Tabla de contenidos
Presentación a la Asignatura de Marketing
I. Gestión de establecimientos de restauración.
1.2 Almacén y Compras. 1.2.1 Almacén.
a. Planificación del re- aprovisionamiento. b. Nivel de servicio y stock de seguridad. c. Tamaño óptimo de pedidos.
d. Mejoras en el área de almacén.
e. Valuación de las salidas de almacén. 1.2.2 Gestión de compras.
a. Recursos humanos.
b. Procedimiento para la realización de las compras. c. Técnicas de control.
d. Objetivos de control.
1.2 Almacén y Compras.
1.2.1 Almacén.
Los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancías.
La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información respecto a tiempos de arribos,
disponibilidades de materiales,
tendencias en los precios y
materiales de compras; como la fuente mejor de esta información.
Los almacenes permiten establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros facilitan la localización inmediata de los artículos.
El servicio de Almacén presenta cierta dificultad tanto organizativa como funcional porque en el se producen constantes movimientos de mercancías de todo tipo, cuyas entradas y salidas han de tener un correcto tratamiento administrativo y contable.
El almacén central, no sólo atiende al departamento de alimentos y bebidas; si no que provee a todos los demás departamentos del hotel (alojamiento, mantenimiento, limpieza, oficinas administrativas etc.)
La organización del almacén requiere de las siguientes condiciones básicas:
-Instalaciones adecuadas. -Adecuado control interno.
-Arreglos y cuidados de las mercancías.
-Coordinación con todos los departamentos afectados.
-Sistematización de los instrumentos contables y de control.
Se recomienda a hoteles de 3, 4 o 5 estrellas:
- Análisis y control de la gestión de stock, mediante un ordenador.
a. Planificación del re- aprovisionamiento.
Los modelos en que se basa la planificación de aprovisionamiento se agrupan en 2 categorías principales según la demanda -sea dependiente o independiente--.
- Modelos para reaprovisionamiento no programado, en los que la
demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos factores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más común es el Lote Económico de Compras (LEC).
Universidad Politécnica de Valencia.
- Modelos para reaprovisionamiento programado, en los que la
demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. Responden a peticiones
de reaprovisionamiento, basadas en técnicas de
optimización o simulación.
b. Nivel de servicio y stock de seguridad.
La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas independientes deterministas más bien son en la práctica un recurso de la doctrina para completar clasificaciones o para simplificar la formulación de los modelos. Esta circunstancia aleatoria en la generación de la demanda puede causar rupturas de los stocks, con sus costos asociados y sus mermas indudables de la calidad del servicio. Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario adicional en nuestros almacenes sobre lo estrictamente necesario que haya establecido nuestro modelo de reaprovisionamiento.
Dicho stock de seguridad, dependerá de las desviaciones que vaya a presentar el consumo durante el período que media entre el lanzamiento de un pedido y la recepción de la mercancía, es decir durante el plazo de entrega (Lead
Time) o Período Crítico.
En consecuencia, la determinación de los stocks de seguridad estará ligada a la percepción que tengamos de esas desviaciones y al grado de fiabilidad, o "nivel de servicio" que estemos dispuestos a ofrecer a nuestros clientes.
Si tenemos la percepción estadística de las desviaciones bajo la forma de la desviación estándar de la demanda, el
stock de seguridad será el número de desviaciones
estándar de reserva que nos interese mantener. A su vez, ese número de desviaciones estándar de reserva nos definirá el nivel de servicio que estamos ofreciendo. En la práctica, la secuencia debe ser la contraria:
-Fijar el "nivel de servicio" que estamos dispuestos a ofrecer a nuestros clientes, expresado como porcentaje de servicios sin rupturas de stocks (por ejemplo, podemos fijar que en el 97,72 % de los suministros no existan rupturas de stocks).
-Determinar, sobre la base de las leyes estadísticas, el número de desviaciones estándar de reserva que debemos mantener, o "factor de servicio", para garantizar ese nivel de servicio.
-Calcular el stock de seguridad multiplicando la desviación estándar de la demanda por el factor de servicio.
Cálculo del stock de seguridad Utilización
El cálculo del stock de seguridad actualiza el registro maestro de materiales.
Condiciones previas.
En la planificación de necesidades 2 del registro maestro de materiales, se deber definir el nivel de servicio, el tiempo para tratamiento de entradas de mercancías y el plazo de entrega previsto. También se debe definir una estructura info con datos reales y planificados de los materiales de cada centro de distribución.
Actividades.
En la imagen DRP, seleccione Planificación Planificación
de ventas Stock de seguridad para calcular el stock de seguridad para el centro de distribución de la siguiente manera:
Stock de seguridad = ZF (factor de seguridad) multiplicado por SQRLT (raíz cuadrada del ciclo de fabricación) multiplicado por Sigma.
-El factor de seguridad (ZF) se basa en el nivel de servicio definido en el registro maestro de materiales. Por ejemplo, si el nivel de servicio es del 90%, el factor de seguridad es aproximadamente 1.60.
-El ciclo de fabricación (LT) es igual a la suma del plazo de entrega previsto y el tiempo para tratamiento de entradas de mercancías, que se deben definir en la planificación de materiales 2 del registro maestro de materiales.
-La desviación media absoluta (MAD) es la diferencia entre la demanda real y la pronosticada.
-Sigma es igual a 1.25 multiplicado por la MAD.
Por ejemplo, si el nivel de servicio es del 90%, el ciclo de fabricación es de 4 días y la desviación media absoluta del pronóstico es 1000, el sistema calculará el stock de seguridad de la siguiente manera:
1.60 * 2* 1250 = 4000
c. Tamaño óptimo de pedidos.
La siguiente pregunta que se suele plantear el gestor a la hora de plantear el reaprovisionamiento es:
¿Cuánto Pedir?.
