CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO DEPARTAMENTO DE GUATEMALA
AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
Guatemala, 25 de mayo de 2015 Señor Elzer Fidelino Palencia Mayen Alcalde Municipal Municipalidad de San José del Golfo Departamento de Guatemala Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditores gubernamentales; que fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo.
Sin otro particular, atentamente.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFO DEPARTAMENTO DE GUATEMALA
AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
11 10 10 9 9 8 8 8 8 8 8 7 6 4 4 4 3 3 2 2 2 2 2 1 1 1
1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función
2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales 3.1.2 Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera
5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General 5.1.2 Estado de Resultados 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual 5.2.2 Plan Anual de Auditoría 5.2.3 Convenios 5.2.4 Donaciones 5.2.5 Préstamos 5.2.6 Transferencias 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General 5.3.2 Estado de Resultados
25 24 24 23 18 18 13 Egresos 5.3.4 Notas a los Estados Financieros 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables
7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR
8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO
9. COMISIÓN DE AUDITORÍA
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Misión (Anexo 2) Estructura Orgánica (Anexo 3) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR1
1. 2. 3. Guatemala, 25 de mayo de 2015 Señor Elzer Fidelino Palencia Mayen Alcalde Municipal Municipalidad de San José del Golfo Departamento de Guatemala Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM-0366-2014 de fecha 07 de octubre de 2014, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de San José del Golfo, del Departamento de Guatemala, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014.
Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la Municipalidad de San José del Golfo, del Departamento de Guatemala, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación:
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES
Área Financiera
Incumplimiento en el plazo y entrega de documentación Falta de presentación de Informes de Activos Fijos
La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. Edy Rolando Velasquez Escobar (Coordinador) y Lic. Israel Erasmo Muñoz Morales (Supervisor).
El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables.
Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. EDY ROLANDO VELASQUEZ ESCOBAR Coordinador Gubernamental Lic. ISRAEL ERASMO MUÑOZ MORALES Supervisor Gubernamental
1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal
El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.
El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.
La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales.
Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal.
1.2 Función
El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.
Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:
Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimiento domiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros, administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento de desechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento, regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales, servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales, reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.
2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:
La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241.
El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones.
Los Acuerdos Gubernativos Números 318-2003 y 192-2014 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del Sector Gubernamental.
Nombramiento DAM-0366-2014 de fecha 07 de octubre de 2014. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales
Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenida en los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivas Notas, correspondientes al ejercicio fiscal 2014; asi como el estudio y evaluación de la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y otros aspectos aplicables.
3.1.2 Específicos
Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.
Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio.
Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados.
Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.
Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables.
Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente.
Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.
Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen.
4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera
El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación:
Del Balance General las cuentas siguientes: Fondo Común (Bancos), Construcciones en Proceso, Bienes de Uso Común, Activo Intangible Bruto, Gastos del Personal a Pagar, Préstamos Internos de Largo Plazo y Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas.
Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Impuestos Indirectos, Tasas y Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de Gastos, las cuentas: Bienes y Servicios
Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central.
Del área de Egresos, los Programas siguientes: 11 Servicios Públicos Municipales, 14 Educación y 16 Red Vial, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 01 Servicios no Personales, 02 Materiales y Suministros y 03 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles.
Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría.
5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS
5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General
De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:
ACTIVO
Fondo Común (Bancos)
Al 31 de diciembre de 2014, la Cuenta 1112 Bancos, presenta la cantidad de Q.2,133,580.71, integrada por 3 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora) con valor de Q.1,630,871.41, Una Cuenta Bancaria de Préstamo con valor de Q.500,000.00 y Una Cuenta Bancaria de Aportes con la cantidad de Q. 2,709.30, cuentas a nombre de la Municipalidad de San José del Golfo; abiertas en el Sistema Bancario Nacional.
Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2014. correspondientes.
Construcciones en Proceso
Al 31 de Diciembre de 2014, la Cuenta 1234 Construcciones en Proceso presenta un saldo en el Balance General de Q.35.256,677.48, la cual incluye obras de arrastre de ejercicios anteriores y obras en proceso del ejercicio 2014.
Bienes de Uso Común
Al 31 de Diciembre de 2014, la Cuenta 1238 Bienes de Uso Común reflejó un saldo en el Balance General por valor de Q.54.933,875.44.
Activo Intangible Bruto
En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específico para inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capital fijo, al 31 de Diciembre de 2014, refleja un saldo acumulado por valor de Q.52.828,981.04, haciendo la observación que durante el ejercicio fiscal 2014 no se ejecutaron proyectos de este tipo.
PASIVO
Gastos del Personal a Pagar
El monto de las Retenciones por Pagar asciende a Q. 65,860.09; corresponden al mes de diciembre y se pagan en los primeros días del mes de enero del siguiente ejercicio fiscal según las normas vigentes. Están integradas de la siguiente forma:
Cuenta Contable Concepto Valor
2113-04-107 IVA SOBRE FACTURAS ESPECIALES Q108.68 2113-04-118 PLAN DE PRESTACIONES DEL EMPLEADO
MUNICIPAL Q47,007.56
2113-04-201 CUOTAS I.G.S.S. Q13,066.96
2113-04-202 PRIMA DE FIANZA Q246.73
2113-04-203 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Q3,078.06
2113-04-205 ISR SOBRE DIETAS Q2,352.10
Préstamos Internos de Largo Plazo
El monto de los préstamos que la Municipalidad tiene al 31 de diciembre de 2014, asciende a la cantidad de Q.7.561,672.12.Integrados de la siguiente manera:
.
PRÉSTAMO No BANCO SALDO
638130085885 Banco Inmobiliario Q 506,187.04 7445069654 Banco de Desarrollo Rural Q 7,055,485.08
PATRIMONIO
Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas
El saldo al 31 de diciembre de 2014 por concepto de Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Acumuladas asciende a la cantidad de Q.253.256,709.94.
5.1.2 Estado de Resultados
De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos
Ingresos
Impuestos Indirectos
La cuenta de Impuestos Indirectos al 31 de diciembre de 2014, refleja un saldo de Q.3.664,540.75.
Tasas
La cuenta de Tasas al 31 de diciembre de 2014, refleja un saldo de Q.3,922,124.69.
Transferencias Corrientes del Sector Público
La cuenta de Transferencias Corrientes del Sector Público al 31 de diciembre de 2014, refleja un saldo de Q.6.980,726.09.
Gastos
Bienes y Servicios
La cuenta de Bienes y Servicios al 31 de diciembre de 2014, refleja un saldo de Q.24.654,535.29.
5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2014, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 12 de Diciembre de 2013, según Acta No. 56-2013.
Ingresos
El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a la cantidad de Q.51,106,290.00, el cual tuvo una ampliación de Q.20,322,497.37, para un presupuesto vigente de Q.71,428,787.37, ejecutándose la cantidad de Q.58,527,153.45 (81.94% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes Clases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q.3,690,430.46; 11 Ingresos No Tributarios, la cantidad de Q.4,897,979.19; 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q.10,355.00; 14 Ingresos de Operación, la cantidad de Q.284,120.00; 15 Rentas de la Propiedad, la cantidad de Q.21,747.76; 16 Trasferencias Corrientes, la cantidad de Q.6,980,726.95; 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q.42,641,794.95; la Clase 17 es la más significativa, en virtud que representa un 72.86% del total de ingresos percibidos.
Egresos
El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a la cantidad de Q.51,106,290.00, el cual tuvo una ampliación de Q.22,322,497.37, para un presupuesto vigente de Q.71,428,787.37, ejecutándose la cantidad de Q.57,244,396.59 (80.14% en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q.4,675,300.24; 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q.15.756,729.99; 12 Protección del Medio Ambiente, la cantidad de Q.4,761,370.43; 13 Salud, la cantidad de Q.405,810.18; 14 Educación, la cantidad de Q.7.969,992.00; 15 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q.571,287.66; 16 Red Vial, la cantidad de Q.15.611,671.37; 17 Cultura y Deporte, la cantidad de Q.5.112,411.50; y 99 Partidas no Asignables a Programas, la cantidad de Q.2,379,823.22, de los cuales los programas 11, 14 y 16 son los más importantes con respecto al total ejecutado, en virtud que representan un 68.72 % del mismo.
La Liquidación Presupuestaria del ejercicio fiscal 2014, fue aprobada conforme el Punto Segundo del Acta No. 64-2014 del Concejo Municipal de fecha 30 de diciembre de 2014.
Modificaciones presupuestarias
En el periodo auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias, mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q.20,322,497.37 y transferencias por un valor de Q.22.970,346.77, verificándose que las mismas están autorizadas por el Concejo Municipal y registras adecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable.
5.2 Otros Aspectos
5.2.1 Plan Operativo Anual
Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto.
