ONEDRIVE®
Disco virtual en la nube para
almacenamiento de documentos,
compartirlos con otros usuarios y
realizar respaldos de información
importante. Capacidad en la
Javeriana de hasta 5,0 Terabyte
por usuario.
INGRESAR A
OFFICE 365®
Desde
http://micorreo.javeriana.edu.co
ingresa a O365 y escribe el nombre de tu
cuenta
institucional
. Recuerda incluir el nombre de usuario completo con
@javeriana.edu.co
. Si el
sistema lo requiere, haz clic sobre la opción
Cuenta Profesional o Educativa
.
1
ONEDRIVE®
INGRESAR A
ONEDRIVE®
Desde la
página inicial de Office 365
haz clic sobre el ícono
Onedrive
.
1
2
Espera un poco hasta que se visualice la
página principal
de Onedrive®. Oprime
Files
.
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ONEDRIVE®
SUBIR Y GUARDAR
DOCUMENTOS EN LA
NUBE.
Desde
Onedrive
oprime
New
y
Folder
para
crear una
carpeta y organizar
los documentos que vas a subir o
respaldar, finaliza oprimiendo
Create
. Haz
clic
sobre el
nombre de la carpeta nueva o en una existente para
seleccionarla y abrirla
.
1
2
Para subir un documento oprime
Upload
y
Files
, selecciona el
documento de tu equipo y oprime
Abrir
. Selecciona
Upload
y
Folder
para
subir los
documentos de una carpeta
completa
de tu equipo.
3
En la parte
ventana se muestra el
superior-derecha
estado de
de la
transferencia
del documento y se
indica al usuario cuando el proceso
finalizó.
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ONEDRIVE®
DESCARGAR O BAJAR
DOCUMENTOS DESDE
LA NUBE.
1
2
3
En la
parte inferior-izquierda
del navegador se
visualizará la descarga del documento
seleccionado. Si escogiste
varios documentos
Onedrive® descargará un único
archivo
comprimido ZIP
que contiene todos los
archivos.
Ingresa a
Onedrive
y haz clic sobre el
círculo
que
se visualiza cuando pasas el ratón por encima del
nombre del documento. Selecciona de esta
manera uno o varios documentos para descargar
a tu equipo.
Oprime la opción
Download
para comenzar a descargar los
archivos seleccionados.
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ONEDRIVE®
COMPARTIR MIS
DOCUMENTOS CON
OTROS USUARIOS.
1
2
Ingresa a
Onedrive
. selecciona una carpeta o un documento y oprime
Share
. Para
seleccionar el documento
pasa el ratón por encima del archivo
y haz
clic en el círculo
que aparece al lado izquierdo.
En la ventana
Share
haz clic sobre
Anyone with the link can view and
edit
y selecciona con un clic
la
forma de compartir el documento
.
•
Anyone:
Público, cualquier usuario que reciba el enlace
del documento puede visualizarlo o editarlo
•
People in Pontificia Universidad Javeriana:
Privado, solo
usuarios de la Universidad específicos que reciban el
enlace del documento pueden visualizarlo o editarlo.
•
Specific People:
Restringido. Solo los usuarios de la
Universidad o usuarios externos específicos que reciban
el enlace del documento pueden visualizarlo o editarlo.
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COMPARTIR MIS
DOCUMENTOS CON
OTROS USUARIOS.
3
4
Para compartir el documento de
manera pública (con cualquier usuario)
. Haga clic en la
ventana
Share
sobre
Anyone
.
Marque o desmarque
la casilla
Allow Editing
si
desea que el documento pueda ser editable
por los usuarios.
En
Set expiration
date puede incluir una
fecha
de vencimiento
para limitar el periodo de
tiempo que estará compartido el documento.
5
Oprima
Apply
para compartir el documento. Ahora
escriba las direcciones de correo electrónico de los
usuarios
que van
recibir el enlace público
del
documento compartido. Cualquier usuario que
tenga acceso a este enlace podrá visualizar o editar
el documento.
