LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS
ARRENDADOS
ANTECEDENTES
En apego al Contrato Marco del Servicio de Arrendamiento de Transporte Terrestre, se publicó en el portal de Compra Net el procedimiento de contratación con No. SA-018TOQ003-N195-2014 (N195) del “Servicio de Arrendamiento de Transporte Terrestre”, emitiéndose el siguiente documento, cuyo objetivo es establecer los controles necesarios, para lograr una óptima administración del servicio contratado.
1. ADMINISTRADORES DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
1.1. La designación del administrador será autorizada por los gerentes ó niveles superiores
ó puesto equivalente.
1.2. Los funcionarios designados como administradores, serán los responsables de la
recepción, entrega y control de las unidades, así como el seguimiento administrativo, la devolución de las unidades y la interlocución entre los responsables del parque vehicular (PV), con los usuarios, proveedores y la Subgerencia de Transportes Terrestres (STT).
1.3. Los funcionarios designados como administradores serán los responsables de consultar
y dar seguimiento a: los inventarios, mantenimientos, siniestros, vehículos sustitutos, baja de los vehículos, portal web del proveedor, aclaraciones de pagos, deducciones, la inmovilización de las unidades, rastreo vía satelital y demás cláusulas del contrato. Asimismo, tendrán acceso a lo siguiente:
• Lineamientos Internos Para El Control Y Administración De Vehículos
Arrendados
• Portal web de la STT (http://www.cfestt.com/arrendamiento).
• Portal web y rastreador satelital propio del proveedor.
• Roles de arrendamiento para el SAP Módulo Parque Vehicular (PV), asignados
por la STT.
1.4. Los funcionarios designados como responsables de PV, serán los responsables de la
comunicación entre el usuario y administrador, el seguimiento a los vehículos en caso de mantenimiento, siniestro y robo, la creación de los Avisos indicados en el numeral 4. Asimismo, tendrán acceso a lo siguiente
• Roles de arrendamiento para el SAP Módulo Parque Vehicular (PV), crear
Avisos A3 (Aviso de Arrendamiento).
1.5. En caso de presentarse cualquier cambio de los administradores, deberá ser notificado
a la STT en un plazo no mayor a 72 horas.
1.6. Los administradores de cada región serán identificados conforme a su ámbito y se
deberá difundir su nombramiento, para que cada responsable de PV y los usuarios sepan a quien acudir para gestionar sus servicios.
1.7. Los administradores recibirán capacitación especial por parte del proveedor en el uso del portal web y rastreador satelital.
1.8. En los primeros 5 (cinco) días de cada mes, los administradores deberán de enviar un
recorridos por unidad, cumplimiento de los mantenimientos en tiempo y forma y cualquier tipo de controversia con el proveedor, ya sea por servicio o pagos, entre otros.
1.9. La STT promoverá videoconferencias con todos los administradores y el prestador de
servicio, con el objeto de aclarar posibles incumplimientos al contrato.
1.10. El proveedor pondrá a disposición el portal web y rastreador satelital propio del arrendador, para lo cual se capacitará en su momento a todos los administradores. El administrador deberá darle el seguimiento y registro de todos los datos solicitados en dicho sistema.
2. PREVIO A LA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS ARRENDADOS
2.1. La STT será la responsable de crear las ubicaciones técnicas y los vehículos en el sistema SAP Módulo PV y en el portal web de la STT.
2.2. La misma cantidad de vehículos arrendados deberá ser dada de baja e ingresada al
almacén por lo menos quince días posteriores a la entrega de las nuevas unidades.
2.3. El administrador deberá ingresar al portal web de la STT (apartado baja), para registrar
e imprimir los formatos de entrega de almacén AFE-13 y AFE-14. Únicamente se podrán dar de baja los vehículos que aparecen en dicho portal.
2.4. El administrador y el responsable de PV deberán entregar las unidades a sustituir en el
almacén más cercano, apegándose a los procedimientos indicados por la Coordinación de Proyectos Especiales y Racionalización de Activos.
2.5. Cuando el administrador, el responsable de PV y el Gerente o equivalente del área
emitan el dictamen técnico de baja definitiva de la unidad, éste será irrevocable. Deberá ser actualizado el STATUS (EAPE – EN ALMACEN PARA ENAJENACION) en el sistema SAP Módulo PV.
