PLAN AUDITORÍA
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN: 2008-10-07 VIGENCIA DEL PROGRAMA: 2008 OBJETIVO:
Verificar la implementación y conformidad del proceso de Gestión Documental con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2004, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente).
ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Gestión Documental, todos sus requisitos, su documentación y registros
CRITERIOS DE AUDITORIA:
Todos los requisitos de la norma NTCGP 1000:2004 aplicables al proceso y definidos en su caracterización y las equivalencias las normas MECI 1000:2005 y SIAC y demás requisitos asociados al SIG..
AUDITORES: LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA JULIAN PATIÑO GOMEZ
FECHA REUNION DE
APERTURA: 2008-11-13
FECHA REUNION DE
CIERRE: 2008-11-14
ENTREVISTAS Fecha Hora Actividad Nombre de las Personas
Auditadas
Nombre de los Auditores Lugar - ubicación
2008-11-13 08:30:00 Reunion Apertura FERNANDO DUQUE
GARCIA JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Edificio Administrativo -Administracion de documentos
2008-11-13 09:00:00 Aspectos Generales del Proceso FERNANDO DUQUE GARCIA JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Edificio Administrativo -Administracion de documentos 2008-11-13 10:00:00 Revision Archivo de Gestion - JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Cualquier dependencia de la Institucion elegida
aleatoriamente por los auditores
2008-11-13 14:00:00 Revision Archivo Central LINA MARIA CORRALES
RODRIGUEZ JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Edificio Administrativo -Administracion de documentos
2008-11-13 16:00:00 Revision Archivo Historico LINA MARIA CORRALES
RODRIGUEZ JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Edificio Administrativo -Administracion de documentos 2008-11-14 08:30:00 Revision de la Administracion Documental del SIG MAURICIO ARBELAEZ RENDON JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Edificio Administrativo -Oficina de Planeacion 2008-11-14 10:00:00 Revision de Procedimientos Documentados requeridos por la norma GP-1000:2004 MAURICIO ARBELAEZ RENDON CARMENZA GALLEGO GIRALDO JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Edificio Administrativo -Oficina de Planeacion 2008-11-14 14:00:00 Revisión de documentos para el cumplimiento de los objetivos institucionales MAURICIO ARBELAEZ RENDON JULIAN PATIÑO GOMEZLAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA Edificio Administrativo -Administracion de documentos
2008-11-14 16:00:00 Reunion de Cierre FERNANDO DUQUE
GARCIA
LINA MARIA CORRALES RODRIGUEZ LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIAJULIAN PATIÑO GOMEZ Edificio Administrativo -Administracion de documentos
LISTA DE VERIFICACIÓN
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
FECHA DE EJECUCION
DE LA AUDITORIA: 2008-11-13
VIGENCIA DEL
PROGRAMA: 2008
OBJETIVO:
Verificar la implementación y conformidad del proceso de Gestión Documental con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2004, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente).
ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Gestión Documental, todos sus requisitos, su documentación y registros
EQUIPO AUDITOR: LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA - JULIAN PATIÑO GOMEZ -
DESARROLLO
Item Criterio/Requisito Actividad/Pregunta/Registro Evidencia
1 4.1 NTCGP
1000:2004
Fernando Duque-Compromiso del Lider-Por favor nos hace una descripción del proceso de Gestión
Documental, Cómo se desarrolla el proceso, qué actividades se llevan a cabo
Describio proceso conforme a lo documentado
2 5.3 NTCGP
1000:2004
Fernando Duque - Compromiso del lider y
generalidades del proceso - Conoce la Política del SIG
Conoce la politica y la relaciona con la Mision de la Universidad
3 5.4.1 NTCGP
1000:2004
Fernando Duque - Como desde su responsabilidad, aporta al cumplimiento del objetivos delSistema
Conoce los objetivos y su contribucion logro de estos
4 8.2.3 NTCGP
1000:2004
Conoce los indicadores de gestión de su proceso, cuales son y como los controla
Conoce los indicadores pero no se evidencias actividades de seguimiento y acciones para el logro de las metas. Incumple GP-1000 8.2.3 Seguimiento y Medicion de los Procesos.
