Realizar inventarios. Instrucciones

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Realizar inventarios

Instrucciones

AM System (España) 2015

www.amsystem.es

14 diciembre 2015

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AM System. Software profesional

Avenida Ejército Español 22, 23005, Jaén, España

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Instrucciones para realizar inventarios

El stock actual de un artículo podemos verlo en su ficha, al realizar una selección de artículo en un documento de entrada/salida o mediante informes. Si el stock no fuera correcto deberíamos ejecutar la opción de Recalcular Stock. Al entrar a esa utilidad podremos elegir entre tres modalidades:

- Rápido: toma como valores iniciales los datos almacenados en un histórico considerados como válidos y a partir de ahí tiene en cuenta las entradas y salidas de cada artículo. - Completo: coge la información final del ejercicio anterior, la considera como valor inicial y

comienza a calcular teniendo en cuenta todos los movimientos realizados en el presente ejercicio.

- Pendientes: sólo revisará los movimientos pendientes de calcular stock.

Otra comprobación que deberíamos realizar es que el stock actual sea el stock inicial más las entradas menos las salidas, verificando que el número de unidades de los movimientos coincida con las unidades de entrada/salida. Si no fuera así deberemos ponernos en contacto con nuestro proveedor para encontrar el motivo (existencias de tipo “1”, movimientos sin control de stock, artículo con Ficha de Almacén, …)

Si aun así el stock no es el que debiera, podemos hacer movimientos de inventario para indicar las existencias deseadas.

Para realizar el recuento de las existencias se suele emplear un informe de artículos el cual se puede obtener en Informes->Ficheros->Artículos->Catálogo o cualquier informe de inventario que se obtiene por Informes->Ficheros->Artículos->Inventario … realizando los filtros deseados. Con ese informe podemos ir al almacén y anotar el stock actual de cada artículo. También podemos emplear un dispositivo de captura de datos o un terminal que tenga instalado el programa Am/Inventario. La primera opción implica que todos los artículos deben estar dados de alta en el sistema ya que, al volcar la información al Pc, los códigos de los artículos no existentes no se incluirán en el inventario. La segunda opción es más práctica porque al leer el código del artículo el sistema le indicará el nombre como medida de verificación.

Una consideración muy importante a tener en cuenta a la hora de introducir el recuento de los artículos es la fecha de inventario. La opción de Recalcular Stock considerará como último movimiento del día los movimientos de inventario. Por ello se recomienda realizar el inventario en una fecha sin movimientos de entrada/salida o poner la fecha anterior al recuento, como se hubiera realizado el recuento el día anterior después de cerrar.

La introducción del recuento se hace en Procesos->Gestión de Almacén->Inventarios, al acceder a esa opción el sistema propone la fecha actual, si modificamos dicha fecha, aparecerá una casilla de verificación solicitando si no deseamos que el sistema recalcule el stock a la fecha indicada. Si se opta por marcarla o no se modifica la fecha del inventario, el programa propondrá el stock y precios medios que tenga almacenados en la ficha de cada artículo, en caso contrario, se calculará el stock y precios medios hasta la fecha indicada.

El inventario no tiene por qué hacerse de la totalidad de los artículos creados, podemos hacer inventarios por familias, proveedores o de algunos artículos concretos y realizar inventarios con la periodicidad que mejor se adapte a nuestras necesidades.

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Seguidamente entramos a una pantalla dónde se mostrará el código, fecha y otros datos de todos los inventarios realizados en la empresa actual y contabilidad seleccionada. La selección de la contabilidad dependerá si tenemos stock sólo en la contabilidad “0” o por el contrario también en la “1”. En caso de tener stock en la contabilidad “1” es recomendable realizar el inventario teniendo activada la contabilidad “2”. La diferencia en tener seleccionada la contabilidad “2” en vez de “0” ó “1” es que con la “2” el sistema permitirá introducir el stock en las tres contabilidades (“0”, “1” y “2), mientras que con “0” ó “1” sólo se podrá introducir el stock en la contabilidad marcada.

