CONTABILIDAD DE COSTOS - GUIA 1
La contabilidad de costos se relaciona con la información de costos para uso interno de la gerencia y ayuda de manera considerable a la gerencia en la formulación de objetivos y programas de operación en la comparación del desempeño real con el esperado y en la presentación de informes.
Los mandos altos, la gerencia y el departamento administrativo se enfrentan constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el funcionamiento de la empresa, la información que obtengan acerca de los costos y los gastos en que incurre la organización para realizar su actividad y que rige su comportamiento, son de vital importancia para la toma de decisiones de una manera rápida y eficaz, esto hace que en la actualidad la contabilidad de costos tome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la información.
Definición de costo
El costo se define como el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios.
Contabilidad de Costos
La información requerida por la empresa se puede encontrar en el conjunto de operaciones diarias, expresada de una forma clara en la contabilidad de costos, de la cual se desprende la evaluación de la gestión administrativa y gerencial convirtiéndose en una herramienta fundamental para la consolidación de las entidades.
Para suministrar información comprensible, útil y comparable, esta debe basarse en los ingresos y costos pasados necesarios para el costeo de productos, así como en los ingresos y los costos proyectados para la toma de decisiones.
Los datos que necesitan los usuarios se pueden encontrar en un grupo de información de costos y se pueden clasificar en diferentes categorías según:
▪ Los elementos de un producto. ▪ La relación con la producción. ▪ La relación con el volumen. ▪ La capacidad para asociarlos.
▪ El departamento donde se incurrieron. ▪ Las actividades realizadas.
▪ El periodo en que se van a cargar los costos al ingreso.
▪ La relación con la planeación, el control y la toma de decisiones.
A continuación se presentan los aspectos más importantes y relevantes que fundamentan la información en la contabilidad de costos.
1. Elementos del Costo:
Los elementos de costo de un producto o sus componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, esta clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto.
▪ Materiales: Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación.
∙ Materiales Directos: Son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto. (MD)
∙ Materiales Indirectos: Son los que están involucrados en la elaboración de un producto, pero tienen una relevancia relativa frente a los directos. (MI)
▪ Mano de obra: Es el esfuerzo físico o mental empleado para la elaboración de un producto.
∙ Mano de Obra Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con este con facilidad y que tiene gran costo en la elaboración. (MOD)
∙ Mano de Obra Indirecta: Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la producción del producto. (MOI)
▪ Costos Indirectos de Fabricación (CIF) o Carga Fabril (CF): Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos mas todos los incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo.
2. Relación con la producción
Esto está íntimamente relacionado con los elementos del costo de un producto y con los principales objetivos de la planeación y el control. Las dos categorías, con base en su relación con la producción son:
▪ Costos primos: Son todos los materiales directos y la mano de obra directa de la producción.
Costos primos= MD + MOD
▪ Costos de conversión: Son los relacionados con la transformación de los materiales directos en productos terminados, o sea la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.
Costos de conversión= MOD + CIF
3. Relación con el Volumen
Los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción, este se enmarca en casi todos los aspectos del costeo de un producto, estos se clasifican en:
▪ Costos variables: Son aquellos en los que el costo total cambia en proporción directa a los cambios en el volumen, en tanto que el costo unitario permanece constante.
▪ Costos fijos: Son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante mientras que el costo fijo unitario varía con la producción.
▪ Costos mixtos: Estos tienen la característica de ser fijos y variables, existen dos tipos:
∙ Costos Semivariables: La parte fija del costo semivariable representa un cargo mínimo, siendo la parte variable la que adquiere un mayor peso dentro del costeo del producto.
∙ Costos Escalonados: La parte de los costos escalonados cambia a diferentes niveles de producción puesto que estos son adquiridos en su totalidad por el volumen.
Comentario: De la relación entre el costo y el volumen de producción se puede decir que:
a) Los costos variables cambian en proporción al volumen.
b) Los costos variables por unidad permanecen constantes cuando se modifica el volumen.
c) Los costos fijos totales permanecen constantes cuando se varía el volumen. d) Los costos fijos por unidad aumentan cuando el volumen disminuye y vice - versa.
La información acerca de los diversos tipos de costos y sus patrones de comportamiento es vital para la toma de decisiones de los administradores.
