UNIVERSIDADE FUMEC Faculdade de Ciências Empresariais
Programa de Pós-Graduação em Sistemas de Informação e Gestão do Conhecimento
FÁBIO JOSÉ MARQUES BARBOSA
Estudo sobre o Impacto da Gestão Visual na Melhoria de Desempenho do Gerenciamento de Projetos
Área de Concentração:
Sistemas de Informação e Gestão do Conhecimento
Belo Horizonte/MG 2015
FÁBIO JOSÉ MARQUES BARBOSA
Estudo sobre o Impacto da Gestão Visual na Melhoria de Desempenho do Gerenciamento de Projetos
Projeto de Dissertação apresentado à UNIVERSIDADE FUMEC como requisito parcial, na disciplina de Projeto de Dissertação, para obtenção do título de Mestre em Sistemas de Informação e Gestão do Conhecimento.
Área de Concentração: Sistemas de
Informação e Gestão do Conhecimento
Linha de Pesquisa: Engenharia de Processos e Sistemas
Prof. Orientador: Rodrigo Fonseca e Rodrigues Coorientador: Fernando Silva Parreiras
Belo Horizonte/MG 2015
SUMÁRIO
Resumo ... 3 Palavras Chaves ... 3 1. Introdução ... 4 2. O problema de pesquisa ... 5 2.1. Aderência ao Programa ... 5 3. Objetivos ... 6 3.1 Objetivo geral ... 6 3.2 Objetivos específicos ... 6 5. Fundamentação teórica ... 8 6. Metodologia ... 13 6.1 Trabalhos Relacionados ... 14 Objetivo ... 14 Metodologia ... 14Identificar fontes de informações utilizadas no Gerenciamento de Projetos ... 14
Revisão bibliográfica ... 14
Classificar os Modelos Visuais ... 14
Criar questionário ... Erro! Indicador não definido. Verificar a utilização da Gestão Visual ... 14
Aplicação do Survey ... 14
Identificar Melhoria de Desempenho ... 14
Tabulação dos dados ... Erro! Indicador não definido. Analisar os possíveis benefícios gerados ... 14
Análise dos dados coletados ... 14
6.2 Cronograma ... 15
Estudo sobre o Impacto da Gestão Visual na Melhoria de Desempenho do Gerenciamento de Projetos
Resumo
Diante do universo de informações provenientes de diversos sistemas de informacionais para provimento de material para análise, planejamento e suporte à decisão em Gerenciamento de Projetos, em muitos casos resulta-se na entropia da informação. Esta pesquisa tem por objetivo analisar os elementos intervenientes do uso da Gestão Visual no Gerenciamento de Projetos das organizações que possibilitem a melhoria de desempenho do tempo, custo e qualidade. Trata-se de um estudo teórico e quantitativo que visa avaliar a utilização da Gestão Visual como metodologia de integração de informações em Gerenciamento de Projetos, almejando o compartilhamento, consolidação, objetividade, facilitação e interação das informações, para melhoria de desempenho em Gerenciamento de Projetos.
Palavras Chaves
Gerenciamento de Projetos; Sistemas de Informação; Entropia da Informação; Gestão Visual; Melhoria de Desempenho.
1. Introdução
A principal consequência do contexto empresarial contemporâneo, caracterizado pela hipercompetividade e composto por um ambiente multifacetado, exige das instituições características como dinamismo e agilidade, possibilitando diferenciação e geração de valor para seus stakeholders.
Em muitas instituições, os procedimentos operacionais e de negócios devem ser direcionados conforme os novos paradigmas de mercado, necessários para a manutenção e sobrevivência das mesmas. Contudo, muitas organizações ainda não perceberam a importância do Gerenciamento de Projetos como ferramenta para redefinição de processos ou mesmo repensar novas formas de inovar em diversos segmentos, necessariamente não significa introduzir novas tecnologias, mas concentra-se na necessidade de incrementar e melhorar processos, produtos ou serviços já desfasados que não correspondem às necessidades mais emergentes e compatíveis com os objetivos voltados para custo, qualidade e inovação.
Para que a tomada de decisão em Gerenciamento de Projetos, sejam tomadas com rapidez e qualidade, é importante que as organizações desenvolvam um sistema de comunicação eficiente, que permita a coleta e difusão das informações de forma ágil.