Esta es la principal pregunta a la que los analistas han tratado de dar respuesta desde que se puso de manifiesto la importancia de la gestión científica de stock. La respuesta más conocida a esta cuestión es la famosa "Fórmula del modelo de Wilson" para la determinación del lote económico de compras (LEC) o, en ingles, economic
El modelo de Wilson se formuló para el caso de una situación muy simple y restrictiva, lo que no ha sido óbice para generalizar su aplicación, muchas veces sin el requerido rigor científico, a otras situaciones más próximas a la realidad. Estrictamente el modelo de Wilson se formula para la categoría de modelos de aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y constante, en los siguientes supuestos respectivos.
Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo que equivale a admitir que:
-El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable.
-Los costos de ruptura de stock también son no evitables. -Además se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es decir con plazo de reposición nulo.
Muchas veces el pedido a realizar es diferente al lote económico de compra. Ello significa que los costos del inventario cuando se utiliza el modelo de reaprovisionamiento periódico suelen ser superiores a los costos del modelo
de aprovisionamiento continuo
(conclusión evidente) y solo aplicaremos
el modelo de reaprovisionamiento
periódico cuando sea muy difícil o caro realizar el seguimiento continuo de los inventarios o surjan economías de escala al simultanear pedidos de múltiples referencias.
- Introducción a los almacenes, gestión de stocks y DRP. - Planificación, programación y control de la producción.
d. Mejoras en el área del almacén.
En esta área se propone realizar algunas acciones para el mejoramiento del clima laboral:
-Consultar a los trabajadores implicados en decisiones que los puedan afectar, para explicarles la situación, tomen conciencia y comprendan la necesidad del cambio.
-Hacer públicos los éxitos de los trabajadores, reconocerles sus aspectos positivos y hacerles críticas constructivas en el momento oportuno para ayudar a crear espíritu de trabajo en grupo.
-Fomentar la ayuda de unos con otros e integrar a todos en tareas generales como limpieza de neveras y del almacén, descargue de camiones, entre otras de similar naturaleza. -Mayor defensa de los integrantes del departamento cuando se esté fuera de éste, para crear opiniones positivas y ambiente acogedor.
-Mayor trabajo persona a persona, para lograr mayor integración.
En cuanto a la organización del trabajo, es necesario tener en cuenta algunas acciones:
-Tener previstas algunas tareas desde el día anterior para tener misiones predeterminadas y hacer mejor uso de la jornada laboral.
-Revisar las tareas de cada trabajador, para reconocer o enmendar los resultados.
-No dejar tareas sin responsable. Asignarlas según contenido de trabajo y apoyar en caso de ser necesario. -Planear, organizar, dirigir y controlar. Seguir estos principios básicos de la dirección.
Teniendo en cuenta que la forma de dirigir es un aspecto clave, se debe tomar en cuenta que:
-La consulta de los especialistas de las diferentes áreas del hotel es imprescindible.
-Es necesario delegar tareas y después controlarlas. -Tomar en cuenta el presupuesto de la organización.
-Dar información oportuna y eficiente para que se comprendan las causas de las decisiones tomadas y del estado del hotel, para que se sepa porque se trabaja y para qué tipo de cliente.
-Capacitación en gestión de compras y almacenes. -Atención al transporte.
La contratación está adquiriendo cada día mayor importancia por ser aspecto clave en las relaciones comerciales:
-Dominar los aspectos de los contratos que influyan en una gestión de compras eficaz.
-Reclamar en la negociación por lo contratado.
-En la confección de los contratos, invitar a especialistas implicados del área de abastecimiento.
-En caso de existir informalidades, esgrimir informe y archivar para confeccionar un expediente para usarlo en caso de que se haga reiterativo y no tengamos la alternativa de cambiar de suministrador.
Se describe en esta parte del trabajo la necesidad de utilizar el sistema InterHotel para la obtención de la cantidad de productos y la variedad de éstos según la existencia que se tenga en el almacén, también se logró la creación de un procedimiento para la mejora de la gestión de suministros y almacenes, adecuado a las características del centro.
También se aportan aspectos a tener en cuenta para el mejoramiento del trabajo en el departamento, así como mejorar el clima laboral y la organización del trabajo. Éstos son de fácil puesta en marcha ya que son de carácter subjetivo, y no necesitan de grandes recursos.
e. Valuación de las salidas de almacén.
Consiste en la forma o procedimiento de cómo los productos o insumos se utilizan en la producción, así como su valoración.
Los sistemas de valuación de inventarios más comunes son:
- Sistema FIFO (primeras entradas - primeras salidas). - Sistema LIFO (últimas entradas - primeras salidas). - Sistema PPP (precio promedio ponderado).
1. Primeras entradas -primeras salidas (PEPS-FIFO).
Este método consiste en que los productos que primero ingresas al almacén, son los primeros productos que se usan en la producción.
Para el negocio de comidas es muy importante desde el punto de gestión .Es decir tomar en cuenta para el manejo de las salidas de los productos ya que se tratan de productos perecibles en su gran mayoría.
2. Últimas entradas - primeras salidas (IEDS-LIFO).
Este método consiste en que las mercancías últimas que se adquirieron son las primeras que salen. Éste puede funcionar en algunas empresas donde los productos no se puedan malograr o perder su valor por efecto de la obsolescencia.
3. Precio promedio ponderado (PPP).
Este método perpetuo de control más usado y más común por la empresa y consiste en que los productos para su consumo o venta deben de tener un valor monetario uniforme. Su implementación consiste en tomar los siguientes aspectos:
- Los costos de las distintas entradas se promedian para obtener un único costo en almacén aplicable a todas las salidas o consumos.
- Los promedios se modifican cada vez que hayan compras cuyo costo sea diferente al promedio vigente.
- Las existencias finales quedan valorados al último costo promedio.
