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INFORME DE
SEGUIMIENTO Y
EVALUACION AL
PLAN OPERATIVO
ANUAL 2.011
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CONTENIDO
PRESENTACIÓN ...3
INTRODUCCIÒN ...4
PLANES Y PROGRAMAS ………..5
EVALUACION PLANES Y
PROGRAMAS ………...10
PLANES Y PROGRAMAS NO
CUMPLIDOS ....………..12
CONSIDERACIONES FINALES …...13
RECOMENDACIONES………...14
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PRESENTACIÓN
Con fecha 21 de abril del 2011 mediante Decreto Ejecutivo No.740 el Presidente Constitucional de la República decreta en su artículo 1., adecuar la naturaleza jurídica de la compañía estatal TAME Línea Aérea del Ecuador a la Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador “TAME EP” que será una persona de derecho público, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa, operativa y de gestión, bajo el control del Sector de la Defensa.
La Dirección de Planificación y Desarrollo Empresarial, presenta el informe de cumplimiento del Plan Operativo Anual 2011, documento en el que se refleja la gestión cumplida por las Gerencias y Direcciones de TAME E.P.
El Informe está estructurado en base a los Objetivos Institucionales, establecidos en el Plan Estratégico de la empresa, instrumento en el cual TAME plantea objetivos y estrategias, con el propósito de aunar los esfuerzos de todos los empleados para sentar las bases del desarrollo económico que posibilite a la empresa su permanencia a largo plazo.
El Informe señala las prioridades y esfuerzos que la empresa realizó en este año y pretende ser un instrumento que retroalimente las acciones de las diferentes áreas con el objeto de garantizar la consecución de las metas y objetivos del Plan Estratégico.
El Informe 2011 aborda las acciones emprendidas por los avances de este año y los esfuerzos de todos los que conformamos TAME, han permitido a la empresa mantener las diferentes certificaciones obtenidas como son las ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2008 y IOSA del Sistema Integrado de Gestión de Calidad.
La empresa ha emprendido un proceso tendiente a incrementar sus ingresos con la implementación de sistemas internacionales que utilizan las aerolíneas como es el Hosting de SITA y los Sistemas de Distribución Global que no es sino la comercialización de nuestros servicios a nivel mundial.
Adicionalmente, con el propósito de expandir nuestros destinos en el mes de diciembre del 2010 inició sus operaciones a nivel internacional con destino a la ciudad de Panamá volando seis frecuencias semanales (tres desde Quito y tres desde Guayaquil).
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INTRODUCCION
El número de pasajeros transportados por la empresa en las diferentes rutas nacionales hasta el 31 de diciembre del 2010, fue de 1’621.573, que comparados con los transportados en el 2011 hasta el mes de octubre real y proyectados a diciembre de 1’668.368, estableciéndose una diferencia de 46.795 pasajeros lo que representó un incremento del 2,88%, se realizaron 18.228 vuelos en el 2010 que comparados con el 2011 de 18.328 representan apenas un incremento porcentual del 0,55%. Es necesario indicar que se toman los datos estadísticos reales al 31 de octubre del 2011 y se realizó una proyección de los meses de noviembre y diciembre en razón de que la empresa decidió migrar a un nuevo sistema de información y a la fecha de presentación del presente informe no se dispone de la información estadística definitiva.
Adicionalmente debemos destacar el ingreso considerable por concepto de vuelos charter realizados por TAME, el mismo que alcanzó a un valor aproximado de USD. 9’750.000.
Los datos contenidos en el Informe de Seguimiento al Plan Operativo Anual del 2011, han sido proporcionados por las diferentes Gerencias y Direcciones como resultado del seguimiento a su planificación anual.
El presente documento consta de cuatro partes. En la primera parte se describen los planes y programas presentados por cada una de las Gerencias y Direcciones que son el marco de referencia para el seguimiento y evaluación al cumplimiento del Plan Operativo Anual.
La segunda sección presenta el resumen de la evaluación anual de los planes y programas planteados por cada área durante el período enero a diciembre 2011. Así también se presenta un cuadro detallado de los planes y programas que por diversas situaciones no pudieron ejecutarse.