Este estudo pretende analizar os elementos intervenientes da Gestão Visual, na melhoria de desempenho de projetos; que em grande parte, resulta da necessidade de redefinir e inovar em vários aspectos relacionados ao cenário organizacional e de negócios.
Podemos definir Gestão Visual como um sistema de planejamento, controle e melhoria contínua que integra ferramentas visuais simples que possibilitam que se entenda, através de uma rápida “olhada", a visualização da situação atual e de acordo com a premissas e necessidades estratégicas da organização garantia da aderência dos processos aos padrões e viabilização das melhorias permanentes. (Lean Institute, 2007)
Por finalidade, a Gestão Visual busca permitir aos envolvidos visualização e compreensão, tornando a situação mais transparente, ajudando a focar em processos e a priorizar o que realmente é necessário. Pode-se ainda, fornecer informações que gerem ações no ponto da comunicação. E a manutenção e atualização de tais informações deve ser feita pelos que realmente executam o trabalho, que na maioria das vezes são os primeiros a perceber as anormalidades. E, finalmente, deve estar conectada aos objetivos do negócio. (Meredith & Mantel, 2006; Osterwalder e Pigneur, 2010, Lean Institute Brasil, 2015).
2. O problema de pesquisa
Partindo da premissa que a comunicação e a integração das fontes de informação são fundamentais para a Tomada de Decisão, qual o impacto da Gestão Visual na Melhoria de Desempenho do Gerenciamento de Projetos?
2.1. Aderência ao Programa
As pesquisas da linha Engenharia de Processos e Sistemas têm como campo empírico a melhoria de processos de software e serviços, tecnologias de última geração e soluções para recuperação e processamento de dados.
3. Objetivos 3.1 Objetivo geral
Analisar os impactos da Gestão Visual na melhora de desempenho em Gerenciamento de Projetos advindos da integração dos fluxos de dados e informações utilizados em Gerenciamento de Projetos.
3.2 Objetivos específicos
• Identificar as principais fontes de informações utilizadas no Gerenciamento de Projetos
• Verificar a utilização da Gestão Visual na integração de informações em
Gerenciamento de Projetos
• Analisar a utilização da Gestão Visual e possível melhoria de desempenho do Gerenciamento de Projetos
4. Justificativa
A utilização da Gestão Visual pode possibilitar o compartilhamento de conhecimentos tácitos para a melhoria de processos em termos de eficiência e eficácia na consolidação de informações e alocação de recursos, constitue elementos fundamentais para o Gerenciamento de Projetos.
O compartilhamento de conhecimentos tácitos para a melhoria de processos em termos de eficiência e eficácia na consolidação de informações e alocação de recursos constituem elementos fundamentais para o Gerenciamento de Projetos.
Neste contexto, a Gestão Visual utiliza uma metodologia que permite a organização criar um sistema de integração de informações que possibilita a instituição a comunicar, pensar, remodelar, redefinir, buscando alternativas econômicas, sustentáveis e inovadoras de geração de valor em seus produtos, processos e serviços.
5. Fundamentação teórica
A informação, como conceito, como disse Norbert Wiener, a principal contra-ofensiva da vida ao impulso entrópico que, no fim levará o universo a se esgotar. "No controle e na comunicação" - o núcleo da informação - "estamos sempre combatendo a tendência da natureza de degradar o organizado e destruir o significativo; a tendência da entropia a aumentar." A informação é um requisito para nossa sobrevivência. Permite o necessário intercâmbio entre nós e o ambiente em que vivemos. "Viver efetivamente é viver com informação adequada. A comunicação e o controle, portanto, são integrantes da essência da vida interior do homem, na mesma medida em que fazem parte de sua vida em sociedade" (Wiener 1968:19).