- Consumos de stock
- Para efectos de gestión se debe hacer una combinación. - Tomar en cuenta el método FIFO para el control físico; pero para su valoración usar el método promedio.
1.2.2 Gestión de compras.
El departamento de compras es esencial para toda empresa que aspire a la expansión y al correcto funcionamiento, tanto
logístico, como financiero,
como administrativo. En un hotel, el departamento de compras pasa a ser algo imprescindible para el óptimo funcionamiento del negocio, ya que se tiene que abastecer un suministro y unas exigencias diarias.
En consecuencia, se deberá tener un control escrupuloso de la ocupación que se tenga en cada momento -siempre trabajando a priori-, es decir, antes que se produzca la ocupación. Eso conlleva que en ocasiones se trabaje con reservas que más tarde pueden fallar, expectativas por la temporada. Es imperdonable descubrir la falta del producto o servicio cuando el cliente ya está en el hotel. Una mala imagen puede ser terrible para la reputación del negocio.
Es importante analizar si el hotel tiene restaurante, bar, cafetería y la realización de eventos, fiestas, convenciones u otros. El normal funcionamiento de las áreas de alimentos y bebidas requiere de dos planes de actuación:
-Cubrir el consumo diario (ese dependerá directamente de la
ocupabilidad del hotel, tipo de huéspedes, localización, estrategia de marketing que desarrolle y plan de ventas que diseñe el hotel).
-Otro más a medio y largo plazo (que dependerá de las
previsiones de reserva que se tengan) ambos tienen que estar debidamente planificados.
El sistema de compras o aprovisionamiento comprende la estructura, las políticas, el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos de la empresa dirigidos a asegurar el suministro al hotel de materias primas y servicios con un flujo adecuado y continuo, de manera que satisfaga sus necesidades en las mejores condiciones de mercado.
El departamento de compras en el hotel tiene una gran importancia y debe ser tratado como un centro de gestión, ya que influye de una manera determinante en los resultados del establecimiento.
Su influencia económica en la cuenta de resultados viene dada por 3 grandes apartados:
1. El coste de la materia prima.
Es importante el volumen de materia prima que se maneja, téngase en cuenta que sólo en el departamento de alimentos y bebidas supone aproximadamente un 30% de las ventas.
Existen además otros departamentos como pisos, mantenimiento y contabilidad que consumen importantes cantidades de materia prima, por lo que una reducción del coste de la misma incrementa de manera directa los resultados.
2. La inversión en existencias.
El departamento de compras es al mismo tiempo el encargado de la gestión de almacenes. Es obvio que el coste de las existencias en almacén supone un inmovilizado importante que las empresas tratan de disminuir.
La garantía y seguridad de servicio de los proveedores elegidos son un factor clave para minimizar los costes de almacenamiento, que además de los propios costes financieros que comporta por razón de la inmovilización de
recursos, tiene costes adicionales referidos al
mantenimiento y control de los stocks, costes de energía, etc.
3. La financiación de proveedores.
Es práctica general en las empresas, también en las hoteleras, pagar a los proveedores a un determinado plazo desde la entrega de la mercancía; está próximo a 90 días, aunque ello depende de la política de cada establecimiento. Siempre que ello no suponga cargo adicional en el precio de compra de los artículos o que no se pueda obtener de los proveedores descuentos especiales por pronto pago, esto supone una financiación espontánea sin coste alguno para la empresa, o lo que es lo mismo, contribuye sin coste a la aportación de recursos para financiar la operación.
Por todo ello es de destacar la importancia de la gestión del departamento y su contribución a la cuenta de resultados.
Es necesario tener una red de proveedores en los que confiemos para almacenar insumos, transformar la materia prima en productos y vender a sus clientes; ello para un correcto desarrollo del avituallamiento de las provisiones y consumo diario. Hay que tener en cuenta que la actividad del restaurante, cocina, y bar funcionan gracias al correcto trabajo del departamento de compras y almacén.
Es importante identificar la metodología que empleará el establecimiento de hospedaje para la compra de productos utilizados en el desarrollo de la actividad de limpieza (limpieza, arreglo y control de las áreas de piso, habitaciones y áreas publicas del hotel).
a. Recursos Humanos.
Cada Jefe de Departamento tiene una lista de artículos autorizados, a partir de la cual -para reposición de artículos en su departamento- elabora una nota de pedido interno, que entrega en almacén para que le sea despachado. Si hay existencias se despacha y se
deja constancia de ello
mediante la firma del vale de pedido en señal de haber recibido la mercancía.
1. Jefe del Departamento de Abastecimientos.
Éste busca aprobación a los niveles pertinentes y va a ejecutar la acción, utilizando métodos de observación directa, entrevistas individuales, y con el apoyo de la encuesta.
- Existe poca utilización de las potencialidades de la coordinación vía telefónica, siempre y cuando esta sea factible.
- Poca utilización de todas las potencialidades del sistema Inter-Hotel para conformar las necesidades de compras. - Insuficiente alternativa de suministradores.
2. Jefe de compras.
- Atiende los requerimientos de los productos de limpieza solicitados por el ama de llaves.
- Evalúa posibles proveedores para el establecimiento de hospedaje.
- Verifica el presupuesto.
- Revisa y adecua su labor de acuerdo a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y servicios.
- Almacena y protege el material.
- Informa al ama de llaves de cualquier desviación que se detecte en los productos adquiridos.
Departamentos que intervienen en el sistema de compras
Dptos. Compras Almacenamiento
Alimentación Perecederos No perecederos Cocina Economato Bebidas Perecederos No perecederos Bodega
Restaurantes y bares Activo operacional Economato
Pisos Droguería Perfumería Economato Almacén específico Lavandería Droguería Activo operacional Economato Almacén específico Mantenimiento Repuestos Activo operacional Economato Almacén específico Publicidad, marketing, etc Material publicitario Almacén específico Recepción, Admin, Material de Oficina
Material Informático
Economato
Almacén específico
Departamentos con consumo de materias primas. Jefe de compras. Proveedores. Almacenes (Economato, bodega y otros almacenes). Intervención o control. Contabilidad. Departamento financiero.
