Acta de constitución de la auditoria
1. CONTRATO
CONTRATO DE AUDITORIA
Conste por el presente documento, el Contrato de Auditoría, que
celebran de una parte ALICORP S.A.A., con domicilio en Av. Bolognesi
No. 2088 de la ciudad de Tacna y RUC N° 20100055237, que en lo
sucesivo se denominará la Entidad, representada por Paolo Sacchi
Giurato con DNI N° 60343115, con poder inscrito en N° 11082269 de
los Registros Públicos de la zona registral N° XIII – Sede Tacna, y de la
otra parte la sociedad de auditoría Loen & Ramos Auditores
Asociados S.R.L .; con domicilio en av. Leguía N° 321 y RUC N°
20346415304 que en lo sucesivo se denominará la Sociedad,
representada por Eloy León Torres con DNI N° 46483445 con poder
inscrito en 11082268 de los Registros Públicos de la zona registral N° XIII
– Sede Tacna; en los términos y condiciones siguientes:
CLÁUSULAS
PRIMERA.- OBJETO
El auditor se obliga a prestar al Ente los servicios de auditoría
operativa para llevarla a cabo la evaluación al Departamento de
Recursos Humanos del Ente, que se detallan en la propuesta de
servicios anexa que, firmada por las partes, forma parte integrante
del contrato.
SEGUNDO.- CONFORMACION DEL EQUIPO DE AUDITORIA
El equipo de auditoría de la Sociedad, encargado de realizar la
Auditoría, está conformado por las personas indicadas en carta de
representación: Asignación de Personal por Cargos, de la
Propuesta presentada por la Sociedad. El trabajo de campo del
equipo de auditoría se deberá realizaren los locales de la Entidad,
según lo establecido en las Bases.
TERCERO.- PLAZO DE EJECUCION DE LA AUDITORIA Y
ENTREGA DE INFORMES
La Sociedad iniciará la Auditoría el día 16 de Setiembre y
entregará a la Entidad, los Informes de Auditoría y Otros Informes
requeridos, el día 16 de Octubre. Asimismo, adjuntará medio
magnético o digital, en versión Microsoft Office Word, conteniendo
los Informes desarrollados.
CUARTO.- PLAN, PROGRAMA Y CRONOGRAMA DE EJECUCION
DE LA AUDITORÍA
La Sociedad deberá formular el Plan y Programa de Auditoría,
conforme a lo dispuesto en la NIAS. La Sociedad entregará a la
Gerencia, el Plan y Programa de Auditoría, y el Cronograma de
Ejecución de la Auditoría en versión impresa y digital, en un plazo
de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de inicio de la
auditoría. En el caso de auditorías que se efectúen en un plazo
máximo de treinta (30) días hábiles, serán remitidos dentro de los
diez (10) días hábiles.
La Sociedad es responsable de remitir a la el Plan y Programa de
Auditoría, así como de aplicarlo durante la ejecución de la
auditoría, por lo que cualquier modificación que afecte las Bases o
el presente Contrato, deberá guardar relación con el cumplimiento
de los objetivos de la auditoría.
QUINTO.- RETRIBUCIÓN ECONÓMICA
El cliente pagara al auditor por los trabajos de auditoría,
honorarios por la cantidad de S/. 28,000.00 soles (Veintiocho mil
nuevos soles) mas el impuesto general a las ventas
correspondiente. La forma de pago será la siguiente:
a.
30% a la firma del contrato.
b.
20% a los 60 días hábiles después de iniciados los
trabajos.
c.
50% a la terminación de los trabajos y presentación
del informe final.
SEXTO.- APOYO DE LA ENTIDAD
La Entidad no está obligada a proporcionar a la Sociedad, personal
para las labores contratadas. La Entidad por ningún motivo y en
ningún caso, asumirá solidaridad respecto a las obligaciones
laborales, tributarias o de cualquier otra índole que la Sociedad
contraiga con terceros, para el cumplimiento de este Contrato.
SÉPTIMO.- PENALIDADES Y RESOLUCION DEL CONTRATO
Por cada día hábil de atraso en la entrega del Informe de Auditoría,
se aplicará a la Sociedad una penalidad equivalente al uno por
ciento (1%) de la retribución económica pactada y se descontará
del saldo de la retribución económica, hasta alcanzar el 10% del
monto total de la retribución económica, luego de lo cual se
procederá de acuerdo a lo dispuesto por la presente cláusula,
quedando exceptuadas las situaciones de caso fortuito o fuerza
mayor debidamente acreditados.
La aplicación de la penalidad está sujeta a evaluación previa del
Departamento de Gestión de Sociedades de Auditoría, para lo cual
la Entidad deberá remitir los documentos que justifiquen su
aplicación.
