TABLA DE CONTENIDO
Págs.
PREFACIO IV INTRODUCCIÓN V
CAPÍTULO 1
PRONÓSTICOS PARA LA ASISTENCIA PÚBLICA
1.1 Antecedentes Generales de Pronósticos para la Asistencia Pública (PAP)...1
1.2 Estructura Orgánica...2
1.3 Misión, Visión y Objetivos...5
1.4 Funciones...6
1.5 Marco Jurídico...8
1.6 Situación actual de los Archivosde Pronósticos para Asistencia Pública...9
1.6.1 Tipos de Archivos...9
1.6.2 Objetivos, Funciones, Importancia ...12
1.6.3 Tipología Documental...14
CAPÍTULO 2 PRINCIPIOS TEÓRICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÌSTICO 2.1 Antecedentes de LFTAIPG...15
2.2 Génesis de la LFTAIPG...17
2.3 Contenido de la LFTAIPG...20
2.4 Elementos de la LFTAIPG...24
2.5 Archivo General de la Nación y el IFAI...25
2.6 Articulo que obliga al IFAI a coordinarse con el AGN para la Organización de Archivos..27
2.7 Obligaciones en materia Archivística establecidas por la LFTAIPG ...27
2.8 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Federal (LGOCAEDAPF)...28
2.9 Teoría Archivística...31
2.9.1 Organización... 31
2.9.2 Archivo...34
2.9.3 Expediente...35
2.9.4 Documento, Documento de Archivo, Documento de Comprobación Administrativa, Documento de Apoyo Informativo...40
2.9.5 Clasificación Archivística...45 2.9.6 Fondo...48 2.9.7 Sección...48 2.9.8 Serie...49 2.9.9 Valoración Documental... 50 2.9.10 Valores Primarios...51 2.9.11 Valores Secundarios...53 2.9.12 Vigencia Documental...55
2.10 Instrumentos de Consulta y Control Archivístico, requeridos en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (LGOCAEDAPF)...56
2.10.1 Instrumentos de Consulta y Control Archivìstico... ...56
2.10.2 Cuadro General de Clasificación Archivística...56
2.10.3 Instructivo para la elaboración Cuadro General de Clasificación Archivística de acuerdo al AGN...59
2.10.4 Catálogos...63
2.10.5 Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental... 66
2.10.6 Las Guías...70
2.10.7 Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos...73
2.10.8 Inventarios Documentales...74
CAPÍTULO 3
PROCESO DE ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, GUÍA SIMPLE E INVENTARIO GENERAL
3.1 Actividades en Pronósticos para la Implementación de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental...80
3.1.1 Recopilación de la Información...80
3.1.2 Organización y procesamiento de la Información...85
3.2 Elaboración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico...85
3.2.1 Cuadro General de Clasificación Archivística...85
3.2.2 Catálogo de Disposición Documental...86
3.2.3 Guía Simple...88 3.2.4 Inventario General...92 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...93 BIBLIOGRAFÍA...95 SIGLARIO...101 ANEXOS Y APÉNDICES
ANEXO 1 Organigrama Institucional ANEXO 2 Cuestionario
ANEXO 3 Diagnóstico Archivístico para Unidades de Archivo de Trámite ANEXO 4 Formato de Trabajo e Instructivo de llenado
APENDICE 1 AL ANEXO 4 Series Documentales
APENDICE 2 AL ANEXO 4 Glosario de términos Archivísticos ANEXO 5 Cuadro General de Clasificación archivìstico
ANEXO 6 Catálogo de Disposición Documental ANEXO 7 Guía Simple
ANEXO 8 Inventario General
PREFACIO
“La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua" Octavio Paz
Existen dos razones fundamentales que me motivaron para realizar este trabajo con el tema que trato, entre ellas se encuentra el retomar el trabajo desarrollado en una Entidad Gubernamental como Pronósticos para la Asistencia Pública, que representó un gran reto y aprendizaje para mi desarrollo profesional, y la otra surge por la inquietud de enriquecer y actualizar los conocimientos teóricos adquiridos durante mi permanencia en la ENBA.