Jefe de marketing Jefe de compras Jefe de alimentos y bebidas Encargado de almacén Alimentos y bebidas Chef Barman
b. Procedimiento para la realización de las compras.
Paso 1: Efectuar una reunión de Compras.
Este es el punto de partida muy importante pues es donde cada departamento solicita sus necesidades para la próxima semana.
Le corresponde al Administrador del hotel aprobar las demandas que van a ser solicitadas en el próximo comité de compras de la división.
Paso 2: Fijación de los
stocks máximos y
mínimos en caso de que no estén fijados con anterioridad y su inclusión en el sistema Interhotel. Mediante la opción de Inventario stock de productos, se definen
estos para cada
Los procesos básicos de la gestión de stocks, análisis y control son:
- Recepción, verificación, inspección de las mercancías. - Registros documentos básicos.
- Control y registro higiénico sanitario. - Facturas.
- Comandas.
- Hojas de pedido cocina, cafetería y bar. - Vales de transferencias.
- Kardex de almacén. - Reportes diarios.
- Control de inventarios.
- Inventarios periódicos y perpetuos. - Valoración y control de stocks.
Inventario periódico.
Es un control periódico físico, que consiste en un conteo detallado de las mercancías tanto del almacén como de las otras áreas (cocina, cafetería y bar). Este tipo de inventario se debe efectuar en forma obligatoria por lo menos cada fin de mes.
Organigrama del circuito de inventarios mensuales y resultados de gestión.
ALMACÉN ADMINISTRADOR.
PROCESO PARA REALIZAR EL CIERRE Y ANÁLISIS DE RESULTADOS.
1.Impreso Inventario Físico.
2.Comprobación física de las existencias reales.
3.Obtener Consumo Neto. 4.Imprimir Inventario final. 1.Impreso Inventario Físico.
2.Comprobación física de las existencias reales.
3.Opción de cuadre de almacén. 4.Imprimir Inventario final.
-Entran datos del siguiente mes.
Recomenzar los procesos
LISTADOS Extracto de Compras.
Extracto de Salidas del mes a:
NECESARIOS Cocina
Bar
Restaurante Otros
Esquema para determinar un inventario periódico y su relación con los inventarios perpetuos
Inventario periódico Inventario perpetuo
Inventario inicial
Inventario inicial + Compras
+ Compras = Existencia disponible
= Existencias disponibles - Salidas de almacén
- Inventario final * (salidas a cocina, caf. y bar)
- Inventario final de carnes = Inventario final
= Costo bruto de materia prima +- Diferencias de inventarios
Inventario perpetuo.
Los inventarios son registros
permanentes de las
mercancías, con la finalidad de resguardar la materia prima, evitar pérdidas o sustracciones.
Los grupos de materias primas que requieren de un control perpetuo, mediante un ordenador, tarjetas de
inventarios, bin- card o
Inventarios físicos Grupos de inventarios perpetuos Inventario diario. CAP Carnes, pescados ,aves.
AEL Abarrotes( enlatados, conservas). Inventario mensual
Licores CB Cervezas Inventario diario
Bebidas
El grupo de LFV el grupo de lácteos, frutas, verduras, no requieren de inventarios perpetuos.
Control de inventarios.
La realización de inventarios es de una gran importancia, siendo imprescindible el llevarlos a cabo como mínimo con periodicidad de un mes. El valor de los activos figurados en balance cada mes debe corresponder precisamente con el valor del inventario, no dejando nunca valores teóricos producto del cálculo de consumos o coste de venta de tipo teórico, por ello es importante realizarlos de un modo programado a fin de que su valoración se corresponda con la de los activos reales en poder de la empresa.
A continuación se marcan algunas pautas a tener en cuenta a la hora de su realización:
1. Instrucciones precisas por escrito.
2. Notificar y confirmar localización, fecha y hora en que los inventarios van a ser realizados.
3. Concretar los nombres del personal responsable del mismo, equipos necesarios para el conteo y miembros de cada uno de los equipos.
Los empleados de almacén o los que mantienen los registros de inventario no pueden ser los únicos responsables del conteo.
Idem para lencería u otros departamentos. Éste debe ser aprobado por otros empleados. En caso de que estas personas estuvieran involucradas, ha de existir un control por otra persona independiente. Los contadores tienen denegado el acceso a los registros permanentes durante el conteo.
Personal asignado: - Un encargado del departamento de compras/ almacén. - Un encargado del departamento de destino de la mercancía. - Un encargado de administración.
4. Distribuir las zonas de conteo mediante mapas o planos y asignar las áreas específicas a cubrir por cada equipo.
Las partidas del inventario han de estar ordenadas de forma clara y sistemática para el conteo.
Las unidades de medida deben estar claramente establecidas (cajas, unidades x caja, etc).
5. Reuniones previas: repartir las instrucciones escritas y dar explicaciones verbales a los equipos de conteo.
6. Establecer un sistema de doble conteo, retirar los detalles del primer conteo antes de realizar el segundo (listados o tarjetas).
Las tarjetas de conteo o los listados deben estar previamente impresos, han de ser prenumerados y su entrega y recepción debe ser controlada.
La utilización de tarjetas de conteo prenumeradas: -Disminuye el riesgo de no contar partidas.
-Disminuye el riesgo de contar partidas dos veces.
-Utilización de tarjetas blancas
prenumeradas para imprevistos.
-Asegurarse de que ninguna partida ha sido omitida en el conteo y de que no se cuentan partidas 2 veces.
