UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS
TESIS PREVIA PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN FINANZAS Y AUDITORIA, CPA
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA HARDWARE SYSTEM, EN LA CIUDAD DE GUARANDA PARA EL AÑO
2011”
AUTOR: Pedro Pablo Lucio Quintana
DIRECTOR: MSC. PABLO CUESTA
2011
CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente Tesis
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA EMPRESA ARDRE SSTEM”
fue
elaborado luego de la investigación realizada por el señor Pedro
Pablo Lucio Quintana, como requisito previo a la obtención de su
título de Ingeniería en Finanzas y Auditoría CPA, de la Universidad
Tecnológica Equinoccial.
AUTORÍA
Yo Pedro Pablo Lucio Quintana, declaro que el trabajo de
investigación presentado es de mi autoría, sustentado en datos
primarios y secundarios originales.
I
DEDICATORIA
A Dios, por haberme dado salud y sabiduría para culminar mis
estudios universitarios y subir un escalón más en mi vida
profesional,
A mi familia, quienes siempre fueron mi ejemplo a seguir como
personas y profesionales,
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por darme salud y fortaleza en los momentos de
debilidad.
A mi padre por estar a mi lado siempre dándome el apoyo y
comprensión para cumplir con una meta trazada en mi vida
profesional, a mi madre que con su espíritu vive en mi mente y en
mi corazón.
A mi prestigiosa Universidad por brindarme los conocimientos y
valores para mi vida profesional.
VI
ÍNDICE
DEDICATORIA………I AGRADECIMIENTO………..………II ÍNDICE………III INTRODUCCIÓN………..VI CAPÍTULO I………11. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN………..1
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………...1
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA………2
1.3. OBJETIVOS………3
1.3.1 GENERAL………...3
1.3.2 ESPECÍFICOS………3
1.4. JUSTIFICACIÓN………3
1.4.1. Impacto metodológico………3
1.4.2. Impacto social………...4
1.4.3. Impacto profesional……….4
1.5 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN………4
1.6 HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER………5
CAPÍTULO II………...6
2. MARCO REFERENCIAL, TEÓRICO, CONCEPTUAL Y LEGAL………6
2.1. ANTECEDENTES………..6
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA………...11
2.2.1. DEFINICIONES DE MANUAL……….11
2.2.2. OBJETIVOS DE LOS MANUALES………12
2.2.3. TÉCNICAS DE LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES..13
2.2.4. TIPOS DE MANUALES………14
2.2.5. CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES………...15
2.2.6. VENTAJAS DE LOS MANUALES……….16
2.2.7. ESTRUCTURA DE UN MANUAL………..17
2.2.8. Procedimientos………18
2.2.9. Objetivos de los procedimientos………19
2.2.10. Importancia de los procedimientos………..19
2.2.10.a. Beneficios de los procedimientos…….…20
2.2.11. Estructura de los procedimientos……….…20
2.2.12. Manuales de procedimientos……….….21
VI
2.2.14. Normas para la elaboración de manuales contables...22
2.2.15. Manual contable………..23
2.2.16. La empresa………...24
2.2.17. Clasificación……….…24
2.2.18. Importancia……….26
2.2.19. Contabilidad………26
2.2.20. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD………26
2.2.21. Importancia de la contabilidad………..28
2.2.22. Funciones de la contabilidad……….28
2.2.23. La cuenta contable………30
2.2.24. Tipos de cuentas………30
2.2.25. Clasificación………31
2.2.26. Plan general de cuentas………..32
2.2.27. Estructura del plan de cuentas………..32
2.2.28. Código de cuentas……….34
2.2.29. Sistema de codificación………...34
2.2.30. El ciclo contable……….40
2.2.31. Políticas de contabilidad………..44
2.2.32. Clases de las políticas………..44
2.2.33. Políticas contables……….44
2.2.34. Políticas de la administración general de la empresa.45 2.2.35. Políticas de las empresas privadas………..45
2.2.36. Principios de contabilidad generalmente aceptados..45
2.2.37. Control interno………46
2.2.38. Importancia del control interno………..46
2.239. Objetivos del control interno………...46
2.2.40. Componentes del control interno………..46
2.2.41. Clases de control interno……….46
2.3. MARCO CONCEPTUAL……….47
2.4. MARCO LEGAL………...48
2.4.1. Principios generalmente aceptados……….48
2.4.2. Normas………..53
2.4.2.a. Leyes………..65
2.4.2.1. Normas generales………..66
2.4.2.2. Contabilidad y estados financieros………..66
2.4.2.3. DETERMINACIÓN DEL IMPUESTO………67
2.4.2.4. TARIFAS………71
2.4.2.5. NORMAS SOBRE DECLARACIÓN Y PAGO………72
2.4.2.6. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO………..73
2.4.2.7. HECHO IMPONIBLE Y SUJETOS DEL IMPUESTO……73
2.4.2.8. DECLARACIÓN Y PAGO DEL IVA………..73
2.4.2.9. DISPOSICIONES GENERALES………74
VI
CAPÍTULO III………..76
3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN……….76
3.1. MARCO METODOLÓGICO………...76
3.1.1. TIPOS Y DISEÑOS DE INVESTIGACIÓN………76
3.1.2. MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN………77
3.1.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS………....79
3.1.3.1. La Observación………..….79
3.1.3.2. La Entrevista……….…79
3.1.3.3. El Fichaje………...79
3.2.1. Datos de la empresa……….…80
3.2.2. Tipo de empresa………80
3.2.3. Productos………80
3.2.4. Recursos………..81
3.2.4.1. Recursos materiales tecnológicos………..81
