PETRÓLEOS MEXICANOS Y SUS EMPRESAS PRODUCTIVAS SUBSIDIARIAS
Programa Anual de Desarrollo
Archivístico 2021 (PADA)
Dirección Corporativa de Administración y Servicios
Subdirección de Servicios Corporativos
Coordinación de Archivos de Pemex y sus EPS
Gerencia de Servicios Generales
29/enero/2021
Instrumento de planeación orientado a establecer las acciones a emprender a escala institucional para la
modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
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Índice
1. Marco de referencia 4 2. Justificación 5 3. Objetivos 7 4. Planeación 9 4.1 Requisitos 9 4.2 Alcance 9 4.3 Entregables 10 4.4 Actividades 12 4.5 Recursos 15 4.5.1 Recursos humanos 154.5.2 Recursos materiales y tecnológicos. 22
4.6 Tiempo de implementación 23
4.6.1 Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite 24
4.6.2 Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de Concentración. 26
4.6.3 Cronograma de actividades de los servicios del Archivo Histórico de Pemex. 28
5. Administración y gestión de riesgos del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021. 29
5.1 Planificar comunicaciones 29 5.2 Reportes de avances 29 5.3 Control de cambios 29 5.4 Planificar la gestión de riesgos 29 5.5 Identificación, análisis y control de riesgos 30
5.5.1 Servicios en Archivos de Trámite. 30
5.5.2 Servicios de los Archivos de Concentración. 31
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1. Marco de referencia
Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley General de Archivos, el Área
Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas
Subsidiarias, a través de la Subdirección de Servicios Corporativos, presenta el Programa
Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA).
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, contempla los elementos
establecidos por el Archivo General de la Nación para su elaboración
1y está integrado
con las iniciativas de trabajo para coordinar la planeación archivística de Pemex y sus
EPS, definiendo las prioridades institucionales en la materia y los recursos económicos,
tecnológicos y operativos disponibles.
En cumplimiento con lo dispuesto en los artículos 24 y 25 de la citada Ley General
de Archivos, el PADA 2021 comprende la organización y capacitación en gestión
documental y administración de archivos en los archivos de trámite, concentración y el
archivo histórico, así como los mecanismos para su consulta, seguridad de la información
y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos
electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.
Como parte de las funciones de la Gerencia de Servicios Generales
2para regular la
administración documental de Pemex y sus EPS, el Programa Anual de Desarrollo
Archivístico 2021, tiene un enfoque de administración de riesgos, la apertura proactiva de
la información y promover el uso eficiente de los archivos como fuente de información
de la industria y soporte en la transparencia, la rendición de cuentas y la protección a los
derechos humanos.
La Subdirección de Servicios Corporativos a cargo de la Coordinación de Archivos
de Pemex y sus EPS, dará continuidad a las acciones emprendidas en 2020, para
regularizar los procesos de organización y conservación documental de Pemex y mejorar
así los servicios documentales y archivísticos a nivel institucional.
1 “Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico” Versión electrónica publicada por el Archivo General de la Nación, 2004,
última edición julio de 2015.
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2. Justificación
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 pretende dar continuidad en los
Servicios en Archivos de Trámite para normar la organización y funcionamiento del
Sistema Institucional de Archivos (SIA) de Pemex y sus EPS, a través de la
implementación y difusión de las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de
Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición
Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
Asimismo, tiene como finalidad continuar brindando asesoría y capacitación continua
en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas para fomentar la cultura de la
calidad en los Archivos de Trámite de Pemex y sus EPS.
Por otra parte, continuará con la promoción del uso y aplicación de herramientas
tecnológicas de gestión documental, para mejorar la administración de los archivos y dar
continuidad a la carga inicial de expedientes generados por las áreas durante el periodo
2015-2020 y sus respectivos procesos archivísticos; así como migrar los registros
cargados en las herramientas archivísticas heredadas de los ex Organismos Subsidiarios,
para dar cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos.
En lo que se refiere a los archivos de concentración, se deberá reprocesar, elaborar y
promover ante las áreas administrativas correspondientes, las bajas documentales, de
conformidad con el Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el
Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de
Transferencia Secundaria para los sujetos obligados.
Asimismo, promoverá la disposición documental de los expedientes cuya vigencia de
conservación o uso ha prescrito en los archivos de trámite, efectuando las Transferencias
Primarias y Secundarias conforme con los plazos de conservación establecidos en el
Catálogo de Disposición Documental (CDD), a nivel central y foráneo.
Por otra parte se tiene previsto atender solicitudes de ingreso a la Bóveda de
Seguridad del Archivo de Concentración CITAAD, correspondientes al Archivo Central
Inmobiliario, que incluyen el proceso de digitalización con metadatos para su puesta en la
intranet para consulta a nivel nacional, atendiendo con ello el total de solicitudes
ingresadas en 2019.
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En lo que se refiere al Archivo Histórico de Pemex, se buscará incrementar el acervo
histórico del AHP mediante transferencias de los documentos dictaminados con valor
histórico, ubicados en los archivos de trámite o concentración, así como por donación de
documentos y colecciones por parte de trabajadores o particulares interesados.
Asimismo, implementará una estructura conceptual para el control y manejo de la
información contenida en los fondos: textuales, cartográficos, fotográficos, audiovisuales
y electrónicos en resguardo del AHP con base en los principios archivísticos y normas
nacionales e internacionales, a fin de generar instrumentos de consulta que faciliten el
acceso a la información y consulta física y electrónica de los mismos.
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3. Objetivos
Objetivo General
Promover la organización, conservación, integridad y disponibilidad de los
documentos de archivo de Pemex y sus EPS, a través de la aplicación de los
instrumentos de control y consulta archivística y el registro sistemático en la
Herramienta institucional de gestión documental de Pemex para contar con
expedientes clasificados, identificados y localizables a lo largo del ciclo vital de la
documentación, que contribuyan a la correcta gestión gubernamental y al avance
institucional de las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios
Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición
Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
Objetivos Específicos
Servicios en Archivos de Trámite
1. Normar la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos
(SIA) de Pemex y sus EPS, a través de la implementación y difusión de las
“Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en
Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
2. Brindar asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de
técnicas archivísticas para fomentar la cultura de la calidad en los archivos en los
Archivos de Trámite de Pemex y sus EPS.