2.6. El administrador deberá registrar en el portal web de la STT (apartado baja), los datos
solicitados de entrega del vehículo en el almacén.
2.7. Los administradores, responsables de PV y usuarios deberán abstenerse de la
utilización de los vehículos dados de baja que se hayan ingresado al almacén y por tal motivo no podrán ser reasignados y/o traspasados a ninguna área de CFE.
2.8. Los vehículos ingresados al almacén, deberán apegarse a los procedimientos indicados
por la Coordinación de Proyectos Especiales y Racionalización de Activos, para su correspondiente desincorporación de la CFF.
2.9. Mensualmente la STT enviará mediante correo electrónico a todos los administradores,
los registros del portal web de la STT de la baja de los vehículos de CFE.
2.10. La STT difundirá en su momento el calendario de entrega de los vehículos arrendados a través del portal web de la STT (apartado arrendados), de acuerdo con lo estipulado en el contrato del o los proveedores.
2.11. El administrador deberá verificar que todos los datos del inventario entregado de forma electrónica por el proveedor y de la revisión físico-mecánica, coincidan con los registros del portal web de la STT (apartado arrendados).
2.12. El proveedor se obliga a suministrar las unidades con las características y especificaciones iguales o superiores señaladas en el contrato.
2.13. A través del portal web de la STT o del portal del proveedor, el administrador podrá obtener los manuales de mantenimiento, guía de atención de siniestros en la República Mexicana, número telefónico (call center) y puntos de atención a nivel nacional.
2.14. El administrador y el responsable de PV deberán recibir los vehículos en la fecha señalada por el proveedor y registrar en el portal web de la STT (apartado arrendados), en el formato de vehículos las unidades recibidas.
2.15. El proveedor, previo a la entrega de los vehículos, proporcionará una relación de los mismos, la cual deberá coincidir con lo entregado previamente a la STT y deberá registrarse en el portal web de la STT (apartado arrendados).
2.16. Los vehículos entregados por el proveedor quedan sujetos invariablemente a revisión físico-mecánica por CFE, a fin de comprobar su buen funcionamiento.
2.17. Todas las unidades deberán contar con un sistema de rastreo y localización satelital, el cual deberá estar instalado y en funcionamiento al momento de la entrega de los vehículos a los administradores.
2.18. El administrador deberá imprimir en el portal web de la STT (apartado arrendados), el formato de relación de vehículos entregados por el proveedor, el cual deberá estar debidamente autorizado (firma del administrador y fecha de recepción de los vehículos) y posteriormente entregarse al proveedor.
2.19. El administrador deberá solicitar al proveedor copia de un expediente por vehículo, con la documentación necesaria en materia legal, fiscal, vial, ambiental y de seguros, para su libre circulación en territorio nacional.
2.20. El proveedor deberá entregar las unidades sin rótulos y/o sin ningún tipo de identificación, y será responsabilidad del administrador cumplir con la Identificación Corporativa emitida por la STT. Si no es así, deberá enviar oficio a la STT para justificar la excepción. La STT dará respuesta por escrito su autorización o rechazo.
2.21. En el caso de que algún área de la CFE requiera instalar equipo especial (modifique parcialmente o en su totalidad la estructura) a cualquier tipo de unidad, durante la vigencia o previo a la formalización del contrato, el administrador deberá solicitarlo a la STT, con el objeto de que se evalúe y dictamine. La STT dará respuesta por escrito y en caso de ser autorizado, el costo de la colocación o modificación correrá por cuenta del área solicitante.
2.22. La STT creará y liberará las órdenes de PV clase PV05 (Pago arrendamiento) en base a la información registrada en el portal web de la STT. Mediante correo electrónico o por el portal web de la STT se le informará al administrador los números de órdenes correspondientes, de acuerdo con la partida y proveedor adjudicado.
2.23. El responsable podrá ingresar a las órdenes de servicio clase PV05 (Pago arrendamiento) asignada(s) por la STT, y efectuar las siguientes modificaciones:
• Las órdenes de servicio estarán imputadas a la ubicación técnica
correspondiente y en la pestaña de lista de objetos se incluirán los números de equipos (vehículos) que se le hayan asignado al administrador.
• En el ícono de liquidación de la orden se deberán indicar los centros de costos
que se afectarán y sus correspondientes porcentajes, mismos que para obtenerlos, se deberán de considerar los tipos de vehículos, cantidades y precios unitarios correspondientes a la orden, por cada centro de costos a imputar.
