RECOMENDACIONES PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA NUEVA
ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO 1 - INTRODUCCIÓN... 5
CAPÍTULO 2 – OBJETIVO Y ALCANCE... 6
CAPÍTULO 3 – RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN... 7
3.1. POLÍTICAS ... 7 3.2. ORGANIZACIÓN... 7 3.3. AMBIENTE DE SISTEMAS ... 8 3.4. AMBIENTE DE TECNOLOGÍA... 8 3.5. AMBIENTE DE INFORMACIÓN ... 9 3.5. 1GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN... 9
3.5.1.1. Administración del ambiente de Información...10
3.5.2. MIGRACIÓN DE DATOS...11
3.5.3. DATAWAREHOUSE...11
3.5.3.1. Metodologías ...12
3.5.3.2. Software...14
3.5.4. INTEGRACIÓN Y HOMOLOGACIÓN CON OTRAS CONSULTORÍAS...15
4. GESTIÓN DOCUMENTAL ...15
5. MANEJO DEL CAMBIO ...17
6. PROCEDIMIENTOS ...17
7. INTERVENTORÍA DEL PROYECTO...18
CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO
Fecha Versión Descripción Autor
10/09/2005 1.0 Versión Inicial. F. Martínez
29/10/2005 2.0 Recomendaciones sobre gestión de la información e interventoría de proyectos. F. Martínez 12/10/2005 3.0 Recomendaciones sobre Políticas, Organización y Manejo del cambio.
C. Díaz. 12/10/2005 4.0 Recomendaciones sobre Ambiente de Sistemas y Ambiente de Información. R. Gómez 16/10/2005 5.0 Recomendaciones sobre
Bodega de datos y Migración.
D. Rubiano
19/08/2005 Versión
INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Progresión de la Gestión de Información ... 13 Ilustración 2 Ejemplo de un diagrama de flujo de control... 13 Ilustración 3 Ejemplo de un diagrama de flujo de información ... 144
C
APÍTULO
1
-
I
NTRODUCCIÓN
El presente documento corresponde al producto entregable de la etapa 10 del proyecto: “Realizar las Recomendaciones para la Implementación de la Nueva Arquitectura de Sistemas de Información que apoyará las Áreas Misionales de la Procuraduría General de la Nación”. En el capítulo 2 se presentan los Objetivos y Alcance de este documento. El capítulo 3 presenta las recomendaciones para la implementación a nivel de: Políticas, Organización, Ambiente de Sistemas, Ambiente de Tecnología, Ambiente de Información, Gestión Documental, Manejo del Cambio, Procedimientos e Interventoría del proyecto.
C
APÍTULO
2
–
O
BJETIVO Y
A
LCANCE
El objetivo de este documento es presentar las recomendaciones que se deben tener en cuenta para que la implantación de la Arquitectura de Sistemas de Información seleccionada para apoyar la labor de las áreas misionales de la Procuraduría General de la Nación sea exitosa. Las recomendaciones planteadas en este documento incluyen temas que impactan a la entidad en diferentes puntos: Políticas, Organización, Ambiente de Sistemas, Ambiente de Tecnología, Ambiente de Información, Gestión Documental, Manejo del Cambio, Procedimientos e Interventoría del proyecto.
En el capítulo final de este documento se presentan las conclusiones del consultor respecto al trabajo realizado y a los resultados obtenidos.
C
APÍTULO
3
–
R
ECOMENDACIONES PARA LA
I
MPLEMENTACIÓN
En este capítulo se describen en detalle las recomendaciones que debe tener en cuenta la entidad para implantar con éxito la arquitectura de sistemas de información seleccionada. Las recomendaciones se presentarán a nivel de: Políticas, Organización, Ambiente de Sistemas, Ambiente de Tecnología, Ambiente de Información, Manejo del Cambio, Procedimientos e Interventoría del proyecto.
3.1. Políticas
En la fase de optimización de procesos del proyecto de definieron 4 macroprocesos principales para el manejo de políticas: diseño, formulación, implantación y seguimiento, y evaluación de políticas. Se recomienda profundizar en la formulación de estos macroprocesos con el fin de definir y controlar la formulación de políticas de manera coordinada con los macroprocesos de las áreas misionales. De esta manera las actuaciones de la PGN obedecerán al cumplimiento de políticas y prioridades institucionales previamente establecidas. Por ejemplo, un caso en el sistema de información debe estar asociado a una política de tal manera que se pueda hacer seguimiento a las mismas a través del registro de actuaciones en el sistema.
