AREA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GENERAL PROCEDIMIENTO: PAGO Y REGISTRO CONTABLE DE MERCANCÍAS, EQUIPO EN TRANSITO Y GASTOS ADUANALES.

FECHA: ABRIL-2006 FECHA: ABRIL-2006 REVISADO POR: C.P. JORGE GONZALEZ ZARATE

APROBADO POR: LIC. GRACIANO SÁNCHEZ ESPINOSA

PREPARADO POR: C.P. MARIA CRISTINA ROJO LUNA FECHA: ABRIL-2006

ÍNDICE

PÁGINA

1. OBJETIVO Y ALCANCE

1.1.-OBJETIVO.

Establecer un mecanismo que permita llevar un control, seguimiento, registro contable y pago oportuno de todas las erogaciones, gastos de importación y exportación temporal o definitiva y otros gastos originados dentro y fuera del país, por la adquisición de materiales diversos, bibliográficos, equipos, mantenimiento de equipos o donaciones con proveedores extranjeros o sus representantes en territorio nacional, con el propósito de conocer sus costos totales, fecha de recepción y destino final debidamente amparados y legalizados.

1.2.-ALCANCE

Este procedimiento es aplicable, a la Gerencia de Recursos Financieros, al Departamento de Contabilidad General y al Área de Caja General.

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

2.1.-NOTACIONES

2.1.1. ININ. Instituto Nacional de Investigaciones Nucleares 2.1.2. CG. Departamento de Contabilidad General

2.1.3. AA. Departamento de Adquisiciones y Almacenes 2.1.4. TC. Departamento de Tesorería y Control Presupuestal 2.1.5. RF. Gerencia de Recursos Financieros

2.1.6. PE. Proveedores Extranjeros. 2.1.7. GA. Gastos aduanales

2.1.8. ACG. Área de Caja General 2.1.9. IVA. Impuesto al Valor Agregado 2.1.10. IGI. Impuesto General de Importación 2.1.11. IGE. Impuesto General de Exportación 2.1.12. OP. Orden de Pago

2.1.13. SIIA Sistema Integral de Información Administrativa. 2.2. DEFINICIONES

2.2.1. GASTOS ADUANALES. Son todas las erogaciones derivadas de la importación y exportación temporal o definitiva de materiales y bienes adquiridos, donados y/o comercializados en el extranjero por el ININ (IGI, IGE, IVA, derechos, desconsolidaciones, prevalidación y todos aquellos gastos que el agente aduanal pague por cuenta del ININ, etc.).

2.2.2. GASTOS COMPLEMENTARIOS. Son todas aquellas erogaciones necesarias para que el objeto de las importaciones y/o exportaciones lleguen a su destino (acarreos, fletes, seguros, servicios complementarios, honorarios de las agencias aduanales, etc.)

3. DESARROLLO.

3.1. La descripción del procedimiento se muestra gráficamente en el anexo I diagrama de flujo.

3.2. Las Adquisiciones de materiales diversos, bibliográficos, equipos, mantenimiento de equipos y donaciones con proveedores extranjeros, implica el pago del importe de dichos materiales, bienes y servicios así como de los gastos aduanales y gastos complementarios que incrementan su costo. Lo anterior conlleva un considerable tiempo entre la fecha de pago y la recepción de los mismos en las instalaciones del ININ, por lo que es necesario el registro contable en cuentas de mercancías y equipo en tránsito.

3.3. RF recibe de AA el oficio solicitud de pago conjuntamente con la documentación soporte previamente autorizado presupuestalmente, para

la adquisición de materiales y equipos o mantenimiento de equipo, con PE, así como de las Agencias aduanales o proveedores de servicios en el caso de gastos complementarios. Anexo II

3.4. RF turna el oficio solicitud de pago al CG para su revisión, control y seguimiento.

3.5. CG recibe de RF el oficio solicitud de pago; revisa la documentación y lo envía a TC para su autorización presupuestal correspondiente.

3.6. TC envía de regreso a CG la solicitud de pago ya autorizada con su pasivo presupuestal respectivo. CG procede al registro contable dentro del SIIA para la emisión del pasivo contable y su orden de pago correspondientes. 3.7. CG una vez registrado lo envía al TC, para la emisión del giro, y/o

transferencia bancaria respectiva. ANEXO III

3.8. CG recibe de TC a través del ACG, el reporte de bancos diariamente, junto con los documentos de las instituciones bancarias correspondientes a la emisión de giros y/o transferencias bancarias que justifiquen el pago a PE, Agencias Aduanales, así como todas las erogaciones (GA y Gastos complementarios), derivadas de dichas adquisiciones y/o donaciones. 3.9. CG da seguimiento pormenorizado de todas las erogaciones derivadas de

las adquisiciones descritas y registradas en la cuenta de material y equipo en tránsito, en espera de la documentación original (factura del proveedor, nota de entrada de almacén, pedido, GA, etc.)

3.10. RF recibe de la RM oficio con la documentación original comprobatoria que ampara las erogaciones descritas en el punto 3.1.