• La STT pone a consideración del administrador el cálculo del Anexo A, para la obtención del porcentaje de liquidación.
• Se deberá de liberar la orden y permanecer con estatus de liberada (LIBD).
3. ASIGNACIÓN Y USO DE VEHÍCULOS ARRENDADOS
3.1. El resguardo inicial deberá registrarse en el portal web de la STT (apartado
arrendados), en un plazo no mayor a 48 horas posteriores a la entrega de la unidad por parte del proveedor.
3.2. El administrador deberá registrar en el portal web de la STT (apartado arrendados), cualquier cambio del resguardo.
3.3. Con base a los registros de resguardos del portal web de la STT, se actualizarán los RPEs de los resguardantes en el módulo PV de SAP, dicha actividad la elaborará la STT.
3.4. El uso del vehículo será a partir de la firma del resguardo, por lo que se prohíbe el almacenamiento o la no utilización de las unidades asignadas.
3.5. El administrador deberá tener todos los resguardos actualizados, los cuales deberán
contar con las copias de la licencia vigente y del gafete de CFE del usuario.
3.6. Debido a que el Parque Vehicular de la Institución es un recurso necesario y una
herramienta de trabajo, su asignación debe ser invariablemente para garantizar la eficiencia y productividad de las actividades propias de las funciones de cada área.
3.7. La asignación de los vehículos para su uso y destino será autorizada por los gerentes ó
niveles superiores, con la facultad para delegar esta responsabilidad hasta Subgerentes o puesto equivalente, considerando la asignación a partir de las funciones de cada unidad.
FUNCIONES
ATENCIÓN A CLIENTES En sitio (usuarios internos y externos).
VIGILANCIA Y SUPERVISIÓN Zonas de sitio (líneas de transmisión, plantas, etc.).
APOYO A PROYECTOS Apoyo a proyectos en las áreas.
MENSAJERÍA Documentación o paquetería.
ARRASTRE DE MAQUINARIA Traslado de equipos a almacén o zona de trabajo (transformadores,
capacitores, generadores, etc.)
TRASLADO DE MATERIAL Diversos materiales (equipos de cómputo, postes, documentación,
papelería, etc.). TRASLADO DE PERSONAL
TÉCNICO Instalaciones en zonas de trabajo, mantenimiento y reparaciones.
TRABAJOS EN SITIO Los trabajos de cada una de las Subdirecciones (colocación de
líneas, torres, etc.)
TRANSPORTE DE PERSONAL Centros de capacitación o zonas de trabajo.
3.8. El usuario será responsable de asegurar el cumplimiento de los mantenimientos
correspondientes y de que el vehículo pernocte en los centros de trabajo al término de la jornada laboral; después de ésta, el uso de los vehículos sólo podrá ser autorizado justificando las actividades a realizar.
3.9. Las multas por infracciones al Reglamento de Tránsito de la Entidad Federativa que corresponda, serán pagadas por el usuario del vehículo infraccionado, excepto las que se produzcan en el lapso de tiempo que el vehículo se encuentre en posesión y uso del personal del proveedor.
3.10. No están permitidos los traspasos y/o cambios de vehículos entre administradores. 4. AVISOS DE ARRENDAMIENTO EN EL MÓDULO PV DE SAP
4.1. Para solicitar cualquier tipo de servicio al proveedor, se deberá crear un Aviso A3 (Aviso
de Arrendamiento) en el módulo PV de SAP, apegándose a lo estipulado en el SPP emitido por la STT.
4.2. Los responsables de PV serán los encargados de crear todos los Avisos A3 solicitados
por sus usuarios o administradores.
4.3. Para solicitar cualquier tipo de servicio al proveedor se deberá de observar lo siguiente:
TIPO DE SERVICIO AUTORIZADOS EN SOLICITAR EL SERVICIO AL CALL CENTER DEL PROVEEDOR
DATOS A REGISTRAR EN EL AVISO A3 (AVISO DE ARRENDAMIENTO) SINIESTRO • Los administradores. • Responsables de PV. • Usuarios. • Número económico.
• Número de reporte del call center del
proveedor.
• Fecha de ocurrencia del siniestro.
• Número de reporte de la aseguradora.
• Breve descripción del siniestro.
• Fecha y número del acta ministerial.