4. Capacidad para asociar los costos
Un costo puede considerarse directo o indirecto según la capacidad que tenga la gerencia para asociarlo en forma específica a ordenes o departamentos, se clasifican en:
▪ Costos directos: Son aquellos que la gerencia es capaz de asociar con los artículos o áreas específicos. Los materiales y la mano de obra directa son los ejemplos más claros.
▪ Costos indirectos: Son aquellos comunes a muchos artículos y por tanto no son directamente asociables a ningún artículo o área. Usualmente, los costos indirectos se cargan a los artículos o áreas con base en técnicas de asignación.
5. Departamento donde se incurrió en los costos
Un departamento es la principal división funcional de una empresa. El costeo por departamentos ayuda a la gerencia a controlar los costos indirectos y a medir el ingreso. en las empresas manufactureras se encuentran los siguientes tipos de departamentos:
▪ Departamentos de producción: Estos contribuyen directamente a la producción de un artículo e incluyen los departamentos donde tienen lugar los procesos de conversión o de elaboración. Comprende las operaciones manuales y mecánicas realizadas directamente sobre el producto.
▪ Departamentos de servicios: Son aquellos que no están directamente relacionados con la producción de un artículo. Su función consiste en suministrar servicios a otros departamentos. Los costos de estos departamentos por lo general se asignan a los departamentos de producción.
6. Actividades realizadas:
Los costos clasificados por función se acumulan según la actividad realizada. Según la actividad los costos se dividen en:
▪ Costos de manufactura: Estos se relacionan con la producción de un artículo. Los costos de manufactura son la suma de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricación.
▪ Costos administrativos: Se incurren en la dirección, control y operación de una compañía e incluyen el pago de salarios a la gerencia y al staff.
▪ Costos financieros: Estos se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa. Incluyen el costo de los intereses que la compañía debe pagar por los préstamos, así como el costo de otorgar crédito a clientes.
7. Período en que los costos se cargan al ingreso
En este caso se tiene que algunos costos se registran primero como activos (Gasto de capital) y luego se deducen (Se cargan como un gasto) a medida que expiran. Otros costos se registran inicialmente como gastos (Gastos de operación).
La clasificación de los costos en categorías con respecto a los periodos que benefician, ayuda a la gerencia en la medición del ingreso, en la preparación de estados financieros y en la asociación de los gastos con los ingresos en el periodo apropiado. Se divide en:
▪ Costos del producto: Son los que se identifican directa e indirectamente con el producto. Estos costos no suministran ningún beneficio hasta que se venda el producto y por consiguiente se inventarían hasta la terminación del producto. Cuando se venden los productos, sus costos totales se registran como un gasto denominado costo de los bienes vendidos.
▪ Costos del período: Estos no están directa ni indirectamente relacionados con el producto. Los costos del periodo se cancelan inmediatamente, puesto que no puede determinarse ninguna relación entre el costo y el ingreso.
8. Relación con la planeación, el control y la toma de decisiones
Estos costos ayudan a la gerencia y a los administradores en las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Entre estos costos se pueden destacar:
▪ Costos estándares y costos presupuestados. ▪ Costos controlables y no controlables.
▪ Costos fijos comprometidos y costos fijos discrecionales. ▪ Costos relevantes y costos irrelevantes.
▪ Costos diferenciales. ▪ Costos de oportunidad. ▪ Costos de cierre de planta.
Concepto y diferencias entre las Erogaciones: Costo y Gasto
El costo representa la inversión necesaria para producir y vender un artículo debido aquel término costo ofrece múltiples significados, su categoría económica se encuentra vinculada la teoría del valor, Valor Costo, y a la teoría de los precios, Precio de Costo. Resulta importante limitar el contenido del término en sus acepciones fundamentales. La palabra Costo puede significar:
Conjunto de esfuerzos y recursos que han sido invertidos con el fin de producir un bien. La inversión está representada en esfuerzo tiempo y sacrificio. Representa el segundo concepto las posibles consecuencias económicas y se le llama Costo de sustitución. El cual representa: El desplazamiento de alternativas, El costo de una cosa es aquella otra que fue elegida en su lugar.
