PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ADIESTRAMIENTO PARA GERENTES NIVEL 2

MODULO 3

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SERVICIO NACIONAL INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN ADUANERA Y

TRIBUTARIA (SENIAT).

Providencia administrativa 0071 en materia de facturación.

Dicha providencia tiene como objetivo: establecer las normas que rigen la emisión de facturas, órdenes de entrega guías de despacho, notas de débito y notas de crédito, de conformidad con la normativa que regula la tributación nacional atribuida al Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

Algunos artículos relevantes:

Artículo 11. Los usuarios obligados a utilizar Máquinas Fiscales conforme a lo establecido en el Artículo 8 de esta Providencia, no pueden emplear simultáneamente otro medio para emitir facturas y notas de debito o de crédito, salvo cuando ocurra alguna de las situaciones que se enumeran a continuación, en cuyo caso deberán emitir dichos documentos sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas:

• La Máquina Fiscal empleada no sea capaz de imprimir el nombre o razón social y el número de Registro Único de información Fiscal (RIF) del adquiriente o receptor de los bienes o servicios, cuando las operaciones se realicen entre contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado o cuando las operaciones se realicen por sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado y se requiera el documento como prueba del desembolso, conforme a lo previsto en la Ley del Impuesto sobre la Renta. En este caso, si la factura de la Máquina Fiscal fue emitida, la misma deberá anexarse a la copia de la factura emitida sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas.

• La Máquina Fiscal se encuentre inoperante o averiada.

• El usuario realice operaciones de ventas fuera del establecimiento a través de ruteros, vendedores a domicilio, representantes y otros similares a los aquí señalados.

“Los usuarios de Máquinas Fiscales deben mantener permanentemente en el establecimiento los formatos elaborados por imprentas autorizadas, a los fines de dar cumplimiento a lo establecido en este artículo.”

FACTURACION MANUAL.

"Artículo 10. Cuando los sistemas computarizados o automatizados para la emisión de facturas y otros documentos, se encuentren inoperantes o averiados, los documentos deberán emitirse en formatos elaborados por imprentas autorizadas, con el número del documento precedido de la palabra “serie”, seguida de caracteres que la identifiquen y diferencien. En estos casos, los emisores deben mantener permanentemente en el establecimiento los referidos formatos, a los fines de dar cumplimiento a lo establecido en este artículo.

Artículo 33. La fecha de emisión de los documentos, así como su fecha de elaboración por la imprenta, debe estructurarse con el siguiente formato: DDMMAAAA, donde DD serán los dos (2) dígitos del día, MM serán los dos (2) dígitos del mes y AAAA, serán los cuatro (4) dígitos del año. Los dígitos podrán separarse mediante caracteres en blanco o separadores entre ellos, tales como puntos, guiones y barras, entro otros.

Artículo 40. Las facturas y otros documentos que se emitan no deben tener tachaduras ni enmendaduras.

Artículo 42. En los casos en que la pérdida de la factura, nota de debito o nota de crédito, obedezca a circunstancias no imputables al contribuyente receptor, tendrán el mismo valor probatorio que los originales, las certificaciones de las copias que, bajo fe de juramento, emitan los proveedores de los bienes y servicios.

Artículo 44. El usuario de las Máquinas Fiscales debe cumplir con las siguientes obligaciones: • Conservar en el local y en buen estado el Libro de Control de Reparación y

Mantenimiento.

• Emitir Reporte Global Diario o Reporte “Z” de las Máquinas Fiscales utilizadas, por cada día de operación.

• Tener en lugar visible, pantallas que muestren el precio de la venta o prestación de servicio, al momento de registrarlo.

• Guardar en orden cronológico y en buen estado los Rollos de Auditoria por un periodo de dos años continuos, contados a partir de la fecha de la última operación registrada en los rollos.

NOTAS DE CREDITO.

Artículo 22. Las notas de debito o de crédito deben emitirse en el caso de ventas de bienes y prestaciones de servicios que quedaren sin efecto parcial o totalmente u originaren un ajuste, por cualquier causa, y por las cuales se otorgaron facturas.

El original y las copias de las notas de débito y de crédito, deben contener el enunciado: “Nota de Débito” o “Nota de Crédito”.

Artículo 35. Mientras no esté prescrita la obligación tributaria, los originales de las facturas y otros documentos que sean anulados, junto con su copia, deben ser conservados por el emisor a disposición del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). (Es de suma importancia que a la hora de emitir una nota de crédito este soportada por la factura entregada al cliente)

APLICACIONES DE LAS NOTAS DE CREDITO (por OT o maquina fiscal) • Para reembolsar dinero a los clientes.

• Para realizar un pago a otra factura u OT. TIPOS DE CONTRIBUYENTES.

Contribuyente Ordinario: Según Moya Millán los contribuyentes ordinarios son: a.- Los prestadores habituales de servicio.

b.- Los industriales comerciantes.

c.- Los importadores habituales de bienes.

d.- Toda persona natural o jurídica que realice actividades, negocios jurídicos u operaciones consideradas como hecho imponible por la ley.

e.- Los almacenes generales de depósito por la prestación de servicio de almacenamiento, excluida la emisión de títulos valores que emitan con la garantía de los bienes objeto de depósito.

f.- Las empresas públicas constituidas bajo las figuras jurídicas de sociedades mercantiles, las empresas de arrendamiento financiero y los bancos universales, serán contribuyentes ordinarios en calidad de prestadores de servicios, por las operaciones de arrendamiento financiero.

g.- Institutos autónomos y demás entes descentralizados y desconcentrados de los estados y municipios.

Contribuyente Especial: Este grupo está conformado por aquellos sujetos que han sido expresamente calificados y notificados por el Servicio (SENIAT) como tales, atendiendo al

nivel de ingresos brutos anuales, según la Gerencia de Tributos Internos de la Región de su jurisdicción. Estos sujetos pueden ser o no entes públicos, empresas privadas, personas naturales o jurídicas; y, puede que sean o no contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, lo cual dependerá no de su calificación como contribuyente especial, sino del hecho de que estén o no sujetos al Impuesto y que realicen o no los hechos imponibles establecidos en la Ley.

El contribuyente designado como especial realizará retención del 75 o 100% (solo estos dos porcentajes), dependiendo del caso, sobre el monto facturado del IVA, y entregará al vendedor un comprobante de retención de IVA. Dicho monto reflejado en el comprobante será dejado de cancelar por el comprador y justificado con el comprobante; este a su vez será utilizado para los pagos efectuados al SENIAT.

La factura original no deberá ser entregada al cliente hasta tanto no se tenga el comprobante de retención respectivo. En dado caso se le suministrará una copia fotostática para que verifique los datos a emplear.

FORMATO ESTANDAR COMPROBANTE DE IVA.

Aspectos relevantes a considerar: 1. Datos del Agente de Retención.

2. Nº de comprobante. Este contiene 14 dígitos desglosados de la siguiente manera: año (2012), mes (10), y numero (0000000001). 2012-10-00000001

3. Datos del Sujeto Retenido. (vendedor) 4. Año y mes del comprobante.

5. Datos de la factura sujeta a retención.

2

4 1

3

MULTAS ESTABLECIDAS POR EL CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO. ARTICULO 101.

Ilícitos IVA C.O.T. Sanción

No emitir las Facturas, comprobantes u otros

documentos equivalentes

Arts. 54 y 55 Ley

101 num. 1 1 U.T. p/cada documento (máx. 200 U.T.)

(Bs. 37.632 a 7.526.400) En caso de que el monto total de las facturas no

emitidas exceda las 200 U.T. se procede a clausurar de 1 a 5 días No entregar la facturas

y otros documentos cuya entrega sea

obligatoria

Art. 62 Reglamento

101 num. 2 1 U.T. p/cada documento (máx. 150 U.T. por cada período)

(Bs. 37.632 a 5.644.800)

Emitir facturas con prescindencia total o

parcial de requisitos

Art. 2 Resolución N°

320

101 num.3 1 U.T. p/cada documento

(máx. 150 U.T. por cada período) (Bs. 37.632 a 5.644.800)

Emitir documentos, mediante sistemas computarizados, que no reúnan los requisitos.

Art. 2 Resolución

N° 320

101 num. 4. 1 U.T. p/cada documento (máx. 150 U.T. por cada período)

Emitir documentos o facturas con monto no real a la operación.

Art. 30 Ley 101 num. 6 5-50 U.T.

No exigir facturas por la adquisición de bienes o servicios.

101 num. 5 1 – 5 U.T.

Aceptar documentos o facturas con monto no real a la operación.

REIMPRESION DE FACTURAS

El numero de factura emitido por la maquina fiscal es único e irrepetible, por lo tanto no se puede realizar reimpresiones de facturas (numero de referencia del optiven) a menos que realmente se corrobore que no salió impresa por problemas de la maquina fiscal.

Tampoco se deberá facturas por el talonario manual dicha factura si no sale impresa por la maquina fiscal.

Esto duplicaría la venta realizada a nivel de maquina fiscal.

CARTELERA FISCAL. Esta deberá contener:

• Rif de la empresa.

• Planilla forma 30, pago IVA (esta deberá cambiarse mensualmente)

• Planilla DPJ-26, esta planilla es anual y se cancela a finales del mes de marzo. • Solvencia Alcaldía.

• Solvencia Bomberos. FISCALIZACIONES DEL SENIAT

Requerirán que se tenga en la tienda: • Registro Mercantil de la empresa. • Libros de compras y ventas. • Libros de inventarios.

• Facturas fiscales de cierres recientes con sus respectivo RZ. • Verificaran datos de la cartelera fiscal.

• Talonario de facturas manuales.

CIERRES DE CAJA.

• Los montos facturados por la Maquina fiscal deben concordar con el optiven.

• En caso de haber saltos de referencias entre la maquina fiscal y el optiven de deberá solicitar la impresión de la misma para que el correlativo (referencia y factura) estén a la par.

• Deben realizarse los cierres de los puntos de venta diarios, a fin de no acumular el dinero de varios cierres.

• Los depósitos deben realizarse oportunamente.

• En caso de haber diferencia, errores en sistema, errores manuales, hacer las acotaciones respectivas.

• En caso de realizarse ventas a crédito deberán estar reflejadas en el sistema.

• En caso de realizarse ventas a contribuyentes especiales se deberá usar la sección del optiven respectiva para esto, y anexar dicho comprobante al cierre.

• Las notas de crédito deberán estar con la factura original sujeto a anulación. CONTRIBUYENTES ESPECIALES

Los contribuyentes calificados como especiales. Está conformado por aquellos sujetos que

han sido expresamente calificados y notificados por el servicio como tales, atendiendo al

nivel de ingresos brutos anuales, según la Gerencia de Tributos Internos de la Región de su

jurisdicción. Estos sujetos pueden ser o no entes públicos, empresas privadas, personas naturales o jurídicas; y, puede que sean o no contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, lo cual dependerá no de su calificación como contribuyente especial, sino del hecho de que estén o no sujetos al impuesto y que realicen o no los hechos imponibles establecidos en la Ley.

SENIAT CREÓ CATEGORÍA DE SUJETOS PASIVOS ESPECIALES

El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), creó la categoría de sujetos pasivos especiales, mediante la Providencia numero 0296, publicada en

la Gaceta Oficial numero 37.970 del 30 de junio de 2004 y vigente a partir de hoy 1° de julio de 2004. La Providencia establece que no perderán la condición de contribuyentes

especiales, los sujetos calificados y notificados como tales, con anterioridad a la entrada en vigencia de la Providencia.

Podrán ser calificados como sujetos pasivos especiales, sometidos al control y administración de la respectiva Gerencia Regional de Tributos Internos según su domicilio fiscal:

1. Las personas naturales que hubieren obtenidoingresos brutos iguales o superiores al

equivalente a 7.500 Unidades Tributarias (UT). conforme a su última declaración

jurada anual para el caso de tributos que se liquiden por períodos anuales, o que hubieren efectuado ventas o prestaciones de servicios por montos superiores a 625

UT mensuales, conforme a lo señalado en cualquiera de las seis últimas

declaraciones, para el caso de tributos que se liquiden por períodos mensuales.

2. Las personas naturales que laboren exclusivamente bajo relación de dependencia y

hayan obtenido enriquecimientos netos iguales o superiores a 7.500 UT, conforme a lo señalado en su última declaración del Impuesto sobre la Renta.

3. Las personas jurídicas que hubieren obtenidoingresos brutos iguales o superiores a

30.000 UT, conforme a lo señalado en su última declaración jurada anual para el caso de tributos que se liquiden por períodos anuales, o que hubieren efectuado ventas o prestaciones de servicios por montos iguales o superiores a 2.500 UT mensuales,

conforme a lo señalado en una cualquiera de las seis últimas declaraciones

presentadas, para el caso de tributos que se liquiden por períodos mensuales.

4. Los entes públicos nacionales, estadales y municipales, los institutos autónomos y

con domicilio distinto de la Región Capital, que actúen exclusivamente en calidad de agentes de retención o percepción de tributos.

5. Los contribuyentes que realicen operacionesaduaneras de exportación, con exclusión

de los sujetos pasivos calificados por la Gerencia Regional de Tributos Internos de Contribuyentes Especiales de la Región Capital.

Asimismo, podrán ser calificados como sujetos pasivos especiales sometidos al control y administración de la Gerencia Regional de Tributos Internos de Contribuyentes Especiales de la Región Capital, independientemente de su domicilio fiscal:

a. Quienes se dediquen a las actividades primarias, industriales y de transporte de

hidrocarburos, o a la comercialización de hidrocarburos y sus derivados para su exportación;

b. Los que realicen operaciones en materia de hidrocarburos o actividades

conexas en virtud de Convenios Operativos, de Exploración y Explotación a Riesgo bajo el Esquema de Ganancias Compartidas o de Asociaciones Estratégicas;

c. Los que realicen operaciones de exploración, explotación, procesamiento,

industrialización, transporte, distribución y comercio interno o externo de gas natural; y

d. Los dedicados a actividades de explotación de minas y actividades conexas. Deberes de los sujetos pasivos especiales

Los sujetos pasivos que sean calificados como especiales estarán sometidos al control y administración de la Gerencia Regional que hubiere notificado la calificación. En este sentido, los sujetos pasivos especiales deberán presentar sus declaraciones y pagos, así como cualquier trámite propio de su la condición, exclusivamente en el lugar indicado en la notificación de su calificación.

La Providencia establece reglas para los casos de cambio de domicilio de los sujetos pasivos especiales. Asimismo, se establecen reglas en relación con los supuestos de pérdida y revocación de la calificación de sujeto pasivo especial.

Procedimiento para la pérdida de la calificación de especiales. Artículo 8: Perderán la calificación de especiales:

1. Los sujetos pasivos personas naturales, con su muerte. 2. Los sujetos pasivos personas jurídicas, con su liquidación. No obstante continuarán bajo el control de la Gerencia Regional que hubiere notificado la calificación de sujeto pasivo especial. Artículo 9: Las

Gerencias Regionales de Tributos Internos podrán revocar la calificación de especial a los sujetos pasivos señalados en los literales a) y b) de Los artículos 2 y 3 de la presente providencia, en los casos que hayan registrado durante los dos (2) últimos ejercicios

anuales, ingresos brutos inferiores al mínimo establecido para su calificación. A tal efecto, la administración tributaria podrá efectuar las verificaciones y fiscalizaciones que estime necesarias, salvo que hayan sido objeto de fiscalización respecto a los dos (2) últimos ejercicios anuales.

En tal sentido de la norma transcrita se puede observar que la condicion de contribuyentes especiales no se pierde, con la unica excepcion que la administracion tributaria asi lo considere. Ahora bien; El codigo Organico Tributario en su capitulo IV lo siguiente:

Art. 230. Quien tuviere un interés personal y directo podrá consultar a la Administración

Tributaria sobre la aplicación de las normas tributarias a una situación de hecho concreta. A ese efecto, el consultante deberá exponer con claridad y precisión todos los elementos

constitutivos de la cuestión que motiva la consulta, pudiendo expresar su opinión fundada.

Art. 233. La Administración Tributaria dispondrá de treinta (30) días hábiles para evacuar la

consulta.

Art. 234. No podrá imponerse sanción a los contribuyentes que, en la aplicación de la

legislación tributaria, hubieren adoptado el criterio o la interpretación expresada por la Administración Tributaria en consulta evacuada sobre el asunto. Tampoco podrá imponerse sanción en aquellos casos en que la Administración Tributaria no hubiere contestado la consulta que se le haya formulado en el plazo fijado, y el consultante hubiere aplicado la interpretación acorde con la opinión fundada que haya expresado al formular la consulta.

Art. 235. No procederá recurso alguno contra las opiniones emitidas por la Administración

Tributaria en la interpretación de normas tributarias.

Quiénes son contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado:

La Ley del Impuesto al Valor Agregado define como CONTRIBUYENTES ORDINARIOS de ese impuesto a:

1. Los importadores habituales de bienes; 2. Los industriales;

3. Los comerciantes;

4. Los prestadores habituales de servicios; 5. Y, en general toda persona natural o jurídica;

que como parte de su giro, objeto u ocupación, realice las actividades, negocios jurídicos u operaciones, que constituyen hechos imponibles.

Cuáles son los hechos imponibles a los fines de la Ley del Impuesto al Valor Agregado: 1. La venta de bienes muebles corporales;

2. La importación definitiva de bienes muebles;

3. La prestación a título oneroso de servicios independientes, ejecutados o aprovechados en el país, incluyendo aquellos provenientes del exterior;

4. El consumo de los servicios propios del objeto, giro o actividad del negocio: 5. La venta de exportación de bienes muebles corporales;

6. La exportación de servicios;

CLASIFICACIÓN DE LOS CONTRIBUYENTES: Contribuyentes ordinarios:

1. Contribuyentes especiales: Son los contribuyentes, sujetos pasivos, a los cuales el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) haya calificado como especiales.

2. Contribuyentes normales: Son los contribuyentes, sujetos pasivos, a los cuales el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) no haya calificado como especiales.

Contribuyentes formales:

1. Son contribuyentes formales los sujetos que realicen exclusivamente actividades u operaciones exentas o exoneradas del impuesto.

Que obligaciones deben cumplir los contribuyentes formales:

Los contribuyentes formales solo están obligados a cumplir con los deberes formales que corresponden a los contribuyentes ordinarios.

Los contribuyentes formales no deben cobrar el Iva por las ventas que realicen:

En ningún caso los contribuyentes formales estarán obligados al pago del Impuesto al Valor Agregado, no siéndoles aplicable, por tanto, las normas referentes a la determinación de la obligación tributaria.

ORGANISMOS PUBLICOS

Esta carpeta debe estar conformada con todos los requisitos exigidos por el IVSS, FAOV, INCES, MINTRA; de manera que al momento de recibir las inspecciones por los organismos correspondientes podamos brindarle una información eficaz y precisa de los movimientos de nuestros trabajadores, pagos mensuales y declaraciones trimestrales de la Empresa.

Primer Paso:

INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES (IVSS)

• Inscripción de los Trabajadores en el IVSS (FORMA 14-02). • Retiro de los Trabajadores del IVSS (FORMA 14-03).

• Facturas y Depósitos Bancarios correspondientes a los pagos mensuales del IVSS.

Nota: Las Empresas Tradicionales aun están trabajando con las Forma 14-02 y Forma 14 03.

EMPRESAS TIUNA

• Inscripción de la empresa en el TIUNA.. • Constancia de registro del trabajador. • Constancia de egreso del trabajador.

• Facturas y depósitos bancarios correspondientes a los pagos mensuales del IVSS.

Nota: Las empresas que están bajo el Sistema de Gestión y Auto Liquidación de Empresas (Proyecto TIUNA) genera los ingresos y egresos de trabajadores como Constancia que igualmente deben estar firmada y sellada por el Representante Legal .

Segundo Paso:

FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA (FAOV)

Copia de los Documentos que debe Contener:

• Comprobante de Afiliación de la Empresa en el FAOV: Esta planilla debe esta archivada; de igual forma debe estar publicada en un área visible de la tienda.

• Planilla de Pago mensual de los aportes al FAOV firmada y sellada por el Banco y relación de los empleados afiliados.

Tercer Paso: GRAFI CO N°13Y 14

INSTITUTO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EDUCACIÓN SOCIALISTA (INCES).

•Inscripción de la Empresa en el INCES.

• Depósito Bancario y Relación del Personal como constancia de Pagos Trimestrales del INCES.

Cuarto Paso: GRAFICO No15, No16 Y No17

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

(MINTRA).

• Certificado de Registro de la Empresa en el Registro Nacional de Empresas y Establecimientos: como constancia de inscripción el MINTRA entrega un Número de Identificación Laboral (NIL). • Declaración Trimestral de Trabajadores ante el MINTRA.

• Deben tener los horarios de trabajo autorizados por el MINTRA y publicados en la tienda; específicamente colocados en la entrada.

NOMINA

Primer Paso:

• Copia de la Pre-Nomina Generada de cada quincena.

• Copia de los Recibos de pagos firmados por cada uno de los empleados

Segundo Paso:

BONO ALIMENTICIO

• Copia de la relación firmada por cada uno de los empleados benefiados con el bono alimentación como constancia de haber recibido su pago de manera óptima.

REGISTRO MERCANTIL GRAFICO Nº 19 Y Nº 20

Es el Acta Constitutiva de la empresa y las Actas de Asambleas siguientes a la constitución se deben tener todas las copias.

RIF. GRAFICO Nº 21

Es la Cédula de la empresa se debe tener en un lugar visible de la Tienda (en CARTELERAS) y archivado en la carpeta junto con el Registro Mercantil

ISLR. GRAFICO Nº 22 Y Nº 23

Esta declaración se hace anualmente cada 31 de Marzo. Se debe tener la del año anterior

Ejemplo: Si estamos en Enero 2009 debe estar la de 2007, por que la del 2008 llega luego del 31 de Marzo de 2009

BOMBEROS. GRAFIC0 Nº24

En esta sección se recopilara los permisos otorgados por los bomberos, además de facturas de extinguidores y requisitos de este.

ALCALDIA. GRAFIC0 Nº25 Y Nº 26

Contiene la inscripción de la empresa en la Alcaldía, la Patente de Industria y Comercio de la misma DECLARACIONES: Son los pagos realizados mensual, trimestral o anual- mente depende del caso. Ejemplo: -Barquisimeto: MENSUAL -Maracay: TRIMESTRAL -Oriente: TRIMESTRAL -Zulia: TRIMESTRAL -Margarita: ANUAL

LIBRO DE COMPRAS.

Se realiza mensualmente, luego del día 20 de cada mes debe estar en la tienda el libro del mes anterior.

LIBROS DE VENTAS. GRAFICO Nº 28

Se realiza mensualmente, luego del día 20 de cada mes, debe llegar para archivar

IVA. GRAFICO Nº29YNº30

Esta declaración se realiza mensualmente; se presentan casos en los cuales no hubo pago de IVA. Para que ello se coloca visible (CARTELERA) el siguiente formato.

INVENTARIO. GRAFICO Nº 31

Se realiza mensualmente. En el encabezado esta la dirección de la Tienda, (verificar si recibieron el correcto y si esta completo)