5 8.5 NTCGP
1000:2004, 3.3 MECI
Fernando Duque - tiene identificadas las ACPM relacionadas a su proceso y asignados los responsables de las actividades definidas en los planes?
Tiene identificados los problemas del Proceso: Falta de conciencia frente a la responsabilidad de los jefes de la unidades academicoadministrativas con el proceso y con los
la salvaguarda de documentos que tienen a su cargo; la necesidad de renovacion de equipos tecnologicos y la inexistencia del normograma, se sugiere diligenciar ACPM una vez identificado el problema para dar solucion a estos. GP-1000 8.5.1 MECI 3.3.2, Mejora Continua. Se aclara que el software esta en implementacion
6 4.1 d) NTCGP
1000:2004
Fernando Duque - Cuales son los recursos que como lider del proceso, ha destinado para el adecuado funcionamiento de gestion documental
Se requiere equipos de computo de mayor tecnologia para desarrollar procesos tecnicos y administrativos archivisticos para el grupo de funcionarios que tienen a su cargo estos procesos en la Secretaria General. Se aclara que la
institucion ha hecho esfuerzos en dotacion tecnologica de las dependencias en funciones secretariales relacionadas con gestion docuemntal y implementacion de una sala de consulta adecuada para el publico. se aclara que la sala estaba disponible antes del reforzamiento del edificio central. Una vez la Facultad de Artes y Humanidades regresa a su espacio, la sala volvera a quedar disponible
7 4.2.4 NTCGP
1000:2004 (Archivo Histórico)
Por favor nos enseña el inventario de los documentos que se mantienen en el archivo Historico. Por favor nos enseña la ordenanza 006 de mayo 24 de 1943 (creacion de la Institucion). Verificar la exitencia de documentos históricos originales
Inventario disponible en Admiarchi. Verificacion a traves de la consulta por el sistema y fisica de la ordenanza 1943
8 4.2.4 NTCGP
1000:2004 (Archivo Histórico)
En qué casos se da salida a los documentos historicos y quien es el responsable de su recuperación. Existen mecanismos para el control de prestamos de
documentos
Cumple procedimiento de gestion del archivo historico de la institucion; a traves de Admiarchi se lleva registro y control del prestamo de documentos
9 4.2.4 NTCGP
1000:2004
Existen acciones planificadas y ejecutadas para la conservación preventiva y correctiva de los documentos
No existe restaurador, y no se ha planificado como solucionarlo por medio del AGN
10 4.2.4 NTCGP 1000:2004
Existe tabla de valoración documental y aprobada por el AGN
No hay evidencia de su existencia. Aun que no es obligatoria se recomienda su implemtacion o cualquier otro mecanismo que permita el descarte docuemntal del Archivo Central, para realizar trasferencia al archivo historico y proceder a la destruccion de algunos que ya no requieren ser conservados por la institucion. De esta manera puede abrirse espacio para recibir trasferencias de los archivos de gestion
11 Ley 594 de 2000 Existe un programa de capacitación para los funcionarios del Archivo en programas y áreas relacionadas con su labor. Que capacitaciones han recibido este año. Verificar con el funcionario. Que no sea Lina
Se han capacitado en areas afines. Se consulto en el sistema de gestion humana - Sara y hay evidencia de las
certificaciones, se verifico en la hoja de vida fisica de
funcionario Fernando Arenas Clavijo y otros funcionarios se evidencio la capacitacion
12 4.2.4 NTCGP 1000:2004
Por favor nos enseña el manual de identidad
institucional (aprobado mediante acuerdo del consejo superior de 024 de 2003)
Se encontro el docuemnto solictado tanto en el sistema como en el archivo central de manera facil y agil
13 4.2.4 NTCGP 1000:2004
Ver la base de datos y el formato de control de recibo y entrega de documentos. Debe ser concordante y estar al día.
Mantener la base de datos de radicacion de control de recibo y entrega de documentos. Utiliza R.591-P-GD-282.
