligenciando los formatos 132-F51-V1 o 132-F52-V1. Así no se requiera asignar viáticos, gastos de viaje y apoyos económicos para el desarrollo de la misma, lo que se conocerá como la autorización para atender las actividades propias de su cargo por fuera de la institución.
1 . 4 . 2 . ¿ A q u i é n n o s e l e t r a m i t a c o m i s i ó n d e s e r v i c i o s ?
A los miembros del Consejo Superior, docentes de hora cátedra, contratistas y a los invitados externos, para ello deberán solicitar apoyo económico como traslado para el desarrollo de la obligación y/o actividad requerida por la institución, a través del aplicativo denominado “Solicitudes de Ordenes de Trabajo, Comisión y de Resoluciones”; el cual en el futuro tendrá un ajuste en el nombre.
2. PROCEDIMIENTO
2. 1. SOLIC ITUD COMIS IÓN D E S ERVIC IOS NAC IONAL
2 . 1 . 1 . I n i c i o d e l T r á m i t e C o m i s i ó n N a c i o n a l
A. El servidor público o personal vinculado como transitorio, debe diligenciar en su totalidad el formato SOLICITUD Y OTORGAMIENTO DE COMISION DE SERVICIOS NACIONAL (132-F52-V1) y adjuntar la información requerida para su verificación; que una vez iniciado el proceso se conocerá como el solicitante.
Nota 2: En el caso de las solicitudes para capacitaciones, congresos, ponencias o seminarios se requiere obligatoriamente la documentación de los respectivos eventos para la verificación por parte de quien autoriza la comisión de servicios, liquida viáticos, gastos de viaje o apoyo económico, sino se presenta la documentación completa no se tramitará la comisión.
B. Solicitar autorización de la comisión al Jefe Inmediato, quien deberá firmar el formato.
C. Solicitar al auxiliar o a quien haga sus veces en la dependencia, diligenciar en forma previa, la solicitud de viáticos, gastos de viaje o apoyo económico en el aplicativo denominado “Solicitudes de Ordenes de Trabajo, Comisión y de Resoluciones”, siempre y cuando se cuente con la autorización del jefe inmediato.
D. Remitir el formato con los anexos a la instancia correspondiente para su autorización, de acuerdo a los días de la comisión y el lugar donde se desarrollara la misma, de forma personal o a través de la bolsa de Gestión de Documentos.
Nota 3: Cuando las comisiones de servicios son para formación y capacitación administrativa, el solicitante debe remitir inicialmente el formato a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su respectiva aprobación. Referencia: http://www.utp.edu.co/vicerrectoria/administrativa/capacitacion
2 . 1 . 2 . A u t o r i z a c i ó n d e l a C o m i s i ó n N a c i o n a l
A. El auxiliar o quien haga sus veces en la dependencia designada para otorgar la comisión de servicios, recibirá el formato y verificará que este se encuentre totalmente diligenciado, de tener alguna inconsistencia en la información debe indicarle oportunamente al solicitante, para el ajuste correspondiente.
B. De no presentar inconsistencia, la entregará al Rector, Vicerrector o Decano, según sea el caso.
Nota 4: Cuando las comisiones de servicios requeridas están relacionadas con tema de capacitación administrativa, se debe verificar que la misma está avalada por el Vicerrector Administrativo y Financiero, antes de que se otorgue el permiso.
C. El Rector, Vicerrector o Decano, firmará el formato en el campo establecido “Conferida por” y con esta firma se entenderá por autorizada la solicitud de comisión de servicios.
D. El auxiliar o quien haga sus veces en la dependencia designada para otorgar la comisión de servicios, asignará el número correspondiente a la comisión en el formato, teniendo en cuenta el centro de costos de la dependencia (Rectoría, Vicerrectoría o Facultades) y el consecutivo otorgado a la comisión autorizada.
E. Una vez autorizada la solicitud de comisión de servicios, el auxiliar o quien haga sus veces en la dependencia que autoriza, la deberá enviar por correo electrónico (archivo en PDF.) con el fin de notificar a:
o Gestión del Talento Humano - [email protected] y [email protected]
o Unidad de Cuentas - [email protected]
o Comisionado
o Jefe inmediato del comisionado
F. Finalmente, el auxiliar o quien haga sus veces en la dependencia que autoriza, remitirá el formato con sus respectivos anexos, a Gestión de Talento Humano para el archivo correspondiente de la documentación.
