Procedimiento Operativo de
Supervisión de Transporte de
Muestra del Nivel Regional a
los Centros
Serie de Documentos:
Procedimientos Operativos del Sistema Único para el Transporte de Muestras
Biológicas y sus Resultados en la Red Pública de Servicios de Salud.
Fascículo 5 de 6
Autores:
Lic. Martha Herrera
Consultora SIAPS/USAID
Lic. Henrry Espinoza
Consultor SIAPS/USAID
Validado por:
Dirección Nacional de Laboratorios Clínicos del Ministerio de Salud Pública.
Programa Nacional de Control de la Tuberculosis (PNCT) del Ministerio de Salud Pública.
Dirección General del Control de Infecciones de Transmisión Sexual y SIDA (DIGECITSS) del Ministerio de Salud Pública. Unidades Coordinadoras de Laboratorios de los 9 Servicios Regionales de Salud.
Gerencias de Área y Coordinadores de Zona de los 9 Servicios Regionales de Salud. Consejo Nacional del VIH y el SIDA (CONAVIHSIDA).
Unidad Ejecutora de Proyecto/ Fondo Mundial Tuberculosis-Ministerio de Salud Pública. Centros para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC/República Dominicana).
Revisión:
Lic. Emmanuel Moquete
Coordinador General de los Servicios de Laboratorios y Diagnóstico Dirección Central del Servicio Nacional de Salud (DCSNS).
Dr. Edgar Barillas
Gerente de Portafolio SIAPS para Latinoamerica y el Caribe
Ing. Alan George
Consultor SIAPS/USAID
Dra. Claudia Valdez
Consultora Líder Proyecto SIAPS/USAID
Apoyo:
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional-USAID-Systems for Improved Access to Pharmaceuticals and Services (SIAPS)
Créditos:
Procedimiento supervision TM del nivel regional a los centros Código: PRO-SUP
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ProPóSito:
a. Evaluar –en terreno- el desempeño del sistema de transporte de muestras y la remisión de resultados, desde los laboratorios regionales hasta los centros de acopio y recolectores.
b. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos operativos.
c. Implementar acciones para la mejoría continua.
alCaNCe: Servicios Regionales de Salud (SRS), Gerencias de Área (GA), Centros de Acopio Regionales, Direcciones Provinciales de Salud – Direcciones Municipales de Salud (DPS-DMS), Centros del Primer Nivel de Atención y Centros Especializados de Atención en Salud (CPN/CEAS de Nivel I y Nivel II de Laboratorios), y Establecimientos Recolectores de Muestras, incluyendo el sistema de transporte utilizado.
Presentación
República Dominicana inició las primeras acciones del proceso de modernización y reforma del sector salud en el año 2001, cuando se promulgan la Ley General de Salud 42-01 y la Ley 87-01 que crea el Sistema Dominicano de Seguridad Social. La reforma del sector salud en la República Dominicana concibe la prestación de servicios de atención a las personas en el nuevo modelo de provisión en red, bajo la responsabilidad de los Servicios Regionales de Salud (SRS)1,2. La Dirección Central del Servicio
Nacional de Salud (DCSNS), del Ministerio de Salud Pública (MSP) es la encargada de conducir y acompañar la formulación e implementación de los planes de desarrollo de los SRS.
La prestación de servicios de atención a las personas y la vigilancia epidemiológica demandan de una red de laboratorios clínicos que provean un diagnóstico preciso y oportuno. Con esto fines la DCSNS, con la participación de técnicos de los niveles regionales y el apoyo de agencias de cooperación técnica y financiera, elaboró estos procedimientos operativos para optimizar el transporte de muestras de laboratorio, proteger los trabajadores de salud y hacer más oportuna la remisión de resultados. Esta Dirección apoyará a las Direcciones Regionales de Salud en la implementación inmediata e integral de estos procedimientos por parte de los SRS, como una estrategia que contribuirá a disminuir la carga de enfermedad de las principales patologías que afectas a los dominicanos y a organizar un sistema de vigilancia que permita la contención de epidemias en el futuro.
1Decreto Presidencial N° 635-03. Reglamento de Rectoría y Separación de Funciones Básicas del Sistema Nacional de Salud. publicado el 08 de agosto 2003.
Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sector Salud (CERSS).
2Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social (SESPAS). 2005. Modelo de Red de los Servicios Regionales de Salud: Una guía para el desarrollo de los
introducción
Los Servicios Regionales de Salud (SRS) están obligados a proveer, como mínimo, todas las atenciones indicadas en el Plan Básico de Salud, que definiera el Sistema Dominicano de Seguridad Social y contenidas en el Reglamento de provisión de las Redes de los Servicios Públicos de Salud en su artículo 25. Estos incluyen servicios diagnósticos y atención a usuarios afectados por infecciones o enfermedades como: TB, VIH/SIDA, malaria, entre otras. El modelo establece que la oferta de servicios diagnósticos está definida por los distintos niveles de atención:
“Los servicios de laboratorio en el primer nivel deberán sustituirse progresivamente por la organización de un sistema interno de recolección periférica de muestras clínicas, que ha de permitir la recogida, transporte, procesado y recepción de los resultados desde los puntos de contacto asistencial con la población hasta las estructuras del primer nivel, relacionados con los laboratorios que se dispusieran para el primer nivel de atención o hacia los laboratorios de los hospitales. En todo caso, ha de contar con los controles de calidad que garanticen la fiabilidad y precisión de los resultados. De esta forma se trata de garantizar la calidad de los resultados analíticos y evitar la duplicación de recursos1”.
Con el objetivo de garantizar la implementación de un renovado y eficiente sistema de transporte de muestras biológicas y remisión de resultados, enmarcado en el proceso de modernización y reforma del sector salud, la Dirección Central del Servicio Nacional de Salud (DCSNS) ha emprendido una serie de acciones que tienen por objetivo asegurar que las muestras biológicas se trasladen cumpliendo los estándares de bioseguridad, tiempo e integridad en la conservación de cada una, contribuyendo a que los resultados de las mismas estén disponibles de forma oportuna, para llevar a cabo el diagnóstico preciso de la condición de salud de los usuarios que demandan los servicios de salud.
En octubre de 2014, fundamentado en un estudio realizado por el Programa Systems for Improved Access to Pharmaceuticals and Services (SIAPS) , de Management Sciences for Health (MSH), con recursos de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la DCSNS presenta la propuesta de un Sistema Único de Transporte de Muestras Biológicas y sus Resultados en la República Dominicana. Esta propuesta fundamentó la elaboración de los procedimientos operativos incluidos en este documento.
La implementación del Sistema Único de Transporte de Muestras Biológicas y sus Resultados es coherente con las generalidades que establece el modelo de red de servicios planteado en la reforma del sector salud. Los procedimientos en base a los cuales funcionará dicho sistema, se constituyen en herramientas de gestión para los SRS en el proceso de descentralización de la funciones de coordinación, supervisión, monitoreo y evaluación del mismo, al tiempo que garantiza la eficiencia del proceso salvaguardando la integridad del material transportado y la salud de los encargados de la transportación, de las personas que se encargan de la recepción de las muestras en el laboratorio y del público en general.
1Secretaría de Estado de Salud Pública y Asistencia Social (SESPAS). 2005. Modelo de Red de los Servicios Regionales de Salud: Una guía para el desarrollo de los
1. responsabilidades
a.Establecimientos Recolectores de Muestras, Centros del Primer Nivel de Atención y Centros Especializados de Atención en Salud (CPN/CEAS de Nivel I y II de Laboratorios):
• Recibir y enviar la documentación requerida para el transporte de muestras y entrega de resultados.
• Completar adecuadamente los formularios de solicitud de pruebas de laboratorio.
• Mantener un registro ordenado y actualizado de los envíos de muestras y los registros de resultados.
• Brindar las facilidades para el desarrollo de las supervisiones.
b.Centros de Acopio Regionales (CAR):
• Mantener un archivo ordenado de sus registros (salida de muestras y recepción de resultados de laboratorios).
• Gestionar la entrega de resultados a través de la Coordinación Regional de Laboratorios.
c.Gerencias de Área (GA):
• Asegurar el adecuado registro de los formularios de solicitud de pruebas de laboratorio.
• Mantener un archivo ordenado de sus registros.
• Distribuir los resultados a los diferentes niveles de atención.
• Supervisar la red de laboratorios de su ámbito.
d.Servicios Regionales de Salud (SRS):
• Mantener un archivo ordenado de sus registros.
• Brindar las facilidades para el desarrollo de las supervisiones.
• Supervisar la red de laboratorios de su ámbito.