14 4.2.2 NTCGP 1000:2004
Planeación - Verificada la existencia de una política y unos objetivos, verificar la existencia de un manual del sistema integrado de gestión. Por favor nos enseña el manual del sistema integrado de gestión vigente y aprobado.
El sistema de Gestion de Calidad fue adoptado por el
acuerdo del CS No. 11 de 11 de junio de 2008. Se verifico el manual y cumple con el 4.2.2 de la NTCGP1000
15 4.2.3 NTCGP 1000:2004
Verificar la existencia de los procedimientos exigidos por la norma. Control de documentos, control de registros, servicio no conforme, auditorias internas, acciones correctivas y acciones preventivas
Se cuenta con los procedimientos requeridos por la norma, de acuerdo al punto 4.2.1 C de la GP-1000
16 4.2.4 NTCGP 1000:2004
Verificar los registos requisito de norma Se verifico el registro 6.2.2 relacionado con Educacion, formacion, habilidades, y experiencia de los servidores
publicos. 3 hojas de vida se encontraron conformes. Revision de 7.2.2 Requisitos relacionados con el producto o servicio. Se consulto la ficha tecnica por servicio y se identificaron los requisitos del cliente. Se verificaron dos de los 21 requisitos exigidos por la norma, sin embargo es prudente esperar el resultado de la totalidad de la Auditoria Interna para determinar la conformidad de este punto. 4.2.4 GP-1000 17 4.1 d) NTCGP
1000:2004
planificación y solicitud de recursos para el funcionamiento del proceso
Se evidencio la solicitud de recursos para el procedimiento de Administrar Archivos de Gestion, Central e Historico de La Universidad y para Gestion de Documentos Oficiales.No se ha recibido informacion sobre elaborar, modificar y controlar documentos y registros en la parte de 6.1 provision de recursos
18 4.2.3 NTCGP 1000:2004
Como se hace difusión de la documentación a todos los niveles de la organización. Especificamente el procedimiento de control de documentos y registros 19 4.2.4 y 4.2.3 NTCGP
1000:2004
Listado maestro de registros y listado maestro de documentos
20 1.3 MECI 4.1 g) NTCGP 1000:2004
Mapa de riesgos No se audito por estar en fase de elaboracion e
implementacion 21 4.2.3 NTCGP
1000:2004
Verificar Normograma No hay evidencia del Normograma. Ley 594 de 2000. Se
encontro bajo consulta y manipulacion de un funcionario un Acuerdo del Consejo Superior sin las firmas respectivas. No se asegura si ese es el docuemento original
22 Comité de Archivo Por favor nos enseña la ultima acta de reunion delComité de Archivo, y asimismo el acto
administrativo por medio del cual fuenombrado el comité de Archivo.
La ultima acta no se encuentra disponible porque no esta firmada y corresponde a la reunion realizada en el mes de octubre de 2008,unica en el ano, la anterior a esta es la del ano 2004 y la del 2003 no estaba firmada. El comite no se reunio durante el periodo 2005 a 2007. La Resolucion de
Rectoria 746 de 2003, crea el Comite pero este al no reunirse periodicamente, no lo hace operativo, no ha facilitado las actualizaciones de las tablas de retencion otros mecanismos de gestion docuemental, ademas de otras funciones frente a la conservacion de la documentacion institucional
23 Ley 594 de 2000 Ventanilla Unica para recepcion de documentos No evidencia el uso de la ventanilla unica para recepcion de docuemntos externos de acuerdo a la Ley. Acuerdo 060 del AGN. La oficina de Atencion al Ciudadano debe recibir los derechos de peticion. Se debe armonizar la recepcion de documentos con las sedes y de la oficina de atencion al ciudadano y notificaciones especiales como las
notificaciones Judiciales. Este tema se recomienda sea tratado en un comite de archivo.