7. Establecer un sistema para el registro de los resultados del conteo y del control de los documentos del mismo; numeración de los listados, tarjetas correlativas; control de la numeración de los listados o tarjetas utilizadas o anuladas.
8. Detallar los deberes y funciones de cada uno de los equipos; equipo para la ordenación previa al conteo, equipos para el primer conteo, equipos para el segundo conteo, equipo de supervisión y registro de los resultados, etc.
10. Dar instrucciones explícitas para que no se produzcan movimientos internos y externos de existencias durante el recuento y durante el mismo asegurarse de que se ha interrumpido la actividad. En caso de que ésta no se interrumpa, asegurarse de que las entradas se han separado y controlado y de que las salidas se han contado.
Establecer procedimientos de corte de operaciones para cerrar los registros en el momento del conteo.
Guardar los justificantes del corte de operaciones para poder comprobarlo con posterioridad:
- Albaranes de entrada y salida: asegurar la contabilización correcta de pasivos y ventas.
- Producción, expedición, recepción, partidas de tránsito entre dptos, etc.
11. Identificación de mercancías obsoletas, dañadas, de lenta rotación o con niveles excesivos de existencia.
El stock obsoleto o dañado debe comprobarse para prevenir falsas valoraciones.
12. Exclusión de existencias propiedad de terceros e inclusión de material propiedad de la sociedad en poder de terceros.
La mercancía en poder de terceros o de terceros en poder de la sociedad ha de estar claramente identificada par no incluirla en el recuento.
13. Evaluación de resultados y de áreas contadas.
Asegurarse de que el personal está siguiendo los procedimientos establecidos.
Comprobación de los conteos y descripciones. - Doble conteo.
- Descripción del producto coincide con los listados. - Realizar un registro de los conteos.
- Firma de todas las hojas de conteo o etiquetas por los contadores.
- Ajuste de los registros por discrepancia después de la aprobación por un encargado diferente al personal de almacén.
RESUMEN
1. Control de las tarjetas de conteo o listados de recuento 2. Control de las existencias de lento movimiento,
obsoletas o dañadas.
3. Verificar que se procede al conteo de todo el inventario. 4. Justificar con documentación soporte el corte de
Paso 3: Verificar si existe algún producto que no se haya
comprado anteriormente y hacer diagnóstico a los especialistas sobre sus características para una correcta selección.
La tendencia en los hoteles es a minimizar el número de artículos, ya que ello contribuye a disminuir costes financieros y de almacenamiento.
Es fundamental elaborar especificaciones de calidad para todos los artículos, en las cuales se recogen los componentes fundamentales del mismo.
Diagrama de flujo Solicitud de Compra Solicitud de Cotización de proveedores Orden de compra Las Camaristas no tienen
productos de limpieza
¿Hay productos de
limpieza en almacén?
Realizar una solicitud de compra al Jefe de Compras
Solicitud de cotizaciones a proveedores
Revisión, evaluación y elección de proveedor
¿El proveedor cumple con los requisitos?
Se elabora la orden de compra y se envía al proveedor Surtir el carrito de la camarista Si No Seleccionar otro proveedor de la lista No Si Orden de compra Recepcíón de los productos
¿El proveedor cumple con los requisitos?
Se elabora la orden de compra y se envía al proveedor Seleccionar otro proveedor de la lista No Si
Nota de recepción y orden de compra
Aviso de Entrada al almacén (6) Se almacenan los productos
Nota de devolución de materiales a los proveedores (5) Nota de Recepción y orden
de compra (4) Recepción de los productos
¿Están en buenas condiciones los productos? Regresar la mercancía al proveedor No Si
El Ama de llaves, selecciona y aprueba los productos de la mayor calidad para el saneamiento de las diferentes áreas del hotel, y solicita la compra de productos necesarios de limpieza una vez se hallan agotado para mantener el inventario de útiles y equipos de limpieza utilizados por el departamento.
Una vez definida la carta (si se trata de productos de alimentación y bebidas), el sistema de trabajo, los métodos de producción, etc., se elabora la lista de
Paso 4: Revisar existencias en almacén de lo solicitado y
sacar las necesidades por el sistema Interhotel según el informe imprimible en la opción Bajo mínimo.
Paso 5: Incorporar productos que no se encuentren en el
Paso 6: Conformar solicitud según modelo oficial estipulado.
El Jefe de compras debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas. La solicitud de compras es un instrumento de control que además de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas.
Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por el Jefe de Almacén, y debe incluir toda la información referente al material solicitado:
1. Nombre de la Empresa 2. Número de la solicitud
3. Fecha en la que se elabora. 4. Fecha en que se requiere 5. Solicitud
-Clave del material -Cantidad
-Descripción -Observación
6. Firma de la persona que formuló (Ama de llaves). 7. Firma de la persona que revisó (Jefe de almacén). 8. Firma de la persona que autoriza (Jefe de compras).
Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo:
- El original se le envía al Jefe de compras.
- Una copia debe guardarla el Ama de llaves, ello le permitirá corroborar que el material que
llega al almacén, es
efectivamente el que se solicitó. - Otra copia se envía al Departamento de Contabilidad.
Hotel “….” N° de solicitud
Fecha de formulación:
Fecha de requerimiento: Clave Cantidad Descripción Observaciones
Formuló Autorizó
Revisó
Paso 7: Revisar contratos en caso de no tener claridad,
haciendo énfasis en la transportación, forma de pago y condiciones de calidad de los productos a comprar.
Paso 8: Una vez definidos los artículos
el Jefe de compras, procederá a
verificar por teléfono, correo
electrónico o vía fax, con los
suministradores las existencias de los productos necesarios, negociando su adquisición teniendo en cuenta lo revisado en el punto anterior, y buscando varios proveedores para evaluar mejores alternativas, todo ello
después de haber estudiado
profundamente el mercado. Estos proveedores son autorizados por la Dirección, con los que se elabora el listado de proveedores autorizados.