3.11. RF envía al CG la documentación original comprobatoria de pagos, giros y/o transferencias bancarias.

3.12. CG recibe del RF la documentación original comprobatoria de pagos, giros y/o transferencias bancarias para su revisión, seguimiento y registro .Anexo IV

3.13. CG una vez revisada la documentación original comprobatoria de pagos a PE, de materiales diversos o bibliográficos y equipos (Factura, Nota de Entrada al Almacén, Pedido, etc.), así como de las erogaciones de gastos derivadas de dichas adquisiciones y/o donaciones (GA, traslados, permisos, etc.), si esta completa y cumple con los requisitos fiscales, efectúa los registros contables correspondientes, de lo contrario, es devuelta a AA para su revisión, una vez que se tenga toda la documentación original completa, será devuelta a CG para su registro, Anexo V

3.14. CG efectúa el control, seguimiento y registro contable de pagos totales a las Agencias Aduanales y elabora anualmente en base a los pedimentos definitivos o certificados, informe de impuestos y derechos de importación y exportación erogados durante el ejercicio, por rubros y por Agencia Aduanal para proporcionarlos a los Auditores Externos.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1. Departamento de Adquisiciones y Almacenes.

4.1.1. Solicitar por escrito los pagos parciales o totales para las agencias aduanales, proveedores extranjeros y proveedores de servicios y/o gastos complementarios.

4.1.2. Recabar la documentación original soporte para su pago y/o comprobación de los mismos y los envía a RF.

4.1.3. Tramitar ante las agencias aduanales las diferencias a favor del ININ.

4.2. Gerencia de Recursos Financieros

4.2.1. Recibir oficio de solicitud de pago así como la documentación soporte para la adquisición de materiales, equipos, servicios y agencias aduanales.

4.2.2. Turnar al CG oficio de solicitud de pago así como la documentación original comprobatoria para su revisión y control.

4.3. Departamento de Contabilidad General.

4.3.1. Recibir oficio de solicitud de pago así como la documentación original comprobatoria.

4.3.2. Registrar contablemente en el SIIA el pasivo contable y la orden de pago correspondiente.

4.3.3. Dar seguimiento pormenorizado de los gastos de importación y gastos complementarios.

4.3.4. Recibir documentación original de los pagos.

4.3.5. Revisar documentación comprobatoria y efectuar los registros contables por la adquisición de material, material bibliográfico y/o equipos, dentro del SIIA.

4.4. Departamento de Tesorería y Control Presupuestal

4.4.1. Elaborar el pasivo presupuestal correspondiente en SIIA

4.4.2. Elaborar, a través del Área de Caja General los cheques, Giros bancarios y/o transferencias bancarias.

4.4.2. Elaborar diariamente a través del Área de Caja el Reporte de Bancos anexando la documentación soporte.

5. REFERENCIAS.

5.1. Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental SHCP, Subsecretaría de Egresos, publicados en DOF, del 01/01/2002.

5.2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicada en DOF del 10/04/2003.

5.3. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en DOF del 04/01/2000.

5.4. Ley Aduanera, publicada en DOF del 15/12/1995.

5.5. Ley del Impuesto sobre la Renta, publicado en DOF del 01/01/2002.

5.6. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, H Congreso de la Unión, publicada en DOF, última reforma 10/04/2003.

5.7. Principios de Contabilidad Generalmente aceptados, editados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A. C. 19ª. Edición. Marzo del 2004.

5.8. Ley del Impuesto al Valor Agregado, 01/01/2002. 5.9. Código Fiscal de la Federación, 01/01/2002

6. ANEXOS.

Anexo I. Diagrama de flujo. Anexo II. Oficio solicitud de pago

Anexo III. Giro y/o transferencia bancaria

Anexo IV. Oficio de documentos comprobatorios

Anexo V. Documentos comprobatorios: notas de entrada, factura, pedido y documentos originales de gastos aduanales.

ANEXO I.-DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES RF CG TC I NO I SI INICIO

RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE PAGO, REVISA DOCUMENTACIÓN Y LO TURNA AL TC PARA

LAELABORACIÓN DEL PASIVO PRESUPUESTAL EN SIIA

ELABORA PASIVO PRESUPUESTAL EN EL SIIA.

ELABORA EL GIRO Y/O TRANSFERENCIA BANCARIA

REGISTRA CONTABLEMENTE LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL COMPROBATORIA DE PAGOS ASI COMO LAS EROGACIONES DE GASTOS DERIVADAS DE DICHAS ADQUISICIONES

FIN

DA SEGUIMIENTO PORMENORIZADO DE TODAS LAS EROGACIONES DERIVADAS DE LAS ADQUISICIONES DE MATERIAL Y EQUIPO EN TRANSITO, EN ESPERA DE LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL

RECIBE DE LA RF LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL COMPROBATORIA DE PAGOS A PE, ,AGENCIAS ADUANALES Y/O PROVEEDORES DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS, PARA SU REVISIÓN, SEGUIMIENTO Y REGISTRO

REGISTRA CONTABLEMENTE EL PASIVO Y ELABORA LA ORDEN DE PAGO EN EL SIIA DEL GIRO Y/O TRANSFERENCIA DE PE Y AGENCIAS ADUANALES. ES CORRECTA LA DOCUMENTACION REGRESA EL OFICIO AL DEPTO. DE ADQUISICIONES Y ALMACENES PARA RECABAR O ACLARAR LA DOCUMENTACIÓN ORIGINAL COMPROBATORIA RECIBE DE AA, OFICIO DE SOLICITUD DE PAGO CON DOCUMENTACIÓN SOPORTE Y/O OFICIO CON

DOCUMENTACIÓN ORIGINAL COMPROBATORIA TURNA OFICIO DE SOLICITUD DE PAGO AL CG PARA SU REVISIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO