Municipalidad de San Pedro de la Paz. Número de Informe: 66/ agosto del CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Texto completo

(1)

CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Municipalidad de San Pedro de la

Paz

Número de Informe: 66/2011

13 agosto del 2012

www.contraloria.cI

(2)

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DEL

slo-slo

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REFS. N°S 84.396/2012

85.887/2012

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO

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La

Contraloria

Regional del

Bio-Bio

cumple con remitir a Ud., copia del informe de seguimiento N° 66/11, que

contiene los resultados de una investigación efectuada en la Municipalidad de

San Pedro de la Paz.

Saluda atentamente a Ud.

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PASLO HERNÁNDEZ MATUS

Contralor Regional Subrogante

Contralor!a Regional del Bio-Bio

AL SEÑOR

ALCALDE DE LA

Fecha Ingreso.

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MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DEL Blo-Blo

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REFS.

N°S

84.396/12

85.887/12

REMITE

INFORME

SEGUIMIENTO W 66/11.

DE

RNG/vvu.

CONCEPCiÓN,

12282

13.

08. 2 012

La Contraloria

Regional

del

Bio-Bio

cumple con

remitir a Ud.,

copia del

informe de seguimiento N° 66/11,

relacionado con una visita efectuada a la Municipalidad de San Pedro de la Paz,

con el propósito que en su condición de Secretario Municipal de la citada comuna,

se sirva entregarlo a ese cuerpo colegiado en la primera sesión que lleve a cabo

tal órgano, luego de la recepción del presente informe, ello en virtud de lo

dispuesto en el articulo 55°, de la ley W18.695, Orgánica Constitucional de

Municipalidades.

Al respecto, cabe hacer presente que

deberá informar a este Organismo Contralor sobre el cumplimiento de tales

diligencias en el mismo dia en que éstas se materialicen.

AL SEÑOR

Saluda atentamente a Ud.,

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PABLO HERNÁNDEZ MATUS

Contralor Regional Subrogante

Contraloría Regional del Bío~Bío

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SECRETARIO MUNICIPAL DE LA

MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ

SAN PEDRO DE LA PAZ.

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O'Higgins Poniente W 74, Concepción, fono 41-244 30 00 - fax 41-244 30 01 www.contraloria.d-concepción@contraloria.cl

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DEL BIO-BIO

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

REFS. N°S 84.396/2012

85.887/2012

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO

W66/11.

RNG/vvu.

..,

CONCEPCiÓN,

12281

13.082012

La

Contraloria

Regional

del

Bio-Bio

cumple con remitir a Ud., copia del informe de seguimiento W 66/11, que

contiene los resultados de una investigación efectuada en la Municipalidad de

San Pedro de la Paz.

AL SEÑOR

Saluda atentamente a Ud.

PABLO HERNÁNDEZ MATUS

Contralor Regiona! Subrog3n~e Contraloría Regional df.'1 B¡ü··B¡~:<

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MUNICIPALIDAD DE

SAN PEDRO DE LA PAZ

OFICINA DE PARTES

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Fecha Ingreso.

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MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE LA PAZ

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O'Higgins Poniente N° 74, Concepción. Teléfono: 41-244P.19Q,..fa!: 41-2443001

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORíA REGIONAL DEL sío-sío

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO - SEGUIMIENTO

USEG-CRBB: 13/2012

REFS. N°S 84.396/2012

85.887/2012

SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL W 66,

DE 2011, SOBRE EL PROGRAMA RELATIVO

A LOS RECURSOS DE LA LEY W 20.248,

SUBVENCiÓN ESCOLAR PREFERENCIAL,

REALIZADA EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN

PEDRO DE LA PAZ.