3. Divulgar el contenido de los catálogos documentales del Archivo Histórico de
Pemex mediante la creación de una liga en internet para incrementar y facilitar la
consulta de los investigadores.
4. Promover el uso y aplicación de la herramienta tecnológica institucional de
gestión documental y para mejorar la administración de los archivos y dar
continuidad a la carga inicial de expedientes generados por las áreas durante el
periodo 2015-2020 y sus respectivos procesos archivísticos.
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5. Migrar los registros cargados en las herramientas archivísticas heredadas de los
ex Organismos Subsidiarios, para dar cumplimiento a las obligaciones en materia
de archivos.
6. Dar seguimiento al Requerimiento de la Plataforma Archivística.
Servicios del Archivo de Concentración
7. Reprocesar, elaborar y promover ante las áreas administrativas correspondientes,
90 bajas documentales, de conformidad con el Acuerdo por el que se dan a
conocer los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el
Dictamen y Acta de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los
sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal.
8. Promover la disposición documental de los expedientes cuya vigencia de
conservación o uso ha prescrito en los archivos de trámite, efectuando las
Transferencias Primarias conforme a los plazos de conservación establecidos en
el Catálogo de Disposición Documental (CDD), a nivel central y foráneo.
9. Promover y efectuar la Transferencia Secundaria de los expedientes cuya
vigencia de conservación o uso ha prescrito en los archivos de concentración
conforme a los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental
(CDD).
10. Atender 90 solicitudes de ingreso a la Bóveda de Seguridad del Archivo de
Concentración CITAAD, correspondientes al Archivo Central Inmobiliario, que
incluyen el proceso de digitalización con metadatos y puesta en la intranet para
consulta a nivel nacional, atendiendo con ello el total de solicitudes ingresadas en
2019.
11. Contar con un inmueble con las instalaciones necesarias para llevar a cabo la
recepción, organización y resguardo de los archivos de la Región Sureste de
México, con las condiciones apropiadas de control ambiental y seguridad para la
conservación y buen estado físico de los expedientes.
Servicios del Archivo Histórico de Pemex
12. Incrementar el acervo histórico del AHP mediante transferencias de los
documentos dictaminados con valor histórico ubicados en los archivos de
trámite o concentración, y también por donación de documentos y colecciones
por parte de trabajadores o particulares interesados
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13. Proporcionar una estructura conceptual para el control y manejo de la
información contenida en los fondos: textuales, cartográficos, fotográficos,
audiovisuales y electrónicos en resguardo del AHP, con base en los principios
archivísticos y normas nacionales e internacionales, a fin de generar instrumentos
de consulta que faciliten el acceso a la información y consulta física y electrónica
de los mismos.
14. Instrumentar las medidas necesarias para la conservación adecuada del acervo
histórico documental.
15. Realizar las actividades de difusión y servicio referentes a la comunicación de la
información y el aprovechamiento social del patrimonio documental que se tiene
en custodia.
4. Planeación
4.1 Requisitos
El Área Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos y sus EPS a través de la
Gerencia de Servicios Generales, integró las estrategias y acciones a emprender para
fortalecer el Sistema Institucional de Archivos (SIA), en coordinación con los
responsables de sus áreas operativas: los archivos de trámite, concentración e histórico,
en términos de lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley General de Archivos, para cumplir
con los objetivos establecidos en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021.
La Gerencia de Servicios Generales es el área responsable de vigilar la correcta ejecución
del presente PADA, en el ámbito de sus funciones para organizar y administrar los
documentos archivísticos de Pemex; así como para capacitar y brindar asesoría en la
materia, a las unidades de archivo de trámite, concentración e histórico.
4.2 Alcance
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021, se integra por programas y acciones
de alcance institucional para la organización de los documentos de archivo de Pemex y
sus EPS, de manera controlada y sistemática a través de su ciclo vital.
El PADA es de observancia y aplicación general para el personal involucrado en la
producción, organización y conservación de los documentos de archivo en cualquier
soporte dentro de las unidades de archivo (trámite, concentración o histórico), en las
áreas de Petróleos Mexicanos y sus EPS.
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4.3 Entregables
Servicios en Archivos de Trámite
Objetivo Productos de trabajo Entregables
1
Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias.
Publicación de la normatividad interna en el Sistema de Control Normativo de Pemex.
Oficios Circulares del Área Coordinadora de Archivos de Pemex y sus EPS para dar difusión a las Políticas y Procedimientos.
2 Asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas en los archivos en los Archivos de Trámite.
Material didáctico:
Módulo III. Principios de la gestión documental y organización de archivos.
Módulo IV. Recepción de transferencias primarias al Archivo de Concentración.
3
Divulgar el contenido de los catálogos
documentales del Archivo Histórico de Pemex para incrementar y facilitar la consulta de los
investigadores.
Liga en internet con el contenido de los catálogos documentales del AHP.
4
Mejorar la administración de los archivos y dar continuidad a la carga inicial de expedientes generados por las áreas durante el periodo 2015 – 2020.
Portadas de expedientes
Inventario General de Archivo de Trámite Guía de Archivo Documental
5
Dar continuidad a los procesos archivísticos de los expedientes registrados en las herramientas archivísticas heredadas de los Ex Organismos Subsidiarios para el cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos.
Portadas de expedientes
Inventario General de Archivo de Trámite Guía de Archivo Documental
6 Contar con una nueva y más robusta herramienta para la gestión documental a nivel institucional. Documento de Requerimiento de Negocio Reportes de avance del diseño de la herramienta.
Servicios del Archivos de Concentración
Objetivo Productos de trabajo Entregables
7 Solicitudes de Bajas Documentales elaboradas, validadas y autorizadas para su ingreso al AGN. Acuses de recibo del ingreso de las bajas documentales al Archivo General de la Nación.
8
Expedientes de las Transferencias Primarias llevadas a cabo conforme a los plazos y destinos establecidos
en el Catálogo de Disposición Documental CDD. Inventarios de Transferencias Primarias. 9 Expedientes de Transferencias Secundarias llevadas a cabo conforme a los plazos y destinos establecidos
en el Catálogo de Disposición Documental CDD.
Acuses de recibo de recepción al Archivo Histórico.