• Tipo de evento: siniestro parcial o siniestro total.
MANTENIMIENTO • Los administradores.
• Responsables de PV.
• Número económico.
• Número de reporte del call center del
proveedor.
• Fecha de entrega del vehículo para el
servicio.
• Breve descripción del servicio.
• Tipo de evento: mantenimiento.
ROBO • Los administradores.
• Responsables de PV.
• Número económico.
• Número de reporte del call center del
proveedor.
• Fecha de ocurrencia del robo.
• Número de reporte de la aseguradora.
• Breve descripción del robo.
• Fecha y número del acta ministerial.
• Tipo de evento: robo parcial o robo total. FALLA CONSTANTE Ó KILOMETRAJE Y TIEMPO • Los administradores. • Responsables de PV. • Número económico. • Kilometraje de la unidad.
• Fecha de recepción de la unidad.
• Tipo de evento: kilometraje y tiempo.
ENTREGA DE UNIDADES AL INICIO DEL SERVICIO.
Ó
ENTREGA DE UNIDAD
• Los administradores.
• Responsables de PV.
• Número económico.
• Breve descripción del rechazo de la
entrega inicial o en su caso fecha de recepción de la unidad.
ADICIONAL. • Tipo de evento: kilometraje y tiempo.
4.4. Solo se podrá solicitar el vehículo sustituto o el reemplazo del vehículo entregado en la
relación del numeral 2.13 si se cumple el numeral 7.1 y 7.2.
4.5. En caso de que sí se cumpla el numeral 7.1 y 7.2, el responsable de PV deberá
registrar los datos adicionales en el Aviso A3, señalados en el numeral 7.6, 7.8 y 7.9.
4.6. En caso de no requerir el vehículo sustituto o el reemplazo del vehículo entregado en la
relación del numeral 2.13, los administradores deberán actualizar el status de cerrado en los Avisos A3, generados por sus responsables de PV.
5. ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO DE SINIESTROS POR PARTE DEL PROVEEDOR
5.1. Los administradores, responsables del PV o usuarios, deberán de llamar al número
telefónico (call center) proporcionado por el proveedor para solicitar la atención de siniestros, el cual le asignará un número de reporte para su correspondiente seguimiento.
5.2. Todo tipo de siniestro o robo, deberá estar soportado con un acta administrativa y dictamen de la aseguradora, y cuando se requiera del acta ministerial.
5.3. En caso de cualquier tipo de siniestro, el administrador, con base al numeral 5.2, deberá
notificar al área de Relaciones Laborales, la cual emitirá el correspondiente dictamen.
5.4. En caso de siniestro el área de Relaciones Laborales dictaminará quién será el
responsable del pago de deducible ya sea por parte del proveedor o el usuario.
5.5. En caso de que el administrador del área usuaria, no notifique al área de Relaciones Laborales de su competencia, algún incidente, estipulado en el punto 5.2, en un plazo no mayor a 10 (diez) días naturales, el pago del deducible correspondiente será a cargo del usuario o del administrador.
5.6. La atención y seguimiento de los siniestros los gestionará el proveedor mediante la documentación entregada previamente por el administrador.
6. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO POR PARTE DEL PROVEEDOR
6.1. La atención y seguimiento del mantenimiento de los vehículos los determina el
proveedor en el manual de mantenimiento por unidad o en el portal web.
6.2. Los administradores o responsables del PV deberán de llamar al número telefónico (call
center) asignado por el proveedor para solicitar el servicio de mantenimiento, el proveedor les asignará un número de reporte para su correspondiente seguimiento.
6.3. Todas las unidades deberán ser presentadas por el usuario, en tiempo y forma para su
mantenimiento, de acuerdo a lo señalado por el proveedor.
6.4. En caso de que algún usuario no entregue en tiempo y forma la unidad, el responsable
de PV deberá informar al administrador, quien podrá inmovilizar el vehículo vía satelital, con objeto de que la unidad cumpla con el manual de mantenimiento.
6.5. En caso de pérdida de las llaves de la unidad, el usuario responsable del vehículo deberá levantar un acta ministerial, presentándola al administrador de la zona usuaria para proceder a su reposición por parte del proveedor, con cargo al propio usuario, excepto cuando el área de Relaciones Laborales dictamine lo contrario.