Un ejemplo de la aplicación de las políticas definidas, es el ejercicio del poder preferente. El sistema contempla una funcionalidad para cargar en el sistema las comunicaciones de inicio de procesos disciplinarios por parte de las Oficinas de Control Interno Disciplinario (OICD). Como parte de las políticas establecidas por la entidad se debe definir que inicios o novedades deben ser reportados por la OICD de manera que la Procuraduría ejerza el poder preferente sobre casos relevantes o asociados a políticas institucionales. Esto permitirá focalizar el esfuerzo de los servidores en casos de interés para la entidad.
3.2. Organización
estructura organizacional de respaldo para el mismo. En este orden de ideas, es necesario que se implanten las modificaciones organizacionales planteadas en el documento de Arquitectura Seleccionada, para lo cual es conveniente que estos ajustes se hagan con los debidos soportes legales tales como resoluciones y directiva.
3.3. Ambiente de Sistemas
En referencia al ambiente de sistemas, pensando en el éxito del proyecto, la Universidad considera que se deben ir adelantando las siguientes actividades:
1. Reforzar los conocimientos asociados a metodología RUP y lenguaje de modelamiento
UML
2. Hacer los ajustes organizacionales sugeridos en el documento de Arquitectura
Seleccionada.
3. Aumentar la cultura informática dentro de la entidad para el manejo de funcionalidades básicas que deben tenerse dentro de la estructura del nuevo sistema.
4. Definir y tener claros los requerimientos no funcionales e implantarlos en los que
corresponda con la infraestructura actual y la que esta en proceso de adquisición.
3.4. Ambiente de Tecnología
Respecto al ambiente de tecnología, la Universidad sugiere:
1. Crear plataforma de preproducción: Un elemento clave que debe armonizarse desde etapas
tempranas del proyecto con el proveedor son los mecanismos para transferir y realizar el protocolo de pruebas de preproducción que garanticen el aseguramiento de calidad de todos los componentes para entrar de manera confiable en producción.
2. Canales de comunicación: Teniendo en cuenta que todo sistema tiene una etapa de
maduración, particularmente en lo relacionado con los usuarios externos, se recomienda adelantar un seguimiento muy estricto sobre la utilización de los canales de comunicación a fin de poder determinar con la debida anterioridad, las variaciones que se den en el uso de los canales.
3. Nodo alterno de procesamiento: Teniendo en cuenta la importancia de la información que
se maneja y que los requerimientos de disponibilidad serán cada vez más altos sobre el sistema, se recomienda implantar ágilmente el nodo de procesamiento alterno planteado en los documentos de arquitectura, a fin de contar con un mayor respaldo de la información y a manera de contingencia en la operación.
4. Teniendo en cuenta la alta integración entre los módulos se sugiere que el desarrollo del sistema de información se adelante siguiendo una metodología de proceso unificado, en dos (2) o tres (3) ciclos o generaciones, al final de cada uno de los cuales se producirá una nueva versión o release del producto. El desarrollo de cada ciclo debe incluir las fases de
Inicio, Elaboración, Construcción y Transición, implicando la entrega de artefactos al finalizar cada fase, para que sean revisados y aprobados por la PGN, para continuar con la siguiente fase en un ambiente de preproducción dispuesto para tal efecto. La definición del alcance de cada uno de los ciclos o generaciones debe realizarse principalmente durante el primer ciclo, ya que dependerá de las condiciones y la tecnología ofrecida por el proponente seleccionado.
5. En lo que respecta a la migración de datos se sugiere que el tema se aborde desde el
principio del proyecto para que con oportunidad se pueda hacer un diagnóstico detallado de la calidad de los datos y se identifique el alcance de la migración, la información susceptible de ser migrada y la que requiere algún tipo de trabajo adicional de consistencia o completitud previo a la migración propiamente dicha.
6. Es conveniente que se lleve a cabo un proceso de acompañamiento por parte de los
desarrolladores del sistema, por un periodo no inferior a un año. Este acompañamiento debe prever el desarrollo de reportes, consultas, ajustes menores al sistema y el soporte en los aspectos tecnológicos relativos a la plataforma del sistema.
3.5. Ambiente de Información
En este tema deberían tratarse temas tales como: 1. Gestión de la información.
2. Migración de datos.
3. Datawarehouse.
4. Integración y homologación con otras consultorías. A continuación se detalla cada uno de los temas: 3.5.1 Gestión de la Información
Uno de los pilares fundamentales sobre los cuales se debe basar el desarrollo informático de la PGN está en la calidad de su información. Es importante establecer el estado actual de la misma, para proponer el ideal en el horizonte de tiempo previsto y a partir de él, identificar el estado requerido para lograr el éxito del sistema de información que se piensa implantar en la entidad.