Si lo que queremos hacer es un nuevo inventario pulsaremos en el botón “Nuevo”, si lo que queremos es consultar/modificar/eliminar uno existente, nos situaremos con el cursor en la fila correspondiente y pulsaremos el botón “Consultar” para acceder a la pantalla de introducción de artículos.

Los campos y casillas de verificación que aparecen en la parte superior de la pantalla son los siguientes:

- Referencia: es el código del inventario. Es correlativo independientemente de la contabilidad del inventario.

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- Fecha de Inventario: es la fecha del recuento del inventario.

- Tarifa Valoración: podemos indicar la tarifa de venta a la cual queremos que nos valore los ajustes realizados. En caso de no poner nada el sistema propondrá el precio medio del almacén.

- Permitir edición Precios Ajuste: si se marca esta casilla podremos cambiar el valor del precio de ajuste propuesto por el sistema en cada línea.

- Activar Precios Medios: el marcar esta casilla implica que se podrá indicar el Precio Medio del artículo y dicho valor pasará a ser el nuevo Precio Medio a partir de la fecha del inventario. No es aconsejable marcarla si no estamos seguros de querer modificar los precios medios de los artículos.

- Activar Lotes: al marcar la casilla aparecerá una pantalla mostrando un ejemplo de cómo realizar los movimientos de artículos con lotes. El orden de las líneas no es importante, basta saber que las líneas en las que no se introduzca “Lote” el stock introducido lo considerará como el total de todos los lotes y las líneas con “Lote” modificará el stock del lote introducido. Si vamos a inventariar artículos con “Lote” recomiendo realizar primero un proceso de Cierre de Lotes con los “Lotes” que ya no tengamos en stock y supongamos que no vamos a trabajar más con dichos “Lotes”. El proceso de Cierre de Lotes genera un ajuste del lote cerrado para dejarlo a cero y además lo marca como “no disponible” para no proponerlo en los listados y selectores.

- Almacenar Movimientos sin Ajuste: es recomendable tener marcada esta casilla. Desmarcarla implica que no se guardarán los movimientos de inventario en los que el ajuste de stock sea cero. Yo prefiero marcarla aunque eso repercuta en el aumento de tamaño de la base de datos. No marcarla puede inducir a dudas sobre si se introdujeron líneas de inventario que, al no guardarlas, ahora no se visualizan en la rejilla.

- Stock Contabilidad 0 Optimizado: esta casilla sólo aparece en los inventarios realizados con la contabilidad “2”. El tenerla marcada implica que, al poner valor en la columna

“Inventario Unidad x”, el sistema repartirá el stock introducido entre las columnas “Inventario (0)” e “Inventario (1)” dando prioridad a la columna “Inventario (0)” para que su stock sea positivo.

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- Código: es la referencia o código del artículo. Si se introduce un código de barras, el sistema buscará el código del artículo al que pertenece y sustituirá el código de barras introducido por la referencia localizada.

- Nombre: es la descripción del artículo.

- Lote: si hemos activado la casilla “Activar Lotes” podremos introducir el “Lote” del artículo. - Precio Medio: si se tiene activada la casilla “Activar Precios Medios”, el valor introducir en

esta columna pasará a ser el nuevo precio medio del artículo a partir de la fecha del inventario. No se guarda el valor cero como precio medio.

- Aut.: por defecto el valor aparece marcado. Sirve para que el programa respete o no el valor introducido de “Precio de Ajuste” en una futura consulta o modificación del inventario actual. Si se desmarca no se modificará, en caso contrario el sistema podría mostraría un nuevo valor si hubieran cambiado las condiciones con respecto a la creación del inventario.

- Precio Ajuste: propondrá el precio de venta indicado en la cabecera del inventario, si no hubiera tarifa de venta se propondrá el precio medio a la fecha del inventario.

- Importe Ajuste Valoración: es el resultado de multiplicar el “Precio de Ajuste por las unidades calculadas en “Ajuste”.

- Stock Unidad x: no se permite modificar e informa del stock que el programa tiene calculado hasta la fecha del inventario.