El Jefe de compras al recibir la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los
trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó.
El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios al
establecimiento del hotel
(solicitudes de cotización). De tal forma que el Jefe de compras debe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga en lo concerniente a mejores precios y condiciones. Se puede pedir la opinión a cada Jefe
de Departamento sobre qué
Con el objeto de
llevar un buen
registro de los
proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigación
realizada, el Jefe de compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de
cotización a
Solicitud de cotización a proveedores.
Dicho documento incluye la siguiente información: 1. Número de solicitud de cotización a proveedores. 2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización. 4. Clave del material que se solicita.
5. Descripción del material solicitado. 6. Cantidad solicitada.
7. Fecha límite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que se expidió.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del Jefe de compras.
La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:
1. Precio por unidad.
2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor.
Es de suma importancia que el Jefe de compras envíe las solicitudes de cotización a los
proveedores potenciales en
aquellas épocas que se
consideran adecuadas para
obtener los mejores precios.
Asimismo, deberá actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente al proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.
Otra de las tareas del Jefe de compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por volumen o bien por
pronto pago, dependiendo de las condiciones y
Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotización de proveedores: 1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, el Jefe de compras, ello le permitirá constatar que la cotización hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado.
2. La otra forma, se envía a cada uno de los Proveedores potenciales para que la regresen a más tardar en la fecha fijada como límite.
En caso de que el proveedor no conteste, se tomará como no enviada dicha solicitud y el proveedor no entrará en la selección.
Hotel “….” Solicitud de compra N° Fecha límite de contestación:
N° Fecha Proveedor
Clave del material
Descripción Precio por unidad Plazo de entrega de mercancía
Autorizó Jefe de Compras del …. Recibió solicitud SOLICITUD DE COTIZACIONES A PROVEEDORES
Cuando las existencias en el almacén general llegan a un mínimo establecido (o con anterioridad al objeto de no condicionar el suministro interno) el Jefe de Compras
elabora la “solicitud de compra” o “pedido externo”.
Generalmente se envía por fax o se entrega al proveedor cuando trae el pedido anterior.
Pedido externo: -1 para Administración, firmada por el Jefe de Compras. (3 copias) -1 para el Proveedor, firmada por el Jefe de Compras.
-1 para el Jefe de Compras.
Si el pedido necesitase una aprobación de rango superior, el Jefe de Compras lo someterá al Director para su supervisión (firma) antes de su entrega al proveedor (mercancía no incluida en la lista de artículos autorizados).
Paso 9: Envío de pre-facturas u ofertas por los medios de
Paso 10: Los datos que debe contener la orden de compra,
son los siguientes:
1.Nombre de la empresa
2.Numero de orden de compra 3.Información Del Proveedor 4.Fecha en que se formula
5.Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.
6.Clave del material. 7.Cantidad.
8.Unidad
10. Precio unitario. 11. Importe total.
12. IVA Desglosado. 13. Total.
14. Condiciones de pago.
15. Firma del Jefe de Compras. 16. Firma del Proveedor.
ORDEN DE COMPRA
Hotel “…” Orden de compra al proveedor N°
Dirección Fecha:
Información del proveedor Plazo de entrega del pedido Nombre: Fecha de inicio:
RFC: Plazo (días hábiles): Dirección: Fecha max. de entrega: Teléfono
Ciudad País
Código Cantidad Unidad Descripción Precio Unitario Total
Parcial: Descuento: IVA: Total: Formuló Revisó Autorizó
Se deben manejar las siguientes copias: 1. El original se le entregará al Proveedor 2. 1 copia al Jefe de Compras
3. 1 copia al Departamento solicitante (Ama de Llaves) 4. 1 copia al Jefe de Almacén
Paso 11: Mostrarles las ofertas a los especialistas –
interesados en los productos a comprar- para que viertan criterios y seguir buscando alternativas en caso de no ser lo necesitado.
Paso 12: Conformación de cheques -de ser necesario
siempre teniendo claro formas de pago según contratación y conciliado con el departamento económico-, así como el estado de las deudas con los suministradores.
Paso 13: Preparar al comprador para que proceda a la
compra dándole instrucciones precisas y exhaustivas de los productos a adquirir, y bajo que términos y condiciones debe efectuar la adquisición de los suministros.
Paso 14: Recibir lo comprado revisando parámetros de
calidad, fechas de caducidad, y concordancia con lo facturado y demás documentos acreditativos.
Cuando llega la mercancía el responsable del almacén avisa al Jefe del Departamento, se coteja la mercancía recibida con la orden de compra, realizando un cotejo físico (cantidades, precios, calidad, existencia de material dañado, etc) y firman el albarán del proveedor; bajo ningún
concepto –por cuestiones de control- se puede aceptar
mercancía que no traiga la correspondiente orden de compra y albarán de entrega, ya que es el documento justificativo de la transacción mercantil.
De llegar material al establecimiento de hospedaje sin la orden de compra, el Ayudante de Almacén deberá hablar con el Jefe de Compras antes de rechazar el pedido, solicitando se le haga llegar una copia de la
En caso de que la inspección realizada por el Ayudante de Almacén sea totalmente satisfactoria, éste emite una nota de recepción de materiales. Dicha nota es el único documento que queda como evidencia formal de la entrega del material.
La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida por el proveedor. La nota de recepción debe contener la siguiente información:
1. Número de nota de recepción. 2. Fecha de recepción.
3. Nombre del proveedor.
4. Fecha en la que se hizo la orden de compra. 5. Número de orden de compra.
6. Clave del material.
8. Cantidad recibida. 9. Precio unitario.
10. Importe total de la mercancía recibida.
11. Firma de la persona que recibió el material (Ayudante de Almacén)
La nota de recepción deberá emitirse con 3 copias:
-Una de ellas, se envía al Jefe de Compras para que quede formalmente enterado de que la mercancía está en el almacén.