Parte fundamental de este Informe fue el de integrar a mí acervo archivístico, el estudio de lo más reciente en materia de Legislación Archivística, como es la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental publicada en el DOF el 11 de junio del 2002 y con ella otros instrumentos jurídicos como el Reglamento de la LFTAIPG, los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Entidades de la Administración, mismos que proporcionan criterios uniformes para el manejo de los archivos del Gobierno Federal, con lo que se marca un cambio significativo e histórico para los Archivos Gubernamentales en México, permitiendo que estos sean vistos como parte fundamental para acceder a la información , ya que en ellos se encuentran documentos, reflejo de las actividades que las Instituciones realizan, preservando la memoria y rindiendo cuentas tangibles de su quehacer cotidiano.
Las dificultades con las que me enfrenté para realizar este trabajo consistieron en: integrar un nueva cultura de lo que representa un archivo y su organización en una Entidad Gubernamental, que como otras, desconocen la importancia, objetivos y funciones de sus archivos, situación de la que estamos al tanto desde los primeros años de nuestra formación como archivistas. Paradigmas tales como el todavía llamado “archivo muerto” o que al archivo de concentración se envía todo lo que a las unidades administrativas no les sirve o no tienen un mejor lugar donde guardarlo, son ejemplos tangibles de la situación por la que atraviesan los archivos de la Administración Pública.
INTRODUCCIÓN
... quien respeta el libro no puede menospreciar los tesoros de información que se encuentran confinados a la custodia de esos guardianes incorruptibles que deben ser, para seguridad de nuestro pasado, los archiveros. Jaime Torres Bodet La situación por la cual atraviesan los archivos gubernamentales en México no resulta novedosa, mirando a través de ellos, nos encontramos con una problemática común: deficiente conceptualización de los acervos documentales, gran devaluación hacia ellos, inconciencia y desconocimiento de las funciones que se realizan ahí, falta de personal capacitado, malas condiciones de seguridad e higiene, inexistencia de políticas y procedimientos con base a la normatividad vigente, falta de material y equipo, instalación inadecuada de los documentos, así como locales de archivo improvisados e inapropiados.
El cuestionamiento que surge a raíz de estas reflexiones sería conocer las causas que originan dicha problemática, percibiendo de primera instancia, la carencia de una legislación especifica en materia de archivos, que les exigiera contar con los elementos básicos y necesarios para la organización y conservación de sus acervos documentales.
En consecuencia, las unidades de archivo son vistas en considerable rezago en comparación con otras áreas o unidades administrativas de la propia Institución, “bodegas con papeles ” de gran volumen, donde se aprecia documentación bastante lejos de considerarse como documento de archivo, lo que no es más que reflejo de una deficiente organización.
A partir de que es publicada la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (2002) los archivos adquieren otra dimensión considerándose ahora como el medio a través del cual se permitirá el acceso a la información pública y auspiciara la rendición de cuentas, por lo que es necesario se encuentren organizados bajo criterios uniformes.
A su vez ahora los archivos tendrán un acceso restringido a lo que se denomina como información reservada y confidencial, y que permitirá que estos se convirtieran en un instrumento fundamental para evitar que se use, oculte, destruya, divulgue o altere indebidamente los documentos.
Por lo anterior y por primera vez, numerosas Instituciones Gubernamentales, voltearon la vista hacia sus archivos y por consiguiente al recurso humano provisto de los conocimientos específicos en la materia, con la misión de atender y dar respuesta a los compromisos que por Ley se debían cumplir, situación que abrió muchas puertas para archivistas egresados de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) permitiéndoles acceder a plazas que incluso no existían en las diferentes Instituciones Gubernamentales.
Cabe señalar que existen otros documentos que se desprendieron de la misma Ley, ( Reglamento de la Ley Federal de Transparencia (2003), los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (2003), Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de Administración Pública Federal (2004) y los instructivos para la elaboración de los diferentes instrumentos de organización de archivos emitidos por el AGN).