Para ello, el enfoque del ambiente de la información no solo se debe centrar en la identificación de la información que hará parte de las bases de datos que manejan los aplicativos de las áreas misionales de la entidad, sino que, reconocido el papel que juega la información para la PGN como materia prima básica para que su gestión sea efectiva, se deberá ubicar la información como uno de los activos más valiosos de la entidad.
Una vez reconocida la información como activo valioso, lo más urgente es lograr su correcta administración. Para ello, se deben definir los conceptos, identificar los diferentes ambientes de información que se presentarán en la Procuraduría, y constituir una estructura para dirigir la administración y difusión de la cultura de “Gestión de la Información”; además, se deberán identificar cuáles son los grupos de información que se deben administrar.
3.5.1.1. Administración del ambiente de Información
La administración del sistema debe contemplar dos aspectos principales: Administración Funcional y Administración Técnica del Sistema. En el documento de Arquitectura Seleccionada se presentan los perfiles y tareas de los diferentes roles contemplados para la administración. Estos perfiles conformarían el grupo de administración del SIM. El grupo de administración estaría liderado por el “Administrador General del SIM” quien, entre otras funciones, asumirá la de Coordinador de Datos, cuya responsabilidad principal sería la de llevar a cabo la “Gestión de la Información y la difusión de la cultura de la información en la PGN”.
Dentro de sus funciones como ente coordinador, definirá los principios, políticas y prácticas para ésta gestión. Sin embargo, aquí proponemos algunos lineamientos:
• La gestión de la información de la PGN estará regida por los principios de calidad,
confiabilidad, accesibilidad y seguridad de la información.
• No puede aparecer un dato nuevo en el negocio si no está respaldado por el coordinador de datos.
• La duplicidad en los almacenamientos físicos de los datos debe ser mínima y cuando éste
sea el caso, debe estar controlada.
• Todo funcionario de la PGN deberá conocer sus responsabilidades dentro la Gestión de la
Información.
• Todo dato deberá ser capturado solo una vez y de una sola fuente.
• La fuente oficial de captura de un dato será el lugar más próximo a donde ha sido generado.
La administración de la información sería medida con base en la obtención de ambientes
mejorados, para lo cual el grupo coordinador deberá evaluar los ambientes de partida, fijarse metas medibles y, a través de la ejecución de tareas y proyectos específicos, alcanzar los ambientes propuestos en forma progresiva. Ver Ilustración 1.
A M BI IE N T E A C T U A L A M BI IE N T E M E J O R A D O A M BI IE N T E O B J E TI V O TAREAS PROYECTOS TALLERES TAREAS PROYECTOS TALLERES
Ilustración 1 Progresión de la Gestión de Información
En conclusión, la formalización e inicio de la cultura de gestión de la información dentro de la PGN permitirán la definición de tareas encaminadas al mejoramiento de los datos bajo una visión global e integral del negocio y no bajo la óptica limitada de los aplicativos, pues la ejecución de programas de gestión de información tendientes a mejorar la calidad y depurar la información es prioritaria y debe ser una responsabilidad compartida por todas las áreas de la Procuraduría. Intentos aislados por mejorar la calidad de los datos no tendrán suficiente efecto y perduración a futuro sin una política definida para gestionar la información.
3.5.2. Migración de datos
Bajo este aspecto, se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos, principalmente con los sistemas GEDIS y SEPREDH:
1. Evaluar las necesidades de información histórica para definir cuáles son los datos
pertinentes que deben ser incorporados en el nuevo sistema.
2. Evaluar escenarios de duplicidad de datos, respecto a los sistemas existentes y el nuevo
sistema.
3. Llevar a cabo procesos de calidad de datos, que implique depuración y filtrado de los
mismos, antes de que estos sean migrados, esto con el ánimo de que no se presenten problemas de inconsistencias e integridad sobre los datos en el nuevo sistema.
4. Definir políticas de migración, donde el proceso se pueda hacer de forma gradual, en la
medida que se desarrollen los procesos de depuración y filtrado de datos. 3.5.3. Datawarehouse
Aún cuando el tema de Datawarehouse no se encuentra dentro del alcance de esta consultoría, la Universidad teniendo en cuenta que la PGN necesita de herramientas para la orientación de
sus políticas y proyectos, identificación de los problemas a los que se enfrenta la ciudadanía y que requieren de la acción de la PGN, y el soporte de los procesos de control y toma de decisiones, se recomienda implementar metodologías de diseño y uso de tecnologías de datawarehouse. Por esta razón, a continuación se presentan las metodologías de diseño para implementación de bodegas de datos más conocidas y se presentan los conceptos generales sobre el software requerido para las mismas.