Si la Sociedad o Entidad incumplieran las obligaciones establecidas
en este Contrato o la Sociedad incurriera en retraso en la entrega
de los Informes de Auditoría mayor a diez (10) días hábiles, se
procederá de la siguiente manera:
a. La parte afectada comunicará a la otra parte el
incumplimiento, otorgándole un plazo de tres (03) días
hábiles para su ejecución.
b. Vencido el plazo otorgado y previo revocatorio de la
designación por parte del Contralor General, la parte
afectada podrá declarar administrativamente la resolución
extrajudicial del Contrato mediante Carta Notarial.
En el caso que la Entidad sea la parte afectada por el
incumplimiento, podrá hacer efectivas las Garantías otorgadas por
la Sociedad o cobrar la penalidad por incumplimiento del Contrato.
En cualquiera de los casos se ejecutará el equivalente al 10% del
monto total del presente Contrato, sin perjuicio de interponer la
acción legal que corresponda.
OCTAVO.- MODIFICACIONES AL CONTRATO
La Entidad y la Sociedad realizarán las modificaciones al presente
Contrato, cumpliendo las disposiciones del Reglamento y los
lineamientos.
Los gastos ocasionados por la modificación de este Contrato son
asumidos por la parte responsable de dicha modificación. Cuando
la modificación se realice sin responsabilidad de las partes, los
gastos serán prorrateados entre ambas.
En el caso de una posterior modificación al Contrato que
incremente la retribución económica o el plazo de ejecución de la
auditoría, la Entidad pagará el derecho de designación y/o
supervisión por la retribución adicional y la Sociedad ampliará la
vigencia y montos de las garantías.
NOVENO.- RESERVA DE LA INFORMACION
La Sociedad está obligada a guardar absoluta reserva de la
información y documentación obtenida para la realización de la
auditoría, así como, de los informes finales que elabore como
resultado de la misma.
DECIMO.- RESOLUCION DE CONTROVERSIAS
Cualquier discrepancia que se suscite entre las partes, se
solucionará en lo posible, en el trato directo; recurriéndose a la vía
judicial, sólo en caso de no encontrarse solución en dicho trato.
Para tal efecto, las partes se someten expresamente a la
jurisdicción de los Jueces y Tribunales de la Sede de la Entidad;
debiendo tenerse por válidas todas las notificaciones que se
efectúen en los domicilios señalados en el presente Contrato.
DECIMO PRIMERA.- ESCRITURA PÚBLICA DEL CONTRATO
Este Contrato podrá ser elevado a escritura pública y los gastos
que demande dicho trámite serán por cuenta de la parte
solicitante.
Ambas partes declaran estar de acuerdo con el contenido del
presente Contrato, en virtud de lo cuallo suscriben en Tacna, el 15
de setiembre del 2014.
……….. Lic. Paolo Sacchi Giurato DNI N° 60343115
Gerente General ALICORP S.A.A.
……….. CPCC. Eloy León Torres Matricula Nº 10035 Auditor Principal
2. MEMORANDO DE COMUNICACIÓN
MEMORANDUM DE COMUNICACION Memorándum Nº 0340/2014
DE : LIC. PAOLO SACCHI GIURATO
GERENTE GENERAL
PARA : LIC. PAOLA RUCHMAN LAZO
SUB-GERENCIA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ASUNTO : EJECUCIÓN DE AUDITORIA
Quien suscribe Paolo Sacchi Giurato, hago de su conocimiento que se llevará a cabo la próxima auditoría del Departamento de Recursos Humanos que tiene a su cargo, la cual se realizará a partir del día 16 de setiembre del año en curso y que abarca el año contable 2013.
Por lo que le solicito que tome las acciones necesarias para que el proceso de revisión pueda llevarse a cabal satisfacción, así como que preste todo el apoyo necesario a la empresa auditora para que pueda cumplir con su cometido en óptimas condiciones.
Cordialmente
Lic. Paolo Sacchi Giurato Gerente General
3. CARTA DE PRESENTACIÓN
CARTA DE PRESENTACION
Tacna 15 de Setiembre del 2014 Sr LIC. PAOLO SACCHI GIURATO
Gerente General
Empresa ALICORP S.A.A.
Dirección. Av. Bolognesi Nº 2088 - Tacna
Asunto: Auditoria a los Procesos de Gestión de los Recursos Humanos
Respetado Sr. LIC. Paolo Sacchi Giurato
La Sociedad Loen & Ramos Auditores Asociados S.R.L le extiende un cordial saludo y le comunican de la manera más atenta que nos han solicitado que efectuemos una auditoria operativa de la Gestión Administrativa del Departamento de Recursos Humanos y el Control Interno de la empresa ALICORP S.A.A. Del ejercicio económico comprendido entre el 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2013. Nos es grato confirmarles, por medio de la presente, nuestra aceptación y nuestro entendimiento de los términos de este compromiso.
Nuestra auditoria se efectuara conforme a los principios y elementos de la Administración, Normas de Auditoria Generalmente Aceptados, Normas Legales y Pronunciamientos autorizados y aplicables en el Perú, con la finalidad de elaborar un diagnóstico y emitir un informe conteniendo las recomendaciones
pertinentes sobre la Eficiencia, Eficacia y Economía de la empresa en el Departamento de Recursos Humanos.
Como parte del proceso de nuestra auditoría, solicitaremos a la gerencia la confirmación por escrito de las manifestaciones hechas a nuestra persona en relación con la auditoría (Carta de representación.)
Muchas Gracias
CPCC. Eloy, León Torres Matricula Nº 10035
Auditor Principal
4. ALCANCE DE LA AUDITORIA
La auditoría serán aplicara a la empresa ALICORP S.A.A., en el
Departamento de Recursos humanos del periodo 2013, considerando la
importancia que tiene los Procesos de Gestión de los Recursos Humanos.
5. JUSTIFICACIÓN DE LA AUDITORIA
La empresa ALICORP S.A.A. esta en un proceso de reorganización, de tal
motivo se han detectado deficiencias en el Departamento de Recursos
Humanos por tal razón es de suma importancia verificar los Procesos de
Gestión de los Recursos Humanos y así mejorar la eficiencia de la
organización.
6. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
-
OBJETIVO GENERAL
Determinar el grado de eficiencia y eficacia del Proceso de Gestión de
los Recursos Humanos.
Diagnosticar los procesos administrativos del Departamento de
Recursos Humanos.
Analizar la eficiencia del Departamento de Recursos Humanos.
7. CRITERIOS DE ÉXITO
Recopilación y revisión al 100% de la documentación fuente
Cumplimiento del cronograma al 35%
Desviación presupuestal más o menos 8%
8. REQUISITOS DE ALTO NIVEL
Información a la junta general de accionistas el día 30 de octubre
del 2014.
Informe semanal del avance de auditoría, mediante una reunión
con la Sub Gerencia de Recursos Humanos.
9. MATRIZ DE RIESGOS
Riesgo Costo Cronograma Seguridad
Acceso a información S/.80 1 días Alto
Falta de apoyo por parte de los trabajadores para
realizar el proceso. S/.100.00 2 días Medio
Extravió o sustracción de
información. S/.500.00 3 días Alto
Falsedad de información s/ 300.00 1 día Bajo
Plan de Respuesta al Riesgo
Riesgo Acción requerida Responsable
Acceso a información Comunicación con Gerencia General Paolo Sacchi Giurato Falta de apoyo por parte de los
proceso. Recursos Humanos Extravió o sustracción de
información. Comunicación con Gerencia General Paolo Sacchi Giurato Falsedad de información Comunicación con la Gerencia General Paolo Sacchi Giurato
10. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Proceso Actividad Dueño Responsable
Planificación Elaboración de plan de auditoria Elaboración de programas de auditoria Diseño de la metodología de auditoria
Designación del equipo auditor
Jefe de
Auditoria Eloy león torres
Ejecución
Planificación del trabajo de campo. Evaluación de riesgos Elaboración de programas de auditoria Supervisión de auditores Junior Revisión de informes de auditoría y papeles de trabajo.
Auditor Senior Katherine ChireChávez
Ejecutar el programa de trabajo.
Obtener evidencia suficiente, confiable y relevante, aplicando los procedimientos de auditoría aprobados en el programa de trabajo.
Documentar los
procedimientos de auditoría aplicados, elaborando los papeles de trabajo de acuerdo al orden definido.
Comunicar al jefe de equipo, en forma oportuna, los hallazgos.
Auditor Junior
Edson Romero Larico José Vilca Mamani
Ronal Sánchez Escobar
Informe Preparación del informe de auditoría.
Jefe de
Aprobación y distribución del informe de auditoria
11.
EQUIPO DE TRABAJO
Detalle
N
º
Nombres y Apellidos
Hora
s
Jefe de
Auditoria
0
1
Eloy León Torres
50 H
Auditor Sénior
0
1
Katherine Chire Chávez
48 H
Auditor Junior
0
3
Edson Romero Larico
35 H
José Vilca Mamani
35 H
Ronal Sánchez Escobar
35 H
12.
MATRIZ DE INTERESADOS
Datos del
Interesado Requisito de AltoNivel Imp acto Tie mpo , Cost o Estrategia / Acción a
tomar Responsable Fec ha Inici o Fec ha Fin
Gerencia General Gerente
S/. 100.
00 1 Hora
Reunión periódica para informar de los avances
de la auditoria. LeónEloy Torres
16/0 9/14 16/10/14
Trabajadores Presidente delsindicato
S/. 100.
00 1 Hora
Reunión previa para explicar la metodología de trabajo, objetivo de la auditoría, horario, disponibilidad de recursos, aclaración de inquietudes. Katherin e Chire Chávez 16/09/14 16/10/14
Accionistas Junta de Accionistas S/. 600. 00 3 Hora s Reunión para la presentación del informe
final. Eloy León Torres 16/1 0/14 16/1014 Sub-Gerencia de
Recursos humanos Recursos humanosSub-Gerencia a de S/. 200.
00 1
Hora Reunión para informar loshallazgos encontrados
Eloy León Torres 26/0 9/14 27/09/14 Metodología
Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten
preferencia alguna para el examen recaiga en un determinado subsistema de la organización, la metodología que usaremos pera examinar la entidad será:
i. Investigación Preliminar.
ii. Evaluación de Auditorias anteriores. iii. Planificación del Trabajo de Auditoria. iv. Elaboración de Cuestionarios.
v. Planificación de Entrevistas.
vi. Identificación de los problemas y falencias. vii. Recomendaciones.
viii. Informe preliminar. ix. Correcciones.
x. Entrega del Informe Final.
MÉTODO:
Cuestionarios
Cálculo de Ratios
Entrevistas
Análisis de Documentación
Estas herramientas nos permitirán obtener información cuantitativa y cualitativa a cerca de las prácticas de RR.HH. de la empresa.
Investigación preliminar
La investigación preliminar para obtener el Conocimiento de la entidad y determinar cómo opera el departamento de Recursos Humanos se realizó mediante entrevista al gerente de recursos humanos.
CUESTIONARIO DIRIGIDO A GERENTES DE LA EMPRESA ALICORP
El cuestionario va dirigido a Gerentes de las diversas áreas del la empresa ALICORP S.A.A. éste posee preguntas cerradas y abiertas, las cuales deben ser contestadas a criterio del encuestado. (Marcar con X y/o complementar).
1) ¿Participa usted en el reclutamiento y selección de personal para su departamento?
Si No
2) ¿Participa en la fijación y modificación de salario al personal bajo su cargo?
Si No
3) ¿Cuántas escalas salariales existen en su departamento?
2 4
6 Otros (Especifique)
_____________________________ __
4) ¿Cuál es el porcentaje de diferencia de salario entre cada escala?
10-20% 20-30%
30- más Otros (Especifique)
_____________________________ __
5) ¿Cuenta su departamento con manual de funciones para el personal bajo su cargo?
Si No
6) ¿Participa en la elaboración y establecimiento de políticas para compensaciones e incentivos al personal bajo su cargo?
Si No
7) ¿Qué actividades de supervisión desarrolla?
Observación Comprobación
Evaluación Otros (Especifique)
_____________________________ __
8) ¿Con que frecuencia desarrolla actividades de supervisión?
1-3 meses 4-6 meses
7- 12 meses Otros (Especifique)
_____________________________ __
9) ¿Posee un instrumento de evaluación del desempeño del personal bajo su cargo?
Si No
10) ¿Participa en la promoción del personal bajo su cargo?
Si No
11) ¿Participa en el proceso de capacitación de su personal bajo su cargo?
Si No
12) ¿Qué controles o estadísticas lleva del personal bajo su cargo?
Asistencia Viáticos
Horas Extras Equipo Asignado
Faltas Todos los anteriores
Otros (Especifique)
CUESTIONARIO DIRIGIDO A EMPLEADOS DE LA EMPRESA ALICORP S.A.A.
1. ¿Cuánto tiempo tiene de laborar en la empresa?
Un año o menos
1-3 años3 a 5 años 5 – más años
Otros (Especifique)
_______________________________
2. ¿Cómo se entero de la plaza que ofertaba la empresa cuando vino a aplicar?
Periódico
InternetFeria de trabajo
Fue promovido
Otros (Especifique)
_______________________________
3. ¿Qué información obtuvo de la empresa en lo referido a la futura plaza a desempeñar?
Requisitos de la plaza. Descripción de trabajo.
Salario. Horario de trabajo.
Normas de comportamiento Otros (Especifique)
_____________________________ __
Condiciones de trabajo.
4. ¿Su ingreso a la empresa implicó algún proceso de selección?
Si No
5. ¿De qué manera se formalizo el contrato?
Contrato individual de trabajo
Contrato colectivo de
trabajo
Otros (Especifique)
_______________________________
6. ¿El contrato incluía cuales son las funciones que va a realizar dentro de la empresa?
Si No
Si No
8. ¿Cuáles de los siguientes elementos se le dieron a conocer al momento de ingresar a la empresa?
Datos de la empresa Conocimiento de
prestaciones
Descripción de funciones Gira por las instalaciones
Normas de comportamiento Otros (Especifique)
_____________________________ __
Todas las anteriores
9. ¿Conoce el Reglamento Interno de la empresa?
Si No
10.¿La empresa le proporciona entrenamiento en nuevos procesos, asimismo actualizar el desempeño procesos actuales de sus labores diarias en la empresa?
