ELABORADO POR:
MAURICIO ENRIQUE CAICEDO VERASTEGUI
APROBADO POR:
GERMAN RENE GARCIA GUZMAN FECHA: 19 de Junio de 2014 FECHA: Junio 27 de 2014
1. OBJETIVO
Garantizar a través del CAE la integración y simplificación de los trámites ante la administración pública y entidades privadas para la creación, constitución y formalización de empresas.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la elaboración y control de todos los servicios delegados por el estado Inscripción renovación, cancelación mutación de personas naturales o Jurídicas, proponentes, ESAL, así como la inscripción de libros y actas
los clientes, entidades públicas y privadas que tengan relación con el proceso de creación y legalización de empresas a través del CAE.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
CAE: Centro de Atención Empresarial: novedoso concepto de servicio, a través del cual la Cámara de Comercio se pone a disposición del sector productivo, para realizar en un solo lugar, un solo proceso, un solo día, un único requisito, todos los trámites que deben surtir los empresarios al momento de constituirse y formalizarse.
Información: Es el punto en el que el cliente establece el primer contacto una vez ingresa a las instalaciones de la cámara, define la competencia del servicio solicitado y asigna el turno.
Asesoría especializada: Brindar información de mayor profundidad y nivel de detalle sobre los requisitos, documentos, trámites, implicaciones, costos, etc., de los trámites de creación y constitución de empresas. Ventanilla única: Es el punto de pago al cual se debe dirigir cada empresario, una vez haya realizado sus
trámites relacionados con la constitución y legalización de empresas.
Terminales de auto consulta: Equipos de sistemas que facilitan las consultas directas, trámites virtuales o acceso a información, páginas Web, que se requieren durante el proceso de formalización.
Call Center: Punto de servicio a través del cual los clientes pueden obtener información y Asesoría en el proceso de creación de empresas.
Portal CAE: Herramienta que permite realizar la creación y formalización de las empresas de manera virtual. Webservice: Herramienta tecnológica que permite la comunicación directa con las distintas dependencias de
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A
CONTROLAR
1. Contacto con el cliente
El contacto con el cliente se da en tres formas para acceder a la información sobre creación de empresas:
- Telefónica a través del Call center, donde es atendido por el funcionario respectivo,
hasta donde sus
competencias lo permitan. - Otra a través del Call Center
donde se le brindará la información relacionada con los requisitos para crear empresa.
- Por último, puede obtener información a través del portal CAE. Informador – Secretaria Presidencia – Asesores especializados 2. Determinar la competencia
Si el cliente requiere los servicios de matrícula, el informador lo remite a:
a. Los módulos de auto consulta donde un Orientador, quien debe aplicar el protocolo de servicio, lo guiará para consultar los códigos CIIU, nombre comercial (homonimia), usos de suelo, auto liquidación previa del registro mercantil, marca, tramitación del RUT y NIT, información general y normativa de las Secretarías de Hacienda, Planeación, Gobierno, Salud, registro de entidades sin ánimo de lucro, registro mercantil, RUE, impuesto de Registro. Asuntos de índole comercial.
b. Asesoría especializada desde donde se apoyará al cliente a través de un Asesor Especializado para que diligencie de manera personal e independiente los formularios de matrícula y sus anexos, el RIP y el formulario de registro adicional con otras entidades, con la respectiva asignación del turno.
c. Utiliza el portal CAE para legalizar
Informador – Asesor especializado Formulario de registro adicional con otras entidades
ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A CONTROLAR y formalizar su inscripción
d. Se inicia el procedimiento establecido para registros públicos.
3. Atender y responder la consulta
A partir de sus necesidades, el cliente es atendido por un asesor especializado quien lo orientará de acuerdo con sus competencias para la creación de empresas, aplicando la lista de chequeo para creación de empresas. Asesor especializado RP-OTR-001 Lista de chequeo para creación de empresa 4. Radicar la consulta y hacer seguimiento
El Asesor o el Abogado que atiende la consulta debe registrar los datos del cliente en el en el formatos de Control de Asesorías, para su posterior seguimiento y determinar el nivel de satisfacción con la asesoría prestada.
Continúa con el proceso de registros públicos para radicar, liquidar y
recaudar los derechos
correspondientes, al igual que para digitalizar, estudiar y digitar los documentos. Asesor Especializado RP–FRT-013 Control de Asesorías 5. Solicitar asignación NIT e indexación al sistema de Registros Públicos
Una vez atendido el empresario por el Asesor Especializado, se lleva a cabo el trámite del PRERUT y de manera automática la DIAN asigna el NIT.
Recibido el número de NIT se indexa automáticamente la información al SIREP. Asesor Especializado 6. Reporte informe a las entidades del Estado
Al recibir la asignación de NIT de la DIAN para las nuevas empresas, reporta a través del Webservices, a las entidades adscritas al convenio la información pertinente:
- Secretaria de Hacienda municipal para el registro en industria y Comercio.