7. VEHÍCULO SUSTITUTO O EN REEMPLAZO DEL VEHÍCULO ENTREGADO EN LA RELACIÓN DEL NUMERAL 2.13
7.1. El responsable de PV con base al número de reporte asignado por el proveedor vía
telefónica (call center), podrá solicitar el servicio de vehículo sustituto, siempre y cuando: TIPO DE SERVICIO REQUERIMIENTO SINIESTRO Y/O MANTENIMIENTO Y/O ROBO PARCIAL
A partir del ingreso del vehículo a la agencia o taller, en un plazo no mayor de 2 (dos) horas, el proveedor deberá señalar el tiempo de reparación (ésto deberá quedar registrado en el sistema del proveedor) ya sea por mantenimiento y/o siniestro. En caso que la reparación sea mayor a 48 (cuarenta y ocho) horas se podrá hacer uso del vehículo sustituto.
7.2. Si el tiempo de reparación de mantenimiento y/o siniestro señalado por el proveedor es
mayor a 48 (cuarenta y ocho) horas, de forma inmediata será proporcionado el vehículo sustituto, en un máximo de 8 (ocho) horas, en el Distrito Federal y Área Metropolitana y 48 (cuarenta y ocho) horas en el resto de los 31 estados de la República Mexicana. 7.3. En caso de que se cumpla lo señalado en el numeral 7.1 y 7.2, el responsable de PV
deberá de comunicárselo al administrador, para que éste a su vez solicite el servicio de vehículo sustituto al proveedor.
7.4. Los administradores son los únicos autorizados para solicitar el servicio de vehículo sustituto al proveedor.
7.5. El administrador deberá de llamar al número telefónico (call center) asignado por el proveedor para solicitar el servicio de vehículo sustituto, tomando como base el número de reporte que en su momento le fue asignado al responsable de PV.
7.6. En el momento de recibir el vehículo sustituto por parte del proveedor, el responsable de PV deberá actualizar el Aviso A3 creado en el numeral 4.3, agregando los datos adicionales en la clase PV_VEH_SUSTITUTO:
• Número de reporte del proveedor.
• Fecha de recepción del vehículo sustituto día/mes/año.
• Hora de recepción del vehículo sustituto 00:00 hs.
• Datos del vehículo sustituto: marca, submarca, modelo, placas, número de serie
y color.
7.7. El proveedor le indicará al administrador la fecha de entrega del vehículo en la relación
del numeral 2.13, el cual le deberá informar al responsable de PV, para que éste a su vez, le indique dicha información al usuario.
7.8. Al momento de entregar el vehículo sustituto al proveedor, el responsable de PV deberá
registrar los datos faltantes en la clase PV_VEH_SUSTITUTO:
• Fecha de devolución del vehículo sustituto día/mes/año.
7.9. Una vez concluido el numeral 7.8, el responsable de PV deberá de actualizar el status sustituto del Aviso A3.
7.10. En el momento que se cumpla el numeral 7.9, el administrador deberá concluir el aviso A3.
7.11. La STT podrá solicitar información adicional del aviso.
8. VEHÍCULO SUSTITUTO NUEVO EN REEMPLAZO DEL VEHÍCULO ENTREGADO EN LA RELACIÓN DEL NUMERAL 2.13
8.1. El responsable de PV con base al número de reporte asignado por el proveedor vía
telefónica (call center), podrá solicitar el servicio de vehículo nuevo, siempre y cuando:
TIPO DE
SERVICIO REQUERIMIENTO
ROBO TOTAL
En el caso de robo total de algún vehículo, el responsable de PV se obliga a entregar acta ministerial, dictamen de la aseguradora y acta administrativa de CFE, para ser sujetos a la sustitución de la unidad. FALLA
CONSTANTE O
KILOMETRAJE Y TIEMPO
El proveedor sustituirá por una unidad nueva el vehículo entregado, cuando éste haya presentado la misma descompostura o falla en más de dos ocasiones, presente un recorrido de más de 150,000 km o tenga 2 (dos) años de antigüedad. La nueva unidad deberá cumplir con las mismas características y especificaciones técnicas del vehículo entregado la primera vez.
8.2. Si se presenta toda la documentación señalada, el proveedor se obliga a suministrar la
unidad con características y especificaciones iguales o superiores, sin costo adicional para la Comisión Federal de Electricidad. El plazo para la entrega del vehículo sustituto nuevo no podrá ser mayor a 3 (tres) días hábiles a partir del reporte.
