C O N T E N I D O
PÁGINA
1. PRESENTACIÓN . . . 2
2. JUSTIFICACIÓN. . . 3
3. PROGRAMA GENERAL . . . . . . 4
3.1. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL . . . 4
3.2. NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL . . . 5
3.3. DESARROLLO ADMINISTRATIVO . . . 5
3.4. CUMPLIMIENTO FINANCIERO (PRESUPUESTO PROCESO ELECTORAL) . . . 6
3.5. QUEJAS Y DENUNCIAS . . . 7
3.6. CAPACITACIÓN . . . 7
4. PROGRAMA ANALÍTICO . . . 8
5. AUDITORÍA . . . 10
1. PRESENTACIÓN.
La Contraloría General del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Oaxaca,
es el órgano de control interno del Instituto que tiene a su cargo la fiscalización de los ingresos
y egresos del mismo, en el ejercicio de sus atribuciones está dotada de autonomía técnica y de gestión, para decidir sobre su funcionamiento y decisiones.
En ese contexto y conforme a lo dispuesto en el Artículo 68, Fracción X del Código de InstitucionesPolíticas y Procedimientos Electorales para el Estado de Oaxaca, esta Contraloría
General presenta para la aprobación del Consejo General del Instituto Estatal Electoral y de
Participación Ciudadana de Oaxaca, el Programa Anual de Trabajo 2017, elcual tiene como propósito fundamental, fortalecer los mecanismos de control, fiscalización y vigilancia, fomentar la transparencia y la rendición de cuentas, y coadyuvar en la adopción e implementación de mejores estrategias administrativas para el manejo de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y patrimoniales del Instituto.
Basado en principios de imparcialidad, legalidad, objetividad, certeza, honestidad,
exhaustividad y transparencia, el Programa Anual de Trabajo 2017, está orientado a la
medición de objetivos y metas, mediante resultados reales y la rendición de cuentas claras; así como evaluar la adopción de prácticas administrativas tendientes a eficientar los recursos humanos, financieros, tecnológicos y patrimoniales del Instituto.
Este Programa Anual de Trabajo 2017,permitirá disponer de información cuantitativa y
cualitativa, oportuna y pertinente, con resultados concretos y tangibles del grado de cumplimiento de los Programas, Proyectos, Acciones, Metas e Indicadores y su impacto en el desarrollo del quehacer institucional. Así mismo, permitirá disponer de información ordenada para identificar nuevas áreas de oportunidad en cada una de las Unidades Administrativas y Técnicas del Instituto.
El Programa Anual de Trabajo 2017, sustentado en la Misión y la Visión del Instituto, fortalecerá los mecanismos de control, seguimiento y evaluación, y retroalimentará el proceso de modernización y fortalecimiento institucional; en este esfuerzo la Contraloría General, se constituye en un ente proactivo y coadyuvante, además de promotor de los cambios y de la adopción de mejores prácticas administrativas encaminadas a eficientar el quehacer del Instituto.
2. JUSTIFICACIÓN.
Ante el reto de consolidar sus procesos administrativos, de planeación y por supuesto del cumplimiento de su misión; el Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Oaxaca, debe lograr el reconocimiento y la credibilidad de la sociedad, para ello debe impulsar decididamente el fortalecimiento de su estructura interna, que le permita convertirse en una institución moderna, innovadora y comprometida con la construcción de ciudadanía y la consolidación del desarrollo democrático en Oaxaca.
Estas prácticas, deben potenciar las áreas de oportunidad que aseguren el quehacer institucional con calidad y calidez. Es por ello que la Contraloría General, a través del
Programa Anual de Trabajo 2017, orientara sus esfuerzos para fortalecer los mecanismos de control, fiscalización, vigilancia, transparencia y rendición de cuentas; así como para evaluar la adopción e implementación de mejores estrategias administrativas para el manejo de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y patrimoniales del Instituto; tendientes a alcanzar la eficacia en el cumplimiento de sus objetivos y metas.
Derivado del reconocimiento de que el Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Oaxaca, no cuenta con los mecanismos de control suficientes para prevenir y/o minimizar
el impacto de los riesgos en el desarrollo de sus funciones, este Programa Anual de Trabajo
2017, está orientado a dar seguimiento al diseño, integración, actualización e implementación del Plan Estratégico Institucional, Programas, Proyectos, Acciones, Metas e Indicadores y su impacto en el desempeño del quehacer institucional, que garanticen el correcto desempeño de las funciones y atribuciones de cada una de las Unidades Administrativas y Técnicas, conforme la normatividad interna, el óptimo desempeño de su estructura orgánica y su organización interna, apegado en todo momento a cumplimiento de sus reglamentos, lineamientos y demás disposiciones legales aplicables.
Así mismo, el Programa Anual de Trabajo 2017, permitirá identificar y prevenir posibles
irregularidades, asegurando el desempeño honesto y eficiente de los servidores públicos del Instituto mediante la verificación de la administración y la aplicación de los recursos públicos recibidos, garantizando su ejercicio conforme a las disposiciones legales correspondientes. La identificación de posibles carencias e irregularidades; ofrecerá al mismo tiempo la oportunidad de atender y mejorar las practicas realizadas, derivadas de la medición, evaluación, seguimiento y revisión en la administración y la aplicación de los recursos públicos.
3. PROGRAMA GENERAL.
Conforme a lo dispuesto en el Artículo 68, Fracción I del Código de InstitucionesPolíticas y
Procedimientos Electorales para el Estado de Oaxaca, el Programa Anual de Trabajo 2017, se
estructura fundamentalmente para el seguimiento y la evaluación de las áreas de oportunidad
identificadas en el Diagnóstico realizado por esta Contraloría General, y considerando el
último Informe de Resultados emitido por la Auditoria Superior del Estado.
3.1. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL.
Derivado de lo que establece el Artículo 26, Fracción IX del Código de Instituciones Políticas y Procedimientos Electorales para el Estado de Oaxaca, que señala como una de las atribuciones del Consejo General del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana
de Oaxaca, “aprobar el Plan Estratégico Institucional…”; y aunado a que una de las
atribuciones conferidas a la Contraloría General conforme el Artículo 68, Fracción II del Código de Instituciones Políticas y Procedimientos Electorales para el Estado de Oaxaca es la de “evaluar los Informes de Avance, respecto del Plan Estratégico del Instituto…”; este Programa Anual de Trabajo 2017, contempla dar seguimiento y evaluar los alcances, limitaciones y
áreas de oportunidad en el desarrollo e implementación del Plan Estratégico Institucional.
Toda vez que el Plan Estratégico Institucional, se constituye como el instrumento rector que
permite fomentar la cohesión del quehacer institucional, orientar los objetivos, los programas, los procesos y las acciones; así como establecer con claridad los mecanismos que permitan
medir los resultados, con objetivos y metas; el seguimiento y evaluación del Plan Estratégico
Institucional, permitirá disponer de información relativa a verificar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos para cada una de las Unidades Administrativas y Técnicas del Instituto, a través de la medición de los objetivos, las metas y los indicadores, identificando posibles desviaciones a los procesos y estableciendo el diseño, integración e implementación de mecanismos de atención para las nuevas áreas de oportunidad identificadas.
Este ejercicio, de seguimiento y evaluación está orientado a fortalecer los mecanismos que permitan cumplir de manera adecuada y oportuna las atribuciones del Instituto, así como el estudio, la gestión, la planeación, el despacho y la resolución de los asuntos que son competencia de las Unidades Administrativas y Técnicas del Instituto.
3.2. NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL.
Asegurar el cumplimiento de las funciones y atribuciones de cada una de las Unidades Administrativas y Técnicas que integran el Instituto, derivadas de las reformas a la legislación en materia electoral; requiere de instrumentos normativos que permitan eficientar su funcionamiento, actualizar su estructura orgánica y su organización interna, a través de reglamentos, lineamientos, criterios y formatos, conforme se desprende del Artículo Transitorio Noveno del Código de Instituciones Políticas y Procedimientos Electorales para el Estado de Oaxaca, que señala que el Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de
Oaxaca “debe elaborar, modificar y publicar su normatividad interna”.