Nota 5: Si la comisión supera los 60 días, se deberá realizar el trámite indicado para solicitud de comisión al Consejo Superior según Estatuto General.
2. 2. SOLIC ITUD COMIS IÓN D E S ERVIC IOS I NTERNACI ONA L
2 . 2 . 1 . I n i c i o d e l T r á m i t e C o m i s i ó n I n t e r n a c i o n a l
A. El servidor público o personal vinculado como transitorio debe diligenciar en su totalidad el formato SOLICITUD DE COMISION DE SERVICIOS INTERNACIONAL (132-F51-V1) y adjuntar la información requerida para su verificación; que una vez iniciado el proceso se conocerá como el solicitante.
Nota 6: En el caso de las solicitudes para capacitaciones, congresos, ponencias o seminarios, de tipo internacional, se requiere obligatoriamente la documentación de los respectivos eventos para la verificación por parte de quien otorga la comisión, liquida viáticos, gastos de viaje o apoyo económicos, sino se presenta la documentación completa no se podrá tramitar la comisión.
B. Solicitar autorización de la comisión al Jefe Inmediato, quien deberá firmar el formato.
C. Solicitar al auxiliar o a quien haga sus veces en la dependencia, diligenciar en forma previa, la solicitud de viáticos, gastos de viaje o apoyo económico en el aplicativo denominado “Solicitudes de Ordenes de Trabajo, Comisión y de Resoluciones”, siempre y cuando se cuente con la autorización del jefe inmediato.
D. Remitir el formato con los respectivos anexos a Gestión del Talento Humano de forma personal o a través de la bolsa de Gestión de Documentos, y cuando se requieran viáticos, apoyos económicos y tiquetes para el desarrollo de la comisión, se envía por correo electrónico copia del formato autorizado por el jefe inmediato a Unidad de Cuentas - [email protected] para previa liquidación de viáticos, apoyo económico y cotización de tiquetes.
En el caso de solicitar comisiones para capacitación administrativa en la que se requiera viáticos, apoyos económicos y tiquetes para el desarrollo de la misma, se enviara copia por correo electrónico del formato autorizado por el Vicerrector Administrativo y Financiero (archivo en PDF.) a Unidad de Cuentas - [email protected] para previa liquidación de viáticos, apoyo económico y cotización de tiquetes.
Nota 7: Cuando las comisiones de servicios son para formación y capacitación administrativa, el solicitante deberá remitir inicialmente el formato a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su respectiva aprobación. Referencia: http://www.utp.edu.co/vicerrectoria/administrativa/capacitacion
2 . 2 . 2 . A u t o r i z a c i ó n d e l a C o m i s i ó n I n t e r n a c i o n a l
A. El auxiliar o quien haga sus veces en Gestión del Talento Humano en la proyección de actos administrativos, recibirá el formato y verificará que este se encuentre totalmente diligenciado, de tener alguna inconsistencia en la información debe indicarle oportunamente al solicitante, para el ajuste correspondiente.
De no tener inconsistencias se procederá a asignar el consecutivo a la solicitud de comisión internacional y proyectar el acto administrativo correspondiente para el otorgamiento de la misma, y enviar a la Secretaria General para su revisión y respectiva firma del Rector.
B. Una vez firmada la resolución por parte del Rector, se entenderá por otorgada la comisión de servicios internacional, para continuar con los trámites correspondientes.
G. Una vez autorizada la comisión de servicios, la auxiliar o quien haga sus veces en Gestión del Talento Humano en la proyección de actos administrativos, debe enviar la Resolución firmada por medio de correo electrónico (archivo en PDF.) con el fin de notificar a:
Unidad de Cuentas - [email protected]
Comisionado
Jefe inmediato del comisionado
2. 3. GE STION D E COMIS IONE S ANTE EL CONS EJ O S U PERIOR
La solicitud de comisión de servicios que supere los 60 días deberá realizarse a través de memorando al Consejo Superior por parte del Jefe inmediato a través de la secretaria del Consejo, indicando en forma breve el objeto de la comisión, la importancia del desarrollo de la misma, los días de participación, lugar del evento, si requiere viáticos, gastos de viaje o apoyo económico e información adicional que pueda darle claridad para la autorización de la solicitud, con los respectivos anexos.