Si se elige una cosa, su costo está representado por lo que ha sido sacrificado o desplazado para obtenerla.
De gran importancia es de entonces comprender el significado de estos términos:
Ingreso: Es todo lo que una persona percibe u obtiene de su ocupación, es decir de la venta de bienes y servicios.
Erogación: Es la acción de repartir ó distribuir bienes o caudales, contablemente se puede decir que una erogación corresponde a un pago o a una promesa de pago.
Costo: Es el conjunto de esfuerzos y recursos que se invierten para obtener un bien.
Gastos: Son egresos que se han aplicado contra el ingreso dentro de un periodo determinado.
Utilidad: Ganancia que se obtiene al enajenar un bien o prestar un servicio.
Una vez ya conocidos estos términos, podemos concluir que la utilidad resulta de la diferencia entre los ingresos, costos, y los gastos (Utilidad = Ingresos - Costos – Gastos).
CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE COSTO DE PRODUCCION Los sistemas contables para determinar los Costos de Producción están diseñados de acuerdo a las necesidades de la industria, comercio o servicio que se realiza. Conceptos básicos para poder entender que es el costo de producción:
SISTEMA: El conjunto de procedimientos, técnicas y métodos.
PROCEDIMIENTO: Es la secuencia metodológica y ordenada de llevar algo a cabo. TECNICA: Es la expresión de lo humano o de la actividad humana, son los medios para superar las dificultades.
METODO: Modo razonado de actuar, conjunto de reglas. REGLA: Es el conjunto de índices que hay que seguir.
Los procedimientos para el control de las operaciones productivas son básicamente dos: * Por Órdenes Específicas
* Por Procesos Continuos * Por ABC
La industria trabaja a base de Órdenes de Producción (Ordenes Especificas) y por Procesos Productivos (Procesos Continuos), por separado o combinando ambos métodos, dichos procedimientos tienen respectivamente las siguientes desviaciones:
Por clase
Por operaciones
El procedimiento de control por Órdenes Específicas, se aplica generalmente a la industria que produce por lotes, órdenes, ejemplos (Mueblerías, ensambladoras, jugueterías, etc.) el costo unitario se obtienen dividiendo el total de la orden entre las unidades producidas.
El procedimiento de Control por Procesos Continuos, este procedimiento es el que se emplea en aquellas industrias cuya producción es continua, en masa, uniforme, donde no hay una gran variedad de artículos elaborados, existiendo uno o varios procesos para la transformación del material.
El costo unitario se obtiene dividiendo el costo total de la producción acumulada entre el total de unidades producidas. En caso de que quede producción en proceso, es necesario determinar la fase en la que se encuentra, para poder estimar la producción equivalente y así darle valor a toda la producción.
SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECIFICAS
El sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas, conocido también como sistema de costos por órdenes de producción, por lotes, por pedido u órdenes de trabajo, es un sistema de acumulación de costos de acuerdo a las especificaciones de los clientes o en
algunos casos para ser llevados al almacén de productos terminados, en el cual los costos que intervienen en el proceso de producción de una cantidad específica o definida de productos se acumulan o recopilan sucesivamente por sus elementos (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos), los cuales se cargan a una orden de trabajo, fabricación o producción, sin importar los periodos de tiempo que implica. Por ejemplo, algunos trabajos se pueden completar en un periodo corto, mientras que otros se pueden extender por varios meses.
Sus objetivos pueden resumirse en dos grandes enunciados: 1.- Acumular costos totales y calcular el costo unitario.
2.- Presentar información relevante a la gerencia de manera oportuna, para contribuir a las decisiones de planeación y control.
Características
Entre las características del sistema por órdenes específicas, extraídas de los diferentes textos de contabilidad de costos, se pueden mencionar las siguientes:
1.- Acumula y asigna costos a: Trabajos específicos, conjunto o lote de productos, un pedido, un contrato, una unidad de producción.
2.- Cada trabajo tiene distintas especificaciones de producción, por lo tanto los costos son distintos, permitiendo reunir, separadamente, cada uno de los elementos del costo para cada orden de trabajo terminado o en proceso.
3.- Es apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales, más que cuando los productos son uniformes.
4.- Posibilita notificar y subdividir la producción, de acuerdo a las necesidades de producción, control de inventario o la dirección de la empresa.
5.- Se trabaja para un mercado especial y no para satisfacer un mercado global. 6.- Los materiales directos y la mano de obra directa se cargan directamente a cada lote y los costos indirectos se asignan sobre alguna base de prorrateo.
7.- No se dispone de costos unitarios (Costo Real), hasta que no se termine la orden. 8.- La producción no tiene un ritmo constante, ni continuo, por lo que debe existir una planificación cuidadosa de la producción.
9.- Los costos se acumulan en una hoja de costos, considerada el auxiliar de productos en proceso, denominada Orden de Producción. Los documentos fuentes en un sistema contable representan registros originales que sirven de respaldo a los asientos de diario, en el sistema de costos por órdenes específicas la orden de producción representa el documento fuente que permite acumular todos los costos asignados a un trabajo específico desde el momento que se inicia hasta su culminación.
Ventajas del Sistema de Costos por Órdenes Especificas:
1.- Proporciona en detalle el costo de producción de cada orden.
2.- Se calcula fácilmente el valor de la producción en proceso, representada por aquellas órdenes abiertas al final de un periodo determinado.
3.- Se podría establecer la utilidad bruta en cada orden o pedido.
1.- Su costo administrativo es alto, debido a la forma detallada de obtener los costos. 2.- Existe cierta dificultad cuando no se ha terminado la orden de producción y se tienen que hacer entregas parciales, debido a que el costo de la orden se obtiene hasta el final del periodo de producción.
3.- El sistema de costos llamado órdenes específicas se aplica a procesos productivos que consisten en la elaboración de productos diferenciados entre sí, por lo que para determinar su costo, es necesario calcularlo individualmente. En este sistema el objetivo de costo es una orden de fabricación y no un producto, aplicándose la división de la empresa en secciones. Una orden de fabricación o pedido, es un conjunto de instrucciones y especificaciones relativas a la obtención de un producto.
SISTEMA DE COSTOS POR PROCESOS CONTINUOS
Se refiere a situaciones a los que productos similares son producidos masivamente, sobre bases más o menos continuas. Es frecuente en industrias químicas, farmacéuticas, petroleras, textiles entre otras.
El sistema de costos por procesos continuos, tiene como particularidad especial el que los costos de los productos se averiguan por periodos de tiempo, durante los cuales la materia prima sufre un proceso de transformación continua, con procesos repetitivos o para una producción relativamente homogénea , en la cual no es posible identificar los elementos de costos de cada unidad terminada, como en el proceso de sistemas de costos por ordenes especificas.
Sus Objetivos:
1. Averiguar en un tiempo determinado, los costos de producción de un proceso particular que se puede realizar en un solo departamento de producción o en varios.
2. Ayudar a la gerencia de una empresa en el control de los costos de producción, a través de los informes que sobre cada departamento o centro de costos debe rendir el departamento de contabilidad de costos, con base en los datos suministrados por esos mismos centros de costos.
Características del Sistema
1.- La corriente de producción es continua, en masa.
2.- La transformación del material se lleva a cabo a través de uno o más procesos.
3.- Los costos se acumulan en el proceso a que corresponden.
4.- El costo unitario se obtienen dividendo el costo total de producción acumulado, entre las unidades equivalentes producidas de cada tipo igual de artículos, lo cual indica lo siguiente:
A. El cálculo sobre el costo unitario es por promedios.
B. Cuando al final del período queda producción en proceso, es indispensable
conocer su fase de acabado, es decir, hay que determinar su equivalencia a unidades terminadas.
5.- No es posible precisar en cada unidad elaborada la materia prima directa y la mano de obra empleada en la transformación.
6.- El volumen de producción se cuantifica a través de medidas unitarias convencionales como son: Kilos, litros, metros, etc.
7.- Se aplican los costos de los departamentos de servicios al departamento de producción, a fin de que en último términos todos los costos queden cargados a un departamento centro de costos.
8.- Se calcula el número de unidades producidas en cada departamento o centro de costos. 9.- El costo total del producto viene dado por la suma de todos los costos unitarios de los departamentos por donde haya pasado el producto.