- Ajuste Unidad x: tampoco se puede modificar y mostrará la diferencia de unidades entre las columnas “Inventario Unidad x” y “Stock Unidad x”. Será el número de unidades que ajustará para poner el stock correcto y el valor que se mostrará en los informes de movimientos. El valor de esta columna podrá variar al ejecutar el proceso de Recalcular Stock, ya que si el sistema le asigna un nuevo valor al stock actual a la fecha del inventario, también se calculará el ajuste según el stock de inventario. Me explicaré con un ejemplo: tenemos el artículo A con un stock en almacén de 10 unidades y el programa indica que tenemos 4, realizamos un inventario diciendo que tenemos 10 unidades y se hará un ajuste de 6 unidades positivas. Si posteriormente encontramos que nos faltaba por introducir un albarán de compra de 6 unidades del artículo A y lo grabamos, el sistema indicará que tenemos en el almacén 16 unidades, 10 del inventario más 6 del nuevo albarán. Al recalcular stock el sistema verá que en la fecha del inventario debía haber 10 unidades y como indicamos que teníamos 10 unidades, el ajuste pasará a ser cero.

- Inventario Unidad x: en esta columna se introduce el stock real y propondrá el mismo valor de “Stock Unidad x” pero deberemos modificarlo si no fuera correcto.

- Stock (0): no se puede modificar y mostrará el stock de la contabilidad “0” que tenga registrado el sistema.

- Inventario (0): es el stock que queremos asignarle para la contabilidad “0” y propondrá el valor de la columna “Stock (0)”.

- Stock (1): no se puede modificar y mostrará el stock de la contabilidad “1” que tenga registrador el sistema.

- Inventario (1): es el stock que queremos asignarle para la contabilidad “1” y propondrá el valor de la columna “Stock (1)”.

Dependiendo de la contabilidad con la que estemos creando/modificando el inventario habrá columnas que se muestren o no. También debemos tener en cuenta que si el artículo tiene definida más de una unidad de stock (por ejemplo cajas y unidades), el sistema duplicará las columnas por cada unidad de stock.

Si el inventario es de la contabilidad “2” es recomendable no modificar el valor de la columna “Inventario Unidad x” y poner los valores deseados en las columnas “Inventario (0)” e “Inventario (1)”,

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una vez completados esos datos el programa sumará ambas columnas y pondrá el resultado en “Inventario Unidad x”. Por lo general cuando hacemos un recuento no sabemos cuántas unidades corresponden a cada contabilidad, por lo que pondremos el total de unidades en “Inventario (0)” y el valor cero en “Inventario (1)”.

La introducción de los artículos puede hacerse manualmente introduciendo o localizando el código del artículo, mediante un fichero generado desde un terminal o mediante la carga según los filtros establecidos. La forma manual simplemente es la introducción de artículo y el resto de columnas.

La opción de cargar los artículos permite mostrar los artículos filtrados y modifica el stock si fuera necesario. Para cargar los artículos según un filtro previo es necesario pulsar el botón Artículos.

Una vez pulsado dicho botón aparecerá una pantalla en la que podremos filtrar y seleccionar los artículos deseados. Tras aceptar el filtro aparecerá otra pantalla en la que podremos marcar otras condiciones para la carga de los datos:

- Cargar Sólo Artículos con Ficha de Almacén: si se marca sólo cargará artículos que hayan tenido algún movimiento de entrada/salida, esto es, los nuevos artículos creados no tienen información de ficha de almacén hasta que no hayan tenido algún movimiento de

entrada/salida y, si tenemos marcara la casilla no se cargarán en la rejilla de inventario. - Aplicar Asistente de Selección de Artículos (Movimientos): el marcar ésta casilla implica que deberemos hacer otro filtro en el que podremos acotar entre fechas si los artículos seleccionados previamente han tenido o no movimientos de inventario. Puede servirnos para hacer un inventario con los artículos que no/si hayan tenido movimientos de inventario entre las fechas indicadas. Si en su día se hizo un inventario completo de todos los artículos, es muy posible que no hubiéramos incluido en ese inventario los artículos que no tuvieran existencias al no verlos en el almacén. Por ello podremos filtrar marcando “Sin Movimientos de Inventario” y realizar un inventarío para poner a cero el stock de esos artículos.