6
Oprima
documento a los usuarios vía correo electrónico.
Send
para enviar el
enlace público
del
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por usuario.
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ONEDRIVE®
COMPARTIR MIS
DOCUMENTOS CON
OTROS USUARIOS.
7
Para compartir el documento
solo a usuarios de la Universidad (se solicitará usuario y
contraseña)
. Haga clic en la ventana
Share
sobre
People in Pontificia Universidad Javeriana
.
Marque o desmarque
la casilla
Allow Editing
si desea que el documento pueda ser
editable por los usuarios.
9
Oprima
Apply
para compartir el documento. Ahora
escriba las direcciones de correo electrónico de los
usuarios
que van
recibir el enlace
del documento
compartido. Cualquier usuario de la Universidad
que tenga acceso a este enlace podrá visualizar o
editar el documento.
Oprima
Send
para enviar el
enlace
del documento a
los usuarios vía correo electrónico. Cuando los
usuarios ingresen al documento
se les solicitarán sus
credenciales institucionales
.
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por usuario.
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COMPARTIR MIS
DOCUMENTOS CON
OTROS USUARIOS.
Para compartir el documento
solo con determinados usuarios de la Universidad o externos (se
solicitará usuario y contraseña de Onedrive)
. Haga clic en la ventana
Share
sobre
Specific People
.
Escriba
las direcciones de correo electrónico
de los usuarios
que van
recibir el enlace
del
documento compartido. Solo los usuarios
relacionados podrán visualizar o editar el
documento.
Marque o desmarque
la casilla
Allow Editing
si
desea que el documento pueda ser editable por los
usuarios. Oprima
Apply
para compartir el
documento.
Oprima
Send
para enviar el
enlace
del
documento a los usuarios vía correo electrónico.
Cuando los usuarios autorizados ingresen al
documento
se les solicitarán sus credenciales
institucionales o personales de Onedrive®
.
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ONEDRIVE®
COLABORAR EN LÍNEA
(ACTUALIZAR DOCUMENTOS
ENTRE VARIOS USUARIOS)
Para hacer una colaboración, los usuarios o tu
mismo deben seleccionar el documento
pasando el ratón sobre el archivo y haciendo
clic sobre el ícono de los tres puntos (…)
o
clic
derecho.
Selecciona a continuación
Open o
Abrir
.
Elije ahora si abrirás el documento en la versión
Online
del programa de Office o en la
versión de escritorio
.
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2
3
1
Para
colaborar en línea
debes asegurarte que el documento que vas a trabajar esté guardado en
tu Onedrive®. Selecciona el documento (
solo de tipo Word, Excel y Powerpoint
) y compártelo
(modo editar) con los usuarios que van a realizar los ajustes en el documento.
4
Si elijes abrir el documento
en la versión de escritorio,
oprime
Abrir Office
(escritorio)
en la ventana de
advertencia que aparece y
acepta (botón Si o Aceptar)
la advertencia de seguridad
que muestra tu sistema.
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COLABORAR EN LÍNEA
(ACTUALIZAR DOCUMENTOS
ENTRE VARIOS USUARIOS)
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importante. Capacidad en la
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por usuario.
Si abres el archivo en la versión online
comienza a realizar los cambios
con
tranquilidad. En esta versión
los cambios se guardan automáticamente
y en línea.
4
5
Si estás colaborando en Word® online, en la
zona superior-derecha
de la ventana podrás ver los
nombres de todos los usuarios que
están realizando cambios simultáneamente
en el documento. En la
medida que se realicen estos cambios los vas a ir observando en el
archivo abierto en tu pantalla.
6
Si estás colaborando con la versión
de Office® de escritorio te
recomendamos
guardar
frecuentemente tu archivo
. En la
zona
superior-derecha
Word te
informa que estás colaborando con
varias personas.