10 Expedientes resguardados en Bóveda de Seguridad, inventariados y digitalizados.
Expedientes digitalizados con metadatos,
disponibles para su consulta a nivel nacional en la Plataforma de Contenido Empresarial.
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Servicios del Archivo Histórico de Pemex
Objetivo Productos de trabajo Entregables
12
Disposiciones normativas secundarias. Aplicar las disposiciones y/o acuerdos emitidos por el Grupo Interdisciplinario de Valoración (GIVA). Recepción de solicitudes de valoración a petición
de parte de las áreas administrativas a través de los responsables de Archivo de trámite para archivos generados con anterioridad a 2004 y no
transferidos al Archivo de Concentración.
Dictámenes, Pre-informe de valoración, Historias institucionales, Acuerdos de reuniones de trabajo, Programas de trabajo, Acuerdos de reuniones de trabajo, Reportes, asesoría y guías técnicas in situ y vía electrónica.
Analizar los Catálogos de disposición documental de Pemex y OS para identificar series registradas con valor histórico y cuya vigencia concluyó en los Archivos de trámite de las áreas administrativas generadoras o en custodia.
Análisis, investigación, seguimiento, acuerdos para determinar acciones.
Atención a las solicitudes de valoración del Archivo de Concentración para determinar el destino final de la documentación cuyo plazo de conservación concluyó:
a) De conformidad con el Catálogos de Disposición Documental de Pemex y sus OS.
b) Archivos generados con anterioridad a 2004.
Dictámenes, Pre-informe de valoración, Acuerdos, Asesorías vía electrónica y guías técnicas según caso, Cédulas de Disposición Documental y Protocolo de entrega-recepción.
Promover por diversas instancias el Programa “De la Historia Individual a la Memoria Colectiva”. Atención a prospecto de donadores por parte de trabajadores o particulares interesados.
Registro y seguimiento para la entrega-recepción, Protocolo de donación, Cédula de disposición documental.
13
Elaborar cuadernos técnicos internos para apoyo en los procedimientos de organización, descripción y conservación de archivos con valor histórico.
Cuadernos técnicos. Registrar y completar en el inventario de
transferencia secundaria los elementos de
descripción faltantes de contenido y control de cada uno de los expedientes estabilizados del Fondo Expropiación, Compañías Petroleras, Tampico.
Instrumento de consulta: Inventario para su disposición de servicio a público.
Análisis de las fotográficas contenidas en los expedientes del Fondo Expropiación Petrolera para su identificación entre otros del tema, lugar personajes y su codificación topográfica.
Instrumento de consulta: Catálogo de Fotografías del Fondo Expropiación.
Identificar y clasificar por series las diapositivas y fotografías del Archivo Fotográfico de
Comunicación Social.
Instrumento de consulta. Inventario por series Material identificado en un primer nivel de control, su consulta externa requiere de atención especializada por personal de AHP.
Descripción de los expedientes que integran el
archivo de la Subdirección Comercial. Instrumento de consulta: Inventario. Analizar y describir las obras disponibles que
integran la Colección Bibliohemerográfica del AHP con temática petrolera para facilitar la búsqueda. Se elaborará una ficha con una breve síntesis de su contenido.
Instrumento de consulta: Catálogo de la Colección Bibliohemerográfica del AHP sobre el Petróleo. De la Colección del Boletín del Petróleo (5 tomos)
se integrará una síntesis de cada uno de los artículos que los integran.
Instrumento de consulta: Guía del Boletín del Petróleo
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
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Servicios del Archivo Histórico de Pemex (continuación)
Objetivo Productos de trabajo Entregables
14
Instrumentar y aplicar la limpieza, expurgo, ordenación y foliación de los expedientes del Fondo Expropiación, Compañías Petroleras, Sección Tampico.
Expedientes estabilizados. Aplicar a los expedientes del Archivo de la
Subdirección Comercial un primer nivel de
limpieza básica. Número de expedientes con limpieza básica. Continuar con las negociaciones legales, de
recursos y análisis técnicos para la migración de la información del Archivo Video gráfico de Comunicación Social depositado en TV UNAM.
Cintas de video digitalizados Concretar la participación de diversas instancias
internas para revisar, seleccionar aproximadamente 1,500 rollos de filmes
depositados en la Filmoteca de la UNAM para su recuperación.
Horas de información fílmica digitalizada
15
Proyecto de adecuación de espacios para ubicar la Colección Bibliohemerográfica referente al tema petrolero para consulta abierta y promocionar vía Internet el Catálogo.
Espacio exprofeso para su consulta por parte de los investigadores.
Proporcionar el servicio de consulta interna y externa de expedientes en sala y de solicitudes de información vía electrónica.
Atención a visitas guiadas a petición de parte.
Expedientes de usuarios externos y registro de expedientes consultado.
Investigaciones atendidas. Registro y evaluaciones. Elaboración de artículos para la sección Historias
del Petróleo y Boletín 19 y 20.
Artículos y Boletines en la página de Internet de Pemex, Sección Archivo Histórico.
Preparar proyectos para montaje de exposiciones
documentales. Guiones temáticos y museográficos básicos.
4.4 Actividades
Se definen las acciones específicas que llevarán a cabo los responsables de las áreas
operativas del Sistema Institucional de Archivos para cumplir con los objetivos
establecidos en el PADA 2021.
Servicios en Archivos de Trámite
1. Difundir la normatividad interna (políticas y procedimientos) autorizada a los
responsables de archivos de trámite de Pemex y sus EPS.
2. Promover la formalización del Grupo Interdisciplinario de Valoración de
Archivos (GIVA) para actualizar los instrumentos de control archivístico.
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3. Proporcionar los servicios de asesoría archivística y gestión documental que
requieran los responsables de archivo de trámite de las unidades productoras de
la documentación.
4. Mantener actualizada la Red de Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y
Responsables de Archivo de Trámite de Pemex y sus EPS.
5. Revisar y validar los formatos de Carga Inicial, cargar los catálogos de las
unidades administrativas productoras de la documentación, ubicación de
archivos de trámite y áreas adscritas y, finalmente efectuar, la carga de los
expedientes correspondientes.
6. Diseñar y elaborar vistas, rutinas, extractores y formatos para la migración de la
información por cada una de las herramientas heredadas. Cargar los catálogos
de unidades administrativas, áreas y archivos de trámite. Transcribir y procesar
la carga de vistas y formatos. Validar la carga, crear respaldos y archivos planos
para notificar la baja de las herramientas heredadas.
