PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: FGD. 51 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 01

(1)

UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: DECANATO FACULTAD DE INGENIERÍAS FÍSICO MECÁNICAS Pág. 1 de: 10 CÓDIGO UNIDAD ACADÉMICA /ADMINISTRATIVA: 6510

A.G. A.C. P EL CT E D S

A02 ACTAS

A02.26 Actas de Comité Evaluador de Concursos 3 7 X X X

A02.35 Actas de Consejo de Facultad 3 7 X X X

A04 ACUERDOS

A04.02 Acuerdos de Consejo de Facultad 3 7 X X X

A06 AUXILIATURAS

A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo

Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación

C04 CIRCULARES

C04.01 Circulares Informativas 1 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo

C09 CONTRATOS

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO (AÑOS) SOPORTE

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 01

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

(2)

C09.02 Contratos de Consultoría 2 18 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran

RUT por el Estatuto de Contratación de la Universidad.

Minuta del contrato Pólizas

Informe Inicial Informe de Avances Adicionales (Otro sí) Informe Final

C09.05 Contratos de Obra 2 18 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran

Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio Acta de inicio

Informes de Interventoría Adicionales (Otro sí) Acta de entrega de obra

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 01

CÓDIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

(3)

Acta de liquidación del contrato

C09.06 Contratos de Prestación de Servicios 2 18 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran

Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de pago de estampillas Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio Informes

C09.08 Orden de Compra 3 17 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran

Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura

C09.10 Orden de Pago 3 17 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 01

(4)

Factura

C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 17 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran

Factura o cuenta de cobro

Fotocopia de afiliación a salud y pensión

Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)

Informes

C09.12 Orden de Trabajo 3 17 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran

Cotizaciones Pólizas Acta de inicio

Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación

Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO SOPORTE

(AÑOS)

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: FGD. 51

(5)

C09.19 Contratos Interadministrativos 2 18 X X X Los tipos documentales de la serie Contratos se regiran

Solicitud del servicio por el Estatuto de Contratación de la Universidad.

Respuesta a la solicitud Propuestas

Minuta del convenio Pólizas

Pago de Estampillas (si aplica) Publicación de Gaceta (Si aplica) Acta de inicio

Factura de anticipo Factura o cuenta de cobro Acta o informes técnicos (Si aplica) Acta de suspensión (Si aplica) Acta de reiniciación (Si aplica) Actas de Entrega Parcial (Si aplica) Factura o Cuenta de Cobro Parcia (Si aplica) Contrato adicional (Si aplica)

Acta de Recibo Final

Factura o Cuenta de Cobro Final Acta de liquidación

Correspondencia

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO (AÑOS)

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 01

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

(6)

C10 CONVENIOS

C10.02 Convenios de Práctica 2 18 X X X

Solicitud de la empresa Respuesta de aceptación Minuta del convenio

C10.03 Convenios de Prestación de Servicios 2 18 X X X

Solicitud del servicio Carta de aceptación Minuta del convenio Informes Actas de avance Facturas

C10.11 Convenios Interadministrativos 2 18 X X X

Solicitud del servicio Respuesta a la solicitud Propuestas

Minuta del convenio Pólizas

DISPOSICIÓN FINAL (AÑOS) SOPORTE

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

CÓDIGOS PROCEDIMIENTO

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: FGD. 51

(7)

Pago de Estampillas (si aplica) Acta de inicio

Factura de anticipo Factura o cuenta de cobro Acta o informes técnicos (Si aplica) Acta de suspensión (Si aplica) Acta de reiniciación (Si aplica) Actas de Entrega Parcial (Si aplica) Factura o Cuenta de Cobro Parcia (Si aplica) Convenio adicional (Si aplica)

Acta de Recibo Final

Factura o Cuenta de Cobro Final Acta de liquidación

Correspondencia

E02 ELECCIONES

E02.01 Elección de Decano 1 0 X X Esta información queda reflejada en los Actos

Listado de Inscritos Administrativos de nombramiento

Acta de escrutinio

Carta de remisión del Acta a Rectoría

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO (AÑOS)

VERSIÓN: 01

SOPORTE

(8)

E02.03 Elección de Representante de Docentes al Consejo de 1 0 X X Esta información queda reflejada en los Actos

Facultad Administrativos de nombramiento

Listado de Docentes Acta de escrutinio

E02.07 Elección de Representante de Estudiantes al Consejo 1 0 X X Esta información queda reflejada en los Actos

de Facultad Administrativos de nombramiento

Listado de Estudiantes Acta de Escrutinio

G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X X Se elimina porque pierde valor administrativo

Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica)

I01 INFORMES

I01.02 Informe a Entes de Control 2 3 X X Se elimina porque la información está registrada en el

Solicitud consecutivo de correspondencia despachada

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: FGD. 51

RETENCIÓN

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 01

SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL

(9)

Respuesta

I01.09 Informe de Evaluación de Gestión 4 0 X X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado

de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

P03 PLANES

P03.02 Plan de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

P03.03 Plan de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

P10 PROPUESTAS

P10.04 Propuestas Técnico-Económica No Contratadas 2 18 X X X

Invitación a Cotizar Propuesta

Formato de Radicado VIE

Carta de presentación de la Propuesta

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 01

SOPORTE

(10)

R03 RESOLUCIONES

R03.01 Resoluciones de Decanato 3 7 X X X

S07 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

S07.10 Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias,Sugerencias 2 18 X X X X Esta subserie es de valor histórico porque permite

y Reconocimientos investigar las relaciones que los ciudadanos

establecie-Formato ron con la Universidad.(Se incluye Derechos de Petición)

Comunicación de quejas, reclamo o información Respuesta

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL