2. ALCANCE:
Este instructivo aplica para todos los procesos que envían giros al proceso de Archivo
1. PROPOSITO:
Explicar aquellas generalidades para la recepción, organización, envío, custodia, entrega final, prestamos de los documentos soportes de giros.
3. RESPONSABLE:
Colocadoras de apuestas, Administradores de zona, Cajeros, Coordinadores de Operaciones, Auxiliares del SENA, Auxiliar administrativo de Archivo y Documentación y Auxiliar de archivo y Documentación, Auxiliar de Documentación.
4. DEFINICIONES:
✓ Archivo: El término archivo se usa comúnmente para designar el lugar donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
✓ Documento: Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lengua natural o convencional.
✓ Unidad de Almacenamiento: Se refiere al tipo de almacenaje que se da a los documentos en carpeta, Caja, AZ, etc
✓ Base de datos: Son los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto, para su posterior uso.
✓ Desprendible: Documento soporte de las captaciones y pagos efectuados para los giros, este viene de forma individual por cada giro despachado.
✓ Arqueo de caja: Documento soporte donde se relaciona en resumen la totalidad de la cantidad de las captaciones y pagos efectuados por el concepto de GIROS.
✓ Captaciones: Es aquel donde se capta el dinero de una persona o empresa para ser enviado a un tercero.
✓ Pagos: Es aquel donde se paga el dinero enviado por un tercero a una persona o empresa determinada.
✓ Soporte de Giro: son los documentos que exige Gelsa, para dejar evidencia del giro, estos por lo general son copia de la cedula, por lo general se exige en las captaciones
✓ Archivo Muerto: Archivo inactivo.
✓ Bodega Samper Mendoza I y II I y II I y II (uno y dos) y Plaza Bolívar: Bodegas que dispone la Compañía para el bodegaje del archivo muerto
✓ Bodega A: Bodega Samper Mendoza I y II I y II I y II uno ubicada en la KR 26 22 C 82/76.
✓ Bodega B: Bodega Plaza Bolívar ubicada en la Calle 11 No 8-50/54
✓ Bodega C: Bodega Samper Mendoza I y II I y II I y II dos ubicada en la KR 25 # 22 A 42
✓ CAD: Centro De Administración Documental ubicada en las instalaciones de la SPT
CENTRO
✓ GELSA: Grupo Empresarial en Línea S.A.
5. DESARROLLO O DILIGENCIAMIENTO: 5.1. EMBALAJE DE GIROS EN SPT
5.1.1 Empacar los giros por fecha, enviando cada 15 días la primera fecha, con el ánimo de no tener pendientes y éstas vayan completas, dicho empaque se efectuará en bolsa reutilizable transparente.
5.1.2 Deben venir en forma organizada en bolsa de tamaño pequeña 28cm x 40cm y en la grande de 49cm x 45cm.
5.1.3 Al momento de empacarlos estos deben venir de la siguiente manera:
5.1.3.1 Organizar los cuadres por sub-paquetes de 20 de tal forma que se puedan contener en la mano y se deben dejar doblados uno a uno, colocándolos en forma consecutiva y separada de cada colocadora, para no generar reprocesos al momento de una búsqueda.
Forma correcta
5.1.3.2 Empacar los giros de forma transversal uno arriba del otro de tal forma que el dobles quede de lado a lado, con el fin de equilibrar los tamaños y quede alineado, al final del mismo se coloque con lápiz en una esquina el total del número de paquetes, lo ideal es de 15 a 20 con el ánimo que al momento de revisar sea más fácil la búsqueda.
2
3
4
Primer cuadre dobles lado derecho
Segundo cuadre dobles lado Izquierdo
Total de cuadres de 15 a 20 según tamaño, cierre con cauchos.
Marcación con Lápiz en el primer paquete de la cantidad de cuadres.
5.1.3.3 Empacar los giros por fecha (únicamente una fecha en cada bolsa), marcadas con la siguiente información: Nombre de la Empresa, SPT y Fecha. (GELSA – SPT XXXXX – DD/MM/AAAA), y el total de paquetes de giros por bolsa.