Para ello, el proceso de modernización administrativa del Instituto, demanda herramientas e instrumentos normativos internos, que aseguren el quehacer efectivo y eficiente del Instituto y garanticen mecanismos que promuevan la transparencia y la rendición de cuentas claras.
El seguimiento y evaluación, proporcionará elementos para fortalecer los mecanismos de
control interno, desarrollar medidas de prevención y/o minimización del impacto de los riesgos en el desarrollo de las funciones sustantivas del Instituto, fomentar la cultura de la transparencia, la rendición de cuentas y garantizar el cumplimiento efectivo y eficiente del quehacer del Instituto.
En ese contexto, el Programa Anual de Trabajo 2017, considera fundamental el seguimiento y
evaluación de los distintos instrumentos normativos emitidos para el desarrollo de las tareas
sustantivas de las Unidades Administrativas y Técnicas del Instituto; a efecto de determinar si el proceso de actualización, difusión, publicación e implementación de las normas de control
interno del Instituto, se realizó en apego a lo dispuesto por la Comisión Permanente de
Reglamentos del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Oaxaca, sus acuerdos en la materia y su armonización con la Legislación Local y Federal.
3.3. DESARROLLO ADMINISTRATIVO.
Las reformas a la legislación en materia electoral, modificaron la estructura orgánica del Instituto; lo anterior demanda la construcción de una institución moderna e innovadora, sustentada en el desarrollo de sus capacidades y valores, que requiere de la participación activa y decidida de todos quienes integran este Organismo Público Local Electoral, para sentar las bases de la modernización y el desarrollo institucional.
La evaluación y el seguimiento del proceso de adopción e implementación de estrategias administrativas para el manejo óptimo, eficiente y de calidad de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y patrimoniales del Instituto; demandan especial atención en el
marco de este Programa Anual de Trabajo 2017, de manera que sea posible verificar que la
estructura orgánica, su congruencia y pertinencia atienda los principios rectores del quehacer del Instituto.
Esta congruencia y pertinencia, deberá reflejarse de manera sustantiva en los Manuales de
Organización, de Procedimientos, así como en el Manual de Administración de Riesgos; en los que se deberán identificar y definir la metodología para evaluar y mitigar procesos cuyas desviaciones amenacen el alcance de los objetivos y las metas.
Acompañando a este proceso y sus estrategias, deberá ponerse especial atención en la
formulación, seguimiento y evaluación del Código de Ética, permitirá identificar el apego que
los Servidores Públicos guardan a estas normas de conducta, que garanticen el cabal cumplimiento de los principios rectores del Instituto en el desempeño de sus atribuciones.
3.4. CUMPLIMIENTO FINANCIERO (PRESUPUESTO PROCESO ELECTORAL 2016)
La revisión del Proceso Electoral Ordinario 2016 es una prioridad de esta Contraloría General;
sin embargo, ante la limitante de recursos humanos, no podrá ser evaluado de manera integral. No obstante lo anterior, se considera importante verificar que el presupuesto asignado a dicho proceso; 245 millones de pesos, equivalentes al 81.50% del total del presupuesto ejercido por el Instituto, una vez descontadas las Prerrogativas de Ley correspondientes a los Institutos Políticos con registro en el Estado de Oaxaca; se hayan administrado con austeridad, planeación, eficiencia, eficacia, transparencia y honradez; así mismo, se verificará que en su ejercicio y aplicación se haya observado la normatividad aplicable al manejo y registro de recursos públicos.
Lo anterior, no está limitado a los Órganos Centrales, Ejecutivos y Técnicos, toda vez que
considera verificar que los Órganos Desconcentrados del Instituto que hubieren recibido,
manejado, administrado o ejercido recursos, bienes tecnológicos y/o patrimoniales del Instituto, hayan sujetado se actuación al marco normativo aplicable y que los programas aprobados, los montos autorizados se hayan realizado con cargo a las partidas correspondientes y en apego a las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas correspondientes, conforme se desprende del Artículo 68, Fracción III del Código de Instituciones Políticas y Procedimientos Electorales para el Estado de Oaxaca.