En el caso de requerirse aclaraciones adicionales la Secretaria del Consejo podrá solicitar información adicional que considere pertinente para apoyar la decisión del Consejo.
3. VIÁTICOS, GASTOS DE VIAJE Y APOYO ECONÓMICO
A. En Unidad de Cuentas, se verificará la autorización del ordenador del gasto en el aplicativo denominado “Solicitudes de Ordenes de Trabajo, Comisión y de Resoluciones” y los datos diligenciados en los formatos SOLICITUD Y OTORGAMIENTO DE COMISION DE SERVICIOS NACIONAL y SOLICITUD DE COMISION DE SERVICIOS INTERNACIONAL, los cuales deben ser los mismos, para la liquidación de viáticos, gastos de viaje o apoyos económicos requeridos para el desarrollo de la comisión, y en los casos que se requiera cotización de tiquetes.
Si no coincide, informará a la dependencia solicitante para su verificación y ajuste, a fin de continuar con el proceso.
B. Unidad de Cuentas realizará los trámites para el pago de los viáticos, gastos de viaje o apoyo económico que se requiere para el desarrollo de la comisión, con base en lo establecido en la
Resolución 1561 del 2015, http://www.utp.edu.co/vicerrectoria/administrativa/comisiones.html. se requiere para el pago el acto administrativo que autoriza la comisión de servicios.
C. Unidad de Cuentas enviará a Gestión Financiera la liquidación de los viáticos, gastos de viaje o apoyo económico, para el pago correspondiente.
Nota 8: Cuando se requiere asignar apoyo económico para los miembros del Consejo Superior, docentes de hora cátedra, contratistas y externos, el ordenador del gasto tramitará directamente la solicitud de estos, por medio del aplicativo actual denominado “Solicitudes de Ordenes de Comisión” de acuerdo con la disponibilidad presupuestal (en este caso no se tramita comisión de servicios)
Los apoyos económicos otorgados no podrán superar la tabla de viáticos establecida por la institución de acuerdo con la asignación salarial mensual promedio del docente de hora cátedra según la categoría y horas dictadas; para los contratistas no puede superior el valor de honorario mensual, y la del Rector para los miembros del Consejo Superior. En el caso del externo no podrá superar el salario establecido para el Profesional Grado 13 de la Universidad.
4. IMPORTANTE A TENER EN CUENTA
4. 1. SAL IDAS ACADEMICAS
En los casos que el docente realice el trámite para una salida académica, no debe diligenciar el formato de Solicitud y Otorgamiento de Comisión de Servicios, pero deberá seguir los pasos descritos en
http://www.utp.edu.co/vicerrectoria/administrativa/division-de-servicios/apoyos-economicos.html y
enviar copia del memorando que envía a Gestión de Servicios Institucionales, a Gestión del Talento Humano, con el fin de que área de Seguridad y Salud en el Trabajo quede informada de la salida.
4. 2. APOYO PA RA POSGRADOS
Cuando las comisiones de servicios son únicamente para la solicitud de matrícula con el fin de adelantar estudios de posgrado, se debe seguir los pasos de la solicitud de comisión de servicios nacional pero no se otorga comisión de servicios.
4. 3. IMPL ICACIONES D E NO REA LI ZAR E L T RA MIT E
El servidor público o personal vinculado como transitorio que no realice el trámite correspondiente para la solicitud y otorgamiento de la comisión de servicios, y se encuentre fuera de la universidad realizando actividades de “carácter institucional”, será responsable de cualquier situación de riesgo o accidente que le pueda ocurrir, por no acatar los lineamientos institucionales, sin perjuicio de las investigaciones disciplinarias a que haya lugar.
5. LEGALIZACIÓN
Finalizada la comisión otorgada, el servidor público o personal vinculado como transitorio debe realizar la legalización de viáticos y gastos de viaje dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, de acuerdo con lo establecido en la Resolución N° 832 de 2015.