24 5.3 y 5.4.1 NTCGP 1000:2004
Apropiacion de la politica y los objetivos del SIG por parte de los entrevistados
No todos los funcionarios evidencia la apropiacion del politica, objetivos y su papel dentro de los procesos del SIG 25 5.5.1 y 6.2.2 NTCGP
1000:2004
Induccion a los funcionarios para manejo y
responsabilidad en el proceso de gestion documental
Los funcionarios en cargos nuevos dicen no haber recibido induccion para asumir su nuevo rol
26 Ley 594 de 2000 Conservación de documentos. Temperatura y humedad de la bodega donde se salvaguarda el archivo central e historico de la Universidad
La bodega donde reposa el archivo central e historico cuenta con un medidor de temperatura y humedad que no se
controla. Los funcionarios no conocen su manejo para mantener las condiciones ideales de conservacion.No se controla la temperatura, ni la humedad del espacio destinado al almacenamiento y conservacion de los documentos de la institucion,El AGN recomendo ubicar detectores de humo y otro tipo de extintintores de fuego. La recomendacion no ha sido tenida en cuenta.
27 4.2.3 NTCGP 1000:2004
Procedimiento de control de documentos Se evidencio en la entrevista con los funcionarios encargados, que no se esta dando cumplimiento a los tiempos establecidos para cada actividad del procedimiento
P-GD-15 Elaborar, modificar y controlar documentos y registros. Se comprende que por encontrarse en la fase de implementacion del Sistema el volumen de documentos es alto y los tiempos no han sido exigentes, se espera que se levante una accion preventiva que facilite el cumplimiento de los tiempos ya que se constituyen en un elemento de eficacia del procedimiento.
28 4.2.4 NTCGP
1000:2004 y Ley 594 de 2000
Como se evidencia el manejo de las tablas de retencion documental en la Universidad.(Recoge las preguntas 7-8-9-10).
Se evidencio en las visitas realizadas a las dependencias de la Universidad lo siguiente:1. Los archivos de gestion no se encuentran organizados conforme a las tablas de retencion aprobadas mediante resolucion de Rectoria numero 797 de 2003.2. Se evidencia incumplimiento en los tiempos de Retencion Documental por que no se han realizado transferencias al archivo central desde el ano 2005.3. Se evidencia que las tablas de retencion estan desactualizadas de acuerdo a la estructura organica vigente.4. Se evidencia la existencia de un plan de trabajo aprobado desde enero de 2008, sin embargo los resultados obtenidos a la fecha no garantizan una solucion a corto plazo de la situacion actual de los archivos de gestion.Descripcion de Visitas:En la Vicerrectoria Academica, al verificar su archivo de gestion 2008 se evidencia una organizacion conforme a las tablas de retencion documental, sin embargo para los periodos 2006 y 2007 no cuenta con el archivo organizado de acuerdo a las tablas ya mencionadas. Igualmente, tiene en su archivo de gestion docuemntacion que ya deberia ser del archivo central ejemplo periodos 2004 y 2005.La Facultad de Ciencias para la salud, no cuenta con el archivo organizado de acuerdo a las tablas de tablas de retencion docuemtal. Igualmente, tiene en su archivo de gestion docuemntacion que ya deberia ser
del archivo central como ejemplo periodo 2005. No existe evidencia de la ultima trasferncia al A. Central.
Departamento de Quimica, cuenta con los archivos
organizados para periodos 2007 y 2008. El archivo 2006 no esta organizado y el 2005, no da razon de el, ademas algunos expedientes de este archivo deberian esta en el archivo central. No existe evidencia de la ultima trasferencia al A. Central. El archivo se encontro desorganizado, no se evidencia el uso de tablas de retencion, aun se organiza por correspondencia recibida y despachada gestion haciendo caso omiso a las tablas.La Universidad cuenta con una tabla de retencion documental vigente desde 2003, aprobada mediante resolucion 797 del mismo ano; el Archivo General de la Nacion recomienda su actualizacion cada 2 o 3 anos, ademas se hace urgente actualizarla dado un sin numero de modificaciones a la estructura organica, y la existencia del SIG, que ha definido nuevos procesos para la institucion. 29 Ley 594 de 2000,
art.15
Los funcionarios que se desvinculan hacen entrega oficial de los documentos a su Cargo.