3.2.4.2. Recursos humanos………...81
3.2.4.3. Organigrama estructural y funcional………82
3.2.4.4. Departamento de contabilidad………82
3.2.5. Análisis FODA de la Empresa HARDWARE SYSTEM……….82
3.2.5.1. Fortalezas……….82
3.2.5.2. Oportunidades………83
3.2.5.3. Debilidades………...83
3.2.5.4. Amenazas………..83
3.2.6. Obligaciones………84
3.2.7. Políticas contables……….84
CAPÍTULO IV………85
4. MANUALDE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA HARDWARE SYSTEM………...85
4.1. Objetivo……….85
4.4.1. Objetivo general………..85
4.1.2. Objetivo específico……….86
4.2. Alcance………..86
4.3. Plan de cuentas………..86
4.4. Propuesta del organigrama de funciones y responsabilidades para la Empresa Hardware System………..92
4.4.1. Funciones y responsabilidades……….93
4.4.2. Flujogramas……….99
4.5. Manual de procedimientos contables……….100
CAPÍTULO V………..…152
5. CONCLUSIONES Y RECOMEDACIONES………..152
5.2. Recomendaciones………..153
BIBLIOGRAFÍA……….……154
INTRODUCCIÓN
HARDWARE SYSTEM es sinónimo de emprendimiento en comercialización de equipos de computación.
De acuerdo a la información proporcionada por el Señor Guillermo Sinmaleza, propietario de la Empresa cuya actividad principal la viene realizando hace once años atrás, siendo la visión de futuro la oferta de equipos de cómputo y demás accesorios con una atención buena y un servicio de calidad.
En la actualidad la Empresa cuenta con una infraestructura moderna y áreas adecuadas lo que motiva la aplicación de un manual de procedimientos contables que permita el cumplimiento de los objetivos propuestos por el propietario y la proyección del personal que labora en dicha institución.
Es importante el establecimiento de un marco de referencia histórico que data del año 2000 como génesis de la Empresa, la idea fue tener una institución grande, cumplida en parte hasta el momento. En un inicio se manifiesta que el dueño desempeñó todas las funciones y poco a poco se contrató el personal adecuado
La idea fue vender computadoras, dar servicio técnico a las instituciones o en los domicilios con la finalidad de satisfacer al cliente.
1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La falta de un manual de procedimientos contables determina pocos logros, formas deficientes de la documentación y funcionamiento integral de la empresa evidenciándose la carencia del cumplimiento de las políticas, interrelaciones, flujos de operaciones, códigos, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de información y otros elementos que son el soporte de cualquier organización.
Es así que no se evidencia un sistema de control interno, que trae como resultado información no detallada, ni ordenada, tampoco sistemática e integral que contenga todas las instrucciones, responsabilidades sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en la empresa.
Además no se reúne en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla la empresa lo que dificulta la ubicación rápida y el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas organizativas que la integran.
2
y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
La realidad de la empresa Hardware System evidencia un incumplimiento de los objetivos propuestos y requerimientos específicos, por lo que no hay pertinencia en lo que hacen las personas en el momento indicado y como es debido. Es necesario la ejecución de las operaciones y procesos de forma estándar y uniforme, con una calidad predeterminada, una garantía de seguridad, oportunidad, economía, eficiencia y eficacia.
Los procedimientos contables deben constituirse en procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables, agrupándose en un Manual. Este se constituye en un plan sistemático contable funcional basado en la normatividad del LORTI, en los principios de contabilidad generalmente aceptados, NIC y NIIF’S
Esta investigación se dirige a la empresa HARDWARE SYSTEM, la misma que debido a su crecimiento en venta de computadoras y accesorios tiene la necesidad de implementar un Manual de procedimientos contables, proyectándose resultados positivos que influirán en la toma de decisiones en plazos determinados.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
3
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. GENERAL
Diseñar el Manual de Procedimientos Contables para la empresa HARDWARE SYSTEM, sustentado en principios y normas de Contabilidad generalmente aceptados, destinados a la obtención de información real y oportuna como premisa de una correcta toma de decisiones por parte de la Gerencia General.
1.3.2 ESPECIFICOS
Diagnosticar la situación actual contable – financiera de la empresa motivo de investigación.
Identificar las necesidades de información contable – financiera que requiere la empresa.
Establecer los procedimientos contables para el manejo de cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos.
Determinar normas de control en la ejecución de los procesos.
1.4. JUSTIFICACIÓN
1.4.1. Impacto metodológico
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para la ejecución del trabajo trayendo como consecuencia que las labores no se realicen en forma repetida.