Wiener, o inventor da "cibernética", a "teoria da mensagem", escrevia essas palavras em fins da década de 1940 e início da de 1950. A ocasião era importante. A grande reivindicação em favor da informação teve origem em certos progressos revolucionários obtidos naquela época na tecnologia do controle e da comunicação - a "tecnologia da informação", ou TI, como veio a ser chamada. O nascimento da informação não só como conceito, mas também como ideologia, está ligado ao desenvolvimento do computador durante os anos da Segunda Guerra Mundial e no período imediatamente posterior (a Guerra Fria). Conhecimento e informação estão se tornando os recursos estratégicos e os agentes transformadores da sociedade pós-industrial... da mesma maneira que a combinação de energias de energias, recursos e tecnologia mecânica foram os instrumentos transformadores da sociedade industrial.
A entropia constitui a essência da mecânica estatística e também exerce papel central na teoria da informação. A sua interpretação física beneficia outras áreas do conhecimento, tais como filosofia, economia e computação (BORGES, 1999). Shannon (1948) criou o conceito de entropia para medir a quantidade de informação com base na incerteza, ou seja, algo distinto do conceito em termodinâmica (STURZBECHER, 2006). O pensamento sistêmico dá maior ênfase ao todo do que às partes. Isso permite a inclusão, durante o processo, de aspectos importantes, como relacionamentos com o ambiente e com outros sistemas. (ANDRADE et al, 2006, p.43)
De acordo com Gonçalves (2008), a incerteza pode ser caracterizada pela quantidade de informação que a ocorrência de um evento fornece, sendo a incerteza traduzida com base na probabilidade de ocorrência de seu evento. Assim, não se tem nenhum acréscimo de informação em um evento cuja ocorrência é certa, ou seja, a certeza de ocorrência contém toda informação. Para o autor, “pode-se dizer que a determinação da quantidade de informação produzida pela ocorrência de um evento é determinada pela quantidade de surpresa que essa ocorrência traz” (GONÇALVES, 2008, p. 16). Quanto maior a desorganização (entropia, incerteza), maior o potencial de informação dessa fonte (SHANNON, 1948).
Uma das marcas fundamentais do século XX é a queda do socialismo no leste europeu e na União Soviética, marcando o triunfo do capitalismo neoliberal, da globalização e da hegemonia norte-americana. Neste contexto, a hegemonia global de cadeias produtivas articula e organiza a nova lógica do poder – calcada no controle da tecnologia como fator determinante na busca de uma “composição mais eficiente de trabalho, capital, conhecimento e recursos naturais” (DUPAS, 2001, p. 21). Da necessidade de se gerar inovações em intervalos de tempo cada vez mais reduzidos, para consolidar e/ou manter padrões hegemônicos no cenário mundial, surgem então tecnologias e processos de automação para os fluxos de informação na comunicação entre as aldeias globais. A tecnologia acabou se transformando basicamente em expressão da competição global, objetivando ampliar a participação nos mercados globais e a acumulação para, por sua vez, permitir novos investimentos em tecnologia e realimentar o ciclo de acumulação (DUPAS, 2001, p. 24).
A informação é um dos principais insumos para a tomada de decisão em organizações. O conjunto de informações usadas pelos administradores na redução de incertezas tem sido chamado de “informação para negócios”. (CENDON, 2002, p. 30). Existem três tipos de bases de dados encontradas à disposição: bibliográficas ou referenciais, de texto completo e fatuais. Essas bases reúnem informações de diversas áreas do conhecimento, podendo ser agrupadas em: notícias em geral, informações sobre empresas e setores industriais, diretórios de empresas, informações sobre produtos, informações biográficas, informações financeiras, informações para investimento, pesquisas de mercado, informações jurídicas e informações estatísticas (CENDON, 2002).
História da humanidade é história da fabricação ... períodos: das mãos, das ferramentas, das máquinas e dos aparelhos eletrônicos. Fabricar significa apoderar-se de algo dado na natureza, convertê-lo em algo manufaturado, dar-lhe uma aplicabilidade e utilizá-lo. Fábricas são lugares onde aquilo que é dado é convertido em algo feito e com isso as informações herdadas tornam-se cada vez menos significativas, ao contrário das informações adquiridas, aprendidas que são cada vez mais relevantes. (Flusser, 2007, p. 33)
Processos de desenvolvimento mais complexos geralmente são de difícil compreensão e visualização, pois, implica em muitas atividades, feitas por diferentes pessoas, cada uma produzindo resultados que, por vezes, são utilizados em etapas subsequentes. Dessa forma, a complexidade pode aumentar em razão proporcional a tamanho, complexidade e especificidades (Browning, 2009). No instante em que as entidades vêm adquirindo maior consciência da importância da informação, essas têm buscado produzir e oferecer informações mais adequadas em relação às necessidades dos usuários (SOUZA; DIAS; NASSIF, 2011).