- Oficina Asesora de Planeación municipal para reporte de creación nueva empresa
- Secretaria de Gobierno municipal para visitas posteriores de control y vigilancia
- Secretaria de Salud municipal para visitas posteriores de control y
Director Jurídico y de Registros Coordinador de Sistemas. Asistente de archivo
ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO VARIABLE A CONTROLAR vigilancia.
- SIC: cuando se trate de registro de marca, el Abogado debe enviar mediante comunicación escrita el acuse de recibo a la SIC la documentación presentada por el cliente, cuando sea solicitado a través del CAE.
Una vez cumplidos los pasos anteriores, el Director Jurídico y de Registros Públicos debe monitorear y hacer seguimiento al proceso a través de los indicadores de gestión, el análisis estadístico de datos, el análisis del producto no conforme, las sugerencias, quejas y reclamos, los resultados de las auditorías internas, etc.
7. Entrega de certificado y
RUT
El cliente solicita en las ventanillas únicas el pago y expedición del certificado de matrícula mercantil, así como la expedición del RUT, cuando se trata de personas naturales. Para el caso de personas jurídicas, el RUT lo oficializa ante la DIAN, una vez ha realizado la apertura de la cuenta bancaria.
Ventanilla Única - Cajeros
8. Realizar mejora continua
El Director Jurídico y de Registros con base en la información analizada y las decisiones de la revisión del SGC por la alta dirección, debe implementar las acciones correctivas, preventivas y de mejora, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Director Jurídico y de Registros
5. CONDICIONES GENERALES
Para todos los efectos los funcionarios que atienden este servicio deben aplicar los protocolos de servicio y la lista de chequeo para creación de empresa, con el fin de garantizar que se suministre integralmente la información al cliente sobre los requisitos, trámites, obligaciones y derechos que tiene el empresario al crear, constituir y formalizar empresa.
Igualmente, todos los funcionarios deben Promocionar y divulgar con el cliente, los canales de relacionamiento o contacto a través de los cuales el mismo puede obtener información sobre el proceso de creación, constitución y formalización de empresa, con el fin de garantizar que se suministre integralmente la información al usuario sobre los requisitos, trámites, obligaciones y derechos que tiene el empresario al crear, constituir y formalizar empresa.
5.1.1. Trámites Front Office: A) Consultas previas
Consulta de tipo de empresa
Consulta de homonimia (nombre) para personas naturales o jurídicas Consulta de marcas
Consulta de Código CIU (actividad económica) Consulta usos del suelo
Simulador de pagos (incluye tarifas) Consulta de condiciones de seguridad consulta de condiciones de sanidad
Consulta de normatividad y trámites de Hacienda Consulta de normatividad del P.O.T.
B) Diligenciamiento: Minutas Trámites DIAN Registro mercantil C) Formalización: Impresión de formularios
Pasos a seguir dentro del proceso de formalización Estado del proceso
5.1.2. Trámites en Back Office:
A) Comunicación de información sobre las nuevas empresas constituidas a las dependencias de la administración municipal adscritas al convenio.
Proceso de digitación de la información del cliente Solicitud de asignación de NIT
Envío de archivo a través del Webservice B) Trámites internos de registro:
Venta e inscripción de libros de comercio. Registro minuta de constitución
Indexación del NIT al certificado y entrega al cliente Continuación con el proceso de registros públicos
El control, seguimiento y validación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso de asesoría empresarial, para el procedimiento de constitución y legalización de empresas, se cumple en el momento de prestar la asesoría, a través del registro en el formato RPT–FRT-013 Control de Asesorías por cada uno de los asesores especializados que atiende la consulta o entrega la información solicitada por los clientes.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
INFORMADOR ASESOR ESPECIALIZADO DIRECTOR JURIDICO / COORD. DE SISTEMAS VENTANILLA Contacto con el cliente Determinar competencia Radicar la consulta y hacer seguimiento Solicitar asignación NIT e Indexación al sistema de Registros Públicos Reporte informe a las entidades del estado Realizar Mejora Continua Fin Inicio Entrega de Certificado y RUT6. REFERENCIAS
6.1. REGISTROS- Radicación de asesorías empresariales
- Formulario adicional de registros con otras entidades - Registros en el SIREP
- Estadísticas del Digiturno
6.2. DOCUMENTOS - Manual de calidad
- Procedimiento de Registros Públicos
- Procedimiento para constitución y legalización de empresas - Tarifas
- Página Web y portal Nacional CAE
- Normatividad legal existente en las entidades el estado del orden nacional, departamental y local para la constitución de empresas.
- Manual del usuario portal nacional de creación de empresas - Protocolo de servicios.
- Lista de chequeo para creación de empresas.
- Matriz de relacionamiento del CAE con entes externos.
- Matriz para levantamiento del proceso de matrícula de persona natural y persona jurídica. - Control de asesorías
- Registro de Información Tributaria RIT
7. ANEXOS
Anexo 1. RP–FRT-013 Control de Asesorías
Anexo 2. RP-OTR-001 Lista de chequeo para creación de empresa
8. CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN DESCRIPCION FECHA