1.4.2. Impacto social
Es importante resaltar que en la sociedad, la contabilidad realiza una función de servicio social, ya que ella responde a las necesidades cambiantes de la humanidad y refleja condiciones culturales, económicas, legales, nacionales y políticas en las cuales opera. Su utilidad técnica y benéfica depende de su habilidad de proyectar estas condiciones.
1.4.3. Impacto profesional
La pertinencia y aplicación contable es quizás una de las actividades por no decir la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. Lo que permite el fortalecimiento de los conocimientos adquiridos durante la etapa de formación estudiantil orientada al servicio institucional y por ende de la sociedad.
1.5. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
5
1.6. HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER
La elaboración del Manual de procedimientos contables para la Empresa HARDWARE SYSTEM, fundamentado en principios, normas de contabilidad y políticas idóneas precisadas por la gerencia, suministrará una herramienta de control para el nivel estratégico y ejecutivo, así como guía operativa para los empleados del área contable, facilitando el flujo en los procesos contables, lo que permitirá la obtención de información contable financiera confiable, oportuna y suficiente para la toma de decisiones y cumplimiento de obligaciones tributarias y legales.
6
CAPÍTULO II
2. MARCO REFERENCIAL, TEÓRICO, CONCEPTUAL Y LEGAL
2.1. ANTECEDENTES
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables; por consiguiente, a los efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito, fundamentalmente, a los controles contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera.
Las transacciones son el componente básico de la actividad empresarial y, por tanto, el objetivo primero del control interno. La transacción origina un flujo de actividad desde su inicio hasta su conclusión. Las cuatro fases son: autorización, ejecución, anotación, y contabilización.1
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura qué tan confiables son sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. Cuanto mayor y compleja sea una organización, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno.
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un procedimiento de control interno es importante porque no se limita únicamente a la seguridad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.
1
7
Es bueno resaltar que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, de ahí la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.2
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, que se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y formas de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Tiene como objetivo reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla una organización, permitiendo la ubicación rápida y el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas organizativas que la integran.3
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, por medio de responsabilidades a los encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria, a través de medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
Cada procedimiento es un traje a la medida y debe cumplir con los objetivos propuestos y requerimientos específicos, este debe ser capaz de hacer que las
2
Arias Diverge, Claribel: Contabilidad. Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/fin/contab.htm 3
8
personas desarrollen en los momentos indicados lo debido. Este, indica como ejecutar las operaciones y procesos de forma estándar y uniforme, con una calidad predeterminada, una garantía de seguridad, oportunidad, economía, eficiencia y eficacia.
En la confección de los procedimientos deben observarse los aspectos generales siguientes:
Es necesario destacar, por medio de títulos y subtítulos, aquellos epígrafes que constituyen los aspectos más significativos dentro de una norma o tarea.
Las instrucciones se elaboran por áreas de trabajo, describiendo paso a paso la ejecución de una tarea, desde su inicio hasta el fin.
Las fases de una tarea se numeran consecutivamente, siempre que esto contribuya a facilitar su descripción.
Al describir una función o tarea, debe especificarse el nombre del cargo o de la unidad organizativa que interviene en su ejecución.
Cuando hay que hacer referencias a tareas ya explicadas en otras instrucciones, se debe sintetizar, sin entrar nuevamente en detalles.
En los casos en que se soliciten informaciones, debe especificarse la unidad organizativa a donde deben dirigirse, así como la fecha de cumplimiento.
Se debe mencionar el nombre completo, sigla y número de cada modelo que se cite en la instrucción, al enunciarlo por primera vez.
Cuando se norman las distintas actividades que componen una función determinada, requiere un número extenso de instrucciones que deben tener una secuencia previamente establecida, se agrupan conformando un Manual de Procedimientos sobre esa función.
9
Numerar consecutivamente cada capítulo y dentro de éste, las instrucciones que lo componen. De igual forma consecutiva las hojas, partiendo del número de cada instrucción. Estas notaciones son convencionales.4
Todo procedimiento deberá proporcionar información: clara, concisa y completa; expresada de forma sencilla, aunque no pobre, ni monótona sobre: qué cosa hacer, cómo hacerla, cuándo hacerla, cuánto hacer, dónde hacerla y quién hará o se responsabilizará de lo hecho.
El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las empresas.
La bibliografía consultada permite establecer una definición generalizada del inventario como el conjunto de existencias que se tienen con el objetivo de satisfacer la demanda al más bajo costo posible.
Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida.5
Existen básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el sistema periódico y el sistema perpetuo.
Sistema periódico de inventarios: el costo de los artículos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo físico del listado existente. El proceso de conteo de la mercadería física existente se puede efectuar una o dos veces durante el año, no obstante, la mayoría de las
4
Benítez M, M. y otros. Contabilidad y finanzas para la formación económica de los cuadros de dirección. La habana, 1997.
5
10
empresas siempre lo cumplen al finalizar el espacio contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas.
Sistema perpetuo de inventarios: se llevan registros continuos, corrientes, diarios y del costo de los artículos vendidos. Este muestra de manera permanente la mercancía disponible en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este procedimiento, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta.
Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los costos de los artículos individuales se deben determinar mediante un método de valuación de inventarios. Existen tres métodos principales para la valuación de inventarios que han sido generalmente aceptados en las prácticas contables de diferentes países: PEPS, UEPS y promedio ponderado.6
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Estos comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de cuenta de mercancías, porque la venta del catálogo es el corazón del negocio. Este es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
6
11
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.7
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas máquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semi-terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación.8
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.2.1. DEFINICIONES DE MANUAL
Un manual es un libro que contiene las nociones esenciales de un arte o ciencia. Libro en que se inscriben las operaciones a medida que se van haciendo.9 La sistematicidad de las actividades a cumplirse por los integrantes de un organismo y las formas en que éstas deben ser realizadas ya sea en conjunto o separadas constituye un manual.
7
Delgado, G. 1992. glosario de términos contables, administrativos y financieros/ República de Venezuela/Universidad Central Lizardo Alvarado.
8
Gil V. Arianny: Inventarios. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos14/inventarios/inventarios.shtml 9
12
Es así que el Manual motivo de esta investigación es un documento escrito que concentra en forma sistemática una serie de elementos administrativos cuya finalidad es la de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
2.2.2. OBJETIVOS DE LOS MANUALES
“Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa
para la consecución de los Objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de los puestos creados para la dicho fin.
Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional, si está correctamente definido en cuanto a cargas de trabajo (número de plazas), especialización y responsabilidad.
Poder definir el perfil de personal (descripción de puesto y necesidades de capacitación o progreso de habilidades) que se requiere para el desarrollo de las actividades del puesto y facilitar la búsqueda de candidatos internos y/o externos para ocupar el puesto (reclutamiento y selección de personal”.10
“Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
10 Autor: Víctor Manuel González Peláez; “Elaboración de Manuales Métodos y Procedimientos”
13
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas”11
Esta información presenta sistemas y técnicas específicas, es decir, que el Manual es un procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Por lo tanto significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.
2.2.3 TÉCNICAS DE LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES
1. Revisar los lugares que serán abordados: En esta técnica se buscará los aspectos de mayor relevancia que deberá contar el manual.
2. Detallar cada uno de los asuntos: Aquí tenemos que recopilar los datos sobre los puntos que se va a tratar observando cómo se realiza el trabajo.
3. Elaborar una norma de servicio: En esta técnica se deberá explicar el porqué, quien lo hace, el cómo, esto tiene que ser redactado en forma clara y sencilla.
11
14
Las técnicas enunciadas conllevan al establecimiento de una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; o sea es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.
2.2.4 TIPOS DE MANUALES
“Manual de organización.- Su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual general de procedimientos.- Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social.
Manual general de políticas.- Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Manual de personal.- Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
15
confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.”12
El tipo de manual que se pretende elaborar para HARDWARE SYSTEM es de contenido múltiple ya que es una mezcla de algunos procedimientos como son las políticas, operaciones que integran los medios contables. La utilidad y operatividad del mismo se reflejará en el futuro accionar de la empresa haciendo más efectiva su práctica administrativa.
2.2.5 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
Se clasifican de acuerdo a su contenido en:
Manual de Historia
Manual de organización Manual de procedimientos Manual de contenido múltiple
De acuerdo a su función específica:
Manual de producción Manual de compras Manual de ventas
Manual de Finanzas
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16
Manual de contabilidad
Manual de crédito y cobranzas Manual de personal
Manuales generales(dos o más funciones)
Esta clasificación brinda los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, éstos se constituyen en una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.
2.2.6 VENTAJAS DE LOS MANUALES
Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa. Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las
labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos.
17
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.13
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir.14
Es importante manifestar que estas ventajas se sintetizan en que los manuales pueden abarcar a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.
2.2.7 ESTRUCTURA DE UN MANUAL
La estructura del manual está compuesta por tres partes que son:
Encabezamiento.- En esta parte tiene que constar el nombre de la empresa, el departamento en donde se van a llevar a cabo los procedimientos. El titulo que describa de manera clara y precisa el contenido acompañado de un índice que tenga relación con los elementos que contiene el manual.
En este trabajo será:
13
Autor: Haroldo Herrera “Manuales Administrativos” 11va Edición , México, Ed. Mc.Graw Hill.
18
Manual de procesos contables de Hardware System.
Cuerpo del manual.- Deberá contener todas las actividades que conforman el procedimiento, con indicaciones de cómo y cuándo desarrollar las actividades.
Glosario de términos.-Se debe incluir datos como anexos, fechas de emisión, responsable de elaboración del manual y contenido.
Es vital que los manuales se elaboren de manera correcta ya que son de suma importancia para las decisiones Directivas de la Empresa (reestructuras organizacionales), las Auditorías Operativas y la operación efectiva del Área de Recursos Humanos y Administración de Personal, cimiente importante de las mejoras productivas de la empresa Hardware System.
2.2.8 Procedimientos
Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando un output (resultado).
19
2.2.9 Objetivos de los procedimientos
Establecer la mejor forma de realizar una actividad optimizando el tiempo, talento humano y dinero.
Se debe establecer el objetivo general de la realización del método y/o procedimiento (instaurar el propósito a alcanzar).
Así mismo se debe implantar el objetivo u objetivos específicos del mismo, se toma en cuenta el señalar los propósitos particulares (que cubre el general) especificando el qué y el para qué del (los) objetivo(s) específico(s).
