1. Objetivo:
Emitir, resguardar y clasificar debidamente las actas de calificaciones de los diferentes niveles y planes académicos que se imparten en Universidad ETAC para sustentar la calificación del alumno, identificarlas fácilmente y garantizar la integridad de cada una de ellas.
2. Alcance:
Aplica para todos los niveles (Bachillerato, Licenciatura y Posgrado) de Universidad ETAC.
3. Definiciones:
Ciclo: Se refiere al periodo de las actividades académicas en el cual se crean las asignaturas.
Nodo: Se refiere al campus en el cual fue creada la asignatura.
Periodo: Nos indica a que parcial pertenece el acta.
Departamento: Grado académico al cual pertenece el acta (Bachillerato, Licenciatura, Posgrado).
Profesor: Nos indica que docente quien es responsable de impartir la materia.
Grupo: Se refiere al conjunto de alumnos dirigidos por un docente, el grupo se distingue de acuerdo a
las siguientes nomenclaturas.
02 L A (1537)
02 Los 2 primeros números nos indican el turno al que corresponde el grupo. (Números nones para matutino y números pares para vespertino).
L La 1er letra nos orienta sobre el tipo de clase a la que se refiere el grupo (L, laboratorio y T, teórica)
A La o las siguientes letras nos orientan sobre el plan académico al que corresponde el acta.
EJEMPLO TERMINACIÓN (NOTA DE CLASE) MODALIDAD T o L MEETAC TE o LE 3E TA o LA ALIAT TXC o LXC MIXTA CUATRIMESTRAL TXS o LXS MIXTA SEMESTRAL
Fecha de Revisión: Autorizado por Página 22‐JULIO.‐2013 CORPORATIVO 2 de 7
Materia: Clave y nombre de la asignatura
Sesión: Nos indica el tipo de evaluación, ya sea ordinaria o extraordinaria.
Matrícula: Número de registro de identificación del alumno.
Nombre: Nombre del alumno.
In: Reflejará el número de inasistencias del alumno.
Participación Continua (P/C): Es la suma de todas las actividades desarrolladas por los estudiantes a
lo largo del periodo escolar, comprenden tareas, exposiciones, desarrollo de casos, elaboración de ensayos y participaciones entre otras, que van directamente relacionadas con los conocimientos y habilidades adquiridas en clase.23
Examen Parcial (E.P.):Proceso continuo, sistemático e integral aplicado a los estudiantes durante el
desarrollo de los cursos con la que el docente deberá revisar, examinar y juzgar sistemáticamente los resultados parciales de la enseñanza para determinar los avances del aprendizaje y las habilidades adquiridas por ellos durante las distintas etapas de su formación profesional.
Calif: Es el promedio que resulte entre la participación continua y el examen final.
Ad: Nos indica si el alumno tiene algún adeudo.
4. Emisión de actas:
Previo a la fecha de la evaluación del parcial el asistente de Servicios Escolares, deberá emitir de ORACLE, indicando los datos que solicita el sistema.
5. Forma de evaluación:
Se anexan trípticos de la Forma de Evaluación de cada Nivel:
4.1 ANEXO 1 BACHILLERATO 4.2 ANEXO 2 LICENCIATURA: ESCOLARIZADA CUATRIMESTRAL ESCOLARIZADA SEMESTRAL 4.3 ANEXO 3 LICENCIATURA: MIXTA CUATRIMESTRAL MIXTA SEMESTRAL 4.3 ANEXO 4 POSGRADO
4.4 ANEXO 5 EDUCACIÓN CONTINUA
6. Forma Resguardo:
Las actas deberán ser resguardadas en carpetas LEFORT, separadas por ciclo, modalidad y deberán ir en número consecutivo, de acuerdo al número de clase.
Al finalizar el ciclo, se empatarán por primer, segundo y tercer parcial.
Fecha de Revisión: Autorizado por Página 22‐JULIO.‐2013 CORPORATIVO 4 de 7
CONTROL ESCOLAR
CICLO
MODALIDAD
NO. DE CARPETA
LOGOTIPO
EMPRESA
ARIAL
NO.
18
NEGRITA
MAYÚSCULAS,
TEXTO
CENTRADO
COACALCO
ARIAL
NO.
12,
TIPO
TÍTULO,
TEXTO
CENTRADO.
LOMO
DE
CARPETAS
7. Responsabilidades:
Asistentes de Control Escolar:
Emitir en tiempo y forma las actas parciales.
Entregar al área de finanzas, las actas y reporte de programación de clases, con la finalidad de que indiquen alumnos con cartera vencida.
Recibir de Control docente las actas verificando que sean todas las que indica el reporte de programación de clases.
Garantizar que la calificación que se asentó en actas corresponda a la capturada en sistema.
Resguardar las actas en un lugar seguro.
FINANZAS:
Revisar contra cartera vencida cada una de las actas parciales.
Hace llegar de forma íntegra las actas parciales a Coordinación de Control Docente.
COORDINACIÓN DE CONTROL DOCENTE:
Entrega las actas parciales correspondientes a cada docente para el llenado y captura de calificaciones conforme a los resultados obtenidos en las pruebas a lo largo del periodo escolar.
Recopila todas las actas una vez que los docentes ya concluyeron su proceso.