Si No
11.¿Quién se encarga de medir su desempeño? Jefe inmediato
Departamento de Recursos Humanos
Otro (Especifique)
_______________________________
12.¿Cada cuánto tiempo le hacen pruebas o evaluaciones para medir su desempeño?
Cada mes Cada tres meses
Anual
No se realizan
Otros (Especifique)
_______________________________
13.¿Se le notifican los resultados de sus evaluaciones?
Si No
Efectivo
Depósito Bancario Otro (Especifique)
_______________________________
15.¿Qué prestaciones le brinda la empresa?
ISSS Seguro de Vida
AFP Alimentación
Uniformes Transporte
Todas las anteriores Otros (Especifique)
_____________________________ __
16.¿Cuál es el mecanismo de control para entradas y salidas del personal?
Marcar tarjeta
Firmar hoja de ingreso
Otros (Especifique)
_______________________________
17.¿Cuál es el mecanismo para el reporte de horas extras?
Control en tarjeta
Autorización por escrito
Otros (Especifique)
_______________________________
18.¿Posee la empresa sistema de compensaciones o incentivos?
Si, cuáles___________________ No
19.¿Sabe si existen programas de Higiene y prevención de riesgos laborales?
Si No
20.¿Considera que realiza actividades de riesgo a la hora de realizar su trabajo?
21.¿Qué aspectos involucran los programas de Higiene y prevención de riesgos laborales?
Acondicionamiento del área de
trabajo Orden vehicular
Higiene personal
Prevención de incendios
Otros (Especifique)
_______________________________
22.¿Ha recibido capacitaciones en relación con la prevención de riesgos laborales?
Si No
23.¿Alguna vez ha sufrido un accidente en su lugar de trabajo?
Si, cuáles___________________ No
24.¿A que le atribuye el origen del accidente?
Descuido de Empleado Falta de Capacitación y
supervisión Uso inadecuado de equipo de
trabajo
Falta de mantenimiento
del equipo asignado
Otros (Especifique)
_______________________________
CUESTIONARIO DIRIGIDO A GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
El cuestionario va dirigido al Gerente de Recursos Humanos, éste posee preguntas cerradas y abiertas, las cuales deben ser contestadas a criterio del encuestado. (Marcar con X y/o complementar).
GENERALES
1) ¿Cuánto tiempo tiene en el cargo de Gerente de Recursos Humanos? ______________
2) ¿Cuáles son los lineamientos que rigen la gestión de Recursos Humanos?
Manual de conducta Manual de puestos
Políticas de compensaciones Reglamento Interno
Otros (Especifique)
_______________________________
3) ¿Cuál es la estructura organizativa del departamento de recursos humanos?
No. De Recursos_________________ Distribución_________________ ____ Otros (Especifique) _______________________________ .
4) ¿Se auxilia de tecnología para llevar control de los Recursos Humanos?
Si No
5) ¿De qué recursos se auxilia?
Test psicológicos automatizados Software para gestión de RRHH Administradores de tiempos Otros (Especifique)_______________________________ 6) ¿Cuántos tipos de jornadas laborales por día existen?
Vespertino_____________________
__ Matutino________________________
Nocturno_______________________
_ Mixto_________________________
7) ¿Cómo controla la asistencia?
Manual Mecánica (Detalle)_____________________________
__
8) Qué procesos controla de manera directa el Departamento de Recursos Humanos? Selección Contratación Compensaciones Supervisión Despidos Liquidación Otros (Especifique) _______________________________
9) ¿Existen lineamientos ó políticas para todos estos procesos?
10) ¿Con qué frecuencia son actualizados estos lineamientos?
Semestral Anual
Otros (Especifique)
_______________________________
11) ¿Qué factores inciden para modificar los lineamientos? Cambio en la Estructura
Organizativa Creación de nuevas plazas
Otros (Especifique)
_______________________________ 12) ¿Quién aprueba los lineamientos?
Gerente General Junta Directiva
Gerente de Recursos Humanos Gerente de Departamento
Todos los anteriores
13) ¿Existe sindicato de trabajadores?
Si No
14) ¿Cuenta con contrato colectivo de trabajo?
Si No
15) ¿En la preselección que aspectos se evalúan?
Experiencia laboral Nivel educativo
Edad Género
Perfil del candidato en función
de requisitos del cargo. Otros (Especifique)_____________________________ __
16) ¿Qué tipo de pruebas se realizan al momento de la selección de recursos humanos?
Técnicas Aptitudes
Psicológicas Habilidades
Todas las anteriores Otros (Especifique)
_____________________________ __
El departamento solicitante Departamento de Recursos Humanos
Otros (Especifique)
_______________________________
18) ¿Existen formatos pre establecidos para la elaboración de pruebas?