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando de manera adecuada; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
2.2.10 Importancia de los procedimientos
La importancia de implementar procesos en una organización radica en que dan soporte al modelo de negocio y al de operación de cada empresa.
20
Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización".15
2.2.10.a. Beneficios de los procedimientos.
Se detectan problemas rápidamente,
Se crean y se siguen estándares de trabajo.
Se verifica que los objetivos individuales vayan acordes con los objetivos de la organización
Se recomiendan métodos para realizar el trabajo. Se evita incurrir en costos innecesarios.
Entonces, para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa diseñar el procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en ella se realizan. Al hacerlo, se requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que posibiliten que las operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma homogénea por las unidades organizativas de la entidad.
2.2.11 Estructura de los procedimientos
Identificación.- En este primer punto debe contener el logotipo de la Organización, denominación de una unidad, lugar y fecha de elaboración, número de revisión, unidades responsables y autorización.
Índice de contenido.- Tiene relación con los capítulos que forma parte del documento.
15 Biegler, Jhon (1980) Manual Moderno de Contabilidad, México Editorial MC GRAW
21
Introducción.- Aquí va el contenido, objeto, área de aplicación, e importancia de su aplicación.
Objetivos de los procedimientos.- Explicar el motivo de los procedimientos.
Áreas de aplicación
Responsables.- son las unidades administrativas.
Políticas.- se aplicará los lineamientos generales de la empresa que determinen los ejecutivos para el control y responsabilidades.
Es así que esta estructura permite:
.- Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.
.- Promover la eficiencia y la optimización.
.- Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.
2.2.12 Manuales de procedimientos
“Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de dos, o más de ellas.
Un manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.”16
También se puede manifestar que son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones.
16Gómez Ceja, Guillermo, “Planeación y Organización de Empresas” 8va Edición ,México, Ed.
22
2.2.13 Objetivos de los manuales de procedimientos.
“Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Empresa
para la consecución de los Objetivos para los cuales fue creada.
Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de acuerdo a los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente.
Validar de acuerdo a las actividades realizadas por el personal si el puesto justifica su existencia dentro de la estructura organizacional.
Mejorar la productividad de la Empresa mediante el análisis de la forma en que se realizan las operaciones.
Tener una guía para la inducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las obligaciones y actividades a realizar.”17
Estos puntos permiten aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo a más de la ayuda en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.
2.2.14 Normas para la elaboración de manuales contables
“Para la elaboración de las normas de operación de los manuales de
procedimientos de la empresa se deberán tomar en cuenta las siguientes definiciones:
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Regla: Es un lineamiento de observancia obligatoria en la ejecución de un procedimiento cuya característica principal es rígida en su aplicación.
Política: Es el marco de referencia que guía la toma de decisiones, delimitando hasta dónde se debe o puede actuar para ejecutar las actividades descritas en un procedimiento.”18
La descripción y detalle del funcionamiento del sistema contable, de tal manera que de acuerdo al tiempo y momento planificado se tenga la información necesaria para la elaboración de los estados financieros de la empresa se constituyen en la fundamentación de la normatividad.
2.2.15 Manual contable
En los últimos tiempos la economía ha crecido de una manera rápida por lo que se realizan más transacciones que antes y se tiene la necesidad de implementar un manual contable en las empresas.
Un manual contable debe tener:
Generalidades
Sistemas contables Plan general de cuentas Registros básicos
Libros y documentos
Diseño de los estados financieros
Automatización de los sistemas contables Aspectos tributarios
División financiera y administrativa
18Álvarez Torres Martín G., Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, Ed. Panorama,
24
Comunicación de resultados
El establecimiento de los criterios y tareas deben observarse en la
elaboración de su contabilidad, a fin de evitar errores, arbitrariedades y
fraudes en la información contable. Y para que la información contable
que se obtiene resulte veraz, adecuada y segura. Los resultados se
verán reflejados en un corto plazo.
2.2.16 La empresa
Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad.19
2.2.17 Clasificación
Según su naturaleza:
Industriales.-Aquellas que se dedican a la transformación de materia prima en nuevos productos.
Ejemplo: PRONACA.
Comerciales.- Aquellas que se dedican a la compra y venta de productos, convirtiéndose en intermediarios, entre productores y consumidores. Ejemplo: Hardware System.
Servicios.- Aquellas que se dedican a la generación y venta de productos intangibles, destinados a satisfacer necesidades complementarias de seguridad, protección, desarrollo, tecnificación, mantenimiento, custodia de valores.
Ejemplo: Banco Pichincha.
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Según el sector al cual pertenecen:
Públicas.- Aquellas cuyo capital pertenece al sector público. Ejemplo: Correos del Estado.
Privadas.- Aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas naturales o jurídicas).
Ejemplo: Hardware System.
Mixtas.- Aquellas cuyo capital pertenece tanto al sector público como al privado. (Personas jurídicas).
Según la integración del capital:
Unipersonales.- Aquellas en las cuales el capital se conforma con el aporte de una sola persona.
Sociedades o compañías.- Aquellas en las cuales el capital se conforma mediante el aporte de varias personas naturales o jurídicas. A la vez se subdividen en:
Sociedad de personas: en comandita simple y nombre colectivo.
Sociedad de capital: sociedad anónima, economía mixta, compañía limitada, y en comandita por acciones.
Por tanto Hardware System es una empresa comercial dedicada a la venta de computadores, pertenece al sector privado, y es unipersonal.
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2.2.18 Importancia
Es importante la constitución de una empresa para realizar actividades económicas en cualquier nivel social, teniendo así un mejor control e incrementando la productividad de la misma.
De igual forma se conoce que las empresas son uno de los principales agentes motores de la vida moderna se constituyen en una “unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos”. Es justo que quien tiene una
buena idea, invierte sus ahorros y trabaja en ella para sacarla adelante perciba a cambio una buena recompensa. Los empresarios, además de emprendedores, son valientes arriesgando su patrimonio por una actividad en la que creen, eligen nuevos puestos de trabajo y generan riqueza
2.2.19 Contabilidad
“Esa la ciencia, el arte, y la técnica que permite el registro, clasificación,
análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objetivo de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable”20
Se indica que para evaluar realmente la importancia que tiene la contabilidad es necesario valorar la jerarquía tanto de las superaciones normales de la empresa así como las necesarias para llegar a ciertos objetivos, existe una diferencia entre la importancia que tiene desde el punto de vista de utilización de los estados financieros para reunir ciertos requisitos como son a quien les interesan los estados financieros y el por qué control de las obligaciones a cargo de la empresa.
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2.2.20 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
General:
Proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organización; de forma continua, ordenada y sistemática sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar cuenta y razón del movimiento de las riquezas públicas y privadas, con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.
Específicos:
Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el movimiento financiero y económico del negocio.
Establecer en términos monetarios la información histórica, cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa.
Registrar en forma clara y precisa todas las operaciones de ingresos y egresos
Proporcionar en cualquier momento una imagen clara de la situación financiera del negocio.
Prever con anticipación las probabilidades futuras del negocio. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al terminar el ciclo
económico.
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Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas, operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la organización
Esta información se sintetiza en: Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
2.2.21 Importancia de la contabilidad
“En la organización administrativa de la Micro y pequeña empresa, la
contabilidad desempeña un papel fundamental, que le permite a su propietario controlar las operaciones y conocer los resultados obtenidos y si ha ganado o perdido.”21
En los tiempos que vive la economía actual el uso de la tecnología se vuelve imprescindible para optimizar la información ya sea con la documentación para un buen control interno y poder tomar las mejores decisiones en la empresa.
21
29
Se dice que la contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
2.2.22 Funciones de la contabilidad
Función Histórica.- Se refiere a los hechos que van apareciendo en el transcurso de la vida de la empresa.
Función Estadística.- Son los hechos económicos que dan una visión real del negocio.
Función Financiera.- Estudia la obtención de recursos para los compromisos de la empresa.
Función Fiscal.- Tener conocimiento de las disposiciones fiscales que afectan a la empresa (impuestos).
Función Legal.- Saber sobre las leyes que pueden afectar a las actividades de la empresa.
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2.2.23 La cuenta contable
Cuenta es un término usado en la contabilidad para registrar, clasificar y resumir los incrementos y disminuciones de naturaleza similar originadas en las transacciones comerciales, que corresponden a los rubros integrantes del Activo, Pasivo, Patrimonio, las Rentas, los costos, los gastos.
Cada esquema contable también define las cuentas contables que llevan a cabo las combinaciones contables para ser usadas en la contabilidad. Por lo que se requiere Organización y Cuenta Contable en los resultados empresariales.
2.2.24 Tipos de cuentas
Cuentas reales.- Pertenecen al balance general y por su naturaleza no se cierran al final del ejercicio económico, sino que su saldo final del período se constituye en el saldo inicial para el siguiente. Aquí se encuentran cuentas como: Caja, Bancos, Vehículos, Cuentas por pagar y otros.
Cuentas temporales.-En este grupo se encuentran cuentas que representan rentas y gastos, al final del ejercicio se cierran con el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico, aquí se encuentran cuentas como Ventas, Ingresos por servicios prestados, Gastos generales y otros.
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Se manifiesta, entonces que la cuenta es básica en contabilidad, en ella se registran individual y detalladamente los movimientos contables de cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa. También se denomina cuentas a las representaciones de cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa.
2.2.25 Clasificación
a. Según su naturaleza
Personales.- cuentas por cobrar Impersonales.- caja
b. Según al grupo al cual pertenecen Activo.-bancos
Pasivo.-cuentas por pagar Capital.-aportes de capital Gastos.-sueldos
Rentas.-intereses ganados
c. Por el estado financiero
Balance general.-muebles de oficina Resultados.- beneficios sociales
d. Por el saldo Deudoras.- sueldos
Acreedoras.- intereses ganados
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2.2.26 Plan general de cuentas
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendental para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora atendiendo los Principios de Contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y las normas de contabilidad.
El plan de cuentas en es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable.
2.2.27 Estructura del plan de cuentas
El plan se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, políticas y otros.