La opción más cómoda es la de recogida de datos mediante un fichero. El fichero debe ser de “texto plano” y contener la información correspondiente a Referencia del Artículo o Código de Barras del Artículo y las Unidades de Existencias, cada campo debe estar separado por un carácter separador, por lo general se utiliza “;” (punto y coma). La estructura del fichero se define en Ficheros->Auxiliares->Artículos->Configuración Ficheros Captura. Los códigos de configuración del 1 al 10 están reservados por el programa, por lo que deberemos comenzar desde el número 11.

Para incorporar un fichero en el inventario debemos pulsar el botón Ficheros tras lo cual aparecerá una pantalla para seleccionar el/los fichero/s con el recuento de los artículos.

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Los pasos a seguir en esta pantalla son Insertar Fichero, donde se localizan y seleccionan los ficheros a incorporar y Generar Carga, que es donde procesa la información y la pasa a la rejilla del inventario. Eliminar Fichero permite eliminar de la lista un fichero insertado y Consultar Datos muestra los datos contenidos en los ficheros insertados. Generar Carga actúa de manera diferente dependiendo de las marcas de las casillas situadas en la parte superior:

- Todos los registros de la misma referencia serán tratados como un único registro por la totalidad de los recuentos: tal y como indicar unificará en una sola carga todos los ficheros incluidos y sumará las unidades de los artículos con la misma referencia.

- Invertir el signo de las cantidades registradas: para los inventarios ésta casilla debe permanecer desmarcada. Tiene su utilidad al incorporar el fichero de recuentos en albaranes de entrada/salida.

Al pulsar Insertar Fichero aparece un selector con los distintos formatos de capturas definidos, como dije antes, los códigos del 1 al 10 son preestablecidos por el programa. De momento sólo tenemos dos formatos:

- 1 Sistema Inventario AM/System (PSION): para los ficheros descargados por un terminal PSION y el programa Am/Inventarios creado para ese tipo de dispositivo.

- 2 Sistema Captura General AM/System: este tipo de fichero se crea desde listados de inventarios del menú Informes->Ficheros->Artículos->Listado de Inventario … que explicaré más adelante. Es útil para realizar inventarios de los artículos que previamente hemos listado.

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Con cualquiera de las tres formas de hacer inventarios, al confirmar, el programa revisará si se han introducido diferentes líneas con la misma referencia de artículo y en caso afirmativo preguntará si deseamos que se sumen. Si respondemos negativamente el sistema guardará las líneas repetidas de manera independiente pero sólo considerará la última línea del artículo como es stock válido.

Tras confirmar el inventario podemos editarlo, eliminarlo o imprimirlo. La impresión permite seleccionar dos posibilidades: imprimir un informe de los datos introducidos o imprimir un informe de los ajustes realizados. El informe de ajustes permite filtrar por movimientos de ajustes y seleccionar el tipo de valoración de esos ajustes. Observará que en el informe de ajustes las unidades de ajuste aparecen con signo cambiado, esto es, el ajuste positivo se imprimirá como negativo y viceversa. El motivo es para valorar el total de variación existente.

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Otros botones que se muestran en el inventario son: - Sin Ajuste: elimina las líneas cuyo ajuste sea cero.

- Poner a 0: pone a valor cero las columnas “Inventario …” de todas las filas.

- Revalorar: cambia el valor de la columna “Precio Ajuste” según la tarifa que se haya indicado en “Tarifa Valoración”.

- Fecha: permite modificar la fecha del inventario y recalcula los nuevos ajustes. - Almacén: sirve para seleccionar el almacén del inventario.

- Selector/Consultar: este botó puede tener dos valores dependiendo de si estamos en el selector de inventarios o en la pantalla de inventario. Selector permite volver a la pantalla de selección de inventarios y Consultar nos lleva al inventario marcado en el selector. - Utilidades: este botón mostrará las distintas utilidades que el sistema vaya incorporando al

programa. Dependiendo de la contabilidad del inventario se mostrarán más o menos opciones.