Ventajas del Sistema de Costos por Procesos Continuos:
1. El cálculo de los costos unitarios es periódico, pues como queda señalado, su estructuración se hace en relación con procedimientos productivos igualmente periódicos.
2. En consecuencia, la información financiera podría ponerse a la consideración de la gerencia de manera constante y oportuna.
3. En virtud de que por regla general la producción es de artículos homogéneos, el cálculo de los costos unitarios se simplifica considerablemente.
4. El costo de operación de este sistema, es más barato, requieren de menor inversión en tiempo y capacidad técnica del personal, por lo que más accesible para la empresa Industriales.
Desventajas del Sistema de Costos por Procesos Continuos:
1. En La mayoría de los casos el cálculo de los costos unitarios de producción se efectuarán sobre la base de la producción terminada equivalente, lo que de manera inevitable lleva a cifras promediadas de que no siempre resultan exactas.
2. Dicha inexactitud puede reflejarse en la determinación equivocada de los precios de venta de los artículos, con el consecuente daño para la empresa.
3. Así mismo, los costos unitarios estructurados sobre bases promediadas pueden tener un reflejo desfavorable en el valor de los inventarios de producción en procesos y artículos terminados que se presentan en el estado de posición financiera.
4. En las empresas Industriales que fabrican diversos productos trabajan consecuentemente con diferentes procesos de manufactura, el control del tercer elemento del costo presentado por la carga fabril o gastos de fabricación, presentan dificultades para su distribución o prorrateo.
SISTEMA DECOSTO POR ABC
Aunque para muchos el ABC es considerado como un sistema, se trata de un método de costo de la producción basando en las actividades realizadas en su elaboración. El método es diseñado para las empresas de manufactura, sin embargo gracias a los buenos resultados en el manejo del mismo su aplicación se extiende a las empresas de servicios.
Puede simpatizar con los sistemas tradicionales. La información que proporciona se usa para corregir deficiencias, al comparar los recursos consumidos con los productos finales, más que para emplazar acciones o decisiones que conduzcan a un mejoramiento de ganancias y actuación operacional.
Técnicamente es definido como: “Un sistema que primero acumula los costos indirectos de cada una de las actividades de una organización y después asigna los costos de actividades a productos, servicios u otros objetos de costo que causaron esa actividad”.
Algunas características del Sistema:
1. Definir objetos de costo, actividades clave, recursos y causantes de costo relacionados. Definir actividades que apoyan beneficios (out puts) como causa de esas actividades.
2. Desarrollar un diagrama basado en procesos que represente el flujo de actividades, los recursos y la relación entre ellos. Definir la vinculación entre actividades y beneficios (out puts)
3. Recopilar datos pertinentes que se refieren a costos y flujo físico de las unidades del causante de costo entre recursos y actividades. Desarrollar los costos de las actividades. 4. Calcular e interpretarla nueva información basada en actividades. La administración ahora dispone de información de costos más exacta para la planeación y la toma de decisiones.
Ventajas del Sistema de Costos por ABC:
1. Jerarquización diferente del costo de sus productos, reflejando una corrección de los beneficios previamente atribuidos a los productos de bajo volumen.
2. El análisis de los beneficios, prevé una nueva perspectiva para el examen del comportamiento de los costos.
3. Se aumenta la credibilidad y la utilidad de la información de costeo, en la toma de decisiones.
4. Facilita la implantación de la calidad total
5. Elimina desperdicios y actividades que no agregan valor al producto.
6. Facilita la utilización de la Cadena de valor como herramienta de la competitividad.
Desventajas del Sistema de Costos por ABC:
1. Es esencialmente un método de costeo histórico con las desventajas de estos.
2. Se pueden incrementar las asignaciones arbitrarias de costos, porque los costos son incurridos al nivel de proceso no a nivel de producto.
3. En áreas de mercado, distribución clara entre la raíz causal de una actividad y el inductor de costos de la misma, que es usado para asignar los costos de los productos.
4. A menudo no hay una distinción clara entre la raíz causal de una actividad y el inductor de costos de la misma, que es usado para asignar los costos a los productos.
5. No es fácil seleccionar el inductor de costos de actividad que refleje el comportamiento de los costos.