En este documento no se incluyen recomendaciones de hardware, ya que este tema fue tratado ampliamente en los documentos de arquitectura de esta consultoría.
3.5.3.1.Metodologías
A continuación se presentan las metodologías de diseño para implementación de bodegas de datos más conocidas:
• Ralph Kimball, con un esquema centrado en la identificación de la estructura de variables y dimensiones.
• W.H. Inmon, con un esquema que parte de la construcción del modelo de datos
corporativo, elaborado al más alto nivel de abstracción, para luego derivar la estructura del modelo de datos, para el diseño de la bodega.
• Golfarelli Matteo, Maio Dario, Rizzi Stefano, que proponen un esquema que parte de los
modelos E-R descriptivos de los sistemas transaccionales de la organización, para luego derivar el modelo E-R de la estructura, para la bodega de datos.
Respecto a los tres anteriores métodos, basados en su experiencia, en el éxito de su aplicación, y por ser el más usado, la Universidad sugiere cómo método principal el de Kimball. Sin embargo, por la secuencia en el desarrollo de los proyectos al interior de la Procuraduría, ésta metodología debe ser aplicada en conjunto con la tercera de las metodologías enunciadas anteriormente, debido a que el Sistema de Información Misional será diseñado primero que la Bodega de datos. No obstante, en la medida de lo posible, durante el análisis y diseño del SIM, deben considerarse aspectos del modelo lógico de la bodega de datos, teniendo en cuenta que para éste modelo se requiere la definición de los siguientes aspectos:
1. Políticas para la selección de llaves.
2. Políticas para el manejo de dimensiones que cambian con el tiempo.
3. Modelo organizacional de la Bodega de Datos.
4. Descripción de dimensiones: Como mínimo se debe presentar la siguiente información:
• Por cada Dimensión: Nombre, descripción, cardinalidad (cuantas filas tentativamente
tendría la tabla), identificador que muestre si es específica o corporativa, relaciones jerárquicas entre sus atributos y nombres de los esquemas de estrella en los que participa.
• Por cada atributo: Nombre, descripción, cardinalidad (cuantos posibles diferentes
valores puede tomar el atributo), ejemplos de algunos de los valores que puede tomar, indicar si hace parte de la llave, tipo (carácter, fecha, número), longitud, nombre del sistema origen (Puede ser más de un sistema), manejo de cambios, nombre de la tabla o archivo origen (Puede ser más de una tabla, en diferentes sistemas), nombre de la
columna o campo origen (Puede ser más de una columna y/o campo, en diferentes tablas y/o archivos de diferentes sistemas) y transformación del dato.
5. Descripción de infoáreas: Cómo mínimo se debe presentar la siguiente información:
• Nombre y descripción del Infoárea.
• Por cada esquema de estrella en el Infoárea: Nombre y descripción; diagrama de
estrella, mostrando dimensiones y medidas (ratios); nivel de granularidad (qué representa una fila de la tabla de hechos).
• Por cada medida (ratio): Nombre, descripción, formula (en caso de derivarse de otros
ratios), regla de agregación (si es aditivo, semiaditivo, no aditivo, indicando alternativas para los dos últimos casos), longitud, nombre del sistema origen (Puede ser más de un sistema), nombre de la tabla o archivo origen (Puede ser más de una tabla, en diferentes sistemas), nombre de la columna o campo origen (Puede ser más de una columna y/o campo, en diferentes tablas y/o archivos de diferentes sistemas) y transformación del dato.
En cuanto al tema de procesos de integración de información, este debe incluir los procesos de Extracción, Transformación y Cargue (ETL) asociados a cada Dimensión y a cada Tabla de Hechos de la Bodega, diferenciando entre cargue inicial y cargue rutinario.
Debido a que cada proceso de ETL se puede entender como un conjunto de actividades, éste puede ser documentado con dos diagramas:
• Un diagrama que muestre el flujo de control u ordenamiento parcial entre actividades. Un
ejemplo de la forma como puede ser visualizado este diagrama es la siguiente:
Ilustración 2 Ejemplo de un diagrama de flujo de control
• Un diagrama que muestre la información que fluye de una actividad a otra. Teniendo en
cuenta el anterior ejemplo, una visualización del diagrama de flujo de información sería la siguiente:}
Ilustración 3 Ejemplo de un diagrama de flujo de información
Cada actividad se debe documentar describiendo qué hace, quién la realiza (software, persona), dónde se hace (servidor), de dónde toma sus datos de entrada y dónde deja sus resultados. Por otro lado, se deben documentar las dependencias entre los procesos de ETL y para ello se sugiere nuevamente diagramas de flujo de control entre procesos.
En relación a cada proceso se debe indicar su periodicidad y la metadata que genera, y eventualmente, que utiliza.
3.5.3.2.Software
Una categoría de herramientas de software que provee análisis de datos almacenados en una base de datos multidimensional, son las herramientas OLAP (Por sus siglas en inglés Online Analytical Processing). Las herramientas OLAP permiten a los usuarios analizar diferentes dimensiones de datos.
Se debe tener en cuenta que en general el software que se utiliza para la implementación y uso de bodega de datos, se clasifica en cuatro categorías básicas: Herramientas de
Almacenamiento (bases de datos, multidimensionales), Herramientas de Extracción y
Colección, Herramientas para Reportes de Usuario Final y Herramientas para Análisis Inteligentes.
• Herramientas de Almacenamiento: Corresponde a la herramienta en la cual se irán a almacenar los datos. Existen muchas opciones dependiendo del volumen de los datos, presupuesto y capacidad de su sistema. Cada uno de los sistemas de administración de bases de datos, como Oracle, DB2, Informix, TeraData, Sybase, etc., tienen una facilidad de Datawarehouse.
• Herramientas de Extracción y Colección: Ayudan a definir, acumular, totalizar y filtrar los datos de sus sistemas transaccionales en el Data Warehouse.
• Herramientas para Elaboración de Reportes a Usuarios Finales: Es la interfase vista por el usuario. Al usuario se le debe proveer un mecanismo para que vea los datos a un alto nivel y que entonces obtenga con ello la solución a preguntas específicas. Existen muchas herramientas, incluyendo Cognos Powerplay, Business Objects, SAS, ShowCase Strategy etc.
• Herramientas de Análisis Inteligente: Entre ellas están herramientas de IBM, SAS, Arbor, Cognos, Business Objects, entre otras. Estas herramientas han sido construidas utilizando inteligencia artificial y buscan establecer alrededor del Datawarehouse modelos y relaciones en los datos. Estas herramientas utilizan una técnica conocida como Data Minning o Minería de datos.
3.5.4. Integración y homologación con otras consultorías
La PGN debe emprender un proceso de análisis sobre los resultados y decisiones producto de de las diferentes consultorías que se están llevando a cabo en torno al tema misional. Esto para garantizar la coherencia y armonía, entre lo propuesto para el nuevo sistema SIM, los diferentes desarrollos y cambios producto de dichas consultorías, y los procesos, la nomenclatura y definiciones aprobados por la PGN.
4. Gestión Documental
La Universidad recomienda para el futuro de la PGN la definición e implementación de una metodología que le permita contar con un sistema de gestión documental. Para efectos del presente documento de recomendación se sugiere tener en cuenta en dicha metodología lo siguiente1:
1. Desarrollar un plan.
2. Diseñar el sistema de gestión documental:
• Identificar necesidades de información, identificar documentos y series documentales,
analizar flujos de información.
• Determinar del ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los
documentos.
• Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte
electrónico.
• Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos ópticos, CD-ROM, etc.
• Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y
recuperación en sistemas automatizados. 3. Estudiar alternativas tecnológicas:
• Qué funcionalidades ofrecen los sistemas de Gestión documental.
• Definir el nivel de funcionalidades aplicable a la empresa. • Revisión de la oferta de productos existente en el mercado. 4. Aspectos prácticos de la implantación:
• Planificar necesidades y asignar recursos.
• Recursos necesarios para procesos de carga masiva de información.
• Establecer prioridades, planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la
documentación histórica.
• Organizar los procesos de captura masiva de información: digitalización y OCR de
documentos en papel, integración de documentos existentes en ficheros electrónicos.
• Repercusiones del Sistema de Gestión Documental en la cultura corporativa de la
empresa.
• Prever las resistencias al cambio: problemas de adaptación al nuevo entorno. • Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto. • Formación y apoyo en los puestos de trabajo en la fase de implantación.