7. Atención y seguimiento al Documento de Requerimiento de Negocio y
acompañamiento a la Subdirección de Tecnologías para la implementación de
la Plataforma archivística.
Servicios en Archivos de Concentración
1. Elaborar las bajas documentales programadas para el ejercicio 2021 con la
participación de las unidades administrativas en la revisión y autorización de
éstas para su trámite ante el Archivo General de la Nación, de conformidad con
el Acuerdo por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el Archivo
General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja Documental o de
Transferencia Secundaria para los sujetos obligados.
2. Promover la gestión del Procedimiento de Transferencia Primaria ante los
Responsables de Archivo de Trámite para asegurar la guarda precautoria de los
expedientes que hayan concluido su vigencia en Archivo de Trámite conforme al
Catálogo.
3. Promover la gestión del Procedimiento de Transferencia Secundaria ante los
Titulares de las Unidades Administrativas que cuenten con series de valor
histórico, para asegurar la guarda permanente de los expedientes con valores
secundarios.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
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4. Atender el ingreso de nuevos expedientes, asignación de número de bóveda
integración de expediente en nuevas guardas, glosa de documentos a expedientes
ya ingresados y la digitalización, indexado de metadatos y puesta en la Plataforma
de Contenido Empresarial para su consulta a nivel nacional.
5. Dar seguimiento a la ubicación, disposición de recursos y rehabilitación del
inmueble para la operación del Archivo de Concentración Región Sureste (AC
RESE).
Servicios del Archivo Histórico de Pemex
1. Definir líneas de actuación para la disposición documental para los archivos
generados de 1938 a 1991, de 1992 a 2004 y de 2005 a 2015.
2. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y
conservación de archivos históricos.
3. Incrementar el acervo mediante la identificación, análisis y valoración
documental de series documentales y el rescate de éstas cuando se encuentren
conservadas en los Archivos de trámite.
4. Organizar y describir los archivos de los fondos y colecciones de documentos,
de tal manera que permitan la localización física y expedita de cada documento o
expediente y contar con una representación exacta y sintética de su contenido
informativo.
5. Conservar los documentos, archivos y colecciones que se resguardan en el
acervo, de tal forma que se garanticen las condiciones óptimas mediante las
técnicas de conservación básica que aseguren su permanencia a largo plazo.
6. Difundir el contenido del AHP con el propósito de incrementar el acceso y
difusión de la información contenida en los fondos en custodia mediante la
consulta física hasta la automatizada, mediante todos los medios posibles y llevar
a cabo campañas de difusión del patrimonio documental y de servicio educativo.
7. Concretar la participación de la Subdirección de Comunicación Corporativa en
programas conjuntos para consolidar el Derecho a la Memoria del patrimonio
documental petrolero.
8. Participar en el GIVA conforme al Artículo 4, fracción XXV de la Ley General
de Archivos.
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4.5 Recursos
En apego al Plan de austeridad presupuestal del Gobierno de México, el PADA 2021 se
desarrollará con los recursos humanos y tecnológicos disponibles; así como con los
recursos materiales programados para la operación de los archivos en el presente
ejercicio fiscal.
4.5.1 Recursos humanos
Servicios en Archivos de Trámite
Función Descripción Responsabilidad asignada Persona Jornada laboral
Difundir la normatividad interna (políticas y procedimientos) autorizada entre los responsables de archivos de trámite de Pemex y sus EPS.
Promover la autorización y publicación de la normatividad interna en el Sistema de Control Normativo de Pemex.
Elaborar Oficios Circulares del Área Coordinadora de Archivos de Pemex y sus EPS para dar difusión a las Políticas y Procedimientos.
Subgerente Mtro. Eduardo Clavé Almeida 9:00 a 20:00
Promover la formalización del Grupo
Interdisciplinario de Valoración de Archivos (GIVA) para actualizar los instrumentos de control archivístico.
Elaborar solicitudes de nombramientos de los integrantes del Grupo
Interdisciplinario GIVA.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 9:00 a 20:00 Realizar un informe sobre los
antecedentes y estado actual de los Archivos de Pemex para la instalación del GIVA.
Coordinador Lic. Lucina Peralta Arias 9:00 a 20:00 Elaborar la Reglas de Operación del
Grupo Interdisciplinario de Valoración de Archivos de Pemex y sus EPS (GIVA).
Coordinador Lic. Lucina Peralta Arias 9:00 a 20:00 Solicitar la realización de la primera
reunión de instalación del GIVA. Subgerente Mtro. Eduardo Clavé Almeida 9:00 a 20:00 Proporcionar los servicios
de asesoría archivística y gestión documental que requieran los
responsables de archivo de trámite de las unidades productoras de la
documentación.
Elaborar material didáctico para la realización de cursos y atender asesorías en materia de archivos y gestión documental.
Coordinador Lic. Lucina Peralta Arias 9:00 a 20:00 Realizar cursos y atender asesorías en
materia de archivos y gestión
documental. Coordinador
Lic. Leticia Lara
González 9:00 a 20:00 Divulgar el contenido de
los catálogos
documentales del AHP.
Crear una liga en Internet para incrementar y facilitar la consulta de los investigadores.
Subgerente Mtro. Eduardo
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Servicios en Archivos de Trámite (continuación)
Función Descripción Responsabilidad asignada Persona Jornada laboral
Mantener actualizada la Red de Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y Responsables de Archivo de Trámite de Pemex y sus EPS.
Revisar semestralmente los nombramientos enviados por las áreas administrativas productoras de la documentación para designar a los Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y Responsables de Archivo de Trámite.
Coordinador Lic. Leticia Lara González 9:00 a 20:00
Enviar notificaciones a las áreas administrativas productoras de la documentación para solicitar el nombramiento de los
Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y Responsables de Archivo de Trámite.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 9:00 a 20:00
Actualizar la base de datos de la Red de Instrumentadores, Enlaces Ejecutivos y Responsables de Archivo de Trámite de Pemex y sus EPS.
Coordinador Lic. Leticia Lara González 9:00 a 20:00
Dar continuidad a la carga inicial de expedientes
Atender las solicitudes de los responsables de Archivo de Trámite para el registro de expedientes y emisión de portadas e inventarios.