CONCEPCiÓN,

1 3 AGO. 2012

En

cumplimiento

del

plan

anual

de

fiscalización de esta Contraloría Regional del Bío-Bío, se realizó un seguimiento con la

finalidad de verificar la efectividad de las medidas adoptadas por la Entidad

examinada, para subsanar las observaciones y atender los requerimientos contenidos

en el informe final W 66/2011, sobre la Subvención Escolar Preferencial, ley W

20.248.

El proceso de seguimiento consideró el

requerimiento de auditoría solícitado mediante oficio N° 1.469, de 25 de enero de

2012, cuya respuesta fue remitida mediante oficios N°S 8,88

Y

172 de 10 de enero, 23

de febrero y 05 de abril de 2012, respectivamente, y el informe de estado de

observaciones dellF W 66/2011-SEG W 13/2012, enviado mediante oficio N° 5.659

de 11 de abril de 2012, cuya respuesta fue remitida por ordinario W 209, de 02 de

mayo de 2012 a este Organismo Contralor.

Los

antecedentes

aportados

fueron

analizados a fin de verificar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas,

arrojando los resultados que en cada caso se indican:

AL SEÑOR

PABLO HERNÁNDEZ MATUS

CONTRALOR REGIONAL DEL BIO-BíO(8)

PRESENTE.

YGS

O'Higgins Poniente N° 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-2443001 www.contraloria.cI-concepción@conlraloria.cl

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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO - SEGUIMIENTO

1. Observaciones subsanadas con la respuesta al oficio de inicio de seguimiento, otras

y

validaciones en terreno.

Observación

TIT. IV., Punto

1, 1.1.

TIT. IV., Punto 1, 1.2.

TIT. IV., Punto 1, 1.3.

Descripción de la Observación

Respuesta del Servicio

Análisis de la Respuesta

y

Verificaciones Realizadas

El Departamento de Administración de Durante el año 2012, se crearon cuentas Se validó en el estado de ejecución

Educación Municipal, DAEM, no disponia de presupuestarias para el control de los recursos presupuestaria de ingreso y gastos para

registros analíticos destinados a contabilizar de la SEP. el año 2012, la creación de las

únicamente los gastos financiados con los correspondientes cuentas ingresos y

recursos de la Subvención Escolar gastos, para el control de los recursos de

Preferencial, SEP. la SEP.

A personas contratadas en el año 2010, Se adjuntan modificaciones de contratos, Se validó las modificaciones de los bajo las normas del código del trabajo se les decretos que ratifican dichas modificaciones y contratos de trabajo realizadas el 25 de

ha liquidado sus remuneraciones en base a las liquidaciones de sueldo corregidas. enero de 2012, acusando un error

un valor distinto al establecido en los involuntario en la remuneración respectivos contratos suscritos. realmente pactada y en mérito de ello las partes proceden a su modificación, lo que se encuentra aprobado mediante el respectivo acto administrativo y reflejado en las liquidaciones de sueldo.

No se anulan los documentos mercantiles, Durante el año 2012 se comenzaron a Se validó que en general, los tales como facturas, boletas, una vez inutilizar los documentos mercantiles. documentos mercantiles que respaldan

cursado su pago. los decretos de pago del año 2012, se

encontraran inutilizados con el timbre

pagado.

2

O'Higgins Poniente W 74. Concepción. fono 41-2443000 - fax 41-2443001

www.contraloria.cI-concepción@contraloria.cI

Conclusión

Las medidas adoptadas por el municipio y la validación efectuada en terreno,

permiten dar por

subsanada

la

observación.

Las medidas adoptadas por el municipio y la validación efectuada en terreno,

permiten dar por subsanada la

observación.

Las medidas adoptadas por el municipio y

la validación efectuada en terreno, permiten dar por subsanada la

observación.

(7)

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N"

Observación

TIT. VI., Punto 1, 1.3.

TIT. VI., Punto 1,1.4.

TIT. VI., Punto 1, 1.5.