En una tercera parte se presentan algunas consideraciones finales fruto del análisis del proceso de seguimiento y evaluación.
En la cuarta parte, se incluyen varias recomendaciones tendientes a mejorar la ejecución del Plan Operativo Anual y de la Planificación Estratégica Empresarial.
La Dirección de Planificación pretende, a través del seguimiento y evaluación, sentar las bases para fomentar un desempeño eficiente de la empresa.
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1. PLANES Y PROGRAMASLos diferentes planes y programas que se plantearon cada una de las diferentes Gerencias y Direcciones fueron orientadas al cumplimiento de los objetivos empresariales que están descritos en el Plan Estratégico para el periodo 2009-2018.
A continuación se detallan por áreas los diferentes planes y programas presentados:
GERENCIA COMERCIAL
Carga Código de barras
Implementación Módulo REVENUE MANAGEMENT Implementar Sistema de Distribución Glogal GDS Implementar Sistema Hosting - Reservaciones
Implementación y uso SITA (Módulo Ticketing E-commerce Implementación nuevos punto de ventas
Contratación Botón de Pagos
Implementación de la identidad corporativa
Medición trimestral de la Satisfacción al Cliente Mejora de Servicios Página WEB
Mejora y Desarrollo de Nuevos Productos Cambios de imagen Tame, GSA's y Agencias Campaña dinámica de promoción y comunicación Implementación del calendario promocional Estudios de mercado destinos ARG, PER, COL Implementación actividades de fidelización de clientes Administración del Programa Viajero Frecuente Distancia
La Gerencia Comercial en razón de que la implementación del Hosting experimentó retrasos en su cronograma, suspendió la realización de algunos planes y programas que se iban a ejecutar una vez que entre en funcionamiento este sistema, como fueron la Implementación del Módulo de Revenue Management y la Mejora de los Servicios Página WEB. Adicional, es necesario indicar que la implementación del nuevo punto de ventas está previsto para el mes de enero del 2012 en el Quicentro Norte.
SERVICIO AL CLIENTE
Servicio Pax vuelos cancelados, indemnización y reparación equipajes
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GERENCIA DE OPERACIONESCapacitación y Entrenamiento Operacional de Tripulaciones Control Combustible Aeronaves
Servicios aeroportuarios y de protección al vuelo Manuales aeronaves, suscripciones
Apoyo administrativo a la operación Apoyo a las operaciones en tierra
Apoyo Manuales y Documentación Técnica Operacional
En la Gerencia de Operaciones quedaron pendientes las inspecciones a las estaciones de Baltra y San Cristóbal, por prioridad en la certificación de la operación ATR 42-500. En el apoyo administrativo a la operación no se adquirió la totalidad de reactivos para la prueba de alcochek por falta de Médico en el aeropuerto.
GERENCIA DE MANTENIMIENTO
Reparación Motores Aviones Inspecciones C Aviones Reparación APU Aviones
Componentes Rotables Aviones Ruedas y frenos aviones
Rentas de motores
Mantenimiento equipos de apoyo Software Informático
En la Gerencia de Mantenimiento se presentaron demoras en la elaboración de contratos para las reparaciones de los motores y adquisición de repuestos lo que ocasionó retrasos en el tiempo de entrega y reparación. Adicional no se adquirió el Software Informático por dar prioridad a la certificación del equipo ATR.
GERENCIA DE LOGISTICA
Adquisiciones Aeronáuticas
Adquisición de Suministros
Administración de los Seguros de la Empresa Importación y Exportación de Partes y Repuestos
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A la Gerencia de Logística no se asignó presupuesto para Uniformes y en cuanto al proyecto de Construcciones en el nuevo aeropuerto está para decisión de las nuevas autoridades.
GERENCIA DE FINANZAS
Financiamiento Deuda - Arrendamiento Aeronaves Gestión Financiera
En cuanto a la Gerencia de Finanzas en el proyecto de Gestión Financiera no se dio cumplimiento a la Implementación de las NIF’s y el Sistema de Costos, la ejecución se considerará para el año 2012 de acuerdo a los requerimientos de la institución.