El plan de cuentas debe contener: Grupo
1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio 4. Ingresos 5. Costos 6. Gastos
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Subgrupo
Activo corriente Activo no corriente Otros activos
Pasivo
Pasivo corriente (corto plazo) Pasivo no corriente (largo plazo) Otros Pasivos
Patrimonio Capital
Reservas
Superávit de capital Superávit de operación
Ingresos
Ingresos operacionales
Ingresos no operacionales Gastos
Gastos operacionales Gastos no operacionales
Cuentas de orden
Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden acreedoras
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formal, debe tener un sistema de codificación numérica de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.
2.2.28 Código de cuentas
Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números letras y símbolos; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de una cuenta.
En este proceso investigativo también se puede decir que es el conjunto de números que identifica un elemento de la ecuación patrimonial o un hecho económico.
2.2.29 Sistema de codificación
Alfabético: cuando se asignan a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras.
Numérico: se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas.
Nemotécnico: se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas.
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CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA
1. ACTIVO 1.1.1. CORRIENTE 1.1.01 caja
1.1.02 Caja chica
1.1.03 Bancos 1.1.03.01 Banco xx 1.1.03.02 Banco yy
1.1.04 Inversiones temporales (menor a un año) 1.1.04.01 Acciones
1.1.04.02 Cédulas Hipotecarias 1.1.04.03 Repos
1.1.05 Cuentas por cobrar
1.1.05.01 Provisión cuentas incobrables
1.1.05.02 Clientes 1.1.05.03 Otros
1.1.06 Documentos y cuentas por cobrar 1.1.06.01 Clientes
1.1.06.02 Otros
1.1.07 Inventario mercadería
1.1.08 Útiles de oficina o suministros
1.1.09 Arriendos pagados por anticipado
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1.1.11 Anticipo retención en la fuente
1.1.12 IVA retenido
1.1.13 Impuesto a la renta pagado por anticipado
1.2 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 1.2.01 Terrenos
1.2.02 Edificios
1.2.03 Depreciación acumulada de edificios(-) 1.2.04 Vehículos
1.2.05 Depreciación acumulada de Vehículos(-) 1.2.06 Equipo de computación
1.2.07 Depreciación acumulada de equipo de computación(-) 1.2.08 Muebles y enseres
1.2.09 Depreciación acumulada de muebles y enseres(-) 1.2.10 Equipo de oficina
1.2.11 Depreciación acumulada de equipo de oficina (-)
1.3 Otros activos
1.3.01 Gastos de constitución
1.3.02 Amortización acumulada gastos de constitución (-) 1.3.03 Inversiones permanentes
2.0 PASIVO
2.1 Pasivo corriente (corto plazo) 2.1.01 Cuentas por pagar
2.1.02 Documentos por pagar 2.1.03 IESS por pagar
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2.1.05 Provisiones patronales por pagar 2.1.06 Retenciones en la fuente por pagar 2.1.07 IVA por pagar
2.1.08 Interés acumulado por pagar 2.1.09 Impuesto a la renta por pagar 2.1.10 Dividendos declarados por pagar 2.1.11 Participación trabajadores
2.1.12 Préstamos bancarios por pagar (menores a un año)
2.2 PASIVO NO CORRIENTE
2.2.01 Préstamos bancarios por pagar (mayores a un año) 2.2.01.01Banco A
2.2.01.02Banco B
2.2.02 Hipotecas por pagar
2.3 OTROS PASIVOS
2.3.1 Arriendos cobrados por anticipados 2.3.2 Utilidades por realizar
3.0 PATRIMONIO 3.1 Capital social 3.1.01 Capital pagado
3.2 Reservas 3.2.01 Reserva legal 3.2.02 Reserva estatutaria 3.2.01 Reserva facultativa 3.3 Superávit de capital 3.3.01 Donaciones de capital
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3.4Superavit de operación
3.4.01 Utilidad del ejercicio en curso
3.4.02Utilidad o perdida (acumulada de ejercicios anteriores)
4.0 INGRESOS 4.1Ingresos operacionales 4.1.01 Ventas
4.1.02 Descuento en ventas 4.1.03 Devolución en ventas 4.1.04 Utilidad bruta en ventas
4.2 INGRESOS NO OPERACIONALES 4.2.01 Arriendos ganados
4.2.02 Comisiones recibidas
5.0 COSTOS
5.1 Costos operacionales 5.1.01 Compras
5.1.02Descuento en compras 5.1.03 Devolución en compras 5.1.04 Costo de ventas
5.2 Costos no operacionales
6.0 GASTOS
6.1 Gastos de administración 6.1.01 Gasto sueldos
6.1.02Gasto aporte patronal
6.1.03 Remuneraciones adicionales 6.1.03.01 Decimo tercer sueldo
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6.1.03.04 Vacaciones
6.1.04 Consumo útiles de oficina o suministro 6.1.05 Gasto arriendos
6.1.06 Gastos generales
6.1.07 Depreciación de muebles y enseres 6.1.08Depreciacion de equipo de oficina 6.1.09Depreciacion de equipo de computación 6.1.10 Amortización gastos de constitución
6.2 Gastos de ventas 6.2.01 Publicidad 6.2.02 Transporte 6.2.03 Comisiones
6.2.04 Cuentas incobrables
6.3 Gastos financieros 6.3.01 Gastos interés
7.0 CUENTAS DE ORDEN 7.1 Cuentas de orden deudoras 7.1.01 Garantías recibidas
7.1.02 Garantías otorgadas 7.1.03 Valores en custodia
7.1.04 Mercaderías en consignación
40
Es importante manifestar que una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es mediante un empleo como conocimiento de varios códigos. La codificación ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos.
La codificación también puede ayudar en el reordenamiento adecuado de la información en un punto posterior del proceso de transformación referente.
Además los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de almacenamiento. Resumiendo, la codificación es una forma de ser elocuente, pero escueto, en la captura de datos.
2.2.30 El ciclo contable
Constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los estados financieros22.
El ciclo contable, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los
22
41
42
EL CICLO CONTABLE
COMPROBANTES
DE DOCUMENTOS
Los comprobantes son la fuente u origen de los
registros contables Ejemplo: comprobantes de ingreso,egreso, cheques,facturas
notas de crédito etc
ESTADO DE SITUACIÓN
Se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que
conforman el activo, pasivo y el patrimonio
LIBRO DIARIO
En este libro se registra en forma cronológica todas las operaciones de
la empresa
.
LIBRO MAYOR
Se registra en forma clasificada todos los asientos jornalizados previamente en el diario LIBROS AUXILIARES Para mayor control en especial a las
cuentas por pagar y por cobrar
BALANCE DE COMPROBACIÓN
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Elaborado por: PL
AJUSTES Son necesarios para que las cuentas que hayan intervenido demuertren saldo real
CIERRE DE LIBROS
Se realizan con el objeto de: agrupar las cuentas que ocasionan
gasto,
Agrupar las cuentas que ocasionan ingreso,
determinar el resultado final que puede ser ganancia o pérdida
ESTADOS FINANCIEROS
Estado de Situación Financiera
Estado de Situación Económica
Estado de Ganancias Retenidas
Estado de Flujo de Efectivo
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2.2.31 Políticas de contabilidad
Son los principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptadas por una empresa en la preparación y presentación de los balances, estas son designadas por la gerencia, junta de accionistas, empresarios.
2.2.32 Clases de las políticas.
Generales.- Relacionada con las generalidades de la empresa.
Particulares.-relacionadas con las particularidades de la empresa que puedes afectar a los empresarios.
Contables.-Estrictamente relacionada con la contabilidad de la empresa. Administración general de la empresa.-se refiere a todas las actividades que realiza la empresa.
2.2.33 Políticas contables
1. Diseño del sistema contable
2. Definición y propósito de las políticas contables 3. Naturaleza y definición de la contabilidad
4. Principios de contabilidad 5. Responsabilidad del contador 6. Responsabilidad de la empresa 7. Contabilidad gerencial
45
2.2.34 Políticas de la administración general de la empresa
Políticas de crédito Políticas de ventas Políticas de adquisición
Políticas de pagos
Políticas de selección de talento humano Políticas de documentación de respaldo Políticas de inventarios
2.2.35 Políticas de las empresas privadas
“Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.”23
2.2.36Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
“Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados conocidos
como (PCGA) son un conjunto de reglas generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable.”24
23
Espinel E, Luis “Normatividad en las empresas Privadas del Ecuador” Quito, 2002 24
46
2.2.37 Control Interno
“El control interno es un proceso llevado a cabo por las personas de una
organización, diseñado con el fin de proporcionar un grado de seguridad "razonable" para la consecución de sus objetivos”25
2.2.38 Importancia del control interno
Es importante ya que es el resultado de un proceso realizado, y sirve para controlar el mal uso o despilfarro de los recursos de la empresa.
2.2.39 Objetivos del control interno
Utilizar de forma eficaz y eficiente los recursos de una organización. Preparar y publicar los estados financieros fiables.
Aplicar todo lo referente al cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Establecer una evaluación detallada de toda la empresa.
2.2.40 Componentes del control interno
Los cinco componentes del control interno son: Ambiente de Control.
Evaluación de Riesgos. Actividades de Control. Información y Comunicación. Supervisión o Monitoreo.
2.2.41 Clases de control interno
25
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Se clasifican en administrativo y financiero:
Financiero.- Está relacionado con la utilización de los recursos financieros, ya sea procesos o registros.
Administrativos.-Está relacionado con el proceso administrativo ya sea en las políticas, cumplimiento de metas y objetivos.
2.3 MARCO CONCEPTUAL
Análisis contable.- Conjunto de procesos que permite fundamentar y explicar los resultados de un ente.
Análisis financiero.-Es el uso de técnicas determinadas para verificar los documentos financieros de una empresa, y para examinar los movimientos de fondos, bienes y servicios propios de la empresa.
Acto de comercio.- Intercambio de bienes, servicios o conocimientos entre dos o más personas para satisfacer las necesidades y obtener utilidades.
Capital.- Bienes que producen intereses o frutos.
Flujograma.-Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos relacionados de todo tipo por medio de símbolos.
Gasto.- Desembolso necesario para cumplir los objetivos de la empresa.