Si No
19) ¿Quiénes participan en la selección del Recurso Humano?
Superior inmediato Gerencia General
Gerente de Recursos Humanos Otros (Especifique)
_____________________________ __
20) ¿Cómo se realiza el proceso de contratación? Requisición del departamento
solicitante De acuerdo a pronósticosprevios
De acuerdo a necesidades de temporadas
Otros (Especifique)
_____________________________ __
Todas las anteriores
21) ¿Cuál es el tiempo promedio para cubrir una vacante?
1 Semana 2 Semanas
1 Mes Otros (Especifique)
_____________________________ __
22) ¿Cuál es el promedio de solicitudes de empleo que recibe cuando se oferta una plaza?
1-10 10-20
20-30 30 a más
23) ¿Qué medios utiliza para promocionar las plazas existentes?
Periódicos Página Web
Recomendación de empleados Radio
Ferias de Empleo Otros (Especifique)
_____________________________ __
24) ¿Qué fuentes utilizan para reclutar a las diferentes categorías de empleados?
Promoción interna Fuentes Externas
Outsourcing Otros (Especifique)
_____________________________ __
25) ¿Para cubrir una plaza cuantas posibilidades o candidatos para
selección se analiza?
_____________________________________________________________
26) ¿Se evalúa el desempeño del personal en general o cada departamento tiene sus parámetros?
Evaluación generalizada Evaluación por cada
departamento 27) ¿Qué aspectos considera en la medición del desempeño?
Cumplimiento de jornada
laboral Relaciones interpersonales
Iniciativa Creatividad y colaboración
Cumplimiento de funciones y metas
Otros (Especifique)
_____________________________ __
28) ¿Con qué periodicidad evalúa el desempeño del personal?
Cada 3 meses Cada 6 meses
Cada año Otros
(Especifique)_________ No se realiza
29) ¿Para evaluar a los empleados que herramientas utiliza?
Formularios predefinidos Entrevistas
Otros (Especifique)
_______________________________
30) ¿Existe un plan de incentivos para el personal?
Si No
31) ¿De qué manera son incentivados? Descuento en productos y servicios
Becas
metas Otros (Especifique)
_______________________________
32) ¿Con que frecuencia son otorgados los incentivos?
Cada 3 meses Cada 6 meses
Cada año Otros (Especifique)
_____________________________ __
33) ¿Quién autoriza los incentivos?
Superior inmediato Gerencia General
Gerente de Recursos Humanos Otros (Especifique)
_____________________________ __
34) ¿De qué manera se determina que empleados serán capacitados?
Por solicitud del empleado Por previa detección de
necesidades Buscando mejor competitividad
Para actualizar
conocimientos Otros (Especifique)
_______________________________
35) ¿Con que frecuencia se realizan las capacitaciones?
Cada 3 meses Cada 6 meses
Cada año Otros (Especifique)
_____________________________ __
36) ¿Poseen un programa de ascensos en la empresa para el personal de la empresa?
Si No
37) ¿Hay diferencia en el salario cuando una persona es ascendida?
38) ¿Cuántas escalas salariales existen?
2 4
6 Otros (Especifique)
_____________________________ __
39) ¿Con base a qué se diferencian los salarios?
Años de antigüedad Nivel jerárquico
Perfil del empleado Perfil del puesto
Todas las anteriores Otros
(Especifique)_________ 40) ¿En qué periodo se realiza el pago de sueldo a los empleados?
Semanal Quincenal
Por evento Otros (Especifique)
_____________________________ __
41) ¿Cómo documenta el pago de los beneficios a sus empleados?
Planillas Recibos
Otros (Especifique)
_______________________________
42) ¿Cuál es la periodicidad de los incrementos salariales?
Según legislación laboral Anual
Otros (Especifique)
_______________________________
43) ¿Qué condiciones hay para la promoción?
Cubrir una nueva plaza Resultados obtenidos en
evaluación Otros (Especifique)
_______________________________
44) ¿Existe un control por expediente de cada empleado?
45) ¿Quién es el encargado de la administración de los expedientes?
Depto. de Recursos Humanos Jefe inmediato
Otros (Especifique)
_______________________________
46) ¿Cuál es el contenido de los expedientes de los empleados?
Solicitud de empleo Fotocopia de documentos
personales
Curriculum vitae Promociones
Sanciones Otros (Especifique)_____________________________ __
47) ¿Cuál es el área crítica o subsistema de administración de Recursos Humanos que posee mayor dificultad?
Selección de personal Compensaciones e
incentivos Contratación Capacitación y entrenamiento Supervisión Promoción Otro (Especifique) _______________________________
48) ¿Cada cuanto tiempo se realiza la rotación del personal?
1-3 meses 4-6 meses
7- 12 meses No efectúa rotación
Otros (Especifique)
_______________________________
49) ¿Cuáles son los cargos críticos que poseen rotación?