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
Indemnizaciones
Implementar instrumentación técnica de acuerdo a la nueva ley Administración del Presupuesto RRHH - Remuneraciones Implementar acciones para mejorar el Clima Organizacional Bienestar Integral, Familiar y Profesional
Gestión Bienestar Social Atención Médica Integral
Aplicar Capacitación Reglamentaria, Estandarización y
Automatizar el Sistema de Evaluación del Efecto Impacto de la Capacitación
En la Gerencia de Recursos Humanos se considerarán acciones para mejorar el clima organizacional en el siguiente año, referente a las Indemnizaciones quedaron pendientes 4 personas del proceso inicial.
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GERENCIA DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
Operatividad SITA
Operatividad de Hardware y Software Nuevas aplicaciones
Interoperatividad back/office SITA
La Gerencia de Tecnología de la Información experimentó retrasos en los planes de la operatividad SITA ya que dependían exclusivamente del funcionamiento del CUT OVER de SITA que entró en funcionamiento a mediados del mes de noviembre.
DIRECCION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Implementación del SIGCSMA Operación del SIGCSMA
Mantenimiento de las Certificaciones
La Dirección del SIGCSMA dio cumplimiento a las auditorías internas programadas así como las externas con el propósito de mantener y mejorar los Sistemas Integrados de Gestión de Calidad.
DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Relaciones Públicas
Campañas de motivación e información cliente Fortalecimiento imagen, comunicación externa
DIRECCION DE AUDITORIA
Control administrativo, financiero y de gestión de la empresa
Dentro de la programación anual de Auditoría se establecieron la realización de 15 exámenes especiales, de los cuales 4 fueron suspendidos por la Contraloría General del Estado.
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DIRECCION JURIDICAFormulación de Contratos Patrocinio
Operación Tame seguimiento, control y concesiones Operación de aeronaves seguimiento, control, documentación, certificados
DIRECCION DE PLANIFICACION
Administración Presupuestaria
Desarrollo Organizacional de la Empresa
A inicios de año esta Dirección en coordinación con el Departamento de Presupuesto de la Gerencia de Finanzas administró el presupuesto sin embargo esta función se le asignó exclusivamente al área financiera.
DIRECCION DEL SMS
Implementación y operación del SMS Difusión y capacitación listas IOSA
En esta Dirección se suspendió la difusión y capacitación listas IOSA, ya que la auditoría de este sistema la Gerencia General dispuso que la realice el SIGCSMA.
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2. EVALUACION ANUAL DE PLANES Y PROGRAMAS
La Dirección de Planificación para realizar la evaluación y el seguimiento de los planes y programas planteados por la diferentes Gerencias y Direcciones, diseñó un formato de evaluación que se aplicó a cada Gerencia y Dirección para evaluar el cumplimiento en forma trimestral, donde se estableció la ponderación de cada uno de los planes o programas planteados donde refleja el 100% de su gestión y en base a esta ponderación se determina el porcentaje de cumplimiento de cada área.
Los planes fueron evaluándose con el apoyo y en coordinación con las diferentes áreas, evidenciando su cumplimiento a través de los registros que mantienen cada una de los participantes. A continuación se presenta el resumen de la evaluación anual y su cumplimiento:
GERENCIA/ DIRECCIÓN Porcentajes
Comercial 78,78% Operaciones 90,49% Mantenimiento 81,77% Servicio al Cliente 99,25% Logística 95,00% Finanzas 92,92% Recursos Humanos 86,64% Tecnología de la Información 90,10% SIGCSMA 97,80% SMS 82,50% Planificación 89,82% Relaciones Públicas 92,36% Jurídica 97,50% Auditoría 96,75% 90,83% FORM. 01-DI-067
TAME
CUMPLIMIENTO POA POR AREAS
ENERO A DICIEMBRE DEL 2011
Del cuadro anterior se desprende que en el año 2011 la empresa alcanzó el 90,83% de eficiencia en el cumplimiento de los planes y programas planteados, no se cumplieron algunos planes por la demora en la implementación del Hosting ya que dependían exclusivamente de su inicio con el CUT OVER de SITA.
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A continuación se presenta un gráfico con el porcentaje de cumplimiento en los planes y programas del año 2011 por Gerencias y Direcciones:
0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% 100,00% 78,78% 90,49% 81,77% 99,25% 95,00% 92,92% 86,64%90,10% 97,80% 82,50% 89,82% 92,36% 97,50% 96,75%
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PLANES Y PROGRAMAS NO CUMPLIDOSA continuación se presenta un cuadro de los planes y programas previstos por las diferentes áreas donde se registra las razones y los motivos por los que no pudieron ser ejecutados:
No. AREA - PLAN o PROGRAMA OBSERVACIONES GERENCIA COMERCIAL
1 Implementar Sistema Revenue Management No se contrató el módulo de revenue
management
2 Implementación nuevos puntos de ventas Se abrirá punto de ventas Quicentro en Enero 2012
3 Contratación botón de pagos Se contrará previa la implementación del
e-commerce.
GERENCIA DE MANTENIMIENTO
4 Software informàtico No se cumplió con la meta. Se dio
prioridad a la certificación del equipo ATR.
GERENCIA DE FINANZAS
5 Gestión Financiera
No se cumplió con la implementación de las NIF's y el Sistema de Costos, se priorizará en el año 2012
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
6 Reestructuración e implementación organizacional de TAME
Se ejecutará este proyecto en el 2012 con la nueva administración
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3. CONSIDERACIONES FINALESLa Dirección de Planificación como ente planificador, llevó a cabo acciones encaminadas a apoyar la gestión de la empresa a través del mejoramiento de sus procesos desde un enfoque participativo a través del Departamento de Desarrollo Organizacional; esto es, aplicar un sistema articulado que permitan organizar la empresa en la perspectiva de alcanzar los objetivos empresariales.
Toda vez que la empresa cuenta con el Plan Estratégico, éste se concreta a través de la planificación operativa empresarial y de su seguimiento y evaluación. En este contexto, se vio la necesidad de definir herramientas que facilitaron a las diferentes áreas el envío de los informes trimestrales de su gestión, de acuerdo a su Plan Operativo 2011, en los plazos previstos en los cronogramas presentados.
En el 2011 se tuvo un importante incremento en la receptividad de las Gerencias y Direcciones respecto a su obligación de informar trimestralmente sobre la gestión cumplida, lo cual es satisfactorio.
Esta información permitirá a esta Dirección orientar y proponer mecanismos de fortalecimiento de estos procesos para lograr una gestión eficiente de la empresa.
No obstante junto al fortalecimiento empresarial es importante la disposición y apoyo de todas las Gerencias y Direcciones a fin de que exista una coordinación vinculados con los objetivos y metas de la empresa.
Finalmente, consideramos que la organización que funciona en base a procesos, y se ha determinado que el nivel de respuesta de las Gerencias y Direcciones es importante, como tan importante es que una vez aprobada la planificación anual se garantice los recursos necesarios para su ejecución, a fin de evitar desfases como es el incumplimiento de ciertos planes anuales.
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4. RECOMENDACIONES
1. Las Gerencias y Direcciones deben dar la importancia que requiere el Plan Operativo Anual para cumplir con los objetivos planteados por las autoridades de la empresa.
2. Cada área presente el Presupuesto y Plan Operativo Anual debidamente respaldadas con los formatos requeridos.
3. El área de Presupuesto de la Gerencia de Finanzas deberá informar a las áreas involucradas cuando por efectos de reformas presupuestarias, transfiere recursos de una partida a otra, en este caso deberá comunicar por escrito la razón de la utilización, a fin de reprogramar su cumplimiento o en su defecto suspender la ejecución por no contar con los recursos requeridos.
4. Cada una de las Gerencias y Direcciones de la empresa deberán comunicar por escrito a la Dirección de Planificación los proyectos que no van a ser ejecutados en el transcurso del año.
5. La Dirección de Planificación para un adecuado control y evaluación, mensualmente deberá ir comunicando a cada una de las Gerencias y Direcciones las actividades que están programadas, a efectos de que las áreas vayan ejecutando lo planificado.
6. Todo proyecto a implementarse deberá ir respaldado por el Estudio de Mercado correspondiente.
7. Ejecutar un programa de capacitación orientado a la ejecución de proyectos aerocomerciales, estudios de mercado, los cuales servirán de base para la apertura de las nuevas rutas internacionales.