Hemos visto cómo imprimir un listado de los ajustes del inventario introducido. En caso de haber realizado la introducción del recuento en varios inventarios diferentes, podremos obtener un informe globalizado de los ajustes y valoración de ese conjunto de inventarios filtrados entre fechas. Para obtener el informe debemos ir a Informes->Ficheros->Movimientos de Almacén. Los ajustes negativos los considerará como Salidas y los positivos como Entradas.

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Ya hemos visto cómo se introducen e imprimen los recuentos de inventarios, ahora vamos a explicar cómo se obtiene el informe de stock y valoración de nuestro almacén en una fecha concreta. En

Informes->Ficheros->Artículos tenemos diferentes informes de inventarios que el programa propone. La forma de obtener el listado es la misma para todos ellos, la diferencia está en la información que muestra y la petición o no de valoración. Voy a centrarme en el más utilizado que es el Listado de Inventario simple (Valorado). Al acceder a cualquiera de ellos nos aparece una pantalla solicitando la fecha y número de almacén. En Fecha pondremos la fecha del stock a imprimir y en Almacén el número de almacén del cual queremos la información (nada en Almacén implica a todos los almacenes). Si modificamos la fecha propuesta o indicamos un número de almacén, el sistema lanzará un proceso de calcular stock para averiguar las existencias y precios medios a esa fecha y/o almacén. Una vez

terminado el proceso de cálculo se mostrará la siguiente pantalla en la cual filtraremos y pondremos las condiciones deseadas.

Los botones, casillas y listas de selección son bastantes explicativos, no obstante explicaré gran parte de ellos:

- Botón Artículos: accede a otra pantalla para filtrar los artículos deseados. - Botón Almacén: permite seleccionar los almacenes de los stocks a listar.

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- Botón Movimientos: determina si los artículos deben tener o no movimientos de inventario entre una fechas determinadas. Al no marcar fechas de movimientos no se tomará se considerará Sin Condiciones.

- Agrupación 1: permite una primera agrupación del informe según se seleccione en la lista desplegable.

- Agrupación 2: permite una segunda agrupación del informe según se seleccione en la lista desplegable.

- Ordenación: selecciona el orden a imprimir de los artículos según las agrupaciones anteriores.

- Contabilidad: se indica el tipo de stock por contabilidad a mostrar. Si seleccionamos Todas, el informe incluirá tantas líneas como stock tenga por tipo de contabilidad el artículo. - Incluir Fichas de Artículos sin Ficha de Almacén: al marcar esta casilla el informe incluirá los

artículos dados de alta pero que todavía no han tenido movimientos de entrada/salida. - Imprimir los Datos Acumulados para Cada Grupo: si se marca y se ha indicado alguna

agrupación, aparecerán subtotalizados los acumulados de cada grupo. - Estado Información Almacén: seleccionaremos el filtro por stock.

- Sin Valorar: al marcarla no aparecerán ningún dato para valorar el informe.

- Valoración Precios Medios Almacén: si se marcan se podrá valorar los artículos a precios de compra según la selección indicada en la lista desplegable.

o Incrementar Iva: aumenta el importe de i.v.a al precio seleccionado.

o Incrementar RECARGO: aumenta el importe del recargo al precio seleccionado.

o Fecha Aplicación de Impuestos: determina el porcentaje de i.v.a. y recargo vigente a esa fecha.

o Precio Medio: seleccionaremos el tipo de precio con el que queremos valorar los precios de los artículos. El precio predeterminado es Precio Medio Neto, ya que es el que corresponde al precio medio ponderado y el que Hacienda solicita para los inventarios.

- Valoración Según Tarifa Especificada: tiene la misma función que la valoración a precios medios, pero en vez de precios de compra indicaremos la tarifa de venta deseada.

Al salir del informe y volver a la pantalla de filtros veremos que se ha activado el botón , al pulsarlo podremos seleccionar la opción que crea un fichero con los datos de referencia y stock de los artículos incluidos en el listado. Ese fichero podremos incorporarlo a un inventario o a cualquier albarán de entrada/salida. Uno de los usos que suele darse es para realizar un traspaso del stock de un almacén que cierra al almacén central u otro almacén.

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