ONEDRIVE®
Desde la página principal de Onedrive® (
clic en Files
) oprime el
ícono Sync
. Asegúrate tener
instalado en tu equipo
Office 2013 o 2016
para realizar este procedimiento.
En la ventana que visualiza el
sistema oprime
Sync now
1
2
3
Ahora se muestra una advertencia indicando que
abrirá el agente o cliente de Onedrive
de Office,
se
oprime el botón
AbrirOneDrive para … (escritorio)
Ahora se visualiza una ventana que muestra
la biblioteca de documentos de
Onedrive
donde se sincronizarán o respaldarán los archivos en la nube.
En esta ventana haz clic en
Cambiar
para
seleccionar
la ruta local
donde quedará ubicada
una carpeta en tu equipo que guardará los
archivos
que serán respaldados y sincronizados
con la nube. Oprime
Sincronizar ahora
.
4
RESPALDO (BACKUP) Y
SINCRONIZACIÓN DE
ARCHIVOS DEL PC A
LA NUBE.
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importante. Capacidad en la
Javeriana de hasta 5,0 Terabyte
por usuario.
ONEDRIVE®
RESPALDO (BACKUP) Y
SINCRONIZACIÓN DE
ARCHIVOS DEL PC A
LA NUBE.
El sistema realizará las últimas configuraciones y comenzará a copiar tus archivos, si existen. Es
posible que en este paso se te soliciten las
credenciales de la cuenta institucional
.
5
Desde el
Explorador de archivos
de tu PC ubica la
carpeta
Onedrive-Pontificia Universidad Javeriana.
6
Recuerda que
solo aquellos
archivos que estén ubicados en la
carpeta local de Onedrive de tu
PC serán respaldados y
sincronizados en la nube
.
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compartirlos con otros usuarios y
realizar respaldos de información
importante. Capacidad en la
Javeriana de hasta 5,0 Terabyte
por usuario.
ONEDRIVE®
En la página principal de Office 365® o de Onedrive®
haz clic sobre tu nombre
, ubicado
en la zona
superior-derecha
de la pantalla.
1
2
En la ventana
Mis Cuentas
que se ha desplegado
haz clic
sobre la opción
Cerrar sesión
.
CERRAR SESIÓN Y
SALIR DE FORMA
SEGURA
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importante. Capacidad en la
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por usuario.
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•
Para nombrar tus archivos en tus equipos o dispositivos no utilices caracteres especiales
como:
“ * : < > ? / \ | ~ # % & { }
•
No se admiten nombres de archivos que contengan cadenas de texto como
com# o lpt#
(donde # son dígitos del 0 al 9)
•
El número de caracteres máximo del nombre de tus archivos
no debe exceder los 400
caracteres
incluyendo los caracteres que hacen parte de la ruta de ubicación o nombres
de carpetas y subcarpetas.
•
El tamaño máximo de un archivo que puedes guardar en Onenote® es de
15 GB
.
•
En el modo de sincronización de archivos entre equipos o dispositivos y Onedrive® se
recomienda
sincronizar hasta un máximo de 100.000 archivos en una única biblioteca o
carpeta
, a partir de esta cantidad se pueden experimentar lentitudes considerables en el
proceso de sincronización.
•
Onedrive® no admite nombres de carpetas como:
_t _w o forms
.
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almacenamiento de documentos,
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realizar respaldos de información
importante. Capacidad en la
Javeriana de hasta 5,0 Terabyte
por usuario.
RECOMENDACIONES Y
RESTRICCIONES
Al momento de utilizar Onedrive® debes tener en cuenta las siguientes recomendaciones,
especialmente cuando
sincronizas información entre tus equipos y dispositivos con la nube:
ONEDRIVE®
TÉRMINOS Y
CONDICIONES DE USO.
