Fundamentos del Proceso
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DIAGRAMAS DE FLUJO
Definición
El Diagrama de Flujo o Diagrama de Actividades, es la representación gráfica del Algoritmo (conjunto ordenado finito de operaciones que permite hallar la solución de un problema) de un proceso.
Algoritmo es un conjunto prescrito de instrucciones o reglas bien definidas, ordenadas y finitas que permite realizar una actividad mediante pasos sucesivos que no generen dudas a quien deba realizar dicha actividad. Dados un estado inicial y una entrada, siguiendo los pasos sucesivos se llega a un estado final y se obtiene una solución.
Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales e incluso psicología cognitiva.
En (Lenguaje Unificado de Modelado UML) un diagrama de actividades representa los flujos de trabajo paso a paso del negocio y operacionales de los componentes de un sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de control general.
En sistemas modelados, el diagrama de actividades ha sido extendido para indicar flujos entre pasos que mueven elementos físicos (por ejemplo gasolina) o energía (por ejemplo presión), los cambios adicionales permiten al diagrama soportar mejor los flujos de comportamiento y datos continuos.
Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los pasos del algoritmo y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y del fin del proceso.
Un diagrama de flujo representa generalmente un único punto de inicio y un único punto de cierre, aunque puede tener más de uno, siempre que cumpla con la lógica requerida.
Historia
El método estructurado para documentar y presentar gráficamente un proceso como un flujo de pasos sucesivos y alternativos, el proceso de diagrama de flujo, fue expuesto
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2 por Frank Gilbreth en la Sociedad Americana de Ingenieros y Mecánicos (ASME) en 1921 bajo el enunciado de “Proceso de gráficos, pasos para encontrara el mejor modo”. Estas herramientas de Gilbreth rápidamente encontraron un lugar en los programas de ingeniería industrial.
Al principio de los años 30, un ingeniero industrial, Allan H. Mogensen comenzó la formación de personas de negocios en Nueva York, incluyendo el uso del diagrama de flujo. Art Spinanger, asistente a las clases de Mogesen, utilizó las herramientas en su trabajo en Procter & Gamble, donde desarrolló su “Programa Metódico de Cambios por Etapas”. Otro asistente al grupo, Ben S. Graham, adaptó la gráfica de flujo de procesos al tratamiento de la información en su empresa. Y desarrolló la gráfica del proceso de múltiples flujos en múltiples pantallas, documentos, y sus relaciones. En 1947, ASME
adoptó unconjunto de símbolos derivados de la obra original de Gilbreth como Norma
ASME para los gráficos de procesos.
Inicialmente los diagramas de flujo resultaron un medio popular para describir algoritmos de computadora, y aún se utilizan con este fin.
Herramientas como los diagramas de actividad UML, pueden ser considerados como evoluciones del diagrama de flujo. En la década de 1970 la popularidad de los diagramas de flujo como método propio de la informática disminuyó, con el nuevo hardware y los nuevos lenguajes de programación de tercera generación. Y por otra parte se convirtieron en instrumentos comunes en el mundo empresarial. Son una expresión concisa, legible y práctica de algoritmos. Actualmente se aplican en muchos campos del conocimiento, especialmente como simplificación y expresión lógica de procesos, etc.
Ventajas de los diagramas de flujo
1) Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. Facilita la obtención de una visión transparente del proceso mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a primera vista. La diagramación hace posible aprender ese conjunto e ir más allá. Centrándose en aspectos específicos del mismo apreciando las
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3 interrelaciones que forman parte del proceso, así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.
2) Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
3) Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas. El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
4) Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
5) Permiten definir los límites de un proceso. A veces, estos límites no son tan evidentes, al no estar definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
6) Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más fiable generar alternativas útiles.
7) Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrará en contacto con la diagramación.
8) Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso. Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como la evaluación de objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
9) Facilita el estudio y la aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costos de actividad, e incidir por consiguiente en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
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4 10) Constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora en
reingeniería.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades que implican un proceso, mostrando la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás (el flujo de la información y los materiales, las ramas del proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones interdepartamentales).
Facilitan también la selección de indicadores del proceso.
Software para diseño de diagramas de flujo
Actualmente existe una gran cantidad de software para la elaboración de diagramas de flujo. A continuación se listan los programas más comunes para elaborar diagramas de flujo.
Microsoft Office ofrece 3 herramientas útiles para la elaboración de diagramas. Uno de ellos es Microsoft Office Word, que nos permite crear diagramas de flujo básicos a través de la opción "Formas" que tiene un apartado especial para diagramas de flujo. De igual manera Microsoft Office Power Point ofrece las mismas opciones para crear los diseños de diagramas de flujo. Otra herramienta un poco más sofisticada es Microsoft Office Visio, que además de la simbología básica de los diagramas de flujo cuenta con una variedad de herramientas para elaborar otros tipos de diagramas como es el caso diagramas UML entre otros tipos de diagramas de flujo.
Acciones previas a la realización de un Diagrama de Flujo
Identificar las ideas principales para ser incluidas en el Diagrama de Flujo (deben estar presentes el autor o responsable del proceso, el autor o responsable del proceso anterior y posterior, y otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes interesadas)
Definir lo que se espera obtener del Diagrama de Flujo Identificar quién y cómo lo emplea.
Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los límites del proceso a describir.
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Pasos a seguir para construir un diagrama de flujo
Establecer el alcance del proceso, de esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama (frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada del proceso siguiente).
Identificar y listar las principales actividades y subprocesos que están incluidas en el proceso a describir y su orden cronológico.
Definir el nivel de detalle, que incluye listar también las actividades menores. Identificar y listar los puntos de decisión.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
Asignar un título al diagrama y verificar y describir con exactitud el proceso elegido.
Diagrama de actividad
La especificación del Lenguaje Unificado de Modelado (UML), define un diagrama de actividad como: “una variación de una máquina en estados en la cual los estados representan el rendimiento de las acciones o subactividades y las transiciones se provocan por la realización de las acciones o subactividades”
El propósito del diagrama de actividad es modelar un proceso de flujo de trabajo (workflow) y/o modelar operaciones.
Una operación es un servicio proporcionado por un objeto, que está disponible a través de un interfaz.
Una interfaz es un grupo de operaciones relacionadas que tiene como finalidad la conexión funcional entre dos sistemas o dispositivos.
Simbología y significado
Óvalo o eclipse
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6 Rectángulo
Denota actividad. Representa la ejecución de un a más actividades o procedimientos.
Rombo
Significa decisión. Formula una pregunta o genera un cuestionamiento.
Círculo
Es un conector, representa el enlace de actividades con otras actividades dentro de un procedimiento.
Triángulo boca abajo
Archivo definitivo. Guarda un documento en forma permanente.
Triángulo boca arriba
Archivo temporal. Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento.
Semi óvalo
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7 Trapezoide
Carga de datos al sistema.
Limitaciones de los Diagramas de Flujos de Datos
1. No permiten recoger el comportamiento del sistema que debe responder a eventos en tiempos muy cortos (para ello se usa el diagrama de transición de estados.
2. No permite dar cuenta de las relaciones entre datos que se precisen almacenar (para ello se utilizad el diagrama entidad-relación)
3. No permite reflejar situaciones en las cuales es preciso dejar evidencia de la concurrencia de dos o más flujos de datos para un subproceso (para ello se utiliza la especificación de procesos)
4. No permite recoger el contenido de los flujos de datos, ni el contenido de los archivos (para ello se utiliza del diccionario de datos)
Cursograma
Se trata de la más común y práctica entre todas las clases de diagramas de flujo. Describe el flujo de información en una entidad u organización.
Sus procesos, sistemas administrativos y de control. Permite la impresión visual de los procedimientos y una clara y lógica interpretación.
Ejercicio 1
Desarrolle un algoritmo que permita leer dos valores distintos, determinar cuál de los dos valores es el mayor y escribirlo.
Pseudocódigo 1. Inicio
2. Cargar variables A,B
3. Solicitar la introducción de dos valores distintos 4. Leer los dos valores
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8 5. Asignarlos a variables A y B
6. Si A=B, entonces vuelve al paso “3”. (Porque los valores deben ser distintos.) 7. Si A>B entonces escribir “A es el mayor”
8. De lo contrario, escribir “B es el mayor” 9. Fin si
10. Fin no
Recomendaciones para el uso y aplicación de los símbolos
En cuanto a dibujo:
Es conveniente no mezclar varias líneas de entrada y salida en un mismo lado del símbolo.
Por claridad, no debe haber más de una línea de unión sobre dos símbolos. El símbolo de decisión es el único que bajo ciertas excepciones puede tener
hasta tres líneas de salida.
Inicio
Cargar Variables
Dos valores distintos
Leer los dos valores Asignar valores A=B NO A>B Si Si A es el mayor B es el mayor Fin NO
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9 Las líneas de unión deben representarse preferiblemente mediante líneas
rectas, en caso necesario, se pueden utilizar ángulos rectos.
Para efectos de presentación, es recomendable que el tamaño de los símbolos sea uniforme (salvo en caso que se requiera resaltar alguna situación especial)
En cuanto a su contenido y uso:
• Para facilitar su comprensión, el contenido del símbolo de operación debe redactarse mediante frases breves y sencillas.
• Cuando el símbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe incluir el nombre completo de la misma, en caso de utilizar iniciales para identificarla hay que anotar su significado al pie del diagrama.
• El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte del que se trata.
• Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que identificarse con la letra “o”, y las copias mediantes dígitos “1”, “2”, “3”. Se recomienda hacer esta anotación en el extremo inferior derecho del símbolo. • El contenido del símbolo conector puede ser alfabético y numérico, pero debe
ser igual los conectores de entrada y salida.
• Cuando exista una gran cantidad de conectores, conviene adicionar al símbolo su contenido para facilitar su localización. Otra opción es colocar antes o después del conector el símbolo terminal cuya identificación sea el nombre de la unidad administrativa o el nombre de una operación donde se encuentre el conector destino.
• Es aconsejable que el contenido del conector de página sea numérico y que el símbolo que indica el destino incluya el número de página donde continúa el diagrama, y a su vez, que el símbolo que indica la procedencia de número de página contenga de dónde viene el diagrama.