2. Definiciones
Formulario de Supervisión: Documento que permite recoger, de forma sistemática, información sobre el funcionamiento de los procesos y procedimientos del Sistema de Transporte de Muestras (TM) y de la entrega de resultados.
Supervisión: Proceso educativo y motivador, recíproco, permanente, regulador y planificado, que permite desarrollar los conocimientos y la capacidad del personal, crear actitudes con respecto al trabajo y contribuir a mantener un desarrollo adecuado de las actividades del TM. Evalúa el desempeño de las personas que realizan las actividades y su capacidad para el desarrollo de las mismas.
Supervisión capacitante: Es una supervisión que incluye capacitación individual y/o grupal en el servicio, respondiendo a las debilidades identificadas, con el objetivo de reforzar los conocimientos y habilidades del personal encargado de una actividad o tarea.
3. Descripción de procedimientos
Organización
1. Para el desarrollo de las supervisiones, los SRS conformarán un equipo supervisor o designará a un responsable de las supervisiones, con el perfil y competencias apropiadas para el desarrollo de esta actividad.
2. El equipo/persona supervisor del nivel regional supervisa a los centros de acopio y recolectores en su ámbito. 3. Las supervisiones se realizan de forma mensual, priorizando las áreas o niveles con mayores problemas.
Planificación
4. A finales de septiembre de cada año, el equipo/persona supervisor elabora un plan anual de supervisión considerando las recomendaciones de la tabla 1.
5.En octubre de cada año, el equipo/persona supervisor presenta y sustenta el plan anual de supervisión ante la Gerencia Asistencial del SRS para su aprobación y gestión de los recursos necesarios para su ejecución.
6.En los primeros 5 días laborables de los meses de enero, abril, julio y octubre, el equipo/persona supervisor deberá presentar un cronograma para las visitas de supervisión (Anexo 1), a su supervisor inmediato en la Gerencia Asistencial del SRS, para la revisión y aprobación.
7.Para determinar los lugares a visitar el equipo/persona supervisor realizará una visita de diagnóstico a los establecimientos utilizando el reporte de monitoreo y priorizando las subsecuentes visitas a los SRS que presentan bajo desempeño en las siguientes actividades:
• Los formatos del Procedimiento de Transporte de Muestras (TRM-01 y TRM-02) son llenados correctamente.
• Las muestras se envían a los Procesadores I y II y CAR desde los Recolectores y Procesadores I y II el día establecido.
• Las muestras se reciben en los Procesadores Nivel I y II y CAR el día establecido.
• El sistema de transporte opera dentro de los horarios establecidos.
• Los Procesadores Nivel I y II y CAR remiten las muestras al laboratorio que le corresponde.
• Los resultados son recibidos oportunamente.
• Cumplimiento con los criterios de bioseguridad.
Tabla 1. Nivel Nacional
• Visitar los centros de acopio mensualmente.
4. estructura de los procesos: envío y recepción de resultados
8. El equipo/persona supervisor realiza las coordinaciones administrativas y logísticas para la supervisión:
a. Coordina con las autoridades administrativas, elaborando la documentación requerida para la ausencia del personal por supervisión y para la autorización del presupuesto de gastos de viaje, pasajes o vehículo y combustible, en caso de que sea requerido.
b. Coordina con el personal del lugar a supervisar lo referente a la visita que se efectuará (información requerida, fecha, horarios, duración, por lo menos con 3 días de anticipación), de manera que dicho personal pueda estar presente durante la visita y se complete el formulario de supervisión. Solicita que se tengan disponibles los siguientes formularios: TMR-01 y TMR-02.
c. Prepara información, instrumentos y materiales para la supervisión:
• Formularios de supervisión.
• Lapiceros, borrador, engrapador, otros materiales.
• Material para capacitación en servicio.
• Informe de la última supervisión.
Ejecución Trabajo de campo
9. La supervisión se realiza en el servicio o lugar de trabajo, con presencia obligatoria del personal responsable del área, observando cómo realiza su tarea y brindándole retroalimentación, en caso de que sea necesario.
10. El equipo/persona supervisor realiza su labor utilizando el formato de supervisión STRM-01 (Anexo 2). 11. El equipo/persona supervisor desarrolla su labor considerando lo siguiente:
Paso 1: Revisar y constatar los registros de datos primarios e informes de los formularios TMR-01 y TMR-02.
Paso 2: Evaluar el desempeño actual del supervisado, observando su trabajo y solicitando que explique o demuestre cómo lo realiza.