TIT. VI., Punto

2

TIT. VI., Punto

3

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORiA REGIONAL DEL sio-sio

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO - SEGUIMIENTO

Descripción de la Observación

Los establecimientos Daría Salas Marchant,

Michaihue y Soca Sio-Sio Sur, no contaban

con inventarios actualizados.

El inventario carece de una codificación identificadora que se asigne a cada tipo de bien y que sea común para todos los establecimientos.

Los establecimientos Daría Salas Marchant, Michaihue y Boca Bio-Bíc Sur carecen de papeletas murales que consignen los bienes

que se le han destinado.

En la escuela Daría Salas Marchant, se

verificó que la inspectora general doña Anne

Marie Weinert Conejero, encargada de

inventario de bienes muebles, fue nombrada

verbalmente en dicha función.

En el establecimiento educacional

Michaihue se determinó que los encargados

de inventarios de bienes muebles que corresponden al director don Juan Francisco Lagos y la profesora doña Alicia Aranibar Ramírez, no fueron nombrados formalmente.

Respuesta del Servicio

Se adjuntan inventarios actualizados al 17 de

abril de 2012.

Se realizó la codificación de los bienes en todos los establecimientos.

Se realizó la instalación de papeletas murales en los establecimientos Daría Salas Marchant,

Michaihue y Soca Sio-Sio Sur.

Se adjunta decreto que designa como encargada de inventario.

Se adjunta decreto que designa como

encargados de inventarios.

3

Análisis de la Respuesta

y

Verificaciones Realizadas

Se validó la existencia de los inventarios

actualizados al 17 de abril de 2012, de

los establecimientos Daría Salas

Marchant, Michaihue y Soca Sio-Sio Sur.

Se visitaron los establecimientos Daría Salas Marchant, Michaihue y Boca 8ío-Bio Sur, los que en general contaban con sus bienes correctamente codificados. Se visitaron los establecimientos Daría

Salas Marchant, Michaihue y Soca

Sio-Bio Sur, los que en general contaban con

sus papeletas murales debidamente

actualizados, a excepción del establecimiento Michaihue, en el que se identificaron que algunos bienes se encontraban en ubicaciones distintas, lo que no permitía un adecuado control. Se validó la existencia del decreto N° 2.373 de 12 de diciembre de 2011, que

designa como encargados de inventarios de la escuela Daría Salas M. al director don Eduardo Núñez Jara y a doña Anne Marie Weinert Con~ero.

Se validó la existencia del decreto W 2.373 de 12 de diciembre de 2011, que

designa como encargados de inventarios de la escuela Michaihue al director don Juan Francisco Lagos

y

a doña Alicia Aranibar Ramirez.

O'Higgins Poniente W 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-2443001

www.contraloria.cI-concepción@contraloria.cI

Conclusión

Las medidas adoptadas por el municipio y

la validación efectuada en terreno, permiten dar por subsanada la observación.

Las medidas adoptadas por el municipiO y la validación efectuada en terreno, permiten dar por subsanada la observación.

Las medidas adoptadas por el municipio y

la validación efectuada en terreno, permiten dar por subsanada la observación, sin perjuicio de que el

encargado de inventario del DAEM,

supervise la correcta ubicación de los bienes en el establecimiento Michaihue, de forma tal, que las planchetas murales se encuentren debidamente actualizadas. Las medidas adoptadas por el municipio y la validación efectuada en terreno, permiten dar por subsanada la observación.

Las medidas adoptadas por el municipio y

la validación efectuada en terreno,

permiten dar por subsanada la

(8)

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2. Observaciones no subsanadas

N" Observación TIT. l., Punto 2,2.2. TIT. l., Punto 2,2.3. Descripción de la Observación En la conciliación bancaria de la cuenta corriente del BancoEstado N" 9173968, existe una diferencia de menos $190.632.398, entre el monto que consigna como saldo banco final y el registrado en la cartola al 30 de junio de 2011. La conciliación bancaria de la cuenta corriente del BancoEstado N" 9173968, presenta "Cheques girados no conciliados" por $253.763.522, Y "Depósitos no conciliados" por $-223.869.670, al 30 de junio de 2011.