Supervisores Operativos
Otros (Especifique)
_______________________________
50) ¿Qué tipo de rotación de personal existen? Puesto dentro del mismo
departamento Departamento a departamento
_______________________________ 51) ¿Qué factores fomentan ésta rotación?
Desarrollo del empleado Carencia de recursos en otro
departamento Conflictos con compañeros de
trabajo
Otros (Especifique)
_______________________________ 52) ¿Existen registros del nivel de ausentismo del personal?
Si No
53) ¿Quién es el encargado de llevar el registro del ausentismo del personal?
Departamento de Recursos
Humanos Cada departamento
Otros (Especifique)
_______________________________
54) ¿Cuáles considera que son las causas de ausentismo en el personal más recurrentes?
Enfermedades Problemas de transporte
Estudios Tramites personales
Otros (Especifique)
_______________________________
55) ¿Posee la empresa, y en particular el departamento de recursos humanos, Manual de procedimientos relacionados a la Prevención de Accidentes Laborales?
Si No
56) ¿Qué aspectos involucran los programas de Higiene y de Riesgos Laborales?
Acondicionamiento del área de
trabajo Orden vehicular
Higiene personal Prevención de incendios
Otros (Especifique)
_______________________________
57) ¿Tiene identificado cuales son los riesgos a los que se exponen los empleados en sus diferentes áreas?
58) ¿Se solicitan exámenes médicos al momento de ingresar un nuevo empleado a la empresa?
Si No
59) ¿Ha identificado puntos de riesgo que pueden provocar accidentes en el lugar de trabajo?
Si No
60) ¿Provee la empresa a sus empleados equipos de protección especial para la realización de labores dentro de la empresa?
Si No
61) ¿Están equipadas las áreas con un botiquín de primeros auxilios?
Si No
62) ¿Posee la empresa sistemas de alarmas contra incendios?
Si No
63) ¿Posee la empresa extintores para distintas clases de incendio que los pueda generar?
Si No
64) ¿Ha dado capacitaciones en relación con la prevención de riesgos laborales?
Si No
65) ¿Durante el año 2010 se han dado accidentes laborales que hayan afectado a empleados de la empresa o a la empresa misma?
Si No
66) ¿La empresa posee seguro contra accidentes laborales?
Si No
67) ¿En el año 2010 la empresa ha sido inspeccionada de parte de instituciones que vigilen el cumplimiento de políticas relativas a la Higiene y Seguridad Laboral?
Si No 68) ¿Qué aspectos han sido inspeccionados?
Señalización de áreas de peligro Verificación de Extintor
Despeje de áreas de evacuación Sistema de alarmas
Otros (Especifique)
_______________________________
69) ¿Tiene la empresa como política realizar exámenes médicos periódicos a sus empleados, con el fin de prevenir enfermedades profesionales?
Si No
70) ¿Cuál es el promedio de años que permanece un empleado en la empresa?
1-3 años 4-6 años
7 más Otros (Especifique)
_____________________________ __
71) ¿Cuál es el motivo más recurrente del porque se retira un empleado?
Estructura Salarial Horarios inflexibles
No existen programas de ascenso Rendimiento
Otros (Especifique)
_______________________________
72) ¿Está documentado los motivos de porque un empleado se retira?
Si No
73) ¿Cuál es el motivo más recurrente porque despiden a un empleado?
Faltas a la disciplina Ausentismo
Reducción de planilla Reestructuración de la
empresa Otros (Especifique)
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Si No
CUADRO N° 5
Matriz de Riesgos de Auditoría del Sistema de Administración de Recursos Humanos SUBSISTEMAS A
AUDITAR
ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO A EVALUAR
RA RM RB RIESGO POR
COMPONENTE RECLUTAMIENTO
Y SELECCIÓN
1 Planificación del recurso humano 2 Valuación y análisis de puestos 3 Fuentes de reclutamiento 4 Técnicas de selección de personal 5 Rotación de personal CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN 1 2 Contratación
Inducción del personal 3 Capacitaciones 4 Programas de desarrollo y promoción EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 1 Estándares y mediciones de desempeño 2 Técnicas de evaluación de desempeño RETRIBUCIONES Y PRESTACIONES 1 Política salarial 2 Entorno salarial 3 Regulación laboral RETIRO 1 Despido 2 Renuncia
DESPACHO X
EMPRESA AUDITADA “ALICORP” S.A.A. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ÁREA A EXAMINAR:
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Sistema de Administración de Recursos Humanos N° COMPONENTE-PREGUNTA Hecho
Por:
SI NO N/A COMENTARIO AMBIENTE DE CONTROL
¿El personal de la empresa, conoce y tiene por escrito sobre cumplir el reglamento interno, manuales de procedimientos, políticas, que consideran los niveles esperados de comportamiento ético, moral y de cumplimiento?
