Consulte el listado maestro para verificar la versión actualizada del documento

(1)

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SECCIÓN 1

Código: FS.933 Versión: 7.0

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CONTABILIDAD Fecha: 16/03/2020

Página 1 de 6

Consulte el listado maestro para verificar la versión actualizada del documento

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CONTABILIDAD

TIPO DE PROCESO (Al cual se

asocia el cargo) DE APOYO

PROCESO AL QUE PERTENECE: GESTION FINANCIERA

NIVEL: ADMINISTRATIVO

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ASISTENTE DE CONTABILIDAD Jefe Funcional

COORDINADOR DE CONTABILIDAD Jefe Jerárquico

CARGOS QUE COORDINA NINGUNO

NIVEL DEL RIESGO ARL IV

PROPÓSITO PRINCIPAL: Apoyar los procesos administrativos del área de contabilidad de acuerdo con los procedimientos establecidos por de la empresa Flota Sugamuxi S.A.

2. FUNCIONES DEL CARGO

Recibir las cuentas enviadas por los agentes comerciales, verificando las consignaciones. Revisar planillas y tiquetes verificando el valor y el número del vehículo que realizo la ruta. Digitar las planillas en el software que este implementando la organización.

Verificar la información de los estados de cuenta, ventas, gastos, y consignaciones en la plantilla de resumen diario de cada agencia.

Recibir las facturas de combustible de las diferentes estaciones de servicio.

Verificar con el sistema el número interno y placa de vehículo, digitar en la plantilla Excel los Boucher respectivos a cada vehículo, para el respectivo pago.

Realizar el descuento al final de cada mes, el suministro de combustible de los vehículos asociados a la organización. Suministrar extractos de los vehículos asociados a la organización, al final de cada mes.

Contabilizar consignaciones de agencias, pertenecientes a la organización.

Contabilizar extractos correspondientes a las diferentes líneas de servicio que presta la empresa.

Realizar otras funciones de oficina como: mantener el archivo y sistemas de registro, completar informes y atender solicitudes de clientes.

Aplicar la política y los lineamientos de calidad establecidos por la organización. Conocer y entender la política y objetivos de calidad de la organización. Aplicar la política y los lineamientos de calidad.

(2)

Página 2 de 6

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

2.2. RESPONSABILIDADES EN CUANTO AL SISITEMA DE GESTION DE CALIDAD

Controlar los documentos internos y externos del SGC necesarios para la ejecución de su actividad dentro de su área de responsabilidad

Mantener el archivo personal organizado

Controlar los registros (papel o medio magnético) que resulten del desarrollo de sus actividades (establecer, recolectar, almacenar y proteger, controlar la disposición final)

Identificar los riesgos o no conformidades potenciales en los procesos a su cargo y evaluar sus causas, determinar e implementar acciones preventivas para evitar no conformidades en los procesos administrativos y/o operativos. Definir e implementar acciones correctivas a no conformidades detectadas en los procesos administrativos y/o operativos a su cargo

Identificar los riesgos o no conformidades potenciales en los procesos a su cargo y evaluar sus causas, determinar e implementar acciones preventivas para evitar no conformidades en los procesos administrativos y/o operativos. Conocer y aplicar la política y objetivos de calidad

Aportar desde su cargo al logro de los objetivos y metas de la organización.

2.3 RESPONSABILIDADES EN CUANTO AL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

Procurar el cuidado integral de su salud.

Suministrar información Clara, veraz y completa sobre su estado de salud

Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo Hacer uso adecuado de los Elementos de Protección Personal y demás equipos que le sean suministrados. Informar oportunamente al Coordinador del SG-SST o COPASST acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo

Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del SG-SST

Participar en la elección del COPASST

Participar en las actividades que definan los grupos del COPASST (incluye hacer sugerencias) comité de convivencia y brigadas de emergencias

Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.

(3)

Página 3 de 6

Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato (reporte de actos y condiciones inseguras). Igualmente plantear acciones correctivas y preventivas de lo reportado.

Reportar de manera inmediata al coordinador de seguridad y salud en el trabajo y a su jefe inmediato, todo incidente o accidente de laboral en el que se encuentre involucrado.

Efectuar las inspecciones pre operativas de herramientas y equipos a su cargo según procedimientos de la empresa

2.4 RESPONSABILIDAD EN CUANTO AL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL

Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de seguridad vial.

Cumplir y velar por el cumplimiento de los programas que se definan dentro del sistema de gestión de seguridad vial.

Plantear medidas preventivas y correctivas para el garantizar un adecuado comportamiento humano de nuestros trabajadores en materia de seguridad vial, participar en la construcción de los planes de acción y revisar la eficacia de las medidas que ya han sido implementadas.