Por otro lado, en cuanto a los componentes del sistema de gestión documental, se recomienda tener en cuenta los siguientes:
1. Módulo de conversión de medios (Entradas):
• OCR para convertir papel en documentos electrónicos.
• Scanning.
2. Módulo de Gestión de documentos:
• Manejo de edición de documentos.
• Manejo de versiones.
• Protección y acceso a documentos.
3. Módulo de Gestión de Contenido
• Mecanismos de Búsqueda.
4. Módulo de WorkFlow:
• Seguimiento de documentos.
5. Módulo de conversión de medios (Salidas):
• Manejo de impresión, correo, fax.
• Computer output to laser disc (COLD).
• Computer output to microfilm (COM).
6. Módulo de Archivo:
• Ubicación física.
• Préstamo de documentos.
• Manejo de backups.
5. Manejo del Cambio
Bajo este tema, la Universidad recomienda:
1. Involucrar al Instituto de Estudios del Ministerio Público
2. Difundir a todo nivel en la organización, los cambios desde el punto de vista de los
procesos.
3. Manejo de la transición: Definido el tema de migración de datos, asegurada la confiabilidad del nuevo sistema debe entrarse en operación en forma escalonada por regional. Para llevar a cabo este proceso, se debe validar las fechas en que se harán los diferentes procesos de liberación del nuevo software (SIM), teniendo en cuenta que estos van acompañados por el reemplazo de los sistemas de información que hoy en día soportan la operación de la PGN.
4. Constitución de grupos de apoyo: En cada delegada y territorial deben existir grupos de
apoyo para orientar a los funcionarios en los nuevos procedimientos
5. Inducción a nuevos funcionarios: Se debe institucionalizar dentro de los procesos de
inducción a los nuevos funcionarios la formación en los nuevos procesos y sistema de información.
6. Medidas de contingencia: la dependencia tecnológica implicará mantener un balance del
sistema en términos de trafico, redundancia de equipos, balanceo de servidores y apoyos funcionales y técnicos
7. Perfiles del equipo de trabajo de la PGN: Para el desarrollo de las actividades que deben desarrollarse, se sugiere mantener parte del equipo de trabajo que participó en el proceso de análisis que dio lugar a la contratación del nuevo sistema SIM, de tal manera que se garantice la continuidad conceptual y de conocimiento del proyecto. Esto implica la existencia de personas que mantengan la memoria del proyecto y garanticen la continuidad mínima para el mismo.
6. Procedimientos
Una de las etapas más importantes en este proyecto correspondió a la evaluación de procesos existentes y a la formulación de un nuevo modelo de procesos optimizados. En el documento Macroprocesos, procesos y flujos de información – Tomo II – Propuesta de Optimización se encuentra detallado el modelo propuesto, el cual describe los principales macroprocesos clasificados de acuerdo a la siguiente clasificación:
1. Procesos comunes obligatorios (COB).
2. Procesos comunes opcionales (COP).
3. Procesos específicos obligatorios (EOB).
Cada uno de los macroprocesos propuestos se explica de manera general describiendo el objetivo de cada proceso, sus entradas, salidas y enumerando los principales procedimientos asociados. Se ilustra con ejemplos particulares la manera como las tres áreas misionales de la PGN pueden verse reflejadas en cada uno de esos macroprocesos.
Adicionalmente en la etapa de formulación de requerimientos se asocia cada macroproceso propuesto con los requerimientos funcionales correspondientes.
Es necesario que en forma paralela al desarrollo del sistema de información se profundice en la descripción de estos macroprocesos elaborando manuales de procedimiento detallados por área con base en la propuesta de optimización. Sería conveniente entrenar a los servidores en los nuevos procedimientos antes de la implementación del sistema SIM para irlos familiarizando con los nuevos conceptos y de ésta manera facilitar el proceso de capacitación del nuevo sistema de información.
7. Interventoría del Proyecto
Es esencial que la ejecución del proyecto de implementación de los sistemas de información sea acompañado por una interventoría externa, debido a la magnitud y el monto del contrato y teniendo en cuenta además, que una de las consideraciones más importantes para contratar un interventoría externa es que la Interventoría no aplica solo para el contratista sino también para la misma entidad. Adicionalmente, hacer una interventoría interna traería dificultades a la hora de establecer los tiempos que se usarán para las actividades propias de la entidad y las actividades propias de la interventoría.
Sin embargo, si no es posible llevar a cabo la interventoría externa, se recomienda adquirir una metodología de interventoría de proyectos que exista en el mercado y que pueda ser fácilmente adaptada y usada en la PGN. Esta metodología debe seguir las mejores prácticas y debe ajustarse a estándares de calidad. (Normas ISO); su adquisición debe acompañarse de entrenamiento en el uso de la metodología, la tutoría en los procesos y en las técnicas empleadas.