Regresa las actas de calificaciones en tiempo y forma previamente revisados al área de Servicios Escolares.
DOCENTES:
Llenado de acta, sin error, tachadura y enmendaduras.
Recabar firma de los alumnos.
8. Desarrollo del Proceso.
Responsable No. Descripción de la Actividad
DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR
1.
Una vez concluido el proceso de apertura de las materias solicitadas en Taller de Horarios al igual que la carga de horarios de alumnos en sistema se procede a generar el archivo que arrojará la información completa de cada una de estas, es decir, las Listas de asistencia, mismas que son entregadas a Coordinadores para la validación de las mismas por medio de saloneos.
ACADÉMICOS
2.
Realizan saloneo para verificar que se encuentren en cada salón la cantidad de alumnos correspondientes a la asignatura aplicada en dicha aula conforme a las listas de asistencia.
DIRECCIÓN DE CONTROL
Al término de este proceso, cuando los académicos validan la información emitida en listas, se procede a crear listas de
Fecha de Revisión: Autorizado por Página 22‐JULIO.‐2013 CORPORATIVO 6 de 7
ESCOLAR mismas que se entregan en primera instancia al área de
Finanzas para cotejar contra Cartera Vencida.
FINANZAS 5.
Realiza la revisión detallada de cada una de las actas parciales contra el reporte generado de Cartera Vencida correspondiente al periodo de la parcialidad a calificar.
FINANZAS
COORDINACIÓN DE CONTROL
DOCENTE 6.
Concluido el proceso de verificación de Cartera Vencida, los encargados del área son los responsables de hacer llegar a Dirección de Control Docente las actas debidamente marcadas conforme la información obtenida en el reporte de vencimientos.
COORDINACIÓN DE CONTROL DOCENTE
7.
Tiene la tarea de canalizar cada una de las actas parciales correspondientes a los profesores responsables de las asignaturas impartidas en Universidad ETAC y proceder con la evaluación parcial y el llenado de resultados en las actas.
DOCENTES
8.
Se encargarán de asentar la calificación en el periodo de cada parcialidad conforme a los resultados obtenidos en cada una de las pruebas y partes a evaluar. Cada una de las actas debe ser llenada de manera correcta (sin tachaduras, enmendaduras, corrector, etc.) de lo contrario tendrá que solicitar un duplicado de acta para el llenado correcto de la misma, asegurando de esta forma, la veracidad de la información asentada. El docente devuelve las actas generadas durante el proceso con su rúbrica y debidamente canceladas (las que así lo ameriten) a Dirección de Control Docente.
COORDINACIÓN DE CONTROL DOCENTE
9.
Tiene la tarea de reunir nuevamente cada una de las actas parciales para la revisión de las mismas y es obligación del departamento verificar que se encuentren correctamente llenadas, canceladas, firmadas, al igual que asegurar la integridad del paquete de actas conforme a la información (QUERRY) emitida por Dirección de Control Escolar.
COORDINACIÓN DE CONTROL DOCENTE
10.
Deberá hacer la entrega del paquete de Actas Parciales conforme al QUERRY directamente a los asistentes de Control Escolar que estén asignados para este proceso, revisando contra el Reporte de clases cada una de las actas para validar la entrega completa de las mismas.
DIRECCIÓN DE CONTROL
ESCOLAR 11.
Recibida la información, los responsables de Control Escolar comienzan a validar la información de cada una de las Actas Parciales; físicamente que se encuentren libres de errores y empalmada con el acta errónea en caso de tener algún tipo de corrección, (en caso de presentar alguna anomalía en la emisión de información, los responsables de éste proceso tienen la obligación de regresar el acta para la corrección de la misma y así asegurar la validez de los resultados asentados) ; y en la carga de sistema que la información coincida con la información física presentada por el docente. Cada una de
ellas con la rúbrica del profesor correspondiente.
DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR
12.
Al concluir con la validación de información contenida en las actas se procede a sellar cada una de ellas con la leyenda de “PRIMER PARCIAL”, “SEGUNDO PARCIAL”, TERCER PARCIAL” según sea el caso; de ésta forma queda validada la información.
DIRECCIÓN DE CONTROL ESCOLAR
13.
Cada parcialidad se resguarda en carpetas rotuladas con el Logo de la Institución, la modalidad a la que pertenecen y el ciclo al que corresponden y son acomodadas por número de clase, asegurando su integridad y facilitando la búsqueda de las mismas.
14.
Al término de cada ciclo, se empatan las clases, quedando de cada una de ellas primer, segundo y tercer parcial, según sea el caso.
15.
Finalizado el ciclo y garantizando que la información obtenida en las actas parciales es correcta, se le da seguimiento a la impresión actas finales, en donde únicamente se reflejará el promedio obtenido de cada una de las asignaturas a lo largo del ciclo escolar conforme a los resultados de cada parcialidad. Se recopilará la firma del docente. Esta última carpeta será rotulada de la misma forma que las anteriores agregando la leyenda de “Actas Finales”.
16.
Obteniendo los resultados favorables de las parcialidades, al igual que las carpetas completas con la información
correspondiente; éstas mismas se reguardan en los espacios asignados dentro del área de Control Escolar.