A ciência da informação é uma área voltada às questões científicas e práticas profissionais, que visa resolver problemas essenciais da comunicação do conhecimento entre as pessoas, em relação ao uso da informação e de sua necessidade, nos contextos: social, institucional, individual. Nesta perspectiva, “são consideradas de particular interesse as vantagens das modernas tecnologias informacionais” (SERACEVIC, 1996, p. 47 AMORIN, 2007, p. 18).
O conhecimento será cada vez mais um fator de competividade importante, mas o conhecimento é diferente de qualquer outro tipo de recurso, pois ele torna-se constantemente obsoleto, e o conhecimento avançado de hoje poderá não ter importância amanhã. (Drucker, 1997). A necessidade de informação de negócios está mudando rapidamente. Nos últimos anos os esforços forma direcionados para melhorar a informação tradicional, principalmente a informação sobre o que está se passando dentro da empresa. Ainda hoje mais de 90% das
Para Davenport (1998, p.19), o conhecimento é a informação mais valiosa (...) é valiosa precisamente porque alguém deu à informação um contexto, um significado, uma interpretação (...). O conhecimento pode então ser considerado como a informação processada pelos indivíduos. O valor agregado à informação depende dos conhecimentos anteriores desses indivíduos. Assim sendo, adquirimos conhecimento por meio do uso da informação nas nossas ações. Desta forma, o conhecimento não pode ser desvinculado do indivíduo; ele está estritamente relacionado com a percepção do mesmo, que codifica, decodifica, distorce e usa a informação de acordo com suas características pessoais, ou seja, de acordo com seus modelos mentais. Pelo processo de comunicação, pode-se buscar o consenso que permitirá prever a adequação dos planos individuais de ação em função do convencimento, e não da imposição ou manipulação. Pelo trabalho em equipe, pode-se conseguir obter o maior número de informações e perspectivas de análise distintas, sendo validada a proposta mais convincente no confronto argumentativo dos demais (Gutierrez, 1999).
A informação é valiosa precisamente porque alguém deu a ela um contexto, um significado, acrescentou a ela sua própria sabedoria, considerou suas implicações mais amplas, gerando o conhecimento. O conhecimento, consequëntemente, é tácito e difícil de explicitar. Quem quer que já tenha tentado transferir conhecimento entre pessoas ou grupos sabe como é árdua a tarefa. Os receptores devem não apenas usar a informação, mas também reconhecer que de fato constitui conhecimento. (Nonaka Davenport, 1998, p. 19) A tomada de decisão nas organizações vai exigir cada vez mais trabalhos em equipe e maior participação das pessoas. O trabalho em equipe coloca em evidência os procedimentos de diálogo baseados na idéia de que, em uma organização, a comunicação deve ser estimulada visando ao estabelecimento de um pensamento comum (Angeloni, 1992).
Para Dornellas (2008) o momento atual estimula a criação de novos modelos de negócio, já que o desenvolvimento da nova economia tem estimulado o desenvolvimento de novos negócios. Um conceito simplificado de modelos de negócio é que este consiste na organização da ideia e sua transformação em uma maneira de executá-la que cria valor. Projetar um produto significa projetar uma experiência do usuário com o produto, que também determina os impactos desta experiência. Uma melhor compreensão sobre o que os usuários fazem com os produtos e como interagem com eles, bem como os fatores ocultos por
trás do processo de tomada de decisão diária devem ser entendidos. (TANG & BHAMRA, 2009, p. 183)
Na metade do século XX os japoneses passaram a investigar e sistematizar modelos de gestão direcionados, principalmente, aos procedimentos operacionais fabris. Concomitante, junto a essa busca por melhores desempenhos foram desenvolvidas propostas que incentivavam a maior participação dos colaboradores no processo, o trabalho em equipe e o uso de instrumentos gerenciais. Os japoneses até hoje induzem seus operários a pensar e a criar. Por isso, incentivam a criatividade e o acesso a informações (Paladini, 1998). Alguns autores são reconhecidos internacionalmente por suas contribuições aos modelos orientais, vale citar: Juran (gestão); Deming (processos); Ishikawa (ferramentas) (Teixeira, 2012).