5.2.2 Plan Anual de Auditoría
El Plan Anual de Auditoría, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad de San José del Golfo y trasladado a la Contraloría General de Cuentas.
5.2.3 Convenios
La Municipalidad de San José del Golfo reportó que al 31 de diciembre 2014, no tiene convenios vigentes.
5.2.4 Donaciones
La Municipalidad de San José del Golfo reportó que durante el ejercicio 2014, no recibió donaciones.
5.2.5 Préstamos
La Municipalidad de San José del Golfo reportó que el monto de los préstamos que tiene al 31 de diciembre de 2014 con los bancos del sistema asciende a total de Q. 7,561,672.12. Los cuales se detallan a continuación:
PRESTAMO No. BANCO SALDO
638130085885 Banco INMOBILARIO Q 506,187.04 7445069654 Banco de Desarrollo Rural Q 7,055,485.08
5.2.6 Transferencias
La Municipalidad de San José del Golfo no reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos, efectuadas durante el período 2014. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad
Sistema de Contabilidad Integrada
La Municipalidad de San José del Golfo, utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL.
Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones
Se verificó que la Municipalidad de San José del Golfo publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, adjudicó 62 concursos, finalizados anulados 3 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de 2014.
Sistema Nacional de Inversión Pública
La Municipalidad de San José del Golfo cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.
5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General
5.3.2 Estado de Resultados
5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
5.3.4 Notas a los Estados Financieros
6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES
Área Financiera Hallazgo No. 1
Incumplimiento en el plazo y entrega de documentación Condición
Por medio del Oficio No. DAM-01-0366-2014 de fecha 28 de octubre de 2014, se solicitó a la Directora de Administración Financiera que presentara las certificaciones de las actas suscritas por los cortes de caja y arqueo de valores municipales, de enero al 31 de agosto de 2014, así como su traslado a la Contraloría General de Cuentas; sin embargo, no fueron entregadas a la comisión de auditoría; presentando, únicamente los cortes de caja y arqueo de valores mensuales. Por lo que se constató que del mes de enero a agosto 2014, presentaron las actas de manera extemporánea a la Contraloría General de Cuentas y a partir de septiembre a diciembre 2014 si cumplieron con entregarlas de manera oportuna.
Criterio
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal y sus reformas, Artículo 98 Competencia y funciones de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, literal e), establece: “Remitir a la Contraloría General de Cuentas certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores municipales, a más tardar cinco (5) días hábiles después de efectuadas esas operaciones”.
Causa
La Directora de Administración Financiera Integrada Municipal no cumplió con lo contenido en la normativa legal vigente, relacionada con el acta del corte de caja y arqueo de valores y su envío a la Contraloría General de Cuentas.
Efecto
La Contraloría General de Cuentas no dispone de información oportuna, contenida en el corte de caja y arqueo de valores, para su fiscalización.
Recomendación
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Directora de Administración Financiera Integrada Municipal, para que luego de practicar el corte de caja y arqueo de valores, deje constancia por medio del acta respectiva y la misma sea enviada a la Contraloría General de Cuentas en forma oportuna.
Comentario de los Responsables
Por medio del oficio sin número de fecha 20 de abril del 2015 la Directora de Administración Financiera Integrada Municipal, manifestó lo siguiente: “En atención a este hallazgo se hace mención que en el ejercicio anterior al que usted evalúo no se suscribía Acta de Arqueo de Valores de manera mensual pero a partir del mes de septiembre del 2014 se implementó la suscripción de dichas Actas con sus certificaciones correspondientes, emitiendo dichos informes los primeros cinco (5) días a la Contraloría General de Cuentas. Derivado de lo anterior se continúa realizando los cortes y las certificaciones en el plazo establecido. Adjuntando a la presente copia de una muestra del Acta de Corte de Arqueo de Valores presentado en el tiempo determinado. Por lo que solicito respetuosamente que en su análisis sea desvanecido al presente hallazgo”
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud que la responsable en su comentario acepta que en los meses de enero a agosto del año 2014, no se suscribía el Acta correspondiente, y que fue hasta en el mes de septiembre de dicho año que implementaron la misma.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 18, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
DIRECTORA DE AFIM VELVET MARLENE GARRIDO ESTRADA 21,500.00
Total Q. 21,500.00
Hallazgo No. 2
Falta de presentación de Informes de Activos Fijos Condición
Al efectuar la revisión a los activos de la Municipalidad de San José del Golfo, no se encontró evidencia que haya sido enviada a más tardar el día 15 de enero de 2014, copia autorizada del inventario de los bienes del municipio, a la Contraloría General de Cuentas, correspondiente al ejercicio fiscal 2013.