C
APÍTULO
4
–
C
ONCLUSIONES
A partir del trabajo realizado por la Universidad con respecto a la recomendación de la arquitectura de sistemas de información para las áreas misionales de la PGN, se puede concluir lo siguiente:
Conclusiones generales:
A nivel general se tienen las siguientes conclusiones:
• Teniendo en cuenta que la fase cumplida con la Universidad, obedece a actividades de
levantamiento de información y análisis, y que las actividades de la misma ofrecen como producto la arquitectura del sistema de información misional de la PGN. En la etapa siguiente de análisis detallado y diseño, se deben realizar actividades que permitan afinar, detallar y profundizar en lo propuesto hasta el momento.
Maprocesos Existentes:
Dentro del contexto de los macroprocesos existentes, la Universidad concluye lo siguiente:
• La PGN es una entidad que independientemente del producto (fallo, informe, consulta,
actuación, etc.), verifica en todos los casos que la conducta, hecho o norma sujeto de análisis se ajuste a la legalidad vigente.
• Actualmente los procesos están definidos a partir de su relación con la función
constitucional. La PGN concibe exclusivamente los procesos en asociación con las funciones constitucionales y de sus desarrollos legales.
• Los procesos son percibidos como esencialmente distintos. El resultado práctico es del
desarrollo inconexo entre distintos macroprocesos.
• La definición de los procesos actuales está basada en el flujo de trabajo y en el mandato
legal respectivo. De esto se deriva una descripción y actuación insular, casuista que limita seriamente la previsibilidad de la función. De esta forma un cambio en la legislación conllevaría a un cambio en el proceso.
• Los procesos se definen por todas las variantes posibles de los mismos, como consecuencia
está la generación de un grado muy alto y complejo en su descripción.
macroprocesos institucionales o transversales. Macroprocesos optimizados propuestos:
Luego de analizar los macroprocesos existentes, la Universidad encuentra que:
• La PGN si puede ser conceptualizada como una organización orientada por procesos.
• Actualmente existen procesos comunes entre las áreas misionales. También existen
procesos y secuencias que son comunes pero opcionales en las áreas misionales.
• Puede construirse un marco general de procesos que sea el hilo conductor de las
actuaciones de la PGN y que sea sensiblemente igual y similar para todos los procesos misionales de la PGN.
Sistemas de información actuales de apoyo a las áreas misionales:
De acuerdo al diagnóstico realizado a los sistemas de información existentes en cada una de las áreas misionales, se llega a lo siguiente:
• GEDIS, SEPREDH son sistemas que deben ser reemplazados, por otro que soporte la
totalidad de las funciones identificadas en los casos de uso, que dan soporte a las tres áreas misionales de la PGN: Disciplinario, Intervención y Preventiva.
• SIRI es un sistema que debe continuar operando y que debe ser ampliado para soportar
funcionalidades relacionadas con el ingreso automático de sanciones, la digitalización OCR de formularios, proveer de forma automática información de antecedentes, ingreso automático de información de correspondencia, manejo de responsabilidad civil e ingreso de archivos con información provista del DAS, Cámara de Comercio y DIAN.
• PIREL es un sistema de buena calidad que debe ser cambiado por otro que amplíe su
funcionalidad hacia el manejo de información jurídica, contemplando dentro de esta los siguientes tipos: Legislación, jurisprudencia y doctrina. Además debe permitir la evaluación e incorporación para consulta de casos que fueron trabajados bajo cualquiera de las tres áreas misionales de la PGN.
Requerimientos funcionales:
Teniendo en cuenta todo el panorama de la PGN en lo que tiene que ver con los sistemas de información existentes, macroprocesos optimizados, a nivel de requerimientos funcionales, se concluye:
• Teniendo en cuenta la existencia de procesos optimizados tal y como se muestra en el
anterior ítem, se puede concebir un sistema para la PGN que sea unificado para la ejecución de las tres áreas misionales de la entidad (Preventiva, Disciplinaria y de Intervención). Igualmente dicho sistema de información misional puede y debe ser el mismo para los diferentes niveles organizacionales de la entidad (central, regional y provincial).
• La información del nuevo sistema, debe estar enmarcada en: La relacionada con los
procesos misionales de la PGN, la relacionada con los antecedentes disciplinarios y penales de los ciudadanos, la de los recursos disponibles para la ejecución de los procesos
misionales y la jurídica relacionada con la legislación utilizada en la PGN y la relatoría de la misma.