Desde o inicio, principalmente após a disseminação da filosofia Lean (que utiliza o gerenciamento visual, mapeamento de fluxo de valor e outros mecanismos visuais), a Gestão Visual tem se mostrado importante por buscar meios rápidos e simples que permitam aos envolvidos saber o estado atual da situação e colaborar com a organização (Womacck, 1998; Locher, 2008; Osterwalder e Pigneur, 2010; Lean Institute Brasil. (Teixeira, 2012).
O desenvolvimento de produtos com elevado nível de detalhes, focado em atender necessidades das partes interessadas, tende a diferenciar este produto e torná-lo mais competitivo (Rozenfeld et al, 2010). Diante desse contexto, emerge a possibilidade de utilizar Gestão Visual apoiada na usabilidade como meio de facilitação, interação e monitoramento dos processos de desenvolvimento de produto, uma vez que “as coisas devem ter forma para serem vistas, mas devem fazer sentido para serem entendidas e usadas.” (Krippendorf, 1989).
A preocupação do estudo da gestão do design é determinar como reunir todas essas pessoas, projetos e processos de forma interdisciplinar e colaborativa, dentro de um contexto empresarial, social, político e ambiental mais amplo, levando uma experiência coerente, financeiramente viável e produzida com prazer. (BEST, 2012, p. 9)
6. Metodologia
Como metodologia, tem-se por base a taxonomia proposta por Gil (2002) e Vergara (2004), separando a classificação das pesquisas em dois grupos: quanto aos objetivos e quanto aos procedimentos técnicos utilizados, o presente trabalho é de caráter exploratório e quantitativo.
O caráter exploratório do trabalho justifica-se, pois, por meio desta abordagem, o pesquisador é provido de conhecimentos diversos a respeito do assunto de estudo, tendo como “objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito ou construir hipóteses” (Gil, 2002, p.41).
O instrumento aplicado para a coleta de dados será a escala de Likert com variância de 5 pontos. A principal vantagem dessa escala é a praticidade de construção e aplicação, além dos entrevistados entenderem rapidamente como utilizar a escala (MALHOTRA, 2001).
Para Lehman e Mehrens (1971), survey é um estudo amplo, com o objetivo de descrever as
características da população por meio de uma amostra escolhida segundo métodos randômicos. Envolve uma amostra grande numericamente, utilizando geralmente questionários, entrevistas e escalas.
Para análise dos itens da escala de Likert será utilizado o cálculo do Ranking Médio (RM). No RM atribui-se um valor de 1 a 5 para cada item, para obtenção da média ponderada de cada pergunta, baseando-se na frequência das respostas.
A cada item será atribuída uma escala quantitativa, conforme a seguir: Discordo totalmente (1), Discordo (2), Nem Concordo nem Discordo (3), Concordo (4) e Concordo totalmente (5). Quanto mais próximo de 5 estiver o RM, maior é o nível de motivação dos profissionais. Desta forma foi obtido o RM através da fórmula abaixo:
Média Ponderada (MP) = Σ ( fi.Vi) Ranking Médio (RM) = MP / (NS)
O método quantitativo orienta para a utilização de questionários estruturados predominantemente elaborado com questões fechadas permitindo dimensionar mercados, definir share, conhecer o perfil sócio demográfico, social e econômico de uma população, entre outras possibilidades.
Assim, observa-se que não foram encontradas na literatura publicações científicas que relacionem Gestão Visual e Gerenciamento de Projetos. PMI (2004) e Rozenfeld (2010)
advogam a favor da visualização de informações e das ferramentas visuais, no entanto, mesmo propondo o uso de um modelo visual de referência, eles não apresentam uma forma de Gestão Visual aplicada ao Gerenciamento de Projetos. (Teixeira 2012)
6.1 Trabalhos Relacionados
Foi realizada busca sistemática, na base de dados Periódicos Capes a partir do termo Visual
Management (Gestão Visual). Inicialmente foram encontradas 1.280 artigos revisados por
pares. No entanto, foram considerados apenas: os últimos cinco anos de publicação (2010-2015); totalizando 350 artigos pesquisas com foco na Gestão Visual; e pesquisas relacionadas a projetos, foram filtrados 57 artigos, foram retirados duplicados e fora do contexto restando 34 artigos.