Reportar y/o corregir inmediatamente y sin demora cualquier acto inseguro por parte de los trabajadores que pueda ocasionar accidentes viales.

Participar activamente en la investigación de incidentes y accidentes viales y ejecución de planes de acción (si está involucrado en el evento)

Asistir a las capacitaciones y actividades programadas por la empresa para la sensibilización en seguridad vial Acatar las políticas internas de la empresa según el actor vial al que corresponda.

Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos viales, en el diseño y aplicación de la encuesta, para el levantamiento de dicha información.

Identificar los riesgos en seguridad vial en sus desplazamientos in itinere y en misión (si aplica)

AUTORIDADES DEL CARGO

(4)

Código: FS.933 Versión: 7.0 AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CONTABILIDAD Fecha: 16/03/2020

Página 4 de 6

SECCIÓN: 2 DE ESTE DOCUMENTO ES SOLO PARA CONSULTA DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO Y EL COMITÉ DE SELECCIÓN, ESTÁ PROHIBIDA SU DIVULGACIÓN

PERFIL REQUERIDO 3.1 CONOCIMIENTOS

I. NIVEL ACADÉMICO II. CAPACITACIÓN DESEADA

Técnico, Tecnólogo, administración de empresas en contabilidad y finanzas.

Nota: Puede ser profesional en estas áreas y tener experiencia en el área de transportes mínima, la elección se realiza a criterio de la Junta Directiva.

N/A

III. CONOCIMIENTO INDISPENSABLES IV. COMPETENCIAS CERTIFICADAS REQUERIDAS _{INHERENTE AL PUESTO}

En sistemas ofimáticos. N/A

3.2 EXPERIENCIA

Mínimo 6 meses de experiencia en cargos similares.

3.3 REQUISITOS DE EDAD 3.4 SEXO

N/A N/A

3.4 COMPETENCIAS PSICOLÓGICAS REQUERIDAS

COMPETENCIAS BÁSICAS NIVEL DE RELEVANCIA Capacidad de servicio público

Buenas relaciones interpersonales Facilidad de expresión

Sentido de pertenencia

MÍNIMO MEDIO MÁXIMO

X X X

X

COMPETENCIAS GENÉRICAS NIVEL RE RELEVANCIA

Capacidad para trabajo en equipo Manejo de personal

Liderazgo

Estabilidad emocional Toma de decisiones

X X X

(5)

Página 5 de 6

X

Adaptación al medio a las normas X

COMEPTENCIAS PERSONALES NIVEL DE RELEVANCIA

Motivación laboral Organización y disciplina

Funciones ejecutivas (memoria, atención, orientación en tiempo, lugar y persona) Vitalidad

Capacidad de trabajo bajo presión y tolerancia

X X X X X 4. ENTRENAMIENTO EN EL CARGO

- Procedimientos inherentes al cargo

5. CONDICIONES Y RIESGOS OCUPACIONES Riesgos biológicos: N/A

Riesgos Físicos: N/A

Riesgos Químicos: N/A

Riesgos psicosociales: Gestión organizacional (estilo de mando, participación, manejo de cambios),

Características de la organización del trabajo (demandas cualitativas y cuantitativas de la labor), Condiciones de la tarea (carga mental, contenidos de la tarea, monotonía, etc), Jornada de trabajo (pausas, rotación, horas extras)

Biomecánicos: Postura (prolongada), Movimientos repetitivos,

Condiciones de seguridad: superficies de trabajo (deslizantes, con diferencia del nivel)

(6)

Página 6 de 6

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio

1.0-04 26-10-2011 Creación y actualizaciones

5.0 01-08-2014 Cambio de nombre de auxiliar de transporte, modificaciones al formato, actualización y _{complemento del perfil.} 5 06/06/2015 Cambio de código

5 21/12/2017 Cambio de código y revisión general del documento

6 _27/06/2018 Se revisa con la finalidad de verificar el cumplimiento con la norma ISO 9001:2015, se _{ajusta la sección habilidades se agregan las responsabilidades en cuanto al PESV.} 7 09/07/2019 Modificación de formato (Se ajustan sección1 y sección 2), Actualización y

complemento del Perfil.

7 16/03/2020 Se realiza revisión y actualización del documento.

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Julián Andrés Martínez Aprendiz Sena

Ing. Fabián Rodríguez Coord. De Calidad Doc. Eliana Salazar

Leidy Ávila Jefe de Talento Humano Doctor Emiliano Ramírez

Sub. Administrativo Leidy Rodríguez

Coord. SST

Ing. Oscar Cuadros Quiroz Gerente General