5.1.3.4 Empacar los giros en el orden de tal forma que la bolsa quede en una especie de cubo rectangular, de esta forma al momento de empacar en las cajas Referencia: X 300, el espacio se optimiza y mejora las condiciones de guardado, con el ánimo de no superar el peso ni la altura normal de la caja. La tapa debe quedar bien puesta de tal forma que no quede a una altura superior de la caja, sin forzarla a introducir mas documentos de su capacidad.
5.1.3.5 Para el caso de las SPT de Cundinamarca, se deben separar los municipios de cada uno, según el listado anexo, de igual forma se empacan los giros en el orden de tal forma que la bolsa quede en una especie de cubo rectangular, de esta forma al momento de empacar en la cajas Referencia: X 300, el espacio se optimiza y mejora las condiciones de guardado, con el ánimo de no superar el peso ni la altura normal de la caja, en el caso de municipios se puede guardar todas las fechas de un municipio en la misma bolsa.
5.1.4 Las cajas contenedoras deberán tener dos rótulos de la siguiente manera:
Rótulo de envío: Ubicado en la tapa de la caja y deberá contener el nombre del proveedor contratado así:
✓ Administradora de Archivos, S.A.S (ADEA)
✓ Parque Industrial El Dorado vía Funza-Mosquera Km 1.2, vía La Argentina Bodegas 49-50
✓ Fecha de envío: DD/MM/AAAA
✓ (Diligenciado por el Auxiliar de Archivo y Documentación al momento de entregar las cajas al transportador. las cajas)
Guía de Rótulo: Ubicado en la parte lateral de la caja y deberá contener: ✓ Nombre de la empresa colaboradora
✓ Municipios almacenados
✓ DD/MM/AAAA
✓ (Diligenciado por el Coordinador de Operaciones al momento de embalar las cajas)
5.1.5 Las cajas deben tener en la parte inferior la sumatoria de la cantidad de paquetes que se guardaron por cada bolsa (Diligenciado por el Coordinador de Operaciones al momento de embalar las cajas)
TOTAL Número de paquetes de giros
Cada rotulo debe ir impreso en hoja media carta medidas 13 cm de ancho por 11 cm de alto, la tipografía Calibri (Cuerpo), tamaño 26
5.1.6 La lista interna debe traer los siguientes datos: ✓ Fecha del cuadre de giros
✓ Cod vendedor o colocadora ✓ Cedula vendedor o colocadora
✓ Nombre del vendedor o colocadora zona ✓ Nombre de la zona
✓ Fecha del punteo
✓ Fecha del envió a archivo ✓ Total paquetes de giros ✓ Llego paquete de giros si/no
Este es el control que se debe efectuar en cada SPT internamente, ya que todos los soportes de giros sin excepción deben ser enviados en su totalidad.
5.1.7 Antes de enviar la información al proceso de Archivo, se debe revisar que la totalidad de colocadoras hayan entregado los soportes de giros, la información debe entregarse completa a Matrix.
5.2. ENVIÓ DE INFORMACIÓN DE GIROS DE LAS SPT
5.2.1 Los viernes enviar la base de datos de Excel, la cual es alimentada en cada SPT, con el fin de tener la trazabilidad y antes de cualquier búsqueda en bodega se tenga el mismo para confrontar la información y no perder tiempo trasladando al grupo a una bodega.
A medida que van llegando los giros la base tendrá que cambiar, por ende, cada 8 días se vuelve a enviar hasta completar el mes, los correos son: gloria.angulo@gelsa.com.co,
coordinador.inventarios@gelsa.com.co
5.2.2 La base de datos se debe organizar mensual en cada SPT, para mejor control y trazabilidad de la información.
5.2.3 Al momento de enviar las cajas de giros al archivo (Sede Administrativa) utilizar el formato GD-R-02 Remisión de Documentos, el cual debe enviarse físico y vía correo electrónico. 5.3. SOLICITUD DE PRESTAMOS SOPORTES DE GIROS
5.3.1 En caso de que soliciten algún soporte de giros que no haya llegado al proceso de Archivo, dentro de los 15 días de custodia en la SPT, se gestiona con el coordinador de operaciones, para darle respuesta oportuna al mismo.
5.3.2 Para el caso de las solicitudes de préstamos de giros que aún están en las bodegas de Gelsa, se sigue el GD-Pr-02 Manejo de Giros Red Comercial.