Por otra parte, y con fundamento en el Artículo 68, Fracción IV del Código de Instituciones
Políticas y Procedimientos Electorales para el Estado de Oaxaca, en este Programa Anual de
Trabajo 2017 también se contempla el seguimiento al desarrollo de los procesos implementados por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios, Baja, Enajenación y Desechamiento de los Bienes Muebles del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Oaxaca, con el propósito de verificar las obras, los bienes adquiridos o arrendados y los servicios contratados, para comprobar que las inversiones y gastos autorizados se han aplicado, legal y eficientemente, al logro de los objetivos y metas de los programas aprobados.
3.5. QUEJAS Y DENUNCIAS
Conforme se establece en los Artículos 21 Numeral 7, y 68 Fracción XII, del Código de Instituciones Políticas y Procedimientos Electorales para el Estado de Oaxaca, esta Contraloría General como órgano facultado para conocer de las infracciones administrativas y en su caso, proponer las sanciones que resulten aplicables, continuará fortaleciendo los procedimientos en materia de responsabilidades administrativas para la recepción, atención y sustanciación de las Quejas y Denuncias, siempre sujetos a los principios rectores de imparcialidad, legalidad, objetividad, certeza, honestidad, exhaustividad y transparencia; que permitan verificar y asegurar, que estos son observados a cabalidad por los servidores públicos del Instituto en el ejercicios de sus funciones y atribuciones. Para ello, este Órgano de Control
Interno, trabaja en la redacción de los Lineamientos para la Atención de Quejas y Denuncias
en materia de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Oaxaca, mismo que será presentado ante el Consejo General para los efectos correspondientes.
3.6. CAPACITACIÓN
Como resultado del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, se identificaron diversas
áreas de oportunidad en los que el personal de la Contraloría General, requiere fortalecer sus capacidades técnicas y operativas, para el efectivo y eficiente desempeño de las tareas
encomendadas, entre los cuales destacan Talleres de Capacitación en materias tales como:
SISTEMA NACIONAL ANTICORRUPCIÓN.- Contralor General, Coordinación Jurídica,
Coordinación de Auditoría, Coordinación de Desarrollo Administrativo.
CONTROL INTERNO Y AUDITORÍA.- Contralor General, Coordinación de Auditoría. MANEJO DE PAQUETERÍA MS-OFFICE.- Apoyo Administrativo.
De la misma manera, ante el reto de consolidar procesos administrativos y de planeación, que permitan desarrollar tareas sujetas a la medición de objetivos y metas, mediante resultados
reales, esta Contraloría General reconoce la necesidad de impulsar la Agenda de
Profesionalización de su personal; mediante el diseño y establecimiento de un Programa de Estímulos para la Profesionalización (Becas), que le permitan al personal incorporarse a Estudios de Posgrado, con el propósito de consolidarse como un Órgano de Control Interno con herramientas, instrumentos, mecanismos y recursos humanos eficientes en su quehacer, sustentados en el desarrollo de sus capacidades y valores, siempre bajo la premisa permanente de la profesionalización técnica.
4. PROGRAMA ANALÍTICO.
CONCEPTO OBJETIVO ACCIONES
PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL (PEI)
Verificar la eficiencia en el cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores.
Identificar si el PEI está debidamente autorizado.
Identificar programas y/o proyectos para cada Unidad Administrativa y Técnica. Identificar metas e indicadores por programa y/o proyecto de las diferentes Unidades Administrativas y Técnicas y verificar su cumplimiento.
Identificar el nivel de armonización del PEI con el Plan Estratégico Institucional del INE.
NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL
Verificar la actualización, difusión, publicación e implementación de las normas de control interno.
Identificar si el conjunto de normas de control interno están debidamente autorizadas.
Identificar el grado de cumplimiento en la elaboración y actualización de la normatividad interna.
Identificar el nivel de difusión, publicación e implementación de la normatividad interna. Identificar el nivel de armonización de la normatividad interna con la legislación estatal y federal.
CONCEPTO OBJETIVO ACCIONES
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
Verificar la estructura orgánica, su congruencia y pertinencia con el Plan Estratégico Institucional (PEI).
Conocer el Manual de Organización y los Manuales de Procedimientos.