-Otra copia se envía al Jefe de Almacén para que registre en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía.
-La tercera copia se envía al Departamento. De Contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de producción.
En caso de tratarse de un proveedor foráneo, se debe expedir además, una copia al agente aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercancía en cuestión.
NOTA DE RECEPCIÓN
Nota de recepción: Fecha de recepción: Hotel “…” Nombre del proveedor:
Fecha de la orden de compra: N° de orden de compra: Nota de recepción Clave Descripción Cantidad Precio Importe
Paso 15: Nota de devolución de materiales a proveedores.
En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material dañado o en malas condiciones. En tal situación, es responsabilidad del Jefe de compras efectuar el trámite de devolución y solicitar al Proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercancía objeto de la devolución.
La nota de devolución de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos:
1. Número de nota de devolución. 2. Datos generales del proveedor.
3. Fecha en la que se efectúa la devolución. 4. Referencia de la nota de recepción.
5. Clave del material.
6. Descripción del material. 7. Cantidad.
8. Precio unitario.
9. Importe de la mercancía objeto de la devolución. 10. Causa de la devolución.
11. Firma del Jefe de compras.
12. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla. Con el objeto de que únicamente la persona involucrada en el cálculo de los costos conozca esta información, los espacios para el precio unitario y el importe total permanecen en blanco en todas las copias, al igual que en la nota de recepción.
En caso de tratarse de proveedores foráneos, se deberá añadir:
1. El número de la nota de remisión expedida por el proveedor.
2. La fecha en la que se elaboró la nota de remisión. 3. Transportista encargado de hacer la entrega.
Deben hacerse cuatro copias de dicha nota: 1. Uno de ellas, para el proveedor.
2. Otra, se envía al Jefe de almacén, para que haga el registro correspondiente a la salida de mercancía en sus tarjetas de almacén.
3. Otro ejemplar se envía al Departamento de Contabilidad. 4. El Jefe de Compras, debe mantener en su poder otro ejemplar.
Hotel “….” Nota de devolucíón de materiales a proveedores
Proveedor: Fecha de devolución:
RFC: Dirección:
Teléfono: N° de nota de recepción:
Ciudad:
Clave Descripción Cantidad Precio Unitario Importe
Causa de la devolución
Jefe de compras Proveedor NOTA DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A PROVEEDORES
Paso 16: Aviso de entrada al almacén.
Es un documento que hace el Ayudante de almacén después de recibir y revisar los productos y es de carácter interno para el establecimiento de hospedaje, tiene por objeto hacer constar la entrada de productos al almacén.
Aviso de entrada al almacén
Debe contener lo siguiente:
1.Nombre o razón social de la Empresa 2.Numero de aviso
3.Información del proveedor (Dirección, Teléfono, Correo Electrónico) 4.Cantidad 5.Unidad 6. Descripción 7. Precio Unitario 8. Importe total 9. Observaciones
10. Firma del que Formuló 11. Firma de quien revisó 12. Firma del que Recibió
El Original se manda al departamento de Contabilidad, una copia al proveedor, otra copia al Ama de llaves y la ultima copia al almacén.
Hotel “….” N°
Aviso de entrada al almacén Proveedor:
Dirección: Teléfono:
Correo electrónico:
Cantidad Unidad Descripción Precio Unitario Importe total Observaciones
Formuló Recibió
Revisó
Paso 17: Informar a los
departamentos que
sus solicitudes están
disponibles en el
almacén del hotel
preservando lo
solicitado por cada
departamento para
que sea entregado
según lo pedido por cada cual.
Paso 18: Pase a libros auxiliares.
El responsable de almacén actualiza el diario de entradas en almacén (fecha de entrada, n° de albarán, proveedor, cantidad, precio e importe total). Si el sistema está computarizado automáticamente se actualiza el Inventario Permanente, el Diario de Compras y el Auxiliar de Proveedores (dependiendo del nivel de integración se actualizan igualmente precios en las fichas de producción de los platos).
Paso 19: Diario de compras.
Es el documento resumen de compras efectuadas por el hotel, debe incluir todos los artículos comprados, cualquiera que sea su naturaleza, de modo que ninguna compra debe efectuarse sin que quede registrada en dicho documento. En el se detallan los diferentes artículos, especificando proveedor, cantidad en n° de unidades, precio unitario e importe total. Suele igualmente contener una clasificación contable del destino de los artículos: los diferentes almacenes o una clasificación de las cuales de gastos a que afectan.
Se imprimen 2 copias del mismo: a una de ellas se le adjuntan los albaranes de entrada y es enviada a administración debidamente firmada y la otra copia se archiva en almacén en el archivo de entradas de mercancía junto con la copia del pedido.
Paso 20: Métodos de operación.
Uno de los métodos de control más eficaces en la empresa, es el establecimiento de procedimientos de operación (que deben ser recogidos en los correspondientes manuales), para a partir de ellos
formar al personal en sus
funciones, establecer líneas claras de responsabilidad y comprobar si la operación se está realizando de acuerdo con lo planificado o existen desviaciones.
En administración se unen el albarán y el diario de compras con la copia del pedido que figuraba en administración. Se cotejan los datos de los 3 documentos cerciorándose de su bondad, autorizando con la firma de un responsable su contabilización.
- Conciliación.
Mensualmente se realizan inventarios físicos.
Generalmente se llevan a cabo por 2 ó 3 personas; el encargado de almacén, alguien del departamento del que se realiza el inventario y alguien del departamento de Administración, analizan las diferencias entre el inventario físico y el permanente (teórico) y envían los resultados a la Dirección, contabilizándose las diferencias existentes y actualizando el inventario permanente.