8.3. En caso de que se cumpla lo señalado en el numeral 8.1 y/o 8.2, el responsable de PV
deberá de comunicárselo al administrador, para que éste a su vez, solicite el servicio de vehículo sustituto nuevo al proveedor.
8.4. Los administradores son los únicos autorizados para solicitar el servicio de vehículo sustituto nuevo al proveedor.
8.5. El administrador deberá de llamar al número telefónico (call center) asignado por el proveedor para solicitar el servicio de vehículo sustituto nuevo, tomando como base el número de reporte que en su momento le fue asignado al responsable de PV.
8.6. En el momento de recibir el vehículo sustituto por parte del proveedor, el responsable de PV deberá actualizar el Aviso A3 creado en el numeral 4.3, agregando los datos adicionales en la clase PV_VEH_SUSTITUTO:
• Número de reporte del proveedor.
• Fecha de recepción del vehículo sustituto día/mes/año.
• Hora de recepción del vehículo sustituto 00:00 hs.
• Datos del vehículo sustituto: marca, submarca, modelo, placas, número de serie
8.7. Una vez concluido el numeral 8.6, el responsable de PV deberá de actualizar el status permanente del Aviso A3.
8.8. En el momento que se cumpla el numeral 8.7, el administrador deberá concluir el aviso
A3.
8.9. La STT podrá solicitar en cualquier momento información adicional del aviso.
8.10. La STT actualizará el inventario de los vehículos asignados al administrador al cumplirse el numeral 8.8.
9. PAGOS DE LOS SERVICIOS DE ARRENDAMIENTO
9.1. El administrador autorizará el pago del arrendamiento de los vehículos bajo su
resguardo, ingresando al portal web de la STT (apartado pago) y deberá ingresar y registrar los siguientes datos:
• Fecha de pago, tomando como referencia las señaladas en el Portal web de la
STT.
• Revisará la relación de vehículos arrendados.
• Verificará el monto del arrendamiento.
• Ingresará el nombre y RPE de la persona que autoriza el servicio.
9.2. Una vez concluido lo indicado en el numeral 9.1, el administrador deberá de guardar para que esta instrucción se ha enviada a la Subgerencia de Transportes Terrestres, así mismo podrá imprimir el formato para cada uno del o de los proveedor(es) que brinden el servicio.
9.3. El administrador deberá de ingresar al portal web de la STT (apartado de pago) e
imprimir los formatos de instrucción de pago en las fechas indicadas en el Portal web de la STT.
9.4. El administrador tendrá 3 (tres) días naturales posteriores a las fechas indicadas en el
Portal web de la STT, para enviar mediante correo electrónico los documentos señalados en el numeral 9.3. En caso de no recibir la información en este plazo, se tomará como servicio completo, esto con el objeto de evitar interrupciones de sus actividades operativas o la STT tendrá la facultad para solicitar al proveedor la inmovilización de los vehículos, utilizando el sistema de geo-localización y se reactivará, hasta el momento en que el administrador aclare dicho retraso o envíe los documentos señalados en el numeral 9.3.
9.5. En caso de que la STT identifique cualquier error, el administrador deberá de modificar
los datos señalados en el numeral 9.1 de forma inmediata, para evitar la inmovilización de los vehículos señalados en el numeral 9.4.
9.6. La STT liberará el pago al proveedor de los documentos recibidos mediante correo
electrónico señalados en el numeral 9.2, o en su caso de no recibir el formato se tomará como servicio completo, esto con el objeto de evitar interrupciones de sus actividades operativas. Así mismo la STT podrá verificar aleatoriamente la evidencia de movimientos utilizando el sistema de geo-localización.
9.7. La STT podrá solicitar cualquier tipo de evidencia al administrador, con el objeto de garantizar la prestación del servicio por parte del proveedor.
9.8.
10. DEDUCCIONES
10.1. Las deducciones que podrán ser aplicadas al proveedor se señalan en el contrato.
• Por atraso en la entrega de unidades:
Servicio Concepto Unidad de
medida Penalización
Entrega de unidades
Entrega de unidades al inicio del servicio.
Entrega de unidad adicional.
Cada día natural de atraso.
0.5% (punto cinco por ciento) sobre el importe del precio
unitario por unidad multiplicado por el número de
unidades no entregadas, sin considerar el I.V.A.