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORíA REGIONAL DEL sío-sío

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO - SEGUIMIENTO

Respuesta del Servicio Se adjunta carta de compromiso, para regularizar observación al 30 de octubre de 2012.

Análisis de la Respuesta y verificaciones realizadas Lo informado por el municipio debe ser validado en su cumplimiento al 30 de octubre de 2012, por el encargado de control. Cabe agregar, que para el proceso de actualización de las cuentas corrientes del BancoEstado N"s 9173968, Subvenciones; 9172899, Fondos propios, 09000419, Fondos SEP, 9000401, Fondos de Operación, 9000338, Fondos JUNJI; 9173305, Fondos de terceros; y 9173291, Fondos JEC, se celebró un contrato a honorarios el 9 de marzo de 2012, con don Jorge Araya Manríquez, con la finalidad de preparar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes que administra el DAEM, contrato que se encuentra aprobado con decreto alcaldicio N" 358 de 26 de marzo de 2012. Al respecto, se encuentran actualizadas al 31 de marzo de 2012, cuatro de las siete cuentas corrientes, faltando las N°' 9172899, Fondos propios; 9173305, Fondos de terceros; y 9173291, Fondos JEC. Cabe hacer presente, que si bien algunas conciliaciones se encontraban actualizadas, presentan partidas en conciliaciones que deben ser regularizadas, que ascienden a $3.428.404.388, en el caso de la cuenta corriente N" 9173968, por concepto de partidas no contabilizadas por el municipio, entre otras.

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Conclusión El proceso de análisis se encuentra en desarrollo, por tanto no es posible levantar lo observado, hasta que no se actualicen las conciliaciones bancarias y se regularicen los ajustes correspondientes debidamente respaldados.

O'Higgins Poniente N" 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-2443001 www.contraloria.cl-concepción@contraloria.cl

Acción derivada

La Municipalidad de San Pedro de la Paz, deberá informar a esta Contraloría Regional, de la actualización de las conciliaciones bancarias y de la regularización de las mismas, a través de sus respectivos ajustes acompañados de la documentación de respaldo pertinente. Dicho informe, debe contar con la visación del contralor interno de ese municipio. Por lo anterior, lo observado se mantiene mientras no se remita la información requerida, en la fecha comprometida por ese municipio, esto es el 30 de octubre de 2012. La falta de cumplimiento a lo anterior, dará origen a las acciones de control y administrativas que correspondan.

(9)

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W

Observación

TIT. IV., Punto 4,4.3.

Descripción de la Observación

Al 30 de junio de 2011, el DAEM ha utilizado $204.708.107, para

solventar gastos de operación del sistema de educación comunal, situación improcedente.

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO - SEGUIMIENTO

Respuesta del Servicio Se adjunta ordinario W 129 de 30 de diciembre de 2011, que

instruye sobre uso recursos de la

SEP.

Análisis de la Respuesta y

verificaciones realizadas Se validó la existencia del ordinario

W 129, en que el alcalde del

municipio, instruye respecto del uso

de los recursos de la SEP. Por otra

parte, se validó el informe evolutivo

de estado de resultado del uso de los recursos SEP al 31 de diciembre de 2011, que determina un saldo al 31 de diciembre de 2011 de los recursos de la SEP, incluido el descuento del

15% de uso en gastos operacionales,

de $114.746.490, lo que fue

comparado con el saldo banco de las

cuentas corrientes Ws 9173968 y 9000419, ambas del

BancoEstado, denominadas Fondos

de Subvención y SEP,

respectivamente, que reflejan un

saldo contable de $243.072149, lo

que permite concluir que no se han

vuelto a utilizar fondos de la SEP

para solventar gastos de operación

del DAEM. Cabe agregar, que del

estado evolutivo antes mencionado, se revisaron algunos decretos de pagos y las transferencias realizadas

desde el año 2008, con el fin de validar el saldo disponible al 31 de diciembre de 2011.

