©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
1
La administración de proyectos
por Oliverio Ramírez
¿Qué es un proyecto? Tome unos minutos y escriba la idea que tenga de proyecto.
Figura 1.
Cuando haya terminado, lea las siguientes definiciones y compárelas con la que redactó. De acuerdo con Romero, Muñoz y Romero (2006):
1) “Un proyecto es una serie de actividades ordenadas encaminadas a lograr un objetivo con ciertas
especificaciones, en un tiempo dado y con unos recursos determinados" (p. 331).
2) "Podemos considerar un proyecto como un conjunto de tareas que una persona o empresa desea completar en un tiempo mínimo o a un costo mínimo" (p. 331).
3) "Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único" (p. 331).
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
2
Por lo tanto, podemos afirmar que un proyecto es un conjunto de actividades limitadas en tiempo y recursos para obtener un producto final único.
¿Alguna vez ha realizado alguno?
Tal vez en la escuela le tocó realizar un proyecto final en alguna materia, o en su trabajo en una ocasión ha sido parte de algún proyecto, o en su casa ha realizado el proyecto de remodelar alguna parte de la misma.
Si ha llevado a cabo algún tipo de proyecto, piense ¿lo planeó?, ¿terminó a tiempo?, ¿se le elevó el presupuesto?, ¿qué tenían en común?
En la vida cotidiana es muy común que se tengan diferentes proyectos por realizar, algunos son muy grandes, otros muy pequeños, pero en todos los casos es importante obtener los resultados deseados y terminarlos en tiempo y costo razonables.
Los requerimientos básicos de todo proyecto son:
• Que los costos sean mínimos.
• Que el proyecto se termine en tiempo.
• Que el proyecto cumpla con los requerimientos del cliente.
Algunos ejemplos de proyectos son los siguientes: • La construcción de una casa.
• La apertura de un jardín botánico.
• La instalación eléctrica de una planta industrial. • El lanzamiento de una campaña publicitaria. • Llevar a cabo un estudio de mercado.
• Localización y construcción de una planta industrial. • Organización de un congreso sobre el medio ambiente.
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
3
No obstante, está comprobado que si no se lleva a cabo una adecuada planeación seguramente alguna de las partes no quedará satisfecha. De la necesidad de que los proyectos sean exitosos nace la
Administración de proyectos.
“La administración de proyectos es la tarea de hacer las actividades respectivas a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las especificaciones” (Robins&Coulter, 2005, p. 219).
La administración de proyectos se suele dividir en las siguientes cinco fases:
Figura 2.
Cada una de estas fases tiene un propósito específico y de ninguna manera son excluyentes, esto es, algunas de ellas inician cuando la anterior no ha terminado, o incluso puede darse el caso de que una fase posterior sugiera un cambio en la etapa previa.
La figura 2 muestra el ciclo de vida de un proyecto.
Figura 3. Ciclo de vida de un proyecto (Gómez, 2011).
Tiempo
Inicio
Planeación
Ejecución
Control
R
ec
u
rs
os
Cierre
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
4
Fase 1: Inicio
Después de que le entregan un proyecto, cuántas veces se ha preguntado: ¿por dónde comienzo? Al iniciar cualquier proyecto es indispensable:
• Establecer los objetivos del proyecto, es decir, qué es lo que se quiere lograr con este proyecto. • Desarrollar opciones de solución.
• ¿A quién va dirigido?
• ¿Cuáles son las expectativas generales de las personas a las que va dirigido el proyecto? • ¿Cuándo inicia y cuándo termina el proyecto?
• ¿Quiénes van a participar en el proyecto? • ¿Qué y cuántos recursos va requerir?
En el momento en que se tenga respuesta a estas interrogantes, es posible continuar con el proyecto e iniciar la fase 2.
Fase 2: Planeación
Una vez que se ha definido el proyecto, es decir, sus objetivos y alcances, es conveniente estructurar la información de tal forma que todos los participantes en el proyecto puedan tener claro las actividades que deben realizar, cómo las van a llevar a cabo, cuándo, etc.
Para ello, es conveniente que:
• Se diseñe un organigrama donde se pueda apreciar el grado de responsabilidad de cada uno de los participantes en el proyecto.
