RH-01-02 Rev. 0 Jul-09
II. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL.
1. Puesto al que reporta: Gerente Administrativo
2. Puestos que le reportan directamente: Cobrador, Auxiliar Administrativo, Auxiliar
contable.
3. Ubicación en el Organigrama
III. MISION DEL PUESTO (razón de ser):
Asegurar el registro, control y conciliación, de los clientes, facturas de venta, notas de
crédito.
Solicitar el cobro a clientes regulares o morosos.
Autorización o bloque de crédito a clientes.
Asegurar el registro, control y conciliación de las obligaciones que la empresa contrajo
con Bancos.
IV. FUNCIONES:
Verifica los vencimientos de las cuentas por cobrar, para detectar saldos vencidos y solicitar
el respectivo pago.
Gestión de créditos de clientes
Cancelación y liberación de facturas.
Verificación de la documentación y solicitud de crédito, autorización de créditos a nuevos
clientes
Controla los saldos de las cuentas bancarias
Elabora conciliaciones de saldos de las cuentas bancarias, y reclama aquellos cargos o
abonos no identificados por la empresa.
Solicita en caso requerido aclaraciones a bancos
DESCRIPCION DE PUESTO
I. IDENTIFICACION GENERAL.
Clave: DP-02-2
Título: Jefe de Crédito y Cobranza /Bancos
Revisión: 0
Área: Administración
Fecha: 18 - Sep -09
Gerente
Administrativo
Jefe de Crédito y Cobranza /
Bancos
Auxiliar
Contable
Auxiliar
Administrativo
Cobrador
VI. RELACIONES INTERPERSONALES.
Evaluación general del tipo de relaciones de trabajo que el ocupante del puesto desarrolla con otras
personas, dentro y fuera de la empresa, para obtener y dar información, negociar, convencer, instruir
1. INTERNAS: ¿CON QUIEN?
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Gerente Administrativo
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Director General
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Gerente Comercial
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Vendedores
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Auxiliar Contable
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Auxiliar Administrativo
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Cajera
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Cobrador
¿PARA QUE?Gerente Administrativo
: informe del estado de
cuentas por cobrar por cliente. Entrega de ingresos
para su captura en contabilidad. Apoyo en cadenas
productivas.
Director General
: Estado de cuenta de clientes
morosos, autorización y cancelación de créditos,
informa del estatus de clientes para recuperación de
cartera vencida e Informe diario de cobranza y
ventas del día.
Gerente Comercial:
aclaraciones referentes a
cobros de clientes con vendedores e información de
clientes morosos. Apoyo en cadenas productivas.
Vendedores:
aclaraciones referentes a cobros de
V. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES.
1. ASPECTOS ACADEMICOS.
1.1 Nivel Académico Requerido: Contador Publico
1.2 Competencias: Administración de archivo, manejo y control de cobros para sus
depósitos bancarios. Conocimiento del sistema SIRE en las aplicaciones de su área.
Manejo de sistema Office, Idioma ingles 60 %. Manejo de programa contable.
2. EXPERIENCIA.
2.1 En puestos Similares: 4 años
2.2 En Otros Puestos : 1 a 3 años
2.3 Tiempo Previsto para adaptación: 3 meses
Cumplir los procedimientos y procesos establecidos del SGC
Mantener orden y limpieza en las áreas bajo su responsabilidad
clientes, re facturación, cancelación de facturas y
emisión de notas de crédito.
Auxiliar Contable:
control de documentos por
cobrar, facturas y notas de crédito. Estado de cortes
de caja.
Ingreso de
cobranza al sistema.
Identificación de bauchers de pagos con tarjeta de
crédito, y apoyo corte parcial de caja.
Auxiliar
Administrativo
:
archivo
de
documentación.
Cajera:
corte de caja del día.
Cobrador:
plan de cobranza, depósitos de cheques,
2. EXTERNAS: ¿CON QUIEN?
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Clientes
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Ejecutivos de Bancos
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Ejecutivos de Nafinsa
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Servicios de traslado de valores
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Prochemex
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FONACOT
¿PARA QUE?
Cliente
: gestión de cobro, saldos vencidos, informe
de recolección de cheques. Aclaraciones de saldos.
Ejecutivos de Bancos:
aclaraciones de saldos no
identificados, solicitud de estados de cuenta,
actualización de nuevos servicios que ofrecen los
bancos.
Ejecutivos de Nafinsa:
verificación de pagos de
cheques por cadenas productivas.
Servicio de traslado de valores:
Entrega de
efectivo para su depósito.
Prochemex:
protección de cheques
FONACOT:
seguimiento a operaciones con crédito
fonacot
VII. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO.