Por otra parte y teniendo en cuenta estos antecedentes, fuimos requeridos para colaborar con Pronósticos para la Asistencia Pública, Entidad que no contaba con un trabajo archivístico previo y que como tradición, estaba dentro de la problemática común a muchas otras Instituciones de la Administración Pública Federal.
Nuestra primera actividad en favor de la organización de sus archivos, consistió en recuperar toda aquélla información reflejo de las funciones de la Entidad, para que posteriormente se elaborarán los diferentes instrumentos archivísticos, sin los cuales difícilmente se podía hablar de organización archivística, todo ello acorde a lo establecido en la propia Ley y sus Lineamientos. Por todo ello, creemos que este trabajo es un ejercicio interesante que puede servir a aquellos que desean conocer los orígenes de la LFTAIPG, su influencia en los archivos, y diversos criterios para clasificación de información, además de las recientes disposiciones y criterios para la organización, descripción, control y conservación de archivos gubernamentales.
Los objetivos generales que percibe este Informe son los siguientes:
1.- Realizar un Informe a partir de las actividades desarrolladas en Pronósticos para la Asistencia Pública a fin de incorporar la teoría archivística obtenida en las aulas, con las nuevas disposiciones en materia de legislación archivística para entidades y dependencias de la APF. 2.- Analizar la importancia que actualmente tiene la LFTAIPG para los archivos en el ámbito gubernamental.
3.- Conocer la legislación vigente en materia de Archivos gubernamentales a fin de desarrollar aquellos Instrumentos que nos permitan dar cumplimiento con lo requerido en los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la APF.
4.- Implementar los Instrumentos de consulta y control archivìstico: Cuadro General de Clasificación Archivístico, Catálogo de Disposición Documental, Guía Simple e Inventario General.
Este informe se encuentra dividido en 3 capítulos.
En el primer capitulo se proporciona el marco histórico de Pronósticos, mostrando sus antecedentes, organización administrativa, misión, visión y objetivos, funciones, marco legal de la Institución; sin dejar fuera la situación actual de sus archivos, las características de estos, su
tipología documental y por ultimo, los objetivos, funciones e importancia que estos deben tener para la Entidad.
Por lo que corresponde al segundo capítulo, se contempla un amplio marco teórico iniciando con los antecedentes, génesis, contenido, elementos de la LFTAIPG, así como las obligaciones en materia archivística establecidas por el Archivo General de la Nación (AGN) y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), a fin de coordinarse para la organización de sus archivos.
Continuando con el segundo capitulo, se considera la teoría archivística donde se presentan conceptos tales como: Organización, Archivo, Expediente, Documento como tal y sus diferentes tipos, Clasificación archivística, fondo, sección, serie, valores primarios, secundarios y vigencia documental.
En dicho capítulo se habla propiamente de la elaboración de los Instrumentos de Instrumentos de Consulta y Control archivístico, requeridos en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos: Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Guía Simple de Archivos e Inventarios documentales. Cada uno de estos instrumentos se abordarán desde 3 perspectivas: de la teoría archivística reconocida por diferentes autores, la metodología propuesta por el AGN para la elaboración de estos instrumentos y las disposiciones y criterios establecidos por la Legislación actual.
Finalmente en el tercer capítulo presentamos las actividades que desarrolladas en Pronósticos para la implementación de la Ley y sus Lineamientos, para lo que se requirió elaborar diferentes herramientas para recopilación de información de acuerdo a las necesidades de información, como fase previa a la elaboración de los Instrumentos para la organización y conservación de archivos (Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Guía Simple e Inventario General).
Cabe hacer la aclaración que los instrumentos presentados en este informe forman parte de un proyecto que desarrollamos para la institución, de acuerdo a nuestra formación como archivistas, y fruto de la investigación desarrollada durante nuestra permanencia en la Entidad y en apego a los requerimientos y criterios emanados por la LFTAIPG .
El tipo de metodología utilizada para este trabajo, se basó en los métodos: analítico, sintético e inductivo.