Aunque corresponde al sistema de control de costes, mencionar que también se comparan los consumos del mes con los presupuestados del mes y con los consumos de meses anteriores y si se
producen desviaciones se
consulta con el responsable del departamento afectado y se analizan las diferencias.
Éste análisis también se
Paso 21: Pagos.
- Recepción de facturas.
Los proveedores envían
mensualmente su factura con todos los albaranes servidos durante el mes. El Jefe de compras verifica que la factura incluye todas las compras servidas en el periodo, según sus hojas de entrada y que las cantidades y precios coinciden. Firma la factura, actualiza el Auxiliar de Proveedores y la entrega a Administración.
- Verificación.
Un empleado de Intervención verifica que todos los albaranes están contabilizados, traspasa la deuda con el proveedor de la cuenta de “Facturas pendientes de recibir o formalizar” a la cuenta del Proveedor, dejando como soporte documental una copia de la factura y todos los albaranes enviados por el proveedor.
- Talón.
Prepara el talón (nominativo) para el pago y lo entrega al Jefe de Contabilidad. Éste coteja los datos de la factura (firmada por el Jefe de Compras) con los del talón. Firma el talón o en su caso lo pasa a la firma por la persona autorizada para realizar los pagos.
- Pago y contabilización.
Se actualiza el Auxiliar de proveedores, se contabiliza el pago, y como documento soporte se archiva la factura, firmada por el jefe de compras y fotocopia del talón, firmada por el proveedor, quien igualmente firma un recibo del hotel o el recibí en la propia factura.
c. Técnicas de control.
1. De prevención.
Autorización de las transacciones.
- Relación de personas autorizadas para realizar los pedidos internos.
- Relación de personal responsable para aprobar la solicitud y compra de los bienes y/o servicios autorizados (pedidos externos).
- Relación de personas autorizadas para realizar los pagos. - Personas autorizadas para actualizar o registrar datos en los libros auxiliares.
Segregación de funciones y responsabilidades.
- Solicitud de compra y recepción de la mercancía.
- Selección de proveedores y emisión de órdenes de compra respecto al responsable de contabilidad y a quien firma los pagos.
- Elaboración del comprobante de pago y verificación de su coincidencia con la factura y el pedido.
Validación de datos previa al procesamiento.
- Cotejar pedido interno con albarán del proveedor antes de aceptar la mercancía.
- Cotejar hoja de entradas con factura, antes de aceptarla. - Cotejar albaranes con facturas, antes de aceptarla.
Verificación de datos.
- Dejar evidencia de las comprobaciones aritméticas realizadas en la factura.
- Verificación periódica de las normas establecidas y de las responsabilidades asignadas (Listados de artículos y de proveedores).
- Actualización de firmas autorizadas para aprobar los pagos.
Normas y procedimientos claramente definidos y comunicados.
- Exposición clara de los criterios de selección y aceptación de proveedores y fijación de condiciones (plantillas comerciales).
- Lista de proveedores autorizados.
- Exposición clara de procedimientos de solicitud, contratación, compra.
- Especificar procedimientos para solicitar y autorizar cambios.
- Asignación adecuada a la capacidad y formación de las personas implicadas.
2. De detección o descubrimiento.
- Inventarios físicos o periódicos.
- Utilización de documentación prenumerada, con el contenido de información adeacuada.
- Prenumeración de hojas de pedidos, hojas de entrada en almacén, etc.
Archivos.
- Archivo de pedidos autorizados y pendientes de recibir. - Archivo de pedidos recibidos y pendientes de recibir factura.
- Archivo de facturas recibidas y pendientes de pago.
Comparaciones y análisis de variaciones anormales.
- Saldos entre períodos.
- Datos reales con presupuestos.
- Estudio de antigüedad de saldos o pagos de saldos antiguos.
Conciliaciones y análisis de las partidas de conciliación.
- Mayor con Auxiliares (Diario de Compras, Auxiliar de Proveedores).
- Bancos (pagos).
Confirmaciones y análisis de las discrepancias.
- Proveedores. - Bancos.
- No emitir nunca talones al portador o firmar cheques en blanco
d. Objetivos de control.
1. Objetivos administrativos u operativos. 1.1 Continuidad del suministro:
- Tiempos de reposición.
- Roturas de stock.
- Distribución del suministro dentro del hotel.
1.2 Rotación óptima de stocks:
- Obsolescencia.
- Stocks mínimos o máximos.
- Estudio del volumen mínimo de pedido.
- Ordenación de la mercancía en el almacén en función de las características del producto, fecha de caducidad, etc.
1.3 Calidad y precio:
- Selección del proveedor adecuado.
- Grado de centralización de proveedores.
- Posibilidad de comprar grandes cantidades. - Sondeo periódico del mercado.
- Estudio de la relación calidad- precio.
1.4 Costes de compras:
- Transporte. - Colocación.
1.5 Políticas de pagos:
- Anticipación del pago.
- Periodicidad de los pagos. - Origen de los recursos.
2. Objetivos contables o financieros.
- Las compras autorizadas para el período están correctamente registradas en cuanto a periodo, importe y cuentas.
- Los procedimientos contables están operando de forma efectiva para presentar el coste de las mercancías o servicios comprados y autorizados en el período de forma adecuada.
- El coste de las mercancías y servicios vendidos durante el período están debidamente imputados contra los ingresos
contabilizados en el período, y se encuentran
- Devoluciones, descuentos, bonificaciones, etc., se registran y clasifican adecuadamente.
- Las transacciones entre departamentos se clasifican y registran adecuadamente.
- Actualización de registros auxiliares.
- Todos los asientos en las cuentas de mayor se realizan a partir de fuentes fiables, sujetas a controles rutinarios y periódicos y de acuerdo con los criterios y directrices establecidos por la dirección.