• La PGN puede ser representada como una organización orientada por procesos. Por tanto,
el nuevo sistema de información misional, debe estar diseccionado por los procesos optimizados, los cuales están orientados a flujos de trabajo, donde siempre se cuenta con una apertura de caso (cuando así lo amerita la solicitud), verificación de hechos, establecimiento de marco normativo, evaluación y descripción del caso y cierre y archivo del mismo.
• El sistema de información misional de la PGN debe estar conformado por dos tipos de
subsistemas: El de hilo conductor de las actuaciones de la PGN y el de apoyo a las actividades propias del ejercicio de las tres áreas misionales.
• El nuevo sistema de información de la PGN debe permitir:
o Unificar criterios y actuaciones al interior de la PGN.
o Integrar mejor los recursos/elementos disponibles para la ejecución de las funciones
misionales para aumentar los niveles de productividad y seguridad jurídica de la entidad.
o Asegurar las garantías dentro de los procesos.
o Garantizar la seguridad jurídica del proceso.
o Aumentar la cobertura de la PGN, junto con la fijación clara de prioridades.
o Garantizar transparencia.
o Mejorar la gestión operacional.
• El nuevo sistema de información de la PGN debe apoyar:
o El diseño, formulación y evaluación de las políticas y proyectos relacionados con la
misión de la PGN.
o La sincronización de las actividades de la PGN en todos sus frentes.
o La medición, el mejoramiento con el ánimos de mejorar de forma continua los
productos y los procesos de la PGN.
o La ejecución de las funciones misionales: (a) Manejo de solicitudes y casos de forma
unificada para las tres áreas misionales. (b) Manejar y procesar las solicitudes que llegan a la PGN. (c) Abrir y cerrar los casos, controlando el respectivo trámite al interior de la entidad. (d) Tener un control global de los procesos. (e) Manejar todas la variantes que se presentan en los diferentes tipos de procesos.
o La ejecución de funciones conexas: (a) Administrar la información legal. (b)
Administrar la información de antecedentes.
• Se necesita contar con un sistema de información misional debe estar integrado con los
demás sistemas de la PGN, tanto de tipo estratégico como de apoyo administrativo de forma automática.
Requerimientos no funcionales:
La PGN debe contar con un sistema de información misional que grosso modo, en sus requerimientos no funcionales cumpla con lo siguiente:
• Garantía en la confiabilidad, seguridad y desempeño.
• Dar respuesta de acceso de todos los usuarios y a los procesos batch con tiempo de
respuesta aceptable y uniforme.
• Estar disponible 100% o muy cercano a esta disponibilidad durante el horario hábil laboral de la PGN, para todos los niveles de la estructura jerárquica de la PGN (central, regional y provincial).
• El sistema debe ser desarrollado sobre una base evolutiva e incremental.
• Permitir en el futuro la modificación/eliminación de funcionalidades o desarrollo de nuevas funcionalidades.
• Fácil uso y entrenamiento.
• Cerrado de una tarea hasta que todos sus procesos, subprocesos y tareas relacionados,
hayan sido terminados.
• Identificación clara de errores por parte del usuario final. • Facilidad para localización y corrección de errores. • Flexibilidad en cuanto a parametrización de datos.
• Fácil instalación en todas las plataformas de hardware y software.
• Documentación completa.
• Inclusión de una interfaz de administración.
• Fácil mantenimiento.
• Fácil operación por el área técnica de la oficina de Sistemas.
• Administración remota.
• Contar con seguridad según las políticas de seguridad informática de la Comisión
Internacional de Políticas y Gestión de la Información para la Administración.
• Acceso restringido.
• Uso de perfiles y roles.
• Auditoría.
• validación de la información de los formularios de ingreso.
• Independencia del navegador.
• Proveer mecanismos de generación de backup´s de forma periódica.
• Integración a la página WEB de la PGN.
Mapa de sistemas:
Teniendo en cuenta el estado de los procesos existentes de la PGN, los diferentes requerimientos y el diagnóstico de los sistemas existentes, se estableció que los subsistemas que deben conformar el sistema de Información Misional son:
• Subsistemas de Información Misional de la Procuraduría General de la Nación (SIMIP).
• Subsistema de apoyo a la Misión (SIAM).
• Subsistema de Información de Legislación y Relatoría (SIREL).
• Subsistema de Información Ciudadana (SIC).