Los
términos y condiciones de uso
que se detallan a continuación
regulan el uso
por parte de estudiantes, profesores y
empleados (en adelante EL USUARIO o LOS USUARIOS) de la aplicación Onedrive® de Office 365® en la Pontificia Universidad
Javeriana de Bogotá D.C. (en adelante LA UNIVERSIDAD)
1. Onedrive® (en adelante LA APLICACIÓN) es una herramienta informática de Office 365® de Microsoft® que permite a LOS USUARIOS almacenar, organizar y publicar en la nube archivos de datos y de multimedia por medio de un disco virtual al que se accede a través de una conexión a Internet y un sitio Web o desde un agente de sincronización instalado en los equipos de cómputo.
2. La APLICACIÓN provee un espacio de colaboración para la elaboración y edición de documentos, así como la posibilidad de compartir la información almacenada entre LOS USUARIOS internos de LA UNIVERSIDAD y los usuarios externos.
3. Adicionalmente, es una herramienta complementaria para la realización de respaldos para proteger la información importante o más sensible guardada en los equipos de cómputo de LA UNIVERSIDAD.
4. EL USUARIO tendrá un espacio máximo de almacenamiento de documentos en la nube o virtual definido por LA UNIVERSIDAD, a través de la Dirección de Tecnologías de Información – DTI, y de acuerdo con las especificaciones técnicas que ofrezca el fabricante
Microsoft. Inicialmente el espacio asignado para cada usuario será de 1,0 TB que podrá ser ampliado a 5,0 TB previa solicitud autorizada por la DTI.
5. Al instalar e ingresar por primera vez LA APLICACIÓN y comenzar a subir o descargar documentos EL USUARIO está aceptando los términos y condiciones de uso que se detallan a continuación. En caso de no estar de acuerdo con estos términos y condiciones absténgase de utilizar LA APLICACIÓN y proceda a desinstalarla inmediatamente.
6. El uso de LA APLICACIÓN está permitido sólo a estudiantes, profesores de planta y cátedra y empleados activos de LA UNIVERSIDAD que además tengan vigente una cuenta de correo electrónico institucional del dominio @javeriana.edu.co.
7. EL USUARIO a través de LA APLICACIÓN podrá almacenar, publicar, compartir y editar documentos que estén relacionados con sus actividades de gestión académica y administrativa de LA UNIVERSIDAD, es decir aquellos documentos o archivos que se requieren para el desarrollo normal de las actividades, funciones y responsabilidades de EL USUARIO en lo que tiene que ver con el estudio, docencia, investigación, servicio, administración y dirección.
8. Para el caso de profesores y empleados de planta el repositorio principal y seguro de la información relacionada con la gestión académica y administrativa de la Universidad es el equipo de cómputo o dispositivo institucional (PC, Portátil o Sistema de
Almacenamiento Institucional), por lo tanto EL USUARIO debe mantener siempre la versión original de su información actualizada en estos medios. LA APLICACIÓN es una herramienta complementaria para el respaldo, acceso compartido y trabajo colaborativo. 9. El uso de LA APLICACIÓN está prohibido para el ejercicio de cualquier actividad profesional y comercial privada o personal de EL
USUARIO.
10. Está prohibido almacenar, publicar, compartir y editar documentos en LA APLICACIÓN que sean considerados como material ofensivo y no adecuado o que atente contra la integridad, dignidad, honra o características propias de la individualidad de LOS USUARIOS y también de personas o entidades externas.
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por usuario.
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TÉRMINOS Y
CONDICIONES DE USO.
11. EL USUARIO debe abstenerse de compartir, publicar y difundir información o documentos de promoción y publicidad utilizando LA APLICACIÓN, salvo en los casos que exista una debida autorización por parte de una Unidad Académica o Administrativa de LA UNIVERSIDAD y haya sido formalmente informada la Dirección de Tecnologías de Información - DTI.