Coordinador Mtro. Marco Antonio Hernández Sánchez 9:00 a 20:00
Migrar los registros de las herramientas archivísticas heredadas de los Ex Organismos.
Coordinar en conjunto con la Subdirección de Tecnologías de Información la obtención de los registros y el procesamiento de la información, para su incorporación a la herramienta tecnológica de gestión documental vigente.
Coordinador Mtro. Marco Antonio Hernández Sánchez 9:00 a 20:00 Dar seguimiento al Requerimiento de la Plataforma Archivística.
Dar seguimiento al requerimiento para la implementación de la Plataforma Archivística, así como dar atención a las solicitudes
relacionadas con el tema.
Coordinador Mtro. Marco Antonio Hernández Sánchez 9:00 a 20:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
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Servicios del Archivos de Concentración
Función Descripción Responsabilidad asignada Persona Jornada laboral
Bajas
documentales.
Firmar las solicitudes de Baja Documental para su ingreso al Archivo General de la Nación. Coordinadora de Archivos Mtra. Iyadalid Martínez Domínguez 8:30 a 19:00 Coordinar la elaboración, revisión y
autorización de las Bajas Documentales y Convocar a reunión con el Grupo Interdisciplinario para la valoración y autorización de las bajas Documentales correspondientes.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 8:30 a 19:00
Revisar y validar las bajas documentales propuestas por los archivos de concentración: CITAAD, La Luz, AC CD. del Carmen,
Campeche y AC Villahermosa, Tab. (Bodega en la calle de Plomo 24) y solicitar revisión y autorización de las Bajas Documentales a los Titulares de las Unidades Administrativas.
Coordinadora
General Portillo Salazar Ing. Maricela 8:30 a 19:00
Revisar, validar y autorizar los inventarios de baja documental, fichas técnicas y
declaratorias de valoración. Titulares de las Áreas Administrativas Titulares de las Unidades Administrativas 8:30 a 19:00 Elaborar las bajas documentales programadas
para el año 2021, procedentes de los
Archivos de Concentración: CITAAD y La Luz.
Coordinador Central
Lic. Fabián
Martínez López 8:30 a 19:00 Revisar la elaboración de las bajas
documentales programadas para el año 2021 procedentes de los Archivos de
Concentración: Cd. del Carmen, Camp. ACCDCC y Villahermosa, Tab. (Bodega en la calle de Plomo 24).
Coordinador
Foráneo Vizzuett Ramírez C.P. Oscar 8:30 a 19:00
Transferencias Primarias.
Revisar, validar y formalizar la Trasferencia Primaria y entrega - recepción a los Archivos de Concentración de Pemex.
Coordinadora
General Portillo Salazar Ing. Maricela 8:30 a 19:00 Validación y/o carga de registros en la
herramienta tecnológica de gestión documental y emisión de inventarios de Transferencia Primaria. Coordinador Mtro. Marco Antonio Hernández Sánchez 8:30 a 19:00
Atender la correcta operación del
procedimiento de transferencia primaria para efectuar el traslado sistemático de la
documentación de los Archivos de Tramite a los de Concentración, de conformidad con las Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias.
Coordinador
Central Martínez López Lic. Fabián 8:30 a 19:00
Coordinador
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 18
Servicios del Archivos de Concentración (continuación)
Función Descripción Responsabilidad asignada Persona Jornada laboral
Transferencias Secundarias.
Formalizar la Trasferencia Secundaria y entrega - recepción al Archivo Histórico de Pemex.
Subgerente Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 8:30 a 19:00 Revisar, validar y solicitar revisión y
autorización de Transferencia Secundaria a los Titulares de las Unidades
Administrativas.
Coordinadora
General Portillo Salazar Ing. Maricela 8:30 a 19:00 Elaborar y validar la correcta operación del
procedimiento de transferencia secundaria para efectuar el retiro de documentación de los Archivos de Concentración al Histórico, de conformidad con las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
Coordinador
Central Martínez López Lic. Fabián 8:30 a 19:00
Coordinador Foráneo C.P. Oscar Vizzuett Ramírez 8:30 a 19:00 Atención de 90 solicitudes de Bóveda de Seguridad (2019).
Coordinar y supervisar la atención de los
servicios de bóveda. Coordinadora General Portillo Salazar Ing. Maricela 8:30 a 19:00 Atender la correcta operación del
procedimiento de archivo de trámite correspondiente al Archivo Central Inmobiliario ACI, de conformidad con las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control,
Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
Coordinador Vizzuett Ramírez C.P. Oscar 8:30 a 19:00
Habilitar el Archivo de Concentración en la Región Sureste.
Coordinar y supervisar el seguimiento del proyecto de rehabilitación del Archivo de
Concentración Región Sureste ACRESE. Subgerente
Mtro. Eduardo
Clavé Almeida 8:30 a 19:00 Dar seguimiento a los requerimientos para
la definición y rehabilitación del inmueble asignado para la operación del ACRESE.
Coordinadora General
Ing. Maricela
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 19
Servicios del Archivo Histórico de Pemex
Función Descripción Responsabilidad Persona asignada Jornada
laboral
Incrementar el acervo histórico del AHP mediante el establecimiento de líneas de comunicación e información tendientes a preparar las transferencias de los documentos dictaminados con valor histórico ubicados en los archivos de trámite o concentración, también por donación de
documentos y colecciones por parte de trabajadores o particulares interesados
Aplicar las disposiciones normativas
secundarias. Enlace Ejecutivo Subgerente /
Lic. Rosa María Batel Barbato Lic. Araceli J. Alday García
8:30 a 18:00 Atención de solicitudes de valoración
a petición de parte de las áreas administrativas a través de los responsables de Archivo de trámite.
Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J. Alday García 8:30 a 18:00 Analizar los Catálogos de disposición
documental de Pemex y OS para identificar series registradas con valor histórico.
Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J. Alday García 8:30 a 18:00 Atención a las solicitudes de
valoración del Archivo de Concentración para determinar el destino final de la documentación.
Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J. Alday García 8:30 a 18:00 Promover por diversas instancias el
Programa “De la Historia Individual a la Memoria Colectiva”. Atención a prospecto de donadores por parte de trabajadores o particulares interesados. Enlace Ejecutivo / Coordinador Lic. Araceli J. Alday García Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00
Participar en el GIVA. Subgerente Lic. Rosa María Batel Barbato 8:30 a 18:00
Organización y descripción para proporcionar una
estructura conceptual para el control y manejo de la información contenida en los fondos: textuales, cartográficos, fotográficos, audiovisuales y
electrónicos en resguardo del AHP con base en los principios archivísticos y normas nacionales e internacionales, a fin de generar instrumentos de consulta que faciliten el acceso a la información y consulta física y
electrónica de los mismos
Elaborar cuadernos técnicos internos. Enlace Ejecutivo Lic. Araceli J. Alday García 8:30 a 18:00 Registrar y completar en el inventario
de transferencia secundaria del Fondo Expropiación, Compañías Petroleras, Tampico. Asistente A Teresa Eduwigis García Canales Rosa Amelia Sandoval 8:30 a 18:00 Análisis de las fotografías contenidas
en los expedientes del Fondo
Expropiación Petrolera. Supervisor C
María de Lourdes
González Cabrera 8:00 a 18:00 Identificar y clasificar por series las
diapositivas y fotografías del Archivo Fotográfico de Comunicación Social.
Asistente A Teresa Eduwigis García Canales 8:00 a 18:00 Supervisor C Susana Correa Ibarra 8:00 a 16:00 Descripción de los expedientes que
integran el archivo de la Subdirección
Comercial. Asistente A Teresa Eduwigis García Canales Rosa Amelia Sandoval 8:30 a 18:00
Analizar y describir las obras que integran la Colección
Bibliohemerográfica del AHP.
Enlace Ejecutivo / Coordinador /
Asistente A
Lic. Araceli J. Alday García Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza Teresa Eduwigis García Canales
8:30 a 18:00
Elaborar la Guía de la Colección del
Petróleo. Supervisor C
Susana Correa
Ibarra 8:00 a 16:00 Revisión de la base de datos del
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 20
Servicios del Archivo Histórico de Pemex (continuación)
Función Descripción Responsabilidad Persona asignada Jornada
laboral Conservación para la adecuada preservación del acervo histórico se instrumentarán las medidas necesarias para su protección.
Instrumentar y aplicar la limpieza, expurgo, ordenación y foliación de los expedientes del Fondo Expropiación, Compañías Petroleras, Sección Tampico.
Asistente A / Supervisor C Coordina: Teresa Eduwigis García Canales Rosa Amelia Sandoval Apoyo: Personal sindicalizado 8:30 a 18:00 8:00 a 16:00
Aplicar a los expedientes del Archivo de la Subdirección Comercial un primer nivel
de limpieza básica. Supervisor C
Rosaura Aldana
García 8:00 a 16:00 Establecer las negociaciones legales, de
recursos y análisis técnicos para la migración de la información del Archivo Video gráfico de Comunicación Social depositado en TV UNAM.
Subgerente Lic. Rosa María Batel Barbato 8:30 a 18:00 Concretar la participación de diversas
instancias internas para revisar,
seleccionar aproximadamente 1500 rollos de filmes depositados en la Filmoteca de la UNAM para su recuperación.
Subgerente Lic. Rosa María Batel Barbato 8:30 a 18:00
Administración del Archivo Histórico
Control y reporte de asistencia del
personal. Coordinador
Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza
8:30 a 18:00 Elaboración y gestión de pases médicos. Coordinador Lic. Julia Alejandra
Sánchez Zabalza 8:30 a 18:00 Control de firma (formatos de: vacaciones,
permisos económicos, renunciables,
oficios, etc.). Coordinador
Lic. Julia Alejandra
Sánchez Zabalza 8:30 a 18:00 Identificar, clasificar, glosar documentos
de la serie 4C.03. Coordinador Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza 8:30 a 18:00 Recepción de la correspondencia ordinaria. Coordinador Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza 8:30 a 18:00 Control y seguimiento de la
correspondencia ordinaria interna y externa, consecutiva y de tipo electrónico a través de los sistemas establecidos: turnar según indicaciones.
Coordinador
Lic. Julia Alejandra
Sánchez Zabalza 8:30 a 18:00
Elaboración de oficios de asuntos
diversos. Enlace Ejecutivo / Coordinador
Lic. Araceli J. Alday García Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza 8:00 a 16:00 Organizar el archivo de trámite del
Archivo Histórico (funciones comunes excepto expedientes de personal 4C.03 y sustantivas)
* Identificar, clasificar y describir. * Expedientes glosados y completos. * Control de préstamo y seguimiento.
Supervisor C Mayra Bezares Macías Rosa Amelia Sandoval 8:00 a 16:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 21
Servicios del Archivo Histórico de Pemex (continuación)
Función Descripción Responsabilidad Persona asignada Jornada
laboral
Administración del Archivo Histórico. (continuación)
Tramitar solicitudes de mantenimiento
necesarias de las instalaciones. Supervisor C / Asistente A
Mayra Bezares Macías Rosa Amelia Sandoval 8:00 a 16:00 8:30 a 18:00 Preparar cotizaciones y trámites de
solicitud de compra. Coordinador
Julia Alejandra
Sánchez Zabalza 8:30 a 18:00 Plan Anual de Simulacros.
* Responsable suplente del inmueble.
* Coordinador Operativo. Enlace Ejecutivo
Araceli Juana Alday García
8:00 a 16:00 8:30 a 18:00 Control de cajas de conservación. Asistente A Rosa Amelia Sandoval 8:30 a 18:00 Acervo bibiohemerográfico; Registro de
material, Préstamo y Seguimiento. Asistente A Rosa Amelia Sandoval 8:00 a 16:00
Realizar las actividades de difusión y servicio referentes a la comunicación de la información y el aprovechamiento social del patrimonio documental que se tiene en custodia
Coordinar el proyecto de adecuación de espacios para ubicar la Colección Bibliohemerográfica referente al tema petrolero para consulta abierta y promocionar vía Internet el Catálogo de éstas.
Subgerente Lic. Rosa María Batel Barbato 8:30 a 18:00
Proporcionar el servicio de consulta interna y externa de expedientes en sala y de solicitudes de información vía electrónica.
Coordinador
Coordina:
Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza Apoyo:
Personal sindicalizado
8:30 a 18:00
Atención a visitas guiadas a petición de
parte. Coordinador
Coordina:
Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza Apoyo:
Personal sindicalizado
8:30 a 18:00
Elaboración de artículos para la sección Historias del Petróleo y Boletines 19 y
20. Supervisor C
Lic. Irene Márquez Moreno
Lic. Susana Correa Ibarra
8:00 a 18:00
Preparar proyectos para montaje de exposiciones documentales.
Subgerente / Enlace Ejecutivo /
Coordinador / Supervisor C
Lic. Rosa María Batel Barbato Lic. Araceli Juana Alday García Lic. Julia Alejandra Sánchez Zabalza Lic. Susana Correa Ibarra
8:30 a 18:00 8:00 a 16:00
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 22
4.5.2 Recursos materiales y tecnológicos.
A continuación se identifican los recursos o insumos necesarios para llevar a cabo los
objetivos planteados por las áreas operativas de Sistema Institucional de Archivos de
Pemex y sus EPS.
Servicios en Archivos de Trámite
Cantidad Material Unidad de medida unitario Costo Total
18 Equipos de cómputo. Pieza N/A N/A
5 Impresoras. Pieza N/A N/A
N/A Papelería y material de apoyo con base en el contrato
establecido. Pieza N/A N/A
1 Proyector. Pieza N/A N/A
1 Sala de capacitación. N/A N/A N/A
6 Equipos Laptop de capacidad de procesamiento alta para la revisión y actualización de registros y cargas iniciales. Pieza N/A N/A 1
Disponibilidad continua de la infraestructura tecnológica que soporta la plataforma Office 365 y las herramientas
archivísticas heredadas. N/A N/A N/A
N/A Apoyo de la Subdirección de Tecnologías de Información para la implementación de la plataforma. Pieza N/A N/A
Servicios en Archivos de Concentración
Cantidad Material Unidad de medida unitario Costo Total
2,000 Cajas de cartón tipo RM-5 para la guarda de expedientes semiactivos en Archivos de Concentración, medidas: 26
cm alto X 71 cm largo X 38 cm ancho. Pieza N/A N/A
1,000 Cajas AG-12, medidas 38 x 12 x 30 para Trasferencia Secundaria. Pieza N/A N/A
10 kg Cordón de algodón calibre 15. Rollo $103.02 $1,032
2,500 mts. Cinta de lino de 1 cm. Rollo $200.86 $2,008.60
1 Montacargas. Pieza $250,000 $250,000
60 Equipos de cómputo a nivel central. Equipo N/A N/A
3 Multifuncionales grupales b/n. Equipo N/A N/A
1 Multifuncional de formato amplio - plotter. Equipo N/A N/A
2 Escáner alto volumen. Equipo N/A N/A
N/A Trabajos de mantenimiento a las instalaciones del archivo de Concentración Región Marinas ACCDCC, Ciudad del Carmen Campeche.
N/A $3,000,000 $3,000,000
N/A Trabajos de mantenimiento a las instalaciones del archivo de Concentración Región Sur ACCPQP, Coatzacoalcos,
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 23
Servicios del Archivo Histórico de Pemex
Cantidad Material Unidad de medida Costo unitario Total
1 Archiveros de alta densidad. Pieza $12,000,000.00 $12,000,000.00 2 Escáner especializado para la reproducción en diversos soportes de documentos
históricos (negativos y positivos entre otros). Pieza $6,000.00 $12,000.00 2 Aspiradoras con filtro de agua. Pieza $25,000.00 $50,000.00
1 Cámara de fumigación. Pieza $360,000.00 $360,000.00
2 Mesas de aspiración. Pieza $200,000.00 $400,000.00
1 Reconstrucción de sistema de aire para bóveda. Pieza $7,760,850.00 $7,760,850.00 100 Deshumidificador Ambiental Cero Humedad 1.5kg. Pieza $150.00 $15,000.00
4.6 Tiempo de implementación
El presente Programa tiene un periodo de implementación anual, que se describe en el
cronograma de actividades de cada unidad de archivo responsable de su ejecución.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 24
4.6.1 Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite
Actividad
N
ú
m. Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1
Normar la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de Pemex y sus EPS, a través de la implementación y difusión de las "Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
1.1 Publicación de la normatividad interna en el Sistema de Control Normativo de Pemex.
1.2
Oficios Circulares del Área Coordinadora de Archivos de Pemex y sus EPS para dar difusión a las Políticas y Procedimientos.
1.3 Capacitación para difundir las Políticas y Procedimientos en materia de archivos.
2
Brindar asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas para fomentar la cultura de la calidad en los archivos en los Archivos de Trámite de Pemex y sus EPS.
2.1 Capacitación continua en los módulos en materia de archivos y gestión documental.
2.2
Asesoría y capacitación para fomentar la cultura de la calidad
en los archivos.
3
Divulgar el contenido de los catálogos documentales del Archivo Histórico de Pemex mediante la creación de una liga en internet para incrementar y facilitar la consulta de los investigadores.
3.1
Solicitar al área de Tecnologías de la Información la
actualización de los sistemas de soporte de los catálogos de AHP.
3.2
Solicitar al área de Tecnologías de la Información crear una liga en Internet para la consulta de los catálogos de AHP.
4 Carga inicial de expedientes.
4.1 Revisión y validación de formatos de Carga Inicial. 4.2 Carga de catálogos de unidades administrativas,
archivos de trámite y áreas. 4.3 Carga inicial de expedientes de
las áreas.
5 Migrar los registros cargados en las herramientas archivísticas heredadas.
5.1
Elaboración de vistas y rutinas para la homologación de la información en las bases de datos de PEP, REF, PGPB.
5.2 Diseño y elaboración de extractores de la información. 5.3 Elaboración de los formatos de
migración. 5.4 Carga de catálogos de unidades administrativas, áreas
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 25
Cronograma de actividades de servicios en Archivos de Trámite
(continuación)
Actividad
N
ú
m. Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
5
Migrar los registros cargados en las herramientas
archivísticas heredadas.
5.5 Transcripción de vistas hacia formatos de migración. 5.6 Procesamiento de la carga de
formatos de migración. 5.7 Revisión de resultados y control de cambios.
5.8
Liberación, respaldo y generación de archivos planos de cada uno de
los sistemas archivísticos heredados. 5.9
Notificación de baja de cada uno de los sistemas heredados a la Subdirección de Tecnologías de Información.
6 Seguimiento a la Plataforma Archivística.
6.1 Seguimiento al documento de Requerimiento de Negocio. 6.2 Acompañamiento a la Subdirección de Tecnologías para la
implementación.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 26
4.6.2 Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de
Concentración.
Actividad
N
ú
m. Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
7 Bajas
documentales.
7.1 Homologar y reclasificar de los expedientes con el CADIDO aprobado por el AGN. 7.2
Elaborar los de inventarios de expedientes susceptibles de baja, declaratorias de valoración
y fichas técnicas por Unidad Administrativa. 7.3 Proceso de valoración documental en colaboración con las Unidades Administrativas
productoras.
7.4
Envío para autorización y firma de los inventarios de expedientes susceptibles de baja documental Declaratoria de valoración a la Coordinación de Archivos.
7.5
Hacer del conocimiento del Grupo Interdisciplinario las solicitudes de baja
documental que se proponen para enviar al AGN en su momento.
7.6 Integración de solicitudes de baja autorizadas por el Grupo Interdisciplinario.
7.7
Envío de solicitudes autorizadoras por las Unidades Administrativas, la Coordinación de Archivos y el Grupo Interdisciplinario a la Secretaria de Hacienda Y Crédito Publico.
7.8 Envío de solicitudes autorizadas por las Unidades Administrativas, la Coordinación de Archivos y el
Grupo Interdisciplinario al AGN.
8 Trasferencias primarias.
8.1
Revisar y validar el registro de expedientes en la Herramienta tecnológica institucional de gestión documental vigente, para su trasferencia a concentración, asignar el número de trasferencia, ubicaciones físicas y emitir las etiquetas de identificación de contenedores y validar el Inventario de Trasferencia Primaria.
8.2
Enviar a los Responsables de Archivo de Tramite el Inventario de Transferencia Primaria para su validación para gestionar las Transferencias Primarias que correspondan.
8.3
Cotejar físicamente los expedientes contra el inventario de transferencia primaria, ingresar la documentación a concentración e integrar el expediente correspondiente, conforme al procedimiento de Trasferencia Primaria establecido en las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos
Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 27
Cronograma de actividades de servicios de los Archivos de Concentración
(cont.)
Actividad
N
ú
m. Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
9 Trasferencias Secundarias.
9.1 Identificar los expedientes con valor histórico y elaborar propuesta de
inventario de Trasferencia Secundaria.
9.2
Solicitar a los Titulares de las Unidades Administrativas, la revisión y en su caso la autorización, para efectuar la valoración documental de los
expedientes cuya serie documental ha cumplido su vigencia, conforme a los plazos establecidos en el Catálogo de disposición documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos para efectuar la Transferencia Secundaria al Archivo Histórico de los expedientes correspondientes.
9.3
Detallar conforme al resultado de la actividad anterior y firma del Inventario de Trasferencia Secundaria y formalizar la entrega- recepción al Archivo Histórico conforme a las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”. 10 Atención de las solicitudes de Bóveda de Seguridad. 10.1
Registrar en la base de datos el servicio que requiere cada uno de los
expedientes de la solicitud, nuevo ingreso o glosa.
10.2
Digitalizar el expediente, realizar control de calidad de imágenes, indexar los metadatos de búsqueda e ingresar a la Plataforma de contenido empresarial.
10.3 Asignar la ubicación física de los expedientes para resguardarlo en la
Bóveda de Seguridad. 11 Habilitar el Archivo de Concentración en la Región Sureste. 11.1
Dar seguimiento a los requerimientos para la definición y rehabilitación del inmueble asignado para la operación del ACRESE.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 28
4.6.3 Cronograma de actividades de los servicios del Archivo Histórico de
Pemex.
Actividad Núm. Descripción
Plazos de cada actividad
T1 T2 T3 T4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
12 Incremento de transferencias e incorporaciones
12.1 Participación en el GIVA 12.2 Dictámenes de valoración documental 12.3 Diseñar un plan de rescate de los
expedientes con valor histórico 12.4
Identificar sobre la línea del tiempo archivos generados por unidades administrativas con funciones sustantivas
12.5 Atender y formalizar la recepción de documentos de particulares
13 Organización y descripción.
13.1 Elaborar Cuadros de Clasificación de archivos transferidos 13.2 Organizar y describir archivos transferidos o donados 13.3 Elaborar instrumentos de consulta de los archivos transferidos o por trasferir
14 Conservación.
14.1 Instrumentar las medidas necesarias para la conservación adecuada del
acervo documental 14.2 Estabilizar el acervo histórico 14.3 Desarrollar el plan de preservación digital de documentos históricos
15 Difusión.
15.1 Atención a usuarios 15.2 Colaborar en investigaciones 15.3 Investigación, selección y montaje de la exposición interna 15.4 Publicaciones 15.5 Página Web del AHPM 15.6 Historias del Petróleo en Internet 15.7 Difusión de la Colección del Boletín del Petróleo 15.8 Apoyo a investigaciones
16 Administración del Archivo Histórico
16.1 Gestiones administrativas (recursos humanos, materiales y financieros) 16.2 Administración de la correspondencia interna y externa 16.3 Programa de Protección Civil 16.4 Organización del Archivo de Trámite
Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021 (PADA)
Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 29
5. Administración y gestión de riesgos del Programa Anual de
Desarrollo Archivístico 2021.
5.1 Planificar comunicaciones
La comunicación entre las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos de
Pemex y sus EPS (Responsables de Archivo de Trámite, Concentración y Archivo
Histórico), se llevará a cabo a través del Titular de la Coordinación de Archivos,
mediante los canales institucionales establecidos, oficios y/o correos electrónicos; así
como reuniones de trabajo, según proceda.
5.2 Reportes de avances
Las áreas responsables de cumplir con los objetivos establecidos en el PADA 2021,
enviarán a la Gerencia de Servicios Generales los reportes de control, mediante los cuales
informarán los avances de las actividades programadas, y en su caso, la detección de
desviaciones en las actividades planificadas que requieran ser atendidas, en las siguientes
fechas:
Trimestre Fecha Entregable
1 07 de junio de 2021 Informe del Primer semestre 2 30 de noviembre de 2021 Informe del Segundo semestre 3 09 de enero de 2022 Propuesta del PADA 2021