Criterio
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal y sus Reformas, artículo 53 Atribuciones y Obligaciones del Alcalde, inciso r) establece: “Enviar copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas del inventario de los bienes del municipio, dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes de enero de cada año".
Causa
Inobservancia de la normativa legal vigente por parte del Alcalde Municipal, relacionada con el envío del inventario de bienes de la Municipalidad, a la Contraloría General de Cuentas.
Efecto
La Contraloría General de Cuentas no dispone de la información relacionada con el inventario de bienes municipales y lo que limita la evaluación que del mismo pueda realizar.
Recomendación
El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, a efecto cumpla con la entrega oportuna de la copia autorizada del Inventario de Bienes propiedad de la Municipalidad, a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido legalmente.
Comentario de los Responsables
Por medio del oficio sin número de fecha 20 de abril del 2015 el Señor Alcalde Municipal, manifestó lo siguiente: “Como máxima autoridad administrativa y de acuerdo a como la Ley me lo permite; delegar a la Directora de Administración Financiera para que desempeñe su responsabilidad relacionado a todo lo financiero y el envío de los documentos que exige la Ley a las Instituciones correspondientes. Solicito respetuosamente que en su análisis sea desvanecido al presente hallazgo.
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud que si bien es cierto la Ley le permite delegar funciones, la responsabilidad de cumplir con la normativa vigente le corresponde al alcalde municipal de conformidad con el criterio del presente hallazgo.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 18, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL ELZER FIDELINO PALENCIA MAYEN 22,000.00
Total Q. 22,000.00
Hallazgo No. 3
Incumplimiento en el envío de informes a la Dirección de Crédito Público Condición
De conformidad con el Oficio No. O/DCP/SO/DRDP/426/2014 enviado por el Subdirector de Crédito Público, se indica que al corte del 05 de octubre de 2014, la Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala, no actualizó la información del préstamo por la Construcción del Mercado en el módulo de Deuda SIAF.
Criterio
El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal y sus reformas de conformidad con el Decreto 22-2010 del Congreso de la República, en su artículo 34, establece: Se reforma el artículo 115 del Código Municipal, el cual queda así: “Artículo 115. Información financiera. El Concejo Municipal deberá presentar mensualmente, dentro de los diez (10) días del mes siguiente, a través del módulo de deuda del Sistema Integrado de Administración Financiera, en cualquiera de sus modalidades, el detalle de los préstamos internos y externos vigentes y el saldo de la deuda contratada. La Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, velará porque las municipalidades mantengan la información actualizada; cuando determine que una municipalidad no está cumpliendo dicha obligación, lo comunicará a la Contraloría General de Cuentas para que le aplique la sanción legalmente correspondiente.”
Causa
Incumplimiento a la normativa legal vigente por parte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal, relacionada con la actualización de los préstamos en el Módulo de Deuda del Sistema SIAF.
Efecto
La Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, no cuenta con información de la deuda de esta Municipalidad en el Sistema SIAF.
Recomendación
El Concejo Municipal debe girar instrucciones a la Directora de Administración Financiera Integrada Municipal para que proceda a la actualización de la información de los préstamos de forma mensual y así cumplir con la normativa vigente.
Comentario de los Responsables
Por medio del oficio sin número de fecha 20 de abril del 2015 la Directora Financiera Municipal manifestó lo siguiente:” Sin Comentarios”.
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo, en virtud que la responsable no emitió comentario con relación al presente hallazgo.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 18, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
DIRECTORA DE AFIM VELVET MARLENE GARRIDO ESTRADA 21,500.00
Total Q. 21,500.00
Hallazgo No. 4
Falta de presentación de Informe de Ejecución Cuatrimestral Condición
Al efectuar la auditoría se pudo determinar que la Municipalidad de San José del Golfo, presentó de manera extemporánea los informes de las Ejecuciones Presupuestarias del Primer y Segundo Cuatrimestre del año 2014, a la Contraloría General de Cuentas.