Identificar si la Estructura Orgánica está debidamente autorizada y si garantiza el cumplimento de los Ejes Rectores del Plan de Desarrollo Institucional.
Identificar la existencia de un Código de Ética y Conducta, su implementación y cumplimiento.
Identificar la existencia del Manual de Administración de Riesgos, su implementación y cumplimiento.
Identificar el nivel de cumplimiento del proceso de Control de Inventarios de Bienes Muebles e Inmuebles, Equipos Informáticos y de Comunicación. CUMPLIMIENTO FINANCIERO (PRESUPUESTO DEL PROCESO ELECTORAL 2016)
Verificar que el presupuesto asignado al Proceso Electoral 2016, se haya ejercido con austeridad, planeación, eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez y que en su aplicación y registro se haya observado el cumplimiento de la normatividad aplicable.
Verificar que el ejercicio de recursos se haya realizado conforme a los programas aprobados, a los montos y partidas autorizadas, cumpliendo las disposiciones normativas.
Verificar que las obras, los bienes adquiridos o arrendados, los servicios contratados y los gastos autorizados se hayan aplicado conforme a la normatividad y para el logro de los objetivos y metas aprobados.
Verificar el cumplimiento del proceso de expedición, aplicación y comprobación de viáticos.
QUEJAS Y DENUNCIAS
Verificar que los actos de los servidores públicos de Instituto se desarrollan apegados a los principios rectores de la función electoral.
Recibir las Quejas y Denuncias; así como sustanciar y resolver los procedimientos instaurados.
CAPACITACIÓN Profesionalizar y fortalecer las
capacidades técnicas del personal.
Integrar el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación y Desarrollar el Programa Anual de Capacitación.
Desarrollar e Implementar los Cursos y Talleres de Capacitación Programados. Implementar un Programa de Estímulos para la Profesionalización (Becas) para
5. AUDITORÍA.
N.C. ESTRATEGIA DENOMINACIÓN OBJETO TRIMESTRE
1 2 3 4 IEEPCO- AI-CG-01/2016 AUDITORIA PRESUPUESTO PROCESO ELECTORAL 2016
Verificar que el presupuesto asignado al Proceso Electoral 2016, se haya ejercido con austeridad, planeación, eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez, para satisfacer los objetivos para los que fue destinado; así mismo, que en su aplicación y registro se haya observado la normatividad aplicable. IEEPCO- AI-CG-02/2016 AUDITORIA SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES
Verificar que los Servidores Públicos responsables de atender las observaciones, hayan implementado las medidas preventivas y/o correctivas correspondientes.
6. CONCLUSIONES.
Sujeto a los principios de imparcialidad, legalidad, objetividad, certeza, honestidad,
exhaustividad y transparencia, se desarrolló de este Programa Anual de Trabajo 2017; en el
cual se consideran las áreas de oportunidad identificadas en el Diagnóstico realizado por este
Órgano de Control Interno y el Informe de Resultados emitido por la Auditoria Superior del
Estado en el año 2015.
De manera que, con la implementación y desarrollo del Programa Anual de Trabajo 2017, la
Contraloría General, tiene como premisa fundamental incidir de manera proactiva en el
fortalecimiento de los mecanismos de control, fiscalización y vigilancia; fomentar la
transparencia y la rendición de cuentas; coadyuvar en la adopción e implementación de mejores estrategias administrativas para el manejo de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y patrimoniales del Instituto; que permitan alcanzar resultados óptimos en las diversas Unidades Administrativas y Técnicas del Instituto; además de establecer los
mecanismos de seguimiento y evaluación en la medición del cumplimiento de los objetivos, metas, indicadores, procesos, presupuestos, operaciones e información institucional; encaminados a establecer las bases de la modernización; así como el desarrollo y el fortalecimiento institucional, para construir una institución moderna e innovadora.
Así mismo, con la implementación del Programa Anual de Capacitación, esta Contraloría
estará preparada para implementar en el Instituto, el Sistema Nacional Anticorrupción, de
igual manera, el fortalecimiento de las capacidades técnicas del personal, permitirá realizar con mayor calidad las tareas desarrolladas como parte de las atribuciones que son responsabilidad de este Órgano de Control Interno.