¿A los empleados se les informa apropiadamente sobre qué comportamiento es aceptable o
inaceptable y qué hacer si se encuentran con algún comportamiento indebido? ¿Se le proporciona al personal las oportunas capacitaciones que ayuden a mejorar el nivel de conducta y
desempeño?
VALORACION DE RIESGOS
¿Se le transmite al personal los objetivos globales establecidos para cada
departamento?
¿Se está dando cumplimiento a transmitir los controles internos de forma escrita los gerentes y estos al personal a su cargo? ¿Considera que el logro de un objetivo específico de los controles internos de prevención de riesgos conduce al logro de un objetivo general de la administración?
ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Entre los empleados que diseñan los procedimientos de control relacionados con la administración del recurso humano y quienes evalúan su cumplimiento existe una adecuada segregación de las funciones mencionadas?
¿Se realiza el análisis oportuno de la información relacionada con la administración de recurso humano y se informa de dicho análisis?
¿Con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento, está siendo controlada constantemente la eficiencia de los procedimientos de control interno?
EMPRESA AUDITADA “ALICORP” S.A.A
AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS
DEPATRAMENTO A EVALUAR: ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
PERIODO A EXAMINAR: 2013
PROGRAMA DE AUDITORIA
INTRODUCCIONLa sociedad de auditores “León y Romero Asociados”, es la encargada de realizar una auditora operativa a la empresa ALICORP S.A.A, en el Departamento de Recursos Humanos, por un periodo de un mes. HECHO POR FECHA H/H REP P.T OBJETIVO GENERAL
Determinar el grado de eficiencia y eficacia del Proceso de Gestión de los Recursos Humanos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
A. Diagnosticar la eficiencia de los procesos administrativos del Departamento de Recursos Humanos. B. Evaluar la Implementación del Sistema
de Control Interno.
PROCEDIMIENTOS GENERALES 1. Presentación de Equipo de Auditoria
ante el Gerente de la empresa ALICORP S.A.A., dando a conocer el inicio del Examen y solicitando brinden las facilidades del caso al Equipo de Auditoria. Eloy León Torres 01/11/2 014 1 hora
2. Sostenga entrevista con el Gerente de la empresa ALICORP S.A.A., el Sub Gerente del Departamento de Recursos Humanos y obtener conocimiento del Sistema Operativo y de Control Interno. Eloy León Torres 30/10/2 014 2 horas
3. Obtenga la relación actualizada de los empleados de la empresa ALICORP S.A.A., incluyendo cargos, condición laboral y dirección domiciliaria actual, correspondiente al periodo a examinar.
Katheri ne Chire Chavez 06/11/2 014 1 hora
4. Emita el Memorando de Control Interno, informando al titular de la Entidad sobre la efectividad de dichos controles implantados. Eloy Leon Torres 11/11/2 014 1 hora
5. Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad en forma oportuna, de la comunicación de hallazgos, para que dispongan a las áreas
Eloy Leon Torres 20/11/2 014 2 horas
correspondientes las facilidades pertinentes.
6. Evalúe las aclaraciones y comentario de subsistir los hallazgos detectados, elabore las observaciones, con todo sus elementos: Condición, Criterio, Causa y Efecto, determinando de orden administrativo que corresponda.
Eloy Leon Torres 30/11/2 014 horas4 PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS A.1. Solicitar y revisar el Manual de
Organización y Funciones. RomerEdson o Larico
07/11/2
014 horas8 A.2. Solicitar y revisar el Reglamento de
Organización y Funciones. RomerEdson o Larico
08/11/2
014 horas6 A.3. Solicitar el Registro de Control de
asistencias del personal.
Edson Romer o Larico 10/11/2 014 1 hora
A.4. Verificar en forma selectiva, que las tardanzas e inasistencias sin justificación hayan sido informadas y descontadas oportunamente. Asimismo si se han aplicado las sanciones administrativas correspondientes. Edson Romer o Larico 14/11/2 014 horas4
A.5. Verificar si el Departamento de Recursos Humanos ha cumplido con efectuar el proceso de la evaluación de desempeño laboral, del personal de la entidad del periodo 2013.
Katheri ne Chire Chavez 15/11/2 014 horas6
A.6. Verificar si se encuentra actualizada la documentación y base de datos referente al personal de la entidad.
Katheri ne Chire Chavez 18/11/2 014 horas4 B.1. Aplique el cuestionario de control
interno, con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa. Katheri ne Chire Chavez 10/11/2 014 3 horas B.2. Sostenga entrevista con el personal que laboran
en el área examinada para evaluar el ambiente de Control Interno, con relación a:
- Ambiente de Control - Evaluación de Riesgos - Actividades de Control - Sistema de Información y Comunicación - Actividades de Monitoreo Katheri ne Chire Chavez 15/11/2 014 4 horas