No se evidencia inventarios documentales conforme a las normas y procedimientos de la ley, para hacer entrega de los documentos a cargo de funcionarios desvinculados o
trasladados de dependencia. Articulo 15 de la Ley 594 de 2000. Accion conjunta con gestion humana
30 6.3, 6.4 NTCGP 1000:2004
Como se gestiona el ambiente de trabajo para su proceso. Tiene identificados los recursos de infraestructura para su proceso
Los recursos de infraestructura se gestionan a travès de los procesos de recursos físicos y contratación. El ambiente de trabajo se desarrolla a partir de programas de salud
ocupacional y programas de bienestar adelantados bajo la responsabilidad del proceso de Bienestar.
31 8.4. NTCGP 1000:2004
Que datos son representativos en su proceso y como aplica en anàlisis a los mismos para la toma de
Se analizan los datos resultantes la medición de los indicadores. No se logran evidenciar dichos analisis, no
decisiones. obstante el auditado declara que esta responsabilidad es del proceso de Medición, Análisis y Mejora.
HALLAZGOS
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
No Conformidad El proceso de Gestión Documental no cuenta con un normograma aprobado y
vigente, lo que contraviene lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y MECI información primaria y secundaria
18
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
No Conformidad De manera sistemática se evidenció en todos los procesos lo siguiente:1. Los
archivos de gestion no se encuentran organizados conforme a las tablas de retencion documental aprobadas mediante resolucion de Rectoria numero 797 de 2003. 2. Se evidencia incumplimiento en los tiempos de Retencion
Documental por que no se han realizado transferencias al archivo central desde el ano 2005. 3. Se evidencia que las tablas de retencion estan desactualizadas de acuerdo a la estructura organica vigente y a la estructura documental del SIG. 4. Se evidencia la existencia de un plan de trabajo aprobado desde enero de 2008, sin embargo los resultados obtenidos a la fecha no garantizan una solucion a corto plazo de la situacion actual de los archivos de gestion. Lo anteriormente expuesto contraviene lo dispuesto en los requisitos 4.2.3 y 4.2.4 de NTCGP-1000
17
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
Observación El proceso de Gestión Documental carece de información actualizada
relacionada con el estado de conservación de documentos históricos, lo que podría dar lugar a la nesidad de emprender actividades de restauración.
19
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
Observación El proceso de Gestión Documental no tiene establecidas tablas de valoración
documental segun lo estipulado en el procedimiento para la administración de archivos de gestión, central e histórico; no obstante el AGN no obliga su uso.
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
Observación La Res. de Rectoría 746 de 2003, creó el comité de archivo de la Universidad
de Caldas, pero este no se reune periodicamente lo que lo hace poco operativo en consideración a las necesidades actuales frente a la gestión de la
documentación en virtud de la implementación del SIG.
21
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
Observación Se evidencia que en el proceso de gestión documental hay un riesgo asociado
al control de la correspondencia recibida en tanto no esta armonizada la recepción de documentos con las distintas sedes de la Universidad. Esta situación se hace mayormente riesgosa para las notificaciones judiciales y los derechos de petición.
22
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
No Conformidad No se evidencian la entrega de inventarios documentales de acuerdo a lo
establecido en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, lo que genera liberación de responsabilidades por parte del funcionario que asume un cargo.
23
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
Observación Se evidencia que en la dependencia de administración de archivos central e
histórico hay obsolecencia de los equipos de computo y pese a que existía un espacio destinado a la sala de consulta al público, ésta ya no se encuentra habilitada para tal fin. Lo anteriormente expuesto pone en riesgo el cumplimiento del numeral 6.3 de la NTCGP-1000
24
Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM
No Conformidad En el proceso de Gestión Documental se encontró que no se controlan las
condiciones de temperatura y humedad en el archivo central e histórico, conviniendo los parámetros establecidos al respecto por el AGN
25
EQUIPO AUDITOR
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA RESPONSABLE
EQUIPO AUDITOR
Nombre Rol
JULIAN PATIÑO GOMEZ APOYO
LIDER PROCESO AUDITADO Nombre
INFORME FECHA DE EJECUCION DE LA AUDITORIA: 2008-11-13 FECHA DE ELABORACION DEL INFORME: 2008-11-24 VIGENCIA DEL PROGRAMA: 2008 OBJETIVO:
Verificar la implementación y conformidad del proceso de Gestión Documental con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2004, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente).
ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Gestión Documental, todos sus requisitos, su documentación y registros
PERSONAS ENTREVISTADAS
NOMBRE: CARGO:
LINA MARIA CORRALES RODRIGUEZ SECRETARIA EJECUTVA 16
MARIA DEL SOCORRO RODRIGUEZ CASTA?O SECRETARIA EJECUTVA 16
MARTHA LUCIA CASTA?O SECRETARIA 10
FLOR MARIA MONTOYA CASTELLANOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 14
SARA BEATRIZ ALZATE SANZ AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 09
JOSE ARIEL SERNA ALVAREZ OPERARIO CALIFICADO 15
FERNANDO ARENAS CLAVIJO AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 09
FERNANDO DUQUE GARCIA SECRETARIO GENERAL DE INSTITUCION UNIVERSITARIA 17
SINTESIS DE HALLAZGOS
TIPO CANTIDAD
OBSERVACIONES 5
OPORTUNIDADES DE MEJORA 0
CONCEPTOS DEL EQUIPO AUDITOR PRINCIPALES FORTALEZAS
El equipo humano, el espacio fisico del archivo central e historico. El compromiso laboral del lider del proceso y del personal de archivo.
PRINCIPALES DEBILIDADES
Tablas de retencion documental desactualizadas. Falta de mecanismos para la depuracion del archivo central e historico. Archivos de gestion desactualizados(No de organizados y depurados de acuerdo a las tablas de retencion) La no entrega del archivo de gestion inventariado cuando se presentan novedades de jubilacion, desvinculacion o traslado de personal.
CONCLUSIONES
El proceso de auditoria interna permitio identificar las dificultades en el proceso de gestion documental y generar acciones que permitan superar las mismas. Al mismo tiempo se considera este proceso de auditoria una herramienta pedagogica que permitira a futuro tanto a auditores como a auditados, asumir auditorias externas con mayor experiencia y lograr la certificacion.
RECOMENDACIONES
Actualizar las tablas de retencion documental. Implementar mecanismos para la depuracion del archivo central e historico. Actualizar archivos de gestion. Establecer el mecanismo para la entraga del archivo de gestion inventariado cuando se presentan novedades de jubilacion,
desvinculacion o traslado de personal. Es necesario controlar los tiempos para la elaboracion, modificacion y aprobacion de documentos del Sistema Integrado de Gestion.
OBSERVACIONES
RESPONSABILIDADES AUDITORES
NOMBRE: ROL:
LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA RESPONSABLE
JULIAN PATIÑO GOMEZ APOYO
AUDITADO Nombre
EVALUACIÓN DE AUDITORES
Fecha: 2008-11-28
Número de evaluaciones: 2
Nombre del Auditor: LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA
Nombre del Evaluador: FERNANDO DUQUE GARCIA
Proceso Auditado: GESTION DOCUMENTAL
Planeación de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal
fin? X -
Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de
verificación y formatos para el registro de información). X -
La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. X -
El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su
planificación? X -
El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos
sus integrantes? X -
Ejecución de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
El auditor inició la auditoría a la hora señalada? X -
En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y
metodología a utilizar? X -
Informó sobre los beneficios de la auditoría? X -
Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? X -
Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? X -
Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X -
Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? X -
Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su
contenido? X -
Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? X -
Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? X -
Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? X -
Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? X -
Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? X -
En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? X -
Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? X -
Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables
adicionales? X -
Cierre de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? X -
El informe fue coherente y esmerado en su preparación? X -
Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? X -
Fortalezas del Auditor
Aspectos por Mejorar
Fecha: 2009-04-03
Número de evaluaciones: 2
Nombre del Auditor: LAURA ELENA ZULUAGA VALENCIA
Nombre del Evaluador: FABIO CARDONA MARIN
Proceso Auditado: GESTION DOCUMENTAL
Planeación de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos
establecidos para tal fin? X -
Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación?
(incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). X -
La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de
la auditoría. X
La lista de verificación fue muy extensa
El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de
auditoría durante su planificación? X -
El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo
partícipes a todos sus integrantes? X -
Ejecución de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
El auditor inició la auditoría a la hora señalada? X -
En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de
la auditoría y metodología a utilizar? X -
Informó sobre los beneficios de la auditoría? X -
En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? X -
Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? X -
Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X -
Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? X -
Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se
interesó por ampliar en su contenido? X
Requiere mayor conocimiento de toda la normatividad aplicable
Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? X -
Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? X -
Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? X -
Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? X -
Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? X -
En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? X -
Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? X -
Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades
verificables adicionales? X -
Cierre de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? X -
El informe fue coherente y esmerado en su preparación? X -
Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos
encontrados? X -
Fortalezas del Auditor
Alto grado de compromiso con el proceso de auditoria. Estuvo liderando el grupo auditor y tuvo buena preparación desde la planeación hasta la ejecución de la misma.
Aspectos por Mejorar
Fecha: 2009-04-03
Número de evaluaciones: 2
Nombre del Auditor: JULIAN PATIÑO GOMEZ
Nombre del Evaluador: FABIO CARDONA MARIN
Proceso Auditado: GESTION DOCUMENTAL
Planeación de la Auditoría Valoración Aspecto
Deficiente RegularBuenoObservación
Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en
los términos establecidos para tal fin? X -
Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el
registro de información).
X -
La elaboración y preparación de las herramientas, permitió
garantizar la eficacia de la auditoría. X -
El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los
criterios de auditoría durante su planificación? X -
El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en
grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? X
Se presentó una pequeña discrepancia con el auditor responsable.
Ejecución de la Auditoría Valoración Aspecto
Deficiente RegularBuenoObservación
El auditor inició la auditoría a la hora señalada? X -
En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el
propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? X -
En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? X -
Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? X -
Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? X -
Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X
Se debe tener mayor conocimiento de las normas asociadas al procedimiento de auditorias internas
Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? X -
Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al
azar y se interesó por ampliar en su contenido? X -
Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? X -
Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? X -
Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? X -
Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? X -
Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? X -
En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y
colaboración? X -
Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? X -
Involucró la participación del auditado en la formulación de
fortalezas y debilidades verificables adicionales? X -
Cierre de la Auditoría Valoración Aspecto
Deficiente RegularBuenoObservación
Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? X -
El informe fue coherente y esmerado en su preparación? X -
Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista
y los hallazgos encontrados? X Se presentó un poco tarde el informe
Fortalezas del Auditor
normas y conocimiento de ellas para los procesos que auditó.
Aspectos por Mejorar
Dentro de la etapa de auditoría in situ demostró cierta descoordinación con la auditora responsable (compañera de equipo). Se recomienda adquirir, a través de la experiencia, mayor asertividad para identificar los hallazgos de auditoria, de igual manera dar mayor profundidad al entendimiento de las normas asociadas al SIG.
Fecha: 2008-12-05
Número de evaluaciones: 2
Nombre del Auditor: JULIAN PATIÑO GOMEZ
Nombre del Evaluador: FERNANDO DUQUE GARCIA
Proceso Auditado: GESTION DOCUMENTAL
Planeación de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal
fin? X -
Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de
verificación y formatos para el registro de información). X -
La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. X -
El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su
planificación? X -
El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos
sus integrantes? X -
Ejecución de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
El auditor inició la auditoría a la hora señalada? X -
En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y
metodología a utilizar? X -
Informó sobre los beneficios de la auditoría? X -
En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? X -
Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? X -
Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X -
Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? X -
Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su
contenido? X -
Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? X -
Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? X -
Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? X -
Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? X -
Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? X -
En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? X -
Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? X -
Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables
adicionales? X -
Cierre de la Auditoría
Valoración Aspecto
DeficienteRegularBuenoObservación
Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? X -
El informe fue coherente y esmerado en su preparación? X -
Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? X -
Fortalezas del Auditor