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Objetivo Metodologia
Identificar fontes de informações utilizadas
no Gerenciamento de Projetos Revisão bibliográfica
Classificar os Principais Modelos Visuais Aplicação do Survey
Verificar a utilização da Gestão Visual Aplicação do Survey
Identificar Melhoria de Desempenho Análise dos dados coletados
6.2 Cronograma
Cronograma Dissertação - Discente Fábio Marques
Atividades
2015 2016
Jan Fev Mar Ab r Ma i Ju n Ju l Ag o Set Out No v De z Ja n Fe v Mar Ab r Ma i Ju n Elaboração do Problema X Delimitação do tema X Levantamento Bibliográfico X X X Fichamento X X X X X X Redação do Projeto X X X X Revisão do Projeto X
Envio ao comitê de ética X
Qualificação X
Redação da dissertação X X X X X X X
Coleta de dados X
Consolidação dos dados X Análise dos Resultados X
Revisão do orientador X
Encaminhamento a banca
examinadora X
7 - Bibliografia
Claude E Shannon, Warren Weaver (1963). The Mathematical Theory of Communication. University of Illinois Press
McGEE e PRUSAK (1994). Gerenciamento estratégico da informação. Elsevier Editora
SIMON, Herbert (1969). The Sciences of the Artificial. Cambridge: MIT Press. MCKIM, Robert (1973). Experiences in Visual Thinking. Brooks/Cole Publishing Co. Brown, Tim (2009). The Making of a Design Thinker. Metropolis Oct.
Brown, Tim (2009). Change by Design. How Design Thinking Transforms Organizations and Inspires Innovation. HarperCollins Publishers.
Brown, Tim (2008). Harvard business review. fredonia.edu
BROWN, Tim. Human Centered Design Tool Kit. IDEO, Canada, 2011. Bryan Lawson, (2006). How Designers Think. Routledge
DRUCKER, P. Desafios gerenciais para o século XXI. São Paulo: Pioneira, 1999.
ANGELONI, M. T. Technologies de transmissión de l´information et consequences sur le processus des decisions des organizations. Grenoble, France: Mémoire de DEA. École Superieure des Affaires, 1992.
DAVENPORT, T. H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo : Futura, 1998.
NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. Rio de janeiro : Campus, 1997.
DORNELLAS, José Carlos de Assis, Empreendedorismo: transformando idéias em negócios. Elsevier Editora, 2008, Rio de Janeiro.
ANDRADE, Aurélio L. et al.Pensamento Sistêmico:o desafio da mudança sustentada nas organizações e na sociedade. Porto Alegre: Bookman, 2006.
BEST, Kathryn. Fundamentos da Gestão do Design. Tradução: André de Godoy Vieira. Porto Alegre: Bookman, 2012.
FLUSSER, Vilém; CARDOSO, Rafael; ABI-SÂMARA, Raquel. O mundo codificado: por uma filosofia do design e da comunicação. Editora Cosac Naify, 2007.
FERRO, José R.; SHOOK, John. Gestão visual para apoiar o trabalho padrão das lideranças. 2009. Disponível em: <http://www.lean.org.br/leanmail/74/gestao-visual-para-apoiar-o-trabalho-padrao-das-liderancas.aspx>. Acesso em: 15/09/2015
NEGÓCIOS, INFORMAÇÃO PARA. "Bases de dados de informação para negócios." Ci. Inf
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DUPAS, Gilberto. Economia global e exclusão social: pobreza, emprego, estado e o futuro do capitalismo. Paz e Terra, 2001.
TEIXEIRA, Julio et al. Gestão visual: uma proposta de modelo para facilitar o processo de desenvolvimento de produtos. In: Conferência Nacional de Integração do Design, Engenharia e Gestão para Inovação. 2012.
