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CARGA DE PRESUPUESTOS DE EXCEL A SAP
Para cargar en SAP los presupuestos realizados en excel tendremos que tener las siguientes premisas:
1.- Los ingresos se han de cargar en negativo. 2.- La carga ha de hacerse por cuenta contable.
Una vez preparados los datos en excel seguiremos el siguiente camino dentro del menú funcional:
Controlling / Planificación / Centros de beneficio / Costes Ingresos / modificar ( Transacción 7KE1 )
Obtendremos la siguiente pantalla:
Si observamos el campo “Layout” vemos que aparece el layout CEBE. Para realizar la carga de los presupuestos desde excel tendremos que elegir el layout CARGAJUNIO. Para desplazarnos por los diferentes layouts presionaremos las teclas hasta llegar al layout CARGAJUNIO obteniendo la siguiente pantalla:
Ultimo cambio el: 03/02/2006 12:25:00
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En el campo “ Versión “ especificaremos la versión de planificación que vamos a cargar. En el campo “Ejercicio” indicaremos el ejercicio en el que vamos a cargar la planificación. En el campo sociedad indicamos la sociedad. Indicaremos el centro de beneficio o grupo de centros de beneficio en el que vamos a cargar el presupuesto.
Vamos a poner un ejemplo sencillo: Vamos a cargar el presupuesto de CBAR, en la versión 5 para el ejercicio 2001 y centro de beneficio CBARBN. La pantalla quedará como sigue:
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Presionando el icono obtendremos la siguiente pantalla:
En nuestro ejemplo tendremos la siguiente hoja de presupuestos en Excel:
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Seleccionaremos la cuenta contable y los importes de los distintos meses y presionaremos copiar. Una vez copiados nos iremos a nuestra pantalla de SAP en la que nos aparece la hoja excel y situándonos en la primera celda libre A8 presionaremos “Pegar” con lo que la pantalla quedará como sigue:
Presionaremos entonces el icono y ya habremos cargado el presupuesto en SAP.
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Para visualizar la planificación que hemos realizado seguiremos el siguiente camino dentro del menú funcional:
Controlling / Planificación / Centros de beneficio / / Costes ingresos / Visualizar. ( Transacción 7KE2 )
La pantalla que aparece es la siguiente:
Especificaremos versión, periodos de planificación, ejercicio, sociedad, centro de beneficio y grupo de cuentas y señalaremos la opción de entrada “libre” para que sólo nos aparezcan las cuentas que hemos planificado. Presionaremos entonces el icono pasando a la siguiente pantalla:
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En ella nos aparecen los datos de las tres cuentas que hemos planificado. Si seleccionamos una de ellas, por ejemplo, la 700211 y presionamos el icono
aparece la siguiente pantalla:
En ella comprobamos la planificación realizada mensualmente.
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CARGA DE PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTE
Para planificar por centros de coste iremos por el siguiente camino:
Controlling / Planificación / Centros de Coste / Clases de coste / Modificar Al igual que por centros de beneficio tendremos que tener las siguientes consideraciones:
1.- Los ingresos se han de cargar en negativo. 2.- La carga ha de hacerse por cuenta contable.
3.- Es muy importante realizar la carga vía excel cuando la planificación
sea la definitiva y poner mucha atención en el proceso, pues si se cargan los datos de manera errónea supone una gran labor el poderlos modificar.
Siguiendo el camino anterior llegaremos a la siguiente pantalla:
Como vamos a planificar vía excel deberemos elegir un layout que permita la integración con Excel. Para ello pinchamos el icono con la flecha hacia la
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derecha y pasamos al layout cecoexcell y si volvemos a pinchar el icono pasamos al layout Cecoexcel2.
Si utilizamos el primer layout “cecoexcell” la pantalla que obtenemos es la siguiente:
En el campo “versión” introducimos la versión a planificar. En el campo “ejercicio” introducimos el ejercicio a planificar. En el campo “Centro de Coste” pondremos el centro de coste a planificar, por ejemplo, CPRODS500 y en el campo “Clase de coste” introducimos la clase de coste a planificar. Si queremos planificar un intervalo de clases de coste utilizaremos el campo “hst”. Si queremos planificar un grupo de clases de coste utilizaremos el campo “Gpo. Clases de coste”.
En el apartado “Entrada” tenemos dos opciones. Si marcamos la opción “Basado en formulario” nos apareceren en la hoja excel todos los datos maestros solicitados, es decir, si elegimos el grupo de clases de coste “GTOS_PERS” la pantalla de selección quedaría así
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Y la hoja de excel nos aparecería de la siguiente manera:
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Es decir nos muestra todas las clases de coste del grupo Gtos_Pers para todos los meses y para el ceco CPRODS500. Esta forma de planificar es interesante cuando tenemos una plantilla con todas las clases de coste de un grupo de clases de coste planificado.
Si hacemos la misma selección pero pinchamos la opción “Libre” la pantalla que obtenemos es la siguiente:
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En este caso la entrada es libre, es decir, pondremos la clase de coste a planificar en la celda A6 e indicaremos el importe plan de enero en la celda C6. Si ya tenemos preparada una hoja de cálculo con nuestra planificación del ceco elegido, en nuestro caso , cprods500 sólo tendríamos que copiar y pegar, es decir, si tenemos la planificación en el formato indicado tal como se ve en la siguiente muestra
sólo tendríamos que seleccionar las clases de coste y los datos y pegarlos en la hoja excel de planificación, quedando esta como sigue:
Puede ocurrir que al ir a pegar los datos nos lanze un mensaje que nos informa que la hoja está protegida. En ese caso deberemos desprotegerla en “ Herramientas Î Proteger Î Desproteger hoja”
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Una vez copiados los datos sólo tendríamos que guardar la información presionando el icono
Hemos de tener en cuenta que sólo podemos planificar las clases de coste o grupos de clases de coste elegidos en la pantalla de selección, con lo que si vamos a copiar la planificación de todo un centro de coste es aconsejable en la pantalla de selección elegir las clases de coste 600000 hst 799999 con lo cual nos permitirá planificar todas las clases de coste existentes.
Si utilizamos el segundo layout “Cecoexcel2” la pantalla que obtenemos es la siguiente:
Si elegimos un intervalo de centros de coste para el grupo Gtos_ pers y presionamos el icono la pantalla que obtenemos es la siguiente:
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Como podemos observar, en este caso nos permite planificar una clase de coste por cada uno de los centros de coste del intervalo, es decir, la 629040 para el cprods500 en la fila 5, la 629040 para el cprods501 en la fila 6, etc. En el supuesto que tengamos nuestra hoja de planificación en excel en este formato realizaremos la copia con este layout. Por ejemplo si tenemos la planificación de la sala AMHI06 para unas determinadas clases de coste, tal y como se ve en el siguiente fichero excell:
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es decir varias clases de coste para varios centros de coste, entonces elegiremos el layout cecoexcell2 y en la pantalla de selección elegiremos las siguientes opciones:
Pondremos los intervalos AMHI06000 hst AMHI06999 para que me permita introducir toda la planificación de la sala AMHI06 . Elegiremos las clases de coste 600000 hst 799999 para que me permita introducir la planificación de todas las clases de coste. Elegiremos la opción “ Entrada libre “ para que nos permita introducir todos los datos. Obtendremos la pantalla:
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Después de desproteger la hoja copiaremos los datos de nuestra hoja de cálculo, quedando la pantalla anterior como sigue:
Después procederemos a guardar los datos.
En el caso que queramos planificar después otras clases de coste para los mismos centros de coste haríamos la misma selección que en la pantalla de selección anterior obteniendo la siguiente pantalla:
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Nos aparecen los datos que hemos planificado anteriormente. Los nuevos datos habrá que introducirlos por debajo de la fila de totales sin borrar dicha línea.
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