Concepto Nivel de servicio establecido Motivo de deducción Penalización Entrega de vehículo sustituto
Máximo 8 (ocho) horas para el Distrito Federal y Área Metropolitana; y hasta 48
(cuarenta y ocho) horas para el resto de los 31 estados de la República Mexicana en días naturales
a partir del reporte registrado en el sistema de
call center, siempre y cuando se cumpla lo señalado en el numeral 7.2
para mantenimiento preventivo, correctivo u ocurrencia de siniestro y en
este caso sin que sea requisito que medie la entrega del vehículo.
Si el proveedor no entrega el vehículo sustituto a partir del minuto
siguiente señalado en el numeral 7.1 y 7.2
0.5% (punto cinco por ciento) sobre el valor diario
del servicio del vehículo, sin considerar el I.V.A. por
cada día de atraso.
FÓRMULA: (PD) X (NDA) X (VBSEPA) = PCA DONDE:
PD: 0.5% penalización diaria NDA: número de días de atraso
VBSEPA: valor de los bienes o servicios entregados o prestados con atraso PCA: pena convencional aplicable
Concepto Motivo de deducción Deducción
El proveedor está excluido en todo momento de interrumpir el
funcionamiento de los vehículos por vía sistema de
geo-localización sin autorización del la STT o el
Administrador.
La interrupción del funcionamiento de los
vehículos por vía sistema de geo-localización por parte del
proveedor, sin una solicitud de la STT o el
Administrador.
200% (doscientos por ciento) sobre el valor diario del servicio del vehículo, sin considerar
el I.V.A, por cada día de interrupción.
FÓRMULA: (PD) X (NDA) X (VBSEPA) = PCA DONDE:
PD: 200% penalización diaria NDA: número de días de interrupción
VBSEPA: valor de los bienes o servicios entregados o prestados con atraso PCA: deducción aplicable
10.2. El administrador deberá proporcionar la suficiente evidencia del incumplimiento por parte del proveedor, tomando como referencia los Avisos A3 creados. En caso de no contar con la suficiente evidencia del incumplimiento, no se podrá proceder con la correspondiente deducción, por lo que el administrador no podrá solicitar la aplicación de la deducción.
10.3. En caso de ser aplicable la deducción al proveedor, el administrador tendrá que ingresar al portal web de la STT (apartado deducciones), registrando los siguientes datos:
• Número de Aviso A3 creado en el sistema SAP Módulo PV.
• Número de reporte del call center asignado por el proveedor.
• Número económico afectado.
• Seleccionar el tipo de deducción (entrega de unidades, entrega de vehículo sustituto e interrupción del servicio)
• Número de días afectados, tomando como base lo indicado en el numeral 10.
• Breve descripción de la problemática.
• Guardar para revisión de la STT.
10.4. La STT analizará el o los caso(s) enviado(s) por el administrador, tomando las siguientes acciones:
• Si la información proporcionada por el administrador está incompleta o la
evidencia (Avisos A3, Reporte al call center) no es suficiente, la STT rechazará el caso, argumentando las causas a través del portal web de la STT (apartado deducciones).
• Si la información proporcionada por el administrador está completa, la STT aceptará el caso a través del portal web de la STT (apartado deducciones). 10.5. Si es rechazado el caso por la STT, el administrador a través de la página web de la
STT (apartado deducciones) podrá ingresar la información faltante o recopilar más evidencia.
10.6. Si el caso es aceptado, el administrador a través de la página web de la STT (apartado deducciones), podrá imprimir el formato y deberá obtener las firmas correspondientes.
10.7. El administrador deberá de enviar por correo electrónico los formatos debidamente autorizados (firmado por todas las partes) y obtener copia de los gafetes de las personas que firman el formato.
10.8. La STT notificará de manera escrita al proveedor, con cargo a la facturación correspondiente de ocurrencia o en el mes siguiente.
10.9. La STT podrá solicitar cualquier tipo de evidencia al administrador, con el objeto de garantizar el cumplimiento del servicio por parte del proveedor.