12. EL USUARIO no debe publicar, compartir y difundir información o documentos en LA APLICACIÓN que estén catalogados, etiquetados o anunciados como confidenciales, salvo expresa autorización dada por la autoridad correspondiente de LA UNIVERSIDAD.
13. El almacenamiento de documentos o archivos que hace EL USUARIO en LA APLICACIÓN, la publicación, envío, edición, recepción, uso compartido, etc. deberá cumplir en todo momento con las leyes y normas vigentes sobre derechos de autor y propiedad intelectual vigentes en la República de Colombia y también con aquellas leyes y normas internacionales a las que el País se ha acogido bajo convenios internacionales, por lo tanto, EL USUARIO no debe almacenar, publicar o compartir documento o archivos en LA
APLICACIÓN que infrinjan estas leyes y normas o convenios vigentes.
14. El tratamiento y uso de datos personales que sean almacenados, suministrados, distribuidos o tengan algún tipo de tratamiento desde LA APLICACIÓN quedará supeditado y deberá dar cumplimiento a lo previsto en las directrices de LA UNIVERSIDAD que se encuentran disponibles en: http://www.javeriana.edu.co/documentos/tratamiento_datos_personales.pdf y contar con el concepto previo o autorización de la Secretaría General de LA UNIVERSIDAD o de la autoridad designada.
15. EL USUARIO es el responsable por la asignación y administración de permisos o privilegios de consulta y edición de los documentos, archivos o cualquier información que publique en LA APLICACIÓN tanto con usuarios internos como externos.
16. EL USUARIO debe conectarse a través de Internet para utilizar LA APLICACIÓN, haciendo su mayor esfuerzo para disponer siempre de una conexión segura, estable, confiable y protegida con herramientas de seguridad como: Antivirus, Firewall, etc. Así mismo, EL USUARIO es responsable en todo momento de abrir y cerrar adecuadamente las sesiones de trabajo en LA APLICACIÓN con el fin de evitar accesos no deseados y no autorizados.
17. Las credenciales de conexión (nombre de usuario y contraseña) que le permiten a EL USUARIO utilizar LA APLICACIÓN son de uso personal e intransferible a terceros. Por lo anterior, EL USUARIO es el único responsable por toda la actividad y transacciones que se realicen en LA APLICACIÓN. LA UNIVERSIDAD no asumirá ninguna responsabilidad derivada de un uso inadecuado o ilegal de las credenciales del usuario.
18. LA UNIVERSIDAD podrá realizar, todas las veces que considere necesario, procesos de auditoría de seguimiento y revisión del historial de todos los documentos, archivos e información general, de cualquier formato digital, publicada o almacenada por LOS USUARIOS en LA APLICACIÓN.
19. LA UNIVERSIDAD podrá permitir el acceso o facilitará la entrega de información almacenada o publicada en LA APLICACIÓN a aquellas entidades legales que la requieran, previa solicitud formal o judicial.
20. LA UNIVERSIDAD podrá eliminar en cualquier momento la información almacenada en LA APLICACIÓN que incumpla o esté en contravía de estos términos y condiciones o de cualquier política, directriz o norma institucional vigente.
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por usuario.
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TÉRMINOS Y
CONDICIONES DE USO.
21. EL USUARIO debe cumplir y hacer cumplir la normas y lineamientos generales para uso adecuado de las tecnologías de información y comunicación de LA UNIVERSIDAD disponibles para consulta en http://www.javeriana.edu.co/usotics
22. LA UNIVERSIDAD podrá suspender o cancelar el uso de LA APLICACIÓN asignada a EL USUARIO en cualquier momento sin necesidad de aviso previo y especialmente en aquellos casos en donde se incumplan los términos y condiciones vigentes.
23. LA UNIVERSIDAD podrá actualizar y modificar en cualquier momento el contenido de estos términos y condiciones con el fin de mejorar o limitar el servicio que ofrece LA APLICACIÓN.