Paso 3: Identificar las causas de la deficiencia.
Paso 4: Dar retroalimentación al supervisado (sobre aspectos positivos y sobre aquellos en los que requiere mejorar). 12. Registra los hallazgos y recomendaciones en el formulario de supervisión.
14. Firma y hace firmar el formato de supervisión al personal supervisado y al director/supervisor del lugar visitado. 15. Entrega copia del formato de supervisión al supervisado.
Análisis y presentación de resultados
16. El equipo/persona supervisor consolida, analiza los hallazgos y desarrolla una propuesta ofreciendo pautas de mejoramiento por cada elemento supervisado.
17. El equipo/persona supervisor realiza una presentación al Director del SRS y a su equipo de gestión. La reunión concluye con acuerdos que son registrados en el formulario de supervisión, donde se establecen las actividades, responsable(s) y cronogramas para implementar las recomendaciones de la supervisión.
Informes
18. Concluido el cronograma trimestral de supervisión, el equipo/persona supervisor elabora un informe consolidado por cada supervisión realizada, el cual contiene los siguientes datos:
• Lugares visitados.
• Personas supervisadas.
• Áreas supervisadas, incluyendo aspectos técnicos, conocimientos y habilidades.
• Hallazgos, incluyendo nivel de desempeño y áreas a mejorar.
• Acciones tomadas, compromisos asumidos y responsables, incluyendo cronograma.
• Sugerencias.
19. El equipo/persona supervisor presenta el informe a su supervisor inmediato en un máximo de diez días hábiles después de finalizado el trabajo de campo.
Seguimiento
20. El equipo/persona supervisor realiza el seguimiento de las recomendaciones de la supervisión, solicitando al responsable de la Red de Laboratorios que le informe sobre el cumplimiento de las recomendaciones y sugerencias hechas.
21. El equipo/persona supervisor realiza el seguimiento monitoreando el cumplimiento de los indicadores del numeral 7, a través de los informes TMR-01 y TMR-02.
anexo 1. modelo de cronograma mensual de supervisión.
anexo 2. Formulario de supervisión Stmr-01.
FORMULARIO DE SUPERVISIÓN DESDE LOS SRS A LOS CENTROS DE ACOPIO Y RECOLECTORES
Supervisor Cargo
1. Supervisión No Si Observaciones
Mantiene informes de las supervisiones realizadas
2. Información No Si Observaciones
Las muestras recibidas están llegando con los formularios TRM-01 y TRM-02 de los laboratorios de su ámbito (solicitar evidencia)
Mantiene una copia archivada de los informes producidos y recibidos TRM-01 y TRM-02 (solicitar copia)
Revisa si los formularios recibidos han sido completados con todas las informaciones requeridas
3. Control de calidad No Si Observaciones
Conoce el procedimiento de envío y recepción de muestras (mostrar la guía como evidencia)
Hacer preguntas relacionadas con la guía Las muestras son remitidas al centro con el nivel que
corresponde a la prueba solicitada
El sistema de transporte cumplen con los horarios establecidos Las muestras se envían en los plazos establecidos
Las muestras se reciben en los plazos establecidos Los resultados son recibidos en los plazos establecidos Los resultados son recibidos en el plazo establecido Cumple con los estandares de bioseguridad
a) Sistema de embalaje apropiado (triple embalaje cuando corresponda);
b) Recipiente hermetico y a prueba de fugas; c) Uso de material absorvente en caso de fugas;
d) Etiquetado apropiado (señal de riesgo biologico, señas de orientación);
e) Uso de guantes para el manejo de muestras
Hora de salida Fecha Región/Provincia Establecimiento
Hora de llegada
Firma del Supervisor/a Firma del Supervisado/a Observaciones:
anexo 3. Formulario de supervisión Strm-02.
Código Fecha de toma de la muestra
Fecha de envío de la muestra
Fecha de recepción de resultados
anexo 4. insumos requeridos.
Detalle de insumos Formulario TMR-01 Formulario TMR-02 Neveritas Prescripción médicaSobres para introducir las prescripciones Sobres para introducir los resultados Conservadores de frío
este documento ha sido elaborado y reproducido gracias al apoyo financiero de la agencia de los estados unidos para el Desarrollo internacional (uSaiD) y a la asistencia técnica de management Sciences for Health (mSH), a través del proyecto Systems for improved access to Pharmaceuticals and Services (SiaPS).