11. CONTROL DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
11.1. El administrador de las zonas usuarias elaborará el pedido del suministro de combustible para uso exclusivo de los vehículos arrendados asignados a su zona. 11.2. El administrador gestionará los servicios de consumo de combustible y llevará el control
de la dotación del mismo, mediante dispositivos electrónicos (tag’s, chip’s, tarjetas electrónicas, código de barras, etc.), conforme al padrón correspondiente y a las necesidades reales de la institución, las cuales se determinarán con base en el formato denominado “Matriz de Consumo”, que estará disponible en el portal web de la STT (apartado combustible).
11.3. El área usuaria deberá vigilar y verificar que cuente con suficiencia presupuestal para solicitar la contratación del servicio para el suministro de combustible.
11.4. La STT será la encargada de consolidar la contratación del servicio de combustible a través de dispositivos electrónicos, por lo que las áreas, deberán de apegarse a dicho procedimiento de contratación.
11.5. El responsable del parque vehicular del área usuaria, deberá crear órdenes PV04 – (pago de consumo de gasolina) por cada vehículo arrendado. Dicha orden estará vigente durante la duración del contrato de combustible, de acuerdo a lo estipulado en el SPP emitido por la STT.
11.6. El área usuaria deberá realizar el pago correspondiente del consumo de combustible de equipos arrendados, registrando las entradas de actividad hasta el pago de las facturas, siguiendo el procedimiento actual para el pago de este servicio.
11.7. Los vehículos podrán utilizar gasolina tipo MAGNA o DIESEL.
11.8. El responsable de PV de la zona usuaria utilizará la transacción ZFCB para el pago de consumo de combustible de los vehículos arrendados.
11.9. El administrador deberá ingresar y registrar en el portal web de la STT (apartado combustible) el formato de “Matriz de Consumo”. Se definirán los siguientes datos por vehículo:
• Número económico arrendado.
• Determinar el volumen de carga en litros de acuerdo a la capacidad del tanque del vehículo.
• Tipo de combustible autorizado.
• Máximo de litros al día y/o al mes (las cantidades no son acumulables).
• Datos de quién autoriza el servicio, nombre y RPE del gerente o puesto equivalente.
11.10. Para precisar las cantidades de litros a solicitar, se deberá realizar el análisis de los consumos históricos para determinar lo señalado en el numeral 11.9.
11.11. Una vez concluido lo indicado en el numeral 11.9, el administrador deberá imprimir el formato y obtener las firmas correspondientes.
11.12. A partir del formato anterior, se le solicitará al proveedor de suministro de combustible la dotación del servicio, bajo los siguientes parámetros.
11.13. En caso de cualquier modificación de parámetro(s), el administrador deberá ingresar al portal web de la STT (apartado combustible).
ANEXO A Cálculo para la obtención del porcentaje de liquidación de cada centro de costos
La STT le asignó un número de orden, el cual corresponde a un total y tipo de vehículos. A través del portal web de la STT (apartado contrato), podrá obtener los precios unitarios sin I.V.A. que fueron adjudicados en procedimiento de contratación.
I. El administrador deberá de tener identificado por cada uno de los centros de costos a
afectar, la cantidad y tipo de vehículos asignados; con base a lo anterior se deberá de hacer el siguiente cálculo:
CENTRO DE
COSTO TIPO DE VEHÍCULO
CANTIDAD DE VEHÍCULOS
(A)
PRECIO UNITARIO DIARIO SIN I.V.A.
(B)
GASTO TOTAL DEL CENTRO DE COSTO
(A x B)
II. El cálculo anterior (numeral I) se deberá repetir “n” veces de acuerdo a la cantidad de
centros de costos a afectar. Una vez obtenido el gasto total por cada centro de costo, deberá de sumarlos todos:
Gasto Total = Gasto Total del Centro de Costo (A x B)1 + Gasto Total del Centro de Costo (A x
B)2 + Gasto Total del Centro de Costo (A x B)3 + Gasto Total del Centro de Costo (A x B)4
+…..+ Gasto Total del Centro de Costo (A x B)n
III. Para obtener el porcentaje de manera individual por cada uno de los centros de costos
a afectar, se deberá de tomar el Gasto Total (numeral II) y el Gasto Total del Centro de Costo (A x B) (numeral I) de cada centro de costos:
Porcentaje de gasto del centro de costos = Gasto Total del Centro de Costos (A x B) x 100
Gasto Total
IV. El cálculo anterior (numeral III) se deberá de repetir “n” veces, de acuerdo a la cantidad
de centros de costos a afectar, obteniendo el porcentaje correspondiente a cada uno de los centros de costos.