1. COMPLEJIDAD FUNCIONAL Y TOMA DE DECISIONES:
Evaluación general del tipo de labores que se llevan a cabo, así como la trascendencia de las mismas y la
habilidad que requiere para la toma de las decisiones que implican.
1.1
INICIATIVA Y CRITERIO:
( ) Recibe y sigue instrucciones.
( ) Resuelve problemas sencillos menos del 50 % de su tiempo. ( ) Resuelve problemas sencillos más del 50 % de su tiempo. ( ) Resuelve problemas difíciles menos del 50 % de su tiempo. ( X ) Resuelve problemas difíciles más del 50 % de su tiempo.
( ) Resuelve problemas difíciles y sin antecedentes aplicables como contenido normal del puesto.
1.2 ESFUERZO MENTAL
( ) Atención normal la mayoría del tiempo.
( ) Atención intensa y sostenida solo por periodos cortos. ( ) Atención intensa y sostenida en forma frecuente. ( X ) El trabajo requiere de una gran concentración. ( ) Las distracciones pueden producir consecuencias críticas
1.3. TRABAJO BAJO PRESION
( ) Situaciones más bien relajadas la mayoría del tiempo. ( ) Situaciones sujetas a tensión normal de trabajo. ( ) Eventualmente la tensión es superior a lo normal.
( ) Frecuentemente la tensión es superior a lo normal. ( X ) El puesto implica muy frecuentes tensiones críticas
2. SUPERVISION EJERCIDA
:
NO APLICA ( )Evaluación de la responsabilidad que el puesto tiene por la dirección, organización y control de personal subordinado.
2.1 NUMERO DE SUPERVISADOS: ( X ) DE 1 A 5 Directos
( ) DE 6 A 10 ( ) DE 11 A 15 ( ) MAS DE 15
2.2 TIPO DE FUNCIONES QUE REALIZA EL PERSONAL SUPERVISADO: ( ) SIMPLES: como limpieza, jardinería, movimiento de materiales.
( ) SENCILLAS: procedimientos sencillos, técnicos, productivos o administrativos.
( X ) BASICAS: referentes a un Departamento o a varias funciones del mismo. ( ) MEDIANA COMPLEJIDAD: referentes a varios Departamentos o a toda un área.
( ) COMPLEJAS: varias áreas o toda la empresa.
3. ALCANCE DEL TRABAJO:
Evaluación del impacto en los resultados que podría producirse por pérdidas o errores.
( ) Mínimo impacto; los errores, pueden descubrirse inmediata y fácilmente, son de baja trascendencia. ( ) Poco impacto; errores se descubren fácilmente. Las pérdidas serían poco importantes y corregibles ( ) Mediano impacto; los errores detectables en trámites posteriores, antes de dejar la unidad de trabajo y puede corregirse.
( ) Trabajo que requiere la aprobación de un jefe, evidenciándose sus resultados en informes o reportes periódicos
( ) Funciones que tienen impacto en toda una área de trabajo, influyendo en su productividad
( X ) Funciones que impactan varias áreas de la empresa, influyendo en su productividad o la de la empresa como tal.
4. DISCRECIONALIDAD POR INFORMACION CONFIDENCIAL.
Evalúa la importancia que para el puesto tiene la no divulgación de información de carácter reservado para la empresa o el puesto mismo, en base a la frecuencia y grado en que tiene acceso a ella.
6.1 FRECUENCIA DE ACCESO. ( ) ESCASA ( ) OCASIONAL ( X ) CONSTANTE ( ) PERMANENTE
6.2 GRADO DE CONFIDENCIALIDAD
( ) NO CONFIDENCIAL ( ) CONFIDENCIAL ( ) MUY CONFIDENCIAL ( X ) ABSOLUTAMENTE CONFIDENCIAL5. CONDICIONES DE TRABAJO.
Considera todos los elementos de las circunstancias en que se realiza el trabajo y que pueden afectar el bienestar, la seguridad o el esfuerzo que es necesario desarrollar para realizar el trabajo; posibilidades de que el ocupante dañe su salud con medidas adecuadas de seguridad; y la cantidad y continuidad de esfuerzo fisico requerido para desempeñar el puesto 5.1 CONDICIONES AMBIENTALES ( ) MUY AGRADABLES ( ) AGRADABLES ( X ) SATISFACTORIAS ( ) DESAGRADABLES ( ) MUY DESAGRADABLES 5.2 RIESGOS ( X ) ESCASOS
( ) ACCIDENTES LEVES QUE NO REQUIEREN ATENCION MEDICA
( ) DE ATENCION MEDICA ( ) GRAVES
5.2 ESFUERZO FISICO
( X ) POCO ( ) ESPORADICO ( ) REGULAR ( ) PERIODICO ( ) CONSIDERABLE ( ) CONSTANTE ( ) BASTANTE ( ) PERMANENTE