5

Conclusión

La observación se

mantiene, toda vez que el análisis que realizó el municipio fue en base a que el Convenio de

Igualdad de Oportunidades y

Excelencia Educativa, fuese renovado por el Ministerio de Educación, situación que se encuentra en proceso. Lo anterior, reviste gran importancia por cuanto el artículo decimoquinto de

la ley W 20.550,

establece que en la primera renovación de dichos convenios el

porcentaje de gasto que

deberá acreditarse para dar cumplimiento a lo

dispuesto en la letra c) del articulo

r

bis será

de, a lo menos, 50%, y

que para efectos del cálculo del cumplimiento del porcentaje de gasto indicado se podrán

considerar gastos hasta por un 15% de la subvención

y

aportes recibidos, en fines distintos a los establecidos en el convenio.

O'Higgins Poniente N° 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-2443001

www.contraloria.cI-concepción@contraloria.cI

Acción derivada

La Municipalidad de San Pedro de la

Paz, deberá remitir los antecedentes que permitan acreditar que el Convenio

de Igualdad de Oportunidades y

Excelencia Educativa, ha sido renovado por el Ministerio de Educación, a este Organismo de

Control al 31 de octubre de 2012. Por

lo anterior, esta observación se mantiene, ello sin perjuicio de haberse

comprobado que la SEP no ha sido

utilizada en gastos operacionales del

(10)

N"

Descripción de la Observación Observación

TIT. VI., Punto Don Braulio Castro Álvarez

1, 1.1. encargado de inventario del DAEM, no rinde fianza de fidelidad

funcionaria

/

I

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO - SEGUIMIENTO

Respuesta del Servicio Análisis de la Respuesta y Conclusión verificaciones realizadas

Se adjunta ordinario N" 366 de 18 Se validó la existencia del referido La observación se de octubre de 2011, en que se ordinario, el que fue recibido por este mantiene, por cuanto a solicita a la Contraloría Regional, Organismo de Control el 19 de través de oficio N" 739 la aprobación de la póliza de octubre de 2011. de 17 de enero de 2012, fidelidad funcionaria de don de esta Contraloría Braulio Castro Álvarez. Regional, se devuelve al municipio la respectiva

póliza de fianza, por cuanto el funcionario don Braulio Castro Álvarez,

no contaba con

nombramiento vigente.

6

Q'Higgins Poniente N" 74, Concepción, lona 41-2443000 - lax 41-2443001

www.contraloria.cI-concepción@contraloria.cl

Acción derivada

La Municipalidad de San Pedro de la

Paz, deberá remitir los antecedentes de la tramitación y aprobación de la póliza de fidelidad funcionario de don Braulio Castro Álvarez, a este Organismo de

Control al 31 de octubre de 2012. Por lo anterior, esta observación se

(11)

CONCLUSiÓN

CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORíA REGIONAL DEL BíO-Bío

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO - SEGUIMIENTO

En mérito de ID expuesto, es posible concluir que la

Municipalidad de San Pedro de la Paz ha realizado acciones que permiten subsanar las

observaciones representadas en el cuadro W 1 del presente informe,

/

/'

No obstante lo anterior,

se mantienen las

_l/Situaciones representadas en el cuadro W 2, con la acción derivada que se señala, las que

,'.¡'

deben ser acatadas en los términos

y

plazos que ahí se indican,

Saluda atentamente a Ud,

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. NA NÚÑEZ GONZÁLEZ

JEFE UNIDAD CONTROL EXTERNO CONTRALORfA REGIONAL DEL BIO-BIo

7

O'Higgins Poniente W 74, Concepción, fono 41-2443000 - fax 41-2443001 www.contraloria.c1-concepción@contraloria.c1

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