• Se construya una lista de las actividades que se necesitan efectuar en orden de importancia. • Se realice un calendario de actividades, donde se establezcan los responsables, el presupuesto
asignado y fechas de entrega.
Una vez que se realice la planeación del proyecto es importante buscar la aprobación del cliente. Esta aceptación es conocida como evaluación del proyecto y define si el proyecto se lleva a cabo o no.
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
5
Fase 3: Ejecución
La fase de ejecución del proyecto implica poner en marcha las acciones establecidas en la etapa de planeación y para ello es necesario:
• Tener un equipo de trabajo entrenado o con la experiencia necesaria para comenzar con el proyecto.
• Mantener al equipo informado sobre los progresos y retrasos que se sufran para que con trabajo en equipo se resuelva y se motive adecuadamente.
• Identificar los factores de riesgo y planear cómo prevenirlos o resolverlos en caso de que se estén presentando. Para esto es importante contar con detonadores que incorporarán al proyecto una mayor probabilidad de detectar los riesgos y prevenirlos.
• Asegurarse de que los recursos (financieros y humanos) son suficientes y que el manejo que se haga de ellos sea de forma adecuada para que el proyecto supere las expectativas del cliente.
Fase 4: Seguimiento y control
Es importante que se realice continuamente un seguimiento de las actividades para verificar que se estén cumpliendo en el tiempo y forma establecidos.
En caso de requerirse, se puede volver a la fase de planeación para efectuar los ajustes pertinentes. Esto puede implicar:
• Acciones correctivas a través de la recepción y evaluación de cambios en el proyecto. • Ajustar los calendarios del proyecto.
• Adaptar los niveles de recursos.
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
6
Fase 5: Cierre
En esta última etapa, para concluir adecuadamente el proyecto se recomienda:
• Realizar un informe final donde se documente el proyecto por completo, la revisión del proceso y los resultados obtenidos.
• Retirar los recursos asignados al proyecto (mano de obra, maquinaria, equipo, entre otros) y concluir las operaciones.
• Documentar el aprendizaje de la experiencia del proyecto, tomando en consideración cada aspecto del mismo.
El realizar un proyecto utilizando la Administración de Proyectos le puede ofrecer varias ventajas, entre las que se encuentran:
• Un eficiente uso de los recursos que se traduce en un incremento en las utilidades obtenidas por el desarrollo del proyecto (o una disminución de los costos).
• Fomento del trabajo en equipo y la satisfacción de los participantes. • Asegurar, en la medida de lo posible, la satisfacción del cliente.
• Incrementar la posibilidad de que el cliente le asigne nuevamente un proyecto.
Es muy importante hacer notar que el buen desarrollo de un proyecto depende en gran medida del equipo de trabajo, pero la mayor responsabilidad recae en el líder del proyecto, quien deberá poseer las competencias necesarias y suficientes para llevarlo a buen fin.
©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
7
Referencias
Baker, K. & Baker, S. (1999). Administre sus proyectos. México: Pearson Educación.
Esterkin, J. D. (2007). La administración de proyectos en un ámbito competitivo. México: Cengage Learning.
Martín, X. (2006). Investigar y aprender: cómo organizar un proyecto. Cuadernos de Educación 52. Barcelona, España: I.C.E. Universitat de Barcelona y Horsori. [Versión en línea]. Recuperado el 12 de diciembre de 2009, de
http://books.google.com.mx/books?id=Fup6Jc5SI0AC&pg=PA123&dq=fases+de+un+proyect o#v=onepage&q=fases%20de%20un%20proyecto&f=false
Lawrence, J. & Pasternack, B. (2004). Ciencias administrativas aplicadas. México: CECSA.
Pereña, J. (1996). Dirección y gestión de proyectos(2ª. ed.). Madrid, España: Díaz de Santos. [Versión en línea]. Recuperado el 12 de diciembre de 2009, de
http://books.google.com.mx/books?id=ik4lhGjULNMC&pg=PA71&dq=fases+de+un+proyecto #v=onepage&q=fases%20de%20un%20proyecto&f=false
Robbins, S. & Coulter, M. (2005). Administración. México: Pearson Educación.
Romero, H., Muñoz, N. y Romero, S. (2006). Introducción a la ingeniería, un enfoque industrial. México: Thomson.
