POLÍTICA DE ESCALAMIENTO DE EVENTOS O
HALLAZGOS RELEVANTES
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PO-AUD-002
Versión N° 2
ELABORACIÓN Luis Millas N – Gerente Corporativo de Auditoría. Luis Gálvez I. – Gerente de Auditoría. REVISIÓN
1. OBJETIVO:
Establecer la responsabilidad de escalar a las personas o instancias que corresponda, todo evento o hallazgo relevante que pueda significar un riesgo legal, regulatorio o reputacional para Minvest (de ahora en adelante el Grupo) y/o cualquiera de sus empresas en Chile o en el Extranjero.
Este proceso tiene como finalidad que las instancias definidas por la Alta Administración puedan evaluar y administrar en forma apropiada, efectiva y oportunamente dichos eventos o hallazgos.
2. ALCANCE:
Las definiciones que se mencionen en la presente política respecto al escalamiento y resolución de eventos o hallazgos relevantes, no reemplazan otras instancias de reporte que actualmente se estén utilizando, siendo aplicables al Grupo y todas las empresas que lo componen dentro de Chile y de los otros países donde sus empresas operan.
3. MATERIAS QUE DEBEN SER NOTIFICADAS O ESCALADAS.
Debe ser escalado oportunamente cualquier evento o hallazgo que implique un riesgo relevante de índole legal o regulatorio.
Aunque no es posible establecer un detalle al respecto, se establecen las siguientes categorías como ejemplo de circunstancias que podrían implicar un riesgo reputacional relevante y que, por lo tanto, deberían ser escaladas, en la medida que sean conocidas por algún funcionario del Grupo:
a. Procesos de revisión, tanto rutinarios como extraordinarios, efectuados por entes reguladores y/o fiscalizadores, especialmente aquellos que puedan resultar en multas o sanciones para el Grupo. (a modo de ejemplo: Servicio de Impuestos Internos, servicio Nacional de Aduanas, Ministerio de Transporte-3CV, Servicio Nacional de Salud, Inspección del Trabajo, ANAC).
b. Contingencias Legales que afecten o puedan afectar al negocio de alguna de las empresas del Grupo o al mismo Grupo directamente.
c. Actos delictuales que se hayan realizado dentro de las instalaciones del Grupo o usando activos del Grupo.
d. Transacciones que se realicen fuera del protocolo normal del funcionamiento, o que no se ajusten al hecho económico que las origina. e. Situaciones inusuales que puedan afectar o afecten a nuestra red de
Concesionarios (incumplimiento de contrato, contingencia legal, contingencia tributaria) que afecte su relación con el Grupo, su imagen o alguna de sus empresas.
f. Transacciones inusuales que podrían presentar un riesgo de reputación, de lavado de activos o ser indicativas de fraude.
g. Actos de discriminación racial, de género, religioso o de otra índole. h. Sistemas operativos o aspectos tecnológicos que puedan tener un
impacto significativo para el Grupo, sus empresas, sus clientes o sus proveedores.
i. Aspectos relativos a seguridad de la información o continuidad del negocio, que comprometan la imagen del Grupo.
Las situaciones mencionadas anteriormente corresponden sólo a ejemplos y no representa necesariamente una lista excluyente de situaciones a ser escaladas, por lo cual el personal del Grupo no debe subestimar situaciones que ocurran en el desempeño de sus labores.
4. A QUIEN SE DEBE NOTIFICAR O ESCALAR.
El Grupo ha establecido, además de sus respectivas Jefaturas Directas (las cuales tienen la misma obligación que se menciona en esta política), los siguientes canales de contacto a los que se debe escalar las materias señaladas en el título anterior. Los contactos se separan en dos niveles, el primer nivel recibe la información y serán esos niveles los que informarán al nivel siguiente.
Todos los informes deben ir con copia a la Gerencia Corporativa de Auditoría y los correspondientes a Chile, Uruguay y Perú, deben incluir adicionalmente al Director de Países, lo anterior no reemplaza ni exime al contacto de primer nivel de su obligación de informar a la Presidencia.
Para el caso de todos los cargos de Gerentes Corporativos o Directores que se mencionan a continuación, se aclara que son los del Grupo Minvest en Chile.
Los contactos del primer nivel, tienen la obligación de informar al segundo nivel a la brevedad y con un máximo de 24 horas corridas, de haber sido informados
Materia País de Ocurrencia y Contacto 1° Nivel Contacto 2° Nivel
Procesos de revisión, tanto rutinarios como extraordinarios, efectuados por entes reguladores y/o fiscalizadores.
Chile: Director de Finanzas
Chile: Gcia. Corp. de Planif. y Control de Gestión
Chile: Gerencia Corporativa de RR.HH
Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Contingencias Legales que afecten o puedan afectar al negocio.
Chile: Director de Países Chile: Gcia. Corp. Operaciones
Chile: Gerencia de RR.HH. Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Actos delictuales que se hayan realizado dentro de las instalaciones del Grupo o usando activos del Grupo.
Chile: Gcia. Corporativa de Operaciones
Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Transacciones que se realicen fuera del protocolo normal del funcionamiento, o que no se ajusten al hecho económico que las origina.
Chile: Gcia. Corporativa de Auditoría Chile: Director de Países
Chile: Gcia. Corp. Operaciones
Chile: Gerencia de RR.HH. Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Situaciones inusuales que presente un Concesionario o la red de Concesionario.
Chile: Gerencia de Negocio Chile
Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Transacciones inusuales, riesgo de reputación, Riesgo de lavado de activos o Riesgo de fraude.
Chile: Gcia. Corporativa de Auditoría
Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Actos de discriminación racial, de
género, religioso o de otra índole. Chile: Gerencia Corporativa de RR.HH. Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Sistemas operativos o aspectos tecnológicos.
Chile: Gcia Corporativa de Operaciones
Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Seguridad de la información o continuidad del negocio.
Chile: Gcia Corporativa de Operaciones
Presidencia Otros Países: Gcia. General del País
Si el evento o hallazgo implica o involucra a alguna de las siguientes situaciones o participantes:
Situaciones constitutivas de delito.
Implica prensa o personal con impacto en la opinión pública (miembros del poder judicial, políticos, funcionarios de gobierno, miembros fuerzas armadas y de orden, etc.)
Se debe informar de forma inmediata a la Presidencia, con la información que se disponga.