Criterio
El Acuerdo Interno de la Contraloría General de Cuentas No. A-37-06, emitido por el Subcontralor de Probidad Encargado del Despacho, Normas de Carácter Técnico y de Aplicación Obligatoria, artículo 2, numeral IV) establece: "En los primeros cinco días hábiles de cada cuatrimestre: Informe Gerencial de Rendición de Cuentas, con la información pertinente de la gestión realizada en el cuatrimestre anterior; se exceptúa de esta disposición lo relativo al informe anual a que se refiere el numeral I, literal c) del presente artículo. Estos informes deberán imprimirse en papel bond tamaño carta, con el membrete oficial de las municipalidades o empresas municipales, con folios e índice de su contenido y anexos, con letra tipo arial de doce puntos, márgenes superior e izquierdo de 1.5 pulgadas (3.81 centímetros), derecho e inferior de 1.0 pulgada (2.54 centímetros). Estos informes deberán enviarse en forma electrónica en medio magnético u óptico, y conservarse en los archivos oficiales de las entidades cuentadantes".
Causa
Incumplimiento de normas vigentes por parte de la Directora de Administración Financiera Integrada Municipal.
Efecto
No se cuenta con información presupuestaria pertinente, para el control, registro, asesoría y fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas.
Recomendación
El señor Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones a la Directora de Administración Financiera Integrada Municipal, para que prepare y presente la información de la ejecución presupuestaria cuatrimestral de manera oportuna y así cumplir con lo establecido en la normativa vigente.
Comentario de los Responsables
Por medio del oficio sin número de fecha 20 de abril del 2015 la Directora de Administración Financiera Integrada Municipal, indica lo siguiente: “Manifiesto que los informes cuatrimestrales de las Ejecuciones Presupuestarias que son enviados a la Contraloría General de Cuentas, se ha cumplido con la presentación ante esta Institución. Por lo que solicito respetuosamente que en su análisis sea desvanecido al presente hallazgo.”
Comentario de Auditoría
Se confirma el presente hallazgo, porque en su comentario manifiesta que los informes cuatrimestrales fueron entregados a la Contraloría General de Cuentas, pero conforme lo revisado fue de manera extemporánea, es decir no cumpliendo con la normativa vigente de conformidad con el criterio establecido en el presente hallazgo.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 4, para:
Cargo Nombre Valor en Quetzales
DIRECTORA DE AFIM VELVET MARLENE GARRIDO ESTRADA 2,687.50
Total Q. 2,687.50
7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR
Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría correspondiente al ejercicio fiscal 2013, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento a las mismas.
8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO
Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.
No. NOMBRE CARGO PERIODO
1 ELZER FIDELINO PALENCIA MAYEN ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2014 - 31/12/2014
2 HERMAN RENE OLIVA REYES CONCEJAL I 01/01/2014 - 31/12/2014
3 MOISES VELIZ CATALAN CONCEJAL II 01/01/2014 - 31/12/2014
4 HENRY HUMBERTO PALENCIA PEREZ CONCEJAL III 01/01/2014 - 31/12/2014
5 JOSE DAMACIO REYES VELIZ CONCEJAL IV 01/01/2014 - 31/12/2014
6 JUAN CARLOS REYES SANTOS SINDICO I 01/01/2014 - 31/12/2014
7 ARNULFO AVILA VELIZ SINDICO II 01/01/2014 - 31/12/2014
8 MIRNA VICTORIA HERRERA CARRERA SECRETARIA MUNICIPAL 01/01/2014 - 31/12/2014
9 VELVET MARLENE GARRIDO ESTRADA DIRECTORA DE AFIM 01/01/2014 - 31/12/2014
10 ERIK ANDRES QUEZADA ESTRADA DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/2014 - 07/05/2014
11 JUAN CARLOS YOS SOTO DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 08/05/2014 - 31/12/2014
12 GUSTAVO ADOLFO SOTO OSORIO AUDITOR INTERNO 01/01/2014 - 31/12/2014
9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA
Lic. EDY ROLANDO VELASQUEZ ESCOBAR Coordinador Gubernamental
Lic. ISRAEL ERASMO MUÑOZ MORALES Supervisor Gubernamental
GESTIÓN CONOCIDA POR:
De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1)
Ser la municipalidad que sobre salga a nivel departamental, verificando su presupuesto financiero, en la ejecución de programas de salud, educación, vivienda, infraestructura vial y saneamiento ambiental, y otros, utilizando el mecanismo de coordinación local por medio de los COCODES, alcaldes comunitarios y la Sociedad Civil.
Misión (Anexo 2)
La Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala, es una institución autónoma, con personería personalidad y capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones. El fundamento legal de la autonomía se encuentran normados en la Constitución Política de la República de Guatemala y en el Código Municipal.
Estructura Orgánica (Anexo 3)
Